Zwrot kosztów dojazdu do pracy 2023- kiedy należy się nam zwrot pieniędzy?
Zwrot kosztów dojazdu do pracy to zagadnienie, które nie zostało unormowane przez przepisy prawa pracy (poza nielicznymi wyjątkami dotyczącymi np. służby cywilnej). Tym samym pracodawca nie ma obowiązku dokonywania takiego zwrotu, a ewentualna partycypacja w kosztach zależy wyłącznie od jego dobrej woli.
Z perspektywy pracownika odległość od miejsca pracy jest jednym z wyznaczników, którymi kieruje się podczas wyboru potencjalnego pracodawcy. Ilość dziennie pokonywanych kilometrów wiąże się nie tylko z długim czasem podróży, ale także ze środkami finansowymi, które trzeba na ten cel przeznaczyć. Średni czas spędzany przez przeciętnego Polaka w podróży do pracy to pół godziny w jedną stronę. Warto zauważyć, że czas dojazdu do pracy nie jest zaliczany do czasu pracy, co oznacza, że nie wiąże się z obowiązkiem wypłaty dodatków do wynagrodzenia. Dzieje się tak dlatego, że podczas podróży osoba nie świadczy pracy. Inaczej wygląda sytuacja kiedy pracownik już w godzinach swojej pracy przemieszcza się pomiędzy dwiema lokalizacjami, bo wówczas uznaje się to za czas pracy.
Czy pracodawcę obowiązuje zwrot pieniędzy za dojazd do pracy?
Mimo, że dojazd do pracy jest obowiązkiem pracownika to pracodawcy coraz częściej decydują się na pokrywanie jego kosztów, nazywając to formą benefitu i kusząc tym potencjalnych nowych pracowników. Nie da się ukryć, że jest to aktualnie kuszący dodatek- w dobie coraz większej popularności pracy zdalnej lub hybrydowej, pracownicy często nie chcą pojawiać się w biurze.
Sam sposób regulacji zwrotu kosztów dojazdu do pracy powinien zostać zawarty w przepisach wewnątrzzakładowych tj. w aktualnie obowiązującym układzie zbiorowym, regulaminie wynagrodzeń lub w warunkach umowy. Pracodawca ma pełną dowolność wybierając formę ewentualnych zwrotów oraz kryterium, którym będzie się posługiwał przy podjęciu decyzji. Należy jednak pamiętać, że cały czas muszą być przestrzegane zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Wprowadzając dodatkowe zapisy do umów należy zbadać, czy nie są one mniej korzystne niż przepisy prawa oraz czy pracownicy mogą z tego benefitu korzystać na równych prawach.
Formy rekompensaty
Najczęściej wybieranymi przez pracodawców formami kompensat są: zwroty za bilety okresowe lub ich zakup przez firmę, stałe kwoty wypłacane ryczałtem. Zdarza się również, że zamiast zwrotu kosztów, firma decyduje się na wynajęcie autobusu, który będzie dowoził pracowników do pracy. W każdym przypadku pracodawca, który decyduje się na pokrywanie kosztów dojazdu musi zbadać, czy forma, którą wybrał zobowiązuje go do odprowadzania podatku lub składek na ubezpieczenie społeczne. W tym celu trzeba ustalić, czy stanowi ona przychód pracownika.
Przykładowo- w sytuacji, gdy pracownicy sami kupują bilety okresowe, a pracodawca zwraca im ich równowartość- mamy do czynienia z przychodem pracownika, który powinien zostać opodatkowany. Sytuacja jest trudniejsza, jeśli chodzi o ustalenie czy powinny być odprowadzane składki ZUS od refundowanej kwoty. Tutaj należy zbadać zapisy regulaminu wynagrodzeń i układów zbiorowych, a kolejno wystąpić do właściwego oddziału ZUS o indywidualną, pisemną interpretację danej sytuacji.
Praca poza miejscem zamieszkania
Na koniec warto podkreślić, że istnieje możliwość rozliczenia kosztów dojazdu w PIT-11. Pracownik, który zamieszkuje poza miejscowością, w której znajduje się jego miejsce pracy składa u pracodawcy oświadczenie o miejscu zamieszkania i wówczas mają zastosowanie wyższe koszty uzyskania przychodów, obniżając tym samym odprowadzaną zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wówczas rozliczenie kosztów następuje na deklaracji rocznej PIT.
Izabela Lubińska – Koordynator Działu Kadr i Płac Grupy Progres
Więcej wpisów
Zmiany legalizacyjne w roku 2023 – Status UKR
W nowelizacji ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy zostały dodane przepisy, które precyzują konsekwencje wyjazdu cudzoziemca posiadającego ochronę czasową z Polski na okres powyżej 30 dni. Jeżeli wyjazd trwał dłużej niż 30 dni status „UKR” zostaje automatycznie zmieniony na status „NUE”.
Зміни до Закону про допомогу громадянам України доповнили положеннями, які визначають наслідки виїзду іноземця з тимчасовим захистом з Польщі на термін понад 30 днів. Якщо поїздка тривала більше 30 днів, статус «UKR» автоматично змінюється на статус «NUE».
Dołączamy do projektu „(Nie)widzialni”
W Polsce mieszka nawet 7 mln osób z niepełnosprawnościami. Duża część z nich to osoby doświadczające niepełnosprawności, których na pierwszy rzut oka nie widać. Zbyt często spotykają się one z niezrozumieniem otoczenia, gdy proszą o pomoc lub z niej korzystają. Chcemy zmienić ten stan i dołączamy do projektu „(Nie)widzialni”, poprzez który będziemy nie tylko budować świadomość społeczną, ale też ułatwiać codzienne funkcjonowanie osobom, które doświadczają niewidocznej niepełnosprawności i w danym momencie potrzebują naszego wsparcia.
Moc feedbacku — jak przyjmować i dawać konstruktywną krytykę w miejscu pracy?
Z całą pewnością feedback możemy uznać za idealne narzędzie do rozwoju jednostek i organizacji. W miejscu pracy konstruktywna krytyka może pomóc pracownikom w doskonaleniu ich umiejętności, zwiększeniu produktywności i przyczynić się do większego zaangażowania w pracę zespołową. Nie da się też ukryć, że udzielanie i otrzymywanie informacji zwrotnej może być wyzwaniem. Dlatego ważne jest, aby podchodzić do tego we właściwy sposób — konstruktywny i pozytywny. W tym artykule przybliżymy Ci siłę feedbacku i przedstawimy kilka wskazówek, jak skutecznie go dawać i odbierać.