Umowa B2B a staż pracy – nowe przepisy: wliczenie do stażu pracy

22 maja 2025 roku Stały Komitet Rady Ministrów przyjął projekt Ministerstwa Pracy zakładający, że okresy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej oraz wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia będą wliczały się do stażu pracy. To zmiana, na którą czekało wielu specjalistów zatrudnionych na zasadach elastycznych form zatrudnienia. Dotyczy praktycznie każdego, kto kiedykolwiek wystawił fakturę, podpisał zlecenie czy założył własną działalność. Jakich konkretnie zmian w liczeniu stażu pracy możemy się spodziewać? I kiedy projekt wejdzie w życie?

Jak aktualnie liczy się staż pracy dla zatrudnionych na umowach B2B i cywilnoprawnych?

Obecnie system ustalania stażu pracy uznaje głównie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że specjalista z dziesięcioletnim doświadczeniem, który przez pięć lat pracował na umowie B2B w branży IT, następnie trzy lata na umowach zlecenie w marketingu, a obecnie ma trwająca od dwóch lat umowę o pracę, formalnie posiada jedynie dwuletni staż zawodowy.

Od 1 stycznia 2026 roku sytuacja ta ulegnie zmianie. Do stażu będzie można wliczyć także okresy aktywności zawodowej udokumentowane umowami B2B i cywilnoprawnymi.

Dlaczego wliczenie umowy B2B do stażu pracy jest potrzebne?

Według najnowszych danych GUS z I kwartału 2025 roku, pracujący na własny rachunek stanowią już 20,9% wszystkich zatrudnionych w Polsce, co oznacza około 3,5 mln osób. To spora grupa aktywnych zawodowo, której doświadczenie dotychczas nie było w pełni uwzględniane przy ustalaniu stażu pracy.

Obecny system powstał w czasach, gdy rynek pracy charakteryzował się większą stabilnością form zatrudnienia. Dziś freelancerzy, konsultanci i samozatrudnieni stanowią istotną część wielu branż. Nowe przepisy mają na celu dostosowanie regulacji prawnych do współczesnych realiów rynku zatrudnienia.

Co konkretnie się zmieni?

Projekt Ministerstwa Pracy zakłada, że do okresu zatrudnienia wliczane będą okresy:

• wykonywania umowy zlecenia lub o świadczenie usług,
• wykonywania umowy agencyjnej,
• pozostawania osobą współpracującą z ww. osobami,
• pozostawania członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
• przebyty za granicą okres innej niż zatrudnienie działalności zarobkowej,
• okres zawieszenia działalności gospodarczej przez osobę prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.^[1]

Lista jest imponująca i pokazuje, jak kompleksowo podeszli do tematu twórcy projektu. Dla przykładu w praktyce zmiany mogą oznaczać, że jeśli przez rok prowadziłeś działalność gospodarczą, potem pracowałeś za granicą na kontrakcie, następnie wróciłeś i przez dwa lata byłeś na umowach-zlecenie, a teraz masz umowę o pracę – wszystko to będzie stanowiło jeden, spójny staż zawodowy.

Jak nowe przepisy wpłyną na uprawnienia pracownicze? – Korzyści dla pracowników

Nowe regulacje w liczeniu stażu pracy przełożą się na codzienne korzyści dla pracowników, którzy budowali swoją karierę na kontraktach B2B i umowach cywilnoprawnych. Wśród najistotniejszych można wymienić:

• Urlopy wypoczynkowe zgodne z rzeczywistym stażem – Zamiast 20 dni urlopu po przejściu z B2B na etat, pracownicy będą mogli od razu liczyć na 26 dni, jeśli ich rzeczywisty staż przekracza dziesięć lat. To nie tylko więcej wypoczynku, ale też wyższa wartość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
• Wypowiedzenia i odprawy proporcjonalne do realnego stażu pracy – Dłuższy staż oznacza dłuższe okresy wypowiedzenia, co przekłada się na większe bezpieczeństwo zatrudnienia i wyższe odprawy w przypadku zwolnienia.
• Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe – Wiele firm wypłaca dodatkowe świadczenia za wieloletnie doświadczenie. Nowe przepisy oznaczają, że lata spędzone na zleceniach czy B2B będą się w końcu liczyć do tych nagród.
• Możliwość aplikowania na stanowiska wymagające udokumentowanego doświadczenia – Wiele ofert pracy wymaga określonego stażu zawodowego. Dotychczas osoby z długim doświadczeniem na B2B lub zleceniach były formalnie dyskwalifikowane. Teraz każdy rok pracy, niezależnie od formy zatrudnienia, będzie równie ważny.

Dokumentowanie stażu pracy po zmianach – co warto wiedzieć

Większość okresów pracy zostanie potwierdzona przez ZUS na podstawie opłacanych składek. Wyzwanie pojawia się przy dokumentowaniu pracy, która nie podlegała zgłoszeniu do ubezpieczeń – jak niektóre umowy o dzieło, kontrakty zagraniczne czy nierejestrowana działalność gospodarcza.

W takich przypadkach pracownik będzie musiał samodzielnie udowodnić okresy pracy. Warto już teraz przygotować umowy, faktury, wyciągi bankowe z wpływami, czy zaświadczenia od kontrahentów. Każdy dokument, który potwierdza wykonywanie pracy zarobkowej, może okazać się wartościowy.

Najlepsza wiadomość? Nowe przepisy obejmą okresy pracy także sprzed 2026 roku.

Co robić, by skorzystać z nowych przepisów dot. wliczania czasu pracy na umowie B2B do stażu?

Jeśli masz za sobą okresy pracy na B2B lub umowach-zlecenie, zacznij działać:

• Zbieraj dokumenty potwierdzające okresy pracy – umowy, faktury, zaświadczenia ZUS, potwierdzenia przelewów. Im więcej, tym lepiej.
• Skontaktuj się z ZUS, aby uzyskać zaświadczenia o opłacanych składkach. Jeśli z jakiegoś powodu ZUS nie będzie w stanie wydać takiego zaświadczenia, pracownik będzie miał możliwość udowodnienia stażu własnymi dokumentami, potwierdzającymi przepracowany okres.
• Jeśli pracowałeś za granicą, zbierz wszystkie dokumenty potwierdzające ten okres – certyfikaty, umowy, zaświadczenia o dochodach.
• Przygotuj chronologiczny wykaz swojej kariery zawodowej z datami i rodzajami umów. To pomoże zarówno tobie, jak i przyszłym pracodawcom w ustaleniu rzeczywistego stażu.

Wliczanie okresu przepracowanego na umowie B2B do stażu pracy – podsumowanie

Wliczenie umów B2B i zleceń do stażu pracy to długo oczekiwana zmiana, która przywróci sprawiedliwość na polskim rynku pracy. Nowe przepisy mają na celu likwidację niesprawiedliwych zasad ustalania stażu pracy i zapewnienie równego traktowania wszystkich zatrudnionych niezależnie od formy, na podstawie której wykonywali lub wykonują pracę.

To nie tylko kwestia wyższych urlopów czy dodatków stażowych. To uznanie, że praca to praca – niezależnie od tego, czy wykonujesz ją na etacie, na zleceniu, czy jako samozatrudniony. To szacunek dla doświadczenia i umiejętności, które zdobywałeś przez lata, nawet jeśli nie były „oficjalnie” liczone. Wszystko wskazuje na to, że od 1 stycznia 2026 roku każdy dzień, każdy miesiąc, każdy rok pracy będzie się liczył.

^[1] https://www.gov.pl/web/rodzina/juz-wkrotce-umowa-zlecenie-czy-wlasna-dzialalnosc-beda-wliczac-sie-do-stazu-pracy

Jak zaplanować budżet rekrutacyjny na 2026 rok?

Planowanie budżetu rekrutacyjnego na 2026 rok wymaga nowego podejścia. Firmy muszą zmierzyć się z rzeczywistością, w której tradycyjne metody rekrutacji przestają wystarczać, a koszty zatrudnienia rosną szybciej niż kiedykolwiek. Jednocześnie pojawiają się nowe możliwości – od wykorzystania AI do selekcji kandydatów, po outsourcing pracowniczy, który może uprościć zarządzanie różnymi formami zatrudnienia i obniżyć koszty administracyjne.

Jak mądrze rozłożyć środki, żeby nie przepalić budżetu i jednocześnie przyciągnąć najlepszych kandydatów? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule.

Realia rynku pracy, czyli z czym muszą mierzyć się pracodawcy, planując budżet rekrutacyjny

Polski rynek pracy przechodził w ostatnich latach prawdziwą rewolucję. W 2024 roku obroty firm członkowskich Polskiego Forum HR w zakresie rekrutacji na rzecz polskich pracodawców wyniosły 286,5 mln zł, co oznacza spadek o 4 proc. w porównaniu do roku poprzedniego.^[1] To sygnał, że firmy stały się bardziej ostrożne w wydatkach rekrutacyjnych.

Jednocześnie obserwujemy ciekawy paradoks. Z jednej strony, jak prognozuje Komisja Europejska, stopa bezrobocia w Polsce w 2025 roku ma wynieść 2,8 proc., co plasuje Polskę w czołówce krajów Unii Europejskiej o najniższym poziomie bezrobocia. Z drugiej – pracodawcy zgłaszają problemy ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kompetencjach.

Wniosek dla pracodawców planujących budżet rekrutacyjny jest jasny: niskie bezrobocie nie oznacza łatwiejszej rekrutacji, wręcz przeciwnie. W takiej sytuacji rynkowej firmy muszą przygotować się na wyższą konkurencję o kandydatów, dłuższe procesy rekrutacyjne i konieczność oferowania bardziej atrakcyjnych warunków zatrudnienia.

Koszty zatrudnienia a budżet rekrutacyjny

Największym wyzwaniem dla firm planujących budżet rekrutacyjny wydają się rosnące koszty zatrudnienia. Minimalne wynagrodzenie za pracę wzrasta do 4 666 zł brutto miesięcznie, co oznacza większe zobowiązania dla firm zatrudniających pracowników na najniższych stawkach.

Co za tym idzie, całkowity koszt pracownika na pensji minimalnej dla pracodawcy wzrośnie o około 8% w stosunku do drugiej połowy 2024 roku. Dla wielu firm to sygnał do ponownego przemyślenia strategii rekrutacyjnej.

Sztuczna inteligencja zmienia zasady gry

Jeśli jeszcze nie słyszałeś o wpływie AI na procesy rekrutacyjne, najwyższy czas nadrobić zaległości. 48% menedżerów ds. rekrutacji wykorzystuje sztuczną inteligencję do wstępnej selekcji CV przed sprawdzeniem ich przez człowieka.

Co to oznacza dla budżetu na rekrutacje w 2026 roku? AI może obniżyć te koszty poprzez automatyzację czasochłonnych procesów. Firmy, które w 2026 roku nie będą korzystać z narzędzi AI, mogą znaleźć się w trudnej sytuacji konkurencyjnej. Nie oznacza to jednak, że AI w rekrutacji zastąpi specjalistów HR – raczej zmieni sposób ich pracy, pozwalając skupić się na strategicznych aspektach zamiast rutynowych zadań.

Czy warto uwzględniać w planach rekrutacyjnych na rok 2026 programy poleceń pracowniczych?

Zdecydowanie tak. To prawdziwa kopalnia oszczędności. Około 70% rekrutacji z poleceń kończy się zatrudnieniem^[2] – to statystyka, która powinna zainteresować każdego, kto planuje budżet rekrutacyjny.

Dlaczego polecenia działają? Obecni pracownicy znają kulturę firmy i potrafią ocenić, czy kandydat do niej pasuje. Pracownicy z polecenia mają tendencję do dłuższego pozostania w firmie, co wpływa na zmniejszenie rotacji. To oznacza niższe koszty w długim terminie.

Trendy rekrutacyjne, które warto wziąć pod uwagę przy planowaniu budżetu na rok 2026

Jawność wynagrodzeń, czyli koniec z ukrywaniem stawek

Jedna z największych zmian, która wpłynie na planowanie budżetów rekrutacyjnych w 2026 roku, to wejście w życie dyrektywy dotyczącej przejrzystości wynagrodzeń. Do 7 czerwca 2026 roku wszystkie kraje członkowskie UE muszą wprowadzić przepisy zobowiązujące pracodawców do ujawniania informacji o wynagrodzeniu już na etapie publikacji oferty pracy.

Dla firm oznacza to koniec z taktyką ukrywania widełek płacowych i negocjowania wynagrodzenia dopiero na końcowym etapie rekrutacji. Pracodawcy będą musieli od razu określić realistyczne i konkurencyjne stawki, co zmusza do dokładnej analizy rynku już na etapie planowania budżetu. Transparentność wynagrodzeń oznacza, że kandydaci będą mogli porównywać oferty już na starcie, a firmy z niekonkurencyjnymi stawkami po prostu nie przyciągną uwagi najlepszych talentów.

Rosnąca popularność elastycznych form zatrudnienia

W odpowiedzi na rosnące koszty zatrudnienia na umowę o pracę i zwiększoną konkurencję o talenty, firmy coraz częściej sięgają po elastyczne formy współpracy. Mowa tu o umowach B2B, zleceniach, kontraktach projektowych czy współpracy z freelancerami – rozwiązaniach, które jeszcze kilka lat temu były domeną głównie branży IT.

Jakie ma to znaczenie dla budżetu rekrutacyjnego? Zamiast sztywnych kosztów pełnoetatowych pracowników, firmy mogą elastycznie dostosowywać zespoły do aktualnych potrzeb projektowych. Z jednej strony daje to większą kontrolę nad kosztami – można skalować zespół bez długoterminowych zobowiązań finansowych. Z drugiej jednak wymaga zupełnie innego podejścia do budżetowania. Zamiast przewidywalnych miesięcznych kosztów zatrudnienia trzeba planować zmienne wydatki na zewnętrznych współpracowników, których dostępność i stawki mogą się zmieniać w zależności od koniunktury rynkowej.

W tym kontekście idealnym rozwiązaniem może być outsourcing pracowniczy. Jak agencja pracy tymczasowej zwiększa elastyczność zatrudnienia? M.in. przejmuje na siebie nie tylko proces rekrutacji, ale i formalne zatrudnienie pracowników, oferując firmom gotowe rozwiązanie bez konieczności zarządzania różnymi formami umów. To szczególnie atrakcyjne dla firm, które chcą elastycznie zarządzać zespołem, ale nie mają zasobów ani doświadczenia w obsłudze skomplikowanych kwestii prawno-kadrowych związanych z różnymi formami współpracy.

Najczęstsze błędy w planowaniu budżetu rekrutacyjnego (i jak ich uniknąć)

Błąd 1: Kopiowanie planu wydatków z poprzedniego roku

Częstą praktyką jest mechaniczne zwiększenie zeszłorocznego budżetu o kilka procent bez głębszej analizy aktualnej sytuacji rynkowej. Tymczasem ta może się zmienić diametralnie.

Rozwiązanie: Przeprowadź analizę rynku dla każdego typu stanowiska, sprawdź aktualne stawki i dostępność kandydatów.

Błąd 2: Ignorowanie trendów technologicznych

Firmy wciąż publikują ogłoszenia na tych samych portalach co dekadę temu, podczas gdy kandydaci już dawno przeszli na LinkedIn i inne media społecznościowe. Dodatkowo nie inwestują w podstawowe narzędzia jak ATS, tracąc mnóstwo czasu na ręczne zarządzanie aplikacjami i nie rozważają podjęcia współpracy z agencją rekrutacji, która dysponuje zarówno najnowszymi technologiami, jak i dostępem do szerokiej bazy kandydatów.

Rozwiązanie: Zarezerwuj minimum 15% budżetu na nowe technologie, narzędzia rekrutacyjne lub outsourcing procesów do specjalistów.

Błąd 3: Ustalanie sztywnego budżetu rekrutacyjnego

Wiele firm tworzy budżet rekrutacyjny z odgórnie przypisanymi kwotami do konkretnych działów i stanowisk, nie przewidując możliwości zmian w trakcie roku. Problem pojawia się, gdy priorytetowe potrzeby biznesowe się zmieniają, np. firma zaplanowała rekrutację 10 specjalistów ds. sprzedaży, ale rozwój nowego produktu wymaga pilnego zatrudnienia programistów, podczas gdy rozbudowa zespołu sprzedażowego może zostać przełożona na czas wdrożenia. Sztywny budżet blokuje możliwość szybkiego reagowania na takie sytuacje, co może opóźnić kluczowe projekty biznesowe.

Rozwiązanie: Zaplanuj budżet z rezerwą na nieprzewidziane potrzeby oraz możliwością realokacji środków między działami po uzgodnieniu z kierownictwem.

Błąd 4: Patrzenie tylko na koszt rekrutacji, a nie całkowity koszt zatrudnienia

Menedżerowie często skupiają się wyłącznie na bezpośrednich kosztach procesu rekrutacyjnego np. opłatach za publikację ogłoszeń, czy czasie, jaki poświęca rekruter. Pomijają przy tym szereg ukrytych kosztów, które mogą wpłynąć na rentowność zatrudnienia. Jeśli źle przeprowadzona rekrutacja doprowadzi do zatrudnienia nieodpowiedniej osoby, która odejdzie po kilku miesiącach, firma poniesie koszty ponownego procesu rekrutacyjnego, utraconej produktywności, szkoleń oraz onboardingu kolejnego pracownika. Te wydatki mogą wielokrotnie przewyższyć oszczędności z taniego, ale nieskutecznego procesu rekrutacyjnego.

Rozwiązanie: Kalkuluj całkowity koszt zatrudnienia obejmujący onboarding, szkolenia oraz działania retencyjne, które zwiększą prawdopodobieństwo długoterminowego zatrzymania pracownika.

Ustalanie budżetu rekrutacyjnego to przede wszystkim wybór priorytetów. Firmy mają do dyspozycji więcej narzędzi niż kiedykolwiek – od programów poleceń, przez AI, po outsourcing procesów. Określając plany finansowe w zakresie HR najważniejsze jest znalezienie odpowiedniego połączenia tych rozwiązań. Takiego, które pasuje do specyfiki organizacji i jej celów biznesowych. Bo dobrze zaplanowany budżet rekrutacyjny to taki, dzięki któremu firma zatrudnia odpowiednich ludzi i pomaga im się rozwijać bez przepalania środków.

^[1] https://polskieforumhr.pl/aktualnosci/rynek-pracy-w-polsce/trendy-hr-w-2024-roku/

^[2] https://www.karierawfinansach.pl/artykul/wiadomosci/co-to-jest-program-referralowy

Rekrutacja przedświąteczna: kogo szukają firmy i kiedy zacząć?

Rekrutacja przedświąteczna staje się jednym z najważniejszych wyzwań dla polskich pracodawców. Dane za I kwartał 2025 roku potwierdzają rosnącą popularność pracy tymczasowej – 63% polskich firm planuje zatrudnić pracowników w tej formie, co stanowi znaczący wzrost w porównaniu z poprzednimi latami.^[1] Firmy muszą planować rekrutację z wyprzedzeniem, aby zabezpieczyć odpowiednią liczbę pracowników na okres świąteczny.

Kiedy pracodawcy powinni zacząć rekrutować? I którzy pracownicy mają największe szanse na znalezienie zatrudnienia w okresie przedświątecznym? Postanowiliśmy to sprawdzić.

Kiedy rozpocząć rekrutację przedświąteczną?

Skuteczna rekrutacja przedświąteczna wymaga starannego planowania czasowego. Różne branże charakteryzują się odmiennymi cyklami sezonowości, a to bezpośrednio wpływa na terminy rozpoczęcia procesów rekrutacyjnych.

Harmonogram rekrutacji według branż

Branża produkcyjna rozpoczyna przygotowania najwcześniej. W retailu produkcja na Boże Narodzenie rusza pół roku wcześniej, bo już w maju. Przetwórstwo spożywcze przygotowuje artykuły świąteczne od wiosny, co wymaga zabezpieczenia odpowiedniej kadry już na początku roku.

Handel detaliczny wzmacnia działania rekrutacyjne od sierpnia. Galerie handlowe, sklepy wielkopowierzchniowe i sieci handlowe rozpoczynają poszukiwanie sprzedawców, kasjerów i pracowników obsługi klienta z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Logistyka i magazynowanie osiągają szczyt zapotrzebowania w IV kwartale. Po pandemii COVID-19 widać 30-procentowy wzrost zapotrzebowania na pracowników branży logistyczno-magazynowej. Centra dystrybucji i magazyny e-commerce potrzebują dodatkowych rąk do pracy od października.

Gastronomia i hotelarstwo zazwyczaj rozpoczyna rekrutację od września, przygotowując się na zwiększony ruch związany z imprezami firmowymi i spotkaniami świątecznymi.

Kogo szukają firmy w okresie przedświątecznym?

W ostatnich latach profil poszukiwanych kandydatów do pracy sezonowej uległ zmianom. Pożądanymi kandydatami są głównie młodzi ludzie (do 25 roku życia). Kolejną grupę pod względem liczebności stanowią potencjalni pracownicy w wieku 26-50 lat. Z kolei co dziesiąty aplikujący ma ponad 50 lat.^[2]

Na jakie stanowiska jest największe zapotrzebowanie w okresie przedświątecznym?

• Sprzedawcy i pracownicy obsługi klienta pozostają na czele listy poszukiwanych kandydatów. Najpopularniejszą specjalizacją pozostaje sprzedaż – stanowi 19 proc. wszystkich ogłoszeń o pracę. Handel detaliczny potrzebuje osób zdolnych do pracy w stresujących warunkach, z wysoką tolerancją na kontakt z klientami i elastycznością godzinową.
• Pracownicy magazynowi i logistyczni cieszą się rosnącym popytem. To do ich głównych obowiązków należą: pakowanie towarów, kompletacja zamówień, sortowanie przesyłek oraz załadunek i rozładunek dostaw.^[3]
• Kurierzy i dostawcy odnotowują szczególnie wysokie zapotrzebowanie przed świętami. Rozwój e-commerce napędza popyt na pracowników zdolnych do szybkiej i niezawodnej dostawy przesyłek. Praca dostawców przed świętami jest intensywna, ale nagrodą jest często atrakcyjne wynagrodzenie.
• Pracownicy gastronomii są stale poszukiwani. Restauracje, kawiarnie i jarmarki bożonarodzeniowe zatrudniają kelnerów, baristów, kucharzy i pracowników stoisk gastronomicznych.
• Animatorzy i hostessy stanowią niszowy, ale ważny segment. Galerie handlowe poszukują osób do ról Świętego Mikołaja, elfów, organizacji wydarzeń dla dzieci i promocji świątecznych.

Czego obawiają się pracodawcy podczas rekrutacji przedświątecznej?

Jak wynika z raportu Grupy Progres, 37% pracodawców w roku 2025 spodziewa się trudności rekrutacyjnych związanych z wysokimi oczekiwaniami kandydatów, na które firma bardzo często nie jest w stanie odpowiedzieć.^[4]

Konkurencja z rynkami zagranicznymi odciąga polskich pracowników. Możliwości pracy w krajach Europy Zachodniej oferują wyższe wynagrodzenia i dodatkowe korzyści, co sprawia, że krajowy rynek jest dla nich mniej atrakcyjny.

Z kolei na dostępność kandydatów wpływa zmiana struktury popytu. Obecnie widoczne jest mniejsze zapotrzebowanie na osoby dopiero rozpoczynające karierę. Pracodawcy coraz częściej poszukują doświadczonych kandydatów.^[5]

Rotacja pracowników pozostaje stałym wyzwaniem, jeśli mowa o sezonowości rekrutacji. Tymczasowy charakter pracy oznacza częste zmiany personelu, co wymaga ciągłych działań rekrutacyjnych i szkoleniowych.

Jak skutecznie rekrutować przed świętami?

1. Wczesne rozpoczęcie procesu rekrutacji

Od początku 2024 roku zauważalny jest rosnący potencjał własnej bazy kandydatów. W tym roku plasuje się już na pierwszym – na ponad 2,5 mln aplikacji przechodzi przez nią 27% z nich.^[6] Firmy budują długoterminowe relacje z pracownikami sezonowymi, wykorzystując ich do kolejnych projektów.

Jak możesz przeczytać w naszym artykule Talent pooling: Jak budować bazę kandydatów i skończyć z rekrutacją reaktywną budowanie własnej bazy kandydatów to strategiczne przejście od rekrutacji reaktywnej do proaktywnej. Zamiast czekać na pojawienie się wakatu i rozpoczynanie poszukiwań od zera, organizacje inwestują w długoterminowe relacje z talentami. Taka strategia pozwala skrócić czas rekrutacji i obniżyć koszty pozyskania kandydata – kluczowe korzyści w okresie intensywnych rekrutacji jesiennych.

2. Budowanie atrakcyjnej oferty pracy

Elastyczność godzin pracy często przeważa nad wysokością wynagrodzenia. Kandydaci cenią możliwość dostosowania grafiku do swoich potrzeb, szczególnie studenci łączący pracę z nauką. Pakiet benefitów może obejmować: posiłki w pracy, możliwość zakwaterowania dla osób spoza miejscowości, zniżki na produkty firmy, czy premie za polecenie znajomych. Perspektywa stałego zatrudnienia przyciąga ambitnych kandydatów. Około 20 proc. z nich zostaje z firmą na dłużej. Firmy traktują pracę sezonową jako okres próbny dla potencjalnych stałych pracowników.

Więcej o tym, jakie benefity są obecnie najważniejsze dla pracowników, przeczytasz w artykule Minimalizm w benefitach 2025: jakie dodatki cenią pracownicy. Dowiesz się z niego, jak budować atrakcyjne pakiety benefitów i zyskać przewagę już na starcie procesu rekrutacyjnego przed świętami.

3. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi rekrutacyjnych

Systemy ATS i automatyzacja usprawniają procesy rekrutacyjne. Jak podaje raport 2024 State of People Strategy, 74% zespołów HR omawiało i szukało sposobów wykorzystania sztucznej inteligencji w swojej pracy, a 38% zaczęło formalnie oceniać lub wdrażać rozwiązania AI.

4. Zaplanowane prowadzenie procesu rekrutacji

Uproszczenie procesu ubiegania się o pracę zwiększa liczbę kandydatów. Długie formularze i skomplikowane procedury zniechęcają do aplikowania. Nie bez znaczenia jest także szybkość podejmowania decyzji. Kandydaci często składają CV do kilku firm jednocześnie, więc szybka odpowiedź może przesądzić o wyborze pracodawcy.

W okresie jesiennych rekrutacji warto rozważyć współpracę z agencją zatrudnienia, szczególnie gdy potrzebujesz szybko zwiększyć zespół o duży wolumen pracowników. Agencje dysponują gotowymi bazami kandydatów, dopasowanych do profilu poszukiwanych pracowników, co usprawnia proces selekcji. W sezonie przedświątecznym, gdy konkurencja o pracowników jest najwyższa, dostęp do szerokiej sieci kandydatów i doświadczenie w masowych rekrutacjach może być decydujące. Profesjonaliści potrafią także elastycznie zarządzać wahaniami zapotrzebowania na pracowników – od intensywnego rekrutowania w październiku-listopadzie po stopniowe ograniczanie zespołów po świętach.

Ale zewnętrzna rekrutacja sprawdza się nie tylko przy specjalistycznych stanowiskach – sezonowe rekrutacje to również dobry moment na skorzystanie z usług agencji zatrudnienia. Presja czasowa i konieczność obsadzenia dziesiątek pozycji jednocześnie często przekraczają możliwości wewnętrznych zespołów HR.

O tym, kiedy jeszcze warto skorzystać z usług agencji rekrutacyjnej, przeczytasz w artykule Zewnętrzna rekrutacja: kiedy warto ją zlecić?.

Wskazówki dla kandydatów do pracy sezonowej

Aktualne CV powinno podkreślać kompetencje najważniejsze dla pracy sezonowej – m.in. doświadczenia związane z obsługą klienta, pracą w zespole pod presją czasu i umiejętnością radzenia sobie ze stresem podczas intensywnych okresów sprzedażowych. Nawet brak doświadczenia zawodowego można zrekompensować opisem aktywności społecznej, wolontariatu czy pracy podczas poprzednich sezonów, które pokazują gotowość do pracy w zmiennym środowisku.

W aplikacji warto zaznaczyć elastyczność czasową i gotowość do podjęcia pracy „od zaraz”. Dlaczego? W rekrutacjach przedświątecznych to często dyspozycyjność decyduje o otrzymaniu pracy. Możliwość pracy w weekendy, wieczorami i w święta zwiększa szanse na zatrudnienie. Więcej wskazówek, które ułatwią przejście przez proces zatrudnienia i zwiększą szansę na znalezienie pracy przed świętami znajdziesz w naszym artykule Jak zaaplikować i znaleźć pracę przez agencję zatrudnienia.

Rekrutacja przedświąteczna – podsumowanie

Rekrutacja przedświąteczna to wyścig z czasem, w którym wygrywają najlepiej przygotowani. Firmy, które zaczynają rekrutować w sierpniu-wrześniu i, które wykorzystują nowoczesne narzędzia rekrutacyjne oraz korzystają ze wsparcia specjalistów, zdobywają przewagę nad konkurencją w walce o najlepszych kandydatów.

Dobrze przeprowadzona sezonowa rekrutacja może okazać się strategiczną inwestycją w przyszłość zespołu. Co zwiększa szanse, by osiągnąć ten sukces? Budowanie bazy talentów, oferowanie elastycznych warunków pracy i wykorzystywanie AI do usprawnienia procesów.

^[1] https://focusonbusiness.eu/pl/wiadomosci/rynek-pracy-tymczasowej-w-liczbach/31928

^[2] https://www.money.pl/gospodarka/praca-na-swieta-jest-coraz-wiecej-chetnych-7095816286530144a.html

^[3] https://g.pl/news/7,187450,32164594,tak-wyglada-polski-rynek-pracy-w-2025-roku-takich-osob-poszukuja.html

^[4] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[5] https://g.pl/news/7,187450,32164594,tak-wyglada-polski-rynek-pracy-w-2025-roku-takich-osob-poszukuja.html

^[6] https://itwiz.pl/trendy-w-rekrutacji-2024-2025/

Jak przygotować firmę na jesienny peak rekrutacyjny?

Jeszcze do niedawna to prace dorywcze w okresie wakacyjnym, jak np. zbieranie owoców, definiowały pracę sezonową. Dziś to e-commerce, logistyka i IT napędzają największy boom rekrutacyjny roku ze względu na wzrost rynku^[1]. Czy Twoja firma jest gotowa na jesienne szaleństwo zatrudniania?

Sprawdź, jak budować własne bazy kandydatów, dlaczego LinkedIn stał się ważniejszy niż popularne portale z ogłoszeniami o pracę i jak skrócić procesy rekrutacyjne do 2-3 tygodni.

Jesienny szczyt rekrutacyjny w branży e-commerce

Od kilku lat prawdziwy boom rekrutacyjny ma miejsce od września do listopada. Sektor e-commerce jest tego doskonałym przykładem. W tym okresie firmy znacząco zwiększają swoje zespoły, przygotowując się na Black Friday i świąteczny szczyt sprzedażowy.

Skala jest imponująca. W latach 2020-2023 liczba zakupów online rosła średnio o 5 proc. rocznie, a średnia wartość koszyka wzrosła z 233 PLN w 2020 roku do 304 PLN w 2023 roku. Trend ten sugeruje, że polski rynek e-commerce dojrzewa.^[2] Co za tym idzie, jednocześnie rośnie zapotrzebowanie na pracowników tymczasowych w sektorach logistyki, e-commerce i transportu.

Black Friday, przygotowania świąteczne, kwartalne rozliczenia, powrót studentów – wszystko dzieje się naraz. Firmy, które odpowiednio wcześnie nie przygotują się na jesienny peak rekrutacyjny, mogą zostać w tyle.

Rekrutacja okiem pracodawcy w 2025 roku

Tradycyjne portale pracy tracą monopol na pozyskiwanie kandydatów. Firmy coraz częściej stawiają na budowanie własnych baz talentów, które pozwalają im dotrzeć do kandydatów jeszcze przed publikacją ogłoszeń. Jak pisaliśmy w artykule Talent pooling: Jak budować bazę kandydatów i skończyć z rekrutacją reaktywną firmy coraz częściej stawiają na tytułowy talent pooling, czyli strategiczne podejście, które pozwala organizacjom przejść od rekrutacji reaktywnej do proaktywnej. Zamiast czekać na pojawienie się wakatu i rozpoczynanie procesu rekrutacyjnego od zera, pracodawcy budują długoterminowe relacje z potencjalnymi kandydatami, tworząc własne „banki talentów”.

LinkedIn to nowe pole bitwy rekrutacyjnej. Platforma przestaje być tylko miejscem prezentacji doświadczenia zawodowego, a staje się głównym kanałem komunikacji między firmami a kandydatami. To tutaj dzieje się prawdziwy sourcing.

W czasach rosnących kosztów zatrudnienia i ograniczonej liczby ofert, to kandydaci dyktują warunki. W praktyce oznacza to, że pracodawcy są zmuszeni do podejmowania trudnych decyzji np. w zakresie polityki płacowej. Jak wynika z najnowszych badań Grupy Progres, dla 37% pracodawców to rosnące wymagania pracowników są obecnie największym wyzwaniem.^[3] Ale firmy muszą konkurować nie tylko wynagrodzeniem, a całym pakietem wartości – od kultury organizacyjnej po możliwości rozwoju.

Rekrutacja stała się dwukierunkowa. To nie tylko firmy wybierają kandydatów – kandydaci równie skrupulatnie oceniają potencjalnych pracodawców.

Jakie branże będą rekrutować jesienią?

Prognozy na 2025 rok wskazują jednoznaczne kierunki. Według danych PARP, ponad jedna trzecia polskich firm planuje zwiększenie zatrudnienia, przy czym największe szanse na nowe miejsca pracy będą mieli specjaliści z branży IT oraz transportu i logistyki.

GUS potwierdza utrzymujący się deficyt specjalistów w kluczowych sektorach. Zawody deficytowe obejmują kierowców ciężarówek, pielęgniarki, dekarzy oraz księgowych. Problem jest szczególnie widoczny w mniejszych miejscowościach, gdzie dostęp do wykwalifikowanej kadry pozostaje ograniczony.^[4]

Jesienią szczególnie aktywne w obszarze rekrutacji będą branże związane z sezonowością. Firmy z sektora dóbr i usług konsumpcyjnych przygotowują się na świąteczny szczyt sprzedażowy, a sektor transportu i logistyki musi obsłużyć zwiększony ruch związany z Black Friday i zakupami przedświątecznymi.

Prym w planach rekrutacyjnych na jesień wiodą średnie przedsiębiorstwa. Firmy zatrudniające od kilkudziesięciu do kilkuset osób najchętniej powiększają swoje zespoły, co wynika z ich elastyczności i możliwości szybkiego reagowania na zmiany rynkowe.

Jak przygotować firmę na jesienną rekrutację?

Zacznij budować bazę kandydatów odpowiednio wcześnie.

Pierwszy ruch w grze o jesienne talenty? Zacznij budować relacje dziś, nie we wrześniu. Firmy, które czekają z rekrutacją do ostatniej chwili, przegrywają z tymi, które systematycznie inwestują w swoje bazy kandydatów.

Nurturing kandydatów brzmi jak marketingowy żargon, ale w praktyce to zwykła, konsekwentna praca. Regularny kontakt z potencjalnymi kandydatami, dzielenie się informacjami o tym, co dzieje się w firmie, zapraszanie na wydarzenia branżowe. Nawet osoby, które kiedyś nie dostały oferty, mogą okazać się cenne przy kolejnych rekrutacjach – warto o tym pamiętać.

LinkedIn stał się głównym polem gry. Firmy, które publikują treści o swojej kulturze, biorą udział w branżowych dyskusjach i pokazują, jak naprawdę wygląda praca u nich, mają znacznie większe szanse na przyciągnięcie uwagi kandydatów. Buduj swoją obecność teraz, zanim rozpętają się jesienne rekrutacyjne walki.

Przyspiesz procesy rekrutacyjne.

Jesienne rekrutacje wymagają zupełnie innego tempa niż spokojne letnie poszukiwania. Kandydaci mają dziesiątki opcji do wyboru i nie zamierzają czekać tygodniami na decyzję. Wieloetapowe procesy, które ciągną się miesiącami, to najszybszy sposób na utratę najlepszych talentów.

Idealna jesienna rekrutacja? Maksymalnie 2-3 tygodnie od złożenia aplikacji do podpisania umowy. Brzmi ambitnie, ale firmy, które tego nie osiągną, będą oglądać plecy kandydatów zmierzających do konkurencji.

Przedsiębiorstwa, które nie mają wewnętrznych zasobów do przeprowadzenia ekspresowych rekrutacji, mogą skorzystać z doświadczenia agencji zatrudnienia, dzięki czemu nie stracą czasu w kluczowych momentach roku.

Postaw na employer branding, zanim ruszy jesienny peak rekrutacyjny.

W okresie jesiennego szaleństwa employer branding to tajna broń pracodawców – może przesądzić o tym, czy kandydat wybierze Twoją firmę spośród dziesiątek podobnych ofert. Masz kilka sekund, żeby przekonać go, że to właśnie u Ciebie warto pracować. Ogólniki w stylu „dynamiczny rozwój” czy „przyjazna atmosfera” to strata czasu. Kandydaci słyszeli to już setki razy i przestali zwracać uwagę na takie sformułowania.

Potrzebujesz konkretów – wymiernych korzyści dla potencjalnych pracowników. Krótkie filmy pokazujące prawdziwe życie firmy często robią większe wrażenie niż dopracowane do perfekcji opisy stanowisk. Kandydaci chcą zobaczyć kulisy, usłyszeć historie rzeczywistych pracowników, poznać prawdziwą kulturę organizacyjną, zanim zdecydują się na aplikację. Autentyczność w tej walce jest ważniejsza niż perfekcja.

Wykorzystaj potencjał AI w procesach rekrutacyjnych.

Sztuczna inteligencja przestała być futurystycznym gadżetem – w jesiennych rekrutacjach wydaje się nieoceniona. Gdy na jedno stanowisko wpływają setki aplikacji, AI może przeanalizować wszystkie CV w kilka minut i wyłowić tych kandydatów, którzy najlepiej pasują do profilu. Z kolei chatboty przejmują wstępne rozmowy kwalifikacyjne, zostawiając rekruterom czas na podejmowanie tych najważniejszych decyzji.

Kluczem jest jednak zachowanie równowagi między automatyzacją a ludzkim kontaktem. Kandydaci rzeczywiście chcą szybkości – nikt nie lubi czekać tygodniami na odpowiedź. Ale jednocześnie potrzebują poczucia, że rozmawiają z prawdziwymi ludźmi, szczególnie na etapach, które decydują o ich przyszłości zawodowej.

Najlepsze systemy rekrutacyjne to te, które wykorzystują AI do uporządkowania chaosu, ale pozostawiają człowiekowi przestrzeń tam, gdzie jego obecność ma największe znaczenie. Video rekrutacja dawno przestała być nowością, ale w okresie intensywnych rekrutacji każdy błąd techniczny może kosztować utratę kandydata. Gdy ktoś ma pięć rozmów w tygodniu, problemy z dźwiękiem czy obrazem natychmiast przekładają się na negatywne wrażenie o firmie. Pamiętaj o tym, jeśli planujesz rozmowy rekrutacyjne online.

O tym, jak konkretnie wykorzystywać AI w rekrutacji, przeczytasz w artykule Rekrutacja na skróty: 5 zastosowań AI, które już teraz zmieniają polski rynek pracy. Znajdziesz tam praktyczne wskazówki dotyczące automatyzacji screeningu CV, predykcyjnej analizy kandydatów i optymalizacji procesów HR.

Rekrutacja jesienią – podsumowanie najważniejszych działań

Prognozy na początek 2025 roku są optymistyczne – według danych PARP, znaczna część polskich przedsiębiorstw planuje powiększenie swoich zespołów.^[5] Konkurencja będzie zacięta. Firmy rozpoczynające przygotowania już teraz zyskają przewagę nad reagującymi w ostatniej chwili.

O czym warto pamiętać przed jesiennym peakiem rekrutacyjnym?  O budowaniu relacji z kandydatami, możliwe szybkich procesach zatrudnienia, potencjale narzędzi AI i ich wykorzystaniu w rekrutacji oraz o przemyślanym employer brandingu.

Jesień przestała być okresem spokojnego planowania – stała się najgorętszym czasem w roku dla zespołów HR. Firmy, które to rozumieją i wcześniej przygotują swoje strategie, będą mogły w pełni wykorzystać ten wyjątkowy moment na rynku pracy. To szansa na pozyskanie najlepszych talentów i zbudowanie silnych zespołów na kolejne lata.

^[1] https://www.trade.gov.pl/wiedza/polski-rynek-e-commerce-w-latach-2024-2028/

^[2] https://www.trade.gov.pl/wiedza/polski-rynek-e-commerce-w-latach-2024-2028/

^[3] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[4] https://www.parp.gov.pl/component/content/article/87963:rynek-pracy-2025-kto-zyska-kto-straci-a-kto-zdobedzie-przewage

^[5] ​​https://www.parp.gov.pl/component/content/article/87963:rynek-pracy-2025-kto-zyska-kto-straci-a-kto-zdobedzie-przewage

Kiedy warto zlecić rekrutację zewnętrzną?

Proces rekrutacji potrafi być czasochłonny i kosztowny. Jak podaje portal Infor.pl koszty zatrudnienia jednego pracownika wahają się od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Według najnowszych danych GUS, w połowie 2025 roku całkowity koszt zatrudnienia jednej osoby w sektorze przedsiębiorstw przekroczył już 10 000 zł miesięcznie, co oznacza wzrost o 100% w ciągu dziesięciu lat w porównaniu do 2015 roku, gdy wynosił 5 349 zł. Badania Grupy Progres pokazują, że aż 43% firm rezygnuje z zatrudnienia kandydata, jeśli jego oczekiwania finansowe są zbyt wysokie.^[1]

Ryzyko poniesienia wysokich kosztów nieudanej rekrutacji, konieczność powtarzania całego procesu, a w najgorszym przypadku – straty sięgające równowartości rocznej pensji poszukiwanego pracownika – to argumenty, które przemawiają za poszukiwaniem profesjonalnego wsparcia i zewnętrznej rekrutacji. Czy to dobry pomysł? Kiedy naprawdę warto? I co najważniejsze – jak rozpoznać moment, w którym własne zasoby przestają wystarczać?

Kiedy zdecydować się na zewnętrzną rekrutację?

Zacznijmy od rzeczy najważniejszej. Nie każda rekrutacja wymaga wsparcia agencji zatrudnienia. Czasem wystarczą własne zasoby, sprawdzone kanały dotarcia do odpowiednich kandydatów i odrobina cierpliwości. Problem pojawia się wtedy, gdy rekrutacja zaczyna przypominać błędne koło – dział HR publikuje ogłoszenia, przychodzą setki CV, ale żadne nie pasuje do opisu stanowiska. Albo, gdy firma szuka kogoś o tak specyficznych kompetencjach, że na ogłoszenie od miesięcy nie ma odzewu.

Problemy rekrutacyjne wewnątrz organizacji – sygnały, których lepiej nie ignorować

Pierwszy sygnał ostrzegawczy – czas

Jeśli stanowisko pozostaje nieobsadzone dłużej niż dwa miesiące, coś jest nie tak. Może profil kandydata jest zbyt wymagający, może oferowane warunki nie są konkurencyjne, a może po prostu poszukiwania odbywają się w niewłaściwych miejscach. Agencja rekrutacyjna, dzięki szerokiej bazie kontaktów i doświadczeniu, potrafi dotrzeć do kandydatów, którzy często pozostają poza zasięgiem standardowych ogłoszeń pracodawcy.

Drugi sygnał ostrzegawczy – rekrutacja kosztem codziennej pracy

Kolejny moment do przemyślenia to sytuacja, gdy rekrutacja zaczyna paraliżować bieżącą pracę. Menedżerowie spędzają godziny na przeglądaniu CV, zamiast zarządzać zespołami. HR tonie w rozmowach wstępnych, zamiast zajmować się rozwojem obecnych pracowników. Koszt czasu pracy osób zaangażowanych w rekrutację często przewyższa opłatę za usługi agencji, szczególnie gdy mowa o stanowiskach specjalistycznych lub kierowniczych.

Stanowiska wysokiego ryzyka rekrutacyjnego, czyli kogo zatrudniać za pośrednictwem agencji

IT – gdzie liczy się każdy dzień

Branża IT to doskonały przykład sektora, w którym rekrutacja zewnętrzna często się opłaca. Procesy rekrutacyjne w tej branży mogą być czasochłonne. Od momentu aplikacji do finalnego zatrudnienia często mija kilka tygodni. W tak konkurencyjnym środowisku, gdzie najlepsi kandydaci otrzymują kilka ofert jednocześnie, szybkość działania jest na wagę złota. A to as w rękawie profesjonalnej agencji zatrudnienia.

Specjaliści, których nie znajdziesz na portalach ogłoszeniowych

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku stanowisk niszowych. Szukasz specjalisty od automatyki przemysłowej z doświadczeniem w konkretnej branży? Głównego księgowego ze znajomością specyficznych przepisów dotyczących sektora, w którym działasz? To są sytuacje, w których agencja z branżową specjalizacją może zaoszczędzić miesięcy poszukiwań.

Matematyka ryzyka – gdy liczby mówią “tak”

Nie tylko specyficzne branże czy niszowe stanowiska warunkują decyzję o współpracy z agencją zatrudnienia. Czasem wystarczy zwykła matematyka i rachunek opłacalności. Warto spojrzeć na liczby z szerszej perspektywy, szczególnie w kontekście różnic branżowych. Według danych GUS za 2023 rok, w branży informacji i komunikacji zatrudnienie jednego pracownika kosztowało aż 17 101 zł brutto miesięcznie, podczas gdy w zakwaterowaniu i gastronomii ten koszt wynosił 6 510 zł. Sektor finansowy i ubezpieczeniowy generował wydatki rzędu 14 868 zł, a górnictwo 17 114 zł miesięcznie.^[2]

Odejście pracownika to nie tylko utrata kompetencji. Badania pokazują, że pełne koszty związane z rekrutacją i wdrożeniem nowej osoby mogą sięgnąć od kilkudziesięciu procent do dwukrotności rocznego wynagrodzenia na danym stanowisku.^[3] Jeśli firma zatrudni niewłaściwą osobę i będzie musiała powtórzyć cały proces, straty mogą być gigantyczne. Zlecenie rekrutacji agencji, która ma dostęp do licznej bazy konkretnych kandydatów i może np. zaoferować usługę dedykowanego managera i rekrutera, który czuwa nad całym procesem, redukuje to ryzyko.

Masowe rekrutacje, czyli gdy skala przerasta możliwości

Otwierasz nowy oddział? Uruchamiasz linię produkcyjną? Potrzebujesz zatrudnić duży wolumen pracowników w krótkim czasie? Tu zdecydowanie najlepiej sprawdzi się zlecenie rekrutacji zewnętrznej.

Agencje specjalizujące się w rekrutacjach masowych dysponują nie tylko odpowiednimi narzędziami i bazami kandydatów, ale też wypracowanymi procesami pozwalającymi sprawnie przeprowadzić setki rozmów. Co więcej, wiedzą, jak przeprowadzać proces rekrutacji, by zapobiec wysokiej rotacji, typowej dla pierwszych miesięcy po masowym zatrudnieniu.

Gdy wewnętrzny HR jest przeciążony

Przyjrzyjmy się faktom. Rok 2024 był rokiem pracownika, a w 2025 ten trend się utrzymuje.^[4] Pracodawcy odczuwają niedobory rąk do pracy, skutkujące problemami rekrutacyjnymi. W takiej sytuacji działy HR często pracują ponad swoje możliwości. Zdarzają się sytuacje, że jeden wewnętrzny rekruter prowadzi jednocześnie kilkanaście procesów, co nieuchronnie prowadzi do obniżenia jakości rekrutacji.

Outsourcing rekrutacyjny czy RPO (Recruitment Process Outsourcing) to nie oznaka słabości wewnętrznego HR-u, ale świadome zarządzanie zasobami. Pozwala wewnętrznemu zespołowi skupić się na strategicznych projektach, np. na budowaniu kultury organizacyjnej, rozwoju talentów, programach retencyjnych, podczas gdy rutynowe procesy rekrutacyjne przejmują zewnętrzni specjaliści.

Co ciekawe, współpraca z agencją zatrudnienia może być też formą rozwoju dla działu HR. Obserwując metody pracy zewnętrznych rekruterów, zespół może nauczyć się nowych technik sourcingu, prowadzenia rozmów czy oceny kandydatów.

Rekrutacja na najwyższe stanowiska – dlaczego executive search ma sens?

Szukasz nowego dyrektora finansowego? Członka zarządu? Kierownika regionalnego? W takich rekrutacjach dyskrecja jest równie ważna jak, skuteczność. Executive search (czyli bezpośrednie poszukiwanie kadry zarządzającej najwyższego szczebla) to nie tylko znajdowanie kandydatów,  ale też pozyskiwanie pasywnych kandydatów z rynku, budowanie ich zainteresowania nowymi możliwościami, negocjowanie warunków i weryfikacja referencji.

Agencje specjalizujące się w executive search dysponują siecią kontaktów na najwyższych szczeblach zarządzania. Potrafią dotrzeć do osób, które nie szukają aktywnie pracy, ale mogłyby rozważyć ciekawą propozycję. Co więcej, zewnętrzna firma może przeprowadzić wstępne rozmowy bez ujawniania nazwy firmy klienta, co ma znaczenie, gdy ten nie chce sygnalizować na rynku zmian w zarządzie.

Rekrutacja zewnętrzna w celu realizacji ograniczonego czasowo projektu i pozyskania kompetencji przyszłości

Czasami zachodzi potrzeba znalezienia kogoś do zrealizowania konkretnego projektu, np. wdrożenia systemu ERP, przeprowadzenia transformacji cyfrowej, uruchomienia nowej linii biznesowej. To często kompetencje, których firma nie potrzebuje na stałe, ale są istotne z punktu widzenia rozwoju biznesu przez określony czas. Agencja rekrutacji, mająca w ofercie contracting może szybko dostarczyć specjalistę na czas projektu, bez konieczności przechodzenia przez cały proces rekrutacji i późniejszego rozstawania się z pracownikiem.

Warto też pomyśleć przyszłościowo. Rynek pracy zmienia się dynamicznie. Pojawiają się nowe zawody, o których jeszcze kilka lat temu nikt nie słyszał. Specjalista ds. procesów AI, analityk danych, ekspert od cyberbezpieczeństwa – to stanowiska, które wymagają specjalistycznej wiedzy. A agencja z branżową specjalizacją będzie wiedziała, gdzie i jak jej szukać.

Znaczenie partnerstwa w trakcie rekrutacji zewnętrznej

Najważniejsza rada na koniec: jeśli zdecydujesz się zlecić rekrutację zewnętrzną, traktuj agencję zatrudnienia jak partnera, nie dostawcę. Im więcej informacji przekażesz o firmie, kulturze organizacyjnej, zespole – tym lepiej rekruterzy poznają Twoje oczekiwania i będą mogli bardziej ukierunkować na nie swoje działania. W efekcie otrzymasz jeszcze lepiej dopasowanych kandydatów do danego stanowiska.

Nie zapominaj też o employer brandingu. Agencja rekrutacyjna to często pierwszy kontakt kandydata z Twoją firmą. Wybieraj więc partnerów, którzy będą dobrze reprezentować markę Twojej organizacji na rynku pracy.

Podsumowanie – kiedy naprawdę warto zdecydować się na rekrutację zewnętrzną?

Z narzędzia HR jakim jest rekrutacja zewnętrzna, warto korzystać, gdy przynosi realną wartość – oszczędza czas, redukuje ryzyko niepowodzenia procesu, dostarcza kompetencje, których firma nie ma w swoich zasobach ani w bazie potencjalnych kandydatów.

Najważniejsze sytuacje, w których warto rozważyć wsparcie zewnętrzne:

• Rekrutacja trwa dłużej niż 2 miesiące bez efektów
• Firma szuka niszowych specjalistów lub kadry zarządzającej
• Zaplanowane są rekrutacje masowe (powyżej 10-15 osób)
• Wewnętrzny dział HR jest przeciążony bieżącymi zadaniami
• Istnieje potrzeba dyskretnego procesu rekrutacyjnego (np. w przypadku rekrutacji na stanowiska wysokiego szczebla)
• Firma poszukuje specjalisty na konkretny, czasowy projekt
• Dotychczasowe metody rekrutacji zawodzą

Dobrze przeprowadzona rekrutacja zewnętrzna, z właściwym partnerem, może, co oczywiste, rozwiązać bieżące problemy kadrowe, ale też wnieść do organizacji nową jakość – świeże spojrzenie, nowe kompetencje, kontakty na rynku.

^[1] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[2] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[3]Małgorzata Spychała, Tadeusz Bartecki, Michał Brzóska: Employer branding – nowoczesne rozwiązanie problemu rotacji pracowników, DOI: 10.21008/j.0239-9415.2019.079.11

^[4] https://builderpolska.pl/2024/12/10/rynek-pracownika/