Zmowy na rynku pracy – czym są i jakie mogą być ich konsekwencje?

Zmowy na rynku pracy – czym są i jakie mogą być ich konsekwencje?

Zmowy na rynku pracy – czym są i jakie mogą być ich konsekwencje?

Pracodawcy konkurują nie tylko o klientów, lecz także o kandydatów. Jeżeli uzgadniają między sobą wynagrodzenia, zasady rekrutacji albo inne warunki zatrudnienia, mogą naruszyć prawo konkurencji. Zmowy na rynku pracy są nielegalne, a ich skutki ponoszą firmy, osoby zarządzające oraz zatrudnieni. Na czym polegają porozumienia wage-fixing i no-poach, jakie kary grożą za ich zawarcie oraz jak prowadzić rekrutację bez ryzyka naruszenia przepisów? Sprawdź, które praktyki mogą wzbudzić zainteresowanie UOKiK.

Czym są zmowy na rynku pracy? Definicja i najczęstsze formy (wage-fixing i no-poach)

Zmowa powstaje, gdy co najmniej dwaj przedsiębiorcy zastępują niezależne decyzje wspólnymi ustaleniami ograniczającymi konkurencję. Nie jest konieczna umowa. Wystarczy ustne uzgodnienie, wiadomość albo przyjęta praktyka – niezależnie od stopnia formalności.

Prawo konkurencji znajduje zastosowanie także wtedy, gdy firmy nie rywalizują o klientów, ale szukają kandydatów z tej samej puli pracowników. Producent i firma technologiczna mogą konkurować na rynku pracy o automatyków czy programistów. Rynek właściwy określają wtedy m.in. kwalifikacje oraz obszar rekrutacji.

Najczęstsze formy porozumień to:

  • Ustalanie płac (wage-fixing) – wspólne ustalanie wysokości płac, widełek, maksymalnych stawek, podwyżek lub premii. Zmowy płacowe mogą obejmować ustalanie pułapów wynagrodzeń. Ryzykowna bywa też wymiana poufnych informacji o przyszłej polityce płacowej.
  • Niekonkurowanie o pracowników (no-poach) – przedsiębiorcy uzgadniają, że nie będą rekrutować swoich pracowników nawzajem. W wariancie aktywnym nie chcą aktywnie zabiegać o pracownika swojego konkurenta. Wariant pasywny może oznaczać odrzucenie CV pracownika drugiej strony zmowy lub zatrudnienie go dopiero po zgodzie dotychczasowej firmy. W obu przypadkach przedsiębiorcy eliminują ryzyko, że ich pracownika pozyska konkurent albo że pracownik odejdzie po otrzymaniu lepszej propozycji.
  • Uzgadnianie innych elementów oferty – wspólne ustalenia mogą dotyczyć godzin pracy, pracy zdalnej, szkoleń, awansów czy benefitów pracowniczych. Tego rodzaju działania stanowią ograniczenie konkurencji, jeżeli zmniejszają różnorodność ofert.

Ustalenia płacowe mogą dotyczyć umów o pracę, zlecenia i B2B, w tym osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Decyzje UOKiK w sprawie wynagrodzeń koszykarzy i żużlowców pokazują, że sprawy pracownicze nie ograniczają się do etatów.

 

Jakie są konsekwencje prawne i finansowe udziału w zmowie pracodawców w świetle prawa konkurencji?

Za udział w porozumieniu ograniczającym konkurencję Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów może nałożyć karę do 10% obrotu z poprzedniego roku. Zawarcie zmowy grozi więc dotkliwą sankcją niezależnie od tego, czy chodzi o zmowy cenowe, podział rynku czy pensje pracowników. Kary za ustalanie płac i no-poach mają ten sam pułap 10% obrotu przedsiębiorcy.

Kara finansowa dla osoby zarządzającej może wynieść do 2 mln zł. Sankcje grożą członkom zarządu i innym menedżerom odpowiedzialnym za niedozwolone ustalenia.

Naruszenie może wystąpić, nawet gdy ustalenia nie wykonano. Dowodami bywają e-maile, komunikatory czy instrukcje dla rekruterów. UOKiK ma uprawnienia kontrolne, a za zgodą sądu może zarządzić przeszukanie.

Pracownicy poszkodowani wskutek takiej zmowy mogą dochodzić odszkodowania, wykazując szkodę i jej związek z naruszeniem. Przy wage-fixing może nią być różnica między otrzymaną pensją a kwotą możliwą do uzyskania bez zmowy. Prawomocna decyzja organu ułatwia dochodzenie roszczeń.

 

Wpływ ustalania płac i innych warunków pracy na pracowników oraz rynek pracy

Wspólne ustalanie wynagrodzeń osłabia mechanizm, który powinien skłaniać firmy do przedstawiania lepszych ofert. Rezultatem mogą być niższe wynagrodzenia, wolniejszy wzrost płac oraz ograniczona możliwość negocjowania warunków pracy. Z kolei porozumienia no-poach mogą utrudnić zmianę pracodawcy nawet osobie, która samodzielnie odpowie na ogłoszenie.

Pracownik może nie wiedzieć, że o odrzuceniu przesądziło uzgodnienie między innymi przedsiębiorcami. Takie porozumienie może utrudnić zmianę miejsca pracy, awans i wykorzystanie podnoszonych kwalifikacji. Pogarsza to sytuację pracowników oraz interesy lokalnych społeczności.

Zmowy na rynku osłabiają presję na poprawę pracy, technologii i szkoleń. Mogą pogarszać innowacyjność oraz dynamikę rozwoju gospodarczego. Ryzyko występuje w produkcji przemysłowej, IT, sporcie czy usługach logistycznych.

 

Zmowy pracodawców, nadużywanie pozycji dominującej i stanowisko Prezesa UOKiK

Ustawa o ochronie konkurencji i konsumentów zakazuje porozumień ograniczających konkurencję na rynku właściwym oraz nadużywania pozycji dominującej. Zmowa wymaga uzgodnienia między co najmniej dwoma przedsiębiorcami, natomiast nadużycie może wynikać z jednostronnego działania podmiotu dominującego.

Klauzula zawarta między pracodawcą a pracownikiem nie jest automatycznie uznawana za zmowę. Może jednak wymagać analizy, jeżeli wynika ze wspólnych ustaleń pracodawców albo służy utrudnianiu konkurentom dostępu do wykwalifikowanej kadry. Ryzyko pojawia się również wtedy, gdy przedsiębiorca wykorzystuje pozycję dominującą w zakresie wykraczającym poza uzasadnioną ochronę know-how i innych interesów firmy.

Prezes UOKiK może najpierw wszcząć postępowanie wyjaśniające prowadzone w sprawie, a nie przeciwko konkretnym przedsiębiorcom. Na tym etapie urząd gromadzi i analizuje informacje, aby ustalić, czy mogło dojść do niedozwolonego porozumienia. Jeżeli zgromadzony materiał potwierdzi podejrzenia, Prezes UOKiK może rozpocząć postępowanie antymonopolowe i postawić zarzuty konkretnym podmiotom. Za udział w porozumieniu ograniczającym konkurencję przedsiębiorcy grozi kara do 10% obrotu osiągniętego w poprzednim roku, natomiast menedżerom odpowiedzialnym za zawarcie zmowy – kara pieniężna do 2 mln zł.

 

Jak legalnie pozyskiwać pracowników i unikać ryzyka posądzenia o zmowę na rynku?

Przedsiębiorstwo powinno samodzielnie ustalać wynagrodzenia, benefity i strategię rekrutacji. Może korzystać z historycznych raportów, z których nie da się odczytać polityki konkretnych firm. Ryzykowna jest natomiast wymiana z konkurentem informacji o stawkach, planowanych podwyżkach i zamierzeniach rekrutacyjnych.

Legalne pozyskiwanie kandydatów może obejmować publikowanie ogłoszeń, programy poleceń, rekrutację bezpośrednią oraz wsparcie zewnętrznego partnera. Doświadczona agencja pośrednictwa pracy pomaga dotrzeć także do osób, które nie odpowiadają aktywnie na oferty, sprawdzić ich kompetencje i dopasować sposób rekrutacji do potrzeb przedsiębiorstwa. Zlecenie nie może jednak obejmować respektowania nieformalnych „blokad” uzgodnionych z innymi pracodawcami.

Aby ograniczyć ryzyko naruszenia prawa konkurencji, warto:

  • przeszkolić zarząd, HR i przedstawicieli związków zawodowych w zakresie antykonkurencyjnych porozumień;
  • zakazać uzgodnień dotyczących wynagrodzeń, rekrutacji i pozostałych warunków zatrudnienia;
  • określić sposób reakcji, gdy rozmówca proponuje ustalanie płac lub wzajemne „niepodbieranie” pracowników;
  • dokumentować samodzielne podejmowanie decyzji płacowych i rekrutacyjnych;
  • konsultować ograniczenia towarzyszące współpracy, fuzjom i outsourcingowi;
  • kontrolować, czy pracownicy, pośrednicy lub związki przedsiębiorców nie próbują wdrażać niedozwolonych uzgodnień.

Wewnętrzny audyt powinien obejmować nie tylko umowy, lecz także korespondencję i instrukcje przekazywane rekruterom. Pozwala to wcześnie rozpoznać sytuacje, w których przedsiębiorcy mogli zawrzeć porozumienie albo bezprawnie wymieniać informacje o polityce kadrowej.

Współpraca z agencją może jednocześnie odciążyć wewnętrzny dział HR, skrócić czas poszukiwania pracowników i zwiększyć dostęp do kandydatów o wymaganych kwalifikacjach. Grupa Progres wspiera firmy na kolejnych etapach rekrutacji – od określenia profilu stanowiska i dotarcia do odpowiednich osób po weryfikację kandydatów oraz organizację zatrudnienia. Zakres działań jest każdorazowo dopasowywany do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i sytuacji na lokalnym rynku pracy.

Najbezpieczniejsza zasada pozostaje prosta: każdy przedsiębiorca powinien niezależnie decydować, ile płaci, kogo zatrudnia i jakie warunki oferuje. Profesjonalne wsparcie rekrutacyjne pozwala prowadzić te działania sprawniej, bez rezygnowania z samodzielności w podejmowaniu najważniejszych decyzji kadrowych.

Jak możemy Ci pomóc?

Chętnie odpowiemy na Twoje pytania

    Imię i nazwisko
    Adres e-mail
    Twój numer telefonu
    Pracownik/Pracodawca?
    Jakiej usługi potrzebujesz?
    Nazwa Twojej firmy
    Zadaj pytanie (opcjonalnie)
    Nazwa Twojej firmy
    Usługa
    Zadaj pytanie (opcjonalnie)
    Nazwa Twojej firmy
    Usługa
    Zadaj pytanie (opcjonalnie)
    Nazwa Twojej firmy
    Zadaj pytanie (opcjonalnie)
    Nazwa Twojej firmy
    W czym możemy Ci pomóc?
    Wybierz temat
    Miasto w którym pracowałeś/aś
    Jakiego dokumentu potrzebujesz?
    Napisz czego potrzebujesz
    Napisz czego potrzebujesz
    Napisz czego potrzebujesz
    Administratorami Pani/Pana danych osobowych są spółki Grupy Progres: Grupa Progres Sp. z o.o. (KRS 0000532455), Progres HR International Sp. z o.o. (KRS 0000513227), Progres HR Poland Sp. z o.o. (KRS 0000761627), Progres Sp. z o.o. (KRS 0000176128), Progres Advanced Solutions Sp. z o.o. (KRS 0000694006), Progres Services Sp. z o.o. (KRS 0000863576), działające jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO. Funkcję Administratora Wykonawczego pełni Grupa Progres Sp. z o.o. Wyznaczyliśmy wspólnego Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem: iod@grupaprogres.pl lub pisemnie: Al. Grunwaldzka 411, 80-309 Gdańsk. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie oraz - w przypadku wyrażenia stosownych zgód w celach marketingowych. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO. Szczegółowe informacje zawiera polityka prywatności
    Administratorami Pani/Pana danych osobowych są spółki Grupy Progres: Grupa Progres Sp. z o.o. (KRS 0000532455), Progres HR International Sp. z o.o. (KRS 0000513227), Progres HR Poland Sp. z o.o. (KRS 0000761627), Progres Sp. z o.o. (KRS 0000176128), Progres Advanced Solutions Sp. z o.o. (KRS 0000694006), Progres Services Sp. z o.o. (KRS 0000863576), działające jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO. Funkcję Administratora Wykonawczego pełni Grupa Progres Sp. z o.o. Wyznaczyliśmy wspólnego Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem: iod@grupaprogres.pl. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO. Szczegółowe informacje zawiera klauzula informacyjna oraz polityka prywatności

      Zostaw swoje dane
      Skontaktujemy się z Tobą

      Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej – 20 popularnych pytań rekrutacyjnych i odpowiedzi

      Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej – 20 popularnych pytań rekrutacyjnych i odpowiedzi

      Pytania na rozmowie kwalifikacyjnej – 20 popularnych pytań rekrutacyjnych i odpowiedzi

      W trakcie szukania pracy łatwo wpaść w pułapkę masowego wysyłania aplikacji. Tymczasem najskuteczniejsza metoda szukania pracy opiera się na precyzyjnym targetowaniu i dobrym przygotowaniu. Zdobycie wymarzonej posady rzadko bywa dziełem szczęścia – to efekt planowania. Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej powinno obejmować dokładne zapoznanie się z wymaganiami i obowiązkami opisanymi w ofercie pracy, co pozwala na lepsze dopasowanie odpowiedzi do oczekiwań pracodawcy. Zamiast improwizować, warto przeanalizować najczęstsze pytania i sformułować odpowiedzi, które wyeksponują Twoje najsilniejsze strony.

      Jak przygotować się do rozmowy o pracę?

      Rzetelny research pełni funkcję obustronnego filtra. Pracodawcy pozwala sprawnie zweryfikować Twoje rzeczywiste zainteresowanie ofertą, a Tobie daje możliwość obiektywnej oceny, czy profil i kultura organizacji odpowiadają Twoim oczekiwaniom zawodowym.

      Ważne jest, aby przed rozmową kwalifikacyjną zapoznać się z firmą, jej celami i wartościami, co pozwala lepiej zrozumieć kontekst, w jakim będziesz pracować. Kandydaci, którzy nie poświęcają czasu na research, mogą być postrzegani jako mniej zaangażowani, co obniża ich szanse na zatrudnienie.

      Aby temu zapobiec, przed pójściem na rozmowę o pracę wykonaj następujące kroki:

      1. Przeanalizuj oficjalną stronę internetową
        Przeczytaj zakładkę „O nas”, zapoznaj się z misją, wizją oraz strukturą organizacyjną.
      2. Sprawdź profile w mediach społecznościowych
        Zbadaj, jak firma komunikuje się ze światem na LinkedInie, Facebooku czy Instagramie. To kopalnia wiedzy o bieżących projektach i atmosferze.
      3. Zrozum wymagania na danym stanowisku
        Wypisz kluczowe umiejętności z ogłoszenia i dopasuj do nich konkretne sytuacje ze swojej przeszłości zawodowej.

       

      Metoda STAR – klucz do opowiadania o doświadczeniu

      Zanim przejdziemy do listy pytań, warto poznać narzędzie, które ułatwia odpowiadanie na pytania behawioralne. Dobrą metodą przedstawiania swoich doświadczeń jest technika STAR (Situation, Task, Action, Result). Pomaga ona uporządkować wypowiedź i w przejrzysty sposób zaprezentować swoje osiągnięcia oraz tok myślenia.

      Podczas rozmowy kwalifikacyjnej warto skupić się na konkretach, unikać ogólników i popierać swoje odpowiedzi przykładami sukcesów oraz mierzalnymi rezultatami. Przytaczaj sytuacje, które pokazują Twoje kompetencje w praktyce i potwierdzają, w jaki sposób radzisz sobie z wyzwaniami zawodowymi.

      Poniższa tabela przedstawia strukturę metody STAR, którą zastosujemy w praktycznych przykładach w dalszej części artykułu:

      Element Opis Co należy przekazać?
      S – Situation (Sytuacja) Nakreślenie tła i kontekstu wydarzenia. Gdzie pracowałeś, jaki pojawił się problem lub wyzwanie?
      T – Task (Zadanie) Określenie Twojej roli i celu do osiągnięcia. Przed jakim konkretnym zadaniem stanąłeś?
      A – Action (Działanie) Opisanie podjętych kroków i Twojej strategii. Co dokładnie zrobiłeś, jakich narzędzi użyłeś?
      R – Result (Wynik) Przedstawienie mierzalnych efektów Twojej pracy. Jaki był rezultat, czego się nauczyłeś, jakie wyciągnąłeś wnioski?

      Top 20: Najczęściej zadawane pytania rekrutacyjne i wzorcowe odpowiedzi

      Poniżej znajdziesz zestaw popularnych pytań rekrutacyjnych oraz przykładowe odpowiedzi, które pomogą Ci lepiej zrozumieć intencje rekruterów i przygotować własne, unikalne wypowiedzi.

      1. Proszę opowiedzieć o swoim doświadczeniu zawodowym

      W odpowiedzi warto krótko przedstawić swoje doświadczenie zawodowe, kluczowe umiejętności oraz najważniejsze osiągnięcia związane ze stanowiskiem, o które się ubiegasz. Skup się na tych elementach swojej kariery, które najlepiej pokazują, dlaczego jesteś odpowiednim kandydatem.

      Wzorcowa odpowiedź: Od 5 lat rozwijam się w marketingu. Odpowiadałem za wyniki, optymalizację kampanii performance. Na podobnych stanowiskach zwiększyłem ROI o 20%. Wierzę, że moje doświadczenie będzie wartościowym wsparciem dla Państwa zespołu.

      2. Dlaczego chcesz zmienić pracę i odejść z poprzedniej firmy?

      Rekruter sprawdza Twoją motywację do zmiany pracy. W odpowiedzi warto skupić się na nowych możliwościach. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej zaleca się nie krytykować byłego pracodawcy, lecz skupić się na chęci rozwoju.

      Wzorcowa odpowiedź: Doceniam czas spędzony w poprzedniej firmie, gdzie zdobyłem solidne podstawy i cenne doświadczenie. Obecnie szukam nowych wyzwań zawodowych oraz możliwości dalszego rozwoju. Szczególnie zależy mi na pracy przy projektach międzynarodowych, które pozwolą mi poszerzać kompetencje i zdobywać nowe doświadczenia.

      3. Co wiesz o naszej firmie i dlaczego chcesz tu pracować?

      To pytanie pozwala ocenić, czy świadomie wybierasz daną organizację. Warto odwołać się do jej działalności oraz wartości. Rekruterzy cenią kandydatów, którzy wykazują się znajomością firmy i jej kultury organizacyjnej, co świadczy o ich zaangażowaniu oraz autentycznej motywacji do pracy.

      Wzorcowa odpowiedź: Wiem, że firma stawia na innowacje i ekologiczne rozwiązania logistyczne. Chcę tu pracować, ponieważ Państwa misja jest zbieżna z moimi wartościami, a dynamika rozwoju daje realne możliwości rozwoju zawodowego.

      4. Jakie są Twoje mocne strony na danym stanowisku?

      To pytanie ma na celu ocenę samoświadomości kandydata oraz umiejętności dopasowania swoich atutów do wymagań stanowiska. W odpowiedzi warto wskazać 2–3 atuty, które mają bezpośrednie znaczenie dla stanowiska, oraz poprzeć je konkretnymi przykładami z doświadczenia zawodowego.

      Wzorcowa odpowiedź: Moją najsilniejszą stroną jest umiejętność analitycznego myślenia i sprawnego rozwiązywania problemów. W poprzedniej pracy regularnie analizowałem raporty sprzedaży, co pozwoliło nam zoptymalizować koszty procesów o 15%.

      5. Jakie są Twoje słabe strony?

      Kiedy rekruterzy pytają o słabe strony, oczekują, że kandydat będzie świadomy swoich ograniczeń i będzie potrafił wskazać, nad czym pracuje, aby je poprawić. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej warto unikać utartych fraz, takich jak „jestem perfekcjonistą”, gdy mowa o słabych stronach, ponieważ brzmią one nieautentycznie.

      Wzorcowa odpowiedź: Moje słabe strony ujawniały się w publicznych prezentacjach. Wiedząc, że przyszłe stanowisko wymaga kontaktu z zarządem, ukończyłem kurs wystąpień publicznych. Dziś prowadzę wewnętrzne spotkania z dużo większą swobodą.

      6. Dlaczego powinniśmy zatrudnić Ciebie, a nie innych kandydatów?

      Celem tego pytania jest sprawdzenie, czy kandydat jest świadomy swojej wartości rynkowej oraz jakie unikalne atuty może wnieść do firmy. Pracodawcy poszukują kandydatów, którzy są świadomi swojej wartości rynkowej i potrafią uzasadnić, dlaczego powinni zostać zatrudnieni, wskazując na swoje umiejętności i doświadczenia.

      Wzorcowa odpowiedź: Warto mnie zatrudnić, ponieważ łączę kompetencje techniczne ze znajomością specyfiki pracy w tej branży. Potrafię szybko identyfikować obszary do usprawnienia i wdrażać rozwiązania, które pozwalają odciążyć zespół oraz poprawić efektywność pracy już od początku współpracy.

      7. Gdzie widzisz siebie za 5 lat i jakie masz cele zawodowe?

      Odpowiedź powinna pokazywać ambicję, chęć rozwoju i zgodność Twoich planów z możliwościami oferowanymi przez firmę.

      Wzorcowa odpowiedź: Za 5 lat chcę zajmować pozycję seniorską w tym obszarze. Moje cele są spójne z tym, co oferuje Państwa organizacja. Wierzę, że realizując ambitne projekty, będę stale podnosić kwalifikacje i ewoluować na nowym stanowisku pracy.

      8. Jakie jest Twoje największe osiągnięcie zawodowe?

      Kandydaci powinni być przygotowani do mówienia o swoich osiągnięciach, które ilustrują ich mocne strony, aby pokazać swoją wartość dla potencjalnego pracodawcy.

      Wzorcowa odpowiedź: Moim największym osiągnięciem zawodowym było zwiększenie konwersji w sklepie internetowym. Zostałem odpowiedzialny za optymalizację ścieżki zakupowej po tym, jak zauważono spadek konwersji o 10%. Przeanalizowałem przyczyny problemu i wdrożyłem zmiany, w tym uproszczenie formularza zamówienia oraz usprawnienia w obszarze UX strony. W efekcie konwersja wzrosła o 18%, co uważam za jedno z moich najważniejszych osiągnięć zawodowych.

      9. Opowiedz o sytuacji, w której popełniłeś błąd

      Błędy zdarzają się każdemu. Odpowiadając na pytanie o największą porażkę, skup się na przykładzie oraz na tym, czego się nauczyłeś.

      Wzorcowa odpowiedź: Jednym z moich błędów było błędne oszacowanie budżetu projektu dla klienta. Gdy tylko zauważyłem problem, natychmiast poinformowałem przełożonego i wspólnie wdrożyliśmy plan naprawczy, który pozwolił ograniczyć negatywne skutki. Klient docenił transparentność i sposób reakcji. Dzięki tej sytuacji nauczyłem się dokładniej weryfikować estymacje oraz stosować dodatkowe mechanizmy kontroli przed finalnym zatwierdzeniem budżetu.

      10. Jak radzisz sobie z konfliktem w zespole?

      Rekruterzy zadają to pytanie, ponieważ wartościowi pracownicy potrafią współpracować nawet w sytuacjach, gdy w zespole pojawiają się różnice zdań.

      Wzorcowa odpowiedź: Miałem sytuację, w której pojawił się konflikt między działem sprzedaży a IT dotyczący funkcjonalności systemu. Spór zaczynał wpływać na realizację projektu, dlatego zorganizowałem spotkanie, podczas którego skupiliśmy się na danych i faktach, a nie emocjach. Udało się wypracować kompromis, który był akceptowalny dla obu stron, a projekt został odblokowany. Ta sytuacja pokazała mi, jak ważne jest podejście oparte na dialogu i obiektywnych argumentach.

      11. Opowiedz o projekcie realizowanym w zespole

      To pytanie weryfikuje Twoje umiejętności komunikacyjne w praktyce.

      Wzorcowa odpowiedź: W jednym z projektów przygotowywaliśmy organizację do nagłego audytu procesów. Naszym zadaniem było zmapowanie wszystkich procedur w bardzo krótkim czasie. Rozdzieliłem zadania między członków zespołu zgodnie z ich kompetencjami i na bieżąco koordynowałem postępy prac. Dzięki dobrej współpracy udało się przygotować wszystkie wymagane materiały i pomyślnie przejść audyt.

      12. Z jakimi ludźmi lubisz pracować?

      To pytanie bada Twoje dopasowanie do kultury organizacyjnej firmy.

      Wzorcowa odpowiedź: Najlepiej pracuje mi się z osobami nastawionymi na współpracę i otwarty feedback. Cenię transparentność, ponieważ w takim środowisku znacznie łatwiej skupić się na aspektach istotnych dla projektu i skutecznie osiągać cele zespołu.

      13. Czy wolisz pracować samodzielnie, czy w zespole?

      Odpowiedź powinna podkreślać Twoją elastyczność w działaniu.

      Wzorcowa odpowiedź: To zależy od rodzaju zadania. Gdy projekt wymaga burzy mózgów i wymiany pomysłów, najlepiej sprawdza się praca zespołowa. Natomiast równie dobrze odnajduję się w pracy samodzielnej, gdzie mogę wykazać się pełną autonomią w wykonywaniu obowiązków.

      14. Jak radzisz sobie z presją czasu i stresem?

      Pracodawca szuka dowodu na to, że potrafisz zachować spokój w sytuacjach stresowych. Aby wypaść wiarygodnie, najlepiej podaj przykład sytuacji, w której stres zadziałał na Ciebie motywująco.

      Wzorcowa odpowiedź: W sytuacjach wymagających szybkiego działania koncentruję się na faktach, co pozwala mi podejmować trafne decyzje i utrzymać wysoką efektywność nawet w wymagających warunkach. Świetnym tego przykładem była sytuacja, gdy na dwa dni przed ważnym deadlinem nagle zmieniły się kluczowe wytyczne projektu. Zamiast panikować, szybko rozpisałem plan awaryjny, zmieniłem priorytety i rozdzieliłem nowe zadania. Pozwoliło mi to podjąć trafne decyzje, opanować chaos i utrzymać wysoką efektywność – projekt oddaliśmy na czas.

      15. Jak podchodzisz do zmian w środowisku pracy?

      Elastyczność to jedna z kluczowych cech cenionych w nowoczesnych organizacjach, ponieważ pozwala skutecznie reagować na zmiany i sprawnie dostosowywać się do nowych warunków pracy.

      Wzorcowa odpowiedź: Zmiany traktuję jako szansę na rozwój. Gdy w poprzednim miejscu pracy zmieniano oprogramowanie, szybko przeszedłem szkolenie, by móc pomóc zespołowi sprawnie wypracować nowe rozwiązanie i bezstresowo wdrożyć się w nowy system.

      16. Jak reagujesz na krytykę ze strony przełożonych?

      Odpowiedź pokazuje Twój poziom dojrzałości zawodowej.

      Wzorcowa odpowiedź: Konstruktywną krytykę traktuję jako naturalne narzędzie rozwoju. W relacjach z poprzednimi przełożonymi zawsze dbałem o to, by precyzyjnie określić ich oczekiwania. Dzięki temu mogłem stale doskonalić swoje umiejętności i lepiej realizować powierzone mi zadania.

      17. Jakie są Twoje oczekiwania finansowe?

      Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pytanie o oczekiwania finansowe jest jednym z najczęściej zadawanych, ponieważ pracodawca musi ustalić, czy kandydat zgadza się na proponowaną stawkę. Przed rozmową należy sprawdzić średnie zarobki na danym stanowisku. Zbyt niskie oczekiwania finansowe mogą budzić wątpliwości co do oceny własnych umiejętności przez kandydata, natomiast zbyt wysokie mogą sugerować nierealistyczne wyobrażenie o swojej pozycji na rynku pracy lub niedopasowanie do realiów stanowiska.

      Wzorcowa odpowiedź: Opierając się na moim doświadczeniu i stawkach w danej branży, moje oczekiwania finansowe wynoszą od 7 000 do 9 000 zł brutto. Chętnie poznam szczegóły pakietu benefitów oferowanych przy zatrudnieniu nowego pracownika.

      18. Czy bierzesz udział w innych procesach rekrutacyjnych?

      Rekruter bada Twoją dostępność oraz pozycję na rynku pracy. Pracodawca szuka osoby, która świadomie podchodzi do decyzji zawodowych i potrafi ocenić dostępne możliwości.

      Wzorcowa odpowiedź: Tak, biorę udział w innych procesach rekrutacyjnych, ponieważ aktywnie badam rynek. Nie podejmuję pochopnych decyzji, dlatego oferta w Państwa firmie jest dla mnie kluczowa ze względu na profil działalności.

      19. Co zrobisz, gdy tuż przed ważnym deadlinem zorientujesz się, że w raporcie dla klienta są krytyczne błędy?

      W odpowiedzi na trudne pytania warto zachować rzeczowość i skupić się na konkretnych działaniach.

      Wzorcowa odpowiedź: W takiej sytuacji kluczowy jest spokój. Natychmiast poinformowałbym przełożonego o wykryciu błędu i przedstawił plan awaryjny. Zamiast panikować, skupiłbym się na szybkim namierzeniu źródła pomyłki i jej korekcie. Transparentność wobec klienta i gotowość do naprawy błędu to dla mnie priorytet.

      20. Czy masz jakieś pytania do nas?

      Na rozmowie kwalifikacyjnej warto przygotować 2-3 pytania do rekrutera dotyczące struktury zespołu, celów w pierwszych miesiącach pracy lub planów rozwoju firmy. To doskonały moment na podkreślenie chęci rozwoju zawodowego oraz pokazanie swojego zaangażowania.

      Wzorcowa odpowiedź: Tak. Jakie są kluczowe cele dla osoby na tym stanowisku na pierwsze 3 miesiące oraz jak wygląda struktura zespołu, z którym będę współpracować?

      O czym jeszcze warto pamiętać podczas rozmowy rekrutacyjnej?

      Poniższa lista kontrolna pomoże Ci upewnić się, że nie zapomniałeś o żadnym kluczowym aspekcie swojej autoprezentacji.

      • Zadbaj o schludny ubiór. Bez względu na to, czy rozmowa odbywa się stacjonarnie, czy online, strój biznesowy buduje profesjonalny wizerunek.
      • Skontroluj kwestie techniczne (w przypadku rekrutacji online). Sprawdź stabilność łącza internetowego, działanie kamery i mikrofonu oraz zadbaj o neutralne tło za plecami.
      • Utrzymuj kontakt wzrokowy. Patrz w obiektyw kamery lub prosto w oczy rekrutera – to buduje zaufanie i pokazuje pewność siebie.
      • Mów językiem korzyści. Warto mówić o swoich kompetencjach w kontekście korzyści dla pracodawcy, pokazując nie tylko swoje atuty, ale też realny wpływ na rozwiązywanie problemów w firmie.
      • Pilnuj mowy ciała. Unikaj krzyżowania rąk na klatce piersiowej, nie wykonuj nerwowych ruchów, uśmiechaj się naturalnie i zachowaj otwartą postawę.

      Pytania zakazane na rozmowie o pracę – poznaj swoje prawa

      Warto pamiętać, że proces rekrutacji podlega ścisłym regulacjom prawnym. Kodeks pracy jasno określa granice, których rekruterom i pracodawcom przekraczać nie wolno. W Polsce pytania o plany posiadania dzieci, poglądy polityczne czy stan cywilny są niezgodne z prawem.

      Jeśli usłyszysz pytanie o:

      • planowane macierzyństwo lub ciążę,
      • wyznanie religijne lub orientację seksualną,
      • poglądy polityczne lub przynależność do związków zawodowych,
      • stan zdrowia (jeśli nie jest to wymagane specyfiką trudnego stanowiska fizycznego),

      masz pełne prawo odmówić odpowiedzi lub dyplomatycznie skierować rozmowę z powrotem na tory zawodowe, mówiąc: Chciałbym skupić się na moich kompetencjach merytorycznych i doświadczeniu, które idealnie wpisują się w wymagania na tym stanowisku.

      Od dobrego przygotowania do oferty pracy

      Współpraca z ekspertami to świetny sposób na ułatwienie sobie startu. Dobra agencja pracy nie tylko zapewnia dostęp do ofert niepublikowanych w sieci, ale też oszczędza Twój czas, dopasowując CV do wielu rekrutacji i oferując bezcenne, zakulisowe wskazówki na temat oczekiwań pracodawcy.

      Mając takiego sprzymierzeńca, rozmowa o pracę nie musi być powodem do paraliżującego strachu. Potraktuj ją jak partnerskie spotkanie biznesowe, na którym obie strony sprawdzają, czy do siebie pasują. Bez względu na to, czy aplikujesz bezpośrednio, czy cały proces rekrutacyjny koordynuje agencja pracy, rzetelne przygotowanie powinno obejmować zapoznanie się z informacjami o firmie, jej celach oraz wartościach.

      Wykorzystując metodę STAR, bazując na twardych danych i liczbach oraz zachowując autentyczność, znacznie zwiększasz swoje szanse na sukces. Przeanalizuj powyższe pytania i dopasuj odpowiedzi do swojej ścieżki zawodowej, aby lepiej przygotować się do nadchodzącej rozmowy kwalifikacyjnej.

      Jak możemy Ci pomóc?

      Chętnie odpowiemy na Twoje pytania

        Imię i nazwisko
        Adres e-mail
        Twój numer telefonu
        Pracownik/Pracodawca?
        Jakiej usługi potrzebujesz?
        Nazwa Twojej firmy
        Zadaj pytanie (opcjonalnie)
        Nazwa Twojej firmy
        Usługa
        Zadaj pytanie (opcjonalnie)
        Nazwa Twojej firmy
        Usługa
        Zadaj pytanie (opcjonalnie)
        Nazwa Twojej firmy
        Zadaj pytanie (opcjonalnie)
        Nazwa Twojej firmy
        W czym możemy Ci pomóc?
        Wybierz temat
        Miasto w którym pracowałeś/aś
        Jakiego dokumentu potrzebujesz?
        Napisz czego potrzebujesz
        Napisz czego potrzebujesz
        Napisz czego potrzebujesz
        Administratorami Pani/Pana danych osobowych są spółki Grupy Progres: Grupa Progres Sp. z o.o. (KRS 0000532455), Progres HR International Sp. z o.o. (KRS 0000513227), Progres HR Poland Sp. z o.o. (KRS 0000761627), Progres Sp. z o.o. (KRS 0000176128), Progres Advanced Solutions Sp. z o.o. (KRS 0000694006), Progres Services Sp. z o.o. (KRS 0000863576), działające jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO. Funkcję Administratora Wykonawczego pełni Grupa Progres Sp. z o.o. Wyznaczyliśmy wspólnego Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem: iod@grupaprogres.pl lub pisemnie: Al. Grunwaldzka 411, 80-309 Gdańsk. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie oraz - w przypadku wyrażenia stosownych zgód w celach marketingowych. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO. Szczegółowe informacje zawiera polityka prywatności
        Administratorami Pani/Pana danych osobowych są spółki Grupy Progres: Grupa Progres Sp. z o.o. (KRS 0000532455), Progres HR International Sp. z o.o. (KRS 0000513227), Progres HR Poland Sp. z o.o. (KRS 0000761627), Progres Sp. z o.o. (KRS 0000176128), Progres Advanced Solutions Sp. z o.o. (KRS 0000694006), Progres Services Sp. z o.o. (KRS 0000863576), działające jako współadministratorzy w rozumieniu art. 26 RODO. Funkcję Administratora Wykonawczego pełni Grupa Progres Sp. z o.o. Wyznaczyliśmy wspólnego Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem: iod@grupaprogres.pl. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO. Szczegółowe informacje zawiera klauzula informacyjna oraz polityka prywatności

          Zostaw swoje dane
          Skontaktujemy się z Tobą

          Załącznik nr 1 w systemie MOS – odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania pracodawców po zmianach od 27 kwietnia 2026 r.

          Załącznik nr 1 w systemie MOS – odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania pracodawców po zmianach od 27 kwietnia 2026 r.

          Załącznik nr 1 w systemie MOS – odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania pracodawców po zmianach od 27 kwietnia 2026 r.

          Stan prawny: lipiec 2026 r.

          Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej są składane elektronicznie za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw, czyli systemu MOS.

          Zmiana sposobu składania wniosków pobytowych wpłynęła również na obowiązki pracodawców. W przypadku postępowań dotyczących pobytu czasowego i pracy pracodawca wypełnia oraz podpisuje elektronicznie Załącznik nr 1 w którym deklaruje chęć zatrudnienia cudzoziemca oraz na jakich warunkach zostanie powierzona praca. Bez prawidłowo podpisanego załącznika cudzoziemiec nie może skutecznie wysłać wniosku.

          Pytania zadawane podczas webinaru pokazują, że największe wątpliwości dotyczą obecnie reprezentacji pracodawcy, pełnomocnictw, sposobu podpisania Załącznika nr 1, okresu zatrudnienia, miejsca wykonywania pracy oraz późniejszego uzupełniania dokumentów. Wielokrotnie powtarzały się również pytania o to, gdzie należy przekazać pełnomocnictwo, kto może podpisać załącznik i jak postąpić w przypadku reprezentacji łącznej spółki.

          WARTO WIEDZIEĆ

          Co do zasady wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy składa cudzoziemiec do wojewody właściwego ze względu na miejsce swojego pobytu w Polsce. Organem prowadzącym postępowanie i wydającym decyzję jest Wojewoda. Poszczególne czynności w sprawie wykonuje natomiast właściwy wydział do spraw cudzoziemców działający w strukturze urzędu wojewódzkiego.

          W postępowaniu o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy stroną jest cudzoziemiec. Pracodawca uczestniczy w procesie, jeżeli cudzoziemiec zamierza przebywać w Polsce przez okres dłuższy niż trzy miesiące, a deklarowanym celem pobytu jest wykonywanie pracy.

          Udział pracodawcy polega przede wszystkim na przedstawieniu warunków planowanego lub kontynuowanego zatrudnienia. Pracodawca podaje między innymi informacje dotyczące stanowiska, rodzaju umowy, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy oraz miejsca wykonywania pracy.

          Informacje te są przekazywane w tzw. Załączniku nr 1 do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Pracodawca nie staje się przez to stroną postępowania pobytowego, ale prawidłowe i terminowe wypełnienie załącznika ma bezpośredni wpływ na możliwość skutecznego złożenia wniosku przez cudzoziemca.

           

          Jak wygląda udział pracodawcy w postępowaniu prowadzonym przez MOS?

          Cudzoziemiec rozpoczyna wypełnianie wniosku po zalogowaniu się na swoje konto w systemie MOS. Podczas uzupełniania części dotyczącej celu pobytu i zatrudnienia podaje adres e-mail pracodawcy.

          Na podany adres system wysyła indywidualny link prowadzący do Załącznika nr 1. Pracodawca otwiera link, wypełnia formularz oraz podpisuje go elektronicznie. Podpisanie załącznika jest warunkiem koniecznym do wysłania wniosku przez cudzoziemca.

          Załącznik nr 1 może zostać podpisany:

          • podpisem zaufanym,
          • podpisem osobistym,
          • kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

          Link przesłany pracodawcy jest ważny przez 30 dni. Nie ma możliwości zapisania częściowo uzupełnionego załącznika i powrotu do niego w późniejszym terminie. Nie można również wypełnić dokumentu przez jedną osobę, zapisać go, a następnie przekazać wyłącznie do podpisu innej osobie (bez udziału rozwiązań cyfrowych, tj. wtyczki do przeglądarki). Z tego względu przed otwarciem formularza warto przygotować wszystkie dane dotyczące zatrudnienia cudzoziemca.

          Po prawidłowym podpisaniu Załącznika nr 1 cudzoziemiec otrzymuje informację, że wniosek jest gotowy do złożenia. Samo podpisanie załącznika przez pracodawcę nie oznacza jednak jeszcze, że cudzoziemiec ostatecznie wysłał wniosek.

          Pracodawca powinien więc pozyskać od cudzoziemca potwierdzenie złożenia wniosku, tzw. UPO, a następnie potwierdzenie złożenia wniosku wydane i generowane w MOS przez właściwy urząd wojewódzki.

           

          Kto może podpisać Załącznik nr 1?

          Załącznik podpisuje osoba uprawniona do działania w imieniu pracodawcy.

          W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej dokument może podpisać przedsiębiorca albo prawidłowo umocowany pełnomocnik.

          W przypadku spółki należy sprawdzić aktualny sposób reprezentacji ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeżeli każdy członek zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie, wystarczy podpis jednego członka zarządu uprawnionego do samodzielnej reprezentacji.

          Jeżeli sposób reprezentacji wymaga współdziałania dwóch osób, na przykład dwóch członków zarządu albo członka zarządu i prokurenta, Załącznik nr 1 powinien zostać podpisany zgodnie z zasadą reprezentacji łącznej.

          Cudzoziemiec może podać we wniosku więcej niż jeden adres e-mail pracodawcy. W przypadku reprezentacji łącznej link powinien zostać przesłany osobno do wszystkich osób, których współdziałanie jest konieczne. Każda z tych osób osobno wypełnia i podpisuje Załącznik nr 1.

          Przed przekazaniem adresów e-mail cudzoziemcowi pracodawca powinien ustalić:

          1. jaki sposób reprezentacji wynika z KRS,
          2. kto faktycznie będzie podpisywał Załącznik nr 1,
          3. czy każda z tych osób ma możliwość złożenia podpisu elektronicznego,
          4. czy podane adresy e-mail są prawidłowe i aktywne.

           

          Czy pracownik działu HR może podpisać Załącznik nr 1?

          Pracownik działu HR, działu kadr albo inna osoba zajmująca się legalizacją zatrudnienia może podpisać Załącznik nr 1, jeżeli posiada odpowiednie pełnomocnictwo udzielone przez pracodawcę.

          Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone przez osoby uprawnione do reprezentacji pracodawcy. Jeżeli w spółce obowiązuje reprezentacja łączna, również pełnomocnictwo dla pracownika HR powinno zostać podpisane zgodnie z tą zasadą.

          Nie istnieje jeden obowiązujący wzór pełnomocnictwa do podpisywania Załączników nr 1. Treść dokumentu powinna jednak jasno określać zakres czynności, do których pełnomocnik jest uprawniony.

          Pełnomocnictwo może obejmować w szczególności:

          • reprezentowanie pracodawcy w czynnościach związanych z zatrudnianiem cudzoziemców,
          • wypełnianie Załączników nr 1,
          • składanie oświadczeń o niekaralności podmiotu zawartych w załączniku,
          • podpisywanie Załączników nr 1 podpisem elektronicznym,
          • przekazywanie dokumentów i wyjaśnień do właściwego urzędu wojewódzkiego.

          Zakres pełnomocnictwa powinien odpowiadać czynnościom, które rzeczywiście wykonuje pracownik HR. Warto wskazać wprost prawo do podpisywania Załączników nr 1 składanych w postępowaniach dotyczących zezwoleń na pobyt czasowy i pracę.

          Należy jednocześnie rozróżnić pełnomocnictwo udzielone przez pracodawcę od pełnomocnictwa udzielonego przez cudzoziemca.

          Pełnomocnictwo od pracodawcy pozwala działać w imieniu firmy, między innymi podpisać Załącznik nr 1. Nie oznacza automatycznie, że ta sama osoba reprezentuje cudzoziemca jako stronę postępowania pobytowego.

           

          Czy pełnomocnictwo musi być notarialne?

          Pełnomocnictwo do podpisania Załącznika nr 1 co do zasady nie wymaga formy aktu notarialnego.

          Dokument może także zostać przygotowany jako dokument elektroniczny i podpisany właściwym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione do reprezentowania pracodawcy.

          Pełnomocnictwo powinno pozwalać na jednoznaczne ustalenie:

          • kto udzielił pełnomocnictwa,
          • jaki podmiot jest reprezentowany,
          • komu udzielono pełnomocnictwa,
          • jaki jest zakres umocowania,
          • od kiedy pełnomocnictwo obowiązuje,
          • czy zostało udzielone na czas określony, czy bezterminowo.

          Jeżeli pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument elektroniczny, do wniosku należy dołączyć oryginalny plik elektroniczny. Nie powinno się zastępować go wydrukiem i ponownym skanem, ponieważ w takiej sytuacji mogą zostać utracone informacje umożliwiające zweryfikowanie podpisu elektronicznego.

          Jeżeli dokument został sporządzony na papierze, cudzoziemiec może dołączyć do wniosku jego czytelny skan. Organ prowadzący postępowanie może później wezwać do przedstawienia oryginału albo odpowiednio poświadczonego odpisu notarialnego.

           

          Gdzie należy przekazać pełnomocnictwo?

          Pracodawca nie ma obecnie możliwości dołączenia pełnomocnictwa bezpośrednio podczas wypełniania Załącznika nr 1.

          Pełnomocnictwo należy przekazać cudzoziemcowi innym bezpiecznym kanałem. Cudzoziemiec dołącza je do wniosku w MOS jako dodatkowy dokument.

          Jeżeli wniosek został już wysłany, pełnomocnictwo można przekazać do właściwego urzędu wojewódzkiego za pośrednictwem e-Doręczeń.

          Dokument może przekazać również pracodawca. Należy wówczas podać numer postępowania oraz dane cudzoziemca, którego sprawy dotyczy dokument.

          Nie należy zakładać, że pełnomocnictwo złożone wcześniej w urzędzie skarbowym, w systemie praca.gov.pl albo w innym postępowaniu zostanie automatycznie uwzględnione w sprawie pobytowej.

          Dokument potwierdzający umocowanie powinien znaleźć się w aktach konkretnej sprawy, w której pełnomocnik podpisał Załącznik nr 1.

          Możliwe jest przygotowanie pełnomocnictwa o szerszym zakresie, obejmującego podpisywanie załączników dotyczących wielu cudzoziemców. Kopię albo elektroniczny dokument potwierdzający umocowanie należy jednak przekazywać do każdej sprawy, w której pełnomocnik występuje w imieniu pracodawcy.

           

          Jak wskazać stanowisko pracy w Załączniku nr 1?

          Jednym z częściej zgłaszanych problemów jest brak możliwości wpisania nazwy stanowiska dokładnie takiej, jaką pracodawca stosuje w umowie albo wewnętrznej strukturze organizacyjnej.

          Uczestnicy webinaru wskazywali, że stanowiska dostępne w klasyfikacji zawodów i specjalności nie zawsze odpowiadają nazwom obowiązującym w firmie. Pojawiały się również pytania, jak postąpić, gdy system pozwala wybrać wyłącznie kod i nazwę zawodu z gotowej listy.

          W takiej sytuacji można obecnie wybrać pozycję „inne”, która umożliwia ręczne wpisanie nazwy stanowiska funkcjonującej u pracodawcy.

          Przykładowo, jeżeli pracodawca stosuje własną nazwę stanowiska, nazwę anglojęzyczną albo nazwę łączącą kilka obszarów odpowiedzialności, należy:

          • wybrać z listy pozycję „inne”,
          • wpisać ręcznie nazwę stanowiska stosowaną w organizacji,
          • wskazać kod zawodu najlepiej odpowiadający rzeczywiście wykonywanym czynnościom.

          Na obecną chwilę system MOS przewiduje takie rozwiązanie. Należy jednak mieć na uwadze, że sposób uzupełniania formularza może ulegać zmianom wraz z kolejnymi aktualizacjami systemu.

           

          Jaki okres zatrudnienia wskazać przy umowie na czas nieokreślony?

          Duża część pytań zadawanych podczas webinaru dotyczyła dat wpisywanych w Załączniku nr 1. Uczestnicy rozważali między innymi wskazanie okresu trzech lub pięciu lat oraz daty następującej po zakończeniu ważności obecnej karty pobytu.

          Jeżeli cudzoziemiec jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, w formularzu należy wybrać właściwy rodzaj umowy oraz podać przewidywany okres zatrudnienia.

          Zezwolenia na pobyt czasowy udziela się na okres niezbędny do realizacji celu pobytu, jednak nie dłuższy niż trzy lata. Z tego względu w Załączniku nr 1 należy wskazać okres trzech lat lub dłużej. Sam fakt zawarcia umowy na czas nieokreślony nie uzasadnia braku wskazania okresu.

           

          Jak wskazać miejsce wykonywania pracy?

          Jeżeli cudzoziemiec wykonuje pracę mobilnie, poza siedzibą pracodawcy i w lokalizacjach znajdujących się w różnych miejscowościach, pomoc kontekstowa MOS wskazuje, aby jako miejsce wykonywania pracy podać miejscowość, w której mieści się siedziba pracodawcy.

          Inaczej należy podejść do sytuacji, w której pracownik ma kilka konkretnych i stałych miejsc wykonywania pracy, na przykład kilka zakładów, oddziałów albo obiektów tego samego pracodawcy.

          Jeżeli formularz pozwala wskazać tylko jedną lokalizację, należy podać główne miejsce wykonywania pracy i dołączyć dodatkowy dokument zawierający pozostałe adresy. Informacje muszą być zgodne z treścią umowy oraz rzeczywistym sposobem organizacji pracy.

           

          Co zrobić, gdy link do Załącznika nr 1 nie dotarł?

          Brak linku do Załącznika nr 1 może wynikać między innymi z:

          • błędnie wpisanego adresu e-mail,
          • przepełnienia skrzynki odbiorcy,
          • zakwalifikowania wiadomości jako spam,
          • blokady po stronie zabezpieczeń firmowej poczty,
          • problemu technicznego systemu MOS.

          W pierwszej kolejności należy sprawdzić poprawność adresu, folder spam oraz zabezpieczenia firmowej skrzynki pocztowej.

          Problemy techniczne dotyczące działania linku albo podpisu należy zgłaszać na adres pomocy technicznej wskazany przez Urząd do Spraw Cudzoziemców: si@udsc.gov.pl.

          Jeżeli przeprowadzone sprawdzenia nie przyniosą rezultatu, należy ustalić z cudzoziemcem, jaki adres e-mail pracodawcy został wpisany we wniosku. Brak wiadomości może oznaczać, że cudzoziemiec podał błędny, niepełny albo nieaktualny adres e-mail.

          Podanie nieprawidłowego adresu powoduje, że pracodawca nie otrzyma linku umożliwiającego wypełnienie i podpisanie Załącznika nr 1. Na tym etapie nie ma możliwości przekierowania wygenerowanego linku na inny adres ani poprawienia adresu przez pracodawcę.

          Aby pracodawca otrzymał link do Załącznika nr 1, cudzoziemiec powinien ponownie wypełnić nowy wniosek w systemie MOS i wskazać w nim prawidłowy adres e-mail osoby uprawnionej do działania w imieniu pracodawcy.

           

          Czy po wysłaniu wniosku można uzupełnić dokumenty?

          Po wysłaniu wniosku nie można cofnąć go ani edytować w systemie MOS.

          Jeżeli cudzoziemiec nie dołączył pełnomocnictwa, potwierdzenia opłaty, dodatkowego wyjaśnienia albo innego dokumentu, nie należy automatycznie składać nowego wniosku.

          Brakujące dokumenty cudzoziemiec może przekazać do właściwego urzędu wojewódzkiego za pośrednictwem e-Doręczeń. Możliwość późniejszego przekazania dokumentu nie oznacza jednak, że wszystkie braki pozostają bez wpływu na skuteczność wniosku.

          Jeżeli urząd stwierdzi braki formalne, cudzoziemiec może zostać wezwany do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Brak reakcji może skutkować pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

           

          Czy trzeba dołączyć cały paszport?

          Do wniosku składanego w MOS należy dołączyć cyfrowe odwzorowanie wszystkich stron ważnego dokumentu podróży. Oznacza to skan albo czytelne zdjęcia całego paszportu, a nie wyłącznie strony zawierającej dane osobowe.

          Dokumenty powinny być:

          • czytelne,
          • kompletne,
          • zapisane we właściwym formacie,
          • odpowiednio uporządkowane,
          • możliwe do przypisania do konkretnego dokumentu podróży.

          Jeżeli po wysłaniu wniosku cudzoziemiec zauważy, że pominął część dokumentu, brakujące strony można przekazać jako uzupełnienie do właściwego urzędu wojewódzkiego.

           

          Co potwierdza UPO?

          Po prawidłowym wysłaniu wniosku cudzoziemiec otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli UPO.

          UPO potwierdza techniczne wysłanie i odebranie wniosku przez system. Nie oznacza jeszcze, że urząd sprawdził kompletność dokumentów ani że wszystkie podane informacje są prawidłowe.

          Poprawność danych i załączników jest następnie weryfikowana przez pracownika urzędu wojewódzkiego. Po pozytywnej weryfikacji cudzoziemiec może pobrać z systemu zaświadczenie o złożeniu wniosku pobytowego.

          Z perspektywy pracodawcy warto pozyskać i przechowywać:

          • kopię wysłanego wniosku,
          • kopię podpisanego Załącznika nr 1,
          • UPO,
          • zaświadczenie o złożeniu wniosku, jeżeli zostało już wygenerowane,

          Samo podpisanie Załącznika nr 1 nie stanowi potwierdzenia, że cudzoziemiec wysłał wniosek w terminie.

           

          Co zrobić, gdy po złożeniu wniosku zmieni się pracodawca?

          Jeżeli w toku postępowania zmieni się pracodawca, stanowisko albo warunki zatrudnienia, cudzoziemiec powinien poinformować o zmianie wojewodę prowadzącego postępowanie.

          Ponieważ wysłanego wniosku nie można edytować w MOS, aktualne informacje i dokumenty należy przekazać poza systemem, na przykład przez e-Doręczenia.

          W zależności od sytuacji konieczne może być przedłożenie:

          • pisma wyjaśniającego,
          • nowego Załącznika nr 1,
          • nowej umowy,
          • dokumentu legalizującego pracę,
          • innych dokumentów wymaganych przez urząd.

          Jeżeli cudzoziemiec posiada już decyzję o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, trzeba sprawdzić jej treść. Zmiana pracodawcy, pracodawcy użytkownika albo określonych w decyzji warunków zatrudnienia może wymagać złożenia papierowego wniosku o zmianę zezwolenia. Samo zawiadomienie wojewody nie zawsze zastępuje obowiązek złożenia wniosku o zmianę decyzji.

           

          Jak przygotować pracodawcę do obsługi Załączników nr 1?

          Nowy sposób składania wniosków wymaga przygotowania odpowiedniej procedury wewnętrznej. Nie warto ustalać zasad działania dopiero w momencie, gdy na firmową skrzynkę wpłynie link ważny przez 30 dni.

          Pracodawca powinien wcześniej określić:

          1. kto odpowiada za zebranie danych dotyczących zatrudnienia,
          2. kto sprawdza zgodność danych z umową,
          3. kto zgodnie z KRS może podpisać Załącznik nr 1,
          4. kto może działać na podstawie pełnomocnictwa,
          5. kto kontroluje dedykowaną skrzynkę e-mail,
          6. kto kontaktuje się z cudzoziemcem,
          7. kto pozyskuje UPO i potwierdzenie złożenia wniosku
          8. kto monitoruje późniejsze zmiany w warunkach zatrudnienia.

          Załącznik nr 1 powinien zostać zweryfikowany z umową, planowanymi warunkami pracy oraz dokumentami legalizującymi zatrudnienie.

          Błąd dotyczący stanowiska, rodzaju umowy, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, okresu zatrudnienia albo miejsca wykonywania pracy może wpłynąć na treść wydanej decyzji oraz późniejszą ocenę legalności zatrudnienia.

           

          Podsumowanie

          System MOS przeniósł większość czynności związanych ze składaniem wniosków pobytowych do środowiska elektronicznego. Nie zmienił jednak podstawowego podziału ról w postępowaniu.

          Cudzoziemiec pozostaje stroną postępowania i odpowiada za terminowe złożenie wniosku. Wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca prowadzi postępowanie i wydaje decyzję. Pracodawca dostarcza natomiast informacje dotyczące zatrudnienia i potwierdza je poprzez elektroniczne podpisanie Załącznika nr 1.

          Prawidłowa współpraca pomiędzy cudzoziemcem a pracodawcą ma obecnie szczególne znaczenie. Cudzoziemiec nie może wysłać wniosku bez reakcji pracodawcy, a pracodawca powinien otrzymać od cudzoziemca informację, czy wniosek został ostatecznie złożony.

          Dlatego procedura związana z Załącznikiem nr 1 powinna zostać potraktowana jako stały element procesu zatrudniania cudzoziemców, a nie jako jednorazowa czynność wykonywana wyłącznie na potrzeby cudzoziemca w postępowaniu pobytowym.

           

          Potrzebujesz pomocy przy Załączniku nr 1 lub legalizacji zatrudnienia cudzoziemców?

          Procedury w systemie MOS, pełnomocnictwa i reprezentacja spółki bywają problematyczne, a błąd w Załączniku nr 1 może opóźnić uzyskanie zezwolenia na pobyt i pracę dla Twojego pracownika. Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertami Grupy Progres i skonsultuj swoją sprawę: Umów darmową konsultację

          Julia Nowicka

          Koordynator Usług Legalizacji Cudzoziemców

          kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl
          +48 6​03 980 200

          Napisz do nas

          Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania

            Imię i nazwisko
            Nazwa firmy
            Adres e-mail
            Numer telefonu
            w czym możemy Ci pomóc?

              Zostaw swoje dane
              Skontaktujemy się z Tobą