Ustawa wygaszająca pomoc dla obywateli Ukrainy — Co się zmienia od marca 2026 roku?

Sejm przyjął ustawę – co to oznacza?

Sejm Rzeczypospolitej Polskiej uchwalił ustawę, która wygasza rozwiązania wprowadzone ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym. Nowe przepisy mają wejść w życie 5 marca 2026 roku i wprowadzą szereg istotnych zmian zarówno dla obywateli Ukrainy przebywających w Polsce, jak i dla polskich pracodawców oraz instytucji publicznych.

Etapy legislacyjne i wejście w życie

Senat w dniu 28 stycznia 2026 r. przyjął ustawę bez poprawek, co oznacza zakończenie prac parlamentarnych. Ustawa zostanie teraz przekazana do podpisu Prezydenta RP, który ma 21 dni na jej podpisanie. Nowe regulacje co do założeń mają obowiązywać od 5 marca 2026 r.

Nowa definicja pobytu – beneficjent ochrony czasowej

Nowelizacja ustawy wprowadza nową definicję pobytu obywateli Ukrainy – od marca 2026 roku będą oni funkcjonować jako beneficjenci ochrony czasowej. Nadal możliwe będzie posługiwanie się numerem PESEL z adnotacją UKR, który będzie głównym identyfikatorem w kontaktach z administracją publiczną i pracodawcami.

Dokument cyfrowy zamiast zaświadczenia – pełna digitalizacja

Tradycyjne papierowe zaświadczenia Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców zostaną zastąpione dokumentem elektronicznym dostępnym w aplikacji mObywatel (usługa Diia.pl). Nowy dokument:

• będzie oficjalnym potwierdzeniem statusu UKR,
• umożliwi wielokrotne przekraczanie granicy,
• może zostać unieważniony w przypadku zmiany statusu.

Dla pracodawców oznacza to obowiązek bieżącej weryfikacji statusów pracowników.

Praca obywateli Ukrainy – powiadomienia nadal aktualne

Przepisy przejściowe przewidują, że:

• obywatele Ukrainy z PESEL UKR mogą pracować na podstawie powiadomienia,
• osoby z innym legalnym statusem pobytowym mogą również pracować, ale tylko przez 3-letni okres przejściowy (do marca 2029).

Brak złożenia wymaganego powiadomienia będzie skutkować karą grzywny od 1 000 do 3 000 zł. Dotychczas złożone powiadomienia zachowują ważność.

Możliwość prowadzenia działalności gospodarczej (B2B)

Ustawa nie ogranicza możliwości prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej:

• przedsiębiorcy zarejestrowani przed 5 marca 2026 mogą kontynuować działalność,
• nowi beneficjenci ochrony czasowej również będą mogli zakładać firmy po tej dacie.

To dobra wiadomość dla samozatrudnionych obywateli Ukrainy i firm współpracujących z nimi na zasadzie B2B.

Obowiązek aktualizacji danych PESEL – kluczowy termin 31 sierpnia 2026

Osoby, które uzyskały PESEL UKR bez okazania paszportu lub innego dokumentu tożsamości ze zdjęciem, muszą zaktualizować swoje dane do 31 sierpnia 2026 roku. Brak aktualizacji skutkuje:

• utratą ochrony czasowej od 1 września 2026 r.,
• zmianą statusu pobytowego na NUE,
• potencjalną utratą legalnej podstawy zatrudnienia.

Dłuższe terminy w postępowaniach pobytowych

Ze względu na skalę wniosków, czas na wydanie karty pobytu CUKR zostaje wydłużony z 90 do 180 dni. Przedłużona została także ważność wiz, kart pobytu i bezwizowego pobytu – do 4 marca 2027 roku.

Delegacje zagraniczne – ryzyko utraty legalności pobytu

Uwaga dla firm: delegowanie obywatela Ukrainy z PESEL UKR poza Polskę na ponad 30 dni może skutkować utratą ochrony czasowej. Każdy wyjazd powinien być indywidualnie analizowany.

Zmiany w przepisach zabezpieczających

Uchylenie art. 42a oznacza:

• brak możliwości uzyskania rocznego pobytu w sytuacjach wyjątkowych,
• brak okresu przejściowego dla złożonych wniosków,
• konieczność szukania alternatywnych ścieżek legalizacji pobytu.

Wskazówki dla pracodawców – co zrobić już teraz?

Czas do marca 2026 roku to kluczowy okres przygotowawczy. Rekomendowane działania:

• audyt statusów pobytowych wszystkich zatrudnionych obywateli Ukrainy,
• weryfikacja poprawności numerów PESEL UKR,
• informowanie pracowników o konieczności aktualizacji danych,
• zaplanowanie działań legalizacyjnych z wyprzedzeniem.

Podsumowanie

Zmiany w przepisach to ogromne wyzwanie, ale też szansa na uporządkowanie procesów związanych z legalnością zatrudnienia i pobytem obywateli Ukrainy. Warto już teraz przygotować się do nadchodzących zmian, aby uniknąć ryzyka sankcji, utraty personelu i przestojów operacyjnych.

​Dlaczego presja czasu to dziś największy wróg pracodawcy i jak uniknąć błędów w zatrudnianiu cudzoziemców?

Początek roku 2026 to dla wielu pracodawców okres wyjątkowo intensywny.Zmiany w przepisach dotyczących cudzoziemców, zapowiedzi nowych regulacji – w szczególności w zakresie zatrudniania obywateli Ukrainy – powodują naturalny niepokój i presję, aby działać szybko. I właśnie w tym momencie pojawia się największe ryzyko. Nielegalne powierzenie wykonywania pracy bardzo rzadko wynika ze złej woli pracodawcy.

Najczęściej jest efektem:

• pośpiechu,
• błędnej interpretacji przepisów,
• braku planowania,
• albo przekonania, że „przecież dokument jest”.

Ten artykuł ma na celu przypomnieć, na co pracodawcy muszą zwracać uwagę, a zwłaszcza wtedy, gdy zmiany w przepisach wymagają szybkich decyzji.

Nielegalne powierzenie pracy – co to naprawdę oznacza?

Za nielegalne powierzenie pracy uznaje się każdą sytuację, gdy cudzoziemiec:

• pracuje bez dokumentu legalizującego pracę,
• nastąpiła zmiana warunków w trakcie zatrudnienia niż wskazane w dokumencie (stanowisko, etat, umowa, wynagrodzenie),
• rozpoczął pracę przed uzyskaniem wymaganego dokumentu,
• kontynuuje pracę po wygaśnięciu dokumentu lub bez aktualizacji przy zmianach.

Kluczowa zasada:

Dokument legalizujący pracę musi być zgodny 1:1 z rzeczywistym wykonywaniem pracy.

Konsekwencje nielegalnego powierzenia wykonywania pracy

Dlaczego to jest jedna z najpoważniejszych sankcji dla pracodawcy?

Nielegalne powierzenie wykonywania pracy to jedno z najpoważniejszych naruszeń, z jakimi może spotkać się pracodawca i nie sprowadza się wyłącznie do „braku dokumentu”, lecz bardzo często do pracy wykonywanej na innych warunkach niż wskazane w decyzji, oświadczeniu czy powiadomieniu. Konsekwencją takiego naruszenia może być kara grzywny sięgająca nawet 50 000 zł za każdego cudzoziemca, przy czym od niedawna w ramach jednej kontroli każda osoba traktowana jest jako odrębne naruszenie. Co szczególnie istotne, dwukrotne ukaranie pracodawcy w ciągu dwóch lat skutkuje faktyczną blokadą zatrudniania nowych cudzoziemców, ponieważ firma traci możliwość uzyskiwania kolejnych oświadczeń i zezwoleń na pracę. W praktyce oznacza to nie tylko wysokie koszty finansowe, lecz także stopniową utratę pracowników i realne zagrożenie dla ciągłości działalności, dlatego do legalizacji zatrudnienia cudzoziemców należy podchodzić z wyprzedzeniem i bez presji czasu.

Jak uniknąć błędów w zatrudnianiu cudzoziemców? – podpowiadamy:

Mit „wolnego dostępu do rynku pracy” obywateli Ukrainy

Często spotykane (i błędne) przekonanie: „Obywatele Ukrainy mają wolny dostęp do rynku pracy, więc można ich zatrudniać bez formalności”. Właśnie dlatego zatrudnienie obywateli Ukrainy jest często źródłem problemów.

Jak jest naprawdę?

Do 4 marca 2026 r. zatrudnienie obywateli Ukrainy:

• odbywa się na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy,
• które pracodawca składa w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Powiadomienie:

• określa konkretne warunki pracy,
• każda zmiana warunków (stanowisko, etat, wynagrodzenie, umowa) – wymaga złożenia nowego powiadomienia w ciągu 7 dni.

Przykład:

Pracownik z Ukrainy został zatrudniony na pełen etat jako magazynier. Po miesiącu w związku ze spadkiem na produkcji zaczyna pracować na 1/2 etatu – bez nowego powiadomienia. W czasie kontroli uznano, że praca była wykonywana niezgodnie z warunkami powiadomienia.
Efekt: kara za nielegalne powierzenie pracy – mimo że dokument „był”.

Dokument, który w 2026 r. stanie się kluczowy – Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy

Oświadczenie to obecnie najbardziej newralgiczny dokument z punktu widzenia pracodawców. Dotyczy obywateli Ukrainy, Białorusi, Armenii i Mołdawii – i wszystko wskazuje na to, że od wiosny 2026 r. zakres jego stosowania wobec obywateli Ukrainy znacząco wzrośnie.

Zasady?

• musi być pozyskany przed zatrudnieniem,
• zawiera sztywne warunki pracy,
• wymaga braku zaległości w ZUS i US.
• każda zmiana oznacza konieczność uzyskania nowego oświadczenia,
• procedura trwa od 7 do 30 dni, kosztuje 400 zł  i wymaga spełnienia ważnego warunku po stronie pracodawcy – wysłania skanu umowy do urzędu pracy przed powierzeniem pracy.

Przykład:
Firma zatrudniła cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy na stanowisku operator wózka widłowego. Umowa została podpisana obustronnie, a jej skan przesłano do urzędu pracy przed rozpoczęciem pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po dwóch miesiącach pracownik bardzo dobrze się sprawdził i zapadła decyzja o jego awansie na stanowisko brygadzisty.

Decyzja o zmianie stanowiska została podjęta 30 stycznia, a nowy zakres obowiązków miał obowiązywać od 1 lutego. Firma złożyła wniosek o nowe oświadczenie, jednak dokument został wydany dopiero od 5 lutego, a dopiero tego dnia przesłano również do urzędu skan nowej umowy. W efekcie w okresie od 1 do 4 lutego cudzoziemiec wykonywał pracę na stanowisku brygadzisty bez ważnego oświadczenia na te warunki, co podczas kontroli zostało zakwalifikowane jako nielegalne powierzenie wykonywania pracy, mimo że różnica wyniosła zaledwie kilka dni.

Kontrola uznała pracę za nielegalną. Dodatkowo firma, która wcześniej miała już jedno naruszenie, straciła możliwość zatrudniać cudzoziemców na okres 2 lat!

Dokument, który nie wybacza pośpiechu – Zezwolenie na pracę

Zezwolenie na pracę to pełna procedura administracyjna. Czas oczekiwania realnie wynosi dziś 3–5 miesięcy.

Zasady?

• musi być pozyskany przed zatrudnieniem,
• zawiera sztywne warunki pracy,
• wymaga weryfikacji sytuacji finansowej pracodawcy oraz braku zaległości w ZUS i US.
• każda zmiana oznacza konieczność uzyskania nowego zezwolenia na pracę,

Przykład:
Firma zatrudniła cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę na stanowisku „operator maszyn”. Po dwóch miesiącach, wewnętrzną decyzją, zmieniono mu zakres obowiązków i nazwę stanowiska. Zmiana nie została zgłoszona, nowe zezwolenie nie zostało uzyskane.
W czasie kontroli uznano, że praca była wykonywana na innych warunkach niż wskazane w decyzji.

„Ma kartę” nie znaczy „może pracować wszędzie” – Jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (karta pobytu)

Karty pobytu wydawane na podstawie pracy są ściśle powiązane z warunkami zatrudnienia – albo w samej decyzji, albo w Załączniku nr 1.

Cudzoziemiec posiadał ważną kartę pobytu wydaną na firmę A. Firma B uznała, że skoro karta jest ważna, można rozpocząć współpracę. W praktyce była to praca wykonywana bez tytułu uprawniającego do pobytu, tak jak pobyt jest ścisłe związany z warunkami pracy wskazanymi w decyzji pobytowe.  Zatrudnienie zostało uznane za nielegalne.

Ważne:
Przy kartach pobytu kluczowe jest sprawdzenie na jakiej podstawie prawnej oraz na jakie warunki wydana decyzja!

Co może zrobić pracodawca już dziś?

• sprawdzić, na jakiej podstawie pracują obecni cudzoziemcy,
• zweryfikować, czy warunki pracy są zgodne z dokumentami,
• zaplanować z wyprzedzeniem zatrudnienie obywateli Ukrainy bez PESEL UKR(ochrona czasowa),
• przygotować się organizacyjnie na zwiększoną liczbę oświadczeń.

Jeżeli pojawia się myśl: „A może u nas też coś jest nie tak?” — to najlepszy moment, aby to sprawdzić, zanim zrobi to kontrola.

Audyt legalności zatrudnienia lub wsparcie w zaplanowaniu procedur pozwalają uniknąć błędów, których później nie da się naprawić.

Z dniem 1 grudnia 2025 r. wchodzą w życie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które stanowią kolejny etap wdrażania nowej ustawy o dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

Poniżej przedstawiamy szczegółowy przegląd najważniejszych nowych regulacji wraz z omówieniem wpływu na pracodawców i rynek pracy.

1. Rozporządzenie ws. wysokości opłat za zezwolenia i oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1622)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

Czterokrotny wzrost kosztu opłat urzędowych za wnioski!

• Oświadczenia o powierzeniu pracy – opłata zwiększona do 400 zł
• Zezwolenie na pracę dla polskiego podmiotu – opłata zwiększona do 400 zł
• Zezwolenia na pracę sezonową – opłata 100 zł
• Uwaga! Zezwolenie na pracę w przypadku delegowania do Polski – aż do 800 zł

2. Rozporządzenie ws. przypadków pracy bez zezwolenia lub oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1620)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

To rozporządzenie porządkuje katalog wyjątków i określa, kiedy cudzoziemiec może legalnie pracować bez zezwolenia lub oświadczenia:

• doprecyzowano i uporządkowano wcześniejsze wyjątki,
• dodano nowe kategorie uprawnionych, m.in.:
  • studentów stacjonarnych określonych uczelni,
  • absolwentów polskich szkół i uczelni,
  • osoby posiadające szczególny status pobytowy,
  • pracowników instytucji publicznych.

Szczególne znaczenie dla studentów:

Od 1 grudnia 2025 r. prawo do pracy bez zezwolenia przysługuje studentom studiów stacjonarnych, ale tylko w uczelniach:

• zatwierdzonych przez Ministra Spraw Wewnętrznych, lub
• niepodlegających obowiązkowi zatwierdzenia i wobec których nie wydano decyzji o zakazie przyjmowania cudzoziemców.

Okres przejściowy: od 1 grudnia 2025 r. do 30 czerwca 2026 r. przepis ten stosuje się także do studentów uczelni niepublicznych i publicznych zawodowych, które jeszcze nie spełniają wymogów zatwierdzenia.

Na co zwrócić uwagę:

• Po 30 czerwca 2026 r. zatrudnianie studentów z uczelni niespełniających wymogów będzie uznane za nielegalne.
• Pracodawcy powinni już teraz zweryfikować status uczelni, z których pochodzą ich pracownicy-studenci. Wniosek dostępny jest pod adresem: https://www.gov.pl/web/mswia/zloz-wniosek-o-zatwierdzanie-jednostki-na-potrzeby-przyjmowania-cudzoziemcow

3. Rozporządzenie ws. państw objętych procedurą oświadczeń (Dz.U. 2025 poz. 1617)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

To rozporządzenie szczególnie uderza w firmy zatrudniające obywateli Gruzji, którzy dotychczas korzystali z najprostszej ścieżki składania oświadczeń.  

Najważniejsze zmiany:

• Gruzini zostali usunięci z procedury oświadczeń – od 1.12.2025 r. nie można już składać oświadczeń o powierzeniu pracy obywatelom Gruzji,
• oświadczenia zarejestrowane wcześniej pozostają ważne do końca okresu ich obowiązywania,
• brak możliwości uzyskania wpisu wielosezonowego dla obywateli Gruzji,
• postępowania wszczęte przed 1.12.2025 r. będą rozpatrywane na starych zasadach.

Na co zwrócić uwagę:

• Pracodawcy zatrudniający Gruzinów muszą przejść na ścieżkę zezwoleń na pracę (typ A) lub zezwoleń sezonowych.
• Warto zaplanować procesy legalizacji z wyprzedzeniem, by uniknąć przerw w zatrudnieniu.

4. Rozporządzenie ws. dokumentów dołączanych do wniosku o zezwolenie na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. 2025 poz. 1629)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

Wprowadza nowy katalog załączników, które pracodawca musi dołączyć do:

• wniosku o zezwolenie na pracę  oraz zezwolenie na pracę sezonową
• oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,

Co wprowadza to rozporządzenie?

1) Obowiązkowe oświadczenia pracodawcy:

• Oświadczenie o wysokości wynagrodzenia – Pracodawca potwierdza, że wynagrodzenie podane we wniosku ➡ nie jest niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
• Oświadczenie o posiadaniu środków finansowych – Pracodawca oświadcza, że posiada środki lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wobec cudzoziemca.
• Oświadczenie o wiedzy dot. karalności cudzoziemca – Pracodawca oświadcza, czy cudzoziemiec był karany za przestępstwa z art. 270–275 Kodeksu karnego (m.in. fałsz dokumentów, poświadczenie nieprawdy, wyłudzenie poświadczenia nieprawdy).

2) Nowe wymagania dla Agencji Pracy Tymczasowej:

• dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika – potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;

5. Rozporządzenie MSWiA z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy (Dz.U. 2025 poz. 1647)

Wejście w życie: 1 grudnia 2025 r.

Rozporządzenie to uzupełnia reformę rynku pracy cudzoziemców, wprowadzając nowe wzory formularzy i załączników do wniosków o pobyt czasowy.

Najważniejsze zmiany:

• nowy formularz wniosku,
• nowy zestaw załączników,
• zmniejszona liczba zdjęć – z 4 do 2.

Na co zwrócić uwagę:

• Od 1 grudnia 2025 r. urzędy nie będą przyjmować starych formularzy i załączników.
• Nawet jeśli cudzoziemiec złoży wniosek 1 grudnia z załącznikiem podpisanym 28 listopada, zostanie on odrzucony jako niezgodny z aktualnym wzorem.
• Pracodawcy i pełnomocnicy powinni niezwłocznie zaktualizować swoje szablony dokumentów, by uniknąć odmów.

Wnioski dla pracodawców

Z czym zderzą się pracodawcy po 1 grudnia?

• Większa formalizacja i biurokracja – nowe oświadczenia, nowe dokumenty, nowe weryfikacje.
• Znaczny wzrost kosztów – czterokrotny wzrost opłat za oświadczenia.
• Koniec taniej i szybkiej ścieżki dla ob. Gruzji.
• Ryzyko nielegalnego zatrudnienia studentów, jeśli uczelnia nie spełnia warunków.
• Konieczność analizy każdego przypadku pod kątem wyłączeń od obowiązku posiadania zezwolenia.

Rekomendacje

• Dokonać aktualizacji planów budżetowych – uwzględniając wzrost kosztów administracyjnych, w szczególności nową wysokość opłat za rejestrację oświadczeń i wniosków o zezwolenie na pracę.
• Przeprowadzić audyt statusów pobytowych zatrudnionych cudzoziemców, ze szczególnym uwzględnieniem obywateli Gruzji oraz studentów uczelni wyższych, w celu zapewnienia zgodności zatrudnienia z nowymi przepisami obowiązującymi od dnia 1 grudnia 2025 r.
• Zweryfikować status uczelni wyższych, których studenci wykonują pracę w ramach zatrudnienia, ze szczególnym uwzględnieniem uczelni niepublicznych i publicznych zawodowych objętych okresem przejściowym do dnia 30 czerwca 2026 r.
• Zapewnić odpowiednią komunikację wewnętrzną pomiędzy działami HR, kadr i operacyjnymi, w celu prawidłowego wdrożenia nowych procedur oraz uniknięcia błędów formalnych w procesach legalizacji pracy cudzoziemców

Wymaga to nie tylko znajomości przepisów, ale aktywnych działań organizacyjnych – od wdrożeń systemowych, przez szkolenia zespołów HR, po audyty i przegląd statusów pobytowych.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu audytu dokumentacji cudzoziemców lub chcesz przygotować swoje działy HR do nowych obowiązków – zapraszamy do kontaktu. Pomogę przełożyć zmiany w przepisach na konkretne rozwiązania organizacyjne.

Od 1 lipca i 1 sierpnia 2025 r. pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą stosować się do nowego obowiązku: przekazywania kopii umów do urzędu właściwego ze względu na podstawę zatrudnienia.

Zmiany te są wynikiem wejścia w życie:

ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom,

Zebraliśmy najczęstsze pytania i wątpliwości, jakie pojawiają się w związku z nowymi regulacjami i przygotowaliśmy praktyczne wyjaśnienia oparte na przepisach i interpretacjach Ministerstwa oraz szczegółową instrukcję.

Podstawy prawne

Zgodnie z art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom:

„Przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, pracodawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w formie pisemnej, w języku polskim, oraz do przekazania jej skanu za pomocą systemu teleinformatycznego…”

Oraz art. 17  ust. 1 tejże ustawy:

„Kopia umowy musi być przekazana do organu, który wydał zezwolenie na pracę, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.”

Od kiedy obowiązek?

• Od 1 lipca 2025 r. – dla oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwoleń na pracę sezonową
• Od 1 sierpnia 2025 r. – dla zezwoleń na pracę (wydawanych przez wojewodę)

Obowiązek dotyczy nie tylko dokumentów zarejestrowanych/uzyskanych po wejściu w życie ustawy – czyli:

• oświadczeń, zezwolenia sezonowe od 01.07.2025 r.,
• zezwoleń od 01.08.2025 r.

Co istotne – nie chodzi wyłącznie o dokumenty uzyskane po tych datach. Obowiązek przekazania umowy dotyczy również oświadczeń/zezwoleń zarejestrowanych przed 01.07.2025 lub 01.08.2025. Kluczowe znaczenie ma data rozpoczęcia pracy, a nie sama data wydania dokumentu.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, kluczowa jest prawidłowa kolejność:

1. Podpisanie umowy z cudzoziemcem (w języku polskim oraz przedłożenie tłumaczenia umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca)
2. Przekazanie kopii umowy do urzędu, który wydał oświadczenie/zezwolenie – wyłącznie przez system praca.gov.pl,
3. Rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca – dopiero po wykonaniu powyższych kroków.

Jeśli cudzoziemiec rozpocznie pracę przed przesłaniem umowy do urzędu – uznaje się, że zatrudnienie było nielegalne, co może skutkować sankcjami administracyjnymi dla pracodawcy.

Najczęstsze pytania i odpowiedzi

1. Kiedy najwcześniej można przesłać kopię umowy do urzędu?

Zaraz po jej podpisaniu – nawet kilka dni przed rozpoczęciem pracy, pod warunkiem że umowa zawiera właściwe dane i została podpisana przez obie strony.

2. Kiedy najpóźniej trzeba to zrobić?

Najpóźniej przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca – oznacza to, że nawet 1 godzina wcześniej (np. umowa przesłana o 7:00, a praca zaczyna się o 8:00) jest zgodna z przepisami.
Nie można tego zrobić już po rozpoczęciu pracy.

3. Czy zmiany dotyczą obywateli Ukrainy zatrudnianych na podstawie powiadomień?

Nie. Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy nie podlega nowemu obowiązkowi przesyłania kopii umów.

Uwaga: jeżeli obywatel Ukrainy pracuje na oświadczeniu lub zezwoleniu, wówczas obowiązek go dotyczy.

4. Czy trzeba przekazywać każdą przedłużoną umowę?

Nie zawsze.
Zgodnie z wytycznymi MRPiPS, przesyłamy tylko pierwszą umowę zawartą na podstawie danego oświadczenia/zezwolenia – jeśli kolejne umowy są na tych samych warunkach, nie trzeba ich ponownie przesyłać.

5. Czy obowiązek dotyczy cudzoziemców zatrudnionych przed 1 lipca lub 1 sierpnia 2025 r.?

Nie – obowiązek nie działa wstecz.
Dotyczy tylko osób zatrudnianych:

• na podstawie oświadczeń/zezwoleń sezonowych od 01.07.2025,
• na podstawie zezwoleń na pracę od 01.08.2025.

6. Czy można dołączać umowę do wniosku o zezwolenie?

Nie. Przekazanie kopii umowy odbywa się osobno i wyłącznie przez praca.gov.pl, po uzyskaniu oświadczenia/zezwolenia i przed rozpoczęciem pracy.

Podsumowanie: jak nie złamać przepisów?

• Umowa powinna być zawsze podpisana przed rozpoczęciem pracy.
• Skan umowy należy przesłać przez portal praca.gov.pl przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.
• Warunki umowy powinny być zgodne z danymi zawartymi w oświadczeniu lub zezwoleniu.
• Obowiązek przekazania umowy dotyczy zarówno umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych.
• W przypadku kolejnych umów zawieranych na identycznych warunkach, przekazaniu podlega wyłącznie pierwsza z nich.

Jeśli chcesz mieć pewność, że zatrudnienie cudzoziemców w Twojej firmie odbywa się zgodnie z przepisami, lub przygotować swój zespół HR na nowe obowiązki – pomagamy we wdrażaniu procedur, przeprowadzamy audyty legalności zatrudnienia oraz prowadzimy szkolenia dla kadry HR i kadrowo-płacowej.

W razie potrzeby udostępniamy również praktyczną instrukcję przesyłania umów krok po kroku – kliknij w link, aby ją otrzymać.

Po niedawnej konferencji zorganizowanej przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie nowej ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, wielu pracodawców zadaje sobie jedno kluczowe pytanie:

Czy cudzoziemiec, który dziś posiada wizę uprawniającą do pracy, po wejściu w życie nowych przepisów wciąż będzie mógł legalnie pracować w Polsce?

Niestety, odpowiedź nie jest prosta — a czasu na przygotowania coraz mniej.

Nowa ustawa – zmiany w zatrudnianiu

Zgodnie z projektowaną ustawą, która została podpisana przez Prezydenta i czeka na publikację, zmienia się lista podstawy pobytu i jego cel, co do możliwości podjęcia pracy. Nowe przepisy jasno określają, które typy wiz i dokumentów pobytowych nie będą już uprawniać do pracy, nawet jeśli cudzoziemiec posiada oświadczenie lub zezwolenie. W praktyce może to oznaczać, że wiele osób pracujących dziś w Polsce legalnie — po wejściu ustawy w życie – automatycznie straci prawo do pracy.

Przykład z praktyki:

Weźmy pod lupę popularny przypadek: Cudzoziemiec z Białorusi, posiadający wizę oznaczoną jako cel „02” (odwiedziny) i ważne oświadczenie o powierzeniu pracy. Dziś taka osoba może legalnie pracować w Polsce. Jednak zgodnie z nową ustawą taka wiza nie będzie już uprawniać do zatrudnienia, co oznacza automatyczne uznanie zatrudnienia za nielegalne — wraz z grożącymi za to sankcjami.

Które postawy pobytowe zostaną wyłączone?

Zgodnie z nowelizacją i obowiązującym rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji ( z dnia 22.03.2022), pracodawcy powinni szczególnie zwracać uwagę na oznaczenie celu na wizie, np.:

• „01” – cel turystyczny
• „02” – odwiedziny u rodziny lub przyjaciół
• „11” – kształcenie lub szkolenie nieuprawniające do pracy
• „14” – leczenie
• „23” – gdy wiza jest wydawana w celu innym niż określony w art. 60 ust. 1 pkt 1–24b ustawy, z wyłączeniem posiadaczy Karty Polaka
• wyłączone zostają zupełnie wizy wydane przez inne państwo obszaru Schengen (typ C i D)
• drogą rozporządzenia Ministra właściwego do spraw pracy mogą być określone państwa których obywatele posiadający zezwolenie na pracę nie są uprawnieni do wykonywania pracy w czasie pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach ruchu bezwizowego.

Te podstawy pobytowe nie będą pozwalały na legalne wykonywanie pracy, nawet przy posiadaniu oświadczenia lub zezwolenia na pracę.

Co grozi pracodawcom?

Zmiana ta niesie za sobą realne ryzyko sankcji:

• Art. 84 ust. 1 przewiduje grzywnę od 3000 zł do 50 000 zł za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi.
• Dodatkowo, sam cudzoziemiec również ponosi odpowiedzialność, jeśli wykonuje pracę bez właściwej podstawy pobytowej.

Czy warto działać już teraz? Tak – audyt pomoże uniknąć ryzyka

Zmiany, które mają wejść w życie 1 maja 2025 r., nie pozostawiają miejsca na niedopatrzenia. Pracodawcy powinni już teraz:

1. Zweryfikować dokumenty wszystkich zatrudnionych cudzoziemców — nie tylko pod kątem zezwoleń, ale też celu pobytu.
2. Zaktualizować procedury rekrutacyjne, aby uwzględniały nowe wymogi.
3. Przeszkolić pracowników działów HR i legalizacji pracy, by byli gotowi na nowe przepisy.

Jak możemy pomóc?

Jeśli nie masz pewności, czy zatrudnienie cudzoziemców w Twojej firmie odbywa się zgodnie z aktualnymi i nadchodzącymi przepisami — nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę.

W Grupa Progres od lat wspieramy pracodawców w procesie legalnego zatrudniania cudzoziemców. W obliczu nadchodzących zmian oferujemy:

Audyt legalności zatrudnienia cudzoziemców – precyzyjna weryfikacja dokumentów, ryzyk i nieprawidłowości.
Szkolenia i konsultacje dla działów HR – aktualna wiedza, case studies i rekomendacje.

Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z nami — pomożemy Ci przygotować firmę na nadchodzące zmiany i zadbać o pełną zgodność z prawem.

kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl

https://advanced-solutions.pl/

#legalizacja #prawo #zatrudnianiecudzoziemców #HR #audyt #zmiany2025 #GrupaProgres

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie wyżej wymienionych usług skontaktuj się z nami.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce staje się coraz bardziej powszechne, co niesie ze sobą konieczność przestrzegania przepisów dotyczących legalności ich zatrudnienia. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas ewentualnej kontroli, warto samodzielnie przeprowadzić audyt wewnętrzny w swojej organizacji. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak to zrobić.

Sprawdź legalność pobytu pracownika

Upewnij się, że każdy zatrudniony cudzoziemiec posiada ważny dokument uprawniający do pobytu w Polsce, taki jak wiza czy karta pobytu. Pamiętaj, że niektóre rodzaje wiz, np. turystyczne, nie uprawniają do podjęcia pracy.

Zweryfikuj zezwolenie na pracę

Sprawdź, czy Twój pracownik posiada odpowiednie zezwolenie na pracę lub jest zwolniony z tego obowiązku. Upewnij się, że warunki zatrudnienia, takie jak stanowisko czy wynagrodzenie, są zgodne z tymi określonymi w zezwoleniu.

Zadbaj o formę i treść umowy

Umowa z cudzoziemcem powinna być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Przed jej podpisaniem przedstaw pracownikowi tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały. Upewnij się, że wynagrodzenie nie jest niższe niż określone w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu.

Przechowuj niezbędne dokumenty

Przygotuj komplet dokumentów potwierdzających legalność zatrudnienia cudzoziemca, takich jak kopie zezwoleń na pracę, dokumenty potwierdzające legalność pobytu oraz zawarte umowy. W razie kontroli instytucji takich jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Straż Graniczna, będziesz mógł szybko je przedstawić.

Monitoruj terminy i obowiązki informacyjne

Pamiętaj o obowiązku informowania odpowiednich urzędów o zatrudnieniu cudzoziemca oraz o monitorowaniu terminów ważności zezwoleń i dokumentów pobytowych. Unikniesz w ten sposób nieświadomego naruszenia przepisów.

Przygotuj się na ewentualną kontrolę

Wiedza o tym, jak przebiega kontrola legalności zatrudnienia, pomoże Ci lepiej się do niej przygotować. Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna są uprawnione do przeprowadzania takich kontroli. Upewnij się, że Twoja dokumentacja jest kompletna i aktualna.

Przeprowadzając regularnie taki audyt, nie tylko zapewnisz sobie spokój ducha, ale także zbudujesz wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy. Jeśli potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu procesami związanymi z zatrudnianiem cudzoziemców, warto rozważyć skorzystanie z dedykowanych narzędzi, które ułatwią monitorowanie terminów i przechowywanie dokumentacji.

Pamiętaj, że przestrzeganie przepisów to nie tylko obowiązek, ale także inwestycja w rozwój i reputację Twojej firmy.

Profesjonalna pomoc w legalizacji zatrudnienia cudzoziemców

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu audytu, skorzystaj z pomocy ekspertów. Jako specjaliści w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce, od ponad 20 lat wspieramy naszych Klientów w pozyskaniu wszystkich niezbędnych dokumentów.

Zapraszamy do odwiedzenia naszej strony internetowej: Advanced Solutions oraz naszego bloga, gdzie regularnie publikujemy aktualne informacje dotyczące legalizacji cudzoziemców, HR i prawa pracy.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie wyżej wymienionych usług skontaktuj się z nami.