Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce

Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce oznacza posiadanie podstawy pobytu oraz dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy na określonych warunkach. Dla wielu firm kluczowe jest to, że 5 marca 2026 wchodzi w życie ustawa wygaszająca część rozwiązań specustawy ukraińskiej, co oznacza iż czas przygotować się do powrotu do bardziej formalnych procedur legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców.

Jakie działania należy wdrożyć, aby uniknąć kar oraz ograniczeń w zatrudnianiu cudzoziemców?

Koniec części uproszczeń dla obywateli Ukrainy

Prawie 1 mln obywateli Ukrainy korzysta w Polsce z ochrony czasowej potwierdzonej numerem PESEL ze statusem UKR. Setki tysięcy osób posiadają ważne zezwolenia pobytowe, a dziesiątki tysięcy – pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE. Skala zjawiska powoduje, że zmiany legislacyjne mają bezpośredni wpływ na rynek pracy i stabilność zatrudnienia w wielu branżach.

Prezydent podpisał ustawę wygaszającej część rozwiązań wynikających ze specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Dotychczas system opierał się na mechanizmach ochronnych oraz ustawowych przedłużeniach, które zapewniały ciągłość pobytu i pracy bez konieczności każdorazowego podejmowania formalnych działań. W praktyce wiele firm funkcjonowało w warunkach uproszczonych zasad.

Legalny pobyt obywateli Ukrainy w ramach ochrony czasowej został przedłużony do 4 marca 2027 r.

Od 5 marca 2026 r. firmy powinny rozpocząć realne przygotowania do powrotu na standardowe zasady, które obowiązywały przed wybuchem wojny. Ustawodawca wprost wskazuje, że obecne przedłużenie ma charakter finalny. Oznacza to, że po 4 marca 2027 r. zakończą się automatyczne przedłużenia z mocy prawa oraz szczególne ułatwienia w procesach legalizacji pobytu i pracy.

W praktyce za rok wrócimy do klasycznego modelu, w którym:

• nie będzie już automatycznego przedłużania ważności dokumentów,
• każda podstawa pobytu będzie wymagała odrębnej weryfikacji i utrzymania ciągłości,
• uproszczone mechanizmy będą stopniowo zastępowane standardowymi procedurami administracyjnymi.

Dla pracodawców oznacza to konieczność przejścia na pełne, standardowe procedury legalizacyjne. Kluczowe będzie:

• zapewnienie właściwego dokumentu legalizującego pracę, takiego jak oświadczenie o powierzeniu pracy albo zezwolenie na pracę,
• bieżące monitorowanie ważności dokumentów pobytowych,
• utrzymanie spójności pomiędzy warunkami zatrudnienia a treścią dokumentów administracyjnych,
• wdrożenie systemowej kontroli i cyklicznego audytu statusów cudzoziemców w organizacji.

5 marca 2026 r. należy potraktować jako formalny początek okresu przygotowawczego. To moment, w którym organizacje powinny rozpocząć porządkowanie procesów, planowanie wniosków pobytowych i analizę ryzyk, tak aby w marcu 2027 r. wejść w bardziej złożone i wymagające procedury legalizacji pracy cudzoziemców bez presji czasu i zagrożenia przerwą w legalności zatrudnienia.

Szczególne ryzyko: wyjazdy osób z ochroną czasową

W przypadku osób posiadających PESEL ze statusem UKR istotne jest planowanie podróży zagranicznych. Przepisy przewidują utratę uprawnień wynikających z ochrony czasowej w przypadku opuszczenia terytorium Polski na okres przekraczający 30 dni. Dotyczy to również delegacji służbowych. Każdy wyjazd dłuższy niż miesiąc powinien być zatem analizowany indywidualnie pod kątem skutków dla legalności pobytu i dalszego zatrudnienia.

Kogo dotyczy legalizacja pobytu?

Obywatele UE a obywatele państw trzecich

Obywatele UE korzystają z prawa swobodnego przemieszczania się i mają uproszczone reguły pobytu, w tym pobyt do 3 miesięcy bez dodatkowych formalności. Inaczej wygląda sytuacja osób spoza UE: obywatele państw trzecich co do zasady muszą mieć dokument uprawniający do wjazdu i pobytu, a przy pobycie dłuższym muszą przejść procedurę legalizacji pobytu w odpowiednim trybie.

Pobyt krótkoterminowy i pobyt w ramach ruchu bezwizowego

Pobyt krótkoterminowy to najczęściej pobyt do 90 dni w ciągu 180 dni na terytorium państw strefy Schengen. W praktyce bywa realizowany na podstawie wizy Schengen typu C albo w ramach ruchu bezwizowego, o ile cudzoziemiec jest do tego uprawniony.

Wiza długoterminowa i pobyt długoterminowy

Wiza długoterminowa, czyli wiza krajowa typu D, pozwala przebywać w Polsce ponad 90 dni. Po upływie ważności wizy standardem jest złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy.

Legalizacja pobytu krok po kroku

1) Ustalenie celu pobytu i właściwej ścieżki

Najpierw trzeba udokumentować celu pobytu. Inne dokumenty będą wymagane dla: celu wykonywania pracy, prowadzenia działalności gospodarczej, nauki (np. jednolitych studiów magisterskich), łączenia rodzin czy życia rodzinnego w związku małżeńskim z obywatelem polskim.

Przykłady dokumentów potwierdzających cel pobytu:

• umowa o pracę albo inny dokument potwierdzający warunki zatrudnienia w przypadku pobytu w celu wykonywania pracy,
• zaświadczenie z uczelni o przyjęciu na studia lub kontynuowaniu nauki,
• akt małżeństwa w sprawach rodzinnych,
• dokumenty dotyczące członków rodziny pozostających na utrzymaniu.

2) Przygotowanie dokumentów

W wielu postępowaniach urząd weryfikuje:

• ważny dokument podróży oraz tożsamość cudzoziemca,
• miejsce pobytu cudzoziemca oraz dokumenty potwierdzające prawo do lokalu, np. umowa najmu, oświadczenie właściciela lub zameldowanie,
• środki finansowe i pokrycie kosztów utrzymania siebie oraz osób na jego utrzymaniu, zwykle w formule regularnego dochodu wystarczającego,
• ubezpieczenie zdrowotne: potwierdzenie ubezpieczenia w NFZ (np. dokument zgłoszeniowy z ZUS) albo prywatna polisa potwierdzająca pokrycie kosztów leczenia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Dokumenty w językach obcych zazwyczaj muszą być opatrzone tłumaczeniem przysięgłym.

3) Złożenie wniosku najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu

Wniosek składa się osobiście w odpowiednim urzędzie wojewódzkim, najpóźniej w ostatnim dniu pobytu wynikającego z dotychczasowej podstawy. Złożenie wniosku w terminie co do zasady pozwala utrzymać zgodny z prawem pobyt do czasu wydania ostatecznej decyzji.

4) Opłaty i formalności

MOS, czyli Moduł Obsługi Spraw, to rządowy portal uruchomiony przez Urząd do Spraw Cudzoziemców. Służy do przygotowania wniosków i pism w kreatorze, ograniczenia błędów formalnych oraz uzyskania informacji o wymaganych dokumentach; w części spraw umożliwia także przesłanie wniosku lub pisma online.

Wniosek przygotowany w MOS powinien zostać podpisany własnoręcznie lub elektronicznie, zgodnie z wymogami danej procedury.

Najczęściej występują dwie opłaty:

• opłata skarbowa za udzielenie zezwolenia, której wysokość zależy od rodzaju sprawy,
• opłata za wydanie karty pobytu.

Po pozytywnej decyzji w sprawie udzielenia zezwolenia cudzoziemiec otrzymuje kartę pobytu. Karta pobytu potwierdza tożsamość w okresie ważności, ale do przekraczania granicy działa łącznie z ważnym dokumentem podróży.

Zezwolenia pobytowe – rodzaje

Zezwolenie na pobyt czasowy

Zezwolenie na pobyt czasowy to najczęstsza ścieżka w przypadku pobytu w celu wykonywania pracy. Jest udzielane maksymalnie na 3 lata, a dokładny okres zależy od podstawy i złożonych dokumentów.

Pobyt stały i pobyt długoterminowy

Pobyt stały daje stabilniejszy status, a pobyt rezydenta długoterminowego UE jest ścieżką dla osób związanych z Polską dłużej, często z dodatkowymi wymogami (np. znajomość języka polskiego oraz stabilność dochodowa).

Niebieska karta UE

Dla osób pracujących w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji istnieje tryb Niebieska Karta UE. Wymaga ona potwierdzenia kwalifikacji oraz spełnienia kryteriów związanych z warunkami zatrudnienia i poziomem wynagrodzenia. W 2026 roku jest to 13355,34 brutto miesięcznie

Legalizacja pracy

Legalizacja pracy to odrębny obszar od legalizacji pobytu. Oznacza posiadanie dokumentu, który uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy w Polsce, w określonych warunkach.

Podstawami legalizacji pracy są najczęściej:

• oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy,
• zezwolenie na pracę,
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, czyli jedna decyzja pobytowa powiązana z konkretnym pracodawcą i warunkami zatrudnienia.

Najważniejsza zasada dla pracodawcy: warunki pracy w dokumentach muszą być zgodne z warunkami faktycznymi. Dotyczy to w szczególności stanowiska, rodzaju umowy, wymiaru etatu oraz wynagrodzenia. Jeżeli nastąpiła zmiana tych elementów, a dokument nie został zmieniony lub uzyskany na nowo, w trakcie kontroli może zostać stwierdzone naruszenie przepisów dotyczących powierzenia pracy cudzoziemcowi.

Nowa lista zawodów deficytowych

30 stycznia 2026 r. w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowano projekt rozporządzenia w sprawie wykazu grup zawodów, w których występują niedobory kadrowe. Obejmuje on 329 zawodów i ma umożliwiać wojewodom priorytetowe traktowanie wniosków dotyczących cudzoziemców pracujących w tych profesjach.

To może być realne ułatwienie dla firm, ale tylko wtedy, gdy dokumentacja jest przygotowana poprawnie, a warunki zatrudnienia są spójne z wnioskami i zezwoleniami.

Co grozi cudzoziemcowi i firmie przy braku legalizacji pobytu?

Brak legalizacji pobytu cudzoziemca w Polsce wywołuje konsekwencje zarówno administracyjne, jak i faktyczne – dotykające bezpośrednio samego cudzoziemca, ale również pracodawcę, który go zatrudnia.

Jeden błąd, wiele naruszeń: kary i blokada zatrudniania cudzoziemców

Możliwa odmowa wjazdu na terytorium Polski

Jeżeli cudzoziemiec przebywał wcześniej w Polsce nielegalnie (np. przekroczył dopuszczalny okres pobytu bez wizy, po cofnięciu zezwolenia na pobyt lub po upływie ważności karty pobytu), informacja o tym może zostać odnotowana w systemach takich jak SIS (System Informacyjny Schengen) lub w krajowych rejestrach Straży Granicznej.

Oznacza to, że przy kolejnej próbie wjazdu – nawet jeśli formalnie posiada wizę lub dokument podróży – funkcjonariusz Straży Granicznej może odmówić wjazdu, uznając, że cudzoziemiec nie spełnia warunków określonych w Kodeksie Granicznym Schengen (m.in. brak ważnego tytułu pobytowego, wcześniejsze naruszenia przepisów migracyjnych, zagrożenie dla porządku publicznego).

Odmowa wjazdu skutkuje natychmiastowym zawróceniem do państwa, z którego nastąpił przylot lub do państwa pochodzenia, a jej konsekwencje mogą utrudnić przyszłe procedury wizowe.

Decyzja o zobowiązaniu do powrotu (deportacja)

W przypadku stwierdzenia nielegalnego pobytu wojewoda lub komendant Straży Granicznej może wydać decyzję o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu. Jest to formalna decyzja administracyjna, która określa:

• termin dobrowolnego wyjazdu (zazwyczaj 8–30 dni),
• państwo, do którego cudzoziemiec ma powrócić,
• ewentualny zakaz ponownego wjazdu.

Jeżeli cudzoziemiec nie opuści terytorium Polski w wyznaczonym terminie, decyzja może zostać wykonana przymusowo. W skrajnych przypadkach możliwe jest umieszczenie cudzoziemca w strzeżonym ośrodku lub areszcie dla cudzoziemców do czasu wykonania decyzji.

Warto podkreślić, że decyzja powrotowa negatywnie wpływa na przyszłe postępowania legalizacyjne – organy badają historię migracyjną, a wcześniejsze naruszenia przepisów obniżają wiarygodność cudzoziemca.

Zakaz ponownego wjazdu na terytorium kraju lub do strefy Schengen

Zakaz wjazdu może zostać orzeczony łącznie z decyzją o zobowiązaniu do powrotu. Okres zakazu zależy od okoliczności sprawy i może wynosić od kilku miesięcy do nawet 5 lat (a w szczególnych przypadkach dłużej).

Co istotne, zakaz może obejmować:

• wyłącznie terytorium Polski, albo
• cały obszar Schengen (wpis do SIS).

Wpis do Systemu Informacyjnego Schengen ma charakter transgraniczny – oznacza, że cudzoziemiec może zostać zatrzymany lub odesłany również przez służby graniczne innych państw strefy Schengen. Skutki są więc znacznie szersze niż tylko ograniczenie wjazdu do Polski.

Usunięcie zakazu wymaga odrębnej procedury administracyjnej i wykazania istotnych okoliczności przemawiających za jego skróceniem lub uchyleniem.

Utrudniony dostęp do usług publicznych, w tym opieki zdrowotnej

Nielegalny pobyt oznacza brak formalnego statusu pobytowego, co przekłada się na ograniczony dostęp do świadczeń publicznych. Może to oznaczać:

• brak prawa do świadczeń finansowanych przez NFZ,
• trudności w zawieraniu umów (np. najmu, usług telekomunikacyjnych),
• brak możliwości legalnego zatrudnienia,
• problemy z rejestracją działalności gospodarczej lub uzyskaniem numerów identyfikacyjnych.

Przebywanie bez tytułu pobytowego uniemożliwia skuteczne dochodzenie niektórych praw – cudzoziemiec obawia się kontaktu z organami państwa, co prowadzi do faktycznej marginalizacji prawnej.

Konsekwencje dla pracodawcy

Należy wyraźnie zaznaczyć, że skutki braku legalizacji pobytu nie ograniczają się do cudzoziemca. Pracodawca zatrudniający osobę przebywającą nielegalnie naraża się na:

• grzywnę,
• obowiązek pokrycia kosztów związanych z wydaleniem cudzoziemca,
• wykluczenie z postępowań o zamówienia publiczne,
• utratę reputacji oraz wzmożone kontrole PIP i Straży Granicznej,
• odpowiedzialność karną w przypadku uporczywego lub masowego naruszania przepisów.

Ryzyko nielegalnego powierzenia pracy ocenia się odrębnie w odniesieniu do każdej osoby. Sankcje dla firmy mogą wynosić od 3 000 do 50 000 zł za każdego cudzoziemca, a powtarzalność naruszeń może uruchamiać dodatkowe konsekwencje administracyjne.

Oznacza to, że nawet krótkotrwała niezgodność warunków pracy z dokumentem (np. rozszerzenie obowiązków bez aktualizacji) może skutkować kontrolą, karą finansową oraz komplikacjami w kolejnych postępowaniach pobytowych pracownika.

Z perspektywy compliance kluczowe jest:

• monitorowanie terminów ważności wiz i kart pobytu,
• składanie wniosków o przedłużenie pobytu z odpowiednim wyprzedzeniem,
• prowadzenie dokumentacji potwierdzającej legalność zatrudnienia i pobytu.

Zaniedbania w tym obszarze generują ryzyko administracyjne, finansowe i operacyjne – zarówno dla cudzoziemca, jak i dla podmiotu zatrudniającego.

Checklista dla HR – jak przygotować procesy w firmie na kontrolę i audyt?

1. Przeprowadź audyt statusów pobytowych pracowników:
   – kto posiada numer PESEL ze statusem UKR (ochrona czasowa),
   – kto ma zezwolenie na pobyt czasowy,
   – kto posiada zezwolenie na pobyt stały,
   – kto ma status rezydenta długoterminowego UE,
   – kto przebywa i pracuje na podstawie wizy.
2. Zweryfikuj spójność danych: stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy oraz miejsce wykonywania pracy. Każda zmiana tych warunków powinna uruchamiać procedurę oceny skutków dla legalności pracy i – w razie potrzeby – aktualizacji podstawy zatrudnienia lub dokumentu pobytowego/zezwolenia.
3. Wyznacz terminy graniczne i przypisz odpowiedzialności (HR/przełożony/pracownik). Wniosek złożony po terminie może oznaczać przerwę w legalności pobytu lub pracy, a tym samym ryzyko dla pracodawcy.
4. Przygotuj z wyprzedzeniem komplet wzorów i checklistę załączników, w tym m.in.: potwierdzenie ubezpieczenia oraz zaświadczenia o dochodzie. Ustal, które dokumenty wymagają tłumaczenia przysięgłego, i zorganizuj ścieżkę ich pozyskiwania oraz weryfikacji.
5. Składaj wnioski przez MOS, a jednocześnie kontroluj wymogi proceduralne – w szczególności dotyczące osobistego złożenia dokumentów oraz właściwości miejscowej urzędu wojewódzkiego. Zapewnij spójność danych między wnioskiem, załącznikami i dokumentacją kadrową.

Zalegalizuj swój pobyt w Polsce – bez chaosu, ryzyka i nerwów

Planujesz zostać w Polsce dłużej? Chcesz legalnie pracować albo zmienić pracodawcę? Kończy Ci się wiza lub karta pobytu i nie masz pewności, czy wszystko jest w porządku z dokumentami?

Nie musisz samodzielnie analizować przepisów ani stać w kolejkach do urzędów.
Pomożemy Ci przejść przez cały proces – od pierwszej konsultacji aż po decyzję o udzieleniu pozwolenia na pobyt.

Legalizacja pobytu to nie tylko złożenie formularza. To odpowiednie dopasowanie podstawy prawnej, pilnowanie terminów legalnego pobytu oraz zapewnienie, że Twoja sytuacja zawodowa i życiowa jest w pełni zgodna z przepisami obowiązującymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jak działamy?

Najpierw dokładnie analizujemy Twoją sytuację:

• na jakiej podstawie przebywasz na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• czy możesz kontynuować pracę bez ryzyka przerwy w legalnym pobycie,
• czy potrzebny jest pobyt czasowy, zmiana decyzji czy inna forma legalizacji,
• czy dokumenty pracodawcy są zgodne z Twoim statusem.

Dopiero potem wybieramy właściwą ścieżkę. Inaczej wygląda legalizacja pobytu w celu pracy, inaczej w celu prowadzenia działalności, a jeszcze inaczej w sytuacji, gdy celem jest pobyt rezydenta długoterminowego UE.

Naszym zadaniem jest przygotowanie takiej strategii, która zapewni Ci stabilność i ciągłość statusu.

W czym możemy Ci pomóc?

Doradztwo w zakresie zasad pobytu w Polsce

Wyjaśniamy, jakie masz możliwości i jakie warunki musisz spełnić, aby uzyskać legalny pobyt. Analizujemy Twoją historię migracyjną i wskazujemy rozwiązanie, które realnie zwiększa szanse na udzielenie cudzoziemcowi pozwolenia.

Legalizacja pobytu – karta pobytu czasowego

Jeżeli Twoim celem jest pobyt czasowy, przygotowujemy kompletną dokumentację i składamy wniosek we właściwym urzędzie wojewódzkim. Dbamy o spójność warunków zatrudnienia, wynagrodzenia, miejsca zamieszkania i ubezpieczenia.

Po pozytywnej decyzji cudzoziemiec otrzymuje kartę pobytu, która potwierdza jego tożsamość i status pobytowy w okresie jej ważności.

Obywatelstwo/Pobyt rezydenta długoterminowego UE

Jeżeli przebywasz w Polsce od lat i chcesz uzyskać stabilniejszy status, sprawdzamy, czy spełniasz warunki do uzyskania pobytu rezydenta długoterminowego UE lub do rozpoczęcia procedury o obywatelstwo. Prowadzimy sprawę od analizy dokumentów po złożenie kompletnego wniosku.

Zmiana decyzji na pobyt czasowy

Zmiana pracodawcy, stanowiska czy warunków zatrudnienia może wymagać aktualizacji decyzji. Pomagamy dostosować dokumenty tak, aby Twoja sytuacja była zgodna z przepisami i nie naruszała warunków legalnego pobytu.

Dlaczego warto działać teraz?

Błędy w dokumentach, spóźniony wniosek czy niezgodność warunków pracy z decyzją mogą oznaczać:

• utratę legalnego pobytu,
• ryzyko decyzji o zobowiązaniu do powrotu,
• komplikacje przy ponownym wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• problemy przy kolejnych postępowaniach o udzielenie cudzoziemcowi pozwolenia.

Legalizacja pobytu to proces, w którym szczegóły mają znaczenie. Analizujemy nie tylko sam wniosek, ale całą Twoją sytuację prawną, aby zapewnić Ci bezpieczeństwo i stabilność na kolejne miesiące lub lata.

Legalizacja pobytu to nie formalność – to fundament Twojej przyszłości w Polsce.
Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez procedurę profesjonalnie, skutecznie i bez zbędnego stresu.

 

Ustawa wygaszająca pomoc dla obywateli Ukrainy — Co się zmienia od marca 2026 roku?

Sejm przyjął ustawę – co to oznacza?

Sejm Rzeczypospolitej Polskiej uchwalił ustawę, która wygasza rozwiązania wprowadzone ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym. Nowe przepisy mają wejść w życie 5 marca 2026 roku i wprowadzą szereg istotnych zmian zarówno dla obywateli Ukrainy przebywających w Polsce, jak i dla polskich pracodawców oraz instytucji publicznych.

Etapy legislacyjne i wejście w życie

Senat w dniu 28 stycznia 2026 r. przyjął ustawę bez poprawek, co oznacza zakończenie prac parlamentarnych. Ustawa zostanie teraz przekazana do podpisu Prezydenta RP, który ma 21 dni na jej podpisanie. Nowe regulacje co do założeń mają obowiązywać od 5 marca 2026 r.

Nowa definicja pobytu – beneficjent ochrony czasowej

Nowelizacja ustawy wprowadza nową definicję pobytu obywateli Ukrainy – od marca 2026 roku będą oni funkcjonować jako beneficjenci ochrony czasowej. Nadal możliwe będzie posługiwanie się numerem PESEL z adnotacją UKR, który będzie głównym identyfikatorem w kontaktach z administracją publiczną i pracodawcami.

Dokument cyfrowy zamiast zaświadczenia – pełna digitalizacja

Tradycyjne papierowe zaświadczenia Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców zostaną zastąpione dokumentem elektronicznym dostępnym w aplikacji mObywatel (usługa Diia.pl). Nowy dokument:

• będzie oficjalnym potwierdzeniem statusu UKR,
• umożliwi wielokrotne przekraczanie granicy,
• może zostać unieważniony w przypadku zmiany statusu.

Dla pracodawców oznacza to obowiązek bieżącej weryfikacji statusów pracowników.

Praca obywateli Ukrainy – powiadomienia nadal aktualne

Przepisy przejściowe przewidują, że:

• obywatele Ukrainy z PESEL UKR mogą pracować na podstawie powiadomienia,
• osoby z innym legalnym statusem pobytowym mogą również pracować, ale tylko przez 3-letni okres przejściowy (do marca 2029).

Brak złożenia wymaganego powiadomienia będzie skutkować karą grzywny od 1 000 do 3 000 zł. Dotychczas złożone powiadomienia zachowują ważność.

Możliwość prowadzenia działalności gospodarczej (B2B)

Ustawa nie ogranicza możliwości prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej:

• przedsiębiorcy zarejestrowani przed 5 marca 2026 mogą kontynuować działalność,
• nowi beneficjenci ochrony czasowej również będą mogli zakładać firmy po tej dacie.

To dobra wiadomość dla samozatrudnionych obywateli Ukrainy i firm współpracujących z nimi na zasadzie B2B.

Obowiązek aktualizacji danych PESEL – kluczowy termin 31 sierpnia 2026

Osoby, które uzyskały PESEL UKR bez okazania paszportu lub innego dokumentu tożsamości ze zdjęciem, muszą zaktualizować swoje dane do 31 sierpnia 2026 roku. Brak aktualizacji skutkuje:

• utratą ochrony czasowej od 1 września 2026 r.,
• zmianą statusu pobytowego na NUE,
• potencjalną utratą legalnej podstawy zatrudnienia.

Dłuższe terminy w postępowaniach pobytowych

Ze względu na skalę wniosków, czas na wydanie karty pobytu CUKR zostaje wydłużony z 90 do 180 dni. Przedłużona została także ważność wiz, kart pobytu i bezwizowego pobytu – do 4 marca 2027 roku.

Delegacje zagraniczne – ryzyko utraty legalności pobytu

Uwaga dla firm: delegowanie obywatela Ukrainy z PESEL UKR poza Polskę na ponad 30 dni może skutkować utratą ochrony czasowej. Każdy wyjazd powinien być indywidualnie analizowany.

Zmiany w przepisach zabezpieczających

Uchylenie art. 42a oznacza:

• brak możliwości uzyskania rocznego pobytu w sytuacjach wyjątkowych,
• brak okresu przejściowego dla złożonych wniosków,
• konieczność szukania alternatywnych ścieżek legalizacji pobytu.

Wskazówki dla pracodawców – co zrobić już teraz?

Czas do marca 2026 roku to kluczowy okres przygotowawczy. Rekomendowane działania:

• audyt statusów pobytowych wszystkich zatrudnionych obywateli Ukrainy,
• weryfikacja poprawności numerów PESEL UKR,
• informowanie pracowników o konieczności aktualizacji danych,
• zaplanowanie działań legalizacyjnych z wyprzedzeniem.

Podsumowanie

Zmiany w przepisach to ogromne wyzwanie, ale też szansa na uporządkowanie procesów związanych z legalnością zatrudnienia i pobytem obywateli Ukrainy. Warto już teraz przygotować się do nadchodzących zmian, aby uniknąć ryzyka sankcji, utraty personelu i przestojów operacyjnych.

​Dlaczego presja czasu to dziś największy wróg pracodawcy i jak uniknąć błędów w zatrudnianiu cudzoziemców?

Początek roku 2026 to dla wielu pracodawców okres wyjątkowo intensywny.Zmiany w przepisach dotyczących cudzoziemców, zapowiedzi nowych regulacji – w szczególności w zakresie zatrudniania obywateli Ukrainy – powodują naturalny niepokój i presję, aby działać szybko. I właśnie w tym momencie pojawia się największe ryzyko. Nielegalne powierzenie wykonywania pracy bardzo rzadko wynika ze złej woli pracodawcy.

Najczęściej jest efektem:

• pośpiechu,
• błędnej interpretacji przepisów,
• braku planowania,
• albo przekonania, że „przecież dokument jest”.

Ten artykuł ma na celu przypomnieć, na co pracodawcy muszą zwracać uwagę, a zwłaszcza wtedy, gdy zmiany w przepisach wymagają szybkich decyzji.

Nielegalne powierzenie pracy – co to naprawdę oznacza?

Za nielegalne powierzenie pracy uznaje się każdą sytuację, gdy cudzoziemiec:

• pracuje bez dokumentu legalizującego pracę,
• nastąpiła zmiana warunków w trakcie zatrudnienia niż wskazane w dokumencie (stanowisko, etat, umowa, wynagrodzenie),
• rozpoczął pracę przed uzyskaniem wymaganego dokumentu,
• kontynuuje pracę po wygaśnięciu dokumentu lub bez aktualizacji przy zmianach.

Kluczowa zasada:

Dokument legalizujący pracę musi być zgodny 1:1 z rzeczywistym wykonywaniem pracy.

Konsekwencje nielegalnego powierzenia wykonywania pracy

Dlaczego to jest jedna z najpoważniejszych sankcji dla pracodawcy?

Nielegalne powierzenie wykonywania pracy to jedno z najpoważniejszych naruszeń, z jakimi może spotkać się pracodawca i nie sprowadza się wyłącznie do „braku dokumentu”, lecz bardzo często do pracy wykonywanej na innych warunkach niż wskazane w decyzji, oświadczeniu czy powiadomieniu. Konsekwencją takiego naruszenia może być kara grzywny sięgająca nawet 50 000 zł za każdego cudzoziemca, przy czym od niedawna w ramach jednej kontroli każda osoba traktowana jest jako odrębne naruszenie. Co szczególnie istotne, dwukrotne ukaranie pracodawcy w ciągu dwóch lat skutkuje faktyczną blokadą zatrudniania nowych cudzoziemców, ponieważ firma traci możliwość uzyskiwania kolejnych oświadczeń i zezwoleń na pracę. W praktyce oznacza to nie tylko wysokie koszty finansowe, lecz także stopniową utratę pracowników i realne zagrożenie dla ciągłości działalności, dlatego do legalizacji zatrudnienia cudzoziemców należy podchodzić z wyprzedzeniem i bez presji czasu.

Jak uniknąć błędów w zatrudnianiu cudzoziemców? – podpowiadamy:

Mit „wolnego dostępu do rynku pracy” obywateli Ukrainy

Często spotykane (i błędne) przekonanie: „Obywatele Ukrainy mają wolny dostęp do rynku pracy, więc można ich zatrudniać bez formalności”. Właśnie dlatego zatrudnienie obywateli Ukrainy jest często źródłem problemów.

Jak jest naprawdę?

Do 4 marca 2026 r. zatrudnienie obywateli Ukrainy:

• odbywa się na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy,
• które pracodawca składa w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Powiadomienie:

• określa konkretne warunki pracy,
• każda zmiana warunków (stanowisko, etat, wynagrodzenie, umowa) – wymaga złożenia nowego powiadomienia w ciągu 7 dni.

Przykład:

Pracownik z Ukrainy został zatrudniony na pełen etat jako magazynier. Po miesiącu w związku ze spadkiem na produkcji zaczyna pracować na 1/2 etatu – bez nowego powiadomienia. W czasie kontroli uznano, że praca była wykonywana niezgodnie z warunkami powiadomienia.
Efekt: kara za nielegalne powierzenie pracy – mimo że dokument „był”.

Dokument, który w 2026 r. stanie się kluczowy – Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy

Oświadczenie to obecnie najbardziej newralgiczny dokument z punktu widzenia pracodawców. Dotyczy obywateli Ukrainy, Białorusi, Armenii i Mołdawii – i wszystko wskazuje na to, że od wiosny 2026 r. zakres jego stosowania wobec obywateli Ukrainy znacząco wzrośnie.

Zasady?

• musi być pozyskany przed zatrudnieniem,
• zawiera sztywne warunki pracy,
• wymaga braku zaległości w ZUS i US.
• każda zmiana oznacza konieczność uzyskania nowego oświadczenia,
• procedura trwa od 7 do 30 dni, kosztuje 400 zł  i wymaga spełnienia ważnego warunku po stronie pracodawcy – wysłania skanu umowy do urzędu pracy przed powierzeniem pracy.

Przykład:
Firma zatrudniła cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy na stanowisku operator wózka widłowego. Umowa została podpisana obustronnie, a jej skan przesłano do urzędu pracy przed rozpoczęciem pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po dwóch miesiącach pracownik bardzo dobrze się sprawdził i zapadła decyzja o jego awansie na stanowisko brygadzisty.

Decyzja o zmianie stanowiska została podjęta 30 stycznia, a nowy zakres obowiązków miał obowiązywać od 1 lutego. Firma złożyła wniosek o nowe oświadczenie, jednak dokument został wydany dopiero od 5 lutego, a dopiero tego dnia przesłano również do urzędu skan nowej umowy. W efekcie w okresie od 1 do 4 lutego cudzoziemiec wykonywał pracę na stanowisku brygadzisty bez ważnego oświadczenia na te warunki, co podczas kontroli zostało zakwalifikowane jako nielegalne powierzenie wykonywania pracy, mimo że różnica wyniosła zaledwie kilka dni.

Kontrola uznała pracę za nielegalną. Dodatkowo firma, która wcześniej miała już jedno naruszenie, straciła możliwość zatrudniać cudzoziemców na okres 2 lat!

Dokument, który nie wybacza pośpiechu – Zezwolenie na pracę

Zezwolenie na pracę to pełna procedura administracyjna. Czas oczekiwania realnie wynosi dziś 3–5 miesięcy.

Zasady?

• musi być pozyskany przed zatrudnieniem,
• zawiera sztywne warunki pracy,
• wymaga weryfikacji sytuacji finansowej pracodawcy oraz braku zaległości w ZUS i US.
• każda zmiana oznacza konieczność uzyskania nowego zezwolenia na pracę,

Przykład:
Firma zatrudniła cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę na stanowisku „operator maszyn”. Po dwóch miesiącach, wewnętrzną decyzją, zmieniono mu zakres obowiązków i nazwę stanowiska. Zmiana nie została zgłoszona, nowe zezwolenie nie zostało uzyskane.
W czasie kontroli uznano, że praca była wykonywana na innych warunkach niż wskazane w decyzji.

„Ma kartę” nie znaczy „może pracować wszędzie” – Jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (karta pobytu)

Karty pobytu wydawane na podstawie pracy są ściśle powiązane z warunkami zatrudnienia – albo w samej decyzji, albo w Załączniku nr 1.

Cudzoziemiec posiadał ważną kartę pobytu wydaną na firmę A. Firma B uznała, że skoro karta jest ważna, można rozpocząć współpracę. W praktyce była to praca wykonywana bez tytułu uprawniającego do pobytu, tak jak pobyt jest ścisłe związany z warunkami pracy wskazanymi w decyzji pobytowe.  Zatrudnienie zostało uznane za nielegalne.

Ważne:
Przy kartach pobytu kluczowe jest sprawdzenie na jakiej podstawie prawnej oraz na jakie warunki wydana decyzja!

Co może zrobić pracodawca już dziś?

• sprawdzić, na jakiej podstawie pracują obecni cudzoziemcy,
• zweryfikować, czy warunki pracy są zgodne z dokumentami,
• zaplanować z wyprzedzeniem zatrudnienie obywateli Ukrainy bez PESEL UKR(ochrona czasowa),
• przygotować się organizacyjnie na zwiększoną liczbę oświadczeń.

Jeżeli pojawia się myśl: „A może u nas też coś jest nie tak?” — to najlepszy moment, aby to sprawdzić, zanim zrobi to kontrola.

Audyt legalności zatrudnienia lub wsparcie w zaplanowaniu procedur pozwalają uniknąć błędów, których później nie da się naprawić.

 

 

Z dniem 1 grudnia 2025 r. wchodzą w życie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które stanowią kolejny etap wdrażania nowej ustawy o dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

Poniżej przedstawiamy szczegółowy przegląd najważniejszych nowych regulacji wraz z omówieniem wpływu na pracodawców i rynek pracy.

 

 

1. Rozporządzenie ws. wysokości opłat za zezwolenia i oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1622)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

Czterokrotny wzrost kosztu opłat urzędowych za wnioski!

• Oświadczenia o powierzeniu pracy – opłata zwiększona do 400 zł
• Zezwolenie na pracę dla polskiego podmiotu – opłata zwiększona do 400 zł
• Zezwolenia na pracę sezonową – opłata 100 zł
• Uwaga! Zezwolenie na pracę w przypadku delegowania do Polski – aż do 800 zł

 

 

2. Rozporządzenie ws. przypadków pracy bez zezwolenia lub oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1620)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

To rozporządzenie porządkuje katalog wyjątków i określa, kiedy cudzoziemiec może legalnie pracować bez zezwolenia lub oświadczenia:

• doprecyzowano i uporządkowano wcześniejsze wyjątki,
• dodano nowe kategorie uprawnionych, m.in.:
  • studentów stacjonarnych określonych uczelni,
  • absolwentów polskich szkół i uczelni,
  • osoby posiadające szczególny status pobytowy,
  • pracowników instytucji publicznych.

Szczególne znaczenie dla studentów:

Od 1 grudnia 2025 r. prawo do pracy bez zezwolenia przysługuje studentom studiów stacjonarnych, ale tylko w uczelniach:

• zatwierdzonych przez Ministra Spraw Wewnętrznych, lub
• niepodlegających obowiązkowi zatwierdzenia i wobec których nie wydano decyzji o zakazie przyjmowania cudzoziemców.

Okres przejściowy: od 1 grudnia 2025 r. do 30 czerwca 2026 r. przepis ten stosuje się także do studentów uczelni niepublicznych i publicznych zawodowych, które jeszcze nie spełniają wymogów zatwierdzenia.

Na co zwrócić uwagę:

• Po 30 czerwca 2026 r. zatrudnianie studentów z uczelni niespełniających wymogów będzie uznane za nielegalne.
• Pracodawcy powinni już teraz zweryfikować status uczelni, z których pochodzą ich pracownicy-studenci. Wniosek dostępny jest pod adresem: https://www.gov.pl/web/mswia/zloz-wniosek-o-zatwierdzanie-jednostki-na-potrzeby-przyjmowania-cudzoziemcow

 

3. Rozporządzenie ws. państw objętych procedurą oświadczeń (Dz.U. 2025 poz. 1617)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

To rozporządzenie szczególnie uderza w firmy zatrudniające obywateli Gruzji, którzy dotychczas korzystali z najprostszej ścieżki składania oświadczeń.  

Najważniejsze zmiany:

• Gruzini zostali usunięci z procedury oświadczeń – od 1.12.2025 r. nie można już składać oświadczeń o powierzeniu pracy obywatelom Gruzji,
• oświadczenia zarejestrowane wcześniej pozostają ważne do końca okresu ich obowiązywania,
• brak możliwości uzyskania wpisu wielosezonowego dla obywateli Gruzji,
• postępowania wszczęte przed 1.12.2025 r. będą rozpatrywane na starych zasadach.

Na co zwrócić uwagę:

• Pracodawcy zatrudniający Gruzinów muszą przejść na ścieżkę zezwoleń na pracę (typ A) lub zezwoleń sezonowych.
• Warto zaplanować procesy legalizacji z wyprzedzeniem, by uniknąć przerw w zatrudnieniu.

 

 

4. Rozporządzenie ws. dokumentów dołączanych do wniosku o zezwolenie na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. 2025 poz. 1629)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

Wprowadza nowy katalog załączników, które pracodawca musi dołączyć do:

• wniosku o zezwolenie na pracę  oraz zezwolenie na pracę sezonową
• oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,

Co wprowadza to rozporządzenie?

1) Obowiązkowe oświadczenia pracodawcy:

• Oświadczenie o wysokości wynagrodzenia – Pracodawca potwierdza, że wynagrodzenie podane we wniosku ➡ nie jest niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
• Oświadczenie o posiadaniu środków finansowych – Pracodawca oświadcza, że posiada środki lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wobec cudzoziemca.
• Oświadczenie o wiedzy dot. karalności cudzoziemca – Pracodawca oświadcza, czy cudzoziemiec był karany za przestępstwa z art. 270–275 Kodeksu karnego (m.in. fałsz dokumentów, poświadczenie nieprawdy, wyłudzenie poświadczenia nieprawdy).

2) Nowe wymagania dla Agencji Pracy Tymczasowej:

• dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika – potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;

 

 

5. Rozporządzenie MSWiA z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy (Dz.U. 2025 poz. 1647)

Wejście w życie: 1 grudnia 2025 r.

Rozporządzenie to uzupełnia reformę rynku pracy cudzoziemców, wprowadzając nowe wzory formularzy i załączników do wniosków o pobyt czasowy.

Najważniejsze zmiany:

• nowy formularz wniosku,
• nowy zestaw załączników,
• zmniejszona liczba zdjęć – z 4 do 2.

Na co zwrócić uwagę:

• Od 1 grudnia 2025 r. urzędy nie będą przyjmować starych formularzy i załączników.
• Nawet jeśli cudzoziemiec złoży wniosek 1 grudnia z załącznikiem podpisanym 28 listopada, zostanie on odrzucony jako niezgodny z aktualnym wzorem.
• Pracodawcy i pełnomocnicy powinni niezwłocznie zaktualizować swoje szablony dokumentów, by uniknąć odmów.

 

 

Wnioski dla pracodawców

Z czym zderzą się pracodawcy po 1 grudnia?

• Większa formalizacja i biurokracja – nowe oświadczenia, nowe dokumenty, nowe weryfikacje.
• Znaczny wzrost kosztów – czterokrotny wzrost opłat za oświadczenia.
• Koniec taniej i szybkiej ścieżki dla ob. Gruzji.
• Ryzyko nielegalnego zatrudnienia studentów, jeśli uczelnia nie spełnia warunków.
• Konieczność analizy każdego przypadku pod kątem wyłączeń od obowiązku posiadania zezwolenia.

Rekomendacje

• Dokonać aktualizacji planów budżetowych – uwzględniając wzrost kosztów administracyjnych, w szczególności nową wysokość opłat za rejestrację oświadczeń i wniosków o zezwolenie na pracę.
• Przeprowadzić audyt statusów pobytowych zatrudnionych cudzoziemców, ze szczególnym uwzględnieniem obywateli Gruzji oraz studentów uczelni wyższych, w celu zapewnienia zgodności zatrudnienia z nowymi przepisami obowiązującymi od dnia 1 grudnia 2025 r.
• Zweryfikować status uczelni wyższych, których studenci wykonują pracę w ramach zatrudnienia, ze szczególnym uwzględnieniem uczelni niepublicznych i publicznych zawodowych objętych okresem przejściowym do dnia 30 czerwca 2026 r.
• Zapewnić odpowiednią komunikację wewnętrzną pomiędzy działami HR, kadr i operacyjnymi, w celu prawidłowego wdrożenia nowych procedur oraz uniknięcia błędów formalnych w procesach legalizacji pracy cudzoziemców

Wymaga to nie tylko znajomości przepisów, ale aktywnych działań organizacyjnych – od wdrożeń systemowych, przez szkolenia zespołów HR, po audyty i przegląd statusów pobytowych.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu audytu dokumentacji cudzoziemców lub chcesz przygotować swoje działy HR do nowych obowiązków – zapraszamy do kontaktu. Pomogę przełożyć zmiany w przepisach na konkretne rozwiązania organizacyjne.