Zatrudniasz obywateli Ukrainy?
Sprawdź, co zrobić, gdy nie złożyłeś powiadomienia o zatrudnieniu!
Jeśli jako pracodawca znalazłeś się w sytuacji, w której obywatel Ukrainy dostarczył Ci z opóźnieniem udzieloną po zatrudnieniu decyzję o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę ( z adnotacją wykazującą art. 22), co uniemożliwiło Ci złożenie wymaganego powiadomienia w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji cudzoziemcowi – istnieje konkretny sposób postępowania, który zminimalizuje ryzyko negatywnych konsekwencji.
Poniżej krok po kroku wyjaśniamy, jak należy postąpić w takiej sytuacji:
Zrozumienie obowiązujących przepisów
- Pierwotny obowiązek złożenia powiadomienie o zatrudnieniu ob. Ukrainy pojawia się w momencie zatrudnienia legalnie przebywającego ob. Ukrainy zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy. Pracodawcy zobowiązani są do powiadomienia właściwego powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy.
- Kolejny obowiązek złożenia powiadomienia o zatrudnieniu ob. Ukrainy w terminie pojawia się zgodnie z w art. 22 ust. 1c ww. ustawy gdy zostaje udzielona ob. Ukrainy decyzja na pobyt czasowy i pracę, a bieg 14-dniowego terminu na dokonanie powiadomienia rozpoczyna się w dniu doręczenia obywatelowi Ukrainy decyzji o udzieleniu mu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.
Powiadomienie to należy złożyć za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego na stronie praca.gov.pl
Jakie informacje należy zawrzeć w powiadomieniu?
W powiadomieniu należy podać dane pracodawcy, dane osobowe obywatela Ukrainy zatrudnionego na podstawie decyzji o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę, a także informacje dotyczące warunków zatrudnienia, takie jak: rodzaj umowy, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia oraz okres, na który zostało zawarte zatrudnienie.
Pamiętaj, że dotyczą Cię wszystkie obowiązki związane z zatrudnieniem, czyli:
- wynagrodzenie wypłacane cudzoziemcowi nie może być niższe niż płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa;
- musisz zawrzeć z obywatelem Ukrainy umowę pisemną, która uwzględnia warunki zawarte w powiadomieniu złożonym do urzędu pracy;
- zanim podpiszesz umowę z cudzoziemcem, przedstaw mu tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały;
- zgłoś pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez niego pracy.
Przypadek niezłożenia powiadomienia w wyznaczonym terminie
Zgodnie z ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy, pracodawca ma obowiązek powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w terminie 14 dni od dnia doręczenia obywatelowi Ukrainy decyzji z adnotacją art. 22 ww. ustawy o udzieleniu mu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.
Co jednak należy zrobić, gdy z różnych przyczyn ten obowiązek nie został spełniony w ustalonym czasie?
Jeśli, jak często w praktyce się zdarza, obywatel Ukrainy dostarczył pracodawcy decyzję zawierającą zezwolenie na pobyt czasowy i pracę z opóźnieniem uniemożliwiającym złożenie powiadomienia w terminie 14-dni od dnia doręczenia decyzji cudzoziemcowi, ważne jest, aby pracodawca działał niezwłocznie w celu naprawienia tej sytuacji.
Zgodnie z interpretacją Departamentu Legalności Zatrudnienia Głównego Inspektoratu Pracy, w takim przypadku pracodawca powinien dokonać zgłoszenia niezwłocznie po stwierdzeniu opóźnienia, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym obywatel Ukrainy dostarczył decyzję o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę. Działanie takie jest wyrazem dobrej woli pracodawcy i próbą naprawienia zaistniałej sytuacji.
Wyjaśnienie sytuacji i przygotowanie dokumentacji
Ważne, aby zebrać i przygotować wszelkie dokumenty potwierdzające datę, kiedy faktycznie dostarczył decyzję obywatel Ukrainy. Mogą to być na przykład: kopia decyzji z widoczną datą otrzymania, korespondencja e-mailowa, która potwierdza kiedy dostarczono dokumenty, lub inne materiały, które mogą służyć jako dowód w tej sprawie.
W przypadku jakichkolwiek kontroli lub pytań ze strony organów państwowych (np. Inspekcji Pracy), najważniejsze, aby wyjaśnić sytuację i przedstawić zgromadzoną dokumentację. Podstawą jest, aby wykazać, dlaczego powiadomienie zostało złożone po terminie, a także udowodnić, że zrobione zostało to niezwłocznie po otrzymaniu decyzji.
Możliwe konsekwencje opóźnienia
Departament Legalności Zatrudnienia Głównego Inspektoratu Pracy wskazuje, że jeśli obywatelowi Ukrainy, pracującemu u danego pracodawcy, udzielono zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, z zastrzeżeniem wymogu powiadomienia odpowiednich organów, a pracodawca nie dopełnił tego obowiązku w wyznaczonym terminie, może to nie skutkować automatycznymi sankcjami. Warunkiem uniknięcia zarzutu jest fakt, że pracownik:
- Wykonywał pracę zgodnie z warunkami określonymi w pierwotnym powiadomieniu pracodawcy,
- Nie doświadczył zmiany w wymiarze czasu pracy ani w wysokości wynagrodzenia,
- Pozostał na tym samym stanowisku pracy.
a pracodawca podejmie działania naprawcze.
Dodatkowo, pewne kategorie cudzoziemców korzystają ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Do takich przypadków należą między innymi: studenci studiów stacjonarnych w Polsce, absolwenci polskich szkół ponadgimnazjalnych lub uczelni wyższych oraz osoby posiadające Kartę Polaka.
Zapobieganie przyszłym opóźnieniom
Aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości, pracodawcy powinni wdrożyć procedury wewnętrzne zapewniające śledzenie i przestrzeganie terminów związanych z powiadamianiem o zatrudnieniu obywateli Ukrainy. Może to obejmować utworzenie harmonogramu przypomnień lub systemu monitorowania, który pomoże w terminowym składaniu wymaganych dokumentów.
Ważne jest, aby pracodawcy rozumieli potencjalne ryzyko i działali zgodnie z obowiązującym prawem, aby uniknąć możliwych sankcji w przyszłości.
Link do źródła https://www.pip.gov.pl/ua/dla-sluzb-bhp/yurydychni-porady/obywatele-ukrainy
Potrzebujesz wsparcia w zakresie legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z pomocy ekspertów kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl
Uwaga! Stan prawny obowiązywał do 30.06.2024. Obowiązujące przepisy od 01.07.2024 znajdziesz tutaj https://grupaprogres.pl/jak-radzic-sobie-z-trudnymi-sytuacjami-zwiazanymi-z-zatrudnieniem-obywateli-ukrainy-po-1-lipca-2024/
Julia Nowicka
Koordynator Usług Legalizacji Cudzoziemców
julia.nowicka@grupaprogres.pl
+48 603 980 200
przeczytaj więcej moich wpisów >>>
Napisz do nas
Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania
Więcej wpisów
Outsourcing procesów HR: dlaczego warto?
Outsourcing procesów HR: kiedy i dlaczego warto skorzystać? Realne korzyści, przykłady zastosowania i liczby, które potwierdzają wzrost popularności outsourcingu HR.
Zarządzanie różnorodnością w organizacji: wyzwania i korzyści
Zarządzanie różnorodnością w firmie: praktyczne wskazówki, realne korzyści i sprawdzone strategie wdrażania. Sprawdź, jak budować efektywne, różnorodne zespoły i dlaczego warto to robić.
Jak skutecznie rozwijać liderów wewnątrz zespołu?
Poznaj sprawdzone sposoby na rozwijanie liderów w organizacji. Zobacz, jak odkrywać talenty, kiedy organizować szkolenia i czym jest kultura przywództwa. Praktyczne wskazówki dla HR i menedżerów.