Załącznik nr 1 w systemie MOS – odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania pracodawców po zmianach od 27 kwietnia 2026 r.

Załącznik nr 1 w systemie MOS – odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania pracodawców po zmianach od 27 kwietnia 2026 r.

utworzone przez | sie 7, 2026 | Artykuł, Dla Pracodawcy, Dla Pracownika, Legalizacja zatrudnienia, Prawo pracy

Załącznik nr 1 w systemie MOS – odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania pracodawców po zmianach od 27 kwietnia 2026 r.

​Stan prawny: lipiec 2026 r.

Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej są składane elektronicznie za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw, czyli systemu MOS.

Zmiana sposobu składania wniosków pobytowych wpłynęła również na obowiązki pracodawców. W przypadku postępowań dotyczących pobytu czasowego i pracy pracodawca wypełnia oraz podpisuje elektronicznie Załącznik nr 1 w którym deklaruje chęć zatrudnienia cudzoziemca oraz na jakich warunkach zostanie powierzona praca. Bez prawidłowo podpisanego załącznika cudzoziemiec nie może skutecznie wysłać wniosku.

Pytania zadawane podczas webinaru pokazują, że największe wątpliwości dotyczą obecnie reprezentacji pracodawcy, pełnomocnictw, sposobu podpisania Załącznika nr 1, okresu zatrudnienia, miejsca wykonywania pracy oraz późniejszego uzupełniania dokumentów. Wielokrotnie powtarzały się również pytania o to, gdzie należy przekazać pełnomocnictwo, kto może podpisać załącznik i jak postąpić w przypadku reprezentacji łącznej spółki.

WARTO WIEDZIEĆ

Co do zasady wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy składa cudzoziemiec do wojewody właściwego ze względu na miejsce swojego pobytu w Polsce. Organem prowadzącym postępowanie i wydającym decyzję jest Wojewoda. Poszczególne czynności w sprawie wykonuje natomiast właściwy wydział do spraw cudzoziemców działający w strukturze urzędu wojewódzkiego.

W postępowaniu o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy stroną jest cudzoziemiec. Pracodawca uczestniczy w procesie, jeżeli cudzoziemiec zamierza przebywać w Polsce przez okres dłuższy niż trzy miesiące, a deklarowanym celem pobytu jest wykonywanie pracy.

Udział pracodawcy polega przede wszystkim na przedstawieniu warunków planowanego lub kontynuowanego zatrudnienia. Pracodawca podaje między innymi informacje dotyczące stanowiska, rodzaju umowy, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy oraz miejsca wykonywania pracy.

Informacje te są przekazywane w tzw. Załączniku nr 1 do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Pracodawca nie staje się przez to stroną postępowania pobytowego, ale prawidłowe i terminowe wypełnienie załącznika ma bezpośredni wpływ na możliwość skutecznego złożenia wniosku przez cudzoziemca.

 

Jak wygląda udział pracodawcy w postępowaniu prowadzonym przez MOS?

Cudzoziemiec rozpoczyna wypełnianie wniosku po zalogowaniu się na swoje konto w systemie MOS. Podczas uzupełniania części dotyczącej celu pobytu i zatrudnienia podaje adres e-mail pracodawcy.

Na podany adres system wysyła indywidualny link prowadzący do Załącznika nr 1. Pracodawca otwiera link, wypełnia formularz oraz podpisuje go elektronicznie. Podpisanie załącznika jest warunkiem koniecznym do wysłania wniosku przez cudzoziemca.

Załącznik nr 1 może zostać podpisany:

  • podpisem zaufanym,
  • podpisem osobistym,
  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Link przesłany pracodawcy jest ważny przez 30 dni. Nie ma możliwości zapisania częściowo uzupełnionego załącznika i powrotu do niego w późniejszym terminie. Nie można również wypełnić dokumentu przez jedną osobę, zapisać go, a następnie przekazać wyłącznie do podpisu innej osobie (bez udziału rozwiązań cyfrowych, tj. wtyczki do przeglądarki). Z tego względu przed otwarciem formularza warto przygotować wszystkie dane dotyczące zatrudnienia cudzoziemca.

Po prawidłowym podpisaniu Załącznika nr 1 cudzoziemiec otrzymuje informację, że wniosek jest gotowy do złożenia. Samo podpisanie załącznika przez pracodawcę nie oznacza jednak jeszcze, że cudzoziemiec ostatecznie wysłał wniosek.

Pracodawca powinien więc pozyskać od cudzoziemca potwierdzenie złożenia wniosku, tzw. UPO, a następnie potwierdzenie złożenia wniosku wydane i generowane w MOS przez właściwy urząd wojewódzki.

 

Kto może podpisać Załącznik nr 1?

Załącznik podpisuje osoba uprawniona do działania w imieniu pracodawcy.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej dokument może podpisać przedsiębiorca albo prawidłowo umocowany pełnomocnik.

W przypadku spółki należy sprawdzić aktualny sposób reprezentacji ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeżeli każdy członek zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie, wystarczy podpis jednego członka zarządu uprawnionego do samodzielnej reprezentacji.

Jeżeli sposób reprezentacji wymaga współdziałania dwóch osób, na przykład dwóch członków zarządu albo członka zarządu i prokurenta, Załącznik nr 1 powinien zostać podpisany zgodnie z zasadą reprezentacji łącznej.

Cudzoziemiec może podać we wniosku więcej niż jeden adres e-mail pracodawcy. W przypadku reprezentacji łącznej link powinien zostać przesłany osobno do wszystkich osób, których współdziałanie jest konieczne. Każda z tych osób osobno wypełnia i podpisuje Załącznik nr 1.

Przed przekazaniem adresów e-mail cudzoziemcowi pracodawca powinien ustalić:

  1. jaki sposób reprezentacji wynika z KRS,
  2. kto faktycznie będzie podpisywał Załącznik nr 1,
  3. czy każda z tych osób ma możliwość złożenia podpisu elektronicznego,
  4. czy podane adresy e-mail są prawidłowe i aktywne.

 

Czy pracownik działu HR może podpisać Załącznik nr 1?

Pracownik działu HR, działu kadr albo inna osoba zajmująca się legalizacją zatrudnienia może podpisać Załącznik nr 1, jeżeli posiada odpowiednie pełnomocnictwo udzielone przez pracodawcę.

Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone przez osoby uprawnione do reprezentacji pracodawcy. Jeżeli w spółce obowiązuje reprezentacja łączna, również pełnomocnictwo dla pracownika HR powinno zostać podpisane zgodnie z tą zasadą.

Nie istnieje jeden obowiązujący wzór pełnomocnictwa do podpisywania Załączników nr 1. Treść dokumentu powinna jednak jasno określać zakres czynności, do których pełnomocnik jest uprawniony.

Pełnomocnictwo może obejmować w szczególności:

  • reprezentowanie pracodawcy w czynnościach związanych z zatrudnianiem cudzoziemców,
  • wypełnianie Załączników nr 1,
  • składanie oświadczeń o niekaralności podmiotu zawartych w załączniku,
  • podpisywanie Załączników nr 1 podpisem elektronicznym,
  • przekazywanie dokumentów i wyjaśnień do właściwego urzędu wojewódzkiego.

Zakres pełnomocnictwa powinien odpowiadać czynnościom, które rzeczywiście wykonuje pracownik HR. Warto wskazać wprost prawo do podpisywania Załączników nr 1 składanych w postępowaniach dotyczących zezwoleń na pobyt czasowy i pracę.

Należy jednocześnie rozróżnić pełnomocnictwo udzielone przez pracodawcę od pełnomocnictwa udzielonego przez cudzoziemca.

Pełnomocnictwo od pracodawcy pozwala działać w imieniu firmy, między innymi podpisać Załącznik nr 1. Nie oznacza automatycznie, że ta sama osoba reprezentuje cudzoziemca jako stronę postępowania pobytowego.

 

Czy pełnomocnictwo musi być notarialne?

Pełnomocnictwo do podpisania Załącznika nr 1 co do zasady nie wymaga formy aktu notarialnego.

Dokument może także zostać przygotowany jako dokument elektroniczny i podpisany właściwym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione do reprezentowania pracodawcy.

Pełnomocnictwo powinno pozwalać na jednoznaczne ustalenie:

  • kto udzielił pełnomocnictwa,
  • jaki podmiot jest reprezentowany,
  • komu udzielono pełnomocnictwa,
  • jaki jest zakres umocowania,
  • od kiedy pełnomocnictwo obowiązuje,
  • czy zostało udzielone na czas określony, czy bezterminowo.

Jeżeli pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument elektroniczny, do wniosku należy dołączyć oryginalny plik elektroniczny. Nie powinno się zastępować go wydrukiem i ponownym skanem, ponieważ w takiej sytuacji mogą zostać utracone informacje umożliwiające zweryfikowanie podpisu elektronicznego.

Jeżeli dokument został sporządzony na papierze, cudzoziemiec może dołączyć do wniosku jego czytelny skan. Organ prowadzący postępowanie może później wezwać do przedstawienia oryginału albo odpowiednio poświadczonego odpisu notarialnego.

 

Gdzie należy przekazać pełnomocnictwo?

Pracodawca nie ma obecnie możliwości dołączenia pełnomocnictwa bezpośrednio podczas wypełniania Załącznika nr 1.

Pełnomocnictwo należy przekazać cudzoziemcowi innym bezpiecznym kanałem. Cudzoziemiec dołącza je do wniosku w MOS jako dodatkowy dokument.

Jeżeli wniosek został już wysłany, pełnomocnictwo można przekazać do właściwego urzędu wojewódzkiego za pośrednictwem e-Doręczeń.

Dokument może przekazać również pracodawca. Należy wówczas podać numer postępowania oraz dane cudzoziemca, którego sprawy dotyczy dokument.

Nie należy zakładać, że pełnomocnictwo złożone wcześniej w urzędzie skarbowym, w systemie praca.gov.pl albo w innym postępowaniu zostanie automatycznie uwzględnione w sprawie pobytowej.

Dokument potwierdzający umocowanie powinien znaleźć się w aktach konkretnej sprawy, w której pełnomocnik podpisał Załącznik nr 1.

Możliwe jest przygotowanie pełnomocnictwa o szerszym zakresie, obejmującego podpisywanie załączników dotyczących wielu cudzoziemców. Kopię albo elektroniczny dokument potwierdzający umocowanie należy jednak przekazywać do każdej sprawy, w której pełnomocnik występuje w imieniu pracodawcy.

 

Jak wskazać stanowisko pracy w Załączniku nr 1?

Jednym z częściej zgłaszanych problemów jest brak możliwości wpisania nazwy stanowiska dokładnie takiej, jaką pracodawca stosuje w umowie albo wewnętrznej strukturze organizacyjnej.

Uczestnicy webinaru wskazywali, że stanowiska dostępne w klasyfikacji zawodów i specjalności nie zawsze odpowiadają nazwom obowiązującym w firmie. Pojawiały się również pytania, jak postąpić, gdy system pozwala wybrać wyłącznie kod i nazwę zawodu z gotowej listy.

W takiej sytuacji można obecnie wybrać pozycję „inne”, która umożliwia ręczne wpisanie nazwy stanowiska funkcjonującej u pracodawcy.

Przykładowo, jeżeli pracodawca stosuje własną nazwę stanowiska, nazwę anglojęzyczną albo nazwę łączącą kilka obszarów odpowiedzialności, należy:

  • wybrać z listy pozycję „inne”,
  • wpisać ręcznie nazwę stanowiska stosowaną w organizacji,
  • wskazać kod zawodu najlepiej odpowiadający rzeczywiście wykonywanym czynnościom.

Na obecną chwilę system MOS przewiduje takie rozwiązanie. Należy jednak mieć na uwadze, że sposób uzupełniania formularza może ulegać zmianom wraz z kolejnymi aktualizacjami systemu.

 

Jaki okres zatrudnienia wskazać przy umowie na czas nieokreślony?

Duża część pytań zadawanych podczas webinaru dotyczyła dat wpisywanych w Załączniku nr 1. Uczestnicy rozważali między innymi wskazanie okresu trzech lub pięciu lat oraz daty następującej po zakończeniu ważności obecnej karty pobytu.

Jeżeli cudzoziemiec jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, w formularzu należy wybrać właściwy rodzaj umowy oraz podać przewidywany okres zatrudnienia.

Zezwolenia na pobyt czasowy udziela się na okres niezbędny do realizacji celu pobytu, jednak nie dłuższy niż trzy lata. Z tego względu w Załączniku nr 1 należy wskazać okres trzech lat lub dłużej. Sam fakt zawarcia umowy na czas nieokreślony nie uzasadnia braku wskazania okresu.

 

Jak wskazać miejsce wykonywania pracy?

Jeżeli cudzoziemiec wykonuje pracę mobilnie, poza siedzibą pracodawcy i w lokalizacjach znajdujących się w różnych miejscowościach, pomoc kontekstowa MOS wskazuje, aby jako miejsce wykonywania pracy podać miejscowość, w której mieści się siedziba pracodawcy.

Inaczej należy podejść do sytuacji, w której pracownik ma kilka konkretnych i stałych miejsc wykonywania pracy, na przykład kilka zakładów, oddziałów albo obiektów tego samego pracodawcy.

Jeżeli formularz pozwala wskazać tylko jedną lokalizację, należy podać główne miejsce wykonywania pracy i dołączyć dodatkowy dokument zawierający pozostałe adresy. Informacje muszą być zgodne z treścią umowy oraz rzeczywistym sposobem organizacji pracy.

 

Co zrobić, gdy link do Załącznika nr 1 nie dotarł?

Brak linku do Załącznika nr 1 może wynikać między innymi z:

  • błędnie wpisanego adresu e-mail,
  • przepełnienia skrzynki odbiorcy,
  • zakwalifikowania wiadomości jako spam,
  • blokady po stronie zabezpieczeń firmowej poczty,
  • problemu technicznego systemu MOS.

W pierwszej kolejności należy sprawdzić poprawność adresu, folder spam oraz zabezpieczenia firmowej skrzynki pocztowej.

Problemy techniczne dotyczące działania linku albo podpisu należy zgłaszać na adres pomocy technicznej wskazany przez Urząd do Spraw Cudzoziemców: si@udsc.gov.pl.

Jeżeli przeprowadzone sprawdzenia nie przyniosą rezultatu, należy ustalić z cudzoziemcem, jaki adres e-mail pracodawcy został wpisany we wniosku. Brak wiadomości może oznaczać, że cudzoziemiec podał błędny, niepełny albo nieaktualny adres e-mail.

Podanie nieprawidłowego adresu powoduje, że pracodawca nie otrzyma linku umożliwiającego wypełnienie i podpisanie Załącznika nr 1. Na tym etapie nie ma możliwości przekierowania wygenerowanego linku na inny adres ani poprawienia adresu przez pracodawcę.

Aby pracodawca otrzymał link do Załącznika nr 1, cudzoziemiec powinien ponownie wypełnić nowy wniosek w systemie MOS i wskazać w nim prawidłowy adres e-mail osoby uprawnionej do działania w imieniu pracodawcy.

 

Czy po wysłaniu wniosku można uzupełnić dokumenty?

Po wysłaniu wniosku nie można cofnąć go ani edytować w systemie MOS.

Jeżeli cudzoziemiec nie dołączył pełnomocnictwa, potwierdzenia opłaty, dodatkowego wyjaśnienia albo innego dokumentu, nie należy automatycznie składać nowego wniosku.

Brakujące dokumenty cudzoziemiec może przekazać do właściwego urzędu wojewódzkiego za pośrednictwem e-Doręczeń. Możliwość późniejszego przekazania dokumentu nie oznacza jednak, że wszystkie braki pozostają bez wpływu na skuteczność wniosku.

Jeżeli urząd stwierdzi braki formalne, cudzoziemiec może zostać wezwany do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Brak reakcji może skutkować pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

 

Czy trzeba dołączyć cały paszport?

Do wniosku składanego w MOS należy dołączyć cyfrowe odwzorowanie wszystkich stron ważnego dokumentu podróży. Oznacza to skan albo czytelne zdjęcia całego paszportu, a nie wyłącznie strony zawierającej dane osobowe.

Dokumenty powinny być:

  • czytelne,
  • kompletne,
  • zapisane we właściwym formacie,
  • odpowiednio uporządkowane,
  • możliwe do przypisania do konkretnego dokumentu podróży.

Jeżeli po wysłaniu wniosku cudzoziemiec zauważy, że pominął część dokumentu, brakujące strony można przekazać jako uzupełnienie do właściwego urzędu wojewódzkiego.

 

Co potwierdza UPO?

Po prawidłowym wysłaniu wniosku cudzoziemiec otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli UPO.

UPO potwierdza techniczne wysłanie i odebranie wniosku przez system. Nie oznacza jeszcze, że urząd sprawdził kompletność dokumentów ani że wszystkie podane informacje są prawidłowe.

Poprawność danych i załączników jest następnie weryfikowana przez pracownika urzędu wojewódzkiego. Po pozytywnej weryfikacji cudzoziemiec może pobrać z systemu zaświadczenie o złożeniu wniosku pobytowego.

Z perspektywy pracodawcy warto pozyskać i przechowywać:

  • kopię wysłanego wniosku,
  • kopię podpisanego Załącznika nr 1,
  • UPO,
  • zaświadczenie o złożeniu wniosku, jeżeli zostało już wygenerowane,

Samo podpisanie Załącznika nr 1 nie stanowi potwierdzenia, że cudzoziemiec wysłał wniosek w terminie.

 

Co zrobić, gdy po złożeniu wniosku zmieni się pracodawca?

Jeżeli w toku postępowania zmieni się pracodawca, stanowisko albo warunki zatrudnienia, cudzoziemiec powinien poinformować o zmianie wojewodę prowadzącego postępowanie.

Ponieważ wysłanego wniosku nie można edytować w MOS, aktualne informacje i dokumenty należy przekazać poza systemem, na przykład przez e-Doręczenia.

W zależności od sytuacji konieczne może być przedłożenie:

  • pisma wyjaśniającego,
  • nowego Załącznika nr 1,
  • nowej umowy,
  • dokumentu legalizującego pracę,
  • innych dokumentów wymaganych przez urząd.

Jeżeli cudzoziemiec posiada już decyzję o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, trzeba sprawdzić jej treść. Zmiana pracodawcy, pracodawcy użytkownika albo określonych w decyzji warunków zatrudnienia może wymagać złożenia papierowego wniosku o zmianę zezwolenia. Samo zawiadomienie wojewody nie zawsze zastępuje obowiązek złożenia wniosku o zmianę decyzji.

 

Jak przygotować pracodawcę do obsługi Załączników nr 1?

Nowy sposób składania wniosków wymaga przygotowania odpowiedniej procedury wewnętrznej. Nie warto ustalać zasad działania dopiero w momencie, gdy na firmową skrzynkę wpłynie link ważny przez 30 dni.

Pracodawca powinien wcześniej określić:

  1. kto odpowiada za zebranie danych dotyczących zatrudnienia,
  2. kto sprawdza zgodność danych z umową,
  3. kto zgodnie z KRS może podpisać Załącznik nr 1,
  4. kto może działać na podstawie pełnomocnictwa,
  5. kto kontroluje dedykowaną skrzynkę e-mail,
  6. kto kontaktuje się z cudzoziemcem,
  7. kto pozyskuje UPO i potwierdzenie złożenia wniosku
  8. kto monitoruje późniejsze zmiany w warunkach zatrudnienia.

Załącznik nr 1 powinien zostać zweryfikowany z umową, planowanymi warunkami pracy oraz dokumentami legalizującymi zatrudnienie.

Błąd dotyczący stanowiska, rodzaju umowy, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, okresu zatrudnienia albo miejsca wykonywania pracy może wpłynąć na treść wydanej decyzji oraz późniejszą ocenę legalności zatrudnienia.

 

Podsumowanie

System MOS przeniósł większość czynności związanych ze składaniem wniosków pobytowych do środowiska elektronicznego. Nie zmienił jednak podstawowego podziału ról w postępowaniu.

Cudzoziemiec pozostaje stroną postępowania i odpowiada za terminowe złożenie wniosku. Wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca prowadzi postępowanie i wydaje decyzję. Pracodawca dostarcza natomiast informacje dotyczące zatrudnienia i potwierdza je poprzez elektroniczne podpisanie Załącznika nr 1.

Prawidłowa współpraca pomiędzy cudzoziemcem a pracodawcą ma obecnie szczególne znaczenie. Cudzoziemiec nie może wysłać wniosku bez reakcji pracodawcy, a pracodawca powinien otrzymać od cudzoziemca informację, czy wniosek został ostatecznie złożony.

Dlatego procedura związana z Załącznikiem nr 1 powinna zostać potraktowana jako stały element procesu zatrudniania cudzoziemców, a nie jako jednorazowa czynność wykonywana wyłącznie na potrzeby cudzoziemca w postępowaniu pobytowym.

 

Potrzebujesz pomocy przy Załączniku nr 1 lub legalizacji zatrudnienia cudzoziemców?

Procedury w systemie MOS, pełnomocnictwa i reprezentacja spółki bywają problematyczne, a błąd w Załączniku nr 1 może opóźnić uzyskanie zezwolenia na pobyt i pracę dla Twojego pracownika. Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertami Grupy Progres i skonsultuj swoją sprawę: Umów darmową konsultację

Julia Nowicka

Koordynator Usług Legalizacji Cudzoziemców

kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl
+48 6​03 980 200

Napisz do nas

Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania

    Imię i nazwisko
    Nazwa firmy
    Adres e-mail
    Numer telefonu
    w czym możemy Ci pomóc?
    form

      Zostaw swoje dane
      Skontaktujemy się z Tobą

      MOS 2.0 i karta pobytu CUKR – jak zmienia się proces legalizacji pobytu i gdzie leży odpowiedzialność pracodawcy

      MOS 2.0 i karta pobytu CUKR – jak zmienia się proces legalizacji pobytu i gdzie leży odpowiedzialność pracodawcy

      utworzone przez | kwi 21, 2026 | Artykuł, Dla Pracodawcy, Dla Pracownika, Legalizacja zatrudnienia, Prawo pracy

      MOS 2.0 i karta pobytu CUKR – jak zmienia się proces legalizacji pobytu i gdzie leży odpowiedzialność pracodawcy

      W najbliższych tygodniach wchodzi w życie zmiana, która w praktyce zmienia sposób uruchomienia procesów legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce.

      Zgodnie z komunikatami Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, od 27 kwietnia 2026 r. uruchomiony zostanie system MOS 2.0, natomiast od 4 maja 2026 r. możliwe będzie składanie wniosków o kartę pobytu CUKR dla osób korzystających z ochrony czasowej(status UKR).

      Zmiana ta nie dotyczy wyłącznie formy składania wniosków. W praktyce przebudowuje cały proces, przenosząc odpowiedzialność za jego skuteczność w dużej części na pracodawcę/uczelnie i samego cudzoziemca.

       

      Jak zmienia się logika procesu

      Dotychczas proces składania wniosków był w dużej mierze zależny od działań cudzoziemca oraz komunikacji z urzędem. Wprowadza zupełnie inny sposób organizacji procesu, w którym kluczowe znaczenie ma moment złożenia wniosku. W modelu MOS 2.0 wniosek składany jest wyłącznie elektronicznie, nie podlega edycji po wysłaniu i nie ma możliwości jego cofnięcia. Jednocześnie system nie służy do dalszego prowadzenia sprawy – nie umożliwia komunikacji z urzędem ani monitorowania jej przebiegu. Oznacza to, że etap przygotowania wniosku musi być przeprowadzony z pełną precyzją, ponieważ każdy błąd ujawnia się dopiero na etapie weryfikacji przez urząd.

       

      Rola pracodawcy – element krytyczny procesu

      Największa zmiana dotyczy jednak roli pracodawcy. W nowym modelu przestaje on być wyłącznie podmiotem dostarczającym dokumenty, a staje się aktywnym uczestnikiem procesu, od którego zależy możliwość złożenia wniosku.

      W praktyce wygląda to tak, że cudzoziemiec w trakcie wypełniania formularza wskazuje adres e-mail pracodawcy, na który system wysyła link do uzupełnienia i podpisania załącznika nr 1(niezbędny w postępowaniach zezwolenia na pobyt czasowy i pracę). Bez jego podpisania wniosek nie może zostać złożony. Co istotne, link jest aktywny przez 45 dni, a brak reakcji w tym czasie blokuje cały proces.

       

      Brak gotowości operacyjnej – główne ryzyka po stronie pracodawcy

      To rozwiązanie wprowadza zupełnie nowe ryzyka operacyjne. W wielu organizacjach podpisanie dokumentów wymaga zaangażowania konkretnych osób uprawnionych do reprezentacji organizacji(członków zarządu). Jeżeli proces wewnętrzny nie jest uporządkowany, pojawiają się opóźnienia, które bezpośrednio przekładają się na sytuację cudzoziemca. W praktyce oznacza to, że brak reakcji pracodawcy lub opóźnienie w podpisie może skutkować brakiem możliwości zalegalizowania pobytu w terminie.

      Równolegle rośnie znaczenie jakości danych zawartych w załączniku nr 1. Dokument ten musi być spójny z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia oraz pozostałą dokumentacją. Wszelkie rozbieżności mogą zostać zakwalifikowane jako niezgodność warunków pracy z dokumentem legalizacyjnym, co w konsekwencji może prowadzić do zarzutu nielegalnego zatrudnienia. W nowym modelu nie ma przestrzeni na późniejsze korekty na etapie składania wniosku, dlatego kluczowe staje się wcześniejsze przygotowanie danych i ich weryfikacja.

       

      MOS 2.0 a planowanie procesów w firmie

      Zmiana systemowa wpływa również na sposób planowania procesów w firmie. Dotychczas wiele organizacji składało wnioski tuż przed końcem ważności dokumentów pobytowych. W przypadku MOS 2.0 takie podejście przestaje być bezpieczne. Proces jest uzależniony od kilku czynników, na które pracodawca nie ma pełnej kontroli, takich jak czas weryfikacji wniosku przez urząd czy dostępność osób podpisujących dokumenty. W praktyce oznacza to konieczność przesunięcia momentu składania wniosków na wcześniejszy etap, nawet o kilka miesięcy przed upływem ważności obecnego pobytu.

       

      Karta pobytu CUKR – nowa ścieżka dla osób z PESEL UKR

      Od 4 maja 2026 r. uruchomiona zostanie możliwość składania wniosków o kartę pobytu CUKR. To rozwiązanie skierowane do osób posiadających status UKR, które mają czas do 04.03.2027 przejść na pobyt czasowy. Wniosek o to zezwolenie będzie można złożyć wyłącznie przez system MOS, a sama karta będzie wydawana na okres trzech lat.

      Aby otrzymać kartę pobytu CUKR, musisz spełnić jednocześnie wszystkie cztery poniższe warunki:

      · w dniu złożenia wniosku o wydanie karty pobytu CUKR musisz mieć aktualny PESEL UKR;

      · 4 czerwca 2025 r. miałeś aktualny PESEL UKR;

      · w dniu wydania przez wojewodę karty pobytu CUKR będziesz miał aktualny numer PESEL UKR;

      · posiadałeś status UKR nieprzerwanie przez co najmniej 365 dni.

      Dziecko urodzone w Polsce po 23 lutego 2022 r. może otrzymać kartę pobytu CUKR, jeśli spełnione zostały następujące warunki:

      · w dniu złożenia wniosku o wydanie karty pobytu CUKR dziecko musi mieć aktualny PESEL UKR;

      · w dniu wydania przez wojewodę kartę pobytu CUKR dziecko będzie musiało mieć aktualny numer PESEL UKR;

      · matka dziecka przyjechała do Polski po 23 lutego 2022 r. i posiada kartę pobytu CUKR

      Jeśli choć jeden z tych punktów nie zostanie spełniony, nie otrzymasz karty pobytu CUKR.

       

      Okres przejściowy – co powinien zrobić pracodawca już teraz

      Na szczególną uwagę zasługuje okres przejściowy związany z uruchomieniem systemu. Wnioski papierowe będą rozpatrywane wyłącznie wtedy, gdy wpłyną do urzędu przed 27 kwietnia 2026 r. Decydująca jest data wpływu, a nie nadania przesyłki, co w praktyce oznacza konieczność odpowiedniego zaplanowania działań z wyprzedzeniem. W przypadku osób, których legalny pobyt kończy się w tym okresie, zbyt późne złożenie wniosku może skutkować pozostawieniem go bez rozpoznania. Co ważne że w związku z planowanym 27 kwietnia 2026 r. uruchomieniem nowej wersji portalu MOS (Moduł Obsługi Spraw) – obecnie funkcjonująca wersja portalu MOS zostanie wyłączona 17 kwietnia 2026 r.

      Wprowadzenie MOS 2.0 pokazuje wyraźnie, że proces legalizacji przestaje być wyłącznie procedurą administracyjną. Staje się elementem zarządzania operacyjnego w firmie. Odpowiedzialność za jego skuteczność przesuwa się w stronę pracodawcy, który musi zapewnić nie tylko poprawność danych, ale również sprawność działania i odpowiednią organizację wewnętrzną. W praktyce to właśnie te elementy będą decydowały o tym, czy proces przebiegnie bezpiecznie i czy cudzoziemiec będzie mógł kontynuować pracę w Polsce bez ryzyk prawnych

      Masz pytania dotyczące MOS 2.0 lub karty pobytu CUKR?

      Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez procedurę profesjonalnie, skutecznie i bez zbędnego stresu.

      Julia Nowicka

      Koordynator Usług Legalizacji Cudzoziemców

      kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl
      +48 6​03 980 200

      Napisz do nas

      Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania

        Imię i nazwisko
        Nazwa firmy
        Adres e-mail
        Numer telefonu
        w czym możemy Ci pomóc?
        form

          Zostaw swoje dane
          Skontaktujemy się z Tobą

          Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce

          Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce

          utworzone przez | lut 24, 2026 | Artykuł, Autor Julia Nowicka, Dla Pracodawcy, Dla Pracownika, Legalizacja zatrudnienia, SG

          Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce

          Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce

          Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce oznacza posiadanie podstawy pobytu oraz dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy na określonych warunkach. Dla wielu firm kluczowe jest to, że 5 marca 2026 wchodzi w życie ustawa wygaszająca część rozwiązań specustawy ukraińskiej, co oznacza iż czas przygotować się do powrotu do bardziej formalnych procedur legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców.

          Jakie działania należy wdrożyć, aby uniknąć kar oraz ograniczeń w zatrudnianiu cudzoziemców?

           

          Koniec części uproszczeń dla obywateli Ukrainy

          Prawie 1 mln obywateli Ukrainy korzysta w Polsce z ochrony czasowej potwierdzonej numerem PESEL ze statusem UKR. Setki tysięcy osób posiadają ważne zezwolenia pobytowe, a dziesiątki tysięcy – pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE. Skala zjawiska powoduje, że zmiany legislacyjne mają bezpośredni wpływ na rynek pracy i stabilność zatrudnienia w wielu branżach.

          Prezydent podpisał ustawę wygaszającej część rozwiązań wynikających ze specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Dotychczas system opierał się na mechanizmach ochronnych oraz ustawowych przedłużeniach, które zapewniały ciągłość pobytu i pracy bez konieczności każdorazowego podejmowania formalnych działań. W praktyce wiele firm funkcjonowało w warunkach uproszczonych zasad.

          Legalny pobyt obywateli Ukrainy w ramach ochrony czasowej został przedłużony do 4 marca 2027 r.

          Od 5 marca 2026 r. firmy powinny rozpocząć realne przygotowania do powrotu na standardowe zasady, które obowiązywały przed wybuchem wojny. Ustawodawca wprost wskazuje, że obecne przedłużenie ma charakter finalny. Oznacza to, że po 4 marca 2027 r. zakończą się automatyczne przedłużenia z mocy prawa oraz szczególne ułatwienia w procesach legalizacji pobytu i pracy.

          W praktyce za rok wrócimy do klasycznego modelu, w którym:

          • nie będzie już automatycznego przedłużania ważności dokumentów,
          • każda podstawa pobytu będzie wymagała odrębnej weryfikacji i utrzymania ciągłości,
          • uproszczone mechanizmy będą stopniowo zastępowane standardowymi procedurami administracyjnymi.

          Dla pracodawców oznacza to konieczność przejścia na pełne, standardowe procedury legalizacyjne. Kluczowe będzie:

          • zapewnienie właściwego dokumentu legalizującego pracę, takiego jak oświadczenie o powierzeniu pracy albo zezwolenie na pracę,
          • bieżące monitorowanie ważności dokumentów pobytowych,
          • utrzymanie spójności pomiędzy warunkami zatrudnienia a treścią dokumentów administracyjnych,
          • wdrożenie systemowej kontroli i cyklicznego audytu statusów cudzoziemców w organizacji.

          5 marca 2026 r. należy potraktować jako formalny początek okresu przygotowawczego. To moment, w którym organizacje powinny rozpocząć porządkowanie procesów, planowanie wniosków pobytowych i analizę ryzyk, tak aby w marcu 2027 r. wejść w bardziej złożone i wymagające procedury legalizacji pracy cudzoziemców bez presji czasu i zagrożenia przerwą w legalności zatrudnienia.

          Szczególne ryzyko: wyjazdy osób z ochroną czasową

          W przypadku osób posiadających PESEL ze statusem UKR istotne jest planowanie podróży zagranicznych. Przepisy przewidują utratę uprawnień wynikających z ochrony czasowej w przypadku opuszczenia terytorium Polski na okres przekraczający 30 dni. Dotyczy to również delegacji służbowych. Każdy wyjazd dłuższy niż miesiąc powinien być zatem analizowany indywidualnie pod kątem skutków dla legalności pobytu i dalszego zatrudnienia.

           

          Kogo dotyczy legalizacja pobytu?

          Obywatele UE a obywatele państw trzecich

          Obywatele UE korzystają z prawa swobodnego przemieszczania się i mają uproszczone reguły pobytu, w tym pobyt do 3 miesięcy bez dodatkowych formalności. Inaczej wygląda sytuacja osób spoza UE: obywatele państw trzecich co do zasady muszą mieć dokument uprawniający do wjazdu i pobytu, a przy pobycie dłuższym muszą przejść procedurę legalizacji pobytu w odpowiednim trybie.

          Pobyt krótkoterminowy i pobyt w ramach ruchu bezwizowego

          Pobyt krótkoterminowy to najczęściej pobyt do 90 dni w ciągu 180 dni na terytorium państw strefy Schengen. W praktyce bywa realizowany na podstawie wizy Schengen typu C albo w ramach ruchu bezwizowego, o ile cudzoziemiec jest do tego uprawniony.

          Wiza długoterminowa i pobyt długoterminowy

          Wiza długoterminowa, czyli wiza krajowa typu D, pozwala przebywać w Polsce ponad 90 dni. Po upływie ważności wizy standardem jest złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy.

           

          Legalizacja pobytu krok po kroku

          1) Ustalenie celu pobytu i właściwej ścieżki

          Najpierw trzeba udokumentować celu pobytu. Inne dokumenty będą wymagane dla: celu wykonywania pracy, prowadzenia działalności gospodarczej, nauki (np. jednolitych studiów magisterskich), łączenia rodzin czy życia rodzinnego w związku małżeńskim z obywatelem polskim.

          Przykłady dokumentów potwierdzających cel pobytu:

          • umowa o pracę albo inny dokument potwierdzający warunki zatrudnienia w przypadku pobytu w celu wykonywania pracy,
          • zaświadczenie z uczelni o przyjęciu na studia lub kontynuowaniu nauki,
          • akt małżeństwa w sprawach rodzinnych,
          • dokumenty dotyczące członków rodziny pozostających na utrzymaniu.

          2) Przygotowanie dokumentów

          W wielu postępowaniach urząd weryfikuje:

          • ważny dokument podróży oraz tożsamość cudzoziemca,
          • miejsce pobytu cudzoziemca oraz dokumenty potwierdzające prawo do lokalu, np. umowa najmu, oświadczenie właściciela lub zameldowanie,
          • środki finansowe i pokrycie kosztów utrzymania siebie oraz osób na jego utrzymaniu, zwykle w formule regularnego dochodu wystarczającego,
          • ubezpieczenie zdrowotne: potwierdzenie ubezpieczenia w NFZ (np. dokument zgłoszeniowy z ZUS) albo prywatna polisa potwierdzająca pokrycie kosztów leczenia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

          Dokumenty w językach obcych zazwyczaj muszą być opatrzone tłumaczeniem przysięgłym.

          3) Złożenie wniosku najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu

          Wniosek składa się osobiście w odpowiednim urzędzie wojewódzkim, najpóźniej w ostatnim dniu pobytu wynikającego z dotychczasowej podstawy. Złożenie wniosku w terminie co do zasady pozwala utrzymać zgodny z prawem pobyt do czasu wydania ostatecznej decyzji.

          4) Opłaty i formalności

          MOS, czyli Moduł Obsługi Spraw, to rządowy portal uruchomiony przez Urząd do Spraw Cudzoziemców. Służy do przygotowania wniosków i pism w kreatorze, ograniczenia błędów formalnych oraz uzyskania informacji o wymaganych dokumentach; w części spraw umożliwia także przesłanie wniosku lub pisma online.

          Wniosek przygotowany w MOS powinien zostać podpisany własnoręcznie lub elektronicznie, zgodnie z wymogami danej procedury.

          Najczęściej występują dwie opłaty:

          • opłata skarbowa za udzielenie zezwolenia, której wysokość zależy od rodzaju sprawy,
          • opłata za wydanie karty pobytu.

          Po pozytywnej decyzji w sprawie udzielenia zezwolenia cudzoziemiec otrzymuje kartę pobytu. Karta pobytu potwierdza tożsamość w okresie ważności, ale do przekraczania granicy działa łącznie z ważnym dokumentem podróży.

           

          Zezwolenia pobytowe – rodzaje

          Zezwolenie na pobyt czasowy

          Zezwolenie na pobyt czasowy to najczęstsza ścieżka w przypadku pobytu w celu wykonywania pracy. Jest udzielane maksymalnie na 3 lata, a dokładny okres zależy od podstawy i złożonych dokumentów.

          Pobyt stały i pobyt długoterminowy

          Pobyt stały daje stabilniejszy status, a pobyt rezydenta długoterminowego UE jest ścieżką dla osób związanych z Polską dłużej, często z dodatkowymi wymogami (np. znajomość języka polskiego oraz stabilność dochodowa).

          Niebieska karta UE

          Dla osób pracujących w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji istnieje tryb Niebieska Karta UE. Wymaga ona potwierdzenia kwalifikacji oraz spełnienia kryteriów związanych z warunkami zatrudnienia i poziomem wynagrodzenia. W 2026 roku jest to 13355,34 brutto miesięcznie

           

          Legalizacja pracy

          Legalizacja pracy to odrębny obszar od legalizacji pobytu. Oznacza posiadanie dokumentu, który uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy w Polsce, w określonych warunkach.

          Podstawami legalizacji pracy są najczęściej:

          • oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy,
          • zezwolenie na pracę,
          • zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, czyli jedna decyzja pobytowa powiązana z konkretnym pracodawcą i warunkami zatrudnienia.

          Najważniejsza zasada dla pracodawcy: warunki pracy w dokumentach muszą być zgodne z warunkami faktycznymi. Dotyczy to w szczególności stanowiska, rodzaju umowy, wymiaru etatu oraz wynagrodzenia. Jeżeli nastąpiła zmiana tych elementów, a dokument nie został zmieniony lub uzyskany na nowo, w trakcie kontroli może zostać stwierdzone naruszenie przepisów dotyczących powierzenia pracy cudzoziemcowi.

           

          Nowa lista zawodów deficytowych

          30 stycznia 2026 r. w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowano projekt rozporządzenia w sprawie wykazu grup zawodów, w których występują niedobory kadrowe. Obejmuje on 329 zawodów i ma umożliwiać wojewodom priorytetowe traktowanie wniosków dotyczących cudzoziemców pracujących w tych profesjach.

          To może być realne ułatwienie dla firm, ale tylko wtedy, gdy dokumentacja jest przygotowana poprawnie, a warunki zatrudnienia są spójne z wnioskami i zezwoleniami.

           

          Co grozi cudzoziemcowi i firmie przy braku legalizacji pobytu?

          Brak legalizacji pobytu cudzoziemca w Polsce wywołuje konsekwencje zarówno administracyjne, jak i faktyczne – dotykające bezpośrednio samego cudzoziemca, ale również pracodawcę, który go zatrudnia.

          Jeden błąd, wiele naruszeń: kary i blokada zatrudniania cudzoziemców

          Możliwa odmowa wjazdu na terytorium Polski

          Jeżeli cudzoziemiec przebywał wcześniej w Polsce nielegalnie (np. przekroczył dopuszczalny okres pobytu bez wizy, po cofnięciu zezwolenia na pobyt lub po upływie ważności karty pobytu), informacja o tym może zostać odnotowana w systemach takich jak SIS (System Informacyjny Schengen) lub w krajowych rejestrach Straży Granicznej.

          Oznacza to, że przy kolejnej próbie wjazdu – nawet jeśli formalnie posiada wizę lub dokument podróży – funkcjonariusz Straży Granicznej może odmówić wjazdu, uznając, że cudzoziemiec nie spełnia warunków określonych w Kodeksie Granicznym Schengen (m.in. brak ważnego tytułu pobytowego, wcześniejsze naruszenia przepisów migracyjnych, zagrożenie dla porządku publicznego).

          Odmowa wjazdu skutkuje natychmiastowym zawróceniem do państwa, z którego nastąpił przylot lub do państwa pochodzenia, a jej konsekwencje mogą utrudnić przyszłe procedury wizowe.

          Decyzja o zobowiązaniu do powrotu (deportacja)

          W przypadku stwierdzenia nielegalnego pobytu wojewoda lub komendant Straży Granicznej może wydać decyzję o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu. Jest to formalna decyzja administracyjna, która określa:

          • termin dobrowolnego wyjazdu (zazwyczaj 8–30 dni),
          • państwo, do którego cudzoziemiec ma powrócić,
          • ewentualny zakaz ponownego wjazdu.

          Jeżeli cudzoziemiec nie opuści terytorium Polski w wyznaczonym terminie, decyzja może zostać wykonana przymusowo. W skrajnych przypadkach możliwe jest umieszczenie cudzoziemca w strzeżonym ośrodku lub areszcie dla cudzoziemców do czasu wykonania decyzji.

          Warto podkreślić, że decyzja powrotowa negatywnie wpływa na przyszłe postępowania legalizacyjne – organy badają historię migracyjną, a wcześniejsze naruszenia przepisów obniżają wiarygodność cudzoziemca.

          Zakaz ponownego wjazdu na terytorium kraju lub do strefy Schengen

          Zakaz wjazdu może zostać orzeczony łącznie z decyzją o zobowiązaniu do powrotu. Okres zakazu zależy od okoliczności sprawy i może wynosić od kilku miesięcy do nawet 5 lat (a w szczególnych przypadkach dłużej).

          Co istotne, zakaz może obejmować:

          • wyłącznie terytorium Polski, albo
          • cały obszar Schengen (wpis do SIS).

          Wpis do Systemu Informacyjnego Schengen ma charakter transgraniczny – oznacza, że cudzoziemiec może zostać zatrzymany lub odesłany również przez służby graniczne innych państw strefy Schengen. Skutki są więc znacznie szersze niż tylko ograniczenie wjazdu do Polski.

          Usunięcie zakazu wymaga odrębnej procedury administracyjnej i wykazania istotnych okoliczności przemawiających za jego skróceniem lub uchyleniem.

          Utrudniony dostęp do usług publicznych, w tym opieki zdrowotnej

          Nielegalny pobyt oznacza brak formalnego statusu pobytowego, co przekłada się na ograniczony dostęp do świadczeń publicznych. Może to oznaczać:

          • brak prawa do świadczeń finansowanych przez NFZ,
          • trudności w zawieraniu umów (np. najmu, usług telekomunikacyjnych),
          • brak możliwości legalnego zatrudnienia,
          • problemy z rejestracją działalności gospodarczej lub uzyskaniem numerów identyfikacyjnych.

          Przebywanie bez tytułu pobytowego uniemożliwia skuteczne dochodzenie niektórych praw – cudzoziemiec obawia się kontaktu z organami państwa, co prowadzi do faktycznej marginalizacji prawnej.

           

          Konsekwencje dla pracodawcy

          Należy wyraźnie zaznaczyć, że skutki braku legalizacji pobytu nie ograniczają się do cudzoziemca. Pracodawca zatrudniający osobę przebywającą nielegalnie naraża się na:

          • grzywnę,
          • obowiązek pokrycia kosztów związanych z wydaleniem cudzoziemca,
          • wykluczenie z postępowań o zamówienia publiczne,
          • utratę reputacji oraz wzmożone kontrole PIP i Straży Granicznej,
          • odpowiedzialność karną w przypadku uporczywego lub masowego naruszania przepisów.

          Ryzyko nielegalnego powierzenia pracy ocenia się odrębnie w odniesieniu do każdej osoby. Sankcje dla firmy mogą wynosić od 3 000 do 50 000 zł za każdego cudzoziemca, a powtarzalność naruszeń może uruchamiać dodatkowe konsekwencje administracyjne.

          Oznacza to, że nawet krótkotrwała niezgodność warunków pracy z dokumentem (np. rozszerzenie obowiązków bez aktualizacji) może skutkować kontrolą, karą finansową oraz komplikacjami w kolejnych postępowaniach pobytowych pracownika.

          Z perspektywy compliance kluczowe jest:

          • monitorowanie terminów ważności wiz i kart pobytu,
          • składanie wniosków o przedłużenie pobytu z odpowiednim wyprzedzeniem,
          • prowadzenie dokumentacji potwierdzającej legalność zatrudnienia i pobytu.

          Zaniedbania w tym obszarze generują ryzyko administracyjne, finansowe i operacyjne – zarówno dla cudzoziemca, jak i dla podmiotu zatrudniającego.

           

          Checklista dla HR – jak przygotować procesy w firmie na kontrolę i audyt?

          1. Przeprowadź audyt statusów pobytowych pracowników:
            – kto posiada numer PESEL ze statusem UKR (ochrona czasowa),
            – kto ma zezwolenie na pobyt czasowy,
            – kto posiada zezwolenie na pobyt stały,
            – kto ma status rezydenta długoterminowego UE,
            – kto przebywa i pracuje na podstawie wizy.
          2. Zweryfikuj spójność danych: stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy oraz miejsce wykonywania pracy. Każda zmiana tych warunków powinna uruchamiać procedurę oceny skutków dla legalności pracy i – w razie potrzeby – aktualizacji podstawy zatrudnienia lub dokumentu pobytowego/zezwolenia.
          3. Wyznacz terminy graniczne i przypisz odpowiedzialności (HR/przełożony/pracownik). Wniosek złożony po terminie może oznaczać przerwę w legalności pobytu lub pracy, a tym samym ryzyko dla pracodawcy.
          4. Przygotuj z wyprzedzeniem komplet wzorów i checklistę załączników, w tym m.in.: potwierdzenie ubezpieczenia oraz zaświadczenia o dochodzie. Ustal, które dokumenty wymagają tłumaczenia przysięgłego, i zorganizuj ścieżkę ich pozyskiwania oraz weryfikacji.
          5. Składaj wnioski przez MOS, a jednocześnie kontroluj wymogi proceduralne – w szczególności dotyczące osobistego złożenia dokumentów oraz właściwości miejscowej urzędu wojewódzkiego. Zapewnij spójność danych między wnioskiem, załącznikami i dokumentacją kadrową.

           

          Zalegalizuj swój pobyt w Polsce – bez chaosu, ryzyka i nerwów

          Planujesz zostać w Polsce dłużej? Chcesz legalnie pracować albo zmienić pracodawcę? Kończy Ci się wiza lub karta pobytu i nie masz pewności, czy wszystko jest w porządku z dokumentami?

          Nie musisz samodzielnie analizować przepisów ani stać w kolejkach do urzędów.
          Pomożemy Ci przejść przez cały proces – od pierwszej konsultacji aż po decyzję o udzieleniu pozwolenia na pobyt.

          Legalizacja pobytu to nie tylko złożenie formularza. To odpowiednie dopasowanie podstawy prawnej, pilnowanie terminów legalnego pobytu oraz zapewnienie, że Twoja sytuacja zawodowa i życiowa jest w pełni zgodna z przepisami obowiązującymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

          Jak działamy?

          Najpierw dokładnie analizujemy Twoją sytuację:

          • na jakiej podstawie przebywasz na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
          • czy możesz kontynuować pracę bez ryzyka przerwy w legalnym pobycie,
          • czy potrzebny jest pobyt czasowy, zmiana decyzji czy inna forma legalizacji,
          • czy dokumenty pracodawcy są zgodne z Twoim statusem.

          Dopiero potem wybieramy właściwą ścieżkę. Inaczej wygląda legalizacja pobytu w celu pracy, inaczej w celu prowadzenia działalności, a jeszcze inaczej w sytuacji, gdy celem jest pobyt rezydenta długoterminowego UE.

          Naszym zadaniem jest przygotowanie takiej strategii, która zapewni Ci stabilność i ciągłość statusu.

           

          W czym możemy Ci pomóc?

          Doradztwo w zakresie zasad pobytu w Polsce

          Wyjaśniamy, jakie masz możliwości i jakie warunki musisz spełnić, aby uzyskać legalny pobyt. Analizujemy Twoją historię migracyjną i wskazujemy rozwiązanie, które realnie zwiększa szanse na udzielenie cudzoziemcowi pozwolenia.

          Legalizacja pobytu – karta pobytu czasowego

          Jeżeli Twoim celem jest pobyt czasowy, przygotowujemy kompletną dokumentację i składamy wniosek we właściwym urzędzie wojewódzkim. Dbamy o spójność warunków zatrudnienia, wynagrodzenia, miejsca zamieszkania i ubezpieczenia.

          Po pozytywnej decyzji cudzoziemiec otrzymuje kartę pobytu, która potwierdza jego tożsamość i status pobytowy w okresie jej ważności.

          Obywatelstwo/Pobyt rezydenta długoterminowego UE

          Jeżeli przebywasz w Polsce od lat i chcesz uzyskać stabilniejszy status, sprawdzamy, czy spełniasz warunki do uzyskania pobytu rezydenta długoterminowego UE lub do rozpoczęcia procedury o obywatelstwo. Prowadzimy sprawę od analizy dokumentów po złożenie kompletnego wniosku.

          Zmiana decyzji na pobyt czasowy

          Zmiana pracodawcy, stanowiska czy warunków zatrudnienia może wymagać aktualizacji decyzji. Pomagamy dostosować dokumenty tak, aby Twoja sytuacja była zgodna z przepisami i nie naruszała warunków legalnego pobytu.

           

          Dlaczego warto działać teraz?

          Błędy w dokumentach, spóźniony wniosek czy niezgodność warunków pracy z decyzją mogą oznaczać:

          • utratę legalnego pobytu,
          • ryzyko decyzji o zobowiązaniu do powrotu,
          • komplikacje przy ponownym wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
          • problemy przy kolejnych postępowaniach o udzielenie cudzoziemcowi pozwolenia.

          Legalizacja pobytu to proces, w którym szczegóły mają znaczenie. Analizujemy nie tylko sam wniosek, ale całą Twoją sytuację prawną, aby zapewnić Ci bezpieczeństwo i stabilność na kolejne miesiące lub lata.

          Legalizacja pobytu to nie formalność – to fundament Twojej przyszłości w Polsce.
          Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez procedurę profesjonalnie, skutecznie i bez zbędnego stresu.

           

          Julia Nowicka

          Koordynator Usług Legalizacji Cudzoziemców

          kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl
          +48 6​03 980 200

          Napisz do nas

          Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania

            Imię i nazwisko
            Nazwa firmy
            Adres e-mail
            Numer telefonu
            w czym możemy Ci pomóc?
            form

              Zostaw swoje dane
              Skontaktujemy się z Tobą

              Ustawa wygaszająca pomoc dla obywateli Ukrainy — Co się zmienia od marca 2026 roku?

              Ustawa wygaszająca pomoc dla obywateli Ukrainy — Co się zmienia od marca 2026 roku?

              utworzone przez | sty 28, 2026 | Artykuł, Autor Julia Nowicka, Dla Pracodawcy, Dla Pracownika, Legalizacja zatrudnienia, SG

              Ustawa wygaszająca pomoc dla obywateli Ukrainy — Co się zmienia od marca 2026 roku?

              Ustawa wygaszająca pomoc dla obywateli Ukrainy — Co się zmienia od marca 2026 roku?

               

              Sejm przyjął ustawę – co to oznacza?

              Sejm Rzeczypospolitej Polskiej uchwalił ustawę, która wygasza rozwiązania wprowadzone ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym. Nowe przepisy mają wejść w życie 5 marca 2026 roku i wprowadzą szereg istotnych zmian zarówno dla obywateli Ukrainy przebywających w Polsce, jak i dla polskich pracodawców oraz instytucji publicznych.

               

              Etapy legislacyjne i wejście w życie

              Senat w dniu 28 stycznia 2026 r. przyjął ustawę bez poprawek, co oznacza zakończenie prac parlamentarnych. Ustawa zostanie teraz przekazana do podpisu Prezydenta RP, który ma 21 dni na jej podpisanie. Nowe regulacje co do założeń mają obowiązywać od 5 marca 2026 r.

               

              Nowa definicja pobytu – beneficjent ochrony czasowej

              Nowelizacja ustawy wprowadza nową definicję pobytu obywateli Ukrainy – od marca 2026 roku będą oni funkcjonować jako beneficjenci ochrony czasowej. Nadal możliwe będzie posługiwanie się numerem PESEL z adnotacją UKR, który będzie głównym identyfikatorem w kontaktach z administracją publiczną i pracodawcami.

               

              Dokument cyfrowy zamiast zaświadczenia – pełna digitalizacja

              Tradycyjne papierowe zaświadczenia Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców zostaną zastąpione dokumentem elektronicznym dostępnym w aplikacji mObywatel (usługa Diia.pl). Nowy dokument:

              • będzie oficjalnym potwierdzeniem statusu UKR,
              • umożliwi wielokrotne przekraczanie granicy,
              • może zostać unieważniony w przypadku zmiany statusu.

              Dla pracodawców oznacza to obowiązek bieżącej weryfikacji statusów pracowników.

              Praca obywateli Ukrainy – powiadomienia nadal aktualne

              Przepisy przejściowe przewidują, że:

              • obywatele Ukrainy z PESEL UKR mogą pracować na podstawie powiadomienia,
              • osoby z innym legalnym statusem pobytowym mogą również pracować, ale tylko przez 3-letni okres przejściowy (do marca 2029).

              Brak złożenia wymaganego powiadomienia będzie skutkować karą grzywny od 1 000 do 3 000 zł. Dotychczas złożone powiadomienia zachowują ważność.

               

              Możliwość prowadzenia działalności gospodarczej (B2B)

              Ustawa nie ogranicza możliwości prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej:

              • przedsiębiorcy zarejestrowani przed 5 marca 2026 mogą kontynuować działalność,
              • nowi beneficjenci ochrony czasowej również będą mogli zakładać firmy po tej dacie.

              To dobra wiadomość dla samozatrudnionych obywateli Ukrainy i firm współpracujących z nimi na zasadzie B2B.

               

              Obowiązek aktualizacji danych PESEL – kluczowy termin 31 sierpnia 2026

              Osoby, które uzyskały PESEL UKR bez okazania paszportu lub innego dokumentu tożsamości ze zdjęciem, muszą zaktualizować swoje dane do 31 sierpnia 2026 roku. Brak aktualizacji skutkuje:

              • utratą ochrony czasowej od 1 września 2026 r.,
              • zmianą statusu pobytowego na NUE,
              • potencjalną utratą legalnej podstawy zatrudnienia.

               

              Dłuższe terminy w postępowaniach pobytowych

              Ze względu na skalę wniosków, czas na wydanie karty pobytu CUKR zostaje wydłużony z 90 do 180 dni. Przedłużona została także ważność wiz, kart pobytu i bezwizowego pobytu – do 4 marca 2027 roku.

               

              Delegacje zagraniczne – ryzyko utraty legalności pobytu

              Uwaga dla firm: delegowanie obywatela Ukrainy z PESEL UKR poza Polskę na ponad 30 dni może skutkować utratą ochrony czasowej. Każdy wyjazd powinien być indywidualnie analizowany.

               

              Zmiany w przepisach zabezpieczających

              Uchylenie art. 42a oznacza:

              • brak możliwości uzyskania rocznego pobytu w sytuacjach wyjątkowych,
              • brak okresu przejściowego dla złożonych wniosków,
              • konieczność szukania alternatywnych ścieżek legalizacji pobytu.

               

              Wskazówki dla pracodawców – co zrobić już teraz?

              Czas do marca 2026 roku to kluczowy okres przygotowawczy. Rekomendowane działania:

              • audyt statusów pobytowych wszystkich zatrudnionych obywateli Ukrainy,
              • weryfikacja poprawności numerów PESEL UKR,
              • informowanie pracowników o konieczności aktualizacji danych,
              • zaplanowanie działań legalizacyjnych z wyprzedzeniem.

               

              Podsumowanie

              Zmiany w przepisach to ogromne wyzwanie, ale też szansa na uporządkowanie procesów związanych z legalnością zatrudnienia i pobytem obywateli Ukrainy. Warto już teraz przygotować się do nadchodzących zmian, aby uniknąć ryzyka sankcji, utraty personelu i przestojów operacyjnych.

              Julia Nowicka

              Koordynator Usług Legalizacji Cudzoziemców

              kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl
              +48 6​03 980 200

              Napisz do nas

              Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania

                Imię i nazwisko
                Nazwa firmy
                Adres e-mail
                Numer telefonu
                w czym możemy Ci pomóc?
                form

                  Zostaw swoje dane
                  Skontaktujemy się z Tobą

                  Presja czasu a ryzyko błędów w zatrudnianiu cudzoziemców – jak ich unikać?

                  Presja czasu a ryzyko błędów w zatrudnianiu cudzoziemców – jak ich unikać?

                  utworzone przez | sty 19, 2026 | Artykuł, Autor Julia Nowicka, Dla Pracodawcy, Dla Pracownika, Legalizacja zatrudnienia, SG

                  Presja czasu a ryzyko błędów w zatrudnianiu cudzoziemców – jak ich unikać?

                  ​Dlaczego presja czasu to dziś największy wróg pracodawcy i jak uniknąć błędów w zatrudnianiu cudzoziemców?

                  Początek roku 2026 to dla wielu pracodawców okres wyjątkowo intensywny.Zmiany w przepisach dotyczących cudzoziemców, zapowiedzi nowych regulacji – w szczególności w zakresie zatrudniania obywateli Ukrainy – powodują naturalny niepokój i presję, aby działać szybko. I właśnie w tym momencie pojawia się największe ryzyko. Nielegalne powierzenie wykonywania pracy bardzo rzadko wynika ze złej woli pracodawcy.

                  Najczęściej jest efektem:

                  • pośpiechu,
                  • błędnej interpretacji przepisów,
                  • braku planowania,
                  • albo przekonania, że „przecież dokument jest”.

                  Ten artykuł ma na celu przypomnieć, na co pracodawcy muszą zwracać uwagę, a zwłaszcza wtedy, gdy zmiany w przepisach wymagają szybkich decyzji.

                  Nielegalne powierzenie pracy – co to naprawdę oznacza?

                  Za nielegalne powierzenie pracy uznaje się każdą sytuację, gdy cudzoziemiec:

                  • pracuje bez dokumentu legalizującego pracę,
                  • nastąpiła zmiana warunków w trakcie zatrudnienia niż wskazane w dokumencie (stanowisko, etat, umowa, wynagrodzenie),
                  • rozpoczął pracę przed uzyskaniem wymaganego dokumentu,
                  • kontynuuje pracę po wygaśnięciu dokumentu lub bez aktualizacji przy zmianach.

                  Kluczowa zasada:

                  Dokument legalizujący pracę musi być zgodny 1:1 z rzeczywistym wykonywaniem pracy.

                  Konsekwencje nielegalnego powierzenia wykonywania pracy

                  Dlaczego to jest jedna z najpoważniejszych sankcji dla pracodawcy?

                  Nielegalne powierzenie wykonywania pracy to jedno z najpoważniejszych naruszeń, z jakimi może spotkać się pracodawca i nie sprowadza się wyłącznie do „braku dokumentu”, lecz bardzo często do pracy wykonywanej na innych warunkach niż wskazane w decyzji, oświadczeniu czy powiadomieniu. Konsekwencją takiego naruszenia może być kara grzywny sięgająca nawet 50 000 zł za każdego cudzoziemca, przy czym od niedawna w ramach jednej kontroli każda osoba traktowana jest jako odrębne naruszenie. Co szczególnie istotne, dwukrotne ukaranie pracodawcy w ciągu dwóch lat skutkuje faktyczną blokadą zatrudniania nowych cudzoziemców, ponieważ firma traci możliwość uzyskiwania kolejnych oświadczeń i zezwoleń na pracę. W praktyce oznacza to nie tylko wysokie koszty finansowe, lecz także stopniową utratę pracowników i realne zagrożenie dla ciągłości działalności, dlatego do legalizacji zatrudnienia cudzoziemców należy podchodzić z wyprzedzeniem i bez presji czasu.

                  Jak uniknąć błędów w zatrudnianiu cudzoziemców? – podpowiadamy:

                  Mit „wolnego dostępu do rynku pracy” obywateli Ukrainy

                  Często spotykane (i błędne) przekonanie: „Obywatele Ukrainy mają wolny dostęp do rynku pracy, więc można ich zatrudniać bez formalności”. Właśnie dlatego zatrudnienie obywateli Ukrainy jest często źródłem problemów.

                  Jak jest naprawdę?

                  Do 4 marca 2026 r. zatrudnienie obywateli Ukrainy:

                  • odbywa się na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy,
                  • które pracodawca składa w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy.

                  Powiadomienie:

                  • określa konkretne warunki pracy,
                  • każda zmiana warunków (stanowisko, etat, wynagrodzenie, umowa) – wymaga złożenia nowego powiadomienia w ciągu 7 dni.

                  Przykład:

                  Pracownik z Ukrainy został zatrudniony na pełen etat jako magazynier. Po miesiącu w związku ze spadkiem na produkcji zaczyna pracować na 1/2 etatu – bez nowego powiadomienia. W czasie kontroli uznano, że praca była wykonywana niezgodnie z warunkami powiadomienia.
                  Efekt: kara za nielegalne powierzenie pracy – mimo że dokument „był”.

                  Dokument, który w 2026 r. stanie się kluczowy – Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy

                  Oświadczenie to obecnie najbardziej newralgiczny dokument z punktu widzenia pracodawców. Dotyczy obywateli Ukrainy, Białorusi, Armenii i Mołdawii – i wszystko wskazuje na to, że od wiosny 2026 r. zakres jego stosowania wobec obywateli Ukrainy znacząco wzrośnie.

                  Zasady?

                  • musi być pozyskany przed zatrudnieniem,
                  • zawiera sztywne warunki pracy,
                  • wymaga braku zaległości w ZUS i US.
                  • każda zmiana oznacza konieczność uzyskania nowego oświadczenia,
                  • procedura trwa od 7 do 30 dni, kosztuje 400 zł  i wymaga spełnienia ważnego warunku po stronie pracodawcy – wysłania skanu umowy do urzędu pracy przed powierzeniem pracy.

                  Przykład:
                  Firma zatrudniła cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy na stanowisku operator wózka widłowego. Umowa została podpisana obustronnie, a jej skan przesłano do urzędu pracy przed rozpoczęciem pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po dwóch miesiącach pracownik bardzo dobrze się sprawdził i zapadła decyzja o jego awansie na stanowisko brygadzisty.

                  Decyzja o zmianie stanowiska została podjęta 30 stycznia, a nowy zakres obowiązków miał obowiązywać od 1 lutego. Firma złożyła wniosek o nowe oświadczenie, jednak dokument został wydany dopiero od 5 lutego, a dopiero tego dnia przesłano również do urzędu skan nowej umowy. W efekcie w okresie od 1 do 4 lutego cudzoziemiec wykonywał pracę na stanowisku brygadzisty bez ważnego oświadczenia na te warunki, co podczas kontroli zostało zakwalifikowane jako nielegalne powierzenie wykonywania pracy, mimo że różnica wyniosła zaledwie kilka dni.

                  Kontrola uznała pracę za nielegalną. Dodatkowo firma, która wcześniej miała już jedno naruszenie, straciła możliwość zatrudniać cudzoziemców na okres 2 lat!

                  Dokument, który nie wybacza pośpiechu – Zezwolenie na pracę

                  Zezwolenie na pracę to pełna procedura administracyjna. Czas oczekiwania realnie wynosi dziś 3–5 miesięcy.

                  Zasady?

                  • musi być pozyskany przed zatrudnieniem,
                  • zawiera sztywne warunki pracy,
                  • wymaga weryfikacji sytuacji finansowej pracodawcy oraz braku zaległości w ZUS i US.
                  • każda zmiana oznacza konieczność uzyskania nowego zezwolenia na pracę,

                  Przykład:
                  Firma zatrudniła cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę na stanowisku „operator maszyn”. Po dwóch miesiącach, wewnętrzną decyzją, zmieniono mu zakres obowiązków i nazwę stanowiska. Zmiana nie została zgłoszona, nowe zezwolenie nie zostało uzyskane.
                  W czasie kontroli uznano, że praca była wykonywana na innych warunkach niż wskazane w decyzji.

                  „Ma kartę” nie znaczy „może pracować wszędzie” – Jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (karta pobytu)

                  Karty pobytu wydawane na podstawie pracy są ściśle powiązane z warunkami zatrudnienia – albo w samej decyzji, albo w Załączniku nr 1.

                  Cudzoziemiec posiadał ważną kartę pobytu wydaną na firmę A. Firma B uznała, że skoro karta jest ważna, można rozpocząć współpracę. W praktyce była to praca wykonywana bez tytułu uprawniającego do pobytu, tak jak pobyt jest ścisłe związany z warunkami pracy wskazanymi w decyzji pobytowe.  Zatrudnienie zostało uznane za nielegalne.

                  Ważne:
                  Przy kartach pobytu kluczowe jest sprawdzenie na jakiej podstawie prawnej oraz na jakie warunki wydana decyzja!

                  Co może zrobić pracodawca już dziś?

                  • sprawdzić, na jakiej podstawie pracują obecni cudzoziemcy,
                  • zweryfikować, czy warunki pracy są zgodne z dokumentami,
                  • zaplanować z wyprzedzeniem zatrudnienie obywateli Ukrainy bez PESEL UKR(ochrona czasowa),
                  • przygotować się organizacyjnie na zwiększoną liczbę oświadczeń.

                  Jeżeli pojawia się myśl: „A może u nas też coś jest nie tak?” — to najlepszy moment, aby to sprawdzić, zanim zrobi to kontrola.

                  Audyt legalności zatrudnienia lub wsparcie w zaplanowaniu procedur pozwalają uniknąć błędów, których później nie da się naprawić.

                   

                   

                  Julia Nowicka

                  Koordynator Usług Legalizacji Cudzoziemców

                  kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl
                  +48 6​03 980 200

                  Napisz do nas

                  Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania

                    Imię i nazwisko
                    Nazwa firmy
                    Adres e-mail
                    Numer telefonu
                    w czym możemy Ci pomóc?
                    form

                      Zostaw swoje dane
                      Skontaktujemy się z Tobą

                      Nowe rozporządzenia od 1 grudnia 2025 r. – kolejny etap reformy rynku pracy cudzoziemców w Polsce

                      Nowe rozporządzenia od 1 grudnia 2025 r. – kolejny etap reformy rynku pracy cudzoziemców w Polsce

                      utworzone przez | gru 1, 2025 | Artykuł, Autor Julia Nowicka, Dla Pracodawcy, Dla Pracownika, Legalizacja zatrudnienia, SG

                      Nowe rozporządzenia od 1 grudnia 2025 r. – kolejny etap reformy rynku pracy cudzoziemców w Polsce

                      Z dniem 1 grudnia 2025 r. wchodzą w życie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które stanowią kolejny etap wdrażania nowej ustawy o dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

                      Poniżej przedstawiamy szczegółowy przegląd najważniejszych nowych regulacji wraz z omówieniem wpływu na pracodawców i rynek pracy.

                       

                       

                      1. Rozporządzenie ws. wysokości opłat za zezwolenia i oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1622)

                      Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

                      Czterokrotny wzrost kosztu opłat urzędowych za wnioski!

                      • Oświadczenia o powierzeniu pracy – opłata zwiększona do 400 zł
                      • Zezwolenie na pracę dla polskiego podmiotu – opłata zwiększona do 400 zł
                      • Zezwolenia na pracę sezonową – opłata 100 zł
                      • Uwaga! Zezwolenie na pracę w przypadku delegowania do Polski – aż do 800 zł

                       

                       

                      2. Rozporządzenie ws. przypadków pracy bez zezwolenia lub oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1620)

                      Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

                      To rozporządzenie porządkuje katalog wyjątków i określa, kiedy cudzoziemiec może legalnie pracować bez zezwolenia lub oświadczenia:

                      • doprecyzowano i uporządkowano wcześniejsze wyjątki,
                      • dodano nowe kategorie uprawnionych, m.in.:
                        • studentów stacjonarnych określonych uczelni,
                        • absolwentów polskich szkół i uczelni,
                        • osoby posiadające szczególny status pobytowy,
                        • pracowników instytucji publicznych.

                      Szczególne znaczenie dla studentów:

                      Od 1 grudnia 2025 r. prawo do pracy bez zezwolenia przysługuje studentom studiów stacjonarnych, ale tylko w uczelniach:

                      • zatwierdzonych przez Ministra Spraw Wewnętrznych, lub
                      • niepodlegających obowiązkowi zatwierdzenia i wobec których nie wydano decyzji o zakazie przyjmowania cudzoziemców.

                      Okres przejściowy: od 1 grudnia 2025 r. do 30 czerwca 2026 r. przepis ten stosuje się także do studentów uczelni niepublicznych i publicznych zawodowych, które jeszcze nie spełniają wymogów zatwierdzenia.

                      Na co zwrócić uwagę:

                       

                      3. Rozporządzenie ws. państw objętych procedurą oświadczeń (Dz.U. 2025 poz. 1617)

                      Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

                      To rozporządzenie szczególnie uderza w firmy zatrudniające obywateli Gruzji, którzy dotychczas korzystali z najprostszej ścieżki składania oświadczeń.  

                      Najważniejsze zmiany:

                      • Gruzini zostali usunięci z procedury oświadczeń – od 1.12.2025 r. nie można już składać oświadczeń o powierzeniu pracy obywatelom Gruzji,
                      • oświadczenia zarejestrowane wcześniej pozostają ważne do końca okresu ich obowiązywania,
                      • brak możliwości uzyskania wpisu wielosezonowego dla obywateli Gruzji,
                      • postępowania wszczęte przed 1.12.2025 r. będą rozpatrywane na starych zasadach.

                      Na co zwrócić uwagę:

                      • Pracodawcy zatrudniający Gruzinów muszą przejść na ścieżkę zezwoleń na pracę (typ A) lub zezwoleń sezonowych.
                      • Warto zaplanować procesy legalizacji z wyprzedzeniem, by uniknąć przerw w zatrudnieniu.

                       

                       

                      4. Rozporządzenie ws. dokumentów dołączanych do wniosku o zezwolenie na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. 2025 poz. 1629)

                      Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

                      Wprowadza nowy katalog załączników, które pracodawca musi dołączyć do:

                      • wniosku o zezwolenie na pracę  oraz zezwolenie na pracę sezonową
                      • oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,

                      Co wprowadza to rozporządzenie?

                      1) Obowiązkowe oświadczenia pracodawcy:

                      • Oświadczenie o wysokości wynagrodzenia – Pracodawca potwierdza, że wynagrodzenie podane we wniosku ➡ nie jest niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
                      • Oświadczenie o posiadaniu środków finansowych – Pracodawca oświadcza, że posiada środki lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wobec cudzoziemca.
                      • Oświadczenie o wiedzy dot. karalności cudzoziemca – Pracodawca oświadcza, czy cudzoziemiec był karany za przestępstwa z art. 270–275 Kodeksu karnego (m.in. fałsz dokumentów, poświadczenie nieprawdy, wyłudzenie poświadczenia nieprawdy).

                      2) Nowe wymagania dla Agencji Pracy Tymczasowej:

                      • dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika – potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;

                       

                       

                      5. Rozporządzenie MSWiA z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy (Dz.U. 2025 poz. 1647)

                      Wejście w życie: 1 grudnia 2025 r.

                      Rozporządzenie to uzupełnia reformę rynku pracy cudzoziemców, wprowadzając nowe wzory formularzy i załączników do wniosków o pobyt czasowy.

                      Najważniejsze zmiany:

                      • nowy formularz wniosku,
                      • nowy zestaw załączników,
                      • zmniejszona liczba zdjęć – z 4 do 2.

                      Na co zwrócić uwagę:

                      • Od 1 grudnia 2025 r. urzędy nie będą przyjmować starych formularzy i załączników.
                      • Nawet jeśli cudzoziemiec złoży wniosek 1 grudnia z załącznikiem podpisanym 28 listopada, zostanie on odrzucony jako niezgodny z aktualnym wzorem.
                      • Pracodawcy i pełnomocnicy powinni niezwłocznie zaktualizować swoje szablony dokumentów, by uniknąć odmów.

                       

                       

                      Wnioski dla pracodawców

                      Z czym zderzą się pracodawcy po 1 grudnia?

                      • Większa formalizacja i biurokracja – nowe oświadczenia, nowe dokumenty, nowe weryfikacje.
                      • Znaczny wzrost kosztów – czterokrotny wzrost opłat za oświadczenia.
                      • Koniec taniej i szybkiej ścieżki dla ob. Gruzji.
                      • Ryzyko nielegalnego zatrudnienia studentów, jeśli uczelnia nie spełnia warunków.
                      • Konieczność analizy każdego przypadku pod kątem wyłączeń od obowiązku posiadania zezwolenia.

                      Rekomendacje

                      • Dokonać aktualizacji planów budżetowych – uwzględniając wzrost kosztów administracyjnych, w szczególności nową wysokość opłat za rejestrację oświadczeń i wniosków o zezwolenie na pracę.
                      • Przeprowadzić audyt statusów pobytowych zatrudnionych cudzoziemców, ze szczególnym uwzględnieniem obywateli Gruzji oraz studentów uczelni wyższych, w celu zapewnienia zgodności zatrudnienia z nowymi przepisami obowiązującymi od dnia 1 grudnia 2025 r.
                      • Zweryfikować status uczelni wyższych, których studenci wykonują pracę w ramach zatrudnienia, ze szczególnym uwzględnieniem uczelni niepublicznych i publicznych zawodowych objętych okresem przejściowym do dnia 30 czerwca 2026 r.
                      • Zapewnić odpowiednią komunikację wewnętrzną pomiędzy działami HR, kadr i operacyjnymi, w celu prawidłowego wdrożenia nowych procedur oraz uniknięcia błędów formalnych w procesach legalizacji pracy cudzoziemców

                      Wymaga to nie tylko znajomości przepisów, ale aktywnych działań organizacyjnych – od wdrożeń systemowych, przez szkolenia zespołów HR, po audyty i przegląd statusów pobytowych.

                      Jeśli potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu audytu dokumentacji cudzoziemców lub chcesz przygotować swoje działy HR do nowych obowiązków – zapraszamy do kontaktu. Pomogę przełożyć zmiany w przepisach na konkretne rozwiązania organizacyjne.

                       

                       

                       

                      Julia Nowicka

                      Koordynator Usług Legalizacji Cudzoziemców

                      kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl
                      +48 6​03 980 200

                      Napisz do nas

                      Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania

                        Imię i nazwisko
                        Nazwa firmy
                        Adres e-mail
                        Numer telefonu
                        w czym możemy Ci pomóc?
                        form

                          Zostaw swoje dane
                          Skontaktujemy się z Tobą