​Stan prawny: lipiec 2026 r.

Od 27 kwietnia 2026 r. wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały oraz pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej są składane elektronicznie za pośrednictwem Modułu Obsługi Spraw, czyli systemu MOS.

Zmiana sposobu składania wniosków pobytowych wpłynęła również na obowiązki pracodawców. W przypadku postępowań dotyczących pobytu czasowego i pracy pracodawca wypełnia oraz podpisuje elektronicznie Załącznik nr 1 w którym deklaruje chęć zatrudnienia cudzoziemca oraz na jakich warunkach zostanie powierzona praca. Bez prawidłowo podpisanego załącznika cudzoziemiec nie może skutecznie wysłać wniosku.

Pytania zadawane podczas webinaru pokazują, że największe wątpliwości dotyczą obecnie reprezentacji pracodawcy, pełnomocnictw, sposobu podpisania Załącznika nr 1, okresu zatrudnienia, miejsca wykonywania pracy oraz późniejszego uzupełniania dokumentów. Wielokrotnie powtarzały się również pytania o to, gdzie należy przekazać pełnomocnictwo, kto może podpisać załącznik i jak postąpić w przypadku reprezentacji łącznej spółki.

WARTO WIEDZIEĆ

Co do zasady wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy składa cudzoziemiec do wojewody właściwego ze względu na miejsce swojego pobytu w Polsce. Organem prowadzącym postępowanie i wydającym decyzję jest Wojewoda. Poszczególne czynności w sprawie wykonuje natomiast właściwy wydział do spraw cudzoziemców działający w strukturze urzędu wojewódzkiego.

W postępowaniu o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy stroną jest cudzoziemiec. Pracodawca uczestniczy w procesie, jeżeli cudzoziemiec zamierza przebywać w Polsce przez okres dłuższy niż trzy miesiące, a deklarowanym celem pobytu jest wykonywanie pracy.

Udział pracodawcy polega przede wszystkim na przedstawieniu warunków planowanego lub kontynuowanego zatrudnienia. Pracodawca podaje między innymi informacje dotyczące stanowiska, rodzaju umowy, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy oraz miejsca wykonywania pracy.

Informacje te są przekazywane w tzw. Załączniku nr 1 do wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Pracodawca nie staje się przez to stroną postępowania pobytowego, ale prawidłowe i terminowe wypełnienie załącznika ma bezpośredni wpływ na możliwość skutecznego złożenia wniosku przez cudzoziemca.

 

Jak wygląda udział pracodawcy w postępowaniu prowadzonym przez MOS?

Cudzoziemiec rozpoczyna wypełnianie wniosku po zalogowaniu się na swoje konto w systemie MOS. Podczas uzupełniania części dotyczącej celu pobytu i zatrudnienia podaje adres e-mail pracodawcy.

Na podany adres system wysyła indywidualny link prowadzący do Załącznika nr 1. Pracodawca otwiera link, wypełnia formularz oraz podpisuje go elektronicznie. Podpisanie załącznika jest warunkiem koniecznym do wysłania wniosku przez cudzoziemca.

Załącznik nr 1 może zostać podpisany:

• podpisem zaufanym,
• podpisem osobistym,
• kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Link przesłany pracodawcy jest ważny przez 30 dni. Nie ma możliwości zapisania częściowo uzupełnionego załącznika i powrotu do niego w późniejszym terminie. Nie można również wypełnić dokumentu przez jedną osobę, zapisać go, a następnie przekazać wyłącznie do podpisu innej osobie (bez udziału rozwiązań cyfrowych, tj. wtyczki do przeglądarki). Z tego względu przed otwarciem formularza warto przygotować wszystkie dane dotyczące zatrudnienia cudzoziemca.

Po prawidłowym podpisaniu Załącznika nr 1 cudzoziemiec otrzymuje informację, że wniosek jest gotowy do złożenia. Samo podpisanie załącznika przez pracodawcę nie oznacza jednak jeszcze, że cudzoziemiec ostatecznie wysłał wniosek.

Pracodawca powinien więc pozyskać od cudzoziemca potwierdzenie złożenia wniosku, tzw. UPO, a następnie potwierdzenie złożenia wniosku wydane i generowane w MOS przez właściwy urząd wojewódzki.

 

Kto może podpisać Załącznik nr 1?

Załącznik podpisuje osoba uprawniona do działania w imieniu pracodawcy.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej dokument może podpisać przedsiębiorca albo prawidłowo umocowany pełnomocnik.

W przypadku spółki należy sprawdzić aktualny sposób reprezentacji ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jeżeli każdy członek zarządu może reprezentować spółkę samodzielnie, wystarczy podpis jednego członka zarządu uprawnionego do samodzielnej reprezentacji.

Jeżeli sposób reprezentacji wymaga współdziałania dwóch osób, na przykład dwóch członków zarządu albo członka zarządu i prokurenta, Załącznik nr 1 powinien zostać podpisany zgodnie z zasadą reprezentacji łącznej.

Cudzoziemiec może podać we wniosku więcej niż jeden adres e-mail pracodawcy. W przypadku reprezentacji łącznej link powinien zostać przesłany osobno do wszystkich osób, których współdziałanie jest konieczne. Każda z tych osób osobno wypełnia i podpisuje Załącznik nr 1.

Przed przekazaniem adresów e-mail cudzoziemcowi pracodawca powinien ustalić:

1. jaki sposób reprezentacji wynika z KRS,
2. kto faktycznie będzie podpisywał Załącznik nr 1,
3. czy każda z tych osób ma możliwość złożenia podpisu elektronicznego,
4. czy podane adresy e-mail są prawidłowe i aktywne.

 

Czy pracownik działu HR może podpisać Załącznik nr 1?

Pracownik działu HR, działu kadr albo inna osoba zajmująca się legalizacją zatrudnienia może podpisać Załącznik nr 1, jeżeli posiada odpowiednie pełnomocnictwo udzielone przez pracodawcę.

Pełnomocnictwo powinno zostać udzielone przez osoby uprawnione do reprezentacji pracodawcy. Jeżeli w spółce obowiązuje reprezentacja łączna, również pełnomocnictwo dla pracownika HR powinno zostać podpisane zgodnie z tą zasadą.

Nie istnieje jeden obowiązujący wzór pełnomocnictwa do podpisywania Załączników nr 1. Treść dokumentu powinna jednak jasno określać zakres czynności, do których pełnomocnik jest uprawniony.

Pełnomocnictwo może obejmować w szczególności:

• reprezentowanie pracodawcy w czynnościach związanych z zatrudnianiem cudzoziemców,
• wypełnianie Załączników nr 1,
• składanie oświadczeń o niekaralności podmiotu zawartych w załączniku,
• podpisywanie Załączników nr 1 podpisem elektronicznym,
• przekazywanie dokumentów i wyjaśnień do właściwego urzędu wojewódzkiego.

Zakres pełnomocnictwa powinien odpowiadać czynnościom, które rzeczywiście wykonuje pracownik HR. Warto wskazać wprost prawo do podpisywania Załączników nr 1 składanych w postępowaniach dotyczących zezwoleń na pobyt czasowy i pracę.

Należy jednocześnie rozróżnić pełnomocnictwo udzielone przez pracodawcę od pełnomocnictwa udzielonego przez cudzoziemca.

Pełnomocnictwo od pracodawcy pozwala działać w imieniu firmy, między innymi podpisać Załącznik nr 1. Nie oznacza automatycznie, że ta sama osoba reprezentuje cudzoziemca jako stronę postępowania pobytowego.

 

Czy pełnomocnictwo musi być notarialne?

Pełnomocnictwo do podpisania Załącznika nr 1 co do zasady nie wymaga formy aktu notarialnego.

Dokument może także zostać przygotowany jako dokument elektroniczny i podpisany właściwym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione do reprezentowania pracodawcy.

Pełnomocnictwo powinno pozwalać na jednoznaczne ustalenie:

• kto udzielił pełnomocnictwa,
• jaki podmiot jest reprezentowany,
• komu udzielono pełnomocnictwa,
• jaki jest zakres umocowania,
• od kiedy pełnomocnictwo obowiązuje,
• czy zostało udzielone na czas określony, czy bezterminowo.

Jeżeli pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument elektroniczny, do wniosku należy dołączyć oryginalny plik elektroniczny. Nie powinno się zastępować go wydrukiem i ponownym skanem, ponieważ w takiej sytuacji mogą zostać utracone informacje umożliwiające zweryfikowanie podpisu elektronicznego.

Jeżeli dokument został sporządzony na papierze, cudzoziemiec może dołączyć do wniosku jego czytelny skan. Organ prowadzący postępowanie może później wezwać do przedstawienia oryginału albo odpowiednio poświadczonego odpisu notarialnego.

 

Gdzie należy przekazać pełnomocnictwo?

Pracodawca nie ma obecnie możliwości dołączenia pełnomocnictwa bezpośrednio podczas wypełniania Załącznika nr 1.

Pełnomocnictwo należy przekazać cudzoziemcowi innym bezpiecznym kanałem. Cudzoziemiec dołącza je do wniosku w MOS jako dodatkowy dokument.

Jeżeli wniosek został już wysłany, pełnomocnictwo można przekazać do właściwego urzędu wojewódzkiego za pośrednictwem e-Doręczeń.

Dokument może przekazać również pracodawca. Należy wówczas podać numer postępowania oraz dane cudzoziemca, którego sprawy dotyczy dokument.

Nie należy zakładać, że pełnomocnictwo złożone wcześniej w urzędzie skarbowym, w systemie praca.gov.pl albo w innym postępowaniu zostanie automatycznie uwzględnione w sprawie pobytowej.

Dokument potwierdzający umocowanie powinien znaleźć się w aktach konkretnej sprawy, w której pełnomocnik podpisał Załącznik nr 1.

Możliwe jest przygotowanie pełnomocnictwa o szerszym zakresie, obejmującego podpisywanie załączników dotyczących wielu cudzoziemców. Kopię albo elektroniczny dokument potwierdzający umocowanie należy jednak przekazywać do każdej sprawy, w której pełnomocnik występuje w imieniu pracodawcy.

 

Jak wskazać stanowisko pracy w Załączniku nr 1?

Jednym z częściej zgłaszanych problemów jest brak możliwości wpisania nazwy stanowiska dokładnie takiej, jaką pracodawca stosuje w umowie albo wewnętrznej strukturze organizacyjnej.

Uczestnicy webinaru wskazywali, że stanowiska dostępne w klasyfikacji zawodów i specjalności nie zawsze odpowiadają nazwom obowiązującym w firmie. Pojawiały się również pytania, jak postąpić, gdy system pozwala wybrać wyłącznie kod i nazwę zawodu z gotowej listy.

W takiej sytuacji można obecnie wybrać pozycję „inne”, która umożliwia ręczne wpisanie nazwy stanowiska funkcjonującej u pracodawcy.

Przykładowo, jeżeli pracodawca stosuje własną nazwę stanowiska, nazwę anglojęzyczną albo nazwę łączącą kilka obszarów odpowiedzialności, należy:

• wybrać z listy pozycję „inne”,
• wpisać ręcznie nazwę stanowiska stosowaną w organizacji,
• wskazać kod zawodu najlepiej odpowiadający rzeczywiście wykonywanym czynnościom.

Na obecną chwilę system MOS przewiduje takie rozwiązanie. Należy jednak mieć na uwadze, że sposób uzupełniania formularza może ulegać zmianom wraz z kolejnymi aktualizacjami systemu.

 

Jaki okres zatrudnienia wskazać przy umowie na czas nieokreślony?

Duża część pytań zadawanych podczas webinaru dotyczyła dat wpisywanych w Załączniku nr 1. Uczestnicy rozważali między innymi wskazanie okresu trzech lub pięciu lat oraz daty następującej po zakończeniu ważności obecnej karty pobytu.

Jeżeli cudzoziemiec jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, w formularzu należy wybrać właściwy rodzaj umowy oraz podać przewidywany okres zatrudnienia.

Zezwolenia na pobyt czasowy udziela się na okres niezbędny do realizacji celu pobytu, jednak nie dłuższy niż trzy lata. Z tego względu w Załączniku nr 1 należy wskazać okres trzech lat lub dłużej. Sam fakt zawarcia umowy na czas nieokreślony nie uzasadnia braku wskazania okresu.

 

Jak wskazać miejsce wykonywania pracy?

Jeżeli cudzoziemiec wykonuje pracę mobilnie, poza siedzibą pracodawcy i w lokalizacjach znajdujących się w różnych miejscowościach, pomoc kontekstowa MOS wskazuje, aby jako miejsce wykonywania pracy podać miejscowość, w której mieści się siedziba pracodawcy.

Inaczej należy podejść do sytuacji, w której pracownik ma kilka konkretnych i stałych miejsc wykonywania pracy, na przykład kilka zakładów, oddziałów albo obiektów tego samego pracodawcy.

Jeżeli formularz pozwala wskazać tylko jedną lokalizację, należy podać główne miejsce wykonywania pracy i dołączyć dodatkowy dokument zawierający pozostałe adresy. Informacje muszą być zgodne z treścią umowy oraz rzeczywistym sposobem organizacji pracy.

 

Co zrobić, gdy link do Załącznika nr 1 nie dotarł?

Brak linku do Załącznika nr 1 może wynikać między innymi z:

• błędnie wpisanego adresu e-mail,
• przepełnienia skrzynki odbiorcy,
• zakwalifikowania wiadomości jako spam,
• blokady po stronie zabezpieczeń firmowej poczty,
• problemu technicznego systemu MOS.

W pierwszej kolejności należy sprawdzić poprawność adresu, folder spam oraz zabezpieczenia firmowej skrzynki pocztowej.

Problemy techniczne dotyczące działania linku albo podpisu należy zgłaszać na adres pomocy technicznej wskazany przez Urząd do Spraw Cudzoziemców: si@udsc.gov.pl.

Jeżeli przeprowadzone sprawdzenia nie przyniosą rezultatu, należy ustalić z cudzoziemcem, jaki adres e-mail pracodawcy został wpisany we wniosku. Brak wiadomości może oznaczać, że cudzoziemiec podał błędny, niepełny albo nieaktualny adres e-mail.

Podanie nieprawidłowego adresu powoduje, że pracodawca nie otrzyma linku umożliwiającego wypełnienie i podpisanie Załącznika nr 1. Na tym etapie nie ma możliwości przekierowania wygenerowanego linku na inny adres ani poprawienia adresu przez pracodawcę.

Aby pracodawca otrzymał link do Załącznika nr 1, cudzoziemiec powinien ponownie wypełnić nowy wniosek w systemie MOS i wskazać w nim prawidłowy adres e-mail osoby uprawnionej do działania w imieniu pracodawcy.

 

Czy po wysłaniu wniosku można uzupełnić dokumenty?

Po wysłaniu wniosku nie można cofnąć go ani edytować w systemie MOS.

Jeżeli cudzoziemiec nie dołączył pełnomocnictwa, potwierdzenia opłaty, dodatkowego wyjaśnienia albo innego dokumentu, nie należy automatycznie składać nowego wniosku.

Brakujące dokumenty cudzoziemiec może przekazać do właściwego urzędu wojewódzkiego za pośrednictwem e-Doręczeń. Możliwość późniejszego przekazania dokumentu nie oznacza jednak, że wszystkie braki pozostają bez wpływu na skuteczność wniosku.

Jeżeli urząd stwierdzi braki formalne, cudzoziemiec może zostać wezwany do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Brak reakcji może skutkować pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

 

Czy trzeba dołączyć cały paszport?

Do wniosku składanego w MOS należy dołączyć cyfrowe odwzorowanie wszystkich stron ważnego dokumentu podróży. Oznacza to skan albo czytelne zdjęcia całego paszportu, a nie wyłącznie strony zawierającej dane osobowe.

Dokumenty powinny być:

• czytelne,
• kompletne,
• zapisane we właściwym formacie,
• odpowiednio uporządkowane,
• możliwe do przypisania do konkretnego dokumentu podróży.

Jeżeli po wysłaniu wniosku cudzoziemiec zauważy, że pominął część dokumentu, brakujące strony można przekazać jako uzupełnienie do właściwego urzędu wojewódzkiego.

 

Co potwierdza UPO?

Po prawidłowym wysłaniu wniosku cudzoziemiec otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli UPO.

UPO potwierdza techniczne wysłanie i odebranie wniosku przez system. Nie oznacza jeszcze, że urząd sprawdził kompletność dokumentów ani że wszystkie podane informacje są prawidłowe.

Poprawność danych i załączników jest następnie weryfikowana przez pracownika urzędu wojewódzkiego. Po pozytywnej weryfikacji cudzoziemiec może pobrać z systemu zaświadczenie o złożeniu wniosku pobytowego.

Z perspektywy pracodawcy warto pozyskać i przechowywać:

• kopię wysłanego wniosku,
• kopię podpisanego Załącznika nr 1,
• UPO,
• zaświadczenie o złożeniu wniosku, jeżeli zostało już wygenerowane,

Samo podpisanie Załącznika nr 1 nie stanowi potwierdzenia, że cudzoziemiec wysłał wniosek w terminie.

 

Co zrobić, gdy po złożeniu wniosku zmieni się pracodawca?

Jeżeli w toku postępowania zmieni się pracodawca, stanowisko albo warunki zatrudnienia, cudzoziemiec powinien poinformować o zmianie wojewodę prowadzącego postępowanie.

Ponieważ wysłanego wniosku nie można edytować w MOS, aktualne informacje i dokumenty należy przekazać poza systemem, na przykład przez e-Doręczenia.

W zależności od sytuacji konieczne może być przedłożenie:

• pisma wyjaśniającego,
• nowego Załącznika nr 1,
• nowej umowy,
• dokumentu legalizującego pracę,
• innych dokumentów wymaganych przez urząd.

Jeżeli cudzoziemiec posiada już decyzję o udzieleniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, trzeba sprawdzić jej treść. Zmiana pracodawcy, pracodawcy użytkownika albo określonych w decyzji warunków zatrudnienia może wymagać złożenia papierowego wniosku o zmianę zezwolenia. Samo zawiadomienie wojewody nie zawsze zastępuje obowiązek złożenia wniosku o zmianę decyzji.

 

Jak przygotować pracodawcę do obsługi Załączników nr 1?

Nowy sposób składania wniosków wymaga przygotowania odpowiedniej procedury wewnętrznej. Nie warto ustalać zasad działania dopiero w momencie, gdy na firmową skrzynkę wpłynie link ważny przez 30 dni.

Pracodawca powinien wcześniej określić:

1. kto odpowiada za zebranie danych dotyczących zatrudnienia,
2. kto sprawdza zgodność danych z umową,
3. kto zgodnie z KRS może podpisać Załącznik nr 1,
4. kto może działać na podstawie pełnomocnictwa,
5. kto kontroluje dedykowaną skrzynkę e-mail,
6. kto kontaktuje się z cudzoziemcem,
7. kto pozyskuje UPO i potwierdzenie złożenia wniosku
8. kto monitoruje późniejsze zmiany w warunkach zatrudnienia.

Załącznik nr 1 powinien zostać zweryfikowany z umową, planowanymi warunkami pracy oraz dokumentami legalizującymi zatrudnienie.

Błąd dotyczący stanowiska, rodzaju umowy, wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, okresu zatrudnienia albo miejsca wykonywania pracy może wpłynąć na treść wydanej decyzji oraz późniejszą ocenę legalności zatrudnienia.

 

Podsumowanie

System MOS przeniósł większość czynności związanych ze składaniem wniosków pobytowych do środowiska elektronicznego. Nie zmienił jednak podstawowego podziału ról w postępowaniu.

Cudzoziemiec pozostaje stroną postępowania i odpowiada za terminowe złożenie wniosku. Wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu cudzoziemca prowadzi postępowanie i wydaje decyzję. Pracodawca dostarcza natomiast informacje dotyczące zatrudnienia i potwierdza je poprzez elektroniczne podpisanie Załącznika nr 1.

Prawidłowa współpraca pomiędzy cudzoziemcem a pracodawcą ma obecnie szczególne znaczenie. Cudzoziemiec nie może wysłać wniosku bez reakcji pracodawcy, a pracodawca powinien otrzymać od cudzoziemca informację, czy wniosek został ostatecznie złożony.

Dlatego procedura związana z Załącznikiem nr 1 powinna zostać potraktowana jako stały element procesu zatrudniania cudzoziemców, a nie jako jednorazowa czynność wykonywana wyłącznie na potrzeby cudzoziemca w postępowaniu pobytowym.

 

Potrzebujesz pomocy przy Załączniku nr 1 lub legalizacji zatrudnienia cudzoziemców?

Procedury w systemie MOS, pełnomocnictwa i reprezentacja spółki bywają problematyczne, a błąd w Załączniku nr 1 może opóźnić uzyskanie zezwolenia na pobyt i pracę dla Twojego pracownika. Umów się na bezpłatną konsultację z ekspertami Grupy Progres i skonsultuj swoją sprawę: Umów darmową konsultację

W najbliższych tygodniach wchodzi w życie zmiana, która w praktyce zmienia sposób uruchomienia procesów legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce.

Zgodnie z komunikatami Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, od 27 kwietnia 2026 r. uruchomiony zostanie system MOS 2.0, natomiast od 4 maja 2026 r. możliwe będzie składanie wniosków o kartę pobytu CUKR dla osób korzystających z ochrony czasowej(status UKR).

Zmiana ta nie dotyczy wyłącznie formy składania wniosków. W praktyce przebudowuje cały proces, przenosząc odpowiedzialność za jego skuteczność w dużej części na pracodawcę/uczelnie i samego cudzoziemca.

 

Jak zmienia się logika procesu

Dotychczas proces składania wniosków był w dużej mierze zależny od działań cudzoziemca oraz komunikacji z urzędem. Wprowadza zupełnie inny sposób organizacji procesu, w którym kluczowe znaczenie ma moment złożenia wniosku. W modelu MOS 2.0 wniosek składany jest wyłącznie elektronicznie, nie podlega edycji po wysłaniu i nie ma możliwości jego cofnięcia. Jednocześnie system nie służy do dalszego prowadzenia sprawy – nie umożliwia komunikacji z urzędem ani monitorowania jej przebiegu. Oznacza to, że etap przygotowania wniosku musi być przeprowadzony z pełną precyzją, ponieważ każdy błąd ujawnia się dopiero na etapie weryfikacji przez urząd.

 

Rola pracodawcy – element krytyczny procesu

Największa zmiana dotyczy jednak roli pracodawcy. W nowym modelu przestaje on być wyłącznie podmiotem dostarczającym dokumenty, a staje się aktywnym uczestnikiem procesu, od którego zależy możliwość złożenia wniosku.

W praktyce wygląda to tak, że cudzoziemiec w trakcie wypełniania formularza wskazuje adres e-mail pracodawcy, na który system wysyła link do uzupełnienia i podpisania załącznika nr 1(niezbędny w postępowaniach zezwolenia na pobyt czasowy i pracę). Bez jego podpisania wniosek nie może zostać złożony. Co istotne, link jest aktywny przez 45 dni, a brak reakcji w tym czasie blokuje cały proces.

 

Brak gotowości operacyjnej – główne ryzyka po stronie pracodawcy

To rozwiązanie wprowadza zupełnie nowe ryzyka operacyjne. W wielu organizacjach podpisanie dokumentów wymaga zaangażowania konkretnych osób uprawnionych do reprezentacji organizacji(członków zarządu). Jeżeli proces wewnętrzny nie jest uporządkowany, pojawiają się opóźnienia, które bezpośrednio przekładają się na sytuację cudzoziemca. W praktyce oznacza to, że brak reakcji pracodawcy lub opóźnienie w podpisie może skutkować brakiem możliwości zalegalizowania pobytu w terminie.

Równolegle rośnie znaczenie jakości danych zawartych w załączniku nr 1. Dokument ten musi być spójny z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia oraz pozostałą dokumentacją. Wszelkie rozbieżności mogą zostać zakwalifikowane jako niezgodność warunków pracy z dokumentem legalizacyjnym, co w konsekwencji może prowadzić do zarzutu nielegalnego zatrudnienia. W nowym modelu nie ma przestrzeni na późniejsze korekty na etapie składania wniosku, dlatego kluczowe staje się wcześniejsze przygotowanie danych i ich weryfikacja.

 

MOS 2.0 a planowanie procesów w firmie

Zmiana systemowa wpływa również na sposób planowania procesów w firmie. Dotychczas wiele organizacji składało wnioski tuż przed końcem ważności dokumentów pobytowych. W przypadku MOS 2.0 takie podejście przestaje być bezpieczne. Proces jest uzależniony od kilku czynników, na które pracodawca nie ma pełnej kontroli, takich jak czas weryfikacji wniosku przez urząd czy dostępność osób podpisujących dokumenty. W praktyce oznacza to konieczność przesunięcia momentu składania wniosków na wcześniejszy etap, nawet o kilka miesięcy przed upływem ważności obecnego pobytu.

 

Karta pobytu CUKR – nowa ścieżka dla osób z PESEL UKR

Od 4 maja 2026 r. uruchomiona zostanie możliwość składania wniosków o kartę pobytu CUKR. To rozwiązanie skierowane do osób posiadających status UKR, które mają czas do 04.03.2027 przejść na pobyt czasowy. Wniosek o to zezwolenie będzie można złożyć wyłącznie przez system MOS, a sama karta będzie wydawana na okres trzech lat.

Aby otrzymać kartę pobytu CUKR, musisz spełnić jednocześnie wszystkie cztery poniższe warunki:

· w dniu złożenia wniosku o wydanie karty pobytu CUKR musisz mieć aktualny PESEL UKR;

· 4 czerwca 2025 r. miałeś aktualny PESEL UKR;

· w dniu wydania przez wojewodę karty pobytu CUKR będziesz miał aktualny numer PESEL UKR;

· posiadałeś status UKR nieprzerwanie przez co najmniej 365 dni.

Dziecko urodzone w Polsce po 23 lutego 2022 r. może otrzymać kartę pobytu CUKR, jeśli spełnione zostały następujące warunki:

· w dniu złożenia wniosku o wydanie karty pobytu CUKR dziecko musi mieć aktualny PESEL UKR;

· w dniu wydania przez wojewodę kartę pobytu CUKR dziecko będzie musiało mieć aktualny numer PESEL UKR;

· matka dziecka przyjechała do Polski po 23 lutego 2022 r. i posiada kartę pobytu CUKR

Jeśli choć jeden z tych punktów nie zostanie spełniony, nie otrzymasz karty pobytu CUKR.

 

Okres przejściowy – co powinien zrobić pracodawca już teraz

Na szczególną uwagę zasługuje okres przejściowy związany z uruchomieniem systemu. Wnioski papierowe będą rozpatrywane wyłącznie wtedy, gdy wpłyną do urzędu przed 27 kwietnia 2026 r. Decydująca jest data wpływu, a nie nadania przesyłki, co w praktyce oznacza konieczność odpowiedniego zaplanowania działań z wyprzedzeniem. W przypadku osób, których legalny pobyt kończy się w tym okresie, zbyt późne złożenie wniosku może skutkować pozostawieniem go bez rozpoznania. Co ważne że w związku z planowanym 27 kwietnia 2026 r. uruchomieniem nowej wersji portalu MOS (Moduł Obsługi Spraw) – obecnie funkcjonująca wersja portalu MOS zostanie wyłączona 17 kwietnia 2026 r.

Wprowadzenie MOS 2.0 pokazuje wyraźnie, że proces legalizacji przestaje być wyłącznie procedurą administracyjną. Staje się elementem zarządzania operacyjnego w firmie. Odpowiedzialność za jego skuteczność przesuwa się w stronę pracodawcy, który musi zapewnić nie tylko poprawność danych, ale również sprawność działania i odpowiednią organizację wewnętrzną. W praktyce to właśnie te elementy będą decydowały o tym, czy proces przebiegnie bezpiecznie i czy cudzoziemiec będzie mógł kontynuować pracę w Polsce bez ryzyk prawnych

Masz pytania dotyczące MOS 2.0 lub karty pobytu CUKR?

Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez procedurę profesjonalnie, skutecznie i bez zbędnego stresu.