Nie ma wątpliwości, że najważniejszym zasobem każdej organizacji są ludzie. Tylko za sprawą  zaangażowanego zespołu specjalistów firma jest w stanie osiągać zamierzone cele. Konieczne jest więc zrozumienie jak ważną rolę w rozwoju organizacji odgrywa komunikacja między pracownikami. Prawidłowy obieg informacji pozwala uniknąć sytuacji, w której przekazywanie wiadomości zaczyna przypominać zabawę w głuchy telefon.

Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest ważna?

Komunikacja wewnętrzna wpływa na motywację zatrudnionych. Dobrze poinformowany pracownik czuje się ważną, integralną częścią całej firmy, nie tylko zespołu, z którym współpracuje na co dzień. Zaczyna utożsamiać się z reprezentowanymi wartościami oraz misją, a praca staje się dla niego czymś więcej niż tylko sposobem na zarabianie pieniędzy. Skuteczna komunikacja pozwala wyeliminować plotki i niedomówienia, które bardzo często stają się przyczyną konfliktów. Warto pamiętać, że spory w zespołach wpływają negatywnie na funkcjonowanie całej firmy.

Błędy w komunikacji są więc przyczyną negatywnej atmosfery, która rzutuje nie tylko na spadek efektywności pracowników, ale także na wizerunek firmy na zewnątrz. Z badań wynika, że większość kryzysowych sytuacji w zakresie PR ma miejsce z powodu kroków podejmowanych przez byłych zatrudnionych.

Dlaczego?

Pracownicy coraz częściej dzielą się swoimi opiniami nie tylko z rodziną i znajomymi, ale także w Internecie – na profilach w mediach społecznościowych albo forach. Z kolei zadowolony pracownik może pomóc stworzyć pozytywny wizerunek na zewnątrz. Skuteczna komunikacja przyczynia się również do zwiększenia lojalności wśród pracowników.

Poza tym, dzięki prawidłowemu obiegowi informacji, możliwe jest szybsze podejmowanie decyzji, lepsze planowanie działań oraz kontrolowanie postępów w realizacji wykonywanych zadań. Pracownicy posiadający rozległą wiedzę na temat funkcjonowania różnych obszarów firmy są w stanie efektywniej wykonywać swoje zadania.

Zasady komunikacji wewnętrznej

1. Postaw na system dopasowany do potrzeb.

Nie ma jednego uniwersalnego systemu komunikacji. Każda firma musi wypracować swoje własne zasady, które odpowiadały będą jej potrzebom. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim wielkość firmy oraz grupę odbiorców. Zupełnie inaczej proces będzie przebiegał w kilku osobowej firmie a inaczej w międzynarodowej korporacji. Działania należy również dostosować do branży i posiadanych zasobów.

2. Rozmawiaj

W wielu przedsiębiorstwach komunikacja przybiera formę monologu. Informacje przekazywane są w postaci emalii lub powiadomień. Ważne jest dostarczenie miejsca w którym pracownicy mogą wyrazić swoją opinię czy zadać pytanie, np. poprzez opcję komentarzy lub wiadomości prywatnych na platformie internetowej.

3. Zadbaj o wystarczającą ilość informacji.

Zbyt duża ilość wiadomości może przytłoczyć. Często dochodzi do sytuacji, gdy pracownik zamiast wykonywać swoje zadania stara się połapać w docierających do niego komunikatach. System komunikacji ma pomóc w codziennej pracy, a nie ją utrudniać.

Połącz firmę siecią

Przykładem internetowej platformy usprawniającej komunikację wewnętrzną w firmie jest Intranet. Jedną z zalet serwisu jest możliwość przesyłania komunikatów do konkretnych grup odbiorców. Dzięki temu wiadomości mogą docierać do osób, które są nimi faktycznie zainteresowane. Pozwala to na personalizowanie komunikatów i jeszcze lepsze ich przyswajanie.

Dzięki wykorzystaniu mechanizmów mediów społecznościowych platforma jest miejscem, gdzie pracownicy chętnie angażują się w komentowanie, wymianę wiadomości i dzielenie się informacjami.

Poza tym Intranet daje również możliwość zamieszczenia informacji dotyczących pracowników. Każdy posiada profil, na którym zaleźć można podstawowe dane takie jak stanowisko, numer telefonu czy adres email. Dodatkowo istnieje opcja zaprezentowania struktury organizacyjnej. Pracownicy mogą lepiej zrozumieć kto jest kim i jakie panują zależności.

Dodatkowe funkcjonalności:

• elektroniczne składanie wniosków dopasowanych do potrzeb firmy,
• zarządzanie nieobecnościami, podgląd dostępności innych pracowników,
• tworzenie listy wydarzeń,
• realizowanie ankiet.

Ekonto – dokumenty na zawołanie

Ekonto to aplikacja, dzięki której pracownicy mogą szybko znaleźć gotowe do pobrania wzory dokumentów, wniosków urlopowych i oświadczeń ZUS oraz PIT. Umożliwia wgląd do wszystkich informacji związanych z aktualnym zatrudnieniem. Pracownicy bez problemu mogą sprawdzić poprawność danych osobowych, rachunków bankowych oraz obecnej umowy. Mogą również pobrać listy i paski wypłat oraz rozliczenia czasu pracy. Platforma zbiera wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu, a pracownicy mają do nich dostęp o każdej porze z dowolnego miejsca na świecie.

Ekonto pozwala na szybki przepływ informacji związanych z dokumentami dotyczącymi zatrudnienia, dzięki czemu procesy biurokratyzacji zostają ograniczone do minimum.

Komunikacja wewnętrzna nie może być postrzegana jako zbędny element, ponieważ prawidłowy obieg informacji w dużej mierze przekłada się na rozwój firmy. Zaangażowani pracownicy wykonują swoje zadania dużo bardziej efektywnie, nie tracą czasu na wewnętrzne konflikty i pomagają budować pozytywny wizerunek firmy na zewnątrz. To jakie narzędzia będą wykorzystywane w procesie komunikacji zależy wyłącznie od indywidualnych potrzeb firmy.

Klaudia Cichocka – Młodszy Specjalista ds. Marketingu Grupy Progres

Więcej wpisów

Motywowanie to trudny proces, charakteryzujący się umiejętnością oddziaływania i wpływania na zachowania innych ludzi w taki sposób, aby dana osoba podjęła się określonej czynności lub przyjęła określoną postawę. Niezbędna jest tutaj wiedza o tym, co spowoduje konkretne postępowanie danej osoby, jednak ostatecznie to, czy motywacja pracownika zostanie wywołana zależy od niego samego, możliwości oraz atrakcyjności nagrody za wykonane zadanie.

Jak zmotywować pracowników do działania?

Dobry kierownik powinien wiedzieć w jaki sposób zmotywować swoich pracowników do działania. Czynniki motywacyjne obejmują elementy, które wpływają na efektywność pracy i są one częścią systemu motywacyjnego. Część firm myśląc o motywacji wciąż uważa, że są to jedynie pieniądze, a część z nich wie, że dzisiaj jest to niewystarczające i ludzie cenią sobie również to, co jest niewymierne i niestandardowe. Istnieją różne czynniki motywacyjne niepieniężne, które zostały przedstawione na poniższym rysunku.

Rodzaje środków tworzących system motywacyjny w przedsiębiorstwie
Źródło: W. Kozłowski, Zarządzanie motywacją pracowników, Wydawnictwo:  CeDeWu, Warszawa.

Jak dobrać środki motywacyjne?

Motywacja jest ważnym aspektem życia każdego człowieka, a dobór odpowiednich środków motywacyjnych najczęściej zależy od sytuacji oraz możliwości przedsiębiorstwa. Głównym celem motywacji jest wzrost wydajności pracy zespołu. Coraz więcej przedsiębiorstw zauważa to, że rotacja w firmie może być spowodowana brakiem motywacji pracowników do pracy (na szczęście ?). Stworzenie efektywnej metody motywacji pracowników jest dosyć trudne, dlatego należy zastanowić się czego pracownicy oczekują oraz zweryfikować w praktyce to, co jest najbardziej skuteczne.

Wiele firm wybiera dzisiaj benefity kafeteryjne, dając swoim pracownikom pewien pakiet punktów i to oni decydują na co zgromadzone punkty chcieliby wykorzystać. Kluczem do stworzenia pomysłu na efektywny system motywacyjny jest najpierw zadanie pytania swoim współpracownikom o to, co ich motywuje i zdefiniowanie ich potrzeb.

Błędem  będzie narzucanie nieskonsultowanego systemu motywacyjnego – część menedżerów myśli, że to co motywuje ich do pracy, motywuje również pracowników, a nie zawsze tak jest. Słyszy się o błędnych wdrożeniach systemów motywacyjnych – przykładem jest firma, która uważa, że uszczęśliwi i zmotywuje swoich pracowników gwarantując im karnet na basen, gdzie najbliższy położony jest w odległości 100 kilometrów od firmy.

Motywacja wykracza dzisiaj poza środki zachęty jakimi są pieniądze, widoczna jest różnorodność oczekiwań pracowników, którzy coraz częściej podejmują się tej pracy, która przynosi im najlepsze korzyści, ponieważ widzą, że ich trudy przynoszą określone benefity i warto się o nie starać.

Paulina Łonyszyn – Specjalista ds. Rekrutacji Stałych Grupy Progres

Więcej wpisów