Usługa payroll coraz częściej oferowana przez firmy zajmujące się branżą HR  to w najprostszym tłumaczeniu obsługa zadań z zakresu kadr i płac.

W ostatnim czasie spotykamy się z częstą zmianą przepisów związanych z obszarem kadrowo-płacowym. Jest to wynik nie tylko zmieniającego się ciągle rynku pracy, ale również stanu epidemii i nowych sytuacji, z jakimi przyszło się wszystkim mierzyć. Te nieustanne zmiany powodują, że na osobach zajmujących się tą dziedziną spoczywa bardzo duża odpowiedzialność, a dodatkowo wymóg monitorowania zmian i dokładania wszelkich starań, aby działać zgodnie z literą prawa.

Poprzez obsługę kadrowo-płacową rozumie się przede wszystkim:

• proces naliczania wynagrodzeń (przygotowywanie list płac w oparciu o różne formy zatrudnienia zgodnie z aktualnymi przepisami prawa),
• przygotowywanie dokumentacji do ZUS/GUS/PFRON,
• obsługę PPK,
• przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne) oraz jej prowadzenie i przechowywanie,
• reprezentację firmy przed instytucjami zewnętrznymi ZUS/PIP/US,
• oraz szereg innych czynności związanych z bieżącą obsługą pracowników/zleceniobiorców.

Co daje firmie outsourcing usług kadrowo-płacowych?

Katalog zalet korzystania z usługi payroll jest szeroki. Jako kluczowe można wymienić zarówno oszczędność finansową, jak i oszczędność czasu. Zlecając tę część zadań firmie zewnętrznej zatrudniającej profesjonalistów, zyskuje się środki, które należałoby przeznaczyć na zatrudnienie w wewnętrznych strukturach dedykowanej grupy specjalistów. Dodatkowo budżet firmy nie zostaje obciążony kosztami związanymi z dostosowywaniem oprogramowania do aktualnych wymogów prawnych. Firma zlecająca usługi na zewnątrz eliminuje również ryzyko rotacji pracowników odpowiedzialnych za obsługę procesów kadrowo-płacowych, a co za tym idzie – nie jest obciążona procesem rekrutacji oraz wdrożeniem nowej osoby.

Kolejną korzyścią jest gwarancja bezpieczeństwa i poufności danych. Firma, która decyduje się na świadczenie usług payroll musi bowiem zadbać o ochronę danych osobowych oraz tych związanych z wynagrodzeniami zatrudnionych osób.

Warto również podkreślić, że to na firmie świadczącej usługi outsourcingu spoczywa obowiązek płynnego, rzetelnego oraz terminowego sporządzania list płac, przesyłania dokumentów do ZUS, PFRON, GUS, czy US. Pozwala to skupić się klientom na strategicznych dla nich działaniach i minimalizuje ryzyko błędu czy kar finansowych związanych z nieterminowym lub nieprawidłowym spełnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych.

Czy outsourcing usług niesie jakieś ryzyko?

Kiedy będziemy analizować plusy i minusy outsourcingu usług kadrowo-płacowych to oczywiście pojawią się na horyzoncie pytania o ewentualne ryzyka. Czy można mieć gwarancję, że reprezentująca nas firma nie popełni błędu i na pewno zrealizuje obowiązki wynikające z ustawy w terminie?

Odpowiedź jest prosta: tak, jeśli bardzo rozważnie wybierze się firmę oferującą takie usługi. Grupa specjalistów, którym zostanie powierzona obsługa kadrowo-płacowa, powinna cechować się rzetelnością i dokładnością.

Podsumowując: usługa payroll niesie za sobą mnóstwo korzyści. Pozwala na wyeliminowanie szeregu niechcianych zadań, przy jednoczesnej gwarancji, że będą one wykonane rzetelnie i terminowo. Zapewnienie kontaktu z grupą specjalistów z zakresu kadr i płac dodaje firmom poczucie bezpieczeństwa i stały dostęp do informacji. W konsekwencji klienci zyskują czas, aby skupić się na rozwoju i udoskonalaniu podstawowej i kluczowej dla przedsiębiorstwa działalności.

Izabela Lubińska – Kierownik Działu Kadr i Płac 

Przeczytaj również: Zasiłek chorobowy a okres wyczekiwania

Więcej wpisów

W związku z panującą na całym świecie od kilku miesięcy sytuacją spowodowaną koronawirusem zostaliśmy przeniesieni do świata online na wielu płaszczyznach naszego życia – bez względu na to, czy takie warunki nam odpowiadają, czy też jednak nie są nam sprzyjające.

Jedną z wielu dziedzin, którą zostaliśmy poniekąd zmuszeni przenieść do życia wirtualnego, są procesy rekrutacyjne. Zarówno dla pracowników działów HR, jak i dla osób aktywnie poszukujących pracy stało się to ogromnym wyzwaniem. Jednocześnie pozwoliło tym, którzy nie byli przekonani do stosowania nowych technologii dużo szybciej zapoznać się ze światem online i jak możemy zauważyć, nie było to tak trudne, jak pierwotnie mogło się wydawać. Rozmowy zdalne są nowoczesnym pomysłem na prowadzenie spotkań kwalifikacyjnych z kandydatami, ale tak, jak w każdym przypadku ma to swoje zalety i wady.

Plusy rekrutacji online

Największym plusem rekrutacji prowadzonej w trybie zdalnym jest przede wszystkim optymalizacja czasu zarówno po stronie kandydata, jak i rekrutera. Możliwość przedstawienia oferty pracy telefonicznie lub za pomocą kamery internetowej z dowolnego miejsca sprawia, iż oszczędzamy czas, który kandydat musiałby przeznaczyć na dojazd do miejsca spotkania. Coraz więcej osób jest otwartych na relokację do innych miast, a dzięki rekrutacji online, kandydat nie musi pokonywać kilkuset kilometrów, aby porozmawiać bezpośrednio z pracodawcą. Wystarczy mu telefon lub laptop z kamerą, aby uzyskać więcej informacji niż te zawarte w ogłoszeniu i podjąć finalną decyzję, czy oferta ma szansę spełnić jego oczekiwania zawodowe.

Weryfikacja kompetencji kandydatów w procesie rekrutacji zdalnej

Podczas spotkania online firma poszukująca odpowiedniego pracownika ma możliwość na szybką weryfikację kompetencji zawodowych kandydata, które są kluczowe dla firmy.  Aspekt ten dotyczy umiejętności, które rzeczywiście możemy zweryfikować zdalnie. Bardzo dobrym przykładem jest sprawdzenie znajomości języka obcego. Niestety nadal możemy spotkać się z kandydatami, którzy ubarwiają swoje CV, chociażby poprzez zawyżenie poziomu kompetencji językowych. Jeśli w kontekście danej oferty, język obcy jest nieodłącznym elementem codziennej pracy, to poprzez rozmowę zdalną możemy sprawdzić tę umiejętność i stwierdzić, czy znajomość języka jest na wystarczającym poziomie, umożliwiającym podjęcie zatrudnienia. Ponadto, jeżeli pracodawca chętnie wspiera się nowymi technologiami, to dla osoby zainteresowanej podjęciem współpracy może oznaczać, iż przedsiębiorstwo idzie z duchem czasu, co daje poczucie perspektywicznego rozwoju. Dotyczy to w szczególności młodszych pokoleń, które nie wyobrażają sobie życia bez świata online.

Wady rekrutacji zdalnych

Spotkania internetowe również mają drugą stronę medalu, do której możemy dołączyć między innymi: większy stres kandydata przed kamerą aniżeli podczas spotkania bezpośredniego, problemy techniczne, które mogą pojawić się podczas prowadzonych rozmów zdalnych, co niestety dodatkowo wydłuży czas prowadzonej rozmowy, czy też brak możliwości zweryfikowania, w szczególności u kandydatów technicznych i pracujących fizycznie, ich kompetencji. Jeżeli dany kandydat będzie wykonywał pracę w parku maszynowym lub w Dziale Utrzymania Ruchu, gdzie jego obecność jest nieodłącznym elementem utrzymaniu ciągłości prac produkcyjnych, to rozmowa kwalifikacyjna również musi zostać przeprowadzona bezpośrednio, aby można było w rzeczywistości ocenić umiejętności danej osoby. Ponadto wiele osób dużo lepiej potrafi zaprezentować swoją kandydaturę podczas spotkania bezpośredniego, kiedy to rozmowa online może wywołać dyskomfort, a to z kolei może prowadzić do tego, iż utracimy w procesie naprawdę dobrego pracownika z dużym potencjałem.

Jak powszechnie wiadomo, wszystko ma swoje plusy i minusy – dotyczy to również branży HR i rozmów kwalifikacyjnych, które prowadzą firmy wewnętrzne, jak również firmy zewnętrzne, świadczące usługi w zakresie rekrutacji. Biorąc pod uwagę wszystkie za i przeciw wirtualnym spotkaniom, przed ostatecznym wyborem formy rekrutacji należy przede wszystkim zastanowić się nad rodzajem stanowiska oraz wachlarzem kompetencji, które powinien posiadać idealny pracownik i zdecydować, czy jesteśmy w stanie zweryfikować dane umiejętności podczas spotkania online. Być może warto również zapytać samego kandydata, czy rozmowa zdalna nie jest dla niego sytuacją bardziej stresogenną, aniżeli rozmowa bezpośrednia. Dobór formy rozmowy pozwoli przyszłemu pracownikowi na pewną dozę swobody i poczucie, iż jego zdanie też jest ważne już na etapie wstępnych rozmów z pracodawcą.

Daria Borowska – Specjalista ds. rekrutacji

Przeczytaj również: Skuteczna i zrównoważona praca zdalna

Więcej wpisów

Kiedy wynagrodzenie/ zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu bez okresu wyczekiwania?

Istnieją sytuacje, gdy wynagrodzenie/ zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu bez okresu wyczekiwania.

Co do zasady, ubezpieczony (pracownik, zleceniobiorca, osoba prowadząca działalność gospodarczą etc.) nabywa prawo do wynagrodzenia/ zasiłku chorobowego:

1. po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (dotyczy ubezpieczenia obowiązkowego) lub
2. po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (dotyczy ubezpieczenia dobrowolnego).

Do powyższego okresu wyczekiwania wlicza się poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, o ile przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego.

Co mówi „ustawa zasiłkowa”? 

Jednakże art. 4 ust. 3 tzw. „ustawy zasiłkowej” wskazuje 5 przypadków oraz szczególnych grup ubezpieczonych, dla których wynagrodzenie/zasiłek chorobowy przysługuje bez okresu wyczekiwania. Należą do nich:

1. absolwenci szkół lub uczelni albo osoby które zakończyły kształcenie w szkole doktorskiej, którzy zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym lub przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów, lub zakończenia kształcenia w szkole doktorskiej;
2. niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy;
3. ubezpieczeni obowiązkowo, którzy mają wcześniejszy co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego (np. z tytułu umowy o pracę);
4. posłowie i senatorowie, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji;
5. funkcjonariusze Służby Celnej, którzy przyjęli propozycję pracy na podstawie art. 165 ust. 7 i art. 167 ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej i stali się pracownikami w jednostkach organizacyjnych Krajowej Administracji Skarbowej.

Damian Smukała – Specjalista ds. kadr i płac

Przeczytaj również: Dodatkowy dzień wolny za święto przypadające w sobotę

Więcej wpisów