Negatywne skutki zaniedbań w obszarze HR i rola strategii personalnej

Negatywne skutki wieloletnich zaniedbań w obszarze HR, braku zrozumienia biznesu lub nieodpowiednich kompetencji są długoterminowe i odczuwalne zarówno pod względem kosztów, jak i działań strategicznych – w każdym przypadku. Koniunktura może być dobra, wzrastający popyt, ale w firmie mamy wąskie gardło w postaci braku wydolności realizacyjnej, produkcyjnej i operacyjnej, niedoboru doświadczonych, lojalnych pracowników lub menadżerów… Można by długo wymieniać. Są to utracone korzyści i niewykorzystany potencjał.

Wyobraźmy sobie też odwrotną sytuację: kryzys, brak zamówień, spadek popytu. Uważam, że kryzysy obnażają słabe strony całej organizacji. Weryfikują procesy, kompetencje oraz zaangażowanie zespołów i menadżerów. Unaoczniają faktyczną skuteczność struktur operacyjnych i handlowych. W kryzysie często gubi nas rutyna. Zarówno w trudnych, jak i w korzystnych warunkach niełatwo o szybkie zwroty akcji, a na efekty większości podjętych działań naprawczych trzeba poczekać. Upływ czasu nam jednak nie sprzyja.

Jaką rolę w obu sytuacjach odgrywa strategia HR?

Właściwa strategia personalna przygotowuje organizację na każdą sytuację i każde wyzwanie. Nie tylko wspiera w rozwoju, lecz także odgrywa kluczową rolę w kryzysie – począwszy od:

• przygotowania organizacji pod kątem współmierności kosztów do osiąganych przychodów,
• właściwie zaprojektowanej i optymalnej struktury,
• ewolucji procesów,
• radzenia sobie z deficytem specjalistów w wielu obszarach.

Zmieniają się narzędzia oraz sposoby komunikacji z kandydatem. Zmienia się również sam kandydat, który kiedyś aktywnie poszukiwał zatrudnienia, a obecnie biernie uczestniczy w rywalizacji o niego przez co najmniej kilka organizacji. Dziś rekruter musi w imieniu pracodawcy dotrzeć do takiego kandydata i zachęcić go do rozmów oraz udziału w rekrutacji. Potrzeba do tego odpowiednich narzędzi. Bez kompleksowej, konkurencyjnej oferty, uwzględniającej m.in.:

• możliwości rozwoju,
• szkolenia,
• benefity dostosowane do oczekiwań i różnic pokoleniowych,

jesteśmy na straconej pozycji.

Przewaga konkurencyjna dzięki atrakcyjnej ofercie

Przewagę i konkurencyjność na rynku dają dziś pracodawcy atrakcyjna oferta, pod którą kryje się:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• motywujący system premiowy,
• pakiet benefitów i inicjatyw, które integrują zespoły w dążeniu do wspólnego, ważnego dla wszystkich celu.

Wyzwaniem dla specjalistów ds. HR jest optymalne zarządzanie budżetem personalnym i właściwy dobór oferty, skierowanej do konkretnej grupy pracowników z danej branży. Uważam, że nie jest sztuką przeszacować budżet, ale efektywnie go zaplanować i skutecznie wykorzystać, tak aby zaspokoić potrzeby zarówno pracowników, jak i organizacji. Do tego potrzebna jest gruntowna i praktyczna wiedza z zakresu nie tylko zarządzania zasobami ludzkimi (ZZL), lecz także zarządzania projektami i finansami.

Wyzwania w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej

Wspieram w tym zakresie różne organizacje i po wstępnym audycie widzę, jak wiele oferują swoim pracownikom, co je wyróżnia na tle konkurencji, ile inicjatyw podejmują… Czego w tych firmach jednak brakuje? Choćby komunikacji wewnętrznej oraz z rynkiem, tzn. współpracownikami, a także potencjalnymi kandydatami. Często niedostatecznie wykorzystuje się dostępne narzędzia, takie jak social media, do skutecznego budowania marki pracodawcy.

Kapitał ludzki jako kluczowy aspekt zarządzania zasobami ludzkimi

Zarządzanie zasobami ludzkimi ma jeszcze jeden ważny aspekt: kapitał ludzki, rozumiany jako doświadczenie i kompetencje pracowników, którzy odpowiadają za realizację celów danej organizacji. Inwestycja pracodawcy w rozwój i szkolenia pracowników jest długoterminowa, o czym działy HR powinny pamiętać podczas tworzenia:

• odpowiedniej polityki,
• planów,
• budżetu szkoleniowego.

Plany szkoleniowe powinny być ściśle związane z celami rozwojowymi i biznesowymi organizacji. Inwestując w rozwój pracowników, pracodawca ma również prawo oczekiwać zwrotu poniesionych nakładów w postaci wzrostu efektywności podwładnych w poszczególnych obszarach.

Strategiczna funkcja działu personalnego

Dział personalny pełni strategiczną funkcję w organizacji: zarządza zasobami ludzkimi i wspiera realizację celów biznesowych firmy. Poprzez:

• skuteczną rekrutację,
• szkolenia,
• zarządzanie wynagrodzeniami,
• relacjami pracowniczymi,

zespół HR przyczynia się do tworzenia wartości dodanej oraz do budowania przewagi konkurencyjnej.

W obliczu współczesnych wyzwań dział personalny musi być elastyczny i innowacyjny, aby sprostać oczekiwaniom pracowników oraz zapewnić firmie sukces.

Kluczowe kompetencje specjalisty HR w 2024 roku

Kluczowa dla skuteczności działań zespołu HR jest znajomość:

• procesów,
• narzędzi,
• zależności przyczynowo-skutkowych wynikających z tych zmiennych: kapitał ludzki, wynik, biznes.

Mam jednak świadomość, że nawet z gruntowną wiedzą w tym zakresie trudno jest wspierać organizację i odgrywać w niej strategiczną rolę bez umocowania tej roli przez zarząd. Obserwując pracodawców, zauważam, że trudniej jest specjalistom od HR w organizacjach o tzw. profilach twardych, tzn. inżynieryjnych, technicznych, gdzie obie strony posługują się jakby innymi językami. W takich sytuacjach ważne jest, aby dostosować sposób komunikacji do odbiorcy, a komunikaty opierać na konkretnych danych, statystykach i wynikach czy ilustrować wykresami. To kolejna kluczowa kompetencja specjalisty od HR w 2024 roku. Trzeba wykorzystywać nowoczesne narzędzia i technologie oraz połączyć je z umiejętnościami miękkimi. Po drugiej stronie zawsze stoi przecież człowiek.

Wsparcie w budowaniu kompetencji i strategicznej roli HR

Wraz z Grupą Progres od wielu lat mam przyjemność wspierać firmy i inicjatywy budujące społeczności osób, dla których istotne jest:

• podnoszenie kompetencji całych działów oraz menadżerów ds. zarządzania kapitałem ludzkim,
• uczynienie z nich strategicznych partnerów biznesowych.

Z racji pełnionej funkcji i doświadczenia mam ogromną potrzebę edukowania organizacji, zarządów oraz działów HR w tym zakresie. Chcę pomagać zarządom zrozumieć wartość tej funkcji, aby chciały inwestować w tę strategiczną dla rozwoju biznesu rolę HR. Menadżerów HR edukuję we właściwym podejściu do biznesu oraz tego, w jaki sposób procesy realizowane przez dział HR bezpośrednio wpływają na cele biznesowe organizacji.

Czy warto korzystać z pomocy coacha kariery?

Stoisz przed ważną decyzją zawodową? A może czujesz, że Twoja kariera utknęła w martwym punkcie? Coach kariery może dać Ci dokładnie takie wsparcie, którego potrzebujesz. Kiedy warto skorzystać z pomocy eksperta ds. rozwoju zawodowego i co tak naprawdę daje coaching kariery? Przyjrzyjmy się bliżej temu, co faktycznie może Ci dać współpraca z profesjonalnym coachem.

Czym jest coaching kariery?

Coaching kariery to partnerska relacja między coachem a klientem, której celem jest odkrycie i wykorzystanie pełnego potencjału zawodowego. To nie są zwykłe pogawędki o pracy – to metodyczny proces, który pomaga przejść w karierze od punktu A do punktu B. Coach wykorzystuje sprawdzone narzędzia i techniki, które pozwalają spojrzeć na ścieżkę zawodową z nowej perspektywy. Pracuje nad konkretnymi umiejętnościami, przekonaniami oraz nad nawykami, które mogą blokować rozwój zawodowy jego klienta.

Popularny mit o coachu kariery, który trzeba obalić

“Coach kariery powie mi, co mam robić w życiu zawodowym” – to największe nieporozumienie. Prawda jest taka, że coach nie daje gotowych rozwiązań. Zamiast tego, zadaje trafne pytania i pomaga uporządkować myśli tak, by zwracający się o pomoc sam doszedł do najlepszych dla siebie wniosków

Kiedy warto udać się do coacha?

Moment zwrotny w karierze to nie jest jedyny sygnał do rozpoczęcia coachingu kariery. Wsparcie eksperta ds. rozwoju zawodowego może przydać się także wtedy, gdy:

• Czujesz, że Twoja kariera nie rozwija się tak, jak byś chciał
• Zastanawiasz się nad zmianą branży lub stanowiska
• Masz trudności z podejmowaniem decyzji zawodowych
• Chcesz zwiększyć swoją efektywność w obecnej roli
• Planujesz awans i potrzebujesz wsparcia w rozwoju kompetencji przywódczych
• Wracasz na rynek pracy po dłuższej przerwie np. po urlopie macierzyńskim

Coaching kariery w praktyce sprawdza się na każdym etapie rozwoju zawodowego. I wcale nie musisz być w kryzysie, żeby skorzystać z takiej pomocy. Często najlepsze efekty osiągają osoby, które proaktywnie inwestują w swój rozwój.

Jak wybrać odpowiedniego coacha?

Poszukaj osoby z certyfikatami uznanych organizacji coachingowych i z doświadczeniem w branży, która Cię interesuje. Dobry coach ma za sobą własną ścieżkę rozwoju zawodowego i rozumie realia rynku pracy.

Przed podjęciem współpracy warto umówić się na sesję próbną – tzw. chemistry meeting (pierwsze spotkanie sprawdzające “chemię” między coachem a klientem) – które zweryfikuje, czy nadajecie na tych samych falach, rozumiecie się wzajemnie i czujecie komfort w swojej obecności. “Chemia” między coachem a klientem to podstawa efektywnej współpracy. Bez niej nawet współpraca z najbardziej doświadczonym specjalistą może nie przynieść zamierzonych rezultatów.

Czy coaching jest skuteczny?

Skuteczność coachingu kariery potwierdzają indywidualne historie sukcesu i, co istotne, rzetelne badania. Według jednego z nich (CNBC/SurveyMonkey Workplace Happiness Survey) ponad 9 na 10 pracowników (91%), którzy mają mentora, jest zadowolonych ze swojej pracy, w tym ponad połowa (57%) jest “bardzo zadowolona”. Co więcej, okazuje się, że osoby korzystające z coachingu kariery mają pięciokrotnie większe szanse na awans w porównaniu z tymi, które nie uczestniczyły w takim procesie.

Mimo tego warto pamiętać, że prawdziwym kluczem do sukcesu jest odpowiednie nastawienie i zaangażowanie klienta. Coaching nie jest ani doradztwem zawodowy, ani terapią, ani… magiczną różdżką – to droga do odkrywania potencjału, która wymaga aktywnej pracy z obu stron.

Co realnie zyskasz ze współpracy z coachem kariery?

Przede wszystkim – świeże spojrzenie i profesjonalne narzędzia. Coach kariery pomoże Ci zidentyfikować Twoje mocne strony, których być może nawet nie dostrzegasz. Przeprowadzi przez proces samopoznania, używając sprawdzonych metod i testów kompetencji.

Konkretne korzyści z coachingu kariery:

• Odkryjesz swoje prawdziwe talenty i wartości zawodowe
• Nauczysz się podejmować lepsze decyzje związane z Twoją karierą
• Wypracujesz skuteczne strategie rozwoju zawodowego
• Przełamiesz ograniczające przekonania
• Zwiększysz pewność siebie w środowisku zawodowym
• Stworzysz realny plan działania i nauczysz się go realizować

Coaching kariery – tak, ale kiedy?

Najlepszy moment na rozpoczęcie coachingu kariery to… teraz. Nie czekaj na kryzys czy wypalenie zawodowe. Proaktywne podejście do rozwoju kariery daje najlepsze efekty. Coach pomoże Ci przygotować się na nadchodzące zmiany na rynku pracy i wykorzystać pojawiające się szanse.

Coaching kariery to inwestycja w siebie, która – odpowiednio przeprowadzona – zwraca się z nawiązką. Tylko co zrobić, żeby tak się faktycznie stało? Po pierwsze podjąć decyzję. Po drugie znaleźć właściwego coacha kariery i po trzecie – w pełni zaangażować się w proces. Pamiętaj, że Twoją karierą nie powinien rządzić przypadek, ale Twoje świadome wybory i strategiczne działanie, w którym może pomóc Ci właśnie dobry coach kariery.

Jakie dokumenty muszą posiadać pracownicy na umowie B2B?

Własna działalność gospodarcza i zatrudnienie na podstawie umowy B2B – dla jednych to przepustka do zawodowej wolności, dla innych – źródło niepotrzebnego stresu. Po Twojej głowie chodzi właśnie taki karierowy zwrot akcji? Chcesz pracować na kontrakcie B2B? Zanim zaczniesz, musisz poznać jego wszystkie formalne wymogi. Bo choć wydaje się, że nie ma nic lepszego poza “byciem szefem samemu sobie”, w praktyce B2B oznacza szereg konkretnych dokumentów i zobowiązań, o których pracownicy z własną działalnością często dowiadują się… zbyt późno.

Jakie dokumenty trzeba skompletować, by podpisać umowę B2B? I co należy zrobić jeszcze zanim rozpoczną się rozmowy z przyszłym pracodawcą? W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania związane z zatrudnieniem na zasadzie kontraktu Business-to-Business.

Czym jest umowa B2B?

Jak sama nazwa wskazuje umowa Business-to-Business (B2B, z ang. dosł. biznes dla biznesu) to nic innego jak kontrakt między dwoma lub więcej podmiotami gospodarczymi (przedsiębiorstwami). Umowa B2B może określać współpracę dwóch dużych przedsiębiorstw (np. spółek) realizujących wspólne projekty lub stanowić podstawę współpracy między właścicielem jednoosobowej działalności gospodarczej a firmą zlecającą. To fundamentalna zmiana w porównaniu z tradycyjną umową o pracę. W świetle prawa pracownik staje się niezależnym przedsiębiorcą, który świadczy usługi innemu podmiotowi. Kluczowa różnica polega na tym, że nie podlega już Kodeksowi Pracy, a współpraca regulowana jest przez Kodeks Cywilny.

Wypłata na B2B, czyli jak rozliczać się z pracodawcą

Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, zatrudniony na podstawie kontraktu B2B co miesiąc wystawia firmie pracodawcy fakturę na uzgodnioną kwotę. Faktura sprzedaży powinna zawierać wszystkie ustalone w umowie elementy wynagrodzenia – zarówno podstawową stawkę, jak i dodatkowe składniki, tj. premie czy bonusy za zrealizowane projekty. Płatność następuje zwykle w ciągu 14 lub 30 dni od wystawienia faktury (w zależności od terminu zapłaty ustalonego między stronami), bezpośrednio na konto firmowe przedsiębiorcy lub, jeśli w dokumencie sprzedaży zaznaczono inaczej – gotówką.

Co istotne, w przeciwieństwie do zatrudnienia na etacie, w przypadku umowy B2B firma zlecająca nie odprowadza za współpracownika żadnych składek ani zaliczek na podatek – te obowiązki spoczywają wyłącznie na przedsiębiorcy pracowniku.

Niezbędne dokumenty przy współpracy B2B

1. Dokumenty rejestracyjne

Podstawa działalności B2B to prawidłowa rejestracja firmy. Wypis z CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) jest dowodem na legalne prowadzenie działalności, a numery NIP i REGON służą do jednoznacznej identyfikacji przedsiębiorstwa w kontaktach z urzędami i kontrahentami. Równie istotne jest zgłoszenie siedziby firmy – nawet jeśli działalność prowadzona jest z domu (np. na zasadzie pracy zdalnej), wymagane są odpowiednie dokumenty potwierdzające prawo do korzystania z lokalu.

2. Dokumenty ubezpieczeniowe

Każdy przedsiębiorca musi być ubezpieczony w ZUS. Wybór odpowiedniego formularza zgłoszeniowego zależy od tego, czy działalność jest jedynym źródłem dochodu (ZUS ZUA), czy dodatkowym (ZUS ZZA). W niektórych branżach konieczne może okazać się też wykupienie dodatkowego ubezpieczenia OC, które chroni przed skutkami finansowymi ewentualnych błędów.

3. Dokumenty podatkowe

Wybór formy opodatkowania to jedna z najważniejszych decyzji przy zakładaniu firmy. Dlaczego? Wpływa na wysokość podatków i sposób prowadzenia księgowości. Do wyboru jest kilka opcji, m.in. skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Każda z nich ma swoje zalety i wady, dlatego warto skonsultować ten wybór z doradcą finansowym lub księgowym. Co istotne, decyzję o formie opodatkowania należy podjąć na początku działalności, a jej zmiana w trakcie roku podatkowego nie jest możliwa.

Jeśli przedsiębiorca planuje współpracę z większymi firmami, prawdopodobnie będzie musiał zostać płatnikiem VAT, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dokumentacyjnymi.

Fakturowanie bez VAT – kto ma takie prawo?

Jak podaje portal podatki.gov.pl, status podatnika zwolnionego z VAT może uzyskać przedsiębiorca, którego wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym 200 000 złotych lub który rozpoczyna wykonywanie czynności opodatkowanych VAT w trakcie roku, z tym że przewidywana przez niego wartość sprzedaży (bez podatku) w tym roku nie może przekroczyć 200 000 zł w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej.

To tzw. zwolnienie podmiotowe, które jest szczególnie korzystne dla początkujących przedsiębiorców i osób świadczących usługi dla klientów indywidualnych. Zwolnienie z VAT oznacza prostszą księgowość i mniej formalności, ale z drugiej strony też brak możliwości odliczania VAT od zakupów firmowych.

Czy na umowie B2B można wystawiać fakturę bez VAT?

Tak – na umowie B2B można wystawiać faktury bez VAT, pod warunkiem posiadania statusu podatnika zwolnionego z podatku od towarów i usług. Na fakturze wystawionej przez podatnika zwolnionego musi znaleźć się adnotacja “zwolnione z VAT” wraz z odpowiednią podstawą prawną tego zwolnienia. Trzeba jednak pamiętać, że duże firmy zwykle preferują współpracę z płatnikami VAT. Pozwala im to odliczać podatek naliczony.

4. Dokumenty dotyczące kwalifikacji

W wielu branżach (np. w transporcie lub usługach budowlanych) samo założenie firmy nie wystarczy. Potrzebne są również odpowiednie uprawnienia zawodowe. Mogą to być certyfikaty, licencje czy zaświadczenia o przynależności do organizacji branżowych. Warto je skompletować jeszcze przed rozpoczęciem działalności.

5. Dokumenty dodatkowe

Te pozornie mniej istotne elementy często okazują się bardzo przydatne w codziennym prowadzeniu firmy i podpisywaniu umów B2B. Dobrze przygotowany regulamin świadczenia usług czy profesjonalne wzory umów przygotowane przez prawnika mogą uchronić przed wieloma problemami w przyszłości. Dlatego warto zainwestować w ich przygotowanie już na starcie działalności.

Czy pracując na umowie B2B, przedsiębiorca naprawdę jest swoim szefem?

Współpraca B2B opiera się na partnerskich relacjach między dwoma niezależnymi podmiotami gospodarczymi. Przedsiębiorca świadczący usługi w tym modelu jest współpracownikiem, a nie pracownikiem zlecającego. Prawdziwa umowa B2B oznacza realną niezależność gospodarczą – przedsiębiorca sam określa, jak najefektywniej dostarczyć uzgodnione rezultaty, może też równolegle realizować projekty dla innych kontrahentów, a jego relacja z firmą zlecającą ogranicza się do realizacji konkretnych projektów. To model, który sprawdza się świetnie w branżach projektowych, konsultingowych czy kreatywnych.