Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy wprowadziła szereg zmian dotyczących legalizacji pobytu i zatrudnienia obywateli Ukrainy, a także ich małżonków nieposiadających obywatelstwa ukraińskiego, o ile przybyli oni na terytorium RP w związku z działaniami wojennymi.

To szczególne rozwiązanie dotyczy także pozostałych Ukraińców przebywających w Polsce, którzy przyjechali do Polski przed wybuchem wojny (np. na podstawie wizy, zezwolenia na pobyt, zezwolenia jednolitego na pobyt i pracę, w ruchu bezwizowym).

Otóż w celu ułatwienia legalizacji pracy cudzoziemców zostało zatwierdzone powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy, dzięki któremu wszyscy obywatele Ukrainy są uprawnieni do wykonywania pracy pod warunkiem, że pracodawca powierzy im pracę na postawie powiadomienia, które należy złożyć elektronicznie poprzez stronę praca.gov.pl.

Kiedy powstaje obowiązek złożenia powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy?

1. Zawarcie z cudzoziemcem umowy

Jak mówi ustawa, pierwszą przesłanką złożenia powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy jest zawarcie z cudzoziemcem umowy.

Powiadomienie należy złożyć do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy lub miejsce zamieszkania, w terminie 14 dni od podjęcia pracy przez cudzoziemca.

Praca powinna być powierzana w wymiarze czasu pracy nie niższym niż wskazany w powiadomieniu lub liczbie godzin nie mniejszej niż wskazana w powiadomieniu oraz za wynagrodzeniem nie niższym niż ustalone według stawki określonej w powiadomieniu, proporcjonalnie zwiększonym w przypadku podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy.

2. Niedopełnienie obowiązku złożenia powiadomienia w ustalonym terminie/błąd w powiadomieniu

W przypadku niedopilnowania tego terminu nie ma możliwości złożenia powiadomienia z datą wstecz, jak również nie ma możliwości dokonania korekty w przypadku błędów w dokumencie, ponieważ system blokuje możliwość wybrania daty wcześniejszej niż 14 dni.

Nazwa stanowiska, kod zawodu, wysokość wynagrodzenia, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy są informacjami bardzo istotnymi z punktu widzenia legalizacji zatrudnienia i jeżeli doszło do pomyłki w tych rubrykach – takie powiadomienie wiąże się z nielegalnym powierzeniem pracy, ponieważ dane w powiadomieniu są rozbieżne ze stanem faktycznym.

W takich przypadkach konieczne jest ponowne powierzenie pracy temu cudzoziemcowi i nawiązanie nowej umowy, od której liczony jest nowy okres (14 dni) przewidziany na złożenie powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy.

3. Obniżenie wysokości wynagrodzenia/wymiaru czasu pracy

Stanowisko urzędów pracy jest w tej kwestii jednoznaczne: nowe powiadomienie na aktualne dane należy złożyć również w przypadku obniżenia wysokości wynagrodzenia, liczby godzin pracy lub wymiaru czasu pracy.

4. Zawarcie kolejnej umowy lub aneksu do umowy przy zmianie stanowiska/obniżenia wysokości wynagrodzenia lub czasu pracy

Zmiana stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy, wymiaru czasu pracy, zmiana wysokości wynagrodzenia lub czasu pracy wymaga złożenia nowego powiadomienia. Dotyczy to również aneksów do umowy, jeżeli ulegają zmianie integralne dane w umowie z cudzoziemcem.

5. Przerwa w zawarciu kolejnej umowy z cudzoziemcem

Zgodnie z obecnymi przepisami nie ma konieczności wysyłania nowego powiadomienia przy założeniu, że jest to kontynuacja umowy o pracę (bez żadnego dnia przerwy) oraz stanowisko i warunki zatrudnienia pozostają bez zmian. Jednak taka zasada działa pod warunkiem, że kolejne umowy były zawierane bezpośrednio jedna po drugiej. Przerwy pomiędzy kolejnymi umowami skutkują koniecznością złożenia nowego powiadomienia, do każdej z tych umów, nawet w przypadku przerwy w zatrudnieniu, która wynosi jeden dzień.

6. Otrzymanie przez cudzoziemca decyzji w trakcie zatrudnienia

Bieg 14-dniowego terminu na dokonanie powiadomienia rozpoczyna się również w dniu doręczenia obywatelowi Ukrainy decyzji o udzieleniu mu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w trakcie zatrudnienia.

Chodzi tutaj o zezwolenie na pobyt czasowy, wydane na podstawie art. 22, zgodnie z którym jest wymagane, aby podmiot powierzający wykonywanie pracy obywatelowi Ukrainy powiadomił w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy właściwy powiatowy urząd pracy, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego: praca.gov.pl, o powierzeniu wykonywania pracy temu obywatelowi.

7. Wygaśnięcie dokumentu legalizującego pracę przy ważnej podstawie pobytu, jeśli umowa nadal obowiązuje

Pracodawca może powierzyć wykonywanie pracy na podstawie powiadomienia obywatelom Ukrainy, którzy przyjechali do Polski po wybuchu wojny, jak również przebywającym tutaj do 23 lutego 2022 roku.

Do czasu wprowadzenia powiadomienia jako instrumentu legalizującego pracę, osoby z Ukrainy pracowały na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy lub zezwolenia na pracę. Takie dokumenty, w odróżnieniu od powiadomienia, mają termin ważności, który już powoli zaczyna wygasać.

Nasuwa się zatem istotne pytanie: Jak postąpić z obywatelem Ukrainy, który ma legalny pobyt, a także umowę o pracę/zlecenia, natomiast jego dokument legalizujący pracę wkrótce będzie nieważny? Powiadomienia nie można złożyć bez podpisania umowy/aneksu, cudzoziemiec także nie otrzymał decyzji, więc zgodnie z ustawą nie ma przesłanki do złożenia powiadomienia.

W takim przypadku chcemy podzielić się z Wami cennymi wskazówkami, zdobytymi na webinarze zorganizowanym przez Urząd Pracy m.st. Warszawy wspólnie z Okręgowym Inspektoratem Pracy w Warszawie oraz Mazowieckim Urzędem Wojewódzkim.

• Otóż pierwszym możliwym rozwiązaniem w takiej sytuacji jest ponowne powierzenie pracy obywatelowi Ukrainy i złożenie powiadomienia w ustawowym terminie. Żeby zalegalizować pracę cudzoziemca zgodnie z obecnymi przepisami należy rozwiązać umowę i podpisać nową, co zainicjuje złożenie powiadomienia.

Natomiast dla pracodawcy, jak również pracownika, takie rozwiązanie nie zawsze jest wygodne z różnych powodów. Jeżeli pracodawca nie chce rozwiązywać umowy, może skorzystać z drugiej metody.

• W celu legalizacji pracy obywateli Ukrainy, którzy przebywali w Polsce do 23 lutego 2022, nadal można uzyskiwać oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy. To oznacza, że zanim oświadczenie lub zezwolenie, na podstawie którego obywatel Ukrainy pracuje, utraci ważność, pracodawca musi uzyskać oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Ważne jest to, aby nie było przerwy pomiędzy aktualnym dokumentem legalizującym pracę a nowym, żeby zapewnić kontynuację zatrudnienia.

W powyższym przypadku nie ma obowiązku rozwiązania dotychczasowej umowy, a praca obywatela Ukrainy będzie legalna. Dopiero kiedy np. umowa o pracę takiego cudzoziemca wygaśnie, pracodawca może złożyć powiadomienie.

Takie rozwiązanie jest tymczasowe (oświadczenie można uzyskać na maksymalnie 24 miesiące) i wiąże się z uiszczeniem opłaty skarbowej za wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń w wysokości 100 złotych, natomiast pozwoli pominąć niektóre aspekty kadrowe.

Podsumowanie

Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy jest ważnym krokiem, choć wymaga jeszcze dopracowania. Biorąc pod uwagę ciągłe zmiany w przepisach oraz różnice w wytycznych organów, najlepiej składać powiadomienie do każdej umowy podpisanej z cudzoziemcem w celu zapewnienia legalności pracy. Powiadomienie o powierzeniu pracy jest darmowe, natomiast konsekwencje dla pracodawcy są duże.

Zachęcamy do bieżącego monitorowania przepisów i przestrzegania wymaganego na złożenie powiadomienia czasu.

Jako eksperci z usług legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce, już od ponad 20 lat wspieramy naszych Klientów w pozyskaniu wszystkich niezbędnych dokumentów. Jeżeli masz pytania lub chcesz skorzystać z naszej profesjonalnej pomocy, zapraszamy do odwiedzenia naszej strony internetowej:

https://legalnodopolshi.com/

oraz bloga, gdzie wyświetlamy aktualne informacje w świecie legalizacji cudzoziemców, HR i prawa pracy:

https://grupaprogres.pl/blog/

Więcej wpisów