Skuteczna i pozytywna komunikacja jest bardzo ważnym aspektem każdej organizacji, zwiększa satysfakcję pracowników i w sposób korzystny napędza funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Możliwość dialogu może pomóc w zrozumieniu i zdefiniowaniu oczekiwań pracowników oraz wpłynąć na zwiększenie efektywności pracy zespołu. Dobre relacje ze współpracownikami oraz rozwój zdrowej kultury organizacyjnej ma korzystny wpływ na współpracę, która staje się kluczową umiejętnością w organizacjach. Jeżeli pracujesz w „cichym’’ biurze i pracownicy są niechętni, aby wyrażać swoje zdanie, przyjrzyjmy się bliżej kilku wskazówkom dotyczących tego, jak przerwać ciszę i zachęcić pracowników do wypowiadania się.

Nie dominuj dyskusji

Część osób popada w pułapkę, w której mówi zdecydowanie za dużo oraz samemu sobie odpowiada na zadane pytania. W takiej sytuacji pracownicy nie tylko nie będą przerywać przełożonemu, ale również nie mają szansy wypowiedzi. Dodatkowo, możesz zastanowić się czy Twoi pracownicy naprawdę czują się swobodnie w rozmowie z Tobą. Możesz to łatwo zweryfikować zwracając uwagę na to z iloma i jakimi osobami rozmawiasz – czy z pracownikami na różnych szczeblach, czy wyłącznie z osobami na szczeblach wyższych lub tymi, którzy osiągają wyższe wyniki? Każdy pracownik zasługuje na taką samą uwagę oraz zainteresowanie w zespole.

Pokaż, że słuchasz

Pokaż pracownikom, że ich słuchasz poprzez reagowanie na ich wypowiedzi – zadaj pytanie, poprzyj pomysł lub okaż wątpliwości, ale nie zachowuj się obojętnie. Pracownicy lubią czuć się zaangażowani w działania organizacji, a uwzględnianie ich pomysłów motywuje ich do podejmowania dalszych aktywności i inicjatyw. Możesz również podziękować za komentarz danej osoby i cenne uwagi – wystarczy jedno słowo ,,Dziękuję!”, a pracownik poczuje się w pewien sposób nagrodzony i chętniej wniesie swoje opinie następnym razem.

Zaangażuj każdego członka zespołu w rozmowę

Staraj się zapobiegać sytuacjom, gdzie poszczególne osoby są wycofane z dyskusji. Poproś o podzielenie się przemyśleniami lub zapytaj innych współpracowników czy spotkali się z podobnym problemem. Głos nieśmiałej osoby może okazać się kluczowy, dlatego warto być ciekawym opinii wszystkich członków zespołu.

Dawaj feedback i proś o feedback

Wartościowe jest przekazywanie pozytywnej informacji zwrotnej jeżeli pracownik dobrze wykonuje swoje zadania – docenianie jest dla niego ważne i mobilizujące. Oczywiście feedback miewa również negatywną odsłonę, gdy przełożony musi przekazać mniej aprobujące dla pracownika informacje o wykonywanej przez niego pracy – ten niech będzie konstruktywny i skupiony na zachowaniach, a nie dotyczący samej osoby.

Feedback ze strony pracownika jest równie istotny, z częścią uwag możesz się nie zgadzać, ale warto odrzucić emocje  i opanować swoją reakcję. Nie podejmuj negatywnej dyskusji na trudne do usłyszenia opinie szukając szybkich kontrargumentów –  spróbuj zaakceptować inne poglądy, przemyśl argumenty, a może potraktujesz feedback jako narzędzie, które wpływa na Ciebie rozwojowo. Pracownik chętniej wyrazi swoją opinie, jeśli będzie wiedział, że jego pracodawca wspiera ducha otwartości.

Pamiętaj, że pracownicy w Twoim zespole mają inne doświadczenie oraz poglądy niż Ty. Często zabranie głosu to wyraz dużej odwagi i pracownicy powinni wiedzieć, że wyrażanie swojej opinii nie wiąże się z ryzykiem. Podejmując inicjatywę przerwania panującej ciszy możesz polepszyć atmosferę, możliwości współpracy i zwiększyć efektywność pracy swojego zespołu. Podjęcie rozmowy i wysłuchanie sugestii różnych pracowników, które są wartościowe dla organizacji to często więcej niż tylko kanał komunikacji.

Powodzenia!

Paulina Łonyszyn – Specjalista ds. rekrutacji

Więcej wpisów

Nie ma wątpliwości, że najważniejszym zasobem każdej organizacji są ludzie. Tylko za sprawą  zaangażowanego zespołu specjalistów firma jest w stanie osiągać zamierzone cele. Konieczne jest więc zrozumienie jak ważną rolę w rozwoju organizacji odgrywa komunikacja między pracownikami. Prawidłowy obieg informacji pozwala uniknąć sytuacji, w której przekazywanie wiadomości zaczyna przypominać zabawę w głuchy telefon.

Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest ważna?

Komunikacja wewnętrzna wpływa na motywację zatrudnionych. Dobrze poinformowany pracownik czuje się ważną, integralną częścią całej firmy, nie tylko zespołu, z którym współpracuje na co dzień. Zaczyna utożsamiać się z reprezentowanymi wartościami oraz misją, a praca staje się dla niego czymś więcej niż tylko sposobem na zarabianie pieniędzy. Skuteczna komunikacja pozwala wyeliminować plotki i niedomówienia, które bardzo często stają się przyczyną konfliktów. Warto pamiętać, że spory w zespołach wpływają negatywnie na funkcjonowanie całej firmy.

Błędy w komunikacji są więc przyczyną negatywnej atmosfery, która rzutuje nie tylko na spadek efektywności pracowników, ale także na wizerunek firmy na zewnątrz. Z badań wynika, że większość kryzysowych sytuacji w zakresie PR ma miejsce z powodu kroków podejmowanych przez byłych zatrudnionych.

Dlaczego?

Pracownicy coraz częściej dzielą się swoimi opiniami nie tylko z rodziną i znajomymi, ale także w Internecie – na profilach w mediach społecznościowych albo forach. Z kolei zadowolony pracownik może pomóc stworzyć pozytywny wizerunek na zewnątrz. Skuteczna komunikacja przyczynia się również do zwiększenia lojalności wśród pracowników.

Poza tym, dzięki prawidłowemu obiegowi informacji, możliwe jest szybsze podejmowanie decyzji, lepsze planowanie działań oraz kontrolowanie postępów w realizacji wykonywanych zadań. Pracownicy posiadający rozległą wiedzę na temat funkcjonowania różnych obszarów firmy są w stanie efektywniej wykonywać swoje zadania.

Zasady komunikacji wewnętrznej

1. Postaw na system dopasowany do potrzeb.

Nie ma jednego uniwersalnego systemu komunikacji. Każda firma musi wypracować swoje własne zasady, które odpowiadały będą jej potrzebom. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim wielkość firmy oraz grupę odbiorców. Zupełnie inaczej proces będzie przebiegał w kilku osobowej firmie a inaczej w międzynarodowej korporacji. Działania należy również dostosować do branży i posiadanych zasobów.

2. Rozmawiaj

W wielu przedsiębiorstwach komunikacja przybiera formę monologu. Informacje przekazywane są w postaci emalii lub powiadomień. Ważne jest dostarczenie miejsca w którym pracownicy mogą wyrazić swoją opinię czy zadać pytanie, np. poprzez opcję komentarzy lub wiadomości prywatnych na platformie internetowej.

3. Zadbaj o wystarczającą ilość informacji.

Zbyt duża ilość wiadomości może przytłoczyć. Często dochodzi do sytuacji, gdy pracownik zamiast wykonywać swoje zadania stara się połapać w docierających do niego komunikatach. System komunikacji ma pomóc w codziennej pracy, a nie ją utrudniać.

Połącz firmę siecią

Przykładem internetowej platformy usprawniającej komunikację wewnętrzną w firmie jest Intranet. Jedną z zalet serwisu jest możliwość przesyłania komunikatów do konkretnych grup odbiorców. Dzięki temu wiadomości mogą docierać do osób, które są nimi faktycznie zainteresowane. Pozwala to na personalizowanie komunikatów i jeszcze lepsze ich przyswajanie.

Dzięki wykorzystaniu mechanizmów mediów społecznościowych platforma jest miejscem, gdzie pracownicy chętnie angażują się w komentowanie, wymianę wiadomości i dzielenie się informacjami.

Poza tym Intranet daje również możliwość zamieszczenia informacji dotyczących pracowników. Każdy posiada profil, na którym zaleźć można podstawowe dane takie jak stanowisko, numer telefonu czy adres email. Dodatkowo istnieje opcja zaprezentowania struktury organizacyjnej. Pracownicy mogą lepiej zrozumieć kto jest kim i jakie panują zależności.

Dodatkowe funkcjonalności:

• elektroniczne składanie wniosków dopasowanych do potrzeb firmy,
• zarządzanie nieobecnościami, podgląd dostępności innych pracowników,
• tworzenie listy wydarzeń,
• realizowanie ankiet.

Ekonto – dokumenty na zawołanie

Ekonto to aplikacja, dzięki której pracownicy mogą szybko znaleźć gotowe do pobrania wzory dokumentów, wniosków urlopowych i oświadczeń ZUS oraz PIT. Umożliwia wgląd do wszystkich informacji związanych z aktualnym zatrudnieniem. Pracownicy bez problemu mogą sprawdzić poprawność danych osobowych, rachunków bankowych oraz obecnej umowy. Mogą również pobrać listy i paski wypłat oraz rozliczenia czasu pracy. Platforma zbiera wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu, a pracownicy mają do nich dostęp o każdej porze z dowolnego miejsca na świecie.

Ekonto pozwala na szybki przepływ informacji związanych z dokumentami dotyczącymi zatrudnienia, dzięki czemu procesy biurokratyzacji zostają ograniczone do minimum.

Komunikacja wewnętrzna nie może być postrzegana jako zbędny element, ponieważ prawidłowy obieg informacji w dużej mierze przekłada się na rozwój firmy. Zaangażowani pracownicy wykonują swoje zadania dużo bardziej efektywnie, nie tracą czasu na wewnętrzne konflikty i pomagają budować pozytywny wizerunek firmy na zewnątrz. To jakie narzędzia będą wykorzystywane w procesie komunikacji zależy wyłącznie od indywidualnych potrzeb firmy.

Klaudia Cichocka – Młodszy Specjalista ds. Marketingu Grupy Progres

Więcej wpisów