Nowy pracownik po 3 miesiącach: „Szkoda, że nikt mi tego nie powiedział” – onboarding bez ściemy

Jeszcze często zdarza się, że nowy pracownik po trzech miesiącach w firmie wciąż czuje się jak turysta bez mapy w obcym kraju. Wie, gdzie jest jego biurko, zna hasło do komputera, ale nadal nie rozumie, jak naprawdę działa ta organizacja i co dokładnie powinien robić.

To, co w ogłoszeniu o pracę dumnie brzmiało jak „kompleksowy proces wdrażania”, okazało się chaotyczną mieszanką formularzy, haseł i instrukcji typu „resztę poznasz w trakcie”. Pierwszego dnia dostał identyfikator, pokazano mu ekspres do kawy i… w zasadzie tyle.

Dlaczego tak się dzieje i co można zrobić, żeby onboarding przestał być farsą, a stał się tym, czym powinien być – solidnym fundamentem długoterminowej współpracy? A przede wszystkim: jakie są te rzeczy, o których nowym pracownikom „zapomina się” powiedzieć, ale które decydują o ich sukcesie lub porażce w nowej pracy?

Rzeczywistość, o której milczą w HR

Zanim przejdziemy do tego, co robić, żeby było lepiej, powiedzmy sobie wprost: większość firm traktuje onboarding jak formalność.

Według badania Gallup tylko 12% pracowników uważa, że ich firma wykonuje dobrą robotę przy wdrażaniu nowych osób, a dane firmy Talmundo z 2024 roku pokazują, że 34% pracowników w ogóle nie doświadczyło żadnego programu onboardingu w swojej organizacji.

Jak to się kończy? Według raportu Work Institute 37,9% pracowników odchodzi z organizacji w ciągu pierwszego roku, a dwie trzecie z nich podejmuje tę decyzję już w pierwszych sześciu miesiącach.

Ale tu się zaczyna prawdziwa historia – ta, o której nikt oficjalnie nie mówi.

7 rzeczy, których nowi pracownicy nie dowiadują się oficjalnie

1. Niepisane zasady komunikacji

Jeden menedżer preferuje krótkie maile rano, inny szczegółowe podsumowania po południu. Część zespołu komunikuje się głównie przez maila, inna woli spotkania twarzą w twarz. Te preferencje poznasz z czasem, ale przydałoby się znać je od razu, żeby uniknąć nieporozumień i po prostu lepiej współpracować.

2. Co naprawdę oznaczają te wszystkie skróty i procedury

„Wyślij to przez CRM do działu wdrożeń, ale najpierw skonsultuj z PO” – każda firma ma swój żargon i skróty myślowe. Problem w tym, że część procesów ewoluowała przez lata i nie zawsze są intuicyjne dla nowych osób. Zrozumienie kontekstu tych procedur pomaga pracować szybciej i unikać zbędnych kroków.

3. Jak faktycznie mierzona jest wydajność

Oprócz oficjalnych KPI i celów, istnieją nieformalne wskaźniki sukcesu, np. umiejętność współpracy z zespołem, proaktywność w rozwiązywaniu problemów, czy dbałość o atmosferę w pracy. Te miękkie kompetencje często są równie ważne, jak twarde wyniki, ale rzadko ktoś mówi o tym wprost.

4. Realne możliwości rozwoju w firmie

„Ścieżki kariery” w praktyce mogą wyglądać różnie. Czasem awans oznacza większe obowiązki bez zmiany tytułu, innym razem rozwój idzie w kierunku eksperckim, nie menedżerskim. Warto wcześnie zrozumieć, jak faktycznie wyglądają drogi rozwoju w konkretnej organizacji i kto może w tym pomóc.

5. Kultura błędów i prawda o „otwartej komunikacji”

Każda firma inaczej podchodzi do błędów. Może być tak, że w jednej organizacji mała pomyłka to okazja do nauki, ale w drugiej może wywołać długie analizy i dodatkowe procedury kontrolne. Znajomość tej kultury pomaga lepiej zarządzać ryzykiem i wiedzieć, kiedy warto zgłosić wątpliwości, a kiedy lepiej widziane będzie działanie samodzielnie.

6. Jak naprawdę wygląda work-life balance

Oficjalne godziny pracy to jedna rzecz, ale każdy zespół ma swój rytm. Niektóre projekty mają naturalne okresy intensywnej pracy, inne wymagają stałego tempa. Zrozumienie tego rytmu pomaga lepiej planować życie prywatne i zarządzać własną energią.

7. Kto może być twoim nieformalnym mentorem

Poza oficjalną strukturą organizacyjną istnieje sieć nieformalnych relacji. Osoby, które znają historię projektów, potrafią wytłumaczyć kontekst decyzji, albo po prostu chętnie dzielą się wiedzą. Znalezienie takich osób przyspiesza naukę i integrację z zespołem.

Konsekwencje słabego onboardingu

Dane Polskiego Instytutu Ekonomicznego są bezlitosne: średnio co dziesiąty pracownik w Polsce rocznie kończy współpracę z firmą. Według Barometru Rynku Pracy 2024, aż 44,9% zatrudnionych myśli o zmianie pracy – to najwyższy wynik od 2018 roku.

Zły onboarding to nie tylko strata dla pracownika. Dla firmy oznacza koszty, które bolą: zastąpienie pracownika może kosztować do 213% jego rocznej pensji^[1]. Według SHRM średni koszt wdrożenia nowego pracownika to około 4000 dolarów, a to tylko początek wydatków.

Wypalenie zawodowe  jako efekt uboczny złego onboardingu

Kiedy nowy pracownik przez trzy miesiące próbuje rozszyfrować firmowe realia sam, jego zaangażowanie systematycznie spada. Według badania Glean 81% nowych pracowników czuje się przytłoczonych informacjami podczas procesu onboardingu. To paradoks: z jednej strony nie dostają najważniejszych informacji o tym, jak naprawdę funkcjonuje firma, z drugiej są bombardowani procedurami i dokumentami.

Efekt? Tylko 29% pracowników czuje się w pełni przygotowanych do swojej nowej roli po zakończeniu onboardingu^[2]. Reszta? Udaje, że wie, co robi, i liczy na to, że nikt się nie zorientuje.

Rozwiązania: preboarding, buddy system i uczciwa karta pracy

Preboarding: pierwsza inwestycja w relację

Preboarding to nie tylko wysłanie maila z instrukcjami – to przygotowanie pracownika do tego, co go czeka.

Skuteczny preboarding zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy, już w momencie, gdy kandydat przyjmuje ofertę zatrudnienia. W ciągu kilku dni przed oficjalnym startem nowy pracownik dostaje dostęp do wewnętrznej platformy, gdzie może poznać zespół, zapoznać się z pierwszymi projektami i, co najważniejsze, zadać pytania, zanim pojawi się w biurze.

Co powinno znaleźć się w dobrym preboardingu – przykłady

• Plan pierwszych 30, 60 i 90 dni z konkretnymi celami
• Lista osób do poznania wraz z ich rolami i „specjalizacjami”
• Przewodnik po niepisanych zasadach komunikacji w firmie
• Dostęp do historii najbardziej znaczących projektów
• Kontakt z przyszłym mentorem

Buddy system: mentor z krwi i kości

Według badania Sapling HR 47% firm wykorzystuje system buddy do wdrażania nowych pracowników, ale często robią to źle. Buddy to nie koleżanka z sąsiedniego biurka, która ma wolną chwilę. To osoba, która ma konkretne zadanie: przekazać nowemu pracownikowi wiedzę nieformalną.

Dobry buddy to ktoś, kto:

• Ma co najmniej rok doświadczenia w firmie
• Nie jest bezpośrednim przełożonym (żeby pytania o problemy były łatwiejsze)
• Dostaje konkretne wytyczne, czego ma nauczyć i w jakim czasie
• Ma wyznaczony czas na regularne rozmowy z nowym pracownikiem

Badanie ClickBoarding pokazuje, że 56% nowych pracowników woli mieć mentora lub buddy, który pomoże im w pierwszych miesiącach. To potrzeba, która przekłada się na szybszą integrację i lepsze wyniki.

Uczciwa karta pracy: koniec z mitami

Najbardziej rewolucyjne rozwiązanie? Powiedzenie nowym pracownikom prawdy o tym, jak naprawdę wygląda praca w firmie. „Uczciwa karta pracy” to dokument, który opisuje nie tylko oficjalne zasady, ale też niepisane normy.

Przykład uczciwej karty pracy

• Oficjalne godziny pracy vs. faktyczne oczekiwania
• Prawdziwa ścieżka rozwoju (np. z danymi ile osób awansowało w ostatnim roku)
• Lista projektów, które faktycznie są priorytetowe
• Kultura feedbacku: jak często, w jakiej formie, od kogo
• Prawdziwe budżety na szkolenia i rozwój
• Sytuacje, w których można powiedzieć „nie” bez konsekwencji

Format onboardingu – storytelling zamiast prezentacji

Jak czytamy na blogu HiringThing 88% firm przyznaje, że nie radzi sobie dobrze z wykonywaniem solidnego doświadczenia onboardingu. Dlaczego? Bo traktują onboarding jak checklist, a nie jak opowieść o firmie.

Każda firma ma swoją historię. Ma swoje sukcesy, porażki, bohaterów i antybohaterów. Nowy pracownik nie potrzebuje suchych faktów o strategii na 2025 rok. Potrzebuje zrozumieć, dlaczego ta firma robi to, co robi, i jak jego praca wpłynie na tę historię.

Zamiast: „Nasze wartości to jakość, innowacja i partnerstwo” lepiej powiedzieć: „Trzy lata temu przegraliśmy największy kontrakt w historii firmy, bo zlekceważyliśmy jakość. Od tamtej pory każdy projekt przechodzi przez dodatkowe kontrole. Dlatego u nas jakość to nie slogan na ścianie, a sposób myślenia.”

Lista błędów na koniec, czyli co zabija onboarding

• Informacyjne tsunami pierwszego dnia. Nie zasypuj nowych pracowników ogromem informacji do przyswojenia w jeden dzień. Rozłóż to na tygodnie, nie godziny.
• Onboarding = HR + IT. Liderzy zespołów powinni być zaangażowani w proces onboardingu. Bez bezpośredniego przełożonego onboarding to tylko formalność.
• Onboarding trwa tydzień. Tymczasem nowym pracownikom potrzeba około 8-12 miesięcy, żeby zbliżyć się do wydajności, jaką mogą pochwalić się ich doświadczeni koledzy.
• Brak feedbacku. Nikt nie pyta nowego pracownika, jak przebiegł proces, co było pomocne, a co można poprawić. Tymczasem prosty feedback na temat pierwszych tygodni w firmie może poprawić relacje z przełożonymi i pokazać, że firma rzeczywiście dba o doświadczenie swoich ludzi.

Zajrzyj do naszego wpisu Jak przeprowadzić zdalny onboarding pracownika. Znajdziesz tam praktyczne wskazówki i gotowy plan działania na pierwsze 90 dni w nowej pracy.

Podsumowanie

Można mówić o innowacyjności i otwartości, ale jeśli nowy pracownik przez miesiąc nie wie, do kogo się zwrócić z konkretnym pytaniem, to te wszystkie deklaracje brzmią pusto.

Większość firm ma onboarding na poziomie „wypełnij papiery i jakoś się odnajdziesz”. Potem dziwimy się, że ludzie odchodzą lub przez lata pracują poniżej swoich możliwości. A wystarczy tak niewiele: powiedzieć prawdę o tym, jak naprawdę wygląda praca, dać buddy’ego i sprawdzić po miesiącu, czy wszystko idzie w dobrym kierunku.

Najlepszy onboarding nie polega na tym, żeby nowy pracownik pokochał firmę od pierwszego dnia. Polega na tym, żeby po trzech miesiącach wiedział, gdzie jest i dokąd zmierza. Żeby miał narzędzia do robienia dobrej roboty i ludzi, którzy pomogą mu w razie problemów.

^[1] https://thirst.io/blog/employee-onboarding-statistics-for-2025/

^[2] https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/

Job crafting w praktyce – jak pracownicy tworzą sobie pracę, która ich nie wypala?

Wyobraź sobie salową w szpitalu, która po skończeniu swojej standardowej zmiany pozostaje na kilka minut dłużej, by porozmawiać z pacjentami. Pyta, jak się czują, oferuje drobne słowa wsparcia. Czy to nadgorliwość, czy może coś więcej? Badaczki Amy Wrzesniewski i Jane Dutton z University of Michigan odkryły, że ta kobieta nie tylko wykonuje swoją pracę. Ona ją aktywnie przekształca, tworząc z niej coś, co daje jej większy sens.^[1]

To właśnie job crafting w praktyce. Zjawisko, które zmienia sposób, w jaki myślimy o pracy, zaangażowaniu i… wypaleniu zawodowym. W tym artykule przyjrzymy się, jak pracownicy na własną rękę tworzą sobie role, które ich motywują. Jakie korzyści przynosi to organizacjom oraz jak menedżerowie i działy HR mogą wspierać te naturalne procesy transformacji zawodowej.

Co to jest job crafting?

Job crafting to proces, w którym pracownicy sami przekształcają swoje stanowiska pracy, zmieniając poznawcze, zadaniowe i/lub relacyjne granice swojej roli. Mówiąc prościej: to sztuka dostosowywania swojej pracy do siebie, a nie odwrotnie.

Pojęcie to zostało wprowadzone przez profesorki Amy Wrzesniewski i Jane E. Dutton, które zauważyły coś fascynującego – nawet w najbardziej sztywnych strukturach organizacyjnych, ludzie znajdują sposoby na przekształcanie swojej codziennej rutyny w coś bardziej sensownego.

W polskim kontekście job crafting często określa się jako „modelowanie pracy” lub „przekształcanie pracy”. Badania SWPS Uniwersytetu Humanistycznospołecznego Narzędzie do pomiaru przekształcania pracy: Właściwości psychometryczne polskiej wersji Job Crafting Scale pokazują, że dotyczy to zachowań polegających na dopasowywaniu właściwości pracy przez pracownika tak, by praca odpowiadała jego zdolnościom i potrzebom.

Główne typy job craftingu

W job craftingu można wyróżnić trzy główne wymiary, które często zachodzą na siebie i wzajemnie się wzmacniają:

1. Crafting zadaniowy (task crafting)

To najbardziej widoczna forma przekształcania pracy. Polega na zmianie typu, zakresu, kolejności lub liczby wykonywanych zadań. Przykład? Grafik, który oprócz projektowania layoutów zaczyna dbać o szczegóły typograficzne i estetykę całej publikacji, przekształcając swoją rolę w bardziej holistyczne podejście do designu.

2. Crafting relacyjny (relational crafting)

Koncentruje się na zmianie natury i jakości interakcji z innymi ludźmi w pracy. To asystent, który zamiast tylko przekazywać informacje, zaczyna budować prawdziwe relacje z klientami, stając się dla nich pierwszym punktem kontaktu i zaufaną osobą w firmie.

3. Crafting poznawczy (cognitive crafting)

Czyli najsubtelniejszy, ale często najsilniejszy wymiar job craftingu. Polega na zmianie sposobu postrzegania swojej pracy i nadawania jej nowego znaczenia. Robi to np. wspomniana wcześniej salowa ze szpitala, która widzi siebie nie jako osobę zamiatającą korytarze, ale jako kogoś, kto tworzy bezpieczne, komfortowe środowisko dla wracających do zdrowia pacjentów.^[2]

Jak pracownicy odkrywają sens w codziennej rutynie? Przykłady z życia wzięte

Programista z pewnej warszawskiej firmy technologicznej przez lata pisał kod według specyfikacji, czując się jak tryb w maszynie. Ale w pewnym momencie postanowił nieco zmienić charakter swojej pracy. Nawiązał kontakty z działem sprzedaży, by lepiej rozumieć potrzeby klientów. Zaczął proponować ulepszenia UX. Przekształcił swoje postrzeganie roli z „wykonawcy kodu” na „architekta doświadczeń użytkownika”. Co mu to dało? Większe zaangażowanie, więcej energii i… awans na lead developera.

Podobnie księgowa z krakowskiej firmy marketingowej. Zamiast tylko wprowadzać faktury, zaczęła analizować trendy w wydatkach i przygotowywać miesięczne raporty z rekomendacjami oszczędności. Jej crafting poznawczy? Przekształciła się z „ewidencjonisty” w „strategicznego doradcę finansowego”. Zarząd docenił jej inicjatywę, a ona odnalazła sens w swojej codziennej rutynie.

Job crafting w liczbach – konkretne korzyści dla firm i pracowników

• Raport MIT Sloan Management Review – How Job Crafting Can Make Work More Satisfying pokazuje, że 92% uczestników badania przeprowadzonego wśród 1000 liderów biznesu i 2000 pracowników z całego świata, którzy zaangażowali się w job crafting podczas pandemii, doświadczyło bardziej satysfakcjonującego życia zawodowego, a poziom ich stresu spadł o 29%.
• Raport Gallup State of the Global Workplace 2024 potwierdza, że organizacje z wysokim zaangażowaniem pracowników notują 23% wzrost zyskowności, 68% poprawę dobrostanu oraz 51% spadek rotacji.

Job crafting staje się jedną z ważniejszych umiejętności przyszłości. Organizacje coraz częściej przechodzą od struktur opartych na sztywnych stanowiskach do modeli opartych na umiejętnościach. Wydaje się, że podnoszenie kwalifikacji będzie niezbędne dla pracowników, aby pozostać na rynku pracy kształtowanym przez AI i automatyzację. Jednocześnie umiejętność współpracy ze sztuczną inteligencją już staje się cenną kompetencją. A job crafting jest naturalnym sposobem na rozwijanie tej elastyczności.

Jak job crafting ratuje przed wypaleniem zawodowym?

Wypalenie zawodowe to nie tylko kwestia za dużej ilości pracy. To przede wszystkim brak sensu, autonomii i możliwości wpływania na swoją rzeczywistość zawodową. Job crafting może rozwiązać problem u źródeł. W jaki sposób?

• Przywraca poczucie kontroli. Kiedy możesz kształtować swoją pracę, odzyskujesz poczucie sprawczości. Nie jesteś już biernym odbiorcą zadań, ale aktywnym twórcą swojej roli.
• Tworzy połączenie między wartościami a działaniem. Badania potwierdzają, że znaczenie przypisywane pracy pośredniczy w relacji między job craftingiem a zaangażowaniem. Kiedy widzisz sens w tym, co robisz, energia przychodzi naturalnie.
• Buduje zasoby, zamiast je wyczerpywać. Job crafting, szczególnie poszukiwanie nowych możliwości, prowadzi do zwiększenia realnych zasobów i motywacji. To spirala w górę – większy potencjał oznacza lepszą zdolność do radzenia sobie z wyzwaniami.

Rola HR i menedżerów w job craftingu

Utarło się, że rola HR polega na standardyzacji i kontroli. Ale w erze job craftingu potrzebujemy zmiany perspektywy. Zamiast starać się wpasować ludzi w sztywne struktury, warto tworzyć ramy, w których mogą rozwijać swoje role.

Wskazówki dla działów HR:

1. Zamiast szczegółowych opisów stanowisk, twórz „żywe” profile ról, które definiują cel i oczekiwane rezultaty, pozostawiając przestrzeń na interpretację metod.
2. Wprowadź regularne „sesje craftingowe”, np. spotkania, na których pracownicy mogą dzielić się pomysłami na modyfikację swoich ról i szukać wsparcia w ich realizacji.
3. Zainwestuj w szkolenia dla menedżerów na temat wspierania autonomii pracowników. Manager przyszłości to coach, nie kontroler.

Jak managerowie mogą wspierać job crafting pracowników:

1. Zadawanie pytań zamiast wydawania poleceń. „Jak myślisz, że można to zrobić lepiej?” zamiast „Zrób to tak, jak ci mówię”.
2. Tolerowanie eksperymentowania. Nie każda inicjatywa się powiedzie, ale każda uczy czegoś wartościowego.
3. Celebrowanie przykładów udanego job craftingu. Opowiadanie historii sukcesu inspiruje innych do własnych eksperymentów.

Sprawdź, czy twój zespół ma przestrzeń na job crafting? – Checklista

Kultura i klimat:

• Czy pracownicy mogą otwarcie rozmawiać o swoich pomysłach na zmianę sposobu pracy?
• Czy błędy są traktowane jako okazje do nauki, nie powód do kary?
• Czy w Twojej organizacji istnieją przykłady nagradzania inicjatywy oddolnej?

Struktury i procesy:

• Czy opisy stanowisk pozostawiają miejsce na interpretację i rozwój?
• Czy istnieją formalne kanały do zgłaszania pomysłów na ulepszenia?
• Czy pracownicy mają dostęp do zasobów potrzebnych do realizacji swoich inicjatyw?

Zarządzanie i leadership:

• Czy menedżerowie zadają więcej pytań, niż wydają poleceń?
• Czy regularnie rozmawiają z pracownikami o ich aspiracjach i pomysłach?
• Czy istnieje system mentoringu lub coachingu wspierający rozwój?

Komunikacja i feedback:

• Czy pracownicy regularnie otrzymują informacje zwrotne o wpływie swojej pracy na całą organizację lub część jej procesów?
• Czy mogą zobaczyć konkretne rezultaty swoich inicjatyw?
• Czy publicznie celebrujecie sukcesy zespołów?

Przeważają odhaczone kwadraty? To oznacza, że jesteś już na dobrej drodze do wspierania job craftingu. Więcej pustych pól? To właściwie prezent – jasna mapa tego, które obszary warto rozwinąć, żeby stworzyć środowisko sprzyjające inicjatywom zespołu.

Mały krok, wielka zmiana – od czego zacząć job crafting?

Pamiętaj, że job crafting to nie tylko technika zarządzania. To filozofia, która mówi, że każdy człowiek ma prawo do sensownej, rozwijającej pracy. Że nawet w najbardziej rutynowych zajęciach można znaleźć przestrzeń do kreatywności i wzrostu.

Najważniejsze to zacząć małymi krokami. Nie trzeba zmieniać całej roli z dnia na dzień. Wystarczy zastanowić się: „Co mogę zmienić w swojej pracy już dziś, żeby jutro poczuć się po prostu lepiej na swoim stanowisku?” Może to rozmowa z kimś, z kim wcześniej się nie było okazji zamienić zdania. Może podjęcie inicjatywy w projekcie, który wydaje się interesujący. Może po prostu inne spojrzenie na to, dlaczego robimy to, co robimy.

Praca to nie tylko sposób na zarabianie pieniędzy. To miejsce, w którym spędzamy znaczną część naszego życia. Choćby dlatego warto sprawić, żeby było to miejsce, które nas buduje. Job crafting może być na to dobrym sposobem.

^[1] https://www.researchgate.net/publication/211396297_Crafting_a_Job_Revisioning_Employees_as_Active_Crafters_of_Their_Work

^[2] https://hbr.org/2020/03/what-job-crafting-looks-like

Zarządzanie zespołem wielopokoleniowym – jak nie zostać zakładnikiem pokoleniowych stereotypów?

Na polskim rynku pracy spotykają się teraz cztery różne pokolenia. To zjawisko bez precedensu. W jednym zespole może pracować 60-letni Baby Boomer, 45-letni przedstawiciel generacji X, 30-letni Millenials i 22-letnia osoba z generacji Z. Każde z tych pokoleń wychowało się w innych realiach, przy różnych technologiach i wartościach.

Brzmi jak przepis na konflikt? Niekoniecznie. Problem leży nie w różnicach międzypokoleniowych, ale w tym, jak je postrzegamy i jak nimi zarządzamy.

Dlaczego stereotypy szkodzą wszystkim?

Badania opublikowane przez Łucję Waligórę w serwisie ResearchGate w 2019 roku wskazują na różny poziom zaangażowania, w zależności od pokolenia, z którego pochodzą pracownicy, ale czy rzeczywiście wszystkie różnice wynikają z wieku? Najnowsze dane pokazują bardziej złożony obraz.

Globalne zaangażowanie pracowników spadło do 21% w 2024 roku, przy czym menedżerowie doświadczyli największego spadku. Ten problem dotyka wszystkich pokoleń, nie tylko młodych. Tymczasem w Polsce wciąż krążą mity o „leniwych Milenialsach” czy „opornych na zmiany Boomerach”.

A jak wygląda rzeczywistość? Każdy człowiek, niezależnie od wieku, chce być doceniony, rozumiany i traktowany sprawiedliwie. Różnią się sposoby komunikacji i motywacji, ale podstawowe potrzeby pozostają te same.

Różnice między pokoleniami Z, Y, X i Boomers

Baby Boomers (1946-1964) – doświadczenie i stabilność

Wbrew powszechnym opiniom, Baby Boomers nie są oporni na zmiany. To pokolenie musiało wspinać się po szczeblach kariery, nic nie było im podane na tacy. Mają za sobą transformację ustrojową w Polsce, rewolucję technologiczną i wiele innych przełomów.

Cechy charakterystyczne pokolenia Baby Boomers:

• Cenią bezpośrednią komunikację i jasne instrukcje
• Wolą sprawdzone rozwiązania niż eksperymentowanie
• Szanują hierarchię i procedury
• Potrafią pracować pod presją i w stresie
• Mają ogromną wiedzę praktyczną

Generacja X (1965-1981) – elastyczność i pragmatyzm

„Iksy” są odpowiedzialne i angażują się w pracę. Nie potrzebują 100-procentowej stabilizacji i łatwiej zmienić im pracę. To pokolenie „przejściowe”, które łączy cechy tradycyjne z nowoczesnymi.

Charakterystyka Generacji X

• Dobrze radzą sobie z wielozadaniowością
• Cenią work-life balance, ale nie za wszelką cenę
• Są technologicznie sprawni, choć cyfryzacja nie jest dla nich czymś naturalnym
• Potrafią podejmować ryzyko i szybko adaptować się do zmian
• Często pełnią funkcje mentorów w zespołach

Generacja Y/Millenials (1982-1996) – nastawienie na cel i rozwój

PwC Przyszłość rynku pracy. Polska perspektywa podaje, że 54% badanych aktywnych zawodowo pracowników w Polsce w 2021 roku, zapytanych o to, czy woleliby więcej zarabiać, czy wykonywać pracę, która ma znaczenie i wywiera wpływ, wybrało drugą opcję. To nie jest „kaprys” młodości, ale przemyślana decyzja pokolenia, które dorastało w czasach wzrostu gospodarczego i ma więcej opcji wyboru.

Cechy Milenialsów:

• Potrzebują feedback’u i jasnych celów
• Chcą rozumieć sens swojej pracy
• Cenią elastyczność, ale są gotowi ciężko pracować
• Bardziej cenią sobie współpracę niż konkurowanie
• Szybko uczą się nowych technologii

Generacja Z (od 1997) – innowacyjność i autentyczność

Generację Z cechuje duża doza braku zaufania, w tym wobec technologii i np. takich zjawisk jak utrwalanie stereotypów i uprzedzeń, manipulacji typu deepfake (rodzaj cyfrowo zmanipulowanych materiałów audio i wideo stworzonych przy użyciu sztucznej inteligencji). To nie są naiwni cyfrowi tubylcy, ale bardzo świadomi użytkownicy technologii.

Cechy wyróżniające Generację Z:

• Pragmatyczne podejście do kariery i finansów
• Potrzebują autonomii i możliwości wpływu na decyzje
• Cenią różnorodność i inkluzywność
• Nie boją się kwestionować status quo
• Multitasking to ich naturalne środowisko

Dobre praktyki zarządzania wielopokoleniowego

1. Indywidualna komunikacja

Zamiast komunikować „dla pokolenia”, warto komunikować dla konkretnej osoby. Tu nie ma miejsce na kierowanie się stereotypami. Zespoły wielopokoleniowe mogą wnieść do miejsca pracy nowe perspektywy i kreatywne rozwiązywanie problemów, ale to od menedżerów zależy budowanie kultury, w której każdy czuje się słyszany i doceniany.

Praktyczne wskazówki dla dobrej komunikacji w zespole wielopokoleniowym:

• Zapytaj każdego pracownika, jaką formę komunikacji preferuje
• Niektórzy wolą email, inni szybkie rozmowy przy biurku
• Dostosuj częstotliwość feedbacku do indywidualnych potrzeb
• Nie zakładaj, że wiek determinuje preferencje

2. Wykorzystanie efektu synergii

Umiejętność spojrzenia z perspektywy różnych generacji niejednokrotnie pozwala na wypracowanie optymalnych rozwiązań. Różność to siła, nie problem do rozwiązania.

Jak wykorzystać różnorodność w zespole dla zwiększenia efektywności:

• Twórz mieszane zespoły projektowe
• Organizuj sesje „burzy mózgów” z udziałem wszystkich pokoleń
• Zachęcaj do mentoringu krzyżowego (np. młodzi uczą starszych technologii, starsi dzielą się doświadczeniem)
• Wykorzystuj różne perspektywy w procesie podejmowania decyzji

3. Elastyczne modele pracy

88% organizacji wybrało model hybrydowy po wprowadzeniu nowych przepisów o pracy zdalnej. To pokazuje, że elastyczność potrzebna jest wszystkim pokoleniom, tylko w różnym wymiarze.

Jak zrobić to dobrze:

• Oferuj różne opcje pracy (zdalna, hybrydowa, stacjonarna)
• Pozwól na elastyczne godziny pracy
• Dostosuj benefity do różnych potrzeb konkretnych pracowników lub ich grup
• Nie zakładaj, że wiesz, kto, czego potrzebuje – zbadaj to, przeprowadzając np. ankietą dot. benefitów

4. Wzajemne uczenie się

W zróżnicowanym wiekowo zespole poszczególni pracownicy w naturalny sposób uczą się od siebie. Stwórz ku temu odpowiednie warunki.

Przykłady konkretnych działań:

• Organizuj warsztaty prowadzone przez pracowników
• Stwórz programy mentoringu w obu kierunkach
• Zachęcaj do dzielenia się wiedzą podczas codziennej pracy
• Doceniaj i nagradzaj transfer wiedzy między pokoleniami

Złe praktyki, których należy unikać

1. Segregacja pokoleniowa

Nie twórz zespołów według wieku. To pogłębia podziały i może prowadzić do zmniejszenia zaangażowania pracowników i ich efektywności. Jednym z większych zagrożeń zespołów wielopokoleniowych są tzw. falowe rotacje. To sytuacje, kiedy pracownice w zbliżonym wieku odchodzą np. na urlopy macierzyńskie, pojawia się fala odejść na emeryturę, albo klasycznej zmiany pracy, co w przypadku młodszych pokoleń jest wpisane w ich naturę. Takie falowe absencje i rotacje stanowią istotne zagrożenie dla płynności procesów w firmie – wykazują badania Leanpassion z 2023 roku.

2. Generalizowanie na podstawie wieku

Przestań mówić: „Młodych nie da się zmotywować do pracy” czy „Starsi nie rozumieją technologii”. 84% uczestników badania PwC Przyszłość Rynku Pracy. Polska Perspektywa wyraża pewność co do umiejętności przystosowania się do korzystania z nowych technologii w miejscu pracy – niezależnie od wieku.

3. Jednakowa forma feedbacku dla każdego

Nie każde pokolenie potrzebuje takiej samej informacji zwrotnej. Millenialsi rzeczywiście przywiązują ogromną uwagę do regularnego feedbacku. Ale błędem byłoby myślenie, że pozostałe pokolenia nie potrzebują informacji zwrotnej. Po prostu każde z nich preferuje inną formę i częstotliwość. Baby Boomers wolą roczne, szczegółowe oceny, generacja X ceni sobie konkretne wskazówki „tu i teraz”, a gen Z oczekuje natychmiastowych reakcji na swoje działania.

Zarządzanie zespołem pracowników o różnorodnej strukturze wiekowej w praktyce – case study

Wyobraź sobie zespół składający się z:

• Doświadczonego specjalisty (55 lat, Baby Boomer)
• Kierownika projektu (42 lata, generacja X)
• Analityka (29 lat, Millenials)
• Młodszego programisty (23 lata, generacja Z)

Wyzwanie: Wdrożenie nowego systemu IT w firmie.

Podejście stereotypowe: Starszy specjalista dostaje szkolenie z technologii, młodsi zajmują się implementacją, kierownik koordynuje.

Podejście oparte na kompetencjach:

• Doświadczony specjalista prowadzi analizę ryzyka (zna historię podobnych projektów)
• Kierownik projektu zarządza harmonogramem i budżetem
• Analityk mapuje procesy biznesowe
• Młodszy programista testuje rozwiązania i szuka innowacji

Efekt: Każdy wykorzystuje swoje mocne strony. Wszyscy uczą się od siebie, a projekt ma większe szanse powodzenia.

Co warto zapamiętać, by lepiej zarządzać wielopokoleniową grupą pracowników?

1. Traktuj każdego jak jednostkę, nie przedstawiciela pokolenia – wiek to tylko jedna z wielu cech pracownika.
2. Wykorzystuj różnorodność jako przewagę – różne perspektywy to bogactwo wiedzy.
3. Komunikuj jasno i dostosowuj style – nie każdy potrzebuje tego samego rodzaju informacji w tym samym momencie.
4. Inwestuj w rozwój wszystkich pracowników – uczenie się nie ma górnej granicy wieku.
5. Buduj mosty, nie mury – zachęcaj do współpracy i wymiany doświadczeń.

Zarządzanie zespołem wielopokoleniowym – Podsumowanie

Zarządzanie zespołem wielopokoleniowym to nie jest misja nie do wykonania. To kwestia zmiany myślenia z „zarządzania różnicami” na „wykorzystywanie różnorodności”. 70% zaangażowania zespołu zależy od menedżera. To oznacza, że sukces lub porażka wielopokoleniowej współpracy leży w rękach liderów. Nie w rękach pokoleń.

Przestań myśleć kategoriami „młodzi vs starsi” i zacznij myśleć kategoriami „różne kompetencje, wspólne cele”. Wygląda na to, że właśnie to jest kluczem do sukcesu w zarządzaniu współczesnym zespołem.

Umowa B2B a staż pracy – nowe przepisy: wliczenie do stażu pracy

22 maja 2025 roku Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt Ministerstwa Pracy zakładający, że okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia będą wliczały się do stażu pracy. To zmiana, na którą czekało wielu specjalistów zatrudnionych na zasadach elastycznych form zatrudnienia. Dotyczy praktycznie każdego, kto kiedykolwiek wystawił fakturę, podpisał zlecenie czy założył własną działalność. Jakich konkretnie zmian w liczeniu stażu pracy możemy się spodziewać? I kiedy projekt wejdzie w życie?

Jak aktualnie liczy się staż pracy dla zatrudnionych na umowach B2B i cywilnoprawnych?

Obecnie system ustalania stażu pracy uznaje głównie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że specjalista z dziesięcioletnim doświadczeniem, który przez pięć lat pracował na umowie B2B w branży IT, następnie trzy lata na umowach zlecenie w marketingu, a obecnie ma trwająca od dwóch lat umowę o pracę, formalnie posiada jedynie dwuletni staż zawodowy.

Od 1 stycznia 2026 roku sytuacja ta ulegnie zmianie. Do stażu będzie można wliczyć także okresy aktywności zawodowej udokumentowane umowami B2B i cywilnoprawnymi.

Dlaczego wliczenie umowy B2B do stażu pracy jest potrzebne?

Według najnowszych danych GUS z I kwartału 2025 roku, pracujący na własny rachunek stanowią już 20,9% wszystkich zatrudnionych w Polsce, co oznacza około 3,5 mln osób. To spora grupa aktywnych zawodowo, której doświadczenie dotychczas nie było w pełni uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy.

Obecny system powstał w czasach, gdy rynek pracy charakteryzował się większą stabilnością form zatrudnienia. Dziś freelancerzy, konsultanci i samozatrudnieni stanowią istotną część wielu branż. Nowe przepisy mają na celu dostosowanie regulacji prawnych do współczesnych realiów rynku zatrudnienia.

Co konkretnie się zmieni?

Projekt Ministerstwa Pracy zakłada, że do okresu zatrudnienia wliczane będą okresy:

• wykonywania umowy zlecenia lub o świadczenie usług,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• pozostawania osobą współpracującą z ww. osobami,
• pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
• przebyty za granicą okres innej niż zatrudnienie działalności zarobkowej,
• okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.^[1]

Lista jest imponująca i pokazuje, jak kompleksowo podeszli do tematu twórcy projektu. Dla przykładu w praktyce zmiany mogą oznaczać, że jeśli przez rok prowadziłeś działalność gospodarczą, potem pracowałeś za granicą na kontrakcie, następnie wróciłeś i przez dwa lata byłeś na umowach-zlecenie, a teraz masz umowę o pracę – wszystko to będzie stanowiło jeden, spójny staż zawodowy.

Jak nowe przepisy wpłyną na uprawnienia pracownicze? – Korzyści dla pracowników

Nowe regulacje w liczeniu stażu pracy przełożą się na codzienne korzyści dla pracowników, którzy budowali swoją karierę na kontraktach B2B i umowach cywilnoprawnych. Wśród najistotniejszych można wymienić:

• Urlopy wypoczynkowe zgodne z rzeczywistym stażem – Zamiast 20 dni urlopu po przejściu z B2B na etat, pracownicy będą mogli od razu liczyć na 26 dni, jeśli ich rzeczywisty staż przekracza dziesięć lat. To nie tylko więcej wypoczynku, ale też wyższa wartość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
• Wypowiedzenia i odprawy proporcjonalne do realnego stażu pracy – Dłuższy staż oznacza dłuższe okresy wypowiedzenia, co przekłada się na większe bezpieczeństwo zatrudnienia i wyższe odprawy w przypadku zwolnienia.
• Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe – Wiele firm wypłaca dodatkowe świadczenia za wieloletnie doświadczenie. Nowe przepisy oznaczają, że lata spędzone na zleceniach czy B2B będą się w końcu liczyć do tych nagród.
• Możliwość aplikowania na stanowiska wymagające udokumentowanego doświadczenia – Wiele ofert pracy wymaga określonego stażu zawodowego. Dotychczas osoby z długim doświadczeniem na B2B lub zleceniach były formalnie dyskwalifikowane. Teraz każdy rok pracy, niezależnie od formy zatrudnienia, będzie równie ważny.

Dokumentowanie stażu pracy po zmianach – co warto wiedzieć

Większość okresów pracy zostanie potwierdzona przez ZUS na podstawie opłacanych składek. Wyzwanie pojawia się przy dokumentowaniu pracy, która nie podlegała zgłoszeniu do ubezpieczeń – jak niektóre umowy o dzieło, kontrakty zagraniczne czy nierejestrowana działalność gospodarcza.

W takich przypadkach pracownik będzie musiał samodzielnie udowodnić okresy pracy. Warto już teraz przygotować umowy, faktury, wyciągi bankowe z wpływami, czy zaświadczenia od kontrahentów. Każdy dokument, który potwierdza wykonywanie pracy zarobkowej, może okazać się wartościowy.

Najlepsza wiadomość? Nowe przepisy obejmą okresy pracy także sprzed 2026 roku.

Co robić, by skorzystać z nowych przepisów dot. wliczania czasu pracy na umowie B2B do stażu?

Jeśli masz za sobą okresy pracy na B2B lub umowach-zlecenie, zacznij działać:

• Zbieraj dokumenty potwierdzające okresy pracy – umowy, faktury, zaświadczenia ZUS, potwierdzenia przelewów. Im więcej, tym lepiej.
• Skontaktuj się z ZUS, aby uzyskać zaświadczenia o opłacanych składkach. Jeśli z jakiegoś powodu ZUS nie będzie w stanie wydać takiego zaświadczenia, pracownik będzie miał możliwość udowodnienia stażu własnymi dokumentami, potwierdzającymi przepracowany okres.
• Jeśli pracowałeś za granicą, zbierz wszystkie dokumenty potwierdzające ten okres – certyfikaty, umowy, zaświadczenia o dochodach.
• Przygotuj chronologiczny wykaz swojej kariery zawodowej z datami i rodzajami umów. To pomoże zarówno tobie, jak i przyszłym pracodawcom w ustaleniu rzeczywistego stażu.

Wliczanie okresu przepracowanego na umowie B2B do stażu pracy – podsumowanie

Wliczenie umów B2B i zleceń do stażu pracy to długo oczekiwana zmiana, która przywróci sprawiedliwość na polskim rynku pracy. Nowe przepisy mają na celu likwidację niesprawiedliwych zasad ustalania stażu pracy i zapewnienie równego traktowania wszystkich zatrudnionych niezależnie od formy, na podstawie której wykonywali lub wykonują pracę.

To nie tylko kwestia wyższych urlopów czy dodatków stażowych. To uznanie, że praca to praca – niezależnie od tego, czy wykonujesz ją na etacie, na zleceniu, czy jako samozatrudniony. To szacunek dla doświadczenia i umiejętności, które zdobywałeś przez lata, nawet jeśli nie były „oficjalnie” liczone. Wszystko wskazuje na to, że od 1 stycznia 2026 roku każdy dzień, każdy miesiąc, każdy rok pracy będzie się liczył.

^[1] https://www.gov.pl/web/rodzina/juz-wkrotce-umowa-zlecenie-czy-wlasna-dzialalnosc-beda-wliczac-sie-do-stazu-pracy

Jak zaplanować budżet rekrutacyjny na 2026 rok?

Planowanie budżetu rekrutacyjnego na 2026 rok wymaga nowego podejścia. Firmy muszą zmierzyć się z rzeczywistością, w której tradycyjne metody rekrutacji przestają wystarczać, a koszty zatrudnienia rosną szybciej niż kiedykolwiek. Jednocześnie pojawiają się nowe możliwości – od wykorzystania AI do selekcji kandydatów, po outsourcing pracowniczy, który może uprościć zarządzanie różnymi formami zatrudnienia i obniżyć koszty administracyjne.

Jak mądrze rozłożyć środki, żeby nie przepalić budżetu i jednocześnie przyciągnąć najlepszych kandydatów? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule.

Realia rynku pracy, czyli z czym muszą mierzyć się pracodawcy, planując budżet rekrutacyjny

Polski rynek pracy przechodził w ostatnich latach prawdziwą rewolucję. W 2024 roku obroty firm członkowskich Polskiego Forum HR w zakresie rekrutacji na rzecz polskich pracodawców wyniosły 286,5 mln zł, co oznacza spadek o 4 proc. w porównaniu do roku poprzedniego.^[1] To sygnał, że firmy stały się bardziej ostrożne w wydatkach rekrutacyjnych.

Jednocześnie obserwujemy ciekawy paradoks. Z jednej strony, jak prognozuje Komisja Europejska, stopa bezrobocia w Polsce w 2025 roku ma wynieść 2,8 proc., co plasuje Polskę w czołówce krajów Unii Europejskiej o najniższym poziomie bezrobocia. Z drugiej – pracodawcy zgłaszają problemy ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kompetencjach.

Wniosek dla pracodawców planujących budżet rekrutacyjny jest jasny: niskie bezrobocie nie oznacza łatwiejszej rekrutacji, wręcz przeciwnie. W takiej sytuacji rynkowej firmy muszą przygotować się na wyższą konkurencję o kandydatów, dłuższe procesy rekrutacyjne i konieczność oferowania bardziej atrakcyjnych warunków zatrudnienia.

Koszty zatrudnienia a budżet rekrutacyjny

Największym wyzwaniem dla firm planujących budżet rekrutacyjny wydają się rosnące koszty zatrudnienia. Minimalne wynagrodzenie za pracę wzrasta do 4 666 zł brutto miesięcznie, co oznacza większe zobowiązania dla firm zatrudniających pracowników na najniższych stawkach.

Co za tym idzie, całkowity koszt pracownika na pensji minimalnej dla pracodawcy wzrośnie o około 8% w stosunku do drugiej połowy 2024 roku. Dla wielu firm to sygnał do ponownego przemyślenia strategii rekrutacyjnej.

Sztuczna inteligencja zmienia zasady gry

Jeśli jeszcze nie słyszałeś o wpływie AI na procesy rekrutacyjne, najwyższy czas nadrobić zaległości. 48% menedżerów ds. rekrutacji wykorzystuje sztuczną inteligencję do wstępnej selekcji CV przed sprawdzeniem ich przez człowieka.

Co to oznacza dla budżetu na rekrutacje w 2026 roku? AI może obniżyć te koszty poprzez automatyzację czasochłonnych procesów. Firmy, które w 2026 roku nie będą korzystać z narzędzi AI, mogą znaleźć się w trudnej sytuacji konkurencyjnej. Nie oznacza to jednak, że AI w rekrutacji zastąpi specjalistów HR – raczej zmieni sposób ich pracy, pozwalając skupić się na strategicznych aspektach zamiast rutynowych zadań.

Czy warto uwzględniać w planach rekrutacyjnych na rok 2026 programy poleceń pracowniczych?

Zdecydowanie tak. To prawdziwa kopalnia oszczędności. Około 70% rekrutacji z poleceń kończy się zatrudnieniem^[2] – to statystyka, która powinna zainteresować każdego, kto planuje budżet rekrutacyjny.

Dlaczego polecenia działają? Obecni pracownicy znają kulturę firmy i potrafią ocenić, czy kandydat do niej pasuje. Pracownicy z polecenia mają tendencję do dłuższego pozostania w firmie, co wpływa na zmniejszenie rotacji. To oznacza niższe koszty w długim terminie.

Trendy rekrutacyjne, które warto wziąć pod uwagę przy planowaniu budżetu na rok 2026

Jawność wynagrodzeń, czyli koniec z ukrywaniem stawek

Jedna z największych zmian, która wpłynie na planowanie budżetów rekrutacyjnych w 2026 roku, to wejście w życie dyrektywy dotyczącej przejrzystości wynagrodzeń. Do 7 czerwca 2026 roku wszystkie kraje członkowskie UE muszą wprowadzić przepisy zobowiązujące pracodawców do ujawniania informacji o wynagrodzeniu już na etapie publikacji oferty pracy.

Dla firm oznacza to koniec z taktyką ukrywania widełek płacowych i negocjowania wynagrodzenia dopiero na końcowym etapie rekrutacji. Pracodawcy będą musieli od razu określić realistyczne i konkurencyjne stawki, co zmusza do dokładnej analizy rynku już na etapie planowania budżetu. Transparentność wynagrodzeń oznacza, że kandydaci będą mogli porównywać oferty już na starcie, a firmy z niekonkurencyjnymi stawkami po prostu nie przyciągną uwagi najlepszych talentów.

Rosnąca popularność elastycznych form zatrudnienia

W odpowiedzi na rosnące koszty zatrudnienia na umowę o pracę i zwiększoną konkurencję o talenty, firmy coraz częściej sięgają po elastyczne formy współpracy. Mowa tu o umowach B2B, zleceniach, kontraktach projektowych czy współpracy z freelancerami – rozwiązaniach, które jeszcze kilka lat temu były domeną głównie branży IT.

Jakie ma to znaczenie dla budżetu rekrutacyjnego? Zamiast sztywnych kosztów pełnoetatowych pracowników, firmy mogą elastycznie dostosowywać zespoły do aktualnych potrzeb projektowych. Z jednej strony daje to większą kontrolę nad kosztami – można skalować zespół bez długoterminowych zobowiązań finansowych. Z drugiej jednak wymaga zupełnie innego podejścia do budżetowania. Zamiast przewidywalnych miesięcznych kosztów zatrudnienia trzeba planować zmienne wydatki na zewnętrznych współpracowników, których dostępność i stawki mogą się zmieniać w zależności od koniunktury rynkowej.

W tym kontekście idealnym rozwiązaniem może być outsourcing pracowniczy. Jak agencja pracy tymczasowej zwiększa elastyczność zatrudnienia? M.in. przejmuje na siebie nie tylko proces rekrutacji, ale i formalne zatrudnienie pracowników, oferując firmom gotowe rozwiązanie bez konieczności zarządzania różnymi formami umów. To szczególnie atrakcyjne dla firm, które chcą elastycznie zarządzać zespołem, ale nie mają zasobów ani doświadczenia w obsłudze skomplikowanych kwestii prawno-kadrowych związanych z różnymi formami współpracy.

Najczęstsze błędy w planowaniu budżetu rekrutacyjnego (i jak ich uniknąć)

Błąd 1: Kopiowanie planu wydatków z poprzedniego roku

Częstą praktyką jest mechaniczne zwiększenie zeszłorocznego budżetu o kilka procent bez głębszej analizy aktualnej sytuacji rynkowej. Tymczasem ta może się zmienić diametralnie.

Rozwiązanie: Przeprowadź analizę rynku dla każdego typu stanowiska, sprawdź aktualne stawki i dostępność kandydatów.

Błąd 2: Ignorowanie trendów technologicznych

Firmy wciąż publikują ogłoszenia na tych samych portalach co dekadę temu, podczas gdy kandydaci już dawno przeszli na LinkedIn i inne media społecznościowe. Dodatkowo nie inwestują w podstawowe narzędzia jak ATS, tracąc mnóstwo czasu na ręczne zarządzanie aplikacjami i nie rozważają podjęcia współpracy z agencją rekrutacji, która dysponuje zarówno najnowszymi technologiami, jak i dostępem do szerokiej bazy kandydatów.

Rozwiązanie: Zarezerwuj minimum 15% budżetu na nowe technologie, narzędzia rekrutacyjne lub outsourcing procesów do specjalistów.

Błąd 3: Ustalanie sztywnego budżetu rekrutacyjnego

Wiele firm tworzy budżet rekrutacyjny z odgórnie przypisanymi kwotami do konkretnych działów i stanowisk, nie przewidując możliwości zmian w trakcie roku. Problem pojawia się, gdy priorytetowe potrzeby biznesowe się zmieniają, np. firma zaplanowała rekrutację 10 specjalistów ds. sprzedaży, ale rozwój nowego produktu wymaga pilnego zatrudnienia programistów, podczas gdy rozbudowa zespołu sprzedażowego może zostać przełożona na czas wdrożenia. Sztywny budżet blokuje możliwość szybkiego reagowania na takie sytuacje, co może opóźnić kluczowe projekty biznesowe.

Rozwiązanie: Zaplanuj budżet z rezerwą na nieprzewidziane potrzeby oraz możliwością realokacji środków między działami po uzgodnieniu z kierownictwem.

Błąd 4: Patrzenie tylko na koszt rekrutacji, a nie całkowity koszt zatrudnienia

Menedżerowie często skupiają się wyłącznie na bezpośrednich kosztach procesu rekrutacyjnego np. opłatach za publikację ogłoszeń, czy czasie, jaki poświęca rekruter. Pomijają przy tym szereg ukrytych kosztów, które mogą wpłynąć na rentowność zatrudnienia. Jeśli źle przeprowadzona rekrutacja doprowadzi do zatrudnienia nieodpowiedniej osoby, która odejdzie po kilku miesiącach, firma poniesie koszty ponownego procesu rekrutacyjnego, utraconej produktywności, szkoleń oraz onboardingu kolejnego pracownika. Te wydatki mogą wielokrotnie przewyższyć oszczędności z taniego, ale nieskutecznego procesu rekrutacyjnego.

Rozwiązanie: Kalkuluj całkowity koszt zatrudnienia obejmujący onboarding, szkolenia oraz działania retencyjne, które zwiększą prawdopodobieństwo długoterminowego zatrzymania pracownika.

Ustalanie budżetu rekrutacyjnego to przede wszystkim wybór priorytetów. Firmy mają do dyspozycji więcej narzędzi niż kiedykolwiek – od programów poleceń, przez AI, po outsourcing procesów. Określając plany finansowe w zakresie HR najważniejsze jest znalezienie odpowiedniego połączenia tych rozwiązań. Takiego, które pasuje do specyfiki organizacji i jej celów biznesowych. Bo dobrze zaplanowany budżet rekrutacyjny to taki, dzięki któremu firma zatrudnia odpowiednich ludzi i pomaga im się rozwijać bez przepalania środków.

^[1] https://polskieforumhr.pl/aktualnosci/rynek-pracy-w-polsce/trendy-hr-w-2024-roku/

^[2] https://www.karierawfinansach.pl/artykul/wiadomosci/co-to-jest-program-referralowy

Rekrutacja przedświąteczna: kogo szukają firmy i kiedy zacząć?

Rekrutacja przedświąteczna staje się jednym z najważniejszych wyzwań dla polskich pracodawców. Dane za I kwartał 2025 roku potwierdzają rosnącą popularność pracy tymczasowej – 63% polskich firm planuje zatrudnić pracowników w tej formie, co stanowi znaczący wzrost w porównaniu z poprzednimi latami.^[1] Firmy muszą planować rekrutację z wyprzedzeniem, aby zabezpieczyć odpowiednią liczbę pracowników na okres świąteczny.

Kiedy pracodawcy powinni zacząć rekrutować? I którzy pracownicy mają największe szanse na znalezienie zatrudnienia w okresie przedświątecznym? Postanowiliśmy to sprawdzić.

Kiedy rozpocząć rekrutację przedświąteczną?

Skuteczna rekrutacja przedświąteczna wymaga starannego planowania czasowego. Różne branże charakteryzują się odmiennymi cyklami sezonowości, a to bezpośrednio wpływa na terminy rozpoczęcia procesów rekrutacyjnych.

Harmonogram rekrutacji według branż

Branża produkcyjna rozpoczyna przygotowania najwcześniej. W retailu produkcja na Boże Narodzenie rusza pół roku wcześniej, bo już w maju. Przetwórstwo spożywcze przygotowuje artykuły świąteczne od wiosny, co wymaga zabezpieczenia odpowiedniej kadry już na początku roku.

Handel detaliczny wzmacnia działania rekrutacyjne od sierpnia. Galerie handlowe, sklepy wielkopowierzchniowe i sieci handlowe rozpoczynają poszukiwanie sprzedawców, kasjerów i pracowników obsługi klienta z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Logistyka i magazynowanie osiągają szczyt zapotrzebowania w IV kwartale. Po pandemii COVID-19 widać 30-procentowy wzrost zapotrzebowania na pracowników branży logistyczno-magazynowej. Centra dystrybucji i magazyny e-commerce potrzebują dodatkowych rąk do pracy od października.

Gastronomia i hotelarstwo zazwyczaj rozpoczyna rekrutację od września, przygotowując się na zwiększony ruch związany z imprezami firmowymi i spotkaniami świątecznymi.

Kogo szukają firmy w okresie przedświątecznym?

W ostatnich latach profil poszukiwanych kandydatów do pracy sezonowej uległ zmianom. Pożądanymi kandydatami są głównie młodzi ludzie (do 25 roku życia). Kolejną grupę pod względem liczebności stanowią potencjalni pracownicy w wieku 26-50 lat. Z kolei co dziesiąty aplikujący ma ponad 50 lat.^[2]

Na jakie stanowiska jest największe zapotrzebowanie w okresie przedświątecznym?

• Sprzedawcy i pracownicy obsługi klienta pozostają na czele listy poszukiwanych kandydatów. Najpopularniejszą specjalizacją pozostaje sprzedaż – stanowi 19 proc. wszystkich ogłoszeń o pracę. Handel detaliczny potrzebuje osób zdolnych do pracy w stresujących warunkach, z wysoką tolerancją na kontakt z klientami i elastycznością godzinową.
• Pracownicy magazynowi i logistyczni cieszą się rosnącym popytem. To do ich głównych obowiązków należą: pakowanie towarów, kompletacja zamówień, sortowanie przesyłek oraz załadunek i rozładunek dostaw.^[3]
• Kurierzy i dostawcy odnotowują szczególnie wysokie zapotrzebowanie przed świętami. Rozwój e-commerce napędza popyt na pracowników zdolnych do szybkiej i niezawodnej dostawy przesyłek. Praca dostawców przed świętami jest intensywna, ale nagrodą jest często atrakcyjne wynagrodzenie.
• Pracownicy gastronomii są stale poszukiwani. Restauracje, kawiarnie i jarmarki bożonarodzeniowe zatrudniają kelnerów, baristów, kucharzy i pracowników stoisk gastronomicznych.
• Animatorzy i hostessy stanowią niszowy, ale ważny segment. Galerie handlowe poszukują osób do ról Świętego Mikołaja, elfów, organizacji wydarzeń dla dzieci i promocji świątecznych.

Czego obawiają się pracodawcy podczas rekrutacji przedświątecznej?

Jak wynika z raportu Grupy Progres, 37% pracodawców w roku 2025 spodziewa się trudności rekrutacyjnych związanych z wysokimi oczekiwaniami kandydatów, na które firma bardzo często nie jest w stanie odpowiedzieć.^[4]

Konkurencja z rynkami zagranicznymi odciąga polskich pracowników. Możliwości pracy w krajach Europy Zachodniej oferują wyższe wynagrodzenia i dodatkowe korzyści, co sprawia, że krajowy rynek jest dla nich mniej atrakcyjny.

Z kolei na dostępność kandydatów wpływa zmiana struktury popytu. Obecnie widoczne jest mniejsze zapotrzebowanie na osoby dopiero rozpoczynające karierę. Pracodawcy coraz częściej poszukują doświadczonych kandydatów.^[5]

Rotacja pracowników pozostaje stałym wyzwaniem, jeśli mowa o sezonowości rekrutacji. Tymczasowy charakter pracy oznacza częste zmiany personelu, co wymaga ciągłych działań rekrutacyjnych i szkoleniowych.

Jak skutecznie rekrutować przed świętami?

1. Wczesne rozpoczęcie procesu rekrutacji

Od początku 2024 roku zauważalny jest rosnący potencjał własnej bazy kandydatów. W tym roku plasuje się już na pierwszym – na ponad 2,5 mln aplikacji przechodzi przez nią 27% z nich.^[6] Firmy budują długoterminowe relacje z pracownikami sezonowymi, wykorzystując ich do kolejnych projektów.

Jak możesz przeczytać w naszym artykule Talent pooling: Jak budować bazę kandydatów i skończyć z rekrutacją reaktywną budowanie własnej bazy kandydatów to strategiczne przejście od rekrutacji reaktywnej do proaktywnej. Zamiast czekać na pojawienie się wakatu i rozpoczynanie poszukiwań od zera, organizacje inwestują w długoterminowe relacje z talentami. Taka strategia pozwala skrócić czas rekrutacji i obniżyć koszty pozyskania kandydata – kluczowe korzyści w okresie intensywnych rekrutacji jesiennych.

2. Budowanie atrakcyjnej oferty pracy

Elastyczność godzin pracy często przeważa nad wysokością wynagrodzenia. Kandydaci cenią możliwość dostosowania grafiku do swoich potrzeb, szczególnie studenci łączący pracę z nauką. Pakiet benefitów może obejmować: posiłki w pracy, możliwość zakwaterowania dla osób spoza miejscowości, zniżki na produkty firmy, czy premie za polecenie znajomych. Perspektywa stałego zatrudnienia przyciąga ambitnych kandydatów. Około 20 proc. z nich zostaje z firmą na dłużej. Firmy traktują pracę sezonową jako okres próbny dla potencjalnych stałych pracowników.

Więcej o tym, jakie benefity są obecnie najważniejsze dla pracowników, przeczytasz w artykule Minimalizm w benefitach 2025: jakie dodatki cenią pracownicy. Dowiesz się z niego, jak budować atrakcyjne pakiety benefitów i zyskać przewagę już na starcie procesu rekrutacyjnego przed świętami.

3. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi rekrutacyjnych

Systemy ATS i automatyzacja usprawniają procesy rekrutacyjne. Jak podaje raport 2024 State of People Strategy, 74% zespołów HR omawiało i szukało sposobów wykorzystania sztucznej inteligencji w swojej pracy, a 38% zaczęło formalnie oceniać lub wdrażać rozwiązania AI.

4. Zaplanowane prowadzenie procesu rekrutacji

Uproszczenie procesu ubiegania się o pracę zwiększa liczbę kandydatów. Długie formularze i skomplikowane procedury zniechęcają do aplikowania. Nie bez znaczenia jest także szybkość podejmowania decyzji. Kandydaci często składają CV do kilku firm jednocześnie, więc szybka odpowiedź może przesądzić o wyborze pracodawcy.

W okresie jesiennych rekrutacji warto rozważyć współpracę z agencją zatrudnienia, szczególnie gdy potrzebujesz szybko zwiększyć zespół o duży wolumen pracowników. Agencje dysponują gotowymi bazami kandydatów, dopasowanych do profilu poszukiwanych pracowników, co usprawnia proces selekcji. W sezonie przedświątecznym, gdy konkurencja o pracowników jest najwyższa, dostęp do szerokiej sieci kandydatów i doświadczenie w masowych rekrutacjach może być decydujące. Profesjonaliści potrafią także elastycznie zarządzać wahaniami zapotrzebowania na pracowników – od intensywnego rekrutowania w październiku-listopadzie po stopniowe ograniczanie zespołów po świętach.

Ale zewnętrzna rekrutacja sprawdza się nie tylko przy specjalistycznych stanowiskach – sezonowe rekrutacje to również dobry moment na skorzystanie z usług agencji zatrudnienia. Presja czasowa i konieczność obsadzenia dziesiątek pozycji jednocześnie często przekraczają możliwości wewnętrznych zespołów HR.

O tym, kiedy jeszcze warto skorzystać z usług agencji rekrutacyjnej, przeczytasz w artykule Zewnętrzna rekrutacja: kiedy warto ją zlecić?.

Wskazówki dla kandydatów do pracy sezonowej

Aktualne CV powinno podkreślać kompetencje najważniejsze dla pracy sezonowej – m.in. doświadczenia związane z obsługą klienta, pracą w zespole pod presją czasu i umiejętnością radzenia sobie ze stresem podczas intensywnych okresów sprzedażowych. Nawet brak doświadczenia zawodowego można zrekompensować opisem aktywności społecznej, wolontariatu czy pracy podczas poprzednich sezonów, które pokazują gotowość do pracy w zmiennym środowisku.

W aplikacji warto zaznaczyć elastyczność czasową i gotowość do podjęcia pracy „od zaraz”. Dlaczego? W rekrutacjach przedświątecznych to często dyspozycyjność decyduje o otrzymaniu pracy. Możliwość pracy w weekendy, wieczorami i w święta zwiększa szanse na zatrudnienie. Więcej wskazówek, które ułatwią przejście przez proces zatrudnienia i zwiększą szansę na znalezienie pracy przed świętami znajdziesz w naszym artykule Jak zaaplikować i znaleźć pracę przez agencję zatrudnienia.

Rekrutacja przedświąteczna – podsumowanie

Rekrutacja przedświąteczna to wyścig z czasem, w którym wygrywają najlepiej przygotowani. Firmy, które zaczynają rekrutować w sierpniu-wrześniu i, które wykorzystują nowoczesne narzędzia rekrutacyjne oraz korzystają ze wsparcia specjalistów, zdobywają przewagę nad konkurencją w walce o najlepszych kandydatów.

Dobrze przeprowadzona sezonowa rekrutacja może okazać się strategiczną inwestycją w przyszłość zespołu. Co zwiększa szanse, by osiągnąć ten sukces? Budowanie bazy talentów, oferowanie elastycznych warunków pracy i wykorzystywanie AI do usprawnienia procesów.

^[1] https://focusonbusiness.eu/pl/wiadomosci/rynek-pracy-tymczasowej-w-liczbach/31928

^[2] https://www.money.pl/gospodarka/praca-na-swieta-jest-coraz-wiecej-chetnych-7095816286530144a.html

^[3] https://g.pl/news/7,187450,32164594,tak-wyglada-polski-rynek-pracy-w-2025-roku-takich-osob-poszukuja.html

^[4] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[5] https://g.pl/news/7,187450,32164594,tak-wyglada-polski-rynek-pracy-w-2025-roku-takich-osob-poszukuja.html

^[6] https://itwiz.pl/trendy-w-rekrutacji-2024-2025/