Rekrutacja specjalisty, eksperta czy menedżera to nie tylko koszt ogłoszenia. Sprawdź, jakie wydatki generuje samodzielny proces, kiedy warto sięgnąć po headhunting i co zyskuje firma, korzystając z zewnętrznego wsparcia.

Trzy miesiące poszukiwań, dziesiątki przeanalizowanych CV, godziny rozmów i zaangażowanie kilku osób z organizacji. A na końcu? Nadal nieobsadzone stanowiska specjalistyczne, eksperckie, menedżerskie. To scenariusz, który pokazuje, że proces i koszt rekrutacji nie zawsze są tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać.

Decydując się na współpracę z agencją rekrutacyjną, firmy często w pierwszej kolejności analizują wysokość prowizji. To naturalne – jest to konkretna, łatwa do porównania pozycja w budżecie.

Znacznie rzadziej pojawia się jednak pytanie: ile faktycznie kosztuje nas przeprowadzenie takiego procesu własnymi zasobami?

Koszt zatrudnienia rekrutera, niezbędnych narzędzi, dostępów, kampanii, marketingu rekrutacyjnego, czasu menedżerów i osób zaangażowanych w proces nie zawsze jest analizowany łącznie. Tymczasem właśnie te rozproszone wydatki mogą istotnie wpływać na ostateczny koszt zatrudnienia.

A w przypadku stanowisk menedżerskich i eksperckich, kluczowych dla rozwoju biznesu, dochodzi jeszcze jeden czynnik – ryzyko, że mimo zainwestowanych środków firma nie znajdzie właściwej osoby lub po kilku miesiącach będzie musiała rozpocząć proces od nowa. To koszt nie tylko samej rekrutacji, ale również ryzyko kosztownego wakatu i konieczności ponowienia procesu.

Ile naprawdę kosztuje samodzielna rekrutacja menedżera?

Samodzielne prowadzenie procesu może wydawać się rozwiązaniem bardziej ekonomicznym, szczególnie jeśli firma posiada własny dział HR.

Jednak w przypadku trudnych rekrutacji specjalistycznych i menedżerskich warto uwzględnić nie tylko bezpośrednie wydatki, ale również zasoby potrzebne do skutecznego dotarcia do odpowiednich kandydatów.

Dla organizacji, która nie dysponuje własną infrastrukturą rekrutacyjną, przykładowa kalkulacja może wyglądać następująco:

Przykładowa kalkulacja Grupy Progres dla organizacji, która musi zbudować zaplecze rekrutacyjne na potrzeby procesu. Nie stanowi średniej rynkowej ani kosztu każdej rekrutacji wewnętrznej.

A co, jeśli proces trzeba będzie powtórzyć?

Przy założeniu dodatkowej rezerwy w wysokości 15 000–30 000 zł całkowity koszt może wzrosnąć nawet do 67 500–113 500 zł netto. Nie jest to koszt, który firma poniesie w każdym przypadku, a jedynie scenariusz, w którym proces trzeba powtórzyć.

I właśnie dlatego warto patrzeć na rekrutację nie tylko przez pryzmat pojedynczych wydatków, ale całkowitego kosztu pozyskania pracownika.

Publikacja ogłoszenia to nie to samo co dotarcie do właściwego kandydata

Jednym z największych wyzwań w rekrutacjach menedżerskich nie jest brak kandydatów jako taki. Jest nim dotarcie do osób, które posiadają odpowiednie doświadczenie i kompetencje, ale nie poszukują aktywnie nowego zatrudnienia.

To osoby, które często pracują już na podobnych stanowiskach, rozwijają swoje zespoły i realizują projekty u obecnych pracodawców.

Nie przeglądają codziennie portali pracy. Nie wysyłają CV. Nie zawsze są też otwarte na przypadkowe propozycje zawodowe.

Jak więc do nich dotrzeć?

W takich sytuacjach znaczenia nabiera direct search, czyli aktywne, bezpośrednie i spersonalizowane poszukiwanie kandydatów, oraz marketing rekrutacyjny.

Zamiast ograniczać proces do publikacji ogłoszenia, headhunter identyfikuje osoby o poszukiwanym profilu, analizuje ich doświadczenie i nawiązuje z nimi indywidualny kontakt.

W Grupie Progres direct search stanowi jeden z podstawowych elementów rekrutacji stałych, umożliwiając dotarcie również do kandydatów pasywnych.

Za co właściwie płacisz, współpracując z agencją rekrutacyjną?

Współpraca z agencją to nie tylko zakup usługi znalezienia i przedstawienia kandydatów.

To dostęp do zaplecza, którego zbudowanie i utrzymywanie wewnątrz organizacji wymaga czasu, specjalistycznych kompetencji i odpowiedniego budżetu.

W ramach współpracy z Grupą Progres realizujemy kompleksowo wszystkie kluczowe etapy z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi, kanałów i metod rekrutacyjnych, m.in. analizę potrzeb organizacji, opracowanie strategii dotarcia do kandydatów, marketing rekrutacyjny, sourcing, selekcję, przedstawienie rekomendowanych profili, koordynację spotkań oraz wsparcie na etapie ofertowania i zatrudnienia.

Dla firmy oznacza to możliwość skorzystania z gotowej infrastruktury rekrutacyjnej, narzędzi i kanałów bez konieczności budowania jej od podstaw.

Warto przy tym pamiętać, że skuteczność rekrutacji menedżerskiej nie powinna być mierzona wyłącznie liczbą przesłanych CV.

Znacznie większe znaczenie ma jakość przedstawionych kandydatur, dopasowanie kompetencji do potrzeb organizacji i możliwość dotarcia do osób, których firma nie pozyskałaby poprzez standardowe ogłoszenie.

Czas również ma swoją cenę. Jak długo firma może czekać na odpowiedniego kandydata?

Każdy dodatkowy tydzień poszukiwań oznacza konieczność utrzymania procesu rekrutacyjnego i dalszego angażowania zasobów organizacji.

W przypadku stanowisk menedżerskich przedłużający się wakat może również wpływać na podział obowiązków w zespole, realizację projektów i tempo podejmowania decyzji.

Dlatego duże znaczenie ma nie tylko skuteczność, ale także właściwa organizacja całego procesu.

W Grupie Progres pierwsze zweryfikowane profile kandydatów przedstawiane są zazwyczaj w ciągu kilku dni, a deklarowany termin ich dostarczenia wynosi do 7 dni.

Na tym jednak praca agencji się nie kończy.

Koordynacja kolejnych etapów, sprawna komunikacja z kandydatem oraz wsparcie przy negocjowaniu i składaniu oferty mogą mieć istotny wpływ na zakończenie procesu zatrudnieniem.

Nie tylko CV. Jak ograniczyć ryzyko nietrafionej decyzji rekrutacyjnej?

Zatrudnienie menedżera to decyzja, której konsekwencje wykraczają poza budżet rekrutacyjny.

Odpowiednio dobrana osoba będzie odpowiadać za realizację celów, zarządzanie zespołem i często również za rozwój określonego obszaru biznesowego.

Dlatego przy rekrutacjach specjalistycznych i menedżerskich warto sięgać po dodatkowe metody weryfikacji kompetencji.

W zależności od potrzeb proces może obejmować wywiady kompetencyjne i behawioralne, weryfikację referencji oraz odpowiednio dobrane narzędzia diagnostyczne.

Grupa Progres wykorzystuje m.in. DISC oraz certyfikowane testy Thomas International.

Istotnym wsparciem może być również analiza rynku wynagrodzeń, która pozwala jeszcze przed rozpoczęciem poszukiwań zweryfikować, czy oferta finansowa odpowiada realiom rynkowym i oczekiwaniom potencjalnych kandydatów.

Gdy rekrutacja wymaga dyskrecji

Nie każda organizacja może pozwolić sobie na publiczne informowanie o prowadzonych poszukiwaniach.

Zmiany w strukturze zarządczej, planowane zastąpienie osoby zajmującej określone stanowisko czy strategiczne decyzje dotyczące rozwoju firmy mogą wymagać zachowania poufności.

W takich przypadkach rozwiązaniem jest Executive Search lub rekrutacja ukryta, w której kontakt z kandydatami odbywa się bez publikowania standardowego ogłoszenia.

Grupa Progres prowadzi również poufne procesy na stanowiska dyrektorskie i C-level, dbając o dyskrecję i odpowiednio zaplanowaną komunikację z potencjalnymi kandydatami.

A jeśli zatrudniona osoba odejdzie? Sprawdź, co obejmuje gwarancja

Porównując koszty samodzielnej rekrutacji i współpracy z agencją, warto uwzględnić jeszcze jeden element – zabezpieczenie na wypadek konieczności ponownego przeprowadzenia procesu.

Grupa Progres oferuje gwarancję rekrutacyjną nawet do 12 miesięcy.

W przypadku odejścia zatrudnionej osoby w okresie objętym gwarancją proces może zostać ponowiony na koszt agencji, zgodnie z warunkami zawartej umowy.

Dla organizacji oznacza to przeniesienie części ryzyka związanego z ponownym poszukiwaniem pracownika na zewnętrznego partnera.

Własny HR czy agencja rekrutacyjna – co warto wziąć pod uwagę?

Nie każda rekrutacja wymaga wsparcia zewnętrznego partnera. Jeśli firma posiada rozwinięty zespół HR, niezbędne narzędzia oraz doświadczenie w prowadzeniu podobnych procesów, samodzielne poszukiwania mogą być w pełni uzasadnione.

Sytuacja wygląda inaczej, kiedy organizacja mierzy się z trudnym do obsadzenia stanowiskiem, ograniczoną dostępnością kandydatów lub potrzebą prowadzenia poufnej rekrutacji.

Wówczas agencja może uzupełnić kompetencje wewnętrznego zespołu, zapewniając dostęp do dodatkowych kanałów dotarcia i doświadczenia w prowadzeniu wymagających procesów.

Kluczowe pytanie nie brzmi więc: czy agencja jest tańsza od własnego HR?

Znacznie ważniejsze jest to, jakie zasoby firma musi zaangażować, ile może kosztować przedłużający się proces i które rozwiązanie pozwoli dotrzeć do odpowiednich kandydatów.

Zanim rozpoczniesz kolejną rekrutację, policz jej rzeczywisty koszt

Przy trudnych rekrutacjach menedżerskich cena usługi rekrutacyjnej to tylko jeden z elementów całego rachunku.

Warto uwzględnić również czas pracowników, koszt narzędzi, dostępność kandydatów, długość procesu, konsekwencje nieobsadzonego stanowiska oraz ryzyko konieczności ponowienia poszukiwań.

Zanim więc podejmiesz decyzję o samodzielnym prowadzeniu kolejnej rekrutacji, odpowiedz sobie na jedno pytanie:

Ile Twoja firma jest gotowa zainwestować w znalezienie właściwego menedżera – i ile może ją kosztować sytuacja, w której poszukiwania nie przyniosą oczekiwanego rezultatu?

Poszukujesz specjalisty, menedżera lub członka kadry zarządzającej?

Porozmawiajmy o Twoich potrzebach rekrutacyjnych. Podczas bezpłatnej konsultacji eksperci Grupy Progres pomogą przeanalizować sytuację na rynku, dostępność kandydatów oraz możliwe sposoby dotarcia do osób o poszukiwanych kompetencjach.

Sprawdź, jak możemy wesprzeć Twoją organizację w pozyskaniu odpowiednich kandydatów.

Umów bezpłatną konsultację lub napisz do nas poniżej.