Opis stanowiska punktem wyjścia do realizacji strategii zarządzania pracownikiem.

perspektywy ostatnich wydarzeń i zdobytych doświadczeń wiem, iż świadomość biznesowa i strategiczna funkcji personalnej oraz  wiedza dotycząca realizowanych w niej procesów determinuje rangę i wartość wsparcia jakie organizacja może otrzymać w ramach wdrażanych i wykorzystywanych narzędzi i projektów HR.

Właściwie zaprojektowane i sporządzone opisy stanowisk są podstawowym elementem porządkującym każdą strukturę organizacyjną. Są jednym z kluczowych narzędzi w szeroko rozumianym zarządzaniu zasobami ludzkimi, dzięki któremu jesteśmy w stanie zbudować efektywną i optymalną oraz pozostałe procesy i narzędzia. Niestety często przez brak świadomości i podstawowej wiedzy na temat ich wielowymiarowej funkcji, znaczenia i wykorzystania, opisy stanowisk zostały sprowadzone do roli jednego z wielu dokumentów w teczce pracowniczej…

. Opis stanowiska jest także podstawowym elementem i punktem wyjścia zarówno do realizacji procesu rekrutacji, oceny okresowej pracownika, budowania planów i celów szkoleniowo-rozwojowych, wartościowania stanowisk, budowania ścieżek rozwoju i awansu w ramach struktur organizacyjnych.

Opisy stanowisk- korzyści dla organizacji

• wspierają efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi
• stanowią podstawę do wyznaczania celów i opracowania wskaźników efektywności
• określają zakres kompetencji, odpowiedzialności i uprawnień w ramach poszczególnych stanowisk
• zwiększają efektywność i redukują koszty personalne
• wspierają realizację procesów rekrutacji
• stanowią podstawę  procesu wartościowania stanowisk
• określają potrzeby szkoleniowe i rozwojowe pracowników
• wspierają budowanie i ocenę jakości funkcjonowania procesów
• określają kanały i kierunki komunikacji
• pomagają w określeniu wzajemnych oczekiwań między pracownikiem a organizacją

Aby takie narzędzie mogło powstać i nie stanowiło jedynie kolejnego, martwego arkusza niezbędna jest pełna świadomość
i wiedza na temat zarówno samego narzędzia, celów biznesowych organizacji a przede wszystkim wiedza i doświadczenie
w powiązaniu przyczynowo skutkowym jednego i drugiego. Kolejnym bardzo  ważnym elementem i wyzwaniem jest właściwe wdrożenie narzędzia jakim są opisy stanowisk w organizacji, w taki sposób aby menadżerowie poszczególnych szczebli
i obszarów rozumieli ich wartość i traktowali jako stały element wspierający realizację ich zadań i celów biznesowo-rozwojowych. Zarówno pierwszy jak i ten drugi etap warto powierzyć ekspertom, którzy sprawnie i skutecznie wesprą Twoją organizację w tym procesie.

Nie zwlekaj, czas jest kluczowy, aby odnieść sukces!

Anna Pietraszko
Menadżer ds. Personalnych w Grupie Progres: 607 121 165

Więcej wpisów

Pozwoli to stworzyć struktury dla przepływu informacji w Firmie, określić wpływ poszczególnych procesów na prawidłowe funkcjonowanie Twojego biznesu, zdefiniować wskaźniki mierzące efektywność. Bardzo ważne to, określić krytyczne procesy najistotniejsze dla należytego funkcjonowania Firmy, zdefiniować ryzyka i przygotować ewentualne plany awaryjne. Mapowanie to punkt wyjścia do rozwoju, doskonalenia i optymalizacji organizacji.

Kluczem do efektywnej analizy jest podejście holistyczne, nie traktuj poszczególnych działów jako odrębnych jednostek. W mapowaniu procesów bardzo ważne jest połączenie wiedzy o wszystkich procesach w całość. Wówczas można zdefiniować obszary, które przenikają się, być może są powielane w wielu miejscach, albo znaleźć wspólny mianownik dla części z realizowanych do tej pory czynności.

Mapowanie procesów to gra zespołowa

W mapowanie procesów zaangażuj zespół, stwórz grupę projektową, określ lidera tego projektu, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie wniosków w dalszym etapie. Na początek ustal, jakie procesy zachodzą w Firmie, jakie zadania poszczególnych zespołów wpływają na większe projekty, jaka jest odpowiedzialność poszczególnych zaangażowanych osób. Określ  faktyczny czas procesów oraz zdefiniuj ten pożądany, który jest celem. Po tym etapie ustal priorytetowe procesy oraz wskaźniki ich mierzalności.

Mapowanie procesów najlepiej wizualizować, dzięki temu łatwiej analizować ich aktualność
i dokonywać zmian. Zadbaj o wybór odpowiedniego narzędzia. Istnieje kilka metod przedstawiania procesów od diagramu procesu, poprzez diagram przepływu, a kończąc na VSM (mapowanie strumienia wartości). Obrazowe przedstawienie pomaga zdefiniować tzw. „wąskie gardła” oraz kamienie milowe mające wpływ na przebieg procesu. Mapowanie musi oddawać realnie działania, które zachodzą w Firmie, dlatego trzeba uważać na to, aby w trakcie audytu przekazywane informacje nie miały charakteru „życzeniowego”. Dzięki zebranemu materiałowi możliwe będzie wprowadzenie optymalizacji.

Grupa Progres udzieli wsparcia w tym ważnym projekcie dla Twojej Firmy. Z pewnością będzie on miał przełomowy wpływ na Twój biznes. Skontaktuj się z nami!

Magdalena Białek
Kierownik Zarządzający Linią RS

Więcej wpisów

Doradztwo w zakresie zarządzania personelem, w tym m.in. w procesie rekrutacji

Ryzyko popełnienia błędu rekrutacyjnego znacząco ogranicza wystandaryzowany i przejrzysty proces.

Aby przygotować się dobrze do tego zadania, należy zastanowić się nad przygotowaniem profilu wymagań kompetencyjnych na danym stanowisku oraz ustalić jakimi źródłami lub metodami będziemy pozyskiwać Kandydatów. W kolejnym kroku ustalamy prawidłowe narzędzia do badania kompetencji Kandydatów – odpowiedni ich dobór będzie zależał od wielu czynników jak np. to czy kluczowe są kompetencje twarde poparte certyfikatami i uprawnieniami, czy np. kompetencje miękkie. Należy zdefiniować zakres pytań, obszar zagadnień, które są kluczowe do oceny wiedzy i doświadczenia Kandydata. Ten sam formularz pytań należy przedstawić wszystkim Kandydatom biorącym udział w procesie na dane stanowisko. Ważnym jest, aby otoczenie i warunki przeprowadzenia wywiadów lub testów były jednakowe, np. wszyscy Kandydaci wypełniają test podczas rozmowy kwalifikacyjnej, na miejscu w Firmie u przyszłego pracodawcy. Warto również zastanowić nad tym, aby skorzystać z gotowych certyfikowanych testów.

Kluczowe jest  określenie na starcie rekrutacji pełnego planu, w ilu fazach będzie ona przebiegać oraz których pracowników z Firmy zaangażujemy na poszczególnych etapach. Czy posiadamy wewnątrz organizacji osoby, która mogą wesprzeć proces, np. oceny wiedzy lub kompetencji językowych Kandydata.

Warto przeanalizować „informacje z rynku” i podjąć decyzję o optymalizacji procesu jeszcze przed jego uruchomieniem, pozwoli to zaoszczędzić cenny czas oraz podnieść efektywność rekrutacji. Pamiętajmy, że z jednej strony zbyt długo trwające procesy podejmowania decyzji, wieloetapowość procesów rekrutacji, niosą za sobą ryzyko utraty cennych talentów. Jest też druga strona medalu – mianowicie pośpiech w procesie decyzji, nieprawidłowy dobór aplikacji jeszcze na wczesnym etapie selekcji CV, będzie skutkowało z wysokim prawdopodobieństwem porażką.

Odpowiednio zaplanowany proces rekrutacji jest również nieocenionym elementem budowania pozytywnego wizerunku pracodawcy. Tu ogromną rolę ma terminowe udzielanie informacji zwrotnej tym Kandydatom, którzy nie zostali wybrani do kolejnego etapu rekrutacji. Nieodpowiednio skonstruowana odpowiedź – np. niemerytorycznie, a co gorsza jej całkowity brak pogorszy wizerunek Firmy w oczach przyszłych pracowników. Pamiętajmy, że rekrutacja jest dla wielu Firm permanentnie prowadzonym procesem i opinia o nas idzie w rynek. Wsparciem w procesie komunikacji do dużych grup Kandydatów na pewno będą systemy ATS.

Błędne decyzje rekrutacyjne  są kosztogenne i najprawdopodobniej w krótkim czasie okażą się skumulowanym obciążeniem, na które złoży się m.in koszt przeprowadzenia procesu, koszt wdrożenia nowej osoby do obowiązków i wiedzy o Firmie, koszt badań etc., kolejne koszty ponownej rekrutacji,  jak i utracone korzyści wynikające z braku odpowiedniej osoby na stanowisku.

Szacuje się, że nieudana rekrutacja specjalisty, który odchodzi z Firmy po okresie próbnym kosztuje Firmę około 90 tys. zł – takie dane wskazuje Sedlak & Sedlak i PwC. Oczywiście im bardziej odpowiedzialne i unikalne kompetencje są potrzebne na danym stanowisku, tym ten koszt jest wyższy.

I na koniec pomyśl o różnych scenariuszach zdarzeń, na wypadek tego jeśli rekrutacja okaże się pomyłką. W takich sytuacjach warto mieć plan B – jak np. analiza kompetencji wewnątrz organizacji celem awansu osoby z wewnętrznych struktur czy reorganizacja procesów w Firmie.

Jak widać, proces rekrutacji niesie za sobą wyzwania, wymaga przygotowania, wiedzy i zaangażowania wielu zasobów. Jeśli potrzebujesz wsparcia na jednym z jego etapów lub szukasz Firmy, która  w Twoim imieniu kompleksowo poprowadzi procesy rekrutacyjne –  skontaktuj się z nami, chętnie doradzimy i zrealizujemy dla Ciebie taki projekt.

Zapraszam do kontaktu TUTAJ

Magdalena Białek
Kierownik Zarządzający Linią Rekrutacji Stałych

Grupa Progres

Przeczytaj również: Czego nauczyło Cię dotychczasowe doświadczenie w Grupie Progres?

Więcej wpisów

Skalę problemów gospodarczych obrazuje fakt, iż przez przerwanie obiegu światowego handlu spadnie on – według prognoz Światowej Organizacji Handlu – od 13 do 32%. Sekretarz generalny OECD, Angel Gurría stwierdził, że szok gospodarczy spowodowany koronawirusem już jest większy niż ten z okresu kryzysu finansowego z lat 2007-2009 – wg niego gospodarka na poziomie globalnym będzie się podnosić jeszcze przez wiele lat.

COVID19 odcisnął również wyraźne piętno na polskiej gospodarce w skali mikro i makro. Wywołany pandemią kryzys zatrzymał nas wszystkich, w tym przedsiębiorstwa, firmy rodzinne,  działalności małe i duże. Jako pierwsza przyszła faza szoku i niedowierzania, że to się naprawdę dzieje, następnie zgodnie z teorią kolejna: konfrontacji, analizy, oceny sytuacji. Na szczęście jeśli przez tę ostatnią przejdziemy właściwie, wyłonimy słabe punkty naszej organizacji, to dzięki fazie mobilizacji, uruchamiając wszelkie dostępne zasoby, podejmując działania i wdrażając plany naprawcze, jesteśmy w stanie wyjść z kryzysu zwycięsko.

W swojej karierze i pracy zawodowej kilkukrotnie wspierałam Zarządy, firmy i organizacje, które przechodziły z różnych powodów przez fazę kryzysu. Bezwzględnie był to trudny okres dla każdej z nich i ogromna próba. Dzisiaj z perspektywy czasu i zdobytych doświadczeń wiem , że to wyzwanie, ale i najlepszy czas na pozytywne zmiany.

Kryzysy obnażają słabe strony naszej organizacji, bo przecież trudniej je diagnozować, wtedy kiedy pozornie wszystko działa, czy mówiąc kolokwialnie „idzie siłą rozpędu”. Trudny czas kryzysu obnaży każdą niewłaściwą strategię lub jej brak: sprzedażową, rozwojową, marketingową czy personalną. Zweryfikuje listę naszych dostawców, współpracowników. Wskaże również nasze słabe strony, braki, luki kompetencyjne. Bezwzględnie nie należy tego etapu unikać lub się go obawiać, wręcz przeciwnie.

To jest moment na rozwój i pozytywną zmianę, kiedy już wiemy co nie działa albo czego nam brakuje, dopiero wtedy możemy to korygować, naprawiać. Czasami będzie to trudna zmiana, wymagająca odwagi, czasu, wysiłku, być może dodatkowych kosztów lub trudnych decyzji i wsparcia specjalistów w danej dziedzinie, ale przecież stawka jest wysoka i nikt nie mówił, że będzie łatwo…

Jak przetrwać kryzys?

Wszystko jednak zależy od tego, którą drogę i  rozwiązanie obierzemy: tę prostszą: bez konfrontacji i wskazania newralgicznych, słabych punktów naszej organizacji i pozornego rozwiązania problemu, czy tę trudniejszą, wymagającą  głębokiej analizy, rzetelnej oceny i refleksji a co za tym idzie zmiany.

Przechodząc z jedną z bliskich mi organizacji przez poważny kryzys, czytałam o efekcie Titanica, który zatonął ponieważ Kapitan nie dostrzegł zagrożenia i zbyt późno podjął decyzję o zmianie kursu, ciąg dalszy tej historii jest nam dobrze znany. W swojej karierze zawodowej również wielokrotnie i z ogromnym poczuciem „bezradności” obserwowałam konsekwencje zbyt późno podjętych decyzji, wdrożonych zmian i dziś wiem, w jak prosty sposób można było ich uniknąć.

Uważam również, iż kluczową rolę w przejściu przez kryzys każdej organizacji odgrywają kompetentni i świadomi biznesowo menadżerowie i liderzy, to oni są w stanie wesprzeć Zarząd w podejmowaniu trudnych decyzji, wdrażaniu niezbędnych zmian i tak pokierować swoimi zespołami, aby w tym czasie czuli się bezpiecznie, maksymalnie skoncentrowali się na zadaniach oraz pokonywali wszelkie trudności. Każdy zespół potrzebuje lidera. Osoby, która spina, motywuje, wspiera, zwłaszcza w momentach, w których pojawiają się przeszkody. Kiedy tak się zadzieje „niemożliwe staje się możliwe”.

Przed nami trudny rok. Wiele zagrożeń i kryzysów. Dzisiaj już wiem, że aby przetrwać kryzys, trzeba przebyć długą drogę a każda podróż zaczyna się od pierwszego kroku…

Zapraszam do kontaktu TUTAJ

Anna Pietraszko, Kierownik Działu Personalnego 

Więcej wpisów

Przeczytaj również: Outsourcing pracowników zyskuje w trudnych czasach

Więcej wpisów