Kiedy warto zlecić rekrutację zewnętrzną?

Proces rekrutacji potrafi być czasochłonny i kosztowny. Jak podaje portal Infor.pl koszty zatrudnienia jednego pracownika wahają się od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Według najnowszych danych GUS, w połowie 2025 roku całkowity koszt zatrudnienia jednej osoby w sektorze przedsiębiorstw przekroczył już 10 000 zł miesięcznie, co oznacza wzrost o 100% w ciągu dziesięciu lat w porównaniu do 2015 roku, gdy wynosił 5 349 zł. Badania Grupy Progres pokazują, że aż 43% firm rezygnuje z zatrudnienia kandydata, jeśli jego oczekiwania finansowe są zbyt wysokie.^[1]

Ryzyko poniesienia wysokich kosztów nieudanej rekrutacji, konieczność powtarzania całego procesu, a w najgorszym przypadku – straty sięgające równowartości rocznej pensji poszukiwanego pracownika – to argumenty, które przemawiają za poszukiwaniem profesjonalnego wsparcia i zewnętrznej rekrutacji. Czy to dobry pomysł? Kiedy naprawdę warto? I co najważniejsze – jak rozpoznać moment, w którym własne zasoby przestają wystarczać?

Kiedy zdecydować się na zewnętrzną rekrutację?

Zacznijmy od rzeczy najważniejszej. Nie każda rekrutacja wymaga wsparcia agencji zatrudnienia. Czasem wystarczą własne zasoby, sprawdzone kanały dotarcia do odpowiednich kandydatów i odrobina cierpliwości. Problem pojawia się wtedy, gdy rekrutacja zaczyna przypominać błędne koło – dział HR publikuje ogłoszenia, przychodzą setki CV, ale żadne nie pasuje do opisu stanowiska. Albo, gdy firma szuka kogoś o tak specyficznych kompetencjach, że na ogłoszenie od miesięcy nie ma odzewu.

Problemy rekrutacyjne wewnątrz organizacji – sygnały, których lepiej nie ignorować

Pierwszy sygnał ostrzegawczy – czas

Jeśli stanowisko pozostaje nieobsadzone dłużej niż dwa miesiące, coś jest nie tak. Może profil kandydata jest zbyt wymagający, może oferowane warunki nie są konkurencyjne, a może po prostu poszukiwania odbywają się w niewłaściwych miejscach. Agencja rekrutacyjna, dzięki szerokiej bazie kontaktów i doświadczeniu, potrafi dotrzeć do kandydatów, którzy często pozostają poza zasięgiem standardowych ogłoszeń pracodawcy.

Drugi sygnał ostrzegawczy – rekrutacja kosztem codziennej pracy

Kolejny moment do przemyślenia to sytuacja, gdy rekrutacja zaczyna paraliżować bieżącą pracę. Menedżerowie spędzają godziny na przeglądaniu CV, zamiast zarządzać zespołami. HR tonie w rozmowach wstępnych, zamiast zajmować się rozwojem obecnych pracowników. Koszt czasu pracy osób zaangażowanych w rekrutację często przewyższa opłatę za usługi agencji, szczególnie gdy mowa o stanowiskach specjalistycznych lub kierowniczych.

Stanowiska wysokiego ryzyka rekrutacyjnego, czyli kogo zatrudniać za pośrednictwem agencji

IT – gdzie liczy się każdy dzień

Branża IT to doskonały przykład sektora, w którym rekrutacja zewnętrzna często się opłaca. Procesy rekrutacyjne w tej branży mogą być czasochłonne. Od momentu aplikacji do finalnego zatrudnienia często mija kilka tygodni. W tak konkurencyjnym środowisku, gdzie najlepsi kandydaci otrzymują kilka ofert jednocześnie, szybkość działania jest na wagę złota. A to as w rękawie profesjonalnej agencji zatrudnienia.

Specjaliści, których nie znajdziesz na portalach ogłoszeniowych

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku stanowisk niszowych. Szukasz specjalisty od automatyki przemysłowej z doświadczeniem w konkretnej branży? Głównego księgowego ze znajomością specyficznych przepisów dotyczących sektora, w którym działasz? To są sytuacje, w których agencja z branżową specjalizacją może zaoszczędzić miesięcy poszukiwań.

Matematyka ryzyka – gdy liczby mówią “tak”

Nie tylko specyficzne branże czy niszowe stanowiska warunkują decyzję o współpracy z agencją zatrudnienia. Czasem wystarczy zwykła matematyka i rachunek opłacalności. Warto spojrzeć na liczby z szerszej perspektywy, szczególnie w kontekście różnic branżowych. Według danych GUS za 2023 rok, w branży informacji i komunikacji zatrudnienie jednego pracownika kosztowało aż 17 101 zł brutto miesięcznie, podczas gdy w zakwaterowaniu i gastronomii ten koszt wynosił 6 510 zł. Sektor finansowy i ubezpieczeniowy generował wydatki rzędu 14 868 zł, a górnictwo 17 114 zł miesięcznie.^[2]

Odejście pracownika to nie tylko utrata kompetencji. Badania pokazują, że pełne koszty związane z rekrutacją i wdrożeniem nowej osoby mogą sięgnąć od kilkudziesięciu procent do dwukrotności rocznego wynagrodzenia na danym stanowisku.^[3] Jeśli firma zatrudni niewłaściwą osobę i będzie musiała powtórzyć cały proces, straty mogą być gigantyczne. Zlecenie rekrutacji agencji, która ma dostęp do licznej bazy konkretnych kandydatów i może np. zaoferować usługę dedykowanego managera i rekrutera, który czuwa nad całym procesem, redukuje to ryzyko.

Masowe rekrutacje, czyli gdy skala przerasta możliwości

Otwierasz nowy oddział? Uruchamiasz linię produkcyjną? Potrzebujesz zatrudnić duży wolumen pracowników w krótkim czasie? Tu zdecydowanie najlepiej sprawdzi się zlecenie rekrutacji zewnętrznej.

Agencje specjalizujące się w rekrutacjach masowych dysponują nie tylko odpowiednimi narzędziami i bazami kandydatów, ale też wypracowanymi procesami pozwalającymi sprawnie przeprowadzić setki rozmów. Co więcej, wiedzą, jak przeprowadzać proces rekrutacji, by zapobiec wysokiej rotacji, typowej dla pierwszych miesięcy po masowym zatrudnieniu.

Gdy wewnętrzny HR jest przeciążony

Przyjrzyjmy się faktom. Rok 2024 był rokiem pracownika, a w 2025 ten trend się utrzymuje.^[4] Pracodawcy odczuwają niedobory rąk do pracy, skutkujące problemami rekrutacyjnymi. W takiej sytuacji działy HR często pracują ponad swoje możliwości. Zdarzają się sytuacje, że jeden wewnętrzny rekruter prowadzi jednocześnie kilkanaście procesów, co nieuchronnie prowadzi do obniżenia jakości rekrutacji.

Outsourcing rekrutacyjny czy RPO (Recruitment Process Outsourcing) to nie oznaka słabości wewnętrznego HR-u, ale świadome zarządzanie zasobami. Pozwala wewnętrznemu zespołowi skupić się na strategicznych projektach, np. na budowaniu kultury organizacyjnej, rozwoju talentów, programach retencyjnych, podczas gdy rutynowe procesy rekrutacyjne przejmują zewnętrzni specjaliści.

Co ciekawe, współpraca z agencją zatrudnienia może być też formą rozwoju dla działu HR. Obserwując metody pracy zewnętrznych rekruterów, zespół może nauczyć się nowych technik sourcingu, prowadzenia rozmów czy oceny kandydatów.

Rekrutacja na najwyższe stanowiska – dlaczego executive search ma sens?

Szukasz nowego dyrektora finansowego? Członka zarządu? Kierownika regionalnego? W takich rekrutacjach dyskrecja jest równie ważna jak, skuteczność. Executive search (czyli bezpośrednie poszukiwanie kadry zarządzającej najwyższego szczebla) to nie tylko znajdowanie kandydatów,  ale też pozyskiwanie pasywnych kandydatów z rynku, budowanie ich zainteresowania nowymi możliwościami, negocjowanie warunków i weryfikacja referencji.

Agencje specjalizujące się w executive search dysponują siecią kontaktów na najwyższych szczeblach zarządzania. Potrafią dotrzeć do osób, które nie szukają aktywnie pracy, ale mogłyby rozważyć ciekawą propozycję. Co więcej, zewnętrzna firma może przeprowadzić wstępne rozmowy bez ujawniania nazwy firmy klienta, co ma znaczenie, gdy ten nie chce sygnalizować na rynku zmian w zarządzie.

Rekrutacja zewnętrzna w celu realizacji ograniczonego czasowo projektu i pozyskania kompetencji przyszłości

Czasami zachodzi potrzeba znalezienia kogoś do zrealizowania konkretnego projektu, np. wdrożenia systemu ERP, przeprowadzenia transformacji cyfrowej, uruchomienia nowej linii biznesowej. To często kompetencje, których firma nie potrzebuje na stałe, ale są istotne z punktu widzenia rozwoju biznesu przez określony czas. Agencja rekrutacji, mająca w ofercie contracting może szybko dostarczyć specjalistę na czas projektu, bez konieczności przechodzenia przez cały proces rekrutacji i późniejszego rozstawania się z pracownikiem.

Warto też pomyśleć przyszłościowo. Rynek pracy zmienia się dynamicznie. Pojawiają się nowe zawody, o których jeszcze kilka lat temu nikt nie słyszał. Specjalista ds. procesów AI, analityk danych, ekspert od cyberbezpieczeństwa – to stanowiska, które wymagają specjalistycznej wiedzy. A agencja z branżową specjalizacją będzie wiedziała, gdzie i jak jej szukać.

Znaczenie partnerstwa w trakcie rekrutacji zewnętrznej

Najważniejsza rada na koniec: jeśli zdecydujesz się zlecić rekrutację zewnętrzną, traktuj agencję zatrudnienia jak partnera, nie dostawcę. Im więcej informacji przekażesz o firmie, kulturze organizacyjnej, zespole – tym lepiej rekruterzy poznają Twoje oczekiwania i będą mogli bardziej ukierunkować na nie swoje działania. W efekcie otrzymasz jeszcze lepiej dopasowanych kandydatów do danego stanowiska.

Nie zapominaj też o employer brandingu. Agencja rekrutacyjna to często pierwszy kontakt kandydata z Twoją firmą. Wybieraj więc partnerów, którzy będą dobrze reprezentować markę Twojej organizacji na rynku pracy.

Podsumowanie – kiedy naprawdę warto zdecydować się na rekrutację zewnętrzną?

Z narzędzia HR jakim jest rekrutacja zewnętrzna, warto korzystać, gdy przynosi realną wartość – oszczędza czas, redukuje ryzyko niepowodzenia procesu, dostarcza kompetencje, których firma nie ma w swoich zasobach ani w bazie potencjalnych kandydatów.

Najważniejsze sytuacje, w których warto rozważyć wsparcie zewnętrzne:

• Rekrutacja trwa dłużej niż 2 miesiące bez efektów
• Firma szuka niszowych specjalistów lub kadry zarządzającej
• Zaplanowane są rekrutacje masowe (powyżej 10-15 osób)
• Wewnętrzny dział HR jest przeciążony bieżącymi zadaniami
• Istnieje potrzeba dyskretnego procesu rekrutacyjnego (np. w przypadku rekrutacji na stanowiska wysokiego szczebla)
• Firma poszukuje specjalisty na konkretny, czasowy projekt
• Dotychczasowe metody rekrutacji zawodzą

Dobrze przeprowadzona rekrutacja zewnętrzna, z właściwym partnerem, może, co oczywiste, rozwiązać bieżące problemy kadrowe, ale też wnieść do organizacji nową jakość – świeże spojrzenie, nowe kompetencje, kontakty na rynku.

^[1] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[2] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[3]Małgorzata Spychała, Tadeusz Bartecki, Michał Brzóska: Employer branding – nowoczesne rozwiązanie problemu rotacji pracowników, DOI: 10.21008/j.0239-9415.2019.079.11

^[4] https://builderpolska.pl/2024/12/10/rynek-pracownika/

Zdalny onboarding bez błędów: jak nie zrazić nowego pracownika w pierwszym tygodniu pracy na odległość

Pierwszy dzień pracy – liczy się każdy szczegół, a wrażenie na “dzień dobry” zostaje na długo. A teraz wyobraź sobie sytuację, która może zdarzyć się podczas zdalnego onboardingu: nowo zatrudniona osoba w poniedziałek o 9:00 uruchamia komputer w swoim domowym biurze i loguje się do firmowych systemów. Zamiast ciepłego powitania napotyka błąd logowania, milczącą kamerę na spotkaniu powitalnym i chaotycznie przesyłane linki przez różne platformy. Po trzech godzinach frustracji zastanawia się, czy dobrze wybrała.

To scenariusz, który rozgrywa się w wielu firmach każdego dnia. Nie musi tak być. Zdalny onboarding można przeprowadzić dużo lepiej.

Dlaczego zdalny onboarding liczy się dzisiaj bardziej niż kiedykolwiek?

W Polsce sytuacja z pracą zdalną jest ciekawa: według najnowszych badań EY, aż 88% firm, które wdrożyło pracę zdalną, wybrało model hybrydowy. Jednocześnie badania Grant Thornton pokazują, że obecnie 62% dużych i średnich przedsiębiorstw oferuje pracę zdalną (wobec 71% w styczniu 2024). Choćby te trendy wskazują, jak istotny jest dobrze przeprowadzony zdalny onboarding w erze zdalnej pracy. Nowy pracownik nie ma możliwości nieformalnych rozmów przy kawie, nie może „wyczuć” atmosfery biura ani intuicyjnie zrozumieć firmowych zwyczajów. Wszystko, co wie o swojej nowej pracy, powinno pochodzić z przemyślanych działań HR.

Najczęstsze błędy popełniane podczas zdalnego onboardingu

Cisza między podpisaniem umowy a pierwszym dniem pracy

Kandydat dostaje ofertę w czerwcu, pierwszy dzień nowej pracy wypada we wrześniu. A przez całe lato – cisza. Żadnego maila, żadnej informacji, żadnego znaku życia od firmy. W międzyczasie dostaje dwie inne propozycje i zaczyna poważnie zastanawiać się nad zmianą decyzji.

Dlaczego to szkodzi: Kandydat zaczyna wątpić w swoją decyzję i rozglądać się za innymi opcjami, bo brak kontaktu sprawia wrażenie, jakby firma o nim zapomniała. Pierwszy dzień staje się stresujący zamiast ekscytujący – nowy pracownik przychodzi z bagażem wątpliwości zamiast entuzjazmu. A jeśli zrezygnuje w ostatniej chwili, cały proces rekrutacyjny idzie na marne.

Rozwiązanie: Wprowadź preboarding. To nic innego jak np. powitanie mailowe lub telefoniczne od zespołu/managera/działu HR, przesłanie harmonogramu wdrożenia, czy informacji organizacyjnych (np. godzina rozpoczęcia, dress code, jakie dokumenty przygotować do podjęcia współpracy). Możesz też pójść o krok dalej. Jak? Regularnie wysyłaj krótkie maile z ciekawostkami o firmie, zaproś do obserwowania firmowych social mediów, prześlij listę przydatnych artykułów branżowych. To nic nadzwyczajnego – po prostu daj znać, że pamiętasz i cieszysz się na współpracę.

Techniczna katastrofa pierwszego dnia

Jeden z najczęstszych błędów to niedopilnowanie aspektów technicznych przed rozpoczęciem zdalnego onboardingu. Nowy pracownik loguje się pierwszego dnia i odkrywa, że nie ma dostępu do firmowego e-maila, kluczowych systemów czy niezbędnych aplikacji.

Dlaczego to szkodzi: Pierwszy dzień pracy zamiast być pozytywnym doświadczeniem, staje się frustrującą walką z problemami technicznymi. To nie tylko marnuje czas – to bezpośrednio wpływa na pierwszą opinię o profesjonalizmie organizacji.

Rozwiązanie: Stwórz techniczną checklistę i zrealizuj ją przynajmniej tydzień przed pierwszym dniem. Testuj wszystkie dostępy z perspektywy nowego użytkownika. Przygotuj “plan B” na wypadek problemów, np. dedykowany numer telefonu dla pomocy technicznej w pierwszym tygodniu pracy.

Informacyjny potop

W pierwszym dniu nowy pracownik dostaje 47 dokumentów do przeczytania, 12 filmów szkoleniowych do obejrzenia i 23 linki do “ważnych” stron firmowych. Efekt może być taki, że pod koniec dnia nie pamięta nawet, jak się nazywa jego bezpośredni przełożony.

Dlaczego to szkodzi: W procesie onboardingu, który toczy się całkowicie online, łatwo niechcący przesadzić, zasypując kandydata zbyt dużą ilością materiałów. Mózg po prostu się wyłącza, gdy otrzymuje masę informacji naraz.

Rozwiązanie: Zastosuj zasadę “krok po kroku”. Pierwszy dzień to maksymalnie 3-4 najważniejsze informacje o firmie i stanowisku pracy. Resztę rozłóż na pierwsze tygodnie, priorytetyzując to, co jest potrzebne do wykonywania codziennych zadań.

Plan zdalnego onboardingu na pierwsze 90 dni – propozycja

Tydzień 1-2: Orientacja w nowym środowisku

Cel: Poznanie ludzi, zrozumienie struktury firmy, pierwsze proste zadania.

Przykłady działań:

• Codzienna 15-minutowa “kawa online” z jedną osobą z zespołu
• Wirtualny tour po firmowych systemach z buddy’m (wyznaczonym pracownikiem z zespołu, który opiekuje się nową osobą w pierwszych tygodniach pracy)
• Jedno proste zadanie do wykonania (np. aktualizacja profilu, przeczytanie i streszczenie jednej procedury)
• Spotkanie z HR co 2-3 dni w pierwszym tygodniu

Jak sprawdzić, czy się udało? Nowy pracownik zna wszystkich członków zespołu z imienia i potrafi samodzielnie znaleźć podstawowe informacje w systemach firmowych.

Tydzień 3-6: Integracja z zespołem

Cel: Przejęcie pierwszych realnych zadań, budowanie rutyny, głębsze poznanie procesów.

Przykłady działań:

• Udział w regularnych spotkaniach zespołu jako obserwator, potem aktywny uczestnik
• Pierwsze zadanie projektowe z jasno określonym mentorem
• Tygodniowe spotkania 1 na 1 z bezpośrednim przełożonym
• Poznanie 2-3 osób z innych działów (krótkie spotkania online lub wymiana wiadomości na firmowym czacie, mające na celu poznanie tego, czym się zajmują)

Jak sprawdzić, czy się udało? Pracownik wykonuje zadania z minimalnym nadzorem i aktywnie uczestniczy w spotkaniach zespołu.

Tydzień 7-12: Dążenie do samodzielności

Cel: Pełna produktywność, propozycje ulepszeń, mentoring kolejnych nowych pracowników.

Przykłady działań:

• Samodzielne prowadzenie jednego projektu od początku do końca
• Prezentacja swoich pierwszych pomysłów/obserwacji zespołowi
• Pomoc w onboardingu kolejnej nowej osoby
• Udział w planowaniu następnego kwartału

Jak sprawdzić, czy się udało? Pracownik osiąga założone cele wydajnościowe i otrzymuje pozytywny feedback od współpracowników.

Feedback od nowego pracownika jest na wagę złota

Na końcu procesu warto też przeprowadzić ankietę po onboardingu. Ale nie rób tego tylko dlatego, że “tak należy”. Zadawaj konkretne pytania na przykład takie:

• Które elementy onboardingu były najbardziej wartościowe?
• Co wywołało największą frustrację?
• Czego brakowało Ci w pierwszym miesiącu?
• Jak oceniasz swoje przygotowanie do samodzielnej pracy w skali 1-10?
• Jak oceniasz wsparcie ze strony zespołu i przełożonego w pierwszych dniach?
• Jak oceniasz dostępność i przydatność materiałów wdrożeniowych?
• Co Twoim zdaniem można poprawić w procesie onboardingu?

Jak sprawdzać, czy dobrze przeprowadzasz zdalny onboarding?

Zapomnij o “wskaźniku zadowolenia z onboardingu”. Zamiast tego regularnie śledź i analizuj dane, które mają wpływ na biznes:

• Ile czasu mija od pierwszego dnia do momentu, gdy pracownik osiąga 80% założonej produktywności?
• Jaki procent nowych pracowników zostaje dłużej niż rok?
• Na ile aktywnie nowi pracownicy uczestniczą w życiu firmy po pierwszych trzech miesiącach?
• Ilu nowych pracowników poleca firmę swoim znajomym po sześciu miesiącach?

Praktyczne narzędzia onboardingu online gotowe do użycia

Checklista na 7 dni przed startem:

• Utworzenie kont i dostępów
• Test wszystkich systemów
• Przygotowanie sprzętu (monitor, klawiatura, mysz)
• Wysłanie pakietu powitalnego
• Zaplanowanie spotkań na pierwszy tydzień
• Przygotowanie prostego pierwszego zadania
• Wyznaczenie buddy’ego

Szablon e-maila przed pierwszym dniem pracy

Cześć [Imię],

Za tydzień zaczynamy współpracę. Czekamy na Ciebie z niecierpliwością.  Zależy nam, abyś poczuł/a się komfortowo i pewnie pierwszego dnia, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie kilka przydatnych materiałów na start:

[Lista konkretnych działań]

Jeśli masz jakiekolwiek pytania przed pierwszym dniem, skontaktuj się z [Imię], który/która będzie Twoim firmowym opiekunem przez pierwsze tygodnie. [Imię] jest dla Ciebie dostępny/a codziennie od 9 do 17:00.

Do zobaczenia w poniedziałek!

Zespół [Nazwa firmy]

Plan pierwszego spotkania zespołowego – przykład

1. Przedstawienie zespołu (5 min) – każdy mówi imię, rolę i jedną ciekawą rzecz o sobie (niekoniecznie związaną z pracą)
2. Historia zespołu (10 min) – jak powstawał, najlepsze wspólne momenty
3. Obecne projekty (15 min) – co się dzieje, nad czym pracujecie
4. Q&A (10 min) – przestrzeń na pytania nowej osoby

Zdalny onboarding – podsumowanie

W firmie, w której nowi pracownicy czują się mile widziani od pierwszego dnia (a nawet jeszcze zanim faktycznie zasilą szeregi zespołu), wszyscy pracują chętniej. Kiedy każdy wie, czego się od niego oczekuje, panuje mniej chaosu, a pracownicy, którzy mają jasno określoną ścieżkę rozwoju, są bardziej zaangażowani.

Dobry zdalny onboarding to nie tylko proces HR. Tak naprawdę to fundamentalny element kultury organizacji. To sposób, w jaki mówimy każdemu nowemu pracownikowi: “Cieszymy się, że tu jesteś. Pomożemy Ci odnieść sukces.”

Skuteczne wdrażanie DEI: ramy i metody budowania kultury włączającej

Różnorodność, równość i inkluzywność w miejscu pracy. Te trzy słowa przewijają się przez każdą konferencję HR, każdą prezentację o kulturze organizacyjnej, każdy post na LinkedIn. A jednak część firm wciąż nie ma pojęcia, jak to robić dobrze.

Nie chodzi już o ładne deklaracje na stronie internetowej czy powierzchowne programy wprowadzane pod presją społeczną. DEI (Diversity, Equity & Inclusion – różnorodność, równość i inkluzywność) stało się twardą walutą biznesową. Przekonują o tym konkretne dane.

Statystyki, które otwierają oczy

Badania McKinsey pokazują coś, co powinno zainteresować każdego szefa: firmy z największą różnorodnością rasową i etniczną na poziomie kierowniczym (top 25%) są o 36% bardziej dochodowe niż podobne firmy z najniższym poziomem różnorodności.^[1]

To nie jest przypadek statystyczny czy szczęśliwy zbieg okoliczności.

Firmy bez różnorodności płciowej lub etnicznej w zespołach wykonawczych mają o 66% mniej szans na przewyższenie innych finansowo. Z kolei badania Deloitte z 2023 roku pokazują, że 86% liderów biznesowych uważa włączanie DEI do codziennej pracy i mierzenie wyników za ważne dla sukcesu ich organizacji.^[2]

Ale prawdziwa transformacja DEI nie dzieje się sama. Dane Culture Amp z 2024 roku ujawniają niepokojące trendy: tylko 41% organizacji miało rolę kierowniczą dedykowaną DEI w 2024 roku, w porównaniu z 56% w 2021 roku. Jednocześnie spadła liczba firm korzystających z zewnętrznych konsultantów DEI – z 66% w 2023 do 47%.

Co to oznacza? Że wiele firm ciągle błądzi w ciemnościach, nie wiedząc, jak skutecznie przekuć dobre intencje w rzeczywiste zmiany.

Kultura inkluzywna to więcej niż buzzword

Zapominamy czasem, co naprawdę oznacza kultura inkluzywna. To nie jest miejsce, gdzie wszyscy myślą tak samo i uśmiechają się do siebie na korytarzach. To środowisko, gdzie każdy pracownik może być autentyczny bez strachu przed oceną czy wykluczeniem. To organizacja, gdzie różnice są wykorzystywane jako siła napędowa innowacji, a nie tolerowane z grzeczności.

Pew Research Center przeprowadził reprezentatywne badanie wśród 5,902 amerykańskich pracowników. Okazuje się, że około 61% twierdzi, iż ich firma ma polityki zapewniające sprawiedliwość w zatrudnianiu, wynagrodzeniach lub awansach, a 52% uczestniczy w szkoleniach lub spotkaniach dotyczących DEI w pracy.

Brzmi obiecująco? Nie tak szybko.

Najnowsze badania z listopada 2024 roku pokazują, że tylko 52% pracowników uważa koncentrowanie się na zwiększaniu DEI w pracy za głównie dobrą rzecz, w porównaniu z 56% w lutym 2023 roku. To sygnał ostrzegawczy.

Ludzie przestają wierzyć w DEI nie dlatego, że idea jest zła. Przestają wierzyć, bo widzą programy, które istnieją tylko na papierze, szkolenia bez przełożenia na rzeczywistość, deklaracje bez działań.

Milenialsi zmieniają zasady gry

Badania Purdue University pokazują, że milenialsi do końca 2025 roku będą stanowić 75% pracowników na całym świecie. To pokolenie, które dorastało w świecie globalizacji i różnorodności, które były normą, a nie wyjątkiem. Z kolei Forbes przeprowadził badanie, które pokazuje, że 89% ludzi postrzega różnorodność pokoleniową jako pozytywną siłę w miejscu pracy, a 87% przyznaje, że uczenie się międzypokoleniowe wzbogaca ich doświadczenie zawodowe.

To nie są ludzie, którzy zadowolą się pustymi deklaracjami na temat inkluzywności. Oni sprawdzają, czy firma rzeczywiście żyje swoimi wartościami. Szukają autentyczności, transparentności i realnego wpływu na rzeczywistość.

Niewidzialna grupa – osoby z niepełnosprawnościami

Oto statystyka, która powinna zaniepokoić każdego lidera: tylko 25% pracowników z niepełnosprawnościami fizycznymi lub psychicznymi zgłasza poczucie przynależności w miejscu pracy, w porównaniu z 39% pracowników bez niepełnosprawności.^[3]

Forbes szacuje, że na świecie żyje ponad miliard ludzi z jakąś formą niepełnosprawności. To ogromny niewykorzystany potencjał talentów, umiejętności i perspektyw.

Problem nie tkwi tylko w barierach architektonicznych czy technologicznych. To kwestia świadomości, postaw i zrozumienia, że różnorodność obejmuje też różne sposoby funkcjonowania, myślenia i postrzegania świata.

Fundamenty skutecznego wdrażania DEI

1. Przywództwo, które świeci przykładem

Prawdziwa zmiana nie może być delegowana do działu HR z nadzieją, że “jakoś się uda”. Musi zaczynać się na najwyższym poziomie organizacji.

Culture Amp odkryło coś fascynującego: pracownicy, którzy mocno wierzą, że firma ceni różnorodność, są zaangażowani w 84%, podczas gdy ci, którzy mocno się z tym nie zgadzają, są zaangażowani w 20%. To różnica między zespołem, który pali się do pracy, a zespołem, który liczy godziny do końca dnia.

Liderzy muszą być gotowi na wyjście ze swojej strefy komfortu. To oznacza przyznanie się do własnych uprzedzeń, aktywne słuchanie różnych perspektyw i podejmowanie czasem trudnych decyzji, które mogą nie wszystkim się spodobać.

W polskim kontekście biznesowym, gdzie szacunek dla władzy i hierarchii jest głęboko zakorzeniony^[4], rola liderów w championowaniu DEI jest jeszcze bardziej istotna. Jeśli dyrektor nie wierzy w program, trudno oczekiwać, że uwierzy w niego cała organizacja.

2. Raportowanie DEI

Bez danych zarząd nie wie:

• Gdzie aktualnie jest jako organizacja
• Jakie są ich największe wyzwania
• Czy podejmowane działania przynoszą efekty
• Gdzie skoncentrować wysiłki i zasoby

Skuteczne metryki DEI wykraczają daleko poza procentowy udział różnych grup w organizacji. Obejmują:

• Retencję talentów – Czy pracownicy z różnorodnych środowisk pozostają w firmie równie długo? Jeśli nie, to w którym momencie kariery tracą zaangażowanie?
• Ścieżki kariery – Czy awanse są równie dostępne dla wszystkich? Ile czasu zajmuje awans w różnych grupach demograficznych?
• Zaangażowanie i satysfakcję – Czy różne grupy pracowników czują się równie zaangażowane i usatysfakcjonowane?
• Efektywność rekrutacji – Czy procesy zatrudniania przyciągają różnorodnych kandydatów na każdym poziomie organizacji?

3. Systemowe podejście zamiast jednorazowych akcji

Prawdziwa inkluzywność nie powstanie przez organizację jednego szkolenia rocznie czy powołanie koordynatora ds. różnorodności bez realnych uprawnień. To wymaga systematycznego przebudowania procesów w całej organizacji. Do nich zalicza się m.in.:

• Rekrutacja i selekcja, które powinny obejmować audyt ogłoszeń o pracę pod kątem języka inkluzywnego, tworzenie różnorodnych paneli rekrutacyjnych, wprowadzenie ustrukturyzowanych wywiadów minimalizujących wpływ uprzedzeń.
• Ustanowienie transparentnych kryteriów awansu, uruchomienie programów mentorskich dla mniejszych grup społecznych pracowników, zapewnienie równego dostępu do projektów strategicznych i możliwości rozwoju.
• Wprowadzenie praktyk inkluzywnych spotkań (gdzie każdy ma przestrzeń do wypowiedzi), oferowanie elastycznych form pracy dostosowanych do różnych potrzeb, budowanie kultury feedbacku, która pozwala na uczenie się z błędów.

Metody budowania kultury inkluzywnej – przykłady

Metoda 1: Szkolenia z uprzedzeń, których pracownicy nie są świadomi

Standardowe szkolenia z “nieświadomych uprzedzeń” często zawodzą, bo pozostają zbyt abstrakcyjne i oderwane od rzeczywistości organizacyjnej.

Skuteczne programy charakteryzują się tym, że:

• Używają konkretnych przykładów z danej branży i organizacji
• Dają uczestnikom praktyczne narzędzia do rozpoznawania uprzedzeń w codziennych sytuacjach
• Łączą teorię z praktyką np. poprzez case studies
• Mierzą zmianę zachowań w czasie, a nie tylko natychmiastową zmianę postaw

Metoda 2: Rozwój przywództwa inkluzywnego

Inkluzywni liderzy charakteryzują się tym, że:

• Aktywnie poszukują różnych perspektyw w procesach decyzyjnych
• Potrafią zarządzać konfliktem konstruktywnie, wykorzystując różnorodność jako siłę
• Nie boją się przyznać do błędu i przyznać rację swoim podwładnym
• Inwestują czas w budowanie psychologicznego bezpieczeństwa w zespole

Metoda 3: Konkretne programy mentorskie

Mentoring to jedna z najskuteczniejszych metod wyrównywania szans i przyspieszania rozwoju kariery. Ale żeby rzeczywiście działał, musi być systematyczny i przemyślany:

• Jasno zdefiniowane cele i oczekiwania dla uczestników mentoringu
• Szkolenie mentorów w zakresie pracy z osobami z różnorodnych środowisk
• Regularne sprawdzanie skuteczności mentoringu i możliwość zmiany mentora w razie problemów
• Systematyczny pomiar wpływu na rozwój kariery uczestników

Metoda 4: Reverse mentoring jako most międzypokoleniowy

Reverse mentoring (gdzie młodsi pracownicy stają się mentorami dla starszych) może być potężnym narzędziem budowania zrozumienia międzypokoleniowego.

To podejście pomaga starszym liderom zrozumieć perspektywy i oczekiwania młodszych pokoleń. Z kolei młodsi pracownicy zyskują wgląd w strategiczne myślenie i doświadczenie organizacyjne.

Błędy, których należy unikać podczas wdrażania DEI

• Tokenizm, czyli zatrudnianie dla statystyk – Zatrudnianie przedstawicieli różnorodnych grup tylko po to, by wypełnić statystyki, bez zapewnienia im realnych możliwości rozwoju i wpływu.
• Uniwersalne podejście do rozwoju pracowników – Stosowanie identycznych rozwiązań dla wszystkich grup, bez uwzględnienia ich specyficznych potrzeb i wyzwań.
• Brak systematycznego pomiaru – Wdrażanie programów bez jasnych metryk sukcesu i regularnego monitorowania postępów.
• Tylko odgórne inicjatywy – Koncentrowanie się wyłącznie na działaniach z poziomu kierownictwa, bez angażowania pracowników na wszystkich szczeblach organizacji.
• Myślenie krótkodystansowe – Traktowanie DEI jako kampanię marketingową lub projekt, a nie długoterminową transformację kulturową.

Dlaczego DEI się opłaca

Niech liczby powiedzą same za siebie. Firmy, które cenią różnorodność, mają o 6.8% wyższą cenę akcji niż te, które tego nie robią^[5]. Organizacje zatrudniające konsultantów DEI osiągnęły o 8% wyższe wyniki w budowaniu różnorodnych zespołów^[6].

Ale prawdziwą wartością DEI są jednak codzienne korzyści. Lepsza retencja talentów, więcej innowacyjnych rozwiązań, silniejsza reputacja marki i szerszy dostęp do najlepszych kandydatów.

Skuteczne wdrażania DEI – podsumowanie

Pora zacząć postrzegać różnorodność w organizacjach jako nową rzeczywistość rynkową. Ponad miliard ludzi na świecie żyje z jakąś formą niepełnosprawności, milenialsi do końca 2025 roku będą stanowić globalnie 75%, a firmy z największą różnorodnością pracowników zdecydowanie przewyższają finansowo swoich konkurentów.

Skuteczne wdrażanie DEI to systematyczna praca nad budowaniem kultury, gdzie każdy może wykorzystać swój pełny potencjał. Organizacje, które zaczną robić to dziś, zyskają przewagę konkurencyjną. Talent nie ma granic demograficznych – pora to wykorzystać.

^[1] https://resumegenius.com/blog/career-advice/workplace-diversity-statistics

^[2] https://resumegenius.com/blog/career-advice/workplace-diversity-statistics 

^[3] https://www.intuition.com/2025-dei-trends-diversity-in-the-workplace-insights/

^[4] https://www.trade.gov.pl/en/news/business-culture-in-poland/

^[5] https://www.mentorcliq.com/blog/diversity-in-the-workplace-statistics

^[6] https://www.cultureamp.com/blog/dei-2024-trends

Luka kompetencyjna w organizacji – dlaczego powstaje i jak się jej pozbyć

Zespół, który jeszcze rok temu radził sobie znakomicie z powierzonymi zadaniami, nagle zaczął mieć problemy z nowymi projektami. Klienci pytali o rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji, a programiści wciąż myśleli kategoriami tradycyjnych aplikacji. To idealny przykład tego, jak luka kompetencyjna może pojawić się niepostrzeżenie i wpłynąć na całą organizację.

Luka kompetencyjna to częste zjawisko w organizacjach. Tym bardziej teraz, w erze postępu technologicznego. Nie jest to jednak problem nie do rozwiązania – wymaga jedynie zrozumienia mechanizmów, które za nią stoją, oraz wdrożenia przemyślanej strategii rozwoju talentów.

Czym jest luka kompetencyjna?

Luka kompetencyjna to różnica między umiejętnościami, które organizacja posiada obecnie, a tymi, których potrzebuje do realizacji swoich celów strategicznych. To zjawisko szczególnie widoczne w czasach szybkich zmian technologicznych i ewolucji rynków.

Przykład? Wyobraź sobie sytuację z działu HR w średniej wielkości firmie. Zespół kadrowy przez lata doskonale radził sobie z tradycyjną rekrutacją – przeglądem CV, rozmowami kwalifikacyjnymi, weryfikacją referencji. Nagle firma wdraża system ATS (Applicant Tracking System – oprogramowanie służące do zarządzania procesami rekrutacji) z funkcjami AI, który automatycznie skanuje dokumenty aplikacyjne, ocenia dopasowanie kandydatów do stanowiska i generuje rankingi. Rekruterzy nie rozumieją, jak działają algorytmy oceny CV. Specjaliści HR nie wiedzą, jak interpretować wskaźniki generowane przez AI. Kierownik działu nie potrafi ocenić, czy system rzeczywiście poprawia jakość rekrutacji, czy może wprowadza nieświadome uprzedzenia wobec pewnych grup kandydatów.

Jak powstaje luka kompetencyjna?

Rewolucja technologiczna napędza zmiany

Jednym z największych czynników wpływających na powstawanie luk kompetencyjnych jest tempo rozwoju technologii. To, co było aktualne pięć lat temu, dziś często jest już przestarzałe. Nowe narzędzia, platformy i metodologie pojawiają się szybciej, niż organizacje są w stanie je przyswajać. Według World Economic Forum, 39% aktualnych umiejętności zawodowych (czyli niemal ⅖) stanie się przestarzałych lub zostanie gruntownie przekształcona między 2025 a 2030 rokiem. To oznacza, że prawie co druga kompetencja, którą dziś uważamy za podstawową, w ciągu najbliższych pięciu lat może okazać się niewystarczająca.

Zmiany w oczekiwaniach rynku

Klienci stają się coraz bardziej wymagający i świadomi. Oczekują rozwiązań, które jeszcze niedawno były domeną tylko największych korporacji. Małe firmy muszą oferować usługi na poziomie, który wcześniej był zarezerwowany dla gigantów.

Ewolucja modeli biznesowych

Pandemia COVID-19 pokazała, jak szybko mogą się zmieniać sposoby prowadzenia biznesu. Firmy, które nigdy nie myślały o pracy zdalnej, musiały się jej nauczyć w ciągu tygodni. Te, które nie miały doświadczenia w sprzedaży online, zostały zmuszone do budowania kanałów cyfrowych od zera.

Błędy w zarządzaniu talentami

Czasem luka kompetencyjna powstaje z powodu niewłaściwych decyzji personalnych. Brak inwestycji w rozwój zespołów, niewłaściwa rekrutacja lub utrata wartościowych pracowników może pozostawić organizację bez niezbędnych umiejętności.

Luka kompetencyjna w organizacji – znaki ostrzegawcze

Luka kompetencyjna rzadko pojawia się z dnia na dzień. Zazwyczaj można dostrzec pierwsze sygnały ostrzegawcze, jeśli wie się, na co zwracać uwagę.

• Projekty wydłużają się bez wyraźnego powodu. Zespoły potrzebują więcej czasu na realizację zadań, które wcześniej wykonywały sprawnie. Często nie potrafią jasno wytłumaczyć, gdzie tkwi problem.
• Rosnąca liczba błędów i poprawek. Gdy pracownicy wykonują zadania przekraczające ich kompetencje, jakość pracy spada. Pojawiają się błędy, które wcześniej nie występowały.
• Trudności w komunikacji z klientami. Zespoły mają problemy z odpowiadaniem na pytania klientów dotyczące nowych trendów lub technologii. Często uciekają się do ogólników lub odkładają odpowiedzi “na później”.
• Problemy rekrutacyjne. Organizacja ma trudności ze znalezieniem odpowiednich kandydatów. Oferty pracy wiszą miesiącami bez odpowiedzi lub napływają aplikacje od osób, które nie spełniają podstawowych wymagań.

Co robić, gdy w firmie pojawia się luka kompetencyjna?

Mapowanie obecnych kompetencji

Systematyczne przeglądy kompetencji powinny obejmować nie tylko formalne kwalifikacje, ale przede wszystkim rzeczywiste umiejętności. Programista może mieć certyfikat z Pythona, ale czy potrafi go używać do analizy danych? Menedżer może ukończyć studia MBA, ale czy radzi sobie z zarządzaniem zespołami wielokulturowymi w środowisku zdalnym?

Dodatkowo warto przeprowadzić bezpośrednie rozmowy z zespołami, ponieważ te często dostarczają najcenniejszych informacji. Pracownicy zwykle doskonale wiedzą, gdzie czują się niepewnie i czego chcieliby się nauczyć.

Identyfikacja kompetencji przyszłości

Każda branża ma swoje specyficzne kierunki rozwoju. W sektorze finansowym kluczowe stają się kompetencje związane z fintechiem i regulacjami. W produkcji –  automatyzacja i przemysł 4.0. W usługach – personalizacja i analityka klienta. To ważne wiedzieć, co należy uzupełnić i z czego doszkolić zespół.

Obserwacja konkurencji i planowanie strategiczne

Nie chodzi o kopiowanie, ale o rozumienie kierunków rozwoju rynku. Jakie kompetencje eksponują liderzy branży? W jakie technologie inwestują? Jakich specjalistów rekrutują? To pytania, które należy sobie zadać.

Dokumenty strategiczne organizacji powinny jasno wskazywać, jakie kompetencje będą potrzebne do realizacji zaplanowanych celów. Jeśli firma planuje ekspansję na rynki zagraniczne, potrzebne będą kompetencje językowe i międzykulturowe. Jeśli stawia na digitalizację, niezbędne staną się umiejętności techniczne.

Uzupełnianie luki kompetencyjnej – najważniejsze kroki do podjęcia

1. Rozwój wewnętrzny jako fundament

• Upskilling i reskilling – to dwa istotne pojęcia w nowoczesnym zarządzaniu talentami. Upskilling oznacza pogłębianie istniejących umiejętności. Reskilling to nauka zupełnie nowych kompetencji.
• Programy mentoringu – doświadczeni pracownicy przekazują wiedzę młodszym kolegom. To nie tylko efektywny sposób transferu kompetencji, ale i budowania kultury organizacyjnej.
• Rotacja stanowisk, bo czasem najlepszym sposobem rozwoju jest zmiana perspektywy. Przykładów jest mnóstwo: pracownik działu marketingu, który spędzi miesiąc w zespole sprzedaży, lepiej zrozumie potrzeby klientów, a programista pracujący przez jakiś czas z zespołem UX/UI lepiej zrozumie perspektywę użytkownika.

2. Rekrutacja strategiczna

• Pozyskiwanie kluczowych kompetencji – Niektóre umiejętności lepiej jest kupić niż budować. Szczególnie gdy organizacja potrzebuje ich szybko lub gdy są bardzo specjalistyczne. Do takich celów najlepiej jest wykorzystać zasoby agencji zatrudnienia – wiedzę i bazę kandydatów idealnie dopasowanych do konkretnego stanowiska.
• Różnorodność jako siła – Zespoły składające się z osób o różnych kompetencjach, doświadczeniach i perspektywach są bardziej kreatywne i skuteczne w rozwiązywaniu problemów.
• Employer branding oparty na rozwoju – Najlepsi kandydaci szukają nie tylko dobrego wynagrodzenia, ale przede wszystkim możliwości rozwoju. Organizacje, które potrafią pokazać konkretne ścieżki kariery i przykłady sukcesu swoich pracowników, przyciągają lepsze talenty.

3. Współpraca z partnerami zewnętrznymi

Zewnętrzni eksperci mogą przyspieszyć proces nabywania nowych kompetencji przez zespoły wewnętrzne. Nie chodzi o to, żeby robili pracę za organizację, ale żeby nauczyli jej ludzi, jak samodzielnie rozwiązywać podobne problemy w przyszłości.

Niektórych kompetencji nie warto budować wewnętrznie, szczególnie jeśli są bardzo specjalistyczne lub potrzebne sporadycznie. W takiej sytuacji lepiej postawić na outsourcing i współpracować z firmami specjalizującymi się w danym obszarze niż próbować wszystko robić własnymi siłami.

Implementacja strategii rozwoju talentów

Najlepsza strategia nie ma wartości bez skutecznego wdrożenia. To tutaj często kończy się wiele inicjatyw rozwojowych – na poziomie dobrych intencji. Grupa Progres, specjalizująca się w rekrutacji specjalistów i managerów, codziennie obserwuje, jak organizacje walczą z luką kompetencyjną. Doświadczenie pokazuje, że kluczem jest systematyczne podejście do implementacji.

Budowanie kultury uczenia się

• Liderzy organizacji muszą pierwsi pokazać, że rozwój jest priorytetem. Jeśli dyrektor generalny uczestniczy w szkoleniach i opowiada o tym, czego się nauczył, to sygnał dla całej organizacji, że nauka jest ważna. Podobnie jak w procesach rekrutacyjnych, gdzie zaangażowanie kadry zarządzającej w selekcję kandydatów wpływa na jakość końcową, tak i w rozwoju kompetencji liczy się przykład z góry.
• Uczenie się nowych rzeczy wiąże się z popełnianiem błędów. Organizacje, które traktują każdy błąd jako porażkę, zniechęcają pracowników do eksperymentowania i rozwijania się. W rekrutacji najlepsi kandydaci to często ci, którzy potrafią opowiedzieć o swoich porażkach i wyciągniętych z nich wnioskach – ta sama zasada działa w rozwoju kompetencji.
• Deklaracje o tym, że rozwój jest ważny, muszą iść w parze z realnym czasem przeznaczonym na naukę. Czy to będą piątki po południu, czy określony procent czasu pracy – ważne, żeby pracownicy mieli realną możliwość rozwoju. Tak jak Grupa Progres dedykuje czas na przygotowanie strategii rekrutacyjnej dla każdego projektu, tak organizacje muszą zaplanować czas na strategię rozwoju swoich zespołów.

Systemy wspierające rozwój pracowników przy uzupełnianiu luki kompetencyjnej

• Indywidualne plany rozwoju – Każdy pracownik powinien mieć jasno określoną ścieżkę rozwoju, dostosowaną do jego celów i potrzeb organizacji. To nie może być dokument tworzony raz w roku i zapominany. To żywy plan, regularnie aktualizowany i monitorowany.
• Budżety rozwojowe – Konkretne kwoty przeznaczone na rozwój poszczególnych pracowników lub zespołów. To pokazuje, że organizacja traktuje rozwój poważnie, jako inwestycję.
• Narzędzia i platformy nowoczesnej rekrutacji – Nowoczesne systemy zarządzania nauką, platformy e-learningowe, aplikacje mobilne – technologia może znacznie ułatwić i przyspieszyć proces rozwoju kompetencji. Podobnie jak w rekrutacji, gdzie firmy takie jak Grupa Progres wykorzystują systemy ATS do automatyzacji zbierania i zarządzania aplikacjami kandydatów, organizacje mogą stosować analogiczne rozwiązania do zarządzania rozwojem. Testy psychometryczne, które Grupa Progres używa w rekrutacji do oceny umiejętności i cech osobowości kandydatów, mogą być adaptowane do diagnozowania luk kompetencyjnych u obecnych pracowników. Co więcej, w organizowaniu zdalnych sesji rozwojowych i mentoringu sprawdzą się też narzędzia do przeprowadzania wywiadów online, które umożliwiają agencji rekrutacyjnej prowadzenie procesów zatrudniania na skalę globalną.

Wyzwania w zarządzaniu luką kompetencyjną, czyli na co uważać

Strach przed nowym to naturalna reakcja. Wielu pracowników obawia się, że nowe technologie czy metody pracy zagrożą ich pozycji. Do zadań managerów należy pokazanie, że rozwój to szansa, nie zagrożenie. “Nie mam czasu na naukę, mam za dużo pracy” – to najczęstsza wymówka. Problem w tym, że bez nauki nowych rzeczy, praca będzie coraz trudniejsza i jeszcze bardziej czasochłonna. Schody mogą pojawić się również wtedy, gdy niektórzy pracownicy poczują się niekompetentni, z powodu konieczności nauki nowych rzeczy. Może tak być, ponieważ będą obawiać się, że inni odkryją, jak mało wiedzą. Ważne jest budowanie środowiska, w którym każdy czuje się bezpiecznie, nawet jeśli musi przyznać się do braku wiedzy.

Przyszłość zarządzania kompetencjami – trendy

Wykorzystanie sztucznej inteligencji

AI przestaje być domeną tylko największych korporacji technologicznych. Coraz więcej organizacji integruje rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji w swoje procesy biznesowe. Z raportu McKinsey z 2025 Superagency in the workplace: Empowering people to unlock AI’s full potential dowiadujemy się, że 92% firm planuje zwiększenie inwestycji w AI w ciągu najbliższych trzech lat. To wymaga nowych kompetencji, np. umiejętności pracy z narzędziami opartymi na AI.

Praca zdalna jako norma

Pandemia przyspieszyła zmiany, które i tak miały nastąpić. Według Robert Half, obecnie 4 na 10 miejsc pracy umożliwia pracę zdalną w jakiejś formie, a badania Gallup wskazują, że 60% pracowników z możliwością pracy zdalnej preferuje model hybrydowy. Globalnie, dane Future Forum pokazują, że 49% pracowników pracuje w układzie hybrydowym, 35% w pełni w biurze, a 17% całkowicie zdalnie. Praca zdalna, hybrydowa, zespoły rozproszone geograficznie – to wymaga nowych kompetencji komunikacyjnych, organizacyjnych i technicznych.

Adaptacyjność jako superpower

W czasach ciągłych zmian najważniejszą kompetencją staje się umiejętność szybkiego przystosowywania się do nowych warunków. Według Światowego Forum Ekonomicznego, odporność, elastyczność i (co ciekawe) spryt znajdą się wśród najbardziej pożądanych umiejętności do 2030 roku. Badania Passive Secrets wskazują, że do tego czasu aż 63% wszystkich miejsc pracy będzie wymagało kompetencji miękkich – to  znaczący wzrost z 53% w 2000 roku. Elastyczność myślenia, otwartość na zmiany, umiejętność uczenia się – to będą najcenniejsze umiejętności przyszłości.

Współpraca międzykulturowa

Globalizacja oznacza, że coraz częściej pracujemy z osobami z różnych kultur, w różnych strefach czasowych, mówiącymi różnymi językami. Harvard Business Review podaje, że 89% pracowników umysłowych przynajmniej okazjonalnie pracuje w międzynarodowych zespołach wirtualnych. Badania McKinsey dowodzą, że zespoły różnorodne kulturowo i płciowo osiągają wyniki finansowe lepsze o 39% od zespołów jednorodnych. Kompetencje międzykulturowe stają się więc kluczowe dla sukcesu w globalnym środowisku pracy.

Luka kompetencyjna w organizacji – Podsumowanie

Luka kompetencyjna to wyzwanie, które dotyka dziś praktycznie każdą organizację. Tempo zmian technologicznych, ewolucja oczekiwań klientów, nowe modele biznesowe – wszystko to sprawia, że umiejętności, które jeszcze niedawno były wystarczające, dziś mogą okazać się nieadekwatne.

Co robić, jeśli problem w organizacji jest już widoczny? Podjąć kroki, które opisaliśmy w tym artykule. I przygotować się na długofalowe działanie. Bo uzupełnianie luki kompetencyjnej to nie jest jednorazowy projekt, ale ciągły proces, który powinien być wpisany w DNA organizacji. Wymaga kultury, która wspiera uczenie się, systemów, które ułatwiają rozwój i przywództwa, które rozumie wartość inwestycji w ludzi.

Well-being pracowników w erze automatyzacji: Jak budować prawdziwie odporne organizacje

Obecnie w wielu firmach coraz częściej można zaobserwować interesującą sytuację. Pracownicy, którzy jeszcze niedawno wykonywali określone zadania ręcznie, teraz współpracują z systemami automatycznymi. Księgowi używają zautomatyzowanych systemów księgowych jak Oracle Financials, specjaliści HR korzystają z narzędzi AI do oceny kandydatów (np. HireVue), a analitycy otrzymują wsparcie sztucznej inteligencji przez platformy jak choćby popularny ChatGPT.

Ta zmiana niesie ze sobą zarówno możliwości, jak i wyzwania. Z jednej strony automatyzacja może uwolnić czas pracowników od rutynowych zadań, z drugiej – rodzi pytania o przyszłość zawodową i potrzebę dostosowania się do nowych realiów. Dodatkowo dla wielu osób ten proces wiąże się z naturalnym niepokojem o stabilność zatrudnienia i kierunek rozwoju kariery.

Automatyzacja jako część codziennej pracy

Automatyzacja przestała być domeną wyłącznie wielkich fabryk. Dzisiaj dotyka praktycznie każdej branży – od bankowości, przez handel, aż po usługi profesjonalne. Chatboty wspierają obsługę klienta, systemy analityczne pomagają w podejmowaniu decyzji biznesowych, a zautomatyzowane procesy usprawniają wiele obszarów działalności firm.

Nowe wyzwania dla dobrostanu pracowników

W kontekście zachodzących zmian technologicznych pojawia się zjawisko, które można nazwać stresem transformacyjnym. Dotyczy pracowników na różnych poziomach organizacji i wiąże się z pytaniami o przyszłość zawodową, potrzebę uczenia się nowych umiejętności oraz adaptację do zmieniających się procesów pracy.

Ten rodzaj stresu ma uzasadnione podstawy. Według raportu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości z 2025 roku, cytującego prognozy World Economic Forum, znaczna część miejsc pracy może ulec transformacji w nadchodzących latach^[1], co wymaga od pracowników elastyczności i gotowości do rozwoju nowych kompetencji.

Wyzwaniem dla organizacji staje się znalezienie równowagi między wprowadzaniem nowych technologii a dbałością o well-being pracowników. Firmy koncentrując się na aspektach technicznych i ekonomicznych zmian, nie mogą zapominać o związanych z nimi potrzebach i obawach swoich zespołów.

Well-being jako odpowiedź na współczesne wyzwania

W tym kontekście well-being pracowników (rozumiany jako całościowy dobrostan fizyczny, psychiczny i społeczny) zyskuje na znaczeniu jako element strategii organizacyjnej. Holistyczne podejście do dobrostanu pracowników, obejmujące różne aspekty ich funkcjonowania, staje się standardem w nowoczesnych organizacjach. Nie od dziś wiadomo, że pracownicy dostrzegają związek między swoim zdrowiem psychicznym a efektywnością w pracy.

Well-being w środowisku pracy – obszary

Well-being w środowisku pracy obejmuje obszary, które doskonale odzwierciedlają podejście nowoczesnych organizacji do zarządzania zasobami ludzkimi. Grupa Progres w swoim Kodeksie Etyki dobrze ilustruje, jak wartości organizacyjne przekładają się na konkretne działania w zakresie dobrostanu pracowników:

• Zdrowie fizyczne – zapewnienie ergonomicznych warunków pracy i wsparcie dla aktywnego trybu życia. W miarę jak automatyzacja przejmuje niektóre zadania fizyczne, dbałość o kondycję pracowników pozostaje istotna. Dotyczy to zarówno bezpieczeństwa w miejscu pracy, jak i profilaktyki zdrowotnej.
• Dobrostan psychiczny – wsparcie w radzeniu sobie ze stresem związanym ze zmianami oraz zapewnienie poczucia sensu i możliwości rozwoju w pracy. Tu ważne jest budowanie kultury organizacyjnej opartej na wiarygodności, dbałości o pracowników, szacunku, uczciwości oraz skuteczności.
• Relacje w zespole – budowanie atmosfery współpracy i wzajemnego wsparcia, co jest szczególnie ważne w czasie transformacji organizacyjnej. Współczesne firmy stawiają na otwartość, empatię i pozytywną współpracę jako fundament efektywnego działania. Podkreślają, że szanują i respektują powszechnie przyjęte prawa człowieka ujęte w Konstytucji RP prawa człowieka. Jak Grupa Progres dbają również o to, by zróżnicowanie społeczne nie miało wpływu na indywidualne działania i wykonywaną pracę.
• Stabilność finansowa – przejrzysta polityka wynagrodzeń i możliwość planowania przyszłości finansowej.
• Możliwości rozwoju – dostęp do szkoleń, nauki nowych umiejętności i wpływu na kierunek rozwoju zawodowego.

Wyzwania związane z wprowadzaniem automatyzacji

Jednym z głównych wyzwań współczesnych organizacji jest skuteczne łączenie korzyści automatyzacji z troską o zespoły. Z jednej strony nowe technologie rzeczywiście mogą zwiększać efektywność i poprawiać wyniki biznesowe np. poprzez skrócenie czasu wykonywania wielu zadań i zwiększanie precyzji procesów. Z drugiej strony, wprowadzanie zmian technologicznych często wiąże się ze wzrostem niepewności wśród pracowników. Dlaczego tak się dzieje?

Często przyczyną jest niewystarczająca komunikacja o planowanych zmianach. Gdy pracownicy dowiadują się o nowych rozwiązaniach technologicznych z nieformalnych źródeł, naturalne jest, że mogą odczuwać niepokój co do swojej pozycji w firmie.

Kolejnym wyzwaniem bywa koncentracja wyłącznie na krótkookresowych korzyściach finansowych, bez uwzględnienia długoterminowego wpływu zmian na zespół i kulturę organizacyjną.

Często brakuje też przemyślanej strategii rozwoju kompetencji pracowników. Automatyzacja wymaga zazwyczaj nowych umiejętności do obsługi i współpracy z systemami technologicznymi, co może tworzyć lukę między potrzebami a dostępnymi kompetencjami.

Jak budować organizacje, które łączą korzyści automatyzacji z troską o well-being pracowników?

1. Otwarta komunikacja o zmianach

Transparentność w komunikowaniu planów rozwoju technologicznego pomaga budować zaufanie i zmniejszać niepewność. Pracownicy doceniają możliwość zrozumienia, w jakim kierunku zmierza organizacja i jak planowane zmiany mogą wpłynąć na ich pracę.

Skuteczna komunikacja może obejmować:

• Wyjaśnienie przyczyn wprowadzania nowych rozwiązań
• Przedstawienie wizji współpracy ludzi z technologią
• Omówienie planów rozwoju zespołu
• Stworzenie możliwości zadawania pytań i dzielenia się obawami

2. Inwestowanie w rozwój kompetencji

W przyszłości szczególnie cenione będą umiejętności łączące kompetencje technologiczne z typowo ludzkimi cechami, tj. kreatywność, umiejętności interpersonalne czy zdolność do rozwiązywania złożonych problemów.

Praktyczne działania w tym obszarze mogą obejmować np.:

• Programy szkoleń dostosowane do potrzeb zmieniającej się organizacji
• Współpracę z instytucjami edukacyjnymi
• Systemy mentoringu i wymiany doświadczeń
• Wspieranie kultury ciągłego uczenia się

3. Przemyślana transformacja ról zawodowych

Często automatyzacja nie oznacza całkowitego zastąpienia pracownika przez maszynę, ale raczej zmianę charakteru wykonywanej pracy. Rutynowe zadania może przejąć technologia, podczas gdy ludzie skupiają się na analizie, podejmowaniu decyzji strategicznych i zadaniach wymagających wprost ludzkiego podejścia.

4. Programy well-being dostosowane do nowych realiów

Współczesne programy dobrostanu pracowników coraz częściej uwzględniają specyficzne wyzwania związane z transformacją technologiczną:

• Wsparcie w adaptacji – pomoc w przystosowaniu się do nowych narzędzi i procesów pracy.
• Coaching rozwoju kariery – wsparcie w planowaniu ścieżki zawodowej w zmieniającym się środowisku.
• Edukacja finansowa – pomoc w planowaniu budżetu i przygotowaniu się na potencjalne okresy przekwalifikowania.
• Wzmacnianie więzi w zespole – działania budujące współpracę i wzajemne wsparcie, szczególnie istotne w czasie zmian.

5. Elastyczne formy organizacji pracy

Badanie EY – “Praca zdalna po polsku” pokazuje, że 88% firm, które wdrożyły pracę zdalną, wybrały model hybrydowy.^[2] To nic innego jak dopasowanie się do aktualnych trendów na rynku pracy i możliwości, jakie daje automatyzacja. Ta może umożliwić jeszcze większą elastyczność, ale wymaga przemyślanych rozwiązań organizacyjnych.

Elastyczność może obejmować różne aspekty: od możliwości pracy w różnych lokalizacjach, przez dostosowane godziny pracy, aż po łączenie różnych projektów i zadań w ramach jednej roli.

Nowe sposoby mierzenia sukcesu

Ocena produktywności pracowników w zakresie well-being w kontekście automatyzacji wymaga nowego podejścia do mierników sukcesu. Tradycyjne wskaźniki, takie jak rotacja czy absencja, pozostają ważne, ale nie są wystarczające.

Dodatkowe mierniki mogą obejmować:

• Zdolność adaptacji zespołu – tempo przyswajania nowych technologii i dostosowywania się do zmienionych procesów.
• Efektywność współpracy z systemami – jak skutecznie pracownicy wykorzystują nowe narzędzia technologiczne.
• Poziom innowacyjności – ilość nowych pomysłów i inicjatyw zgłaszanych przez zespoły.
• Zaufanie w organizacji – jak pracownicy oceniają komunikację i plany rozwoju firmy.
• Gotowość do rozwoju – jak zespoły reagują na możliwości nauki i zmiany.

Kultura organizacyjna jako podstawa do połączenia well-beingu pracowników i automatyzacji

Ostatecznie, najważniejszym czynnikiem determinującym sukces w łączeniu automatyzacji z troską o pracowników jest kultura organizacyjna. To ona wpływa na to, czy zmiany technologiczne są postrzegane jako szansa rozwoju, czy jako źródło zagrożenia.

Kultury sprzyjające pozytywnej adaptacji często charakteryzują się:

• Otwartością na eksperymenty. Pracownicy czują się komfortowo z testowaniem nowych rozwiązań i traktują błędy jako możliwość nauki.
• Współpracą między różnymi grupami. Młodsi pracownicy dzielą się wiedzą technologiczną, podczas gdy bardziej doświadczeni przekazują know-how biznesowe.
• Wspieraniem rozwoju. Nauka i doskonalenie umiejętności są traktowane jako naturalna część pracy.
• Humanistycznym podejściem do technologii. Nowe rozwiązania służą wspieraniu ludzi, a nie ich zastępowaniu.
• Przejrzystością procesów. Pracownicy rozumieją, co dzieje się w organizacji i mogą wpływać na jej rozwój.

Wyzwania do rozważenia

Budowanie odporności organizacyjnej w kontekście automatyzacji niesie ze sobą również określone wyzwania, które warto mieć na uwadze:

• Aspekty finansowe – inwestycje w rozwój pracowników i programy well-being wymagają zasobów, a ich efekty często widoczne są dopiero w dłuższej perspektywie.
• Różne tempo adaptacji – nie wszyscy pracownicy przystosowują się do zmian w tym samym tempie, a to wymaga indywidualnego podejścia i cierpliwości.
• Dynamika zmian technologicznych – technologia rozwija się bardzo szybko, co może stanowić wyzwanie dla programów szkoleń i rozwoju.
• Różnice między generacjami – młodsi pracownicy często łatwiej przyswajają nowe technologie, podczas gdy starsi wnoszą cenne doświadczenie biznesowe.
• Presja konkurencyjna – organizacje wprowadzające automatyzację bez uwzględnienia aspektów ludzkich mogą osiągać krótkoterminowe korzyści, wywierając presję na bardziej odpowiedzialne firmy.

Podsumowanie: well-being jako element strategii rozwoju i automatyzacji

Well-being pracowników w kontekście automatyzacji to nie tylko kwestia społecznej odpowiedzialności, ale element strategii rozwoju organizacji. Firmy, które potrafią skutecznie łączyć korzyści nowych technologii z troską o potrzeby swoich zespołów, mają większe szanse na przyciągnięcie talentów, osiągnięcie wysokich poziomów innowacyjności i budowanie silnej pozycji rynkowej.

Ważne jest zrozumienie, że w erze automatyzacji to właśnie ludzkie umiejętności stają się szczególnie cenne. Organizacje, które stworzą warunki dla rozwoju tych kompetencji i zadbają o dobrostan swoich pracowników, będą lepiej przygotowane na wyzwania przyszłości. Przyszłość organizacji i ludzi w nich pracujących zależy od tego, czy uda nam się wykorzystać potencjał automatyzacji w sposób, który wzmacnia, a nie osłabia ludzki wymiar pracy.

^[1] https://www.parp.gov.pl/component/content/article/88128:niedobor-talentow-i-nowe-modele-pracy-obraz-rynku-w-2025-r

^[2] https://www.ey.com/pl_pl/newsroom/2024/03/ey_praca_zdalna_po_polsku_2024