Rekrutacja przedświąteczna: kogo szukają firmy i kiedy zacząć?

Rekrutacja przedświąteczna staje się jednym z najważniejszych wyzwań dla polskich pracodawców. Dane za I kwartał 2025 roku potwierdzają rosnącą popularność pracy tymczasowej – 63% polskich firm planuje zatrudnić pracowników w tej formie, co stanowi znaczący wzrost w porównaniu z poprzednimi latami.^[1] Firmy muszą planować rekrutację z wyprzedzeniem, aby zabezpieczyć odpowiednią liczbę pracowników na okres świąteczny.

Kiedy pracodawcy powinni zacząć rekrutować? I którzy pracownicy mają największe szanse na znalezienie zatrudnienia w okresie przedświątecznym? Postanowiliśmy to sprawdzić.

Kiedy rozpocząć rekrutację przedświąteczną?

Skuteczna rekrutacja przedświąteczna wymaga starannego planowania czasowego. Różne branże charakteryzują się odmiennymi cyklami sezonowości, a to bezpośrednio wpływa na terminy rozpoczęcia procesów rekrutacyjnych.

Harmonogram rekrutacji według branż

Branża produkcyjna rozpoczyna przygotowania najwcześniej. W retailu produkcja na Boże Narodzenie rusza pół roku wcześniej, bo już w maju. Przetwórstwo spożywcze przygotowuje artykuły świąteczne od wiosny, co wymaga zabezpieczenia odpowiedniej kadry już na początku roku.

Handel detaliczny wzmacnia działania rekrutacyjne od sierpnia. Galerie handlowe, sklepy wielkopowierzchniowe i sieci handlowe rozpoczynają poszukiwanie sprzedawców, kasjerów i pracowników obsługi klienta z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Logistyka i magazynowanie osiągają szczyt zapotrzebowania w IV kwartale. Po pandemii COVID-19 widać 30-procentowy wzrost zapotrzebowania na pracowników branży logistyczno-magazynowej. Centra dystrybucji i magazyny e-commerce potrzebują dodatkowych rąk do pracy od października.

Gastronomia i hotelarstwo zazwyczaj rozpoczyna rekrutację od września, przygotowując się na zwiększony ruch związany z imprezami firmowymi i spotkaniami świątecznymi.

Kogo szukają firmy w okresie przedświątecznym?

W ostatnich latach profil poszukiwanych kandydatów do pracy sezonowej uległ zmianom. Pożądanymi kandydatami są głównie młodzi ludzie (do 25 roku życia). Kolejną grupę pod względem liczebności stanowią potencjalni pracownicy w wieku 26-50 lat. Z kolei co dziesiąty aplikujący ma ponad 50 lat.^[2]

Na jakie stanowiska jest największe zapotrzebowanie w okresie przedświątecznym?

• Sprzedawcy i pracownicy obsługi klienta pozostają na czele listy poszukiwanych kandydatów. Najpopularniejszą specjalizacją pozostaje sprzedaż – stanowi 19 proc. wszystkich ogłoszeń o pracę. Handel detaliczny potrzebuje osób zdolnych do pracy w stresujących warunkach, z wysoką tolerancją na kontakt z klientami i elastycznością godzinową.
• Pracownicy magazynowi i logistyczni cieszą się rosnącym popytem. To do ich głównych obowiązków należą: pakowanie towarów, kompletacja zamówień, sortowanie przesyłek oraz załadunek i rozładunek dostaw.^[3]
• Kurierzy i dostawcy odnotowują szczególnie wysokie zapotrzebowanie przed świętami. Rozwój e-commerce napędza popyt na pracowników zdolnych do szybkiej i niezawodnej dostawy przesyłek. Praca dostawców przed świętami jest intensywna, ale nagrodą jest często atrakcyjne wynagrodzenie.
• Pracownicy gastronomii są stale poszukiwani. Restauracje, kawiarnie i jarmarki bożonarodzeniowe zatrudniają kelnerów, baristów, kucharzy i pracowników stoisk gastronomicznych.
• Animatorzy i hostessy stanowią niszowy, ale ważny segment. Galerie handlowe poszukują osób do ról Świętego Mikołaja, elfów, organizacji wydarzeń dla dzieci i promocji świątecznych.

Czego obawiają się pracodawcy podczas rekrutacji przedświątecznej?

Jak wynika z raportu Grupy Progres, 37% pracodawców w roku 2025 spodziewa się trudności rekrutacyjnych związanych z wysokimi oczekiwaniami kandydatów, na które firma bardzo często nie jest w stanie odpowiedzieć.^[4]

Konkurencja z rynkami zagranicznymi odciąga polskich pracowników. Możliwości pracy w krajach Europy Zachodniej oferują wyższe wynagrodzenia i dodatkowe korzyści, co sprawia, że krajowy rynek jest dla nich mniej atrakcyjny.

Z kolei na dostępność kandydatów wpływa zmiana struktury popytu. Obecnie widoczne jest mniejsze zapotrzebowanie na osoby dopiero rozpoczynające karierę. Pracodawcy coraz częściej poszukują doświadczonych kandydatów.^[5]

Rotacja pracowników pozostaje stałym wyzwaniem, jeśli mowa o sezonowości rekrutacji. Tymczasowy charakter pracy oznacza częste zmiany personelu, co wymaga ciągłych działań rekrutacyjnych i szkoleniowych.

Jak skutecznie rekrutować przed świętami?

1. Wczesne rozpoczęcie procesu rekrutacji

Od początku 2024 roku zauważalny jest rosnący potencjał własnej bazy kandydatów. W tym roku plasuje się już na pierwszym – na ponad 2,5 mln aplikacji przechodzi przez nią 27% z nich.^[6] Firmy budują długoterminowe relacje z pracownikami sezonowymi, wykorzystując ich do kolejnych projektów.

Jak możesz przeczytać w naszym artykule Talent pooling: Jak budować bazę kandydatów i skończyć z rekrutacją reaktywną budowanie własnej bazy kandydatów to strategiczne przejście od rekrutacji reaktywnej do proaktywnej. Zamiast czekać na pojawienie się wakatu i rozpoczynanie poszukiwań od zera, organizacje inwestują w długoterminowe relacje z talentami. Taka strategia pozwala skrócić czas rekrutacji i obniżyć koszty pozyskania kandydata – kluczowe korzyści w okresie intensywnych rekrutacji jesiennych.

2. Budowanie atrakcyjnej oferty pracy

Elastyczność godzin pracy często przeważa nad wysokością wynagrodzenia. Kandydaci cenią możliwość dostosowania grafiku do swoich potrzeb, szczególnie studenci łączący pracę z nauką. Pakiet benefitów może obejmować: posiłki w pracy, możliwość zakwaterowania dla osób spoza miejscowości, zniżki na produkty firmy, czy premie za polecenie znajomych. Perspektywa stałego zatrudnienia przyciąga ambitnych kandydatów. Około 20 proc. z nich zostaje z firmą na dłużej. Firmy traktują pracę sezonową jako okres próbny dla potencjalnych stałych pracowników.

Więcej o tym, jakie benefity są obecnie najważniejsze dla pracowników, przeczytasz w artykule Minimalizm w benefitach 2025: jakie dodatki cenią pracownicy. Dowiesz się z niego, jak budować atrakcyjne pakiety benefitów i zyskać przewagę już na starcie procesu rekrutacyjnego przed świętami.

3. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi rekrutacyjnych

Systemy ATS i automatyzacja usprawniają procesy rekrutacyjne. Jak podaje raport 2024 State of People Strategy, 74% zespołów HR omawiało i szukało sposobów wykorzystania sztucznej inteligencji w swojej pracy, a 38% zaczęło formalnie oceniać lub wdrażać rozwiązania AI.

4. Zaplanowane prowadzenie procesu rekrutacji

Uproszczenie procesu ubiegania się o pracę zwiększa liczbę kandydatów. Długie formularze i skomplikowane procedury zniechęcają do aplikowania. Nie bez znaczenia jest także szybkość podejmowania decyzji. Kandydaci często składają CV do kilku firm jednocześnie, więc szybka odpowiedź może przesądzić o wyborze pracodawcy.

W okresie jesiennych rekrutacji warto rozważyć współpracę z agencją zatrudnienia, szczególnie gdy potrzebujesz szybko zwiększyć zespół o duży wolumen pracowników. Agencje dysponują gotowymi bazami kandydatów, dopasowanych do profilu poszukiwanych pracowników, co usprawnia proces selekcji. W sezonie przedświątecznym, gdy konkurencja o pracowników jest najwyższa, dostęp do szerokiej sieci kandydatów i doświadczenie w masowych rekrutacjach może być decydujące. Profesjonaliści potrafią także elastycznie zarządzać wahaniami zapotrzebowania na pracowników – od intensywnego rekrutowania w październiku-listopadzie po stopniowe ograniczanie zespołów po świętach.

Ale zewnętrzna rekrutacja sprawdza się nie tylko przy specjalistycznych stanowiskach – sezonowe rekrutacje to również dobry moment na skorzystanie z usług agencji zatrudnienia. Presja czasowa i konieczność obsadzenia dziesiątek pozycji jednocześnie często przekraczają możliwości wewnętrznych zespołów HR.

O tym, kiedy jeszcze warto skorzystać z usług agencji rekrutacyjnej, przeczytasz w artykule Zewnętrzna rekrutacja: kiedy warto ją zlecić?.

Wskazówki dla kandydatów do pracy sezonowej

Aktualne CV powinno podkreślać kompetencje najważniejsze dla pracy sezonowej – m.in. doświadczenia związane z obsługą klienta, pracą w zespole pod presją czasu i umiejętnością radzenia sobie ze stresem podczas intensywnych okresów sprzedażowych. Nawet brak doświadczenia zawodowego można zrekompensować opisem aktywności społecznej, wolontariatu czy pracy podczas poprzednich sezonów, które pokazują gotowość do pracy w zmiennym środowisku.

W aplikacji warto zaznaczyć elastyczność czasową i gotowość do podjęcia pracy „od zaraz”. Dlaczego? W rekrutacjach przedświątecznych to często dyspozycyjność decyduje o otrzymaniu pracy. Możliwość pracy w weekendy, wieczorami i w święta zwiększa szanse na zatrudnienie. Więcej wskazówek, które ułatwią przejście przez proces zatrudnienia i zwiększą szansę na znalezienie pracy przed świętami znajdziesz w naszym artykule Jak zaaplikować i znaleźć pracę przez agencję zatrudnienia.

Rekrutacja przedświąteczna – podsumowanie

Rekrutacja przedświąteczna to wyścig z czasem, w którym wygrywają najlepiej przygotowani. Firmy, które zaczynają rekrutować w sierpniu-wrześniu i, które wykorzystują nowoczesne narzędzia rekrutacyjne oraz korzystają ze wsparcia specjalistów, zdobywają przewagę nad konkurencją w walce o najlepszych kandydatów.

Dobrze przeprowadzona sezonowa rekrutacja może okazać się strategiczną inwestycją w przyszłość zespołu. Co zwiększa szanse, by osiągnąć ten sukces? Budowanie bazy talentów, oferowanie elastycznych warunków pracy i wykorzystywanie AI do usprawnienia procesów.

^[1] https://focusonbusiness.eu/pl/wiadomosci/rynek-pracy-tymczasowej-w-liczbach/31928

^[2] https://www.money.pl/gospodarka/praca-na-swieta-jest-coraz-wiecej-chetnych-7095816286530144a.html

^[3] https://g.pl/news/7,187450,32164594,tak-wyglada-polski-rynek-pracy-w-2025-roku-takich-osob-poszukuja.html

^[4] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[5] https://g.pl/news/7,187450,32164594,tak-wyglada-polski-rynek-pracy-w-2025-roku-takich-osob-poszukuja.html

^[6] https://itwiz.pl/trendy-w-rekrutacji-2024-2025/

Jak przygotować firmę na jesienny peak rekrutacyjny?

Jeszcze do niedawna to prace dorywcze w okresie wakacyjnym, jak np. zbieranie owoców, definiowały pracę sezonową. Dziś to e-commerce, logistyka i IT napędzają największy boom rekrutacyjny roku ze względu na wzrost rynku^[1]. Czy Twoja firma jest gotowa na jesienne szaleństwo zatrudniania?

Sprawdź, jak budować własne bazy kandydatów, dlaczego LinkedIn stał się ważniejszy niż popularne portale z ogłoszeniami o pracę i jak skrócić procesy rekrutacyjne do 2-3 tygodni.

Jesienny szczyt rekrutacyjny w branży e-commerce

Od kilku lat prawdziwy boom rekrutacyjny ma miejsce od września do listopada. Sektor e-commerce jest tego doskonałym przykładem. W tym okresie firmy znacząco zwiększają swoje zespoły, przygotowując się na Black Friday i świąteczny szczyt sprzedażowy.

Skala jest imponująca. W latach 2020-2023 liczba zakupów online rosła średnio o 5 proc. rocznie, a średnia wartość koszyka wzrosła z 233 PLN w 2020 roku do 304 PLN w 2023 roku. Trend ten sugeruje, że polski rynek e-commerce dojrzewa.^[2] Co za tym idzie, jednocześnie rośnie zapotrzebowanie na pracowników tymczasowych w sektorach logistyki, e-commerce i transportu.

Black Friday, przygotowania świąteczne, kwartalne rozliczenia, powrót studentów – wszystko dzieje się naraz. Firmy, które odpowiednio wcześnie nie przygotują się na jesienny peak rekrutacyjny, mogą zostać w tyle.

Rekrutacja okiem pracodawcy w 2025 roku

Tradycyjne portale pracy tracą monopol na pozyskiwanie kandydatów. Firmy coraz częściej stawiają na budowanie własnych baz talentów, które pozwalają im dotrzeć do kandydatów jeszcze przed publikacją ogłoszeń. Jak pisaliśmy w artykule Talent pooling: Jak budować bazę kandydatów i skończyć z rekrutacją reaktywną firmy coraz częściej stawiają na tytułowy talent pooling, czyli strategiczne podejście, które pozwala organizacjom przejść od rekrutacji reaktywnej do proaktywnej. Zamiast czekać na pojawienie się wakatu i rozpoczynanie procesu rekrutacyjnego od zera, pracodawcy budują długoterminowe relacje z potencjalnymi kandydatami, tworząc własne „banki talentów”.

LinkedIn to nowe pole bitwy rekrutacyjnej. Platforma przestaje być tylko miejscem prezentacji doświadczenia zawodowego, a staje się głównym kanałem komunikacji między firmami a kandydatami. To tutaj dzieje się prawdziwy sourcing.

W czasach rosnących kosztów zatrudnienia i ograniczonej liczby ofert, to kandydaci dyktują warunki. W praktyce oznacza to, że pracodawcy są zmuszeni do podejmowania trudnych decyzji np. w zakresie polityki płacowej. Jak wynika z najnowszych badań Grupy Progres, dla 37% pracodawców to rosnące wymagania pracowników są obecnie największym wyzwaniem.^[3] Ale firmy muszą konkurować nie tylko wynagrodzeniem, a całym pakietem wartości – od kultury organizacyjnej po możliwości rozwoju.

Rekrutacja stała się dwukierunkowa. To nie tylko firmy wybierają kandydatów – kandydaci równie skrupulatnie oceniają potencjalnych pracodawców.

Jakie branże będą rekrutować jesienią?

Prognozy na 2025 rok wskazują jednoznaczne kierunki. Według danych PARP, ponad jedna trzecia polskich firm planuje zwiększenie zatrudnienia, przy czym największe szanse na nowe miejsca pracy będą mieli specjaliści z branży IT oraz transportu i logistyki.

GUS potwierdza utrzymujący się deficyt specjalistów w kluczowych sektorach. Zawody deficytowe obejmują kierowców ciężarówek, pielęgniarki, dekarzy oraz księgowych. Problem jest szczególnie widoczny w mniejszych miejscowościach, gdzie dostęp do wykwalifikowanej kadry pozostaje ograniczony.^[4]

Jesienią szczególnie aktywne w obszarze rekrutacji będą branże związane z sezonowością. Firmy z sektora dóbr i usług konsumpcyjnych przygotowują się na świąteczny szczyt sprzedażowy, a sektor transportu i logistyki musi obsłużyć zwiększony ruch związany z Black Friday i zakupami przedświątecznymi.

Prym w planach rekrutacyjnych na jesień wiodą średnie przedsiębiorstwa. Firmy zatrudniające od kilkudziesięciu do kilkuset osób najchętniej powiększają swoje zespoły, co wynika z ich elastyczności i możliwości szybkiego reagowania na zmiany rynkowe.

Jak przygotować firmę na jesienną rekrutację?

Zacznij budować bazę kandydatów odpowiednio wcześnie.

Pierwszy ruch w grze o jesienne talenty? Zacznij budować relacje dziś, nie we wrześniu. Firmy, które czekają z rekrutacją do ostatniej chwili, przegrywają z tymi, które systematycznie inwestują w swoje bazy kandydatów.

Nurturing kandydatów brzmi jak marketingowy żargon, ale w praktyce to zwykła, konsekwentna praca. Regularny kontakt z potencjalnymi kandydatami, dzielenie się informacjami o tym, co dzieje się w firmie, zapraszanie na wydarzenia branżowe. Nawet osoby, które kiedyś nie dostały oferty, mogą okazać się cenne przy kolejnych rekrutacjach – warto o tym pamiętać.

LinkedIn stał się głównym polem gry. Firmy, które publikują treści o swojej kulturze, biorą udział w branżowych dyskusjach i pokazują, jak naprawdę wygląda praca u nich, mają znacznie większe szanse na przyciągnięcie uwagi kandydatów. Buduj swoją obecność teraz, zanim rozpętają się jesienne rekrutacyjne walki.

Przyspiesz procesy rekrutacyjne.

Jesienne rekrutacje wymagają zupełnie innego tempa niż spokojne letnie poszukiwania. Kandydaci mają dziesiątki opcji do wyboru i nie zamierzają czekać tygodniami na decyzję. Wieloetapowe procesy, które ciągną się miesiącami, to najszybszy sposób na utratę najlepszych talentów.

Idealna jesienna rekrutacja? Maksymalnie 2-3 tygodnie od złożenia aplikacji do podpisania umowy. Brzmi ambitnie, ale firmy, które tego nie osiągną, będą oglądać plecy kandydatów zmierzających do konkurencji.

Przedsiębiorstwa, które nie mają wewnętrznych zasobów do przeprowadzenia ekspresowych rekrutacji, mogą skorzystać z doświadczenia agencji zatrudnienia, dzięki czemu nie stracą czasu w kluczowych momentach roku.

Postaw na employer branding, zanim ruszy jesienny peak rekrutacyjny.

W okresie jesiennego szaleństwa employer branding to tajna broń pracodawców – może przesądzić o tym, czy kandydat wybierze Twoją firmę spośród dziesiątek podobnych ofert. Masz kilka sekund, żeby przekonać go, że to właśnie u Ciebie warto pracować. Ogólniki w stylu „dynamiczny rozwój” czy „przyjazna atmosfera” to strata czasu. Kandydaci słyszeli to już setki razy i przestali zwracać uwagę na takie sformułowania.

Potrzebujesz konkretów – wymiernych korzyści dla potencjalnych pracowników. Krótkie filmy pokazujące prawdziwe życie firmy często robią większe wrażenie niż dopracowane do perfekcji opisy stanowisk. Kandydaci chcą zobaczyć kulisy, usłyszeć historie rzeczywistych pracowników, poznać prawdziwą kulturę organizacyjną, zanim zdecydują się na aplikację. Autentyczność w tej walce jest ważniejsza niż perfekcja.

Wykorzystaj potencjał AI w procesach rekrutacyjnych.

Sztuczna inteligencja przestała być futurystycznym gadżetem – w jesiennych rekrutacjach wydaje się nieoceniona. Gdy na jedno stanowisko wpływają setki aplikacji, AI może przeanalizować wszystkie CV w kilka minut i wyłowić tych kandydatów, którzy najlepiej pasują do profilu. Z kolei chatboty przejmują wstępne rozmowy kwalifikacyjne, zostawiając rekruterom czas na podejmowanie tych najważniejszych decyzji.

Kluczem jest jednak zachowanie równowagi między automatyzacją a ludzkim kontaktem. Kandydaci rzeczywiście chcą szybkości – nikt nie lubi czekać tygodniami na odpowiedź. Ale jednocześnie potrzebują poczucia, że rozmawiają z prawdziwymi ludźmi, szczególnie na etapach, które decydują o ich przyszłości zawodowej.

Najlepsze systemy rekrutacyjne to te, które wykorzystują AI do uporządkowania chaosu, ale pozostawiają człowiekowi przestrzeń tam, gdzie jego obecność ma największe znaczenie. Video rekrutacja dawno przestała być nowością, ale w okresie intensywnych rekrutacji każdy błąd techniczny może kosztować utratę kandydata. Gdy ktoś ma pięć rozmów w tygodniu, problemy z dźwiękiem czy obrazem natychmiast przekładają się na negatywne wrażenie o firmie. Pamiętaj o tym, jeśli planujesz rozmowy rekrutacyjne online.

O tym, jak konkretnie wykorzystywać AI w rekrutacji, przeczytasz w artykule Rekrutacja na skróty: 5 zastosowań AI, które już teraz zmieniają polski rynek pracy. Znajdziesz tam praktyczne wskazówki dotyczące automatyzacji screeningu CV, predykcyjnej analizy kandydatów i optymalizacji procesów HR.

Rekrutacja jesienią – podsumowanie najważniejszych działań

Prognozy na początek 2025 roku są optymistyczne – według danych PARP, znaczna część polskich przedsiębiorstw planuje powiększenie swoich zespołów.^[5] Konkurencja będzie zacięta. Firmy rozpoczynające przygotowania już teraz zyskają przewagę nad reagującymi w ostatniej chwili.

O czym warto pamiętać przed jesiennym peakiem rekrutacyjnym?  O budowaniu relacji z kandydatami, możliwe szybkich procesach zatrudnienia, potencjale narzędzi AI i ich wykorzystaniu w rekrutacji oraz o przemyślanym employer brandingu.

Jesień przestała być okresem spokojnego planowania – stała się najgorętszym czasem w roku dla zespołów HR. Firmy, które to rozumieją i wcześniej przygotują swoje strategie, będą mogły w pełni wykorzystać ten wyjątkowy moment na rynku pracy. To szansa na pozyskanie najlepszych talentów i zbudowanie silnych zespołów na kolejne lata.

^[1] https://www.trade.gov.pl/wiedza/polski-rynek-e-commerce-w-latach-2024-2028/

^[2] https://www.trade.gov.pl/wiedza/polski-rynek-e-commerce-w-latach-2024-2028/

^[3] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[4] https://www.parp.gov.pl/component/content/article/87963:rynek-pracy-2025-kto-zyska-kto-straci-a-kto-zdobedzie-przewage

^[5] ​​https://www.parp.gov.pl/component/content/article/87963:rynek-pracy-2025-kto-zyska-kto-straci-a-kto-zdobedzie-przewage

Kiedy warto zlecić rekrutację zewnętrzną?

Proces rekrutacji potrafi być czasochłonny i kosztowny. Jak podaje portal Infor.pl koszty zatrudnienia jednego pracownika wahają się od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Według najnowszych danych GUS, w połowie 2025 roku całkowity koszt zatrudnienia jednej osoby w sektorze przedsiębiorstw przekroczył już 10 000 zł miesięcznie, co oznacza wzrost o 100% w ciągu dziesięciu lat w porównaniu do 2015 roku, gdy wynosił 5 349 zł. Badania Grupy Progres pokazują, że aż 43% firm rezygnuje z zatrudnienia kandydata, jeśli jego oczekiwania finansowe są zbyt wysokie.^[1]

Ryzyko poniesienia wysokich kosztów nieudanej rekrutacji, konieczność powtarzania całego procesu, a w najgorszym przypadku – straty sięgające równowartości rocznej pensji poszukiwanego pracownika – to argumenty, które przemawiają za poszukiwaniem profesjonalnego wsparcia i zewnętrznej rekrutacji. Czy to dobry pomysł? Kiedy naprawdę warto? I co najważniejsze – jak rozpoznać moment, w którym własne zasoby przestają wystarczać?

Kiedy zdecydować się na zewnętrzną rekrutację?

Zacznijmy od rzeczy najważniejszej. Nie każda rekrutacja wymaga wsparcia agencji zatrudnienia. Czasem wystarczą własne zasoby, sprawdzone kanały dotarcia do odpowiednich kandydatów i odrobina cierpliwości. Problem pojawia się wtedy, gdy rekrutacja zaczyna przypominać błędne koło – dział HR publikuje ogłoszenia, przychodzą setki CV, ale żadne nie pasuje do opisu stanowiska. Albo, gdy firma szuka kogoś o tak specyficznych kompetencjach, że na ogłoszenie od miesięcy nie ma odzewu.

Problemy rekrutacyjne wewnątrz organizacji – sygnały, których lepiej nie ignorować

Pierwszy sygnał ostrzegawczy – czas

Jeśli stanowisko pozostaje nieobsadzone dłużej niż dwa miesiące, coś jest nie tak. Może profil kandydata jest zbyt wymagający, może oferowane warunki nie są konkurencyjne, a może po prostu poszukiwania odbywają się w niewłaściwych miejscach. Agencja rekrutacyjna, dzięki szerokiej bazie kontaktów i doświadczeniu, potrafi dotrzeć do kandydatów, którzy często pozostają poza zasięgiem standardowych ogłoszeń pracodawcy.

Drugi sygnał ostrzegawczy – rekrutacja kosztem codziennej pracy

Kolejny moment do przemyślenia to sytuacja, gdy rekrutacja zaczyna paraliżować bieżącą pracę. Menedżerowie spędzają godziny na przeglądaniu CV, zamiast zarządzać zespołami. HR tonie w rozmowach wstępnych, zamiast zajmować się rozwojem obecnych pracowników. Koszt czasu pracy osób zaangażowanych w rekrutację często przewyższa opłatę za usługi agencji, szczególnie gdy mowa o stanowiskach specjalistycznych lub kierowniczych.

Stanowiska wysokiego ryzyka rekrutacyjnego, czyli kogo zatrudniać za pośrednictwem agencji

IT – gdzie liczy się każdy dzień

Branża IT to doskonały przykład sektora, w którym rekrutacja zewnętrzna często się opłaca. Procesy rekrutacyjne w tej branży mogą być czasochłonne. Od momentu aplikacji do finalnego zatrudnienia często mija kilka tygodni. W tak konkurencyjnym środowisku, gdzie najlepsi kandydaci otrzymują kilka ofert jednocześnie, szybkość działania jest na wagę złota. A to as w rękawie profesjonalnej agencji zatrudnienia.

Specjaliści, których nie znajdziesz na portalach ogłoszeniowych

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku stanowisk niszowych. Szukasz specjalisty od automatyki przemysłowej z doświadczeniem w konkretnej branży? Głównego księgowego ze znajomością specyficznych przepisów dotyczących sektora, w którym działasz? To są sytuacje, w których agencja z branżową specjalizacją może zaoszczędzić miesięcy poszukiwań.

Matematyka ryzyka – gdy liczby mówią “tak”

Nie tylko specyficzne branże czy niszowe stanowiska warunkują decyzję o współpracy z agencją zatrudnienia. Czasem wystarczy zwykła matematyka i rachunek opłacalności. Warto spojrzeć na liczby z szerszej perspektywy, szczególnie w kontekście różnic branżowych. Według danych GUS za 2023 rok, w branży informacji i komunikacji zatrudnienie jednego pracownika kosztowało aż 17 101 zł brutto miesięcznie, podczas gdy w zakwaterowaniu i gastronomii ten koszt wynosił 6 510 zł. Sektor finansowy i ubezpieczeniowy generował wydatki rzędu 14 868 zł, a górnictwo 17 114 zł miesięcznie.^[2]

Odejście pracownika to nie tylko utrata kompetencji. Badania pokazują, że pełne koszty związane z rekrutacją i wdrożeniem nowej osoby mogą sięgnąć od kilkudziesięciu procent do dwukrotności rocznego wynagrodzenia na danym stanowisku.^[3] Jeśli firma zatrudni niewłaściwą osobę i będzie musiała powtórzyć cały proces, straty mogą być gigantyczne. Zlecenie rekrutacji agencji, która ma dostęp do licznej bazy konkretnych kandydatów i może np. zaoferować usługę dedykowanego managera i rekrutera, który czuwa nad całym procesem, redukuje to ryzyko.

Masowe rekrutacje, czyli gdy skala przerasta możliwości

Otwierasz nowy oddział? Uruchamiasz linię produkcyjną? Potrzebujesz zatrudnić duży wolumen pracowników w krótkim czasie? Tu zdecydowanie najlepiej sprawdzi się zlecenie rekrutacji zewnętrznej.

Agencje specjalizujące się w rekrutacjach masowych dysponują nie tylko odpowiednimi narzędziami i bazami kandydatów, ale też wypracowanymi procesami pozwalającymi sprawnie przeprowadzić setki rozmów. Co więcej, wiedzą, jak przeprowadzać proces rekrutacji, by zapobiec wysokiej rotacji, typowej dla pierwszych miesięcy po masowym zatrudnieniu.

Gdy wewnętrzny HR jest przeciążony

Przyjrzyjmy się faktom. Rok 2024 był rokiem pracownika, a w 2025 ten trend się utrzymuje.^[4] Pracodawcy odczuwają niedobory rąk do pracy, skutkujące problemami rekrutacyjnymi. W takiej sytuacji działy HR często pracują ponad swoje możliwości. Zdarzają się sytuacje, że jeden wewnętrzny rekruter prowadzi jednocześnie kilkanaście procesów, co nieuchronnie prowadzi do obniżenia jakości rekrutacji.

Outsourcing rekrutacyjny czy RPO (Recruitment Process Outsourcing) to nie oznaka słabości wewnętrznego HR-u, ale świadome zarządzanie zasobami. Pozwala wewnętrznemu zespołowi skupić się na strategicznych projektach, np. na budowaniu kultury organizacyjnej, rozwoju talentów, programach retencyjnych, podczas gdy rutynowe procesy rekrutacyjne przejmują zewnętrzni specjaliści.

Co ciekawe, współpraca z agencją zatrudnienia może być też formą rozwoju dla działu HR. Obserwując metody pracy zewnętrznych rekruterów, zespół może nauczyć się nowych technik sourcingu, prowadzenia rozmów czy oceny kandydatów.

Rekrutacja na najwyższe stanowiska – dlaczego executive search ma sens?

Szukasz nowego dyrektora finansowego? Członka zarządu? Kierownika regionalnego? W takich rekrutacjach dyskrecja jest równie ważna jak, skuteczność. Executive search (czyli bezpośrednie poszukiwanie kadry zarządzającej najwyższego szczebla) to nie tylko znajdowanie kandydatów,  ale też pozyskiwanie pasywnych kandydatów z rynku, budowanie ich zainteresowania nowymi możliwościami, negocjowanie warunków i weryfikacja referencji.

Agencje specjalizujące się w executive search dysponują siecią kontaktów na najwyższych szczeblach zarządzania. Potrafią dotrzeć do osób, które nie szukają aktywnie pracy, ale mogłyby rozważyć ciekawą propozycję. Co więcej, zewnętrzna firma może przeprowadzić wstępne rozmowy bez ujawniania nazwy firmy klienta, co ma znaczenie, gdy ten nie chce sygnalizować na rynku zmian w zarządzie.

Rekrutacja zewnętrzna w celu realizacji ograniczonego czasowo projektu i pozyskania kompetencji przyszłości

Czasami zachodzi potrzeba znalezienia kogoś do zrealizowania konkretnego projektu, np. wdrożenia systemu ERP, przeprowadzenia transformacji cyfrowej, uruchomienia nowej linii biznesowej. To często kompetencje, których firma nie potrzebuje na stałe, ale są istotne z punktu widzenia rozwoju biznesu przez określony czas. Agencja rekrutacji, mająca w ofercie contracting może szybko dostarczyć specjalistę na czas projektu, bez konieczności przechodzenia przez cały proces rekrutacji i późniejszego rozstawania się z pracownikiem.

Warto też pomyśleć przyszłościowo. Rynek pracy zmienia się dynamicznie. Pojawiają się nowe zawody, o których jeszcze kilka lat temu nikt nie słyszał. Specjalista ds. procesów AI, analityk danych, ekspert od cyberbezpieczeństwa – to stanowiska, które wymagają specjalistycznej wiedzy. A agencja z branżową specjalizacją będzie wiedziała, gdzie i jak jej szukać.

Znaczenie partnerstwa w trakcie rekrutacji zewnętrznej

Najważniejsza rada na koniec: jeśli zdecydujesz się zlecić rekrutację zewnętrzną, traktuj agencję zatrudnienia jak partnera, nie dostawcę. Im więcej informacji przekażesz o firmie, kulturze organizacyjnej, zespole – tym lepiej rekruterzy poznają Twoje oczekiwania i będą mogli bardziej ukierunkować na nie swoje działania. W efekcie otrzymasz jeszcze lepiej dopasowanych kandydatów do danego stanowiska.

Nie zapominaj też o employer brandingu. Agencja rekrutacyjna to często pierwszy kontakt kandydata z Twoją firmą. Wybieraj więc partnerów, którzy będą dobrze reprezentować markę Twojej organizacji na rynku pracy.

Podsumowanie – kiedy naprawdę warto zdecydować się na rekrutację zewnętrzną?

Z narzędzia HR jakim jest rekrutacja zewnętrzna, warto korzystać, gdy przynosi realną wartość – oszczędza czas, redukuje ryzyko niepowodzenia procesu, dostarcza kompetencje, których firma nie ma w swoich zasobach ani w bazie potencjalnych kandydatów.

Najważniejsze sytuacje, w których warto rozważyć wsparcie zewnętrzne:

• Rekrutacja trwa dłużej niż 2 miesiące bez efektów
• Firma szuka niszowych specjalistów lub kadry zarządzającej
• Zaplanowane są rekrutacje masowe (powyżej 10-15 osób)
• Wewnętrzny dział HR jest przeciążony bieżącymi zadaniami
• Istnieje potrzeba dyskretnego procesu rekrutacyjnego (np. w przypadku rekrutacji na stanowiska wysokiego szczebla)
• Firma poszukuje specjalisty na konkretny, czasowy projekt
• Dotychczasowe metody rekrutacji zawodzą

Dobrze przeprowadzona rekrutacja zewnętrzna, z właściwym partnerem, może, co oczywiste, rozwiązać bieżące problemy kadrowe, ale też wnieść do organizacji nową jakość – świeże spojrzenie, nowe kompetencje, kontakty na rynku.

^[1] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[2] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[3]Małgorzata Spychała, Tadeusz Bartecki, Michał Brzóska: Employer branding – nowoczesne rozwiązanie problemu rotacji pracowników, DOI: 10.21008/j.0239-9415.2019.079.11

^[4] https://builderpolska.pl/2024/12/10/rynek-pracownika/

Zdalny onboarding bez błędów: jak nie zrazić nowego pracownika w pierwszym tygodniu pracy na odległość

Pierwszy dzień pracy – liczy się każdy szczegół, a wrażenie na “dzień dobry” zostaje na długo. A teraz wyobraź sobie sytuację, która może zdarzyć się podczas zdalnego onboardingu: nowo zatrudniona osoba w poniedziałek o 9:00 uruchamia komputer w swoim domowym biurze i loguje się do firmowych systemów. Zamiast ciepłego powitania napotyka błąd logowania, milczącą kamerę na spotkaniu powitalnym i chaotycznie przesyłane linki przez różne platformy. Po trzech godzinach frustracji zastanawia się, czy dobrze wybrała.

To scenariusz, który rozgrywa się w wielu firmach każdego dnia. Nie musi tak być. Zdalny onboarding można przeprowadzić dużo lepiej.

Dlaczego zdalny onboarding liczy się dzisiaj bardziej niż kiedykolwiek?

W Polsce sytuacja z pracą zdalną jest ciekawa: według najnowszych badań EY, aż 88% firm, które wdrożyło pracę zdalną, wybrało model hybrydowy. Jednocześnie badania Grant Thornton pokazują, że obecnie 62% dużych i średnich przedsiębiorstw oferuje pracę zdalną (wobec 71% w styczniu 2024). Choćby te trendy wskazują, jak istotny jest dobrze przeprowadzony zdalny onboarding w erze zdalnej pracy. Nowy pracownik nie ma możliwości nieformalnych rozmów przy kawie, nie może „wyczuć” atmosfery biura ani intuicyjnie zrozumieć firmowych zwyczajów. Wszystko, co wie o swojej nowej pracy, powinno pochodzić z przemyślanych działań HR.

Najczęstsze błędy popełniane podczas zdalnego onboardingu

Cisza między podpisaniem umowy a pierwszym dniem pracy

Kandydat dostaje ofertę w czerwcu, pierwszy dzień nowej pracy wypada we wrześniu. A przez całe lato – cisza. Żadnego maila, żadnej informacji, żadnego znaku życia od firmy. W międzyczasie dostaje dwie inne propozycje i zaczyna poważnie zastanawiać się nad zmianą decyzji.

Dlaczego to szkodzi: Kandydat zaczyna wątpić w swoją decyzję i rozglądać się za innymi opcjami, bo brak kontaktu sprawia wrażenie, jakby firma o nim zapomniała. Pierwszy dzień staje się stresujący zamiast ekscytujący – nowy pracownik przychodzi z bagażem wątpliwości zamiast entuzjazmu. A jeśli zrezygnuje w ostatniej chwili, cały proces rekrutacyjny idzie na marne.

Rozwiązanie: Wprowadź preboarding. To nic innego jak np. powitanie mailowe lub telefoniczne od zespołu/managera/działu HR, przesłanie harmonogramu wdrożenia, czy informacji organizacyjnych (np. godzina rozpoczęcia, dress code, jakie dokumenty przygotować do podjęcia współpracy). Możesz też pójść o krok dalej. Jak? Regularnie wysyłaj krótkie maile z ciekawostkami o firmie, zaproś do obserwowania firmowych social mediów, prześlij listę przydatnych artykułów branżowych. To nic nadzwyczajnego – po prostu daj znać, że pamiętasz i cieszysz się na współpracę.

Techniczna katastrofa pierwszego dnia

Jeden z najczęstszych błędów to niedopilnowanie aspektów technicznych przed rozpoczęciem zdalnego onboardingu. Nowy pracownik loguje się pierwszego dnia i odkrywa, że nie ma dostępu do firmowego e-maila, kluczowych systemów czy niezbędnych aplikacji.

Dlaczego to szkodzi: Pierwszy dzień pracy zamiast być pozytywnym doświadczeniem, staje się frustrującą walką z problemami technicznymi. To nie tylko marnuje czas – to bezpośrednio wpływa na pierwszą opinię o profesjonalizmie organizacji.

Rozwiązanie: Stwórz techniczną checklistę i zrealizuj ją przynajmniej tydzień przed pierwszym dniem. Testuj wszystkie dostępy z perspektywy nowego użytkownika. Przygotuj “plan B” na wypadek problemów, np. dedykowany numer telefonu dla pomocy technicznej w pierwszym tygodniu pracy.

Informacyjny potop

W pierwszym dniu nowy pracownik dostaje 47 dokumentów do przeczytania, 12 filmów szkoleniowych do obejrzenia i 23 linki do “ważnych” stron firmowych. Efekt może być taki, że pod koniec dnia nie pamięta nawet, jak się nazywa jego bezpośredni przełożony.

Dlaczego to szkodzi: W procesie onboardingu, który toczy się całkowicie online, łatwo niechcący przesadzić, zasypując kandydata zbyt dużą ilością materiałów. Mózg po prostu się wyłącza, gdy otrzymuje masę informacji naraz.

Rozwiązanie: Zastosuj zasadę “krok po kroku”. Pierwszy dzień to maksymalnie 3-4 najważniejsze informacje o firmie i stanowisku pracy. Resztę rozłóż na pierwsze tygodnie, priorytetyzując to, co jest potrzebne do wykonywania codziennych zadań.

Plan zdalnego onboardingu na pierwsze 90 dni – propozycja

Tydzień 1-2: Orientacja w nowym środowisku

Cel: Poznanie ludzi, zrozumienie struktury firmy, pierwsze proste zadania.

Przykłady działań:

• Codzienna 15-minutowa “kawa online” z jedną osobą z zespołu
• Wirtualny tour po firmowych systemach z buddy’m (wyznaczonym pracownikiem z zespołu, który opiekuje się nową osobą w pierwszych tygodniach pracy)
• Jedno proste zadanie do wykonania (np. aktualizacja profilu, przeczytanie i streszczenie jednej procedury)
• Spotkanie z HR co 2-3 dni w pierwszym tygodniu

Jak sprawdzić, czy się udało? Nowy pracownik zna wszystkich członków zespołu z imienia i potrafi samodzielnie znaleźć podstawowe informacje w systemach firmowych.

Tydzień 3-6: Integracja z zespołem

Cel: Przejęcie pierwszych realnych zadań, budowanie rutyny, głębsze poznanie procesów.

Przykłady działań:

• Udział w regularnych spotkaniach zespołu jako obserwator, potem aktywny uczestnik
• Pierwsze zadanie projektowe z jasno określonym mentorem
• Tygodniowe spotkania 1 na 1 z bezpośrednim przełożonym
• Poznanie 2-3 osób z innych działów (krótkie spotkania online lub wymiana wiadomości na firmowym czacie, mające na celu poznanie tego, czym się zajmują)

Jak sprawdzić, czy się udało? Pracownik wykonuje zadania z minimalnym nadzorem i aktywnie uczestniczy w spotkaniach zespołu.

Tydzień 7-12: Dążenie do samodzielności

Cel: Pełna produktywność, propozycje ulepszeń, mentoring kolejnych nowych pracowników.

Przykłady działań:

• Samodzielne prowadzenie jednego projektu od początku do końca
• Prezentacja swoich pierwszych pomysłów/obserwacji zespołowi
• Pomoc w onboardingu kolejnej nowej osoby
• Udział w planowaniu następnego kwartału

Jak sprawdzić, czy się udało? Pracownik osiąga założone cele wydajnościowe i otrzymuje pozytywny feedback od współpracowników.

Feedback od nowego pracownika jest na wagę złota

Na końcu procesu warto też przeprowadzić ankietę po onboardingu. Ale nie rób tego tylko dlatego, że “tak należy”. Zadawaj konkretne pytania na przykład takie:

• Które elementy onboardingu były najbardziej wartościowe?
• Co wywołało największą frustrację?
• Czego brakowało Ci w pierwszym miesiącu?
• Jak oceniasz swoje przygotowanie do samodzielnej pracy w skali 1-10?
• Jak oceniasz wsparcie ze strony zespołu i przełożonego w pierwszych dniach?
• Jak oceniasz dostępność i przydatność materiałów wdrożeniowych?
• Co Twoim zdaniem można poprawić w procesie onboardingu?

Jak sprawdzać, czy dobrze przeprowadzasz zdalny onboarding?

Zapomnij o “wskaźniku zadowolenia z onboardingu”. Zamiast tego regularnie śledź i analizuj dane, które mają wpływ na biznes:

• Ile czasu mija od pierwszego dnia do momentu, gdy pracownik osiąga 80% założonej produktywności?
• Jaki procent nowych pracowników zostaje dłużej niż rok?
• Na ile aktywnie nowi pracownicy uczestniczą w życiu firmy po pierwszych trzech miesiącach?
• Ilu nowych pracowników poleca firmę swoim znajomym po sześciu miesiącach?

Praktyczne narzędzia onboardingu online gotowe do użycia

Checklista na 7 dni przed startem:

• Utworzenie kont i dostępów
• Test wszystkich systemów
• Przygotowanie sprzętu (monitor, klawiatura, mysz)
• Wysłanie pakietu powitalnego
• Zaplanowanie spotkań na pierwszy tydzień
• Przygotowanie prostego pierwszego zadania
• Wyznaczenie buddy’ego

Szablon e-maila przed pierwszym dniem pracy

Cześć [Imię],

Za tydzień zaczynamy współpracę. Czekamy na Ciebie z niecierpliwością.  Zależy nam, abyś poczuł/a się komfortowo i pewnie pierwszego dnia, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie kilka przydatnych materiałów na start:

[Lista konkretnych działań]

Jeśli masz jakiekolwiek pytania przed pierwszym dniem, skontaktuj się z [Imię], który/która będzie Twoim firmowym opiekunem przez pierwsze tygodnie. [Imię] jest dla Ciebie dostępny/a codziennie od 9 do 17:00.

Do zobaczenia w poniedziałek!

Zespół [Nazwa firmy]

Plan pierwszego spotkania zespołowego – przykład

1. Przedstawienie zespołu (5 min) – każdy mówi imię, rolę i jedną ciekawą rzecz o sobie (niekoniecznie związaną z pracą)
2. Historia zespołu (10 min) – jak powstawał, najlepsze wspólne momenty
3. Obecne projekty (15 min) – co się dzieje, nad czym pracujecie
4. Q&A (10 min) – przestrzeń na pytania nowej osoby

Zdalny onboarding – podsumowanie

W firmie, w której nowi pracownicy czują się mile widziani od pierwszego dnia (a nawet jeszcze zanim faktycznie zasilą szeregi zespołu), wszyscy pracują chętniej. Kiedy każdy wie, czego się od niego oczekuje, panuje mniej chaosu, a pracownicy, którzy mają jasno określoną ścieżkę rozwoju, są bardziej zaangażowani.

Dobry zdalny onboarding to nie tylko proces HR. Tak naprawdę to fundamentalny element kultury organizacji. To sposób, w jaki mówimy każdemu nowemu pracownikowi: “Cieszymy się, że tu jesteś. Pomożemy Ci odnieść sukces.”