Błędna decyzja o zatrudnieniu rzadko kończy się na wynagrodzeniu wypłaconym osobie, która po kilku tygodniach lub miesiącach odchodzi z firmy. Do rachunku trzeba doliczyć czas rekrutera i menedżera, koszt publikacji ogłoszeń, wdrożenie, niższą produktywność zespołu, a niekiedy również utracone zamówienia lub opóźnione projekty. Z tego powodu odpowiedź na pytanie, ile kosztuje nieudana rekrutacja, zależy nie tylko od pensji pracownika, lecz także od znaczenia stanowiska, długości wakatu oraz konsekwencji błędnej decyzji dla zespołu.

Z czego składają się koszty nieudanej rekrutacji?

Koszty rekrutacji zaczynają powstawać jeszcze przed pierwszą rozmową z kandydatem. Trzeba przygotować ofertę, opublikować ją w odpowiednich kanałach, przejrzeć aplikacje, przeprowadzić rozmowy i uzgodnić warunki zatrudnienia. Samo analizowanie aplikacji może zająć wiele godzin, a do tego dochodzi czas pracy rekrutera, menedżera oraz innych osób uczestniczących w spotkaniach.

Firma ponosi koszt nieudanej rekrutacji, a po odejściu pracownika rozpoczyna kolejny proces i ponownie finansuje znaczną część tych samych działań.

Do kosztów trzeba zatem doliczyć:

• publikację ogłoszeń i płatne działania w social mediach;
• pracę rekrutera, menedżera i osób prowadzących rozmowy;
• testy kompetencji oraz narzędzia wykorzystywane do selekcji;
• szkolenia, sprzęt i przygotowanie stanowiska;
• wynagrodzenie wypłacone w czasie wdrożenia;
• czas współpracowników przeznaczony na przekazanie wiedzy i poprawianie błędów;
• ponowne koszty rekrutacji po odejściu niewłaściwej osoby.

Ile naprawdę kosztuje nieudana rekrutacja?

Aby policzyć koszt nieudanej rekrutacji, warto zsumować wydatki bezpośrednie i straty, których nie widać na fakturach. Do pierwszej grupy należą ogłoszenia, narzędzia, czas pracy osób prowadzących proces oraz koszty wdrożenia. Druga obejmuje spadek produktywności, opóźnienia, błędy, dodatkowe obciążenie zespołu i koszty utraconych korzyści.

W przypadku stanowisk wymagających szerokiej ekspertyzy dobrze zaplanowana rekrutacja stała ogranicza ryzyko powtarzania całego procesu po kilku miesiącach, ponieważ większy nacisk można położyć na weryfikację kompetencji, doświadczenia i dopasowania do zadań. Nie każdą pomyłkę da się wyeliminować, ale część błędów rekrutacyjnych wynika z pośpiechu lub zbyt powierzchownej oceny.

Dlaczego niewłaściwa osoba generuje kolejne koszty?

Zatrudnienie niewłaściwej osoby wpływa nie tylko na budżet HR. Nowy pracownik potrzebuje czasu na poznanie firmy, procedur i zakresu odpowiedzialności, dlatego przez pierwsze tygodnie jego wydajność jest niższa niż osoby, która dobrze zna dane stanowisko. Jeśli dodatkowo nie ma wymaganych kompetencji albo nie radzi sobie z powierzonymi zadaniami, część obowiązków przejmują pozostali członkowie zespołu.

Ich wydajność również może wtedy spaść, ponieważ oprócz własnych obowiązków muszą odpowiadać na pytania, poprawiać wykonane zadania albo przejmować kontakty z klientami.

Nowo zatrudniona osoba może również szybko zrezygnować, ponieważ rzeczywisty zakres obowiązków różni się od tego, co przedstawiono podczas rozmów, wynagrodzenie nie odpowiada wcześniejszym ustaleniom albo sposób pracy nie pasuje do jej oczekiwań.

Utracone korzyści są trudniejsze do zauważenia

Najtrudniej oszacować koszty utraconych korzyści. Mogą one dotyczyć sprzedaży, której pracownik nie zrealizował, projektu oddanego z opóźnieniem, błędnej decyzji albo klienta, który nie przedłużył umowy. Czasami to właśnie utracone korzyści są głównym generatorem kosztów.

Jeśli specjalista odpowiada za portfel klientów, rozwój produktu albo bezpieczeństwo systemów, jego błędy mogą wpływać na wynik całego działu. W branży IT nietrafiona rekrutacja może opóźnić wdrożenie, natomiast w sprzedaży brak odpowiedniej osoby oznacza słabsze wykorzystanie potencjału rynku. Im większa zależność pomiędzy stanowiskiem a pracą innych zespołów, tym mniej miarodajne jest sprowadzanie kosztu wyłącznie do pensji.

Dlaczego firmy zatrudniają niewłaściwe osoby?

Jedną z częstszych przyczyn jest presja na szybkie zamknięcie wakatu. Menedżer potrzebuje dodatkowej osoby, zespół przejmuje jej zadania, a przedłużający się proces zwiększa napięcie, dlatego decyzja zaczyna być oceniana przede wszystkim przez pryzmat czasu. Rekrutacja wcale nie staje się jednak tańsza tylko dlatego, że zakończono ją wcześniej.

Problemem może być również źle opisane stanowisko. Idealne profile kandydatów bywają tworzone bez uwzględnienia realiów rynku pracy, a lista wymagań rośnie szybciej niż wynagrodzenie oferowane za daną rolę. Jeżeli rynek oczekuje wyższej płacy, a pracodawca dyktuje warunki nieadekwatne do kompetencji poszukiwanej osoby, liczba dobrych aplikacji spada. Najlepsi kandydaci mogą zrezygnować jeszcze przed rozmową, szczególnie kiedy oczekiwania finansowe obu stron znacznie się różnią.

Nietrafione zatrudnienie może być też skutkiem zbyt szybkiej oceny. Dobre kompetencje techniczne nie oznaczają automatycznie dopasowania do sposobu pracy zespołu, a doświadczenie w podobnej firmie nie gwarantuje skuteczności w nowym środowisku. Proces decyzyjny powinien więc uwzględniać umiejętności, poziom samodzielności, sposób współpracy oraz motywację kandydata.

Czy sytuacja na rynku pracy zwiększa ryzyko?

Polski rynek pracy różni się w zależności od branży i poziomu stanowiska, dlatego trudno mówić o jednej sytuacji dla wszystkich pracodawców. W części sektorów firmy nadal mają problem ze znalezieniem talentów, podczas gdy w innych liczba aplikacji jest wysoka. Duża liczba zgłoszeń nie zawsze ułatwia wybór, ponieważ samo analizowanie dokumentów zajmuje czas, a wyłonienie kandydatów spełniających kluczowe wymagania nadal wymaga odpowiednio zaplanowanej selekcji.

Firmy polują na najlepszych kandydatów także wtedy, kiedy nie prowadzą pilnej rekrutacji, dlatego osoby z poszukiwanymi kompetencjami często uczestniczą w kilku procesach jednocześnie. Przedłużanie decyzji zwiększa ryzyko utraty odpowiedniego kandydata, natomiast presja na zbyt szybkie zatrudnienie może doprowadzić do wyboru niewłaściwej osoby.

Jak ograniczyć ryzyko błędów rekrutacyjnych?

Najpierw trzeba precyzyjnie określić, czego firma potrzebuje na danym stanowisku. Przed publikacją ogłoszenia warto ustalić obowiązki, wymagane kompetencje, poziom samodzielności, możliwości rozwoju kandydata oraz widełki wynagrodzenia. Rozmowy dotyczą wtedy realnej roli, a nie profilu stworzonego bez związku z codziennymi zadaniami.

Znaczenie ma także sposób oceny kandydatów. Rozmowa oparta wyłącznie na swobodnej wymianie zdań daje mniej informacji niż wcześniej przygotowane kryteria, podobne pytania zadawane wszystkim osobom i zadanie odzwierciedlające rzeczywiste obowiązki. Przy bardziej wymagających rolach firma rekrutacyjna może wesprzeć organizację w znalezieniu kandydatów, wykorzystując własne bazy danych, znajomość rynku oraz doświadczenie w docieraniu do specjalistów.

Same podwyżki nie rozwiązują każdego problemu, jednak zbyt niskie wynagrodzenie albo rozbieżność między ofertą a rzeczywistą rolą mogą prowadzić do spirali wiecznej rekrutacji. Kolejne wakaty pojawiają się wówczas nie dlatego, że na rynku brakuje osób z odpowiednimi kwalifikacjami, lecz dlatego, że firma nie usuwa przyczyny dużej rotacji.

Kiedy rekrutacja staje się inwestycją, a nie kosztem?

Dobrze przeprowadzony proces nie gwarantuje, że każda zatrudniona osoba pozostanie w firmie przez lata, ale ogranicza ryzyko decyzji podejmowanych bez wystarczających informacji. Wybór odpowiedniego kandydata oznacza szybsze osiągnięcie pełnej efektywności, mniejsze obciążenie zespołu i niższe prawdopodobieństwo ponownego uruchamiania naboru na to samo stanowisko.

Pytanie, ile kosztuje nieudana rekrutacja, nie powinno więc prowadzić wyłącznie do wyliczenia wydatków działu HR. Pełny rachunek uwzględnia czas rekrutera i menedżerów, wdrożenie, wynagrodzenie, utracone korzyści, spadek produktywności oraz kolejną rekrutację po odejściu pracownika. Dopiero takie zestawienie pokazuje, jak duże znaczenie ma trafna decyzja dla efektywności zespołu i konkurencyjności firmy.