W dzisiejszych czasach trudno o pracowników, którzy w jednej firmie spędzą całe życie. Rozstanie z pracownikiem to moment, który budzi wiele emocji i niepewności. Najważniejsze jednak, abyśmy nie zapomnieli o tym, że podczas niewątpliwie trudnych pożegnań z pracownikami nie powinniśmy palić mostów. Czy takie rozstania zawsze muszą być bolesne? Czy istnieją sposoby, aby przejść przez tę sytuację z szacunkiem i profesjonalizmem? Jak zatem rozstać się z pracownikiem, aby być dobrze zapamiętanym i nie zaszkodzić marce? Mamy na to kilka sposobów.

Offboarding to zaplanowany proces zwalniania pracowników. Mimo tego, że brzmi to dość drastycznie, jest to bardzo ważny element w zarządzaniu całym przedsiębiorstwem. Jeśli kadra menedżerska wie, jak zwalniać, ten proces nie powinien nieść za sobą szkodliwych dla firmy konsekwencji. Co więcej, offboarding jest nakierowany na osoby zwalniane, dlatego powinien im służyć, aby w przyszłości mogli znaleźć pracę i nie tracili poczucia własnej wartości.

Jak efektywnie przeprowadzić offboarding pracownika?

Offboarding pracownika, czyli proces zakończenia współpracy z pracownikiem, jest równie istotny jak onboarding. Właściwe przeprowadzenie offboardingu ma kluczowe znaczenie dla pozytywnego wizerunku firmy oraz zadowolenia zarówno odchodzącego pracownika, jak i pozostałych członków zespołu. Efektywny offboarding powinien rozpocząć się od stworzenia szczegółowego planu. Określ, kto jest odpowiedzialny za poszczególne kroki, jakie dokumenty i formalności są wymagane oraz w jaki sposób zostaną przekazane informacje pracownikowi.

Kiedy już wiesz, że pracownik będzie odchodził, nie zwlekaj z przekazaniem informacji. Skontaktuj się z nim wcześnie, aby omówić datę odejścia, przyczyny i inne istotne kwestie. To pomoże zminimalizować niepewność i dezinformację. Jeśli pracownik jest zaangażowany w jakieś projekty lub zadania, omów, jakie kroki należy podjąć, aby je zakończyć lub przekazać innym członkom zespołu. Upewnij się, że wszystkie kluczowe informacje zostaną przekazane, aby nie pozostawiać luk w pracy. Zadbaj o stronę formalną i niezbędne dokumenty. Upewnij się również, że wszelkie kwestie finansowe są uregulowane w sposób klarowny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Zadbaj o wypłatę wynagrodzenia, ewentualne świadczenia czy o zapłatę za nadgodziny.

Zajmij się formalnościami, takimi jak podpisanie dokumentów potwierdzających zakończenie współpracy czy zwrot firmowego sprzętu. Ustal, jakie kroki należy podjąć, aby wszystko zostało zakończone w sposób właściwy. Przed odejściem pracownika, wyraź swoje uczucia i podziękowanie za jego dotychczasowy wkład i wysiłek. To pomoże pracownikowi odejść z poczuciem docenienia i zadowolenia z czasu spędzonego w firmie. Jeśli jest taka możliwość, zorganizuj niewielkie wydarzenie pożegnalne lub spotkanie z zespołem, aby wspólnie podziękować odchodzącemu pracownikowi i stworzyć pozytywne wspomnienia i atmosferę. To również zachęci innych pracowników do postrzegania offboardingu jako naturalnej części życia firmy.

Jak poinformować zespół o zwolnieniu pracownika?

Podczas offboardingu istotne jest zapewnienie wsparcia i przekazywania informacji pozostałym pracownikom. Ich brak może prowadzić do plotek i dezinformacji, co negatywnie wpłynie na atmosferę w firmie. Ważne jest, aby pracodawca wyjaśnił przyczyny odejścia pracownika w sposób uczciwy i jasny. Pracodawca może zorganizować wspólne spotkanie, na którym można otwarcie porozmawiać o zmianach i odpowiedzieć na pytania pracowników. To pomoże złagodzić obawy i wyjaśnić wszelkie wątpliwości.

Jak offboarding pracownika wpływa na zadowolenie z pracy pozostałych pracowników?

Rozstanie z pracownikiem może wywołać niepokój wśród pozostałych członków zespołu. Dlatego ważne jest, aby pracodawca zapewnił pozostałych pracowników, że firma wciąż stawia na ich rozwój i stabilność. To pomoże zachować pozytywną atmosferę w zespole. Jeśli odejście kolegi z działu spowodowało natłok pracy i wiele niedokończonych projektów, pracodawca powinien okazać swoje wsparcie, np. oferując dodatkową pomoc na czas, kiedy zadania zostaną dokończone. Warto poinformować pozostałych pracowników o zmianach, które nadejdą. Uspokoić ich obawy przed dalszymi zwolnieniami i przygotować na nowe obowiązki.

Żegnając pracownika, firma może dać szansę rozwoju pozostałym członkom zespołu. Dzięki delegowaniu nowych zadań i projektów, pracownicy mogą poczuć się docenieni i zmotywowani do dalszej pracy. To pozytywnie wpłynie na ich zadowolenie z pracy. Sposób, w jaki firma przeprowadza offboarding pracownika, może stanowić przykład na przyszłość. Jeśli proces jest prowadzony z szacunkiem dla wszystkich stron, można dzięki niemu zbudować atmosferę zaufania i dać poczucie profesjonalizmu.

Jak rozstać się z pracownikiem w dobrej atmosferze?

Zwalniany pracownik zawsze ma w głowie jedno zasadnicze pytanie: „Dlaczego ja?”, dlatego tak ważna jest szczera rozmowa i poinformowanie go o przyczynach zwolnienia. Jednocześnie dobrze jest podkreślić i docenić dotychczasowe starania, osiągnięcia i to, jak dany pracownik przyczynił się do rozwoju firmy. Do każdego zwalnianego pracownika należy podejść indywidualnie, szczególnie wtedy, jeśli jest to rozstanie po kilku lub kilkunastu latach współpracy. Pracodawca powinien otwarcie rozmawiać z pracownikiem o przyczynach decyzji oraz zapewnić jasne wyjaśnienie sytuacji. Unikanie dezinformacji i niejasności może pomóc w złagodzeniu poczucia bólu związanego z rozstaniem. Rozstanie z pracownikiem to nie tylko zakończenie współpracy, ale także początek nowego etapu w życiu pracownika. Pracodawca może ofiarować pomoc w znalezieniu nowej pracy, udzielając porad dotyczących poszukiwań zatrudnienia, tworzenia CV czy rozmów kwalifikacyjnych. To wsparcie może być cenne dla pracownika i zmniejszyć jego obawy związane z przyszłością.

Nawet jeśli rozmowa twarzą w twarz nie jest możliwa, wypowiedzenia nie powinno się wręczać jedynie drogą mailową lub listowną. Warto zorganizować spotkanie, nawet online, aby porozmawiać o zwolnieniu, zanim zostanie ono dostarczone w formie papieru do podpisu.

Czy Candidate Experience na przestrzeni ostatnich lat przeszedł rewolucję?

Czy fakt, iż doświadczenia Kandydatów są coraz częściej mierzone, a świadomość Kandydatów na temat ich wrażeń z rekrutacji większa, wpłynęło na wdrażanie lepszych praktyk w pozyskiwaniu talentów do organizacji? Wierzę, że TAK 😊

Candidate Experience jest zjawiskiem, na który coraz większy nacisk kładą firmy rekrutacyjne oraz wewnętrzne działy HR. Budowanie świadomości Managerów z całej organizacji na temat doświadczeń Kandydatów, by także zwracali uwagę na transparentność i szacunek podczas realizowania procesów rekrutacyjnych jest jednym z największych wyzwań współczesnego rynku pracy. Według opinii Kandydatów, oprócz atrakcyjności oferty i ogólnych warunków zatrudnienia, czynnikiem determinującym akceptację oferty są wrażenia i doświadczenia zdobyte podczas spotkań rekrutacyjnych z potencjalnym pracodawcą. Podstawą budowania dobrych doświadczeń Kandydatów jest szczerość w całym procesie rekrutacyjnym, począwszy od transparentnej oferty pracy, która jasno określa warunki przyszłej pracy. Z uwagi na złożoność procesu coraz częściej organizacje decydują się na przekazywanie realizacji rekrutacji w ręce specjalistów z firm zewnętrznych. Dzięki temu wewnętrzne działy HR oszczędzają czas, który mogą spożytkować na procesy HR, takie jak onboarding, czy budowanie ścieżek karier w organizacji.

Czym jest proces rekrutacyjny? To etap poznawania i budowania relacji pomiędzy Kandydatem, a przyszłym pracodawcą (rekruterem), którego celem jest zatrudnienie. Na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że to nic skomplikowanego, aczkolwiek rzeczywistość obnaża prawdę. Jaka ona jest? W dalszym ciągu są Kandydaci, którzy nie czują satysfakcji z przebiegu rekrutacji.

Co może wpłynąć na osiągnięcie wysokiego poziomu Candidate Experience?

• Transparentna oferta pracy – konkretna, zawierająca niezbędne informacje na temat stanowiska, wynagrodzenia, formy współpracy, benefitów, czy jakże ostatnio popularnej pracy zdalnej.
• Czas – Kandydat decydujący się na zmianę pracy z reguły jest pewny swojej decyzji i to właśnie tu i teraz zależy Jemu na zmianie pracy. Zbyt długie oczekiwanie zaburza pewność siebie Kandydata i obniża Jego zainteresowanie daną rekrutacją. Oczywiście nie każdy Kandydat pasuje do wymaganego profilu, jednak w Candidate Experience chodzi także
  o umiejętność informowania na temat odrzucenia aplikacji i jego powodów.
• Zaangażowanie Rekrutera – w tym wypadku inne zadania czekają Rekrutera firmy zewnętrznej, a inne Rekrutera z wewnętrznego działu HR. Rekruter z firmy rekrutacyjnej powinien być kimś więcej niż osobą oceniającą, powinien stać się Doradcą i Opiekunem Kandydata podczas całego procesu, a także również i po nim.
• Przejrzystość procesu rekrutacji – określenie czasu i etapów trwania projektu, jego składowych, osób biorących udział w rekrutacji, wskazówek na co warto zwrócić uwagę. Ważne jest także przedstawienie kultury organizacyjnej, środowiska pracy i możliwości rozwoju w organizacji – jest to zadanie zarówno Rekrutera z firmy zatrudniającej, jak i realizującej rekrutację dla swojego Klienta.
• Feedback – zarówno ten pozytywny, jak i negatywny. Z pojęciem feedbacku powinniśmy zmierzyć się już na etapie złożenia aplikacji przez Kandydata. Dobrze skrojony negatywny feedback to taki, w którym potrafimy wskazać powód braku dopasowania do stanowiska, luki kompetencyjne oraz obszar do poprawy. Większość Kandydatów doceni wysiłek włożony
  w przesłanie informacji zwrotnej, co może zaprocentować dobrą opinią firmy na rynku. Pozytywny feedback jest dużo łatwiejszy, a jego rolą jest budowanie więzi z Kandydatem,
  z którym mamy nadzieję, że przejdziemy przez całą rekrutację, aż do zatrudnienia.
• Zaangażowanie innych działów firmy w budowanie Candidate Experience – Rekruter może w stopniu bardzo wysokim wpłynąć na zadowolenie Kandydata, ale bez udziału Managerów Jego wysiłek może pójść na marne i ogólne wrażenia z całego procesu mogą nie osiągnąć spodziewanego wyniku.

Dbając o wysokie zadowolenie Kandydatów, firma może bez większych nakładów finansowych wpłynąć na rozpoznawalność marki oraz kreowanie pozytywnego wizerunku organizacji na rynku. Budowanie Candidate Experience jest procesem ciągłym i powinien być cały czas weryfikowany. Umiejętne oraz otwarte słuchanie opinii Kandydatów na temat firmy oraz procesu rekrutacyjnego może wskazać obszary do poprawy. Badanie satysfakcji Kandydatów to najprostszy sposób, żeby dowiedzieć się, co działa, a co należy w prowadzonych rekrutacjach poprawić.

Prowadzone badania w obszarze Candidate Experience pokazują, że oczekiwania Kandydatówna przestrzeni lat znacząco się nie zmieniły, a pracodawcy coraz częściej zwracają uwagę na to, by je spełniać.

Jaka jest Wasza opinia na ten temat? Czy jako Kandydaci odczuliście poprawę w podejściu Rekruterów i Firm do prowadzenia rekrutacji?

Martyna Wawrzyniak – Senior Recruitment Specialist

Więcej wpisów