W ostatnim czasie spotykamy się z częstą zmianą przepisów związanych z obszarem kadrowo-płacowym. Jest to wynik nie tylko zmieniającego się ciągle rynku pracy, ale również stanu epidemii i nowych sytuacji, z jakimi przyszło się wszystkim mierzyć. Te nieustanne zmiany powodują, że na osobach zajmujących się tą dziedziną spoczywa bardzo duża odpowiedzialność, a dodatkowo wymóg monitorowania zmian i dokładania wszelkich starań, aby działać zgodnie z literą prawa.

Poprzez obsługę kadrowo-płacową rozumie się przede wszystkim:

• proces naliczania wynagrodzeń (przygotowywanie list płac w oparciu o różne formy zatrudnienia zgodnie z aktualnymi przepisami prawa),
• przygotowywanie dokumentacji do ZUS/GUS/PFRON,
• obsługę PPK,
• przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne) oraz jej prowadzenie i przechowywanie,
• reprezentację firmy przed instytucjami zewnętrznymi ZUS/PIP/US,
• oraz szereg innych czynności związanych z bieżącą obsługą pracowników/zleceniobiorców.

Co daje firmie outsourcing usług kadrowo-płacowych?

Katalog zalet korzystania z usługi payroll jest szeroki. Jako kluczowe można wymienić zarówno oszczędność finansową, jak i oszczędność czasu. Zlecając tę część zadań firmie zewnętrznej zatrudniającej profesjonalistów, zyskuje się środki, które należałoby przeznaczyć na zatrudnienie w wewnętrznych strukturach dedykowanej grupy specjalistów. Dodatkowo budżet firmy nie zostaje obciążony kosztami związanymi z dostosowywaniem oprogramowania do aktualnych wymogów prawnych. Firma zlecająca usługi na zewnątrz eliminuje również ryzyko rotacji pracowników odpowiedzialnych za obsługę procesów kadrowo-płacowych, a co za tym idzie – nie jest obciążona procesem rekrutacji oraz wdrożeniem nowej osoby.

Kolejną korzyścią jest gwarancja bezpieczeństwa i poufności danych. Firma, która decyduje się na świadczenie usług payroll musi bowiem zadbać o ochronę danych osobowych oraz tych związanych z wynagrodzeniami zatrudnionych osób.

Warto również podkreślić, że to na firmie świadczącej usługi outsourcingu spoczywa obowiązek płynnego, rzetelnego oraz terminowego sporządzania list płac, przesyłania dokumentów do ZUS, PFRON, GUS, czy US. Pozwala to skupić się klientom na strategicznych dla nich działaniach i minimalizuje ryzyko błędu czy kar finansowych związanych z nieterminowym lub nieprawidłowym spełnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych.

Czy outsourcing usług niesie jakieś ryzyko?

Kiedy będziemy analizować plusy i minusy outsourcingu usług kadrowo-płacowych to oczywiście pojawią się na horyzoncie pytania o ewentualne ryzyka. Czy można mieć gwarancję, że reprezentująca nas firma nie popełni błędu i na pewno zrealizuje obowiązki wynikające z ustawy w terminie?

Odpowiedź jest prosta: tak, jeśli bardzo rozważnie wybierze się firmę oferującą takie usługi. Grupa specjalistów, którym zostanie powierzona obsługa kadrowo-płacowa, powinna cechować się rzetelnością i dokładnością.

Podsumowując: usługa payroll niesie za sobą mnóstwo korzyści. Pozwala na wyeliminowanie szeregu niechcianych zadań, przy jednoczesnej gwarancji, że będą one wykonane rzetelnie i terminowo. Zapewnienie kontaktu z grupą specjalistów z zakresu kadr i płac dodaje firmom poczucie bezpieczeństwa i stały dostęp do informacji. W konsekwencji klienci zyskują czas, aby skupić się na rozwoju i udoskonalaniu podstawowej i kluczowej dla przedsiębiorstwa działalności.

Izabela Lubińska – Kierownik Działu Kadr i Płac 

Przeczytaj również: Zasiłek chorobowy a okres wyczekiwania

Więcej wpisów

Kiedy wynagrodzenie/ zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu bez okresu wyczekiwania?

Istnieją sytuacje, gdy wynagrodzenie/ zasiłek chorobowy przysługuje ubezpieczonemu bez okresu wyczekiwania.

Co do zasady, ubezpieczony (pracownik, zleceniobiorca, osoba prowadząca działalność gospodarczą etc.) nabywa prawo do wynagrodzenia/ zasiłku chorobowego:

1. po 30 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (dotyczy ubezpieczenia obowiązkowego) lub
2. po 90 dniach nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (dotyczy ubezpieczenia dobrowolnego).

Do powyższego okresu wyczekiwania wlicza się poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, o ile przerwa między nimi nie przekroczyła 30 dni lub była spowodowana urlopem wychowawczym, urlopem bezpłatnym albo odbywaniem czynnej służby wojskowej przez żołnierza niezawodowego.

Co mówi „ustawa zasiłkowa”? 

Jednakże art. 4 ust. 3 tzw. „ustawy zasiłkowej” wskazuje 5 przypadków oraz szczególnych grup ubezpieczonych, dla których wynagrodzenie/zasiłek chorobowy przysługuje bez okresu wyczekiwania. Należą do nich:

1. absolwenci szkół lub uczelni albo osoby które zakończyły kształcenie w szkole doktorskiej, którzy zostali objęci ubezpieczeniem chorobowym lub przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów, lub zakończenia kształcenia w szkole doktorskiej;
2. niezdolność do pracy spowodowana została wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy;
3. ubezpieczeni obowiązkowo, którzy mają wcześniejszy co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego (np. z tytułu umowy o pracę);
4. posłowie i senatorowie, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji;
5. funkcjonariusze Służby Celnej, którzy przyjęli propozycję pracy na podstawie art. 165 ust. 7 i art. 167 ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej i stali się pracownikami w jednostkach organizacyjnych Krajowej Administracji Skarbowej.

Damian Smukała – Specjalista ds. kadr i płac

Przeczytaj również: Dodatkowy dzień wolny za święto przypadające w sobotę

Więcej wpisów