Outsourcing usług  — na czym polega?​

W dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu firmy nieustannie szukają sposobów na zoptymalizowanie swojej działalności, zmniejszenie kosztów i zwiększenie konkurencyjności na rynku. Jednym z kluczy do osiągnięcia tych celów jest outsourcing, który stał się niemalże synonimem skutecznego zarządzania zasobami. Na czym dokładnie polega i jakie korzyści może przynieść Twojemu przedsiębiorstwu? Czy outsourcing jest odpowiedni dla każdego biznesu? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.

Czym jest outsourcing pracowników tymczasowych?

Outsourcing pracowników tymczasowych polega na przekazywaniu określonych projektów lub funkcji do realizacji pracownikom firmy zewnętrznej. Przedsiębiorca zleca wykonanie konkretnej usługi i jest tzw. insourcerem, który korzysta z usług drugiej strony — outsourcera, czyli w przypadku pracowników tymczasowych — agencji pracy tymczasowej. To, co w tym modelu charakterystyczne, to przede wszystkim brak ściśle określonego i stałego podporządkowania wykonawców w stosunku do insourcera. Przedsiębiorca, korzystający z usług outsourcera nie jest pracodawcą — nie wyznacza i nie kontroluje zadań wykonywanych przez konkretne osoby.

Outsourcing rekrutacji — jakie są korzyści i jak działa ten proces?

Outsourcing procesów rekrutacyjnych, inaczej RPO (Recruitment Process Outsourcing), to usługa polegająca na powierzeniu całego lub części procesu rekrutacyjnego specjalistycznej firmie zewnętrznej. Proces RPO może obejmować:

• poszukiwanie kandydatów,
• prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych,
• finalne etapy rekrutacji.

Powierzając zewnętrznej firmie rekrutacyjnej wspomniane wcześniej zadania, właściciele firm i kadra kierownicza mogą liczyć przede wszystkim na:

• skrócenie czasu rekrutacji,
• dostęp do specjalistycznej wiedzy i narzędzi niezbędnych przy procesach rekrutacji,
• zmniejszenie kosztów, z którymi wiąże się długotrwały proces rekrutacji, przeprowadzany przez niedoświadczone osoby,
• dostęp bazy danych kandydatów, odpowiadających profilowi poszukiwanego pracownika,
• możliwość dotarcia do wykwalifikowanych, chętnych do podjęcia pracy pracowników spoza granic kraju, np. poprzez skorzystanie z usług agencji RPO, której specjalnością jest rekrutacja międzynarodowa.

Outsourcing HR — kiedy warto?

Outsourcing HR polega na przekazaniu zewnętrznej firmie HR procesów zarządzania zasobami ludzkimi, takich jak kadry, płace, szkolenia czy doradztwo personalne. Najczęściej z tego rodzaju outsourcingu korzystają:

• startupy, które na początku swojej działalności nie chcą tworzyć dużego działu HR, a chcą szybko rozpocząć działalność i skoncentrować się na rozwijaniu produktu czy usługi,
• firmy planujące ekspansję na nowe rynki, zwłaszcza międzynarodowe, dla których zrozumienie lokalnych przepisów pracy i kultury biznesowej „na własną rękę” może być wyzwaniem,
• przedsiębiorstwa będące w fazie dynamicznego wzrostu, w których istnieje zapotrzebowanie na szybkie zatrudnienie dużej liczby pracowników,
• firmy, poszukujące sposobów na redukcję kosztów operacyjnych, ponieważ outsourcing niektórych funkcji HR może okazać się korzystniejszy finansowo niż utrzymanie pełnoetatowego działu kadr.

Outsourcing IT — jakie usługi informatyczne można outsourcować?

Outsourcing IT umożliwia firmom zlecanie zewnętrznym dostawcom usług informatycznych różnorodnych zadań. Do najważniejszych z nich należy:

• utrzymanie infrastruktury IT,
• administracja Sieci i serwerów,
• rozwijanie oprogramowania,
• wsparcie helpdeskowe (rozwiązywanie bieżących problemów i pomoc techniczna),
• przeprowadzanie i przechowywanie backupu danych,
• realizacja złożonych projektów, np. budowa sklepu międzynarodowego sklepu internetowego.

Wyzwania związane z outsourcingiem. Jak sobie z nimi radzić?

Mimo wielu korzyści outsourcing niesie ze sobą też pewne wyzwania. Do najczęstszych zalicza się:

• ryzyko utraty firmowego know-how,
• trudności w komunikacji z dostawcą,
• potencjalne problemy z jakością usług,
• uzależnienie rozwoju firmy od realizacji zadań powierzonych firmie zewnętrznej.

Jak temu zapobiegać?

Regularnie spotykaj się z dostawcą usług.

Regularne spotkania i aktualizacje pomagają w monitorowaniu postępów, rozwiązywaniu problemów na bieżąco i wzmocnieniu relacji między firmą a dostawcą usług. To nie muszą być spotkania w siedzibie firmy. Większość z nas zdążyła już przywyknąć do meetingów online. Poza fizyczną obecnością przedstawiciela Twojego kontrahenta w biurze tak naprawdę dostaniesz wszystko, czego potrzebujesz na cyklicznym spotkaniu — prezentację multimedialną z podsumowaniem i updatem działań oraz z obszarami, które wymagają poprawy. Bez obaw — spotkania online odbywają się w czasie rzeczywistym, więc obie strony mogą się w nie zaangażować.

Jasno zdefiniuj swoje oczekiwania.

W umowach z dostawcami usług outsourcingowych powinny być jasno określone oczekiwania, wskaźniki wydajności (KPI) oraz cele. To pomoże w uniknięciu nieporozumień i zapewni obu stronom jasność co do tego, czego można się spodziewać.

Miej „plan B”.

W przypadku problemów z dostawcą usług ważne jest, aby posiadać plan awaryjny. Czy to alternatywny dostawca, czy możliwość przywrócenia pewnych funkcji wewnętrznie — warto przygotować się na ewentualne komplikacje.

Nie zapominaj o budowaniu relacji.

To, że pracujesz z osobami, z którymi nie widujesz się codziennie w biurze, nie oznacza, że nie warto budować z nimi dobrych relacji. Inwestowanie w mocne relacji z dostawcą usług poprzez spotkania, warsztaty i inne inicjatywy może przynieść korzyści w dłuższej perspektywie. Relacja oparta na wzajemnym zaufaniu może znacząco zmniejszyć ryzyko problemów.

Analizuj i wyciągaj wnioski.

Świat biznesu jest dynamiczny. Regularna ocena efektywności outsourcingu i dostosowywanie strategii w odpowiedzi na zmieniające się okoliczności to klucz do sukcesu.

Zabezpiecz swoje dane.

Aby zapobiec ewentualnym problemom związanym z bezpieczeństwem danych, warto zastosować odpowiednie protokoły i narzędzia zabezpieczające oraz jasno określić w umowie zakres odpowiedzialności dostawcy w tej kwestii.

Zalety outsourcingu dla firm – podsumowanie

Outsourcing to nie tylko sposób na redukcję kosztów, ale także na zwiększenie efektywności, elastyczność oraz dostęp do specjalistycznej wiedzy i narzędzi. Przykładem może być firma transportowa, która zamiast tworzyć własny dział HR, zleca jego obsługę specjalistycznej firmie zewnętrznej, skupiając się na tym, co robi najlepiej – transporcie. W Polsce, rosnąca liczba specjalistów i konkurencyjne ceny sprawiają, że wiele firm wybiera model outsourcingu. Jednak kluczem do sukcesu jest dokładna analiza potrzeb firmy i odpowiedni wybór partnera.