W dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu firmy nieustannie szukają sposobów na zoptymalizowanie swojej działalności, zmniejszenie kosztów i zwiększenie konkurencyjności na rynku. Jednym z kluczy do osiągnięcia tych celów jest outsourcing, który stał się niemalże synonimem skutecznego zarządzania zasobami. Na czym dokładnie polega i jakie korzyści może przynieść Twojemu przedsiębiorstwu? Czy outsourcing jest odpowiedni dla każdego biznesu? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.

Czym jest outsourcing pracowników tymczasowych?

Outsourcing pracowników tymczasowych polega na przekazywaniu określonych projektów lub funkcji do realizacji pracownikom firmy zewnętrznej. Przedsiębiorca zleca wykonanie konkretnej usługi i jest tzw. insourcerem, który korzysta z usług drugiej strony — outsourcera, czyli w przypadku pracowników tymczasowych — agencji pracy tymczasowej. To, co w tym modelu charakterystyczne, to przede wszystkim brak ściśle określonego i stałego podporządkowania wykonawców w stosunku do insourcera. Przedsiębiorca, korzystający z usług outsourcera nie jest pracodawcą — nie wyznacza i nie kontroluje zadań wykonywanych przez konkretne osoby.

Outsourcing rekrutacji — jakie są korzyści i jak działa ten proces?

Outsourcing procesów rekrutacyjnych, inaczej RPO (Recruitment Process Outsourcing), to usługa polegająca na powierzeniu całego lub części procesu rekrutacyjnego specjalistycznej firmie zewnętrznej. Proces RPO może obejmować:

• poszukiwanie kandydatów,
• prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych,
• finalne etapy rekrutacji.

Powierzając zewnętrznej firmie rekrutacyjnej wspomniane wcześniej zadania, właściciele firm i kadra kierownicza mogą liczyć przede wszystkim na:

• skrócenie czasu rekrutacji,
• dostęp do specjalistycznej wiedzy i narzędzi niezbędnych przy procesach rekrutacji,
• zmniejszenie kosztów, z którymi wiąże się długotrwały proces rekrutacji, przeprowadzany przez niedoświadczone osoby,
• dostęp bazy danych kandydatów, odpowiadających profilowi poszukiwanego pracownika,
• możliwość dotarcia do wykwalifikowanych, chętnych do podjęcia pracy pracowników spoza granic kraju, np. poprzez skorzystanie z usług agencji RPO, której specjalnością jest rekrutacja międzynarodowa.

Outsourcing HR — kiedy warto?

Outsourcing HR polega na przekazaniu zewnętrznej firmie HR procesów zarządzania zasobami ludzkimi, takich jak kadry, płace, szkolenia czy doradztwo personalne. Najczęściej z tego rodzaju outsourcingu korzystają:

• startupy, które na początku swojej działalności nie chcą tworzyć dużego działu HR, a chcą szybko rozpocząć działalność i skoncentrować się na rozwijaniu produktu czy usługi,
• firmy planujące ekspansję na nowe rynki, zwłaszcza międzynarodowe, dla których zrozumienie lokalnych przepisów pracy i kultury biznesowej „na własną rękę” może być wyzwaniem,
• przedsiębiorstwa będące w fazie dynamicznego wzrostu, w których istnieje zapotrzebowanie na szybkie zatrudnienie dużej liczby pracowników,
• firmy, poszukujące sposobów na redukcję kosztów operacyjnych, ponieważ outsourcing niektórych funkcji HR może okazać się korzystniejszy finansowo niż utrzymanie pełnoetatowego działu kadr.

Outsourcing IT — jakie usługi informatyczne można outsourcować?

Outsourcing IT umożliwia firmom zlecanie zewnętrznym dostawcom usług informatycznych różnorodnych zadań. Do najważniejszych z nich należy:

• utrzymanie infrastruktury IT,
• administracja Sieci i serwerów,
• rozwijanie oprogramowania,
• wsparcie helpdeskowe (rozwiązywanie bieżących problemów i pomoc techniczna),
• przeprowadzanie i przechowywanie backupu danych,
• realizacja złożonych projektów, np. budowa sklepu międzynarodowego sklepu internetowego.

Wyzwania związane z outsourcingiem. Jak sobie z nimi radzić?

Mimo wielu korzyści outsourcing niesie ze sobą też pewne wyzwania. Do najczęstszych zalicza się:

• ryzyko utraty firmowego know-how,
• trudności w komunikacji z dostawcą,
• potencjalne problemy z jakością usług,
• uzależnienie rozwoju firmy od realizacji zadań powierzonych firmie zewnętrznej.

Jak temu zapobiegać?

Regularnie spotykaj się z dostawcą usług.

Regularne spotkania i aktualizacje pomagają w monitorowaniu postępów, rozwiązywaniu problemów na bieżąco i wzmocnieniu relacji między firmą a dostawcą usług. To nie muszą być spotkania w siedzibie firmy. Większość z nas zdążyła już przywyknąć do meetingów online. Poza fizyczną obecnością przedstawiciela Twojego kontrahenta w biurze tak naprawdę dostaniesz wszystko, czego potrzebujesz na cyklicznym spotkaniu — prezentację multimedialną z podsumowaniem i updatem działań oraz z obszarami, które wymagają poprawy. Bez obaw — spotkania online odbywają się w czasie rzeczywistym, więc obie strony mogą się w nie zaangażować.

Jasno zdefiniuj swoje oczekiwania.

W umowach z dostawcami usług outsourcingowych powinny być jasno określone oczekiwania, wskaźniki wydajności (KPI) oraz cele. To pomoże w uniknięciu nieporozumień i zapewni obu stronom jasność co do tego, czego można się spodziewać.

Miej „plan B”.

W przypadku problemów z dostawcą usług ważne jest, aby posiadać plan awaryjny. Czy to alternatywny dostawca, czy możliwość przywrócenia pewnych funkcji wewnętrznie — warto przygotować się na ewentualne komplikacje.

Nie zapominaj o budowaniu relacji.

To, że pracujesz z osobami, z którymi nie widujesz się codziennie w biurze, nie oznacza, że nie warto budować z nimi dobrych relacji. Inwestowanie w mocne relacji z dostawcą usług poprzez spotkania, warsztaty i inne inicjatywy może przynieść korzyści w dłuższej perspektywie. Relacja oparta na wzajemnym zaufaniu może znacząco zmniejszyć ryzyko problemów.

Analizuj i wyciągaj wnioski.

Świat biznesu jest dynamiczny. Regularna ocena efektywności outsourcingu i dostosowywanie strategii w odpowiedzi na zmieniające się okoliczności to klucz do sukcesu.

Zabezpiecz swoje dane.

Aby zapobiec ewentualnym problemom związanym z bezpieczeństwem danych, warto zastosować odpowiednie protokoły i narzędzia zabezpieczające oraz jasno określić w umowie zakres odpowiedzialności dostawcy w tej kwestii.

Zalety outsourcingu dla firm – podsumowanie

Outsourcing to nie tylko sposób na redukcję kosztów, ale także na zwiększenie efektywności, elastyczność oraz dostęp do specjalistycznej wiedzy i narzędzi. Przykładem może być firma transportowa, która zamiast tworzyć własny dział HR, zleca jego obsługę specjalistycznej firmie zewnętrznej, skupiając się na tym, co robi najlepiej – transporcie. W Polsce, rosnąca liczba specjalistów i konkurencyjne ceny sprawiają, że wiele firm wybiera model outsourcingu. Jednak kluczem do sukcesu jest dokładna analiza potrzeb firmy i odpowiedni wybór partnera.

W dobie nieustannych zmian na rynku pracy jedno pozostaje niezmienne: potrzeba zapewnienia pracownikom stabilności w najważniejszych momentach ich życia zawodowego. Ochrona przedemerytalna — wielu z nas o niej słyszało, ale na czym dokładnie polega? Przekonajmy się!

Ochrona przedemerytalna — co to jest?

Ochrona przedemerytalna to jeden z mechanizmów prawa pracy, mający na celu ochronę pracowników w określonym przez prawo czasie przed osiągnięciem wieku emerytalnego. W Polsce okres ochrony przedemerytalnej wynosi 4 lata. W tym pracodawca bez ważnego powodu nie może wręczyć wypowiedzenia pracownikowi, który za 4 lata osiągnie odpowiedni staż pracy i wiek emerytalny.

Co ma na celu ochrona przedemerytalna?

Wielu pracowników zbliżających się do wieku emerytalnego obawia się, że zostaną zwolnieni z pracy ze względu na wiek, co może utrudnić im zdobycie nowego zatrudnienia. Ochrona przedemerytalna ma chronić te osoby przed zwolnieniem w najbardziej krytycznym momencie ich życia zawodowego, czyli na kilka lat przed możliwością przejścia na emeryturę.

Kogo dotyczy okres ochrony przed emeryturą?

Zgodnie z Kodeksem Pracy z ochrony przedemerytalnej mogą skorzystać pracownicy, którzy za 4 lata osiągną wiek emerytalny, który aktualnie w Polsce wynosi 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn. Oznacza to, że kobieta w wieku 56 lat i mężczyzna w wieku 61 lat mogą korzystać z okresu ochrony przedemerytalnej. Dzięki temu mają zapewnione bezpieczeństwo i stabilność zatrudnienia do osiągnięcia wieku emerytalnego. Co istotne, z 4-letniej ochrony przed emeryturą mogą skorzystać jedynie osoby zatrudnione na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę. Nie dotyczy ona pracujących na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło. W przypadku, gdy jeden pracownik jest zatrudniony u kilku pracodawców na podstawie umowy o pracę, u każdego z nich ma zagwarantowany okres ochrony przedemerytalnej.

Ochrona przedemerytalna a okres zatrudnienia

W przypadku ochrony przed zwolnieniem na 4 lata przed osiągnięciem wieku emerytalnego znaczenie ma również okres zatrudnienia. Jeśli pracownik zbliża się do osiągnięcia wieku emerytalnego, ale do tego czasu nie będzie miał przepracowanych 20 lat (w przypadku kobiet) lub 25 lat (w przypadku mężczyzn), mimo tego, że za 4 lata będzie w wieku emerytalnym, nie może skorzystać z ochrony przedemerytalnej. To regulacja skierowana do osób, które osiągnęły staż pracy uprawniający do uzyskania emerytury i za nie więcej niż 4 lata będą w wieku emerytalnym.

Jak obliczyć, kiedy zacznie obowiązywać ochrona przedemerytalna? — przykłady

Obliczanie wieku, w którym pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę zaczyna obowiązywać okres ochronny przed emeryturą, jest bardzo proste. Poniżej znajdziesz przykłady obliczeń dla kobiety i mężczyzny.

Przykład 1. Kasia urodziła się 17 czerwca 1990 roku. Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, wiek emerytalny osiągnie 17 czerwca 2050 roku. Zakładając, że w roku 2050 będzie miała przepracowane 20 lat, okres ochrony przedemerytalnej zacznie ją obowiązywać od 17 czerwca 2046 roku.

Przykład 2. Adam urodził się w 1965 roku. Ma 25-letni staż pracy. Za 7 lat osiągnie wiek emerytalny, a obecnie jest zatrudniony na czas nieokreślony na umowie o pracę. W związku z tym w roku 2026 zacznie go obowiązywać okres ochrony przedemerytalnej.

Czy pracodawca może zwolnić w trakcie trwania ochrony przedemerytalnej? — wyjątki

W przypadku ochrony przedemerytalnej istnieją pewne wyjątki. Ten okres ochronny nie obowiązuje osób, które:

• otrzymają zwolnienie dyscyplinarne (z wyraźnej, karygodnej winy pracownika, np. za działanie na szkodę firmy pracodawcy) lub zostaną zwolnione w trakcie zwolnień grupowych (z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, np. niewypłacalności firmy; w trakcie których zwalniane jest przynajmniej 10 na 100 pracowników),
• mają prawo do renty z tytułu niezdolności do pracy,
• pracują w zakładzie, względem którego ogłasza się upadłość lub likwidację,
• za mniej niż 4 lata osiągną wiek emerytalny, ale do tego czasu nie wypracują wymaganego stażu pracy, uprawniającego do otrzymania emerytury.

Okres ochronny przed zwolnieniem a zmniejszenie pensji — czy to legalne?

Chociaż ochrona przedemerytalna głównie zapewnia zabezpieczenie przed niespodziewanym zwolnieniem, obejmuje ona również w pewnym zakresie warunki pracy oraz wynagrodzenie pracownika. Niemniej jednak istnieją okoliczności, w których modyfikacja warunków pracy, w tym wynagrodzenia, jest dozwolona. Na przykład, gdy firma wprowadza zmiany w systemie wynagradzania, które mają zastosowanie do wszystkich pracowników lub określonej grupy, w tym pracowników w wieku przedemerytalnym. W takim kontekście możliwe jest dostosowanie stawek płacowych czy metod obliczania wynagrodzenia.

W kontekście kariery zawodowej końcowe lata przed emeryturą stanowią kluczowy moment. Ochrona przedemerytalna nie jest jedynie paragrafem w kodeksie pracy, ale realnym wsparciem dla tych, którzy zbliżają się do nowego rozdziału w życiu. Warto znać i rozumieć jej zasady, aby w pełni korzystać z przysługujących praw i zagwarantować sobie spokojne zakończenie zawodowej drogi.

Czy wiesz, że obowiązujące przepisy prawa pozwalają na jednoczesne zatrudnienie w jednej firmie na podstawie kilku form zatrudnienia? Pracodawcy coraz częściej korzystają z możliwości zawierania umów cywilnoprawnych. Sprawdźmy, dlaczego oraz jak prawidłowo zawrzeć taką umowę z własnym pracownikiem.

Czy można zawrzeć umowę zlecenia z własnym pracownikiem?

Gdy mówimy o zawieraniu umów cywilnoprawnych z własnym pracownikiem, warto zacząć od zapoznania się z głównymi przepisami prawnymi regulującymi ten temat. Są to art. 22 i art. 151 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Choć wiele osób może myśleć, że prawo w tej kwestii jest restrykcyjne, rzeczywistość jest inna. Obowiązujące przepisy prawa wcale nie zabraniają świadczenia pracy w ramach wielu stosunków zatrudnienia. Można zawrzeć umowę cywilnoprawną z własnym pracownikiem, jeśli spełnia ona następujące warunki:

• nie ma cech charakterystycznych dla stosunku pracy, rozumianych jako wykonywanie pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,
• odnosi się do prac rodzajowo innych niż te, które są wykonywane przez pracownika w ramach stosunku pracy.

Przykłady umów cywilnoprawnych — dobre praktyki

Aby umowa zlecenie z własnym pracownikiem została za taką uznana, konieczne jest odpowiednie sformułowanie jej treści i warunków realizacji. Zawieranie umów cywilnoprawnych z własnym pracownikiem jest w pełni dopuszczalne, o ile nie dotyczą one obowiązków wynikających z umowy o pracę. Przygotowaliśmy kilka przykładów sytuacji, w których zawarcie umowy cywilnoprawnej z pracownikiem może być zgodne z prawem. Dzięki nim lepiej będziesz mógł zrozumieć sens zawierania umowy zlecenia z własnym pracownikiem.

Przykład 1: szkolenia i warsztaty

Pracownik, który ma wiedzę i doświadczenie w pewnym zakresie, może być zatrudniony w ramach umowy zlecenia, by prowadzić szkolenia lub warsztaty dla innych pracowników firmy poza swoim standardowym czasem pracy.

Przykład 2: wystąpienia publiczne

Jeżeli pracownik jest ekspertem w swojej dziedzinie, firma może chcieć, aby reprezentował ją na konferencjach czy wystąpieniach publicznych. Na takie dodatkowe wystąpienie można zawrzeć umowę cywilnoprawną.

Przykład 3: prace dorywcze

W sytuacji gdy pracodawca organizuje wydarzenie firmowe lub bierze udział w targach branżowych i potrzebuje pomocy przy organizacji, może zatrudnić pracownika (np. z działu administracji) do pomocy w przygotowaniach. Wykonywanie takich czynności musi odbywać się poza standardowymi godzinami pracy i nie pokrywać się z obowiązkami wynikającymi z umowy o pracę.

Przykład 4: pomoc w przeprowadzce

Jeżeli firma przenosi się do nowego biura, pracownik może otrzymać dodatkową umowę cywilnoprawną, w której wyodrębnione zostaną czynności związane z pomocą w przeprowadzce, zaplanowaną poza standardowymi godzinami pracy.

Kluczem w tych wszystkich przykładach jest to, że umowa cywilnoprawna dotyczy czynności nieobjętych standardowymi obowiązkami pracownika wynikającymi z umowy o pracę oraz jest realizowana poza standardowym czasem pracy tego pracownika.

Dlaczego warto zawierać umowę zlecenia z pracownikiem, którego już zatrudniasz?

Umowy cywilnoprawne oferują pracodawcom elastyczność oraz obniżają koszty zatrudnienia. Co więcej, pracodawcy chętniej powierzają dodatkowe zadania osobom, które już znają firmę. Dzięki temu nie ma potrzeby organizowania dodatkowych szkoleń i wdrażania w kulturę oraz zasady panujące w organizacji. Podpisując umowę zlecenie z własnym pracownikiem, masz także udokumentowane zawarcie stosunku cywilnoprawnego, a pracownik zobowiązuje się na piśmie do wykonania powierzonych mu zadań.

Umowa zlecenie z własnym pracownikiem a zgłoszenie i składki do ZUS

W przypadku gdy pracownik wykonuje dodatkowo umowę zlecenia zawartą z własnym pracodawcą, to z tytułu wykonywania tej umowy podlega ubezpieczeniom społecznym na takich samych zasadach jak w przypadku umowy o pracę, czyli obowiązkowo ubezpieczeniom:

• emerytalnemu,
• rentowemu,
• chorobowemu

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla tej osoby stanowi łączny przychód, uzyskiwany z umowy o pracę oraz z umowy cywilnoprawnej. Pracodawca z tytułu zawartej umowy zlecenia nie zgłasza zleceniobiorcy do ubezpieczeń, a uzyskany przychód z tej umowy wykazuje, wraz z przychodem ze stosunku pracy.

Zawieranie umowy zlecenia z własnym pracownikiem-studentem

Jeśli pracodawca zawarł umowę zlecenia z własnym pracownikiem, który jest jednocześnie studentem lub uczniem w wieku do 26 lat, istnieje konieczność opłacenia wszystkich składek na ubezpieczenia społeczne (na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe) z tytułu umowy cywilnoprawnej. W takiej sytuacji umowa zlecenia jest traktowana w zakresie ubezpieczeń społecznych jak umowa o pracę.

Nowe perspektywy w zarządzaniu zasobami ludzkimi

W 2024 roku zawieranie umów zlecenia z własnymi pracownikami stało się praktyką coraz bardziej powszechną. Jednocześnie stało się swego rodzaju przepustką do nowych, elastycznych form współpracy. Współczesne organizacje, starając się dostosować do dynamicznie zmieniających się realiów rynku pracy, coraz częściej szukają alternatywnych rozwiązań, które pozwalają wykorzystać potencjał i kompetencje swoich pracowników w jeszcze szerszym zakresie. Wydaje się, że umowa cywilnoprawna z własnym pracownikiem jest jedną z dróg do takiego rozwoju A czy Ty wiesz, jak wykorzystałbyś taką możliwość w swojej firmie?