Kiedy warto zlecić rekrutację zewnętrzną?

Proces rekrutacji potrafi być czasochłonny i kosztowny. Jak podaje portal Infor.pl koszty zatrudnienia jednego pracownika wahają się od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Według najnowszych danych GUS, w połowie 2025 roku całkowity koszt zatrudnienia jednej osoby w sektorze przedsiębiorstw przekroczył już 10 000 zł miesięcznie, co oznacza wzrost o 100% w ciągu dziesięciu lat w porównaniu do 2015 roku, gdy wynosił 5 349 zł. Badania Grupy Progres pokazują, że aż 43% firm rezygnuje z zatrudnienia kandydata, jeśli jego oczekiwania finansowe są zbyt wysokie.^[1]

Ryzyko poniesienia wysokich kosztów nieudanej rekrutacji, konieczność powtarzania całego procesu, a w najgorszym przypadku – straty sięgające równowartości rocznej pensji poszukiwanego pracownika – to argumenty, które przemawiają za poszukiwaniem profesjonalnego wsparcia i zewnętrznej rekrutacji. Czy to dobry pomysł? Kiedy naprawdę warto? I co najważniejsze – jak rozpoznać moment, w którym własne zasoby przestają wystarczać?

Kiedy zdecydować się na zewnętrzną rekrutację?

Zacznijmy od rzeczy najważniejszej. Nie każda rekrutacja wymaga wsparcia agencji zatrudnienia. Czasem wystarczą własne zasoby, sprawdzone kanały dotarcia do odpowiednich kandydatów i odrobina cierpliwości. Problem pojawia się wtedy, gdy rekrutacja zaczyna przypominać błędne koło – dział HR publikuje ogłoszenia, przychodzą setki CV, ale żadne nie pasuje do opisu stanowiska. Albo, gdy firma szuka kogoś o tak specyficznych kompetencjach, że na ogłoszenie od miesięcy nie ma odzewu.

Problemy rekrutacyjne wewnątrz organizacji – sygnały, których lepiej nie ignorować

Pierwszy sygnał ostrzegawczy – czas

Jeśli stanowisko pozostaje nieobsadzone dłużej niż dwa miesiące, coś jest nie tak. Może profil kandydata jest zbyt wymagający, może oferowane warunki nie są konkurencyjne, a może po prostu poszukiwania odbywają się w niewłaściwych miejscach. Agencja rekrutacyjna, dzięki szerokiej bazie kontaktów i doświadczeniu, potrafi dotrzeć do kandydatów, którzy często pozostają poza zasięgiem standardowych ogłoszeń pracodawcy.

Drugi sygnał ostrzegawczy – rekrutacja kosztem codziennej pracy

Kolejny moment do przemyślenia to sytuacja, gdy rekrutacja zaczyna paraliżować bieżącą pracę. Menedżerowie spędzają godziny na przeglądaniu CV, zamiast zarządzać zespołami. HR tonie w rozmowach wstępnych, zamiast zajmować się rozwojem obecnych pracowników. Koszt czasu pracy osób zaangażowanych w rekrutację często przewyższa opłatę za usługi agencji, szczególnie gdy mowa o stanowiskach specjalistycznych lub kierowniczych.

Stanowiska wysokiego ryzyka rekrutacyjnego, czyli kogo zatrudniać za pośrednictwem agencji

IT – gdzie liczy się każdy dzień

Branża IT to doskonały przykład sektora, w którym rekrutacja zewnętrzna często się opłaca. Procesy rekrutacyjne w tej branży mogą być czasochłonne. Od momentu aplikacji do finalnego zatrudnienia często mija kilka tygodni. W tak konkurencyjnym środowisku, gdzie najlepsi kandydaci otrzymują kilka ofert jednocześnie, szybkość działania jest na wagę złota. A to as w rękawie profesjonalnej agencji zatrudnienia.

Specjaliści, których nie znajdziesz na portalach ogłoszeniowych

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku stanowisk niszowych. Szukasz specjalisty od automatyki przemysłowej z doświadczeniem w konkretnej branży? Głównego księgowego ze znajomością specyficznych przepisów dotyczących sektora, w którym działasz? To są sytuacje, w których agencja z branżową specjalizacją może zaoszczędzić miesięcy poszukiwań.

Matematyka ryzyka – gdy liczby mówią “tak”

Nie tylko specyficzne branże czy niszowe stanowiska warunkują decyzję o współpracy z agencją zatrudnienia. Czasem wystarczy zwykła matematyka i rachunek opłacalności. Warto spojrzeć na liczby z szerszej perspektywy, szczególnie w kontekście różnic branżowych. Według danych GUS za 2023 rok, w branży informacji i komunikacji zatrudnienie jednego pracownika kosztowało aż 17 101 zł brutto miesięcznie, podczas gdy w zakwaterowaniu i gastronomii ten koszt wynosił 6 510 zł. Sektor finansowy i ubezpieczeniowy generował wydatki rzędu 14 868 zł, a górnictwo 17 114 zł miesięcznie.^[2]

Odejście pracownika to nie tylko utrata kompetencji. Badania pokazują, że pełne koszty związane z rekrutacją i wdrożeniem nowej osoby mogą sięgnąć od kilkudziesięciu procent do dwukrotności rocznego wynagrodzenia na danym stanowisku.^[3] Jeśli firma zatrudni niewłaściwą osobę i będzie musiała powtórzyć cały proces, straty mogą być gigantyczne. Zlecenie rekrutacji agencji, która ma dostęp do licznej bazy konkretnych kandydatów i może np. zaoferować usługę dedykowanego managera i rekrutera, który czuwa nad całym procesem, redukuje to ryzyko.

Masowe rekrutacje, czyli gdy skala przerasta możliwości

Otwierasz nowy oddział? Uruchamiasz linię produkcyjną? Potrzebujesz zatrudnić duży wolumen pracowników w krótkim czasie? Tu zdecydowanie najlepiej sprawdzi się zlecenie rekrutacji zewnętrznej.

Agencje specjalizujące się w rekrutacjach masowych dysponują nie tylko odpowiednimi narzędziami i bazami kandydatów, ale też wypracowanymi procesami pozwalającymi sprawnie przeprowadzić setki rozmów. Co więcej, wiedzą, jak przeprowadzać proces rekrutacji, by zapobiec wysokiej rotacji, typowej dla pierwszych miesięcy po masowym zatrudnieniu.

Gdy wewnętrzny HR jest przeciążony

Przyjrzyjmy się faktom. Rok 2024 był rokiem pracownika, a w 2025 ten trend się utrzymuje.^[4] Pracodawcy odczuwają niedobory rąk do pracy, skutkujące problemami rekrutacyjnymi. W takiej sytuacji działy HR często pracują ponad swoje możliwości. Zdarzają się sytuacje, że jeden wewnętrzny rekruter prowadzi jednocześnie kilkanaście procesów, co nieuchronnie prowadzi do obniżenia jakości rekrutacji.

Outsourcing rekrutacyjny czy RPO (Recruitment Process Outsourcing) to nie oznaka słabości wewnętrznego HR-u, ale świadome zarządzanie zasobami. Pozwala wewnętrznemu zespołowi skupić się na strategicznych projektach, np. na budowaniu kultury organizacyjnej, rozwoju talentów, programach retencyjnych, podczas gdy rutynowe procesy rekrutacyjne przejmują zewnętrzni specjaliści.

Co ciekawe, współpraca z agencją zatrudnienia może być też formą rozwoju dla działu HR. Obserwując metody pracy zewnętrznych rekruterów, zespół może nauczyć się nowych technik sourcingu, prowadzenia rozmów czy oceny kandydatów.

Rekrutacja na najwyższe stanowiska – dlaczego executive search ma sens?

Szukasz nowego dyrektora finansowego? Członka zarządu? Kierownika regionalnego? W takich rekrutacjach dyskrecja jest równie ważna jak, skuteczność. Executive search (czyli bezpośrednie poszukiwanie kadry zarządzającej najwyższego szczebla) to nie tylko znajdowanie kandydatów,  ale też pozyskiwanie pasywnych kandydatów z rynku, budowanie ich zainteresowania nowymi możliwościami, negocjowanie warunków i weryfikacja referencji.

Agencje specjalizujące się w executive search dysponują siecią kontaktów na najwyższych szczeblach zarządzania. Potrafią dotrzeć do osób, które nie szukają aktywnie pracy, ale mogłyby rozważyć ciekawą propozycję. Co więcej, zewnętrzna firma może przeprowadzić wstępne rozmowy bez ujawniania nazwy firmy klienta, co ma znaczenie, gdy ten nie chce sygnalizować na rynku zmian w zarządzie.

Rekrutacja zewnętrzna w celu realizacji ograniczonego czasowo projektu i pozyskania kompetencji przyszłości

Czasami zachodzi potrzeba znalezienia kogoś do zrealizowania konkretnego projektu, np. wdrożenia systemu ERP, przeprowadzenia transformacji cyfrowej, uruchomienia nowej linii biznesowej. To często kompetencje, których firma nie potrzebuje na stałe, ale są istotne z punktu widzenia rozwoju biznesu przez określony czas. Agencja rekrutacji, mająca w ofercie contracting może szybko dostarczyć specjalistę na czas projektu, bez konieczności przechodzenia przez cały proces rekrutacji i późniejszego rozstawania się z pracownikiem.

Warto też pomyśleć przyszłościowo. Rynek pracy zmienia się dynamicznie. Pojawiają się nowe zawody, o których jeszcze kilka lat temu nikt nie słyszał. Specjalista ds. procesów AI, analityk danych, ekspert od cyberbezpieczeństwa – to stanowiska, które wymagają specjalistycznej wiedzy. A agencja z branżową specjalizacją będzie wiedziała, gdzie i jak jej szukać.

Znaczenie partnerstwa w trakcie rekrutacji zewnętrznej

Najważniejsza rada na koniec: jeśli zdecydujesz się zlecić rekrutację zewnętrzną, traktuj agencję zatrudnienia jak partnera, nie dostawcę. Im więcej informacji przekażesz o firmie, kulturze organizacyjnej, zespole – tym lepiej rekruterzy poznają Twoje oczekiwania i będą mogli bardziej ukierunkować na nie swoje działania. W efekcie otrzymasz jeszcze lepiej dopasowanych kandydatów do danego stanowiska.

Nie zapominaj też o employer brandingu. Agencja rekrutacyjna to często pierwszy kontakt kandydata z Twoją firmą. Wybieraj więc partnerów, którzy będą dobrze reprezentować markę Twojej organizacji na rynku pracy.

Podsumowanie – kiedy naprawdę warto zdecydować się na rekrutację zewnętrzną?

Z narzędzia HR jakim jest rekrutacja zewnętrzna, warto korzystać, gdy przynosi realną wartość – oszczędza czas, redukuje ryzyko niepowodzenia procesu, dostarcza kompetencje, których firma nie ma w swoich zasobach ani w bazie potencjalnych kandydatów.

Najważniejsze sytuacje, w których warto rozważyć wsparcie zewnętrzne:

• Rekrutacja trwa dłużej niż 2 miesiące bez efektów
• Firma szuka niszowych specjalistów lub kadry zarządzającej
• Zaplanowane są rekrutacje masowe (powyżej 10-15 osób)
• Wewnętrzny dział HR jest przeciążony bieżącymi zadaniami
• Istnieje potrzeba dyskretnego procesu rekrutacyjnego (np. w przypadku rekrutacji na stanowiska wysokiego szczebla)
• Firma poszukuje specjalisty na konkretny, czasowy projekt
• Dotychczasowe metody rekrutacji zawodzą

Dobrze przeprowadzona rekrutacja zewnętrzna, z właściwym partnerem, może, co oczywiste, rozwiązać bieżące problemy kadrowe, ale też wnieść do organizacji nową jakość – świeże spojrzenie, nowe kompetencje, kontakty na rynku.

^[1] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[2] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[3]Małgorzata Spychała, Tadeusz Bartecki, Michał Brzóska: Employer branding – nowoczesne rozwiązanie problemu rotacji pracowników, DOI: 10.21008/j.0239-9415.2019.079.11

^[4] https://builderpolska.pl/2024/12/10/rynek-pracownika/

Zdalny onboarding bez błędów: jak nie zrazić nowego pracownika w pierwszym tygodniu pracy na odległość

Pierwszy dzień pracy – liczy się każdy szczegół, a wrażenie na “dzień dobry” zostaje na długo. A teraz wyobraź sobie sytuację, która może zdarzyć się podczas zdalnego onboardingu: nowo zatrudniona osoba w poniedziałek o 9:00 uruchamia komputer w swoim domowym biurze i loguje się do firmowych systemów. Zamiast ciepłego powitania napotyka błąd logowania, milczącą kamerę na spotkaniu powitalnym i chaotycznie przesyłane linki przez różne platformy. Po trzech godzinach frustracji zastanawia się, czy dobrze wybrała.

To scenariusz, który rozgrywa się w wielu firmach każdego dnia. Nie musi tak być. Zdalny onboarding można przeprowadzić dużo lepiej.

Dlaczego zdalny onboarding liczy się dzisiaj bardziej niż kiedykolwiek?

W Polsce sytuacja z pracą zdalną jest ciekawa: według najnowszych badań EY, aż 88% firm, które wdrożyło pracę zdalną, wybrało model hybrydowy. Jednocześnie badania Grant Thornton pokazują, że obecnie 62% dużych i średnich przedsiębiorstw oferuje pracę zdalną (wobec 71% w styczniu 2024). Choćby te trendy wskazują, jak istotny jest dobrze przeprowadzony zdalny onboarding w erze zdalnej pracy. Nowy pracownik nie ma możliwości nieformalnych rozmów przy kawie, nie może „wyczuć” atmosfery biura ani intuicyjnie zrozumieć firmowych zwyczajów. Wszystko, co wie o swojej nowej pracy, powinno pochodzić z przemyślanych działań HR.

Najczęstsze błędy popełniane podczas zdalnego onboardingu

Cisza między podpisaniem umowy a pierwszym dniem pracy

Kandydat dostaje ofertę w czerwcu, pierwszy dzień nowej pracy wypada we wrześniu. A przez całe lato – cisza. Żadnego maila, żadnej informacji, żadnego znaku życia od firmy. W międzyczasie dostaje dwie inne propozycje i zaczyna poważnie zastanawiać się nad zmianą decyzji.

Dlaczego to szkodzi: Kandydat zaczyna wątpić w swoją decyzję i rozglądać się za innymi opcjami, bo brak kontaktu sprawia wrażenie, jakby firma o nim zapomniała. Pierwszy dzień staje się stresujący zamiast ekscytujący – nowy pracownik przychodzi z bagażem wątpliwości zamiast entuzjazmu. A jeśli zrezygnuje w ostatniej chwili, cały proces rekrutacyjny idzie na marne.

Rozwiązanie: Wprowadź preboarding. To nic innego jak np. powitanie mailowe lub telefoniczne od zespołu/managera/działu HR, przesłanie harmonogramu wdrożenia, czy informacji organizacyjnych (np. godzina rozpoczęcia, dress code, jakie dokumenty przygotować do podjęcia współpracy). Możesz też pójść o krok dalej. Jak? Regularnie wysyłaj krótkie maile z ciekawostkami o firmie, zaproś do obserwowania firmowych social mediów, prześlij listę przydatnych artykułów branżowych. To nic nadzwyczajnego – po prostu daj znać, że pamiętasz i cieszysz się na współpracę.

Techniczna katastrofa pierwszego dnia

Jeden z najczęstszych błędów to niedopilnowanie aspektów technicznych przed rozpoczęciem zdalnego onboardingu. Nowy pracownik loguje się pierwszego dnia i odkrywa, że nie ma dostępu do firmowego e-maila, kluczowych systemów czy niezbędnych aplikacji.

Dlaczego to szkodzi: Pierwszy dzień pracy zamiast być pozytywnym doświadczeniem, staje się frustrującą walką z problemami technicznymi. To nie tylko marnuje czas – to bezpośrednio wpływa na pierwszą opinię o profesjonalizmie organizacji.

Rozwiązanie: Stwórz techniczną checklistę i zrealizuj ją przynajmniej tydzień przed pierwszym dniem. Testuj wszystkie dostępy z perspektywy nowego użytkownika. Przygotuj “plan B” na wypadek problemów, np. dedykowany numer telefonu dla pomocy technicznej w pierwszym tygodniu pracy.

Informacyjny potop

W pierwszym dniu nowy pracownik dostaje 47 dokumentów do przeczytania, 12 filmów szkoleniowych do obejrzenia i 23 linki do “ważnych” stron firmowych. Efekt może być taki, że pod koniec dnia nie pamięta nawet, jak się nazywa jego bezpośredni przełożony.

Dlaczego to szkodzi: W procesie onboardingu, który toczy się całkowicie online, łatwo niechcący przesadzić, zasypując kandydata zbyt dużą ilością materiałów. Mózg po prostu się wyłącza, gdy otrzymuje masę informacji naraz.

Rozwiązanie: Zastosuj zasadę “krok po kroku”. Pierwszy dzień to maksymalnie 3-4 najważniejsze informacje o firmie i stanowisku pracy. Resztę rozłóż na pierwsze tygodnie, priorytetyzując to, co jest potrzebne do wykonywania codziennych zadań.

Plan zdalnego onboardingu na pierwsze 90 dni – propozycja

Tydzień 1-2: Orientacja w nowym środowisku

Cel: Poznanie ludzi, zrozumienie struktury firmy, pierwsze proste zadania.

Przykłady działań:

• Codzienna 15-minutowa “kawa online” z jedną osobą z zespołu
• Wirtualny tour po firmowych systemach z buddy’m (wyznaczonym pracownikiem z zespołu, który opiekuje się nową osobą w pierwszych tygodniach pracy)
• Jedno proste zadanie do wykonania (np. aktualizacja profilu, przeczytanie i streszczenie jednej procedury)
• Spotkanie z HR co 2-3 dni w pierwszym tygodniu

Jak sprawdzić, czy się udało? Nowy pracownik zna wszystkich członków zespołu z imienia i potrafi samodzielnie znaleźć podstawowe informacje w systemach firmowych.

Tydzień 3-6: Integracja z zespołem

Cel: Przejęcie pierwszych realnych zadań, budowanie rutyny, głębsze poznanie procesów.

Przykłady działań:

• Udział w regularnych spotkaniach zespołu jako obserwator, potem aktywny uczestnik
• Pierwsze zadanie projektowe z jasno określonym mentorem
• Tygodniowe spotkania 1 na 1 z bezpośrednim przełożonym
• Poznanie 2-3 osób z innych działów (krótkie spotkania online lub wymiana wiadomości na firmowym czacie, mające na celu poznanie tego, czym się zajmują)

Jak sprawdzić, czy się udało? Pracownik wykonuje zadania z minimalnym nadzorem i aktywnie uczestniczy w spotkaniach zespołu.

Tydzień 7-12: Dążenie do samodzielności

Cel: Pełna produktywność, propozycje ulepszeń, mentoring kolejnych nowych pracowników.

Przykłady działań:

• Samodzielne prowadzenie jednego projektu od początku do końca
• Prezentacja swoich pierwszych pomysłów/obserwacji zespołowi
• Pomoc w onboardingu kolejnej nowej osoby
• Udział w planowaniu następnego kwartału

Jak sprawdzić, czy się udało? Pracownik osiąga założone cele wydajnościowe i otrzymuje pozytywny feedback od współpracowników.

Feedback od nowego pracownika jest na wagę złota

Na końcu procesu warto też przeprowadzić ankietę po onboardingu. Ale nie rób tego tylko dlatego, że “tak należy”. Zadawaj konkretne pytania na przykład takie:

• Które elementy onboardingu były najbardziej wartościowe?
• Co wywołało największą frustrację?
• Czego brakowało Ci w pierwszym miesiącu?
• Jak oceniasz swoje przygotowanie do samodzielnej pracy w skali 1-10?
• Jak oceniasz wsparcie ze strony zespołu i przełożonego w pierwszych dniach?
• Jak oceniasz dostępność i przydatność materiałów wdrożeniowych?
• Co Twoim zdaniem można poprawić w procesie onboardingu?

Jak sprawdzać, czy dobrze przeprowadzasz zdalny onboarding?

Zapomnij o “wskaźniku zadowolenia z onboardingu”. Zamiast tego regularnie śledź i analizuj dane, które mają wpływ na biznes:

• Ile czasu mija od pierwszego dnia do momentu, gdy pracownik osiąga 80% założonej produktywności?
• Jaki procent nowych pracowników zostaje dłużej niż rok?
• Na ile aktywnie nowi pracownicy uczestniczą w życiu firmy po pierwszych trzech miesiącach?
• Ilu nowych pracowników poleca firmę swoim znajomym po sześciu miesiącach?

Praktyczne narzędzia onboardingu online gotowe do użycia

Checklista na 7 dni przed startem:

• Utworzenie kont i dostępów
• Test wszystkich systemów
• Przygotowanie sprzętu (monitor, klawiatura, mysz)
• Wysłanie pakietu powitalnego
• Zaplanowanie spotkań na pierwszy tydzień
• Przygotowanie prostego pierwszego zadania
• Wyznaczenie buddy’ego

Szablon e-maila przed pierwszym dniem pracy

Cześć [Imię],

Za tydzień zaczynamy współpracę. Czekamy na Ciebie z niecierpliwością.  Zależy nam, abyś poczuł/a się komfortowo i pewnie pierwszego dnia, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie kilka przydatnych materiałów na start:

[Lista konkretnych działań]

Jeśli masz jakiekolwiek pytania przed pierwszym dniem, skontaktuj się z [Imię], który/która będzie Twoim firmowym opiekunem przez pierwsze tygodnie. [Imię] jest dla Ciebie dostępny/a codziennie od 9 do 17:00.

Do zobaczenia w poniedziałek!

Zespół [Nazwa firmy]

Plan pierwszego spotkania zespołowego – przykład

1. Przedstawienie zespołu (5 min) – każdy mówi imię, rolę i jedną ciekawą rzecz o sobie (niekoniecznie związaną z pracą)
2. Historia zespołu (10 min) – jak powstawał, najlepsze wspólne momenty
3. Obecne projekty (15 min) – co się dzieje, nad czym pracujecie
4. Q&A (10 min) – przestrzeń na pytania nowej osoby

Zdalny onboarding – podsumowanie

W firmie, w której nowi pracownicy czują się mile widziani od pierwszego dnia (a nawet jeszcze zanim faktycznie zasilą szeregi zespołu), wszyscy pracują chętniej. Kiedy każdy wie, czego się od niego oczekuje, panuje mniej chaosu, a pracownicy, którzy mają jasno określoną ścieżkę rozwoju, są bardziej zaangażowani.

Dobry zdalny onboarding to nie tylko proces HR. Tak naprawdę to fundamentalny element kultury organizacji. To sposób, w jaki mówimy każdemu nowemu pracownikowi: “Cieszymy się, że tu jesteś. Pomożemy Ci odnieść sukces.”