Przedsiębiorco, planujesz zatrudnić cudzoziemca w swojej firmie i chcesz to zrobić zgodnie z przepisami? Zastanawiasz się dlaczego niektóre zatrudnienia cudzoziemców kończą się sukcesem, podczas gdy inne stają się kosztownymi błędami?

Jeśli odpowiedziałeś „Tak” na jedno z powyższych pytań, to poniższa lista popełnianych błędów jest  dla Ciebie!

Przez nasze lata doświadczenia w obszarze legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców w Polsce, zebraliśmy szeroką gamę przykładów sytuacji, w których pracodawcy mogą popełnić krytyczne błędy. W tym artykule podzielimy się wiedzą i praktycznymi wskazówkami, które pomogą Wam unikać tych błędów i sprawić, aby proces zatrudniania cudzoziemców stał się dla Was mniej stresujący, szybki i efektywny.

Niedostateczna weryfikacja dokumentów pobytowych cudzoziemca

Otóż pierwszy i najczęstszy błąd, który popełnia pracodawca, to: Niedostateczna weryfikacja dokumentów cudzoziemca, który przebywa w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy.

Cudzoziemiec przedstawia ważną kartę pobytu, na której jest adnotacja „dostęp do rynku pracy”.

– Czy to oznacza, że pracodawca może go zatrudnić bez dodatkowych dokumentów legalizujących pracę? Nie!

Sama plastikowa karta pobytu nie uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy. Należy uzyskać od cudzoziemca decyzję, która uprawniała go do otrzymania tej karty i która potwierdza jego możliwości dostępu do rynku pracy.

Dokładny audyt dokumentów, które posiada cudzoziemiec pozwoli zapewnić legalność zatrudnienia oraz zabezpieczyć pracodawcę przy ewentualnej kontroli.

Jeżeli chcesz wiedzieć, na jakie dokumenty zwrócić uwagę przy zatrudnianiu cudzoziemców, koniecznie przeczytaj nasz artykuł: https://grupaprogres.pl/dlaczego-audyt-jest-potrzebny-i-jak-zbudowac-strategie-zatrudnienia-cudzoziemcow-w-firmie/

Zatrudnienie cudzoziemca na innych warunkach, niż wskazane w dokumencie legalizującym pracę

Kolejny błąd to zatrudnienie cudzoziemca na innych warunkach, niż wskazane w dokumencie legalizującym pracę. Pracodawca uzyskuje dla cudzoziemca oświadczenie o powierzeniu pracy lub zezwolenie na pracę, w których wskazane zostały określone warunki pracy (np. stanowisko, wymiar czasu pracy, czynności wykonywane na danym stanowisku). Jednak okazuje się, że sytuacja się zmienia i inne warunki są wskazane w umowie zawartej z cudzoziemcem.

– Czy to jest zgodne z prawem? Nie!

Praca musi być zgodna z wydanym dokumentem zezwalającym na pracę. W przypadku zezwoleń na pracę wyjątek stanowi zmiana nazwy samego stanowiska, nie mogą się jednak zmienić czynności wykonywane przez cudzoziemca.

Jeżeli cudzoziemiec już ma zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy wydane pod innego pracodawcę, należy uzyskać dokument zezwalający na pracę u przyszłego pracodawcy. Warto też pamiętać, że pracodawca musi uzyskać dokumenty legalizujące pracę przed zatrudnieniem cudzoziemca.

Niepowiadomienie Powiatowego Urzędu Pracy o podjęciu/niepodjęciu pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Do obowiązków informacyjnych pracodawcy należy w terminie 7 dni od daty ważności oświadczenia powiadomić PUP o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca.

Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z ukaraniem pracodawcy grzywną.

Brak złożenia powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy

Obywatel Ukrainy, który przebywa na terytorium Polski legalnie, jest uprawniony do wykonywania pracy pod warunkiem, że pracodawca powierzy mu pracę na postawie powiadomienia, które należy złożyć elektronicznie przez praca.gov.pl.

Powiadomienie należy złożyć do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy lub miejsce zamieszkania w terminie 14 dni od podjęcia pracy przez cudzoziemca.

Praca powinna być powierzana w wymiarze czasu pracy nie niższym niż wskazany w powiadomieniu lub liczbie godzin nie mniejszej niż wskazana w powiadomieniu oraz za wynagrodzeniem nie niższym niż ustalone według stawki określonej w powiadomieniu, proporcjonalnie zwiększonym w przypadku podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy.

Brak złożenia powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy w związku z otrzymaniem decyzji w trakcie zatrudnienia.

Tutaj bardzo ważna jest komunikacja pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Jeżeli cudzoziemiec – obywatel Ukrainy uzyskał zezwolenie na pobyt czasowy na podstawie art.22 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa w trakcie zatrudnienia, to do obowiązków pracodawcy należy powiadomienie powiatowego urzędu pracy w terminie 14 dni od daty doręczenia decyzji cudzoziemcowi.

Jak widać błędów, jakie mogą zaszkodzić procesowi legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, jest dużo. Nasze doświadczenie w obszarze legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców pozwala nam wyodrębnić najczęstsze pułapki, których można uniknąć.

Jako eksperci z usług legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce, już od ponad 20 lat wspieramy naszych klientów w pozyskaniu wszystkich niezbędnych dokumentów. Jeżeli masz pytania lub chcesz skorzystać z naszej profesjonalnej pomocy, zapraszamy do odwiedzenia naszej nowej strony internetowej:

https://legalnodopolshi.com/

oraz bloga, gdzie wyświetlamy aktualne informacje w świecie legalizacji cudzoziemców, HR i prawa pracy:

https://grupaprogres.pl/blog/

Unikaj pułapek i zatrudniaj cudzoziemców zgodnie z prawem!

Więcej wpisów

Planujesz zatrudnić pracownika z Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy? Dowiedz się, kiedy i jak można to zrealizować za pomocą oświadczenia o powierzeniu pracy.

Czym jest oświadczenie o powierzeniu pracy?

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi to mniej skomplikowana alternatywa dla tradycyjnego zezwolenia na pracę, umożliwiająca zatrudnienie pracowników spoza Polski. Jednak nie wszystkich pracowników można zatrudnić na podstawie tej uproszczonej procedury. Ustawodawca przewidział zamknięty katalog państw, których obywatele mogą skorzystać z tej ścieżki zatrudnienia.

Kto może być zatrudniony na mocy oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i na jaki czas?

Obywatele Białorusi, Gruzji, Republiki Mołdowy, Republiki Armenii i Ukrainy mają możliwość podjęcia pracy w Polsce na podstawie oświadczenia, ale nie dłużej niż przez 24 miesiące. Po tym okresie mogą kontynuować zatrudnienie pod warunkiem pozyskania kolejnego oświadczenia o powierzeniu pracy.

Zwracamy szczególną uwagę, że obywatele Rosji zostali wyłączeni z procedury uproszczonej. Więc jeśli planujesz zatrudnić albo kontynuować zatrudnienie osoby pochodzącej z Rosji, będziesz musiał uzyskać zezwolenie na pracę.

Kiedy należy wnioskować o oświadczenie?

Konieczne jest posiadanie oświadczenia przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi. Same złożenie wniosku nie jest wystarczające, a dopiero po wpisaniu oświadczenia do ewidencji oświadczeń możesz zatrudnić pracownika. Zarejestrowanie oświadczenia z wsteczną datą rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca nie jest możliwe.

Jak i gdzie można złożyć wniosek o wydanie oświadczenia?

W celu wydania oświadczenia o powierzeniu pracy podmiot zamierzający powierzyć pracę cudzoziemcowi musi zgłosić się do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na jego siedzibę lub miejsce stałego pobytu.

Najłatwiejszym sposobem pozyskania oświadczenia jest złożenie wniosku za pośrednictwem platformy praca.gov.pl. Niemniej jednak wniosek można też złożyć tradycyjnie bądź za pośrednictwem poczty.

Jaka jest wysokość opłaty za wpis oświadczenia do ewidencji?

100 zł – opłata skarbowa za złożenie oświadczenia. Wpłatę trzeba dokonać na rachunek bankowy właściwego powiatowego urzędu pracy, w którym składasz oświadczenie.

Jaki jest czas oczekiwania na wpis oświadczenia do ewidencji oświadczeń?

Powiatowy Urząd Pracy (PUP) dokładnie przeanalizuje złożone oświadczenie w określonych terminach:

W przypadku spraw niewymagających dodatkowych wyjaśnień, PUP rozpatrzy je w ciągu 7 dni roboczych od daty złożenia pełnego oświadczenia (licząc od pierwszego dnia roboczego po dniu złożenia).

W przypadku spraw, które wymagają dodatkowego postępowania wyjaśniającego, PUP udzieli odpowiedzi w ciągu 30 dni od daty złożenia oświadczenia.

Jeśli mamy do czynienia z wyjątkowo skomplikowanymi sprawami, termin rozpatrzenia oświadczenia wynosi 2 miesiące od daty złożenia pełnego oświadczenia.

W każdym przypadku, terminy te są liczone od dnia złożenia kompletnego wniosku o rejestrację oświadczenia.

Ważne!

• Oświadczenie rejestruje w urzędzie pracy pracodawca i oświadczenie to dotyczy jedynie pracy u tego konkretnego pracodawcy. Nie jest ono ważne w przypadku zatrudnienia w innym przedsiębiorstwie.
• Oryginał oświadczenia pracodawca powinien przekazać cudzoziemcowi.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca musi przekazać pisemne powiadomienie do lokalnego urzędu pracy w ciągu 7 dni od zaplanowanej daty, wskazanej w oświadczeniu, o tym, czy cudzoziemiec rozpoczął pracę czy też nie.

Najczęściej popełnianie błędy:

– błędnie uzupełnione dane we wniosku;

– brak wszystkich niezbędnych załączników;

– dołączenie nieważnego oświadczenia o niekaralności;

– niedotrzymanie obowiązków informacyjnych przez pracodawcę;

Podsumowanie

Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy wiąże się z dużą listą formalności, o których warto pamiętać. Pominięcie któregoś z tych punktów może prowadzić do opóźnienia w procesie zatrudnienia. Oprócz tego,  w przypadku stwierdzenia nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca pracodawca będzie musiał zapłacić wysokie kary.

Jeżeli masz trudności z zatrudnieniem cudzoziemców na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy, zapraszamy do skorzystania z naszej eksperckiej pomocy.

Zgłoś się do nas: kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 lipca 2022 r. w sprawie zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.

Więcej wpisów

W ostatnim czasie było głośno o wprowadzonych przez władze Białoruskie przepisach uniemożliwiających obywatelom Białorusi przedłużenie lub pozyskanie paszportów w białoruskich placówkach dyplomatycznych. W praktyce oznacza to, iż obywatel Białorusi za każdym razem musi się osobiście udać na Białoruś celem pozyskania nowego dokumentu podróży.

W związku z zaistniałą sytuacją coraz częściej zgłaszają się do nas obywatele Białorusi z pytaniem, jakie rozwiązanie można zastosować w sytuacji, gdy osoba nie może / nie chce wyjechać na Białoruś z obawy o swoje bezpieczeństwo i powrót do Polski.

Czym jest polski dokument podróży dla cudzoziemca?

Polski dokument podróży dla cudzoziemca wydaje się cudzoziemcowi, który spełnia jeden z warunków:

• cudzoziemiec utracił swój dokument podróży;
• dokument podróży uległ zniszczeniu;
• dokument podróży utracił ważność;
• cudzoziemiec nie posiadał dotąd dokumentu podróży (dotyczy to białoruskich dzieci urodzonych w Polsce)

oraz ma aktualną podstawę pobytu w Polsce, o czym szczegółowo opowiemy w kolejnej części.

Co ważne, obywatele Białorusi nie mają obowiązku wykazywania, że nie jest możliwe otrzymanie przez tę osobę nowego dokumentu podróży u władz państwa jej obywatelstwa, np. w białoruskim konsulacie w Polsce.

Polski dokument podróży dla obywateli Białorusi – zmiany

Dotychczas polski dokument podróży cudzoziemcy mogli otrzymać tylko w przypadku posiadania:

1. zezwolenia na pobyt stały;
2. zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE;
3. zezwolenia na pobyt czasowy, o którym mowa w art. 186 ust. 1 pkt 9 (pobyt czasowy udzielony w związku z posiadaniem wizy wydanej ze względów humanitarnych):
4. ochrony uzupełniającej;
5. zgody na pobyt ze względów humanitarnych.

Po ostatnich zmianach, ustawodawca rozszerzył dla obywateli Białorusi powyższy katalog o zezwolenie na pobyt czasowy, bez względu na podstawę jego wydania.

Zwolnienie z opłaty dla obywateli Białorusi

Na podstawie rozporządzenia obywatele Białorusi zostali zwolnieni z obowiązku uiszczenia opłaty za wydanie polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemca. Zwolnienie będzie obowiązywać tak długo, jak w mocy będzie pozostawać rozporządzenie.

Na jaki okres jest wydawany polski dokument podróży?

Polski dokument podróży może zostać wydany na okres 1 roku i uprawnia do przekroczenia granicy polskiej. Warto pamiętać, że polski dokument podróży może być używany zamiast paszportu, jednak nie zwalnia z obowiązku posiadania karty pobytu potwierdzającej posiadanie podstawy pobytowej w Polsce. Należy podkreślić, iż otrzymanie polskiego dokumentu podróży nie oznacza uzyskania polskiego obywatelstwa.

Gdzie złożyć wniosek o wydanie polskiego dokumentu podróży?

Tak jak w przypadku zezwoleń na pobyt, wniosek należy złożyć do wojewody właściwego ze względu na miejsce zamieszkania cudzoziemca.

Jakie dokumenty trzeba złożyć?

W celu uzyskania polskiego dokumentu podróży dla obywatela Białorusi należy złożyć:

• wniosek o wydanie tymczasowego polskiego dokumentu podróży dla cudzoziemca (aktualny wzór wniosku można pobrać klikając w poniższy link: https://mos.cudzoziemcy.gov.pl/wniosek);
• 2 aktualne zdjęcia;
• kserokopia ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość (oryginał do wglądu) lub kserokopia poprzednio posiadanego dokumentu;
• dokumenty niezbędne do potwierdzenia danych i okoliczności podanych we wniosku (np. dokumenty potwierdzające posiadanie statusu bezpaństwowca, decyzja w sprawie udzielenia ochrony uzupełniającej na terytorium Polski lub zgody na pobyt ze względów humanitarnych, kopia karty pobytu i zezwolenia na pobyt);
• potwierdzanie zameldowania na pobyt stały lub czasowy.

W związku z powyższym obywatele Białorusi nie mają aktualnie ograniczeń w zakresie podstaw do wydania polskiego dokumentu podróży, jeżeli posiadają dowolny rodzaj zezwolenia na pobyt czasowy.

Uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy w Polsce jest zdecydowanie celowe dla obywateli Białorusi, ponieważ stanowi to nie tylko legalny status pobytu, ale także otwiera drzwi do możliwości uzyskania polskiego dokumentu podróży w sytuacji, gdy paszport został utracony lub nieważny. To rozwiązanie, które zapewnia bezpieczeństwo i mobilność.

Jako eksperci z usług legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce, już od ponad 20 lat wspieramy naszych klientów w pozyskaniu wszystkich niezbędnych dokumentów. Jeżeli macie pytania lub chcecie skorzystać z naszej profesjonalnej pomocy, zapraszamy do odwiedzenia naszej nowej strony internetowej:

https://legalnodopolshi.com/

oraz bloga, gdzie wyświetlamy aktualne informacje w świecie legalizacji cudzoziemców, HR i prawa pracy:

 https://grupaprogres.pl/blog/

Więcej wpisów

Od 1 kwietnia 2023 r. obywatele Ukrainy, którzy wjechali do Polski w czasie wojny, mogą ubiegać się o udzielenie zezwoleń na pobyt czasowy w Polsce. Jednak takie rozwiązanie jest dostępne nie dla wszystkich. Jeśli masz wątpliwości co do możliwości uzyskania karty pobytu, koniecznie zapoznaj się z poniższym artykułem.

Czym jest zezwolenie na pobyt czasowy w Polsce?

Zezwolenie na pobyt czasowy to dokument wydawany cudzoziemcom, którzy zamierzają przebywać w Polsce na okres dłuższy niż 3 miesiące. Uprawnia on do pobytu w Polsce na okres do 3 lat. Razem z zezwoleniem cudzoziemcy otrzymują kartę pobytu, która potwierdza ich tożsamość w Polsce, i na której znajdują się podstawowe informacje dotyczące jej posiadacza.

Obydwa dokumenty są bardzo istotne, więc należy je przechowywać i w razie utraty lub uszkodzenia wystąpić o duplikaty. Dzięki nim możesz wielokrotnie przekraczać granicę bez konieczności uzyskania dodatkowej wizy i korzystać z innych praw obywatelskich.

Kiedy obywatel Ukrainy ze statusem UKR może złożyć wniosek?

Wniosek o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy może złożyć obywatel Ukrainy, który przebywa w Polsce i ma numer PESEL z adnotacją UKR oraz pracuje lub prowadzi w Polsce działalność gospodarczą np. na podstawie wpisu do CEIDG.

To oznacza, że osoby ze statusem UKR, które wjechały do Polski w czasie wojny, mogą złożyć tylko i wyłącznie takie zezwolenia na pobyt:

– zezwolenia na pobyt czasowy i pracę,

– zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji,

– zezwolenia na pobyt czasowy w celu prowadzenia działalności gospodarczej.

Jak i gdzie należy złożyć wniosek?

Generalnie wniosek i załączniki należy dostarczyć osobiście lub przesłać pocztą lub w inny sposób dostarczyć do urzędu wojewódzkiego, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania obywatela Ukrainy.

W celu usprawnienia obsługi cudzoziemców został uruchomiony specjalny portal MOS (Moduł Obsługi Spraw), który oprócz możliwości wypełnienia wniosku pobytowego po rejestracji konta, zawiera dużo wskazówek i potrzebnych informacji dla cudzoziemców przebywających w Polsce.

Niektóre Urzędy Wojewódzkie, jak np. Mazowiecki, Pomorski, czy Dolnośląski mają swoje specjalnie zaprojektowane systemy elektroniczne dedykowane do obsługi cudzoziemców. Warto zapoznać się, czy Urząd, do którego będziesz składać wniosek, ma swoje wytyczne dotyczące złożenia wniosków pobytowych.

Jakie dokumenty trzeba złożyć?

Podstawowa lista dokumentów, które należy dostarczyć, zawiera:

• Wniosek o zezwolenie na pobyt,
• Cztery aktualne fotografie – zgodne z wymogami,
• Kserokopie wszystkich zapisanych stron w paszporcie wraz z oryginałem do wglądu,
• Potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej,
• Dokumenty potwierdzające okoliczności uprawniające do wydania zezwolenia na pobyt czasowy.

Zwróć uwagę na to, że lista dokumentów może się różnić w zależności od Urzędu Wojewódzkiego, w którym zamierzasz złożyć wniosek oraz twojego celu pobytu w Polsce.

Ważne informacje:

• Ubieganie się o zezwolenia na pobyt nie jest obowiązkowe. Obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski od dnia 24 lutego 2022 r. i nie skorzystają z tego rozwiązania, będą mogli nadal legalnie przebywać w kraju na podstawie ochrony czasowej obecnie do 04.03.2024 r.
• Jest możliwość wypełnienia wniosku pobytowego odręcznie poza formularzem elektronicznym, ale w celu usprawnienia procesu i przyspieszenia rozpatrywania sprawy rekomendujemy skorzystać z portalu mos.cudzoziemcy.gov.pl. lub innego portalu ze względu na Urząd Wojewódzki.

Podsumowanie

Uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy w Polsce niesie za sobą wiele korzyści dla cudzoziemca. Przede wszystkim umożliwia legalne przebywanie na terytorium Polski przez określony okres czasu oraz swobodę przemieszczania się po Unii Europejskiej. Przy takim rozwiązaniu nie musisz martwić się o utratę swojej podstawy pobytowej w przypadku podróży do innych państw.

Jeżeli chcesz uzyskać kartę pobytu w Polsce i nie stresować formalnościami związanymi z legalizacją swojego pobytu lub masz dodatkowe pytania, zapraszamy do skorzystania z naszej eksperckiej pomocy.

Zgłoś się do nas: kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 12 stycznia 2023 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 185)

Ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. z 2023 r. poz. 103 z późn. zm.)

Więcej wpisów