W ostatnim czasie spotykamy się z częstą zmianą przepisów związanych z obszarem kadrowo-płacowym. Jest to wynik nie tylko zmieniającego się ciągle rynku pracy, ale również stanu epidemii i nowych sytuacji, z jakimi przyszło się wszystkim mierzyć. Te nieustanne zmiany powodują, że na osobach zajmujących się tą dziedziną spoczywa bardzo duża odpowiedzialność, a dodatkowo wymóg monitorowania zmian i dokładania wszelkich starań, aby działać zgodnie z literą prawa.

Poprzez obsługę kadrowo-płacową rozumie się przede wszystkim:

• proces naliczania wynagrodzeń (przygotowywanie list płac w oparciu o różne formy zatrudnienia zgodnie z aktualnymi przepisami prawa),
• przygotowywanie dokumentacji do ZUS/GUS/PFRON,
• obsługę PPK,
• przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne) oraz jej prowadzenie i przechowywanie,
• reprezentację firmy przed instytucjami zewnętrznymi ZUS/PIP/US,
• oraz szereg innych czynności związanych z bieżącą obsługą pracowników/zleceniobiorców.

Co daje firmie outsourcing usług kadrowo-płacowych?

Katalog zalet korzystania z usługi payroll jest szeroki. Jako kluczowe można wymienić zarówno oszczędność finansową, jak i oszczędność czasu. Zlecając tę część zadań firmie zewnętrznej zatrudniającej profesjonalistów, zyskuje się środki, które należałoby przeznaczyć na zatrudnienie w wewnętrznych strukturach dedykowanej grupy specjalistów. Dodatkowo budżet firmy nie zostaje obciążony kosztami związanymi z dostosowywaniem oprogramowania do aktualnych wymogów prawnych. Firma zlecająca usługi na zewnątrz eliminuje również ryzyko rotacji pracowników odpowiedzialnych za obsługę procesów kadrowo-płacowych, a co za tym idzie – nie jest obciążona procesem rekrutacji oraz wdrożeniem nowej osoby.

Kolejną korzyścią jest gwarancja bezpieczeństwa i poufności danych. Firma, która decyduje się na świadczenie usług payroll musi bowiem zadbać o ochronę danych osobowych oraz tych związanych z wynagrodzeniami zatrudnionych osób.

Warto również podkreślić, że to na firmie świadczącej usługi outsourcingu spoczywa obowiązek płynnego, rzetelnego oraz terminowego sporządzania list płac, przesyłania dokumentów do ZUS, PFRON, GUS, czy US. Pozwala to skupić się klientom na strategicznych dla nich działaniach i minimalizuje ryzyko błędu czy kar finansowych związanych z nieterminowym lub nieprawidłowym spełnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych.

Czy outsourcing usług niesie jakieś ryzyko?

Kiedy będziemy analizować plusy i minusy outsourcingu usług kadrowo-płacowych to oczywiście pojawią się na horyzoncie pytania o ewentualne ryzyka. Czy można mieć gwarancję, że reprezentująca nas firma nie popełni błędu i na pewno zrealizuje obowiązki wynikające z ustawy w terminie?

Odpowiedź jest prosta: tak, jeśli bardzo rozważnie wybierze się firmę oferującą takie usługi. Grupa specjalistów, którym zostanie powierzona obsługa kadrowo-płacowa, powinna cechować się rzetelnością i dokładnością.

Podsumowując: usługa payroll niesie za sobą mnóstwo korzyści. Pozwala na wyeliminowanie szeregu niechcianych zadań, przy jednoczesnej gwarancji, że będą one wykonane rzetelnie i terminowo. Zapewnienie kontaktu z grupą specjalistów z zakresu kadr i płac dodaje firmom poczucie bezpieczeństwa i stały dostęp do informacji. W konsekwencji klienci zyskują czas, aby skupić się na rozwoju i udoskonalaniu podstawowej i kluczowej dla przedsiębiorstwa działalności.

Izabela Lubińska – Kierownik Działu Kadr i Płac 

Przeczytaj również: Zasiłek chorobowy a okres wyczekiwania

Więcej wpisów