MOS 2.0 i karta pobytu CUKR – jak zmienia się proces legalizacji pobytu i gdzie leży odpowiedzialność pracodawcy

W najbliższych tygodniach wchodzi w życie zmiana, która w praktyce zmienia sposób uruchomienia procesów legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce.

Zgodnie z komunikatami Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, od 27 kwietnia 2026 r. uruchomiony zostanie system MOS 2.0, natomiast od 4 maja 2026 r. możliwe będzie składanie wniosków o kartę pobytu CUKR dla osób korzystających z ochrony czasowej(status UKR).

Zmiana ta nie dotyczy wyłącznie formy składania wniosków. W praktyce przebudowuje cały proces, przenosząc odpowiedzialność za jego skuteczność w dużej części na pracodawcę/uczelnie i samego cudzoziemca.

Jak zmienia się logika procesu

Dotychczas proces składania wniosków był w dużej mierze zależny od działań cudzoziemca oraz komunikacji z urzędem. Wprowadza zupełnie inny sposób organizacji procesu, w którym kluczowe znaczenie ma moment złożenia wniosku. W modelu MOS 2.0 wniosek składany jest wyłącznie elektronicznie, nie podlega edycji po wysłaniu i nie ma możliwości jego cofnięcia. Jednocześnie system nie służy do dalszego prowadzenia sprawy – nie umożliwia komunikacji z urzędem ani monitorowania jej przebiegu. Oznacza to, że etap przygotowania wniosku musi być przeprowadzony z pełną precyzją, ponieważ każdy błąd ujawnia się dopiero na etapie weryfikacji przez urząd.

Rola pracodawcy – element krytyczny procesu

Największa zmiana dotyczy jednak roli pracodawcy. W nowym modelu przestaje on być wyłącznie podmiotem dostarczającym dokumenty, a staje się aktywnym uczestnikiem procesu, od którego zależy możliwość złożenia wniosku.

W praktyce wygląda to tak, że cudzoziemiec w trakcie wypełniania formularza wskazuje adres e-mail pracodawcy, na który system wysyła link do uzupełnienia i podpisania załącznika nr 1(niezbędny w postępowaniach zezwolenia na pobyt czasowy i pracę). Bez jego podpisania wniosek nie może zostać złożony. Co istotne, link jest aktywny przez 45 dni, a brak reakcji w tym czasie blokuje cały proces.

Brak gotowości operacyjnej – główne ryzyka po stronie pracodawcy

To rozwiązanie wprowadza zupełnie nowe ryzyka operacyjne. W wielu organizacjach podpisanie dokumentów wymaga zaangażowania konkretnych osób uprawnionych do reprezentacji organizacji(członków zarządu). Jeżeli proces wewnętrzny nie jest uporządkowany, pojawiają się opóźnienia, które bezpośrednio przekładają się na sytuację cudzoziemca. W praktyce oznacza to, że brak reakcji pracodawcy lub opóźnienie w podpisie może skutkować brakiem możliwości zalegalizowania pobytu w terminie.

Równolegle rośnie znaczenie jakości danych zawartych w załączniku nr 1. Dokument ten musi być spójny z rzeczywistymi warunkami zatrudnienia oraz pozostałą dokumentacją. Wszelkie rozbieżności mogą zostać zakwalifikowane jako niezgodność warunków pracy z dokumentem legalizacyjnym, co w konsekwencji może prowadzić do zarzutu nielegalnego zatrudnienia. W nowym modelu nie ma przestrzeni na późniejsze korekty na etapie składania wniosku, dlatego kluczowe staje się wcześniejsze przygotowanie danych i ich weryfikacja.

MOS 2.0 a planowanie procesów w firmie

Zmiana systemowa wpływa również na sposób planowania procesów w firmie. Dotychczas wiele organizacji składało wnioski tuż przed końcem ważności dokumentów pobytowych. W przypadku MOS 2.0 takie podejście przestaje być bezpieczne. Proces jest uzależniony od kilku czynników, na które pracodawca nie ma pełnej kontroli, takich jak czas weryfikacji wniosku przez urząd czy dostępność osób podpisujących dokumenty. W praktyce oznacza to konieczność przesunięcia momentu składania wniosków na wcześniejszy etap, nawet o kilka miesięcy przed upływem ważności obecnego pobytu.

Karta pobytu CUKR – nowa ścieżka dla osób z PESEL UKR

Od 4 maja 2026 r. uruchomiona zostanie możliwość składania wniosków o kartę pobytu CUKR. To rozwiązanie skierowane do osób posiadających status UKR, które mają czas do 04.03.2027 przejść na pobyt czasowy. Wniosek o to zezwolenie będzie można złożyć wyłącznie przez system MOS, a sama karta będzie wydawana na okres trzech lat.

Aby otrzymać kartę pobytu CUKR, musisz spełnić jednocześnie wszystkie cztery poniższe warunki:

· w dniu złożenia wniosku o wydanie karty pobytu CUKR musisz mieć aktualny PESEL UKR;

· 4 czerwca 2025 r. miałeś aktualny PESEL UKR;

· w dniu wydania przez wojewodę karty pobytu CUKR będziesz miał aktualny numer PESEL UKR;

· posiadałeś status UKR nieprzerwanie przez co najmniej 365 dni.

Dziecko urodzone w Polsce po 23 lutego 2022 r. może otrzymać kartę pobytu CUKR, jeśli spełnione zostały następujące warunki:

· w dniu złożenia wniosku o wydanie karty pobytu CUKR dziecko musi mieć aktualny PESEL UKR;

· w dniu wydania przez wojewodę kartę pobytu CUKR dziecko będzie musiało mieć aktualny numer PESEL UKR;

· matka dziecka przyjechała do Polski po 23 lutego 2022 r. i posiada kartę pobytu CUKR

Jeśli choć jeden z tych punktów nie zostanie spełniony, nie otrzymasz karty pobytu CUKR.

Okres przejściowy – co powinien zrobić pracodawca już teraz

Na szczególną uwagę zasługuje okres przejściowy związany z uruchomieniem systemu. Wnioski papierowe będą rozpatrywane wyłącznie wtedy, gdy wpłyną do urzędu przed 27 kwietnia 2026 r. Decydująca jest data wpływu, a nie nadania przesyłki, co w praktyce oznacza konieczność odpowiedniego zaplanowania działań z wyprzedzeniem. W przypadku osób, których legalny pobyt kończy się w tym okresie, zbyt późne złożenie wniosku może skutkować pozostawieniem go bez rozpoznania. Co ważne że w związku z planowanym 27 kwietnia 2026 r. uruchomieniem nowej wersji portalu MOS (Moduł Obsługi Spraw) – obecnie funkcjonująca wersja portalu MOS zostanie wyłączona 17 kwietnia 2026 r.

Wprowadzenie MOS 2.0 pokazuje wyraźnie, że proces legalizacji przestaje być wyłącznie procedurą administracyjną. Staje się elementem zarządzania operacyjnego w firmie. Odpowiedzialność za jego skuteczność przesuwa się w stronę pracodawcy, który musi zapewnić nie tylko poprawność danych, ale również sprawność działania i odpowiednią organizację wewnętrzną. W praktyce to właśnie te elementy będą decydowały o tym, czy proces przebiegnie bezpiecznie i czy cudzoziemiec będzie mógł kontynuować pracę w Polsce bez ryzyk prawnych

Masz pytania dotyczące MOS 2.0 lub karty pobytu CUKR?

Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez procedurę profesjonalnie, skutecznie i bez zbędnego stresu.