Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do Działu HR

W dobie nowoczesnych aplikacji posiadamy szeroką gamę systemów służących wsparciu procesów HRowych m.in. z zarządzania strukturą organizacyjną, procesami rekrutacyjnymi, czy kompetencjami pracowników. Przygotowaliśmy 5 najważniejszych kroków, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego programu do rekrutacji. Mamy nadzieję, że nasze wskazówki okażą się dla Ciebie pomocne.

1. Opisz dotychczasowy proces.

Pomoże to obejrzeć wszystkie prowadzone przez rekruterów działania oraz wskazać miejsca, które można ulepszyć i zautomatyzować. Możesz nawet zrobić to w formie mapy lub schematu procesu z zaznaczeniem miejsc, które według Ciebie nie działają jak powinny, bądź zajmują zbyt wiele czasu i chciałbyś je zoptymalizować. Dzięki temu jeszcze przed ofertami firm wytwarzających  oprogramowanie, będziesz wiedzieć czego najbardziej potrzebujesz.

Znając swoje potrzeby będziesz wiedzieć,  jakie są minimalne wymagania względem programu, co zdecydowanie ułatwi Tobie proces znalezienia tego najodpowiedniejszego.

2. Przeprowadź research.

Firmy wytwarzające oprogramowanie starają się promować swoje produkty podkreślając wszystkie jego funkcjonalności. Postaraj się wybrać w pierwszej kolejności te, których funkcjonalności spełniają zaznaczone wcześniej przez Ciebie wymogi. Na tym etapie warto zaangażować pracownika z działu IT, który od razu będzie w stanie określić możliwości integracji ze stroną internetową bądź innym oprogramowaniem firmowym. Oprócz samodzielnego porównywania cen i funkcjonalności warto poprosić dostawców oprogramowania o spotkanie i przedstawienie oferty. Profesjonalna firma powinna przeprowadzić analizę Twoich wymagań jeszcze przed jej przedstawieniem. Nawet z ograniczonym budżetem postaraj się poznać możliwości popularnych systemów, są one zazwyczaj dobrze przetestowane i możesz poznać opinię wielu osób na ich temat. Ponadto często dostępne w różnych wariantach, pakietach i stawkach cenowych, dlatego dla porównania warto zapoznać się z kilkoma. Wiadomym jest, że system powinien zostać skonstruowany w sposób przyjazny użytkownikowi, czyli jego oprawa graficzna, rozmieszczenie przycisków i funkcji muszą być przejrzyste oraz jak najbardziej intuicyjne. Unikaj takich, których widoki są nieuporządkowane lub wyświetlają się niepoprawnie. Jeśli takie nieprawidłowości pojawiają się w systemie to mogą się wystąpić również w opublikowanych później ofertach.

3. Zwróć uwagę na szczegóły i funkcjonalności.

Większość funkcjonalności w oferowanych  programach będzie się powtarzać, dlatego pamiętaj aby spełniały one Twoje minimalne wymagania i zwróć uwagę na aspekty związane z dalszym użytkowaniem aplikacji przez rekruterów. Wszystkie zbierane CV i pliki kandydatów powinny znajdować się w jednym miejscu tzw. bazie danych, dostawcy mogą używać pojęcia chmura. Z reguły aplikacja jest utrzymywana na serwerach dostawcy i dostępna przez stronę internetową w przeglądarce. Upewnij się, że jest ona responsywna oraz, że rekruterzy będą mieli do niej dostęp z dowolnego miejsca na każdym urządzeniu. Sprawdź możliwości filtracji – funkcja wyszukiwania zaawansowanego przy dowolnie wybranych parametrach pozwoli na sprawniejszą pracę rekruterów. Dodatkowym atutem jest kompatybilność z portalami ogłoszeniowymi, dzięki której w łatwy sposób rekruter może wyeksportować zamieszczone w systemie ogłoszenie na popularne portale ogłoszeniowe. Zwróć uwagę z jakimi portalami współpracuje dostawca oprogramowania, które bierzesz pod uwagę, oraz czy są one zgodne z tymi, na których do tej pory osoby odpowiedzialne za rekrutacje w Twojej firmie umieszczali ogłoszenia. Dużą wygodą jest możliwość komunikacji z kandydatami bezpośrednio z poziomu systemu bez konieczności przenoszenia danych i korzystania jedynie ze skrzynki mailowej, oraz tworzenie własnych szablonów spersonalizowanych odpowiedzi. Dla większych działów ważnym elementem jest również możliwość nadawania uprawnień do poszczególnych funkcjonalności. Dzięki temu możesz sam zdecydować, do jakich opcji w systemie mają mieć dostęp różni pracownicy. Dla kadry zarządzającej dostawcy oferują możliwość eksportowania statystyk i raportów, co pozwala w prosty sposób monitorować wyniki pracy i efektywność działań rekruterów.

Staraj się wybrać produkt profesjonalny. W trakcie spotkania lub testowania systemu na koncie demo na którym dostawca prezentuje system, wszystkie funkcje powinny działać bez zarzutu.

4. Poznaj proces wdrożenia.

Każdy dostawca może oferować różne możliwości w tym zakresie. Publikacja ogłoszeń z systemu na Twojej stronie internetowej, bądź zewnętrznej utrzymywanej przez dostawcę. Dobrze jest poznać możliwości technologiczne. W tym aspekcie z pewnością pomoże Tobie pracownik działu IT lub osoba odpowiedzialna za utrzymanie firmowej strony internetowej. Dowiesz się ile zmian do wprowadzenia na Twojej firmowej witrynie niesie wybranie konkretnego rozwiązania oraz będziesz mógł oszacować ich koszt. Ważnym aspektem jest również sprawdzenie, czy możliwe jest automatyczne publikowanie ofert na zewnętrzne portale ogłoszeniowe. Nawet jeśli dany dostawca nie współpracuje z ważnym dla Ciebie portalem i nie zamierza nawiązać takiej współpracy, może istnieć możliwość dostosowania takiej opcji np. zza pomocą plików .xml – powinieneś mieć możliwość wdrożenia takiego automatycznego kanału komunikacji pomiędzy systemem a wybranym przez Ciebie portalem, dzięki któremu wszystkie ogłoszenia będą aktualizowały się automatycznie. Ta opcja może okazać się szczególnie przydatna w trakcie długotrwałego użytkowania systemu, kiedy to mogą pojawić się kolejne, nowe portale ogłoszeniowe, z których będą chcieli korzystać rekruterzy.

5. Sprawdź budżet oraz wsparcie dla użytkowników.

W chwili obecnej oprogramowanie jest z reguły dostarczane do użytkowników na podstawie licencji opłacanych miesięcznie. Kierując się ceną, pamiętaj na jakich funkcjach zależy Tobie najbardziej. Unikaj wyboru systemu z bardzo rozbudowanymi funkcjonalnościami prezentowanymi przez dostawcę w niskiej cenie, gdy nie spełniają one wypisanych przez Ciebie minimalnych wymagań.

Jak wdrożyć pracowników

Ważnym aspektem którego nie wolno pomijać jest wdrożenie pracowników – czyli użytkowników systemu. To w końcu ich działania pragniesz usprawnić, dlatego zadbaj o szkolenia przygotowujące ich do pracy z nowym systemem. Wiele dostawców oferuje pierwszy pakiet szkoleniowy w cenie zawarcia umowy i opłacenia licencji. Nie wszyscy mogą jednak w takich pierwszych szkoleniach uczestniczyć, dlatego zadbaj o to, aby dostawca udostępnił dla wszystkich pracowników instrukcję użytkowania systemu, w której będą opisane podstawowe funkcje. Z pewnością przyda się to w trakcie wdrażania nowych pracowników, którzy będą w przyszłości pracować z systemem. Dowiesz się, czy zawierając umowę z dostawcą zostanie przypisany Twojej firmie opiekun do którego będą mogli zwracać się  pracownicy w razie trudności. W przypadku braku opiekuna sprawdź czy istnieją inne kanały komunikacji i wsparcia technicznego np. infolinia, chat bądź adres mailowy pomocy.

Więcej wpisów