Od 1 lipca i 1 sierpnia 2025 r. pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą stosować się do nowego obowiązku: przekazywania kopii umów do urzędu właściwego ze względu na podstawę zatrudnienia.

Zmiany te są wynikiem wejścia w życie:

ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom,

Zebraliśmy najczęstsze pytania i wątpliwości, jakie pojawiają się w związku z nowymi regulacjami i przygotowaliśmy praktyczne wyjaśnienia oparte na przepisach i interpretacjach Ministerstwa oraz szczegółową instrukcję.

Podstawy prawne

Zgodnie z art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom:

„Przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, pracodawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w formie pisemnej, w języku polskim, oraz do przekazania jej skanu za pomocą systemu teleinformatycznego…”

Oraz art. 17  ust. 1 tejże ustawy:

„Kopia umowy musi być przekazana do organu, który wydał zezwolenie na pracę, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.”

Od kiedy obowiązek?

• Od 1 lipca 2025 r. – dla oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwoleń na pracę sezonową
• Od 1 sierpnia 2025 r. – dla zezwoleń na pracę (wydawanych przez wojewodę)

Obowiązek dotyczy nie tylko dokumentów zarejestrowanych/uzyskanych po wejściu w życie ustawy – czyli:

• oświadczeń, zezwolenia sezonowe od 01.07.2025 r.,
• zezwoleń od 01.08.2025 r.

Co istotne – nie chodzi wyłącznie o dokumenty uzyskane po tych datach. Obowiązek przekazania umowy dotyczy również oświadczeń/zezwoleń zarejestrowanych przed 01.07.2025 lub 01.08.2025. Kluczowe znaczenie ma data rozpoczęcia pracy, a nie sama data wydania dokumentu.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, kluczowa jest prawidłowa kolejność:

1. Podpisanie umowy z cudzoziemcem (w języku polskim oraz przedłożenie tłumaczenia umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca)
2. Przekazanie kopii umowy do urzędu, który wydał oświadczenie/zezwolenie – wyłącznie przez system praca.gov.pl,
3. Rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca – dopiero po wykonaniu powyższych kroków.

Jeśli cudzoziemiec rozpocznie pracę przed przesłaniem umowy do urzędu – uznaje się, że zatrudnienie było nielegalne, co może skutkować sankcjami administracyjnymi dla pracodawcy.

Najczęstsze pytania i odpowiedzi

1. Kiedy najwcześniej można przesłać kopię umowy do urzędu?

Zaraz po jej podpisaniu – nawet kilka dni przed rozpoczęciem pracy, pod warunkiem że umowa zawiera właściwe dane i została podpisana przez obie strony.

2. Kiedy najpóźniej trzeba to zrobić?

Najpóźniej przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca – oznacza to, że nawet 1 godzina wcześniej (np. umowa przesłana o 7:00, a praca zaczyna się o 8:00) jest zgodna z przepisami.
Nie można tego zrobić już po rozpoczęciu pracy.

3. Czy zmiany dotyczą obywateli Ukrainy zatrudnianych na podstawie powiadomień?

Nie. Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy nie podlega nowemu obowiązkowi przesyłania kopii umów.

Uwaga: jeżeli obywatel Ukrainy pracuje na oświadczeniu lub zezwoleniu, wówczas obowiązek go dotyczy.

4. Czy trzeba przekazywać każdą przedłużoną umowę?

Nie zawsze.
Zgodnie z wytycznymi MRPiPS, przesyłamy tylko pierwszą umowę zawartą na podstawie danego oświadczenia/zezwolenia – jeśli kolejne umowy są na tych samych warunkach, nie trzeba ich ponownie przesyłać.

5. Czy obowiązek dotyczy cudzoziemców zatrudnionych przed 1 lipca lub 1 sierpnia 2025 r.?

Nie – obowiązek nie działa wstecz.
Dotyczy tylko osób zatrudnianych:

• na podstawie oświadczeń/zezwoleń sezonowych od 01.07.2025,
• na podstawie zezwoleń na pracę od 01.08.2025.

6. Czy można dołączać umowę do wniosku o zezwolenie?

Nie. Przekazanie kopii umowy odbywa się osobno i wyłącznie przez praca.gov.pl, po uzyskaniu oświadczenia/zezwolenia i przed rozpoczęciem pracy.

Podsumowanie: jak nie złamać przepisów?

• Umowa powinna być zawsze podpisana przed rozpoczęciem pracy.
• Skan umowy należy przesłać przez portal praca.gov.pl przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.
• Warunki umowy powinny być zgodne z danymi zawartymi w oświadczeniu lub zezwoleniu.
• Obowiązek przekazania umowy dotyczy zarówno umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych.
• W przypadku kolejnych umów zawieranych na identycznych warunkach, przekazaniu podlega wyłącznie pierwsza z nich.

Jeśli chcesz mieć pewność, że zatrudnienie cudzoziemców w Twojej firmie odbywa się zgodnie z przepisami, lub przygotować swój zespół HR na nowe obowiązki – pomagamy we wdrażaniu procedur, przeprowadzamy audyty legalności zatrudnienia oraz prowadzimy szkolenia dla kadry HR i kadrowo-płacowej.

W razie potrzeby udostępniamy również praktyczną instrukcję przesyłania umów krok po kroku – kliknij w link, aby ją otrzymać.

Po niedawnej konferencji zorganizowanej przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie nowej ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, wielu pracodawców zadaje sobie jedno kluczowe pytanie:

Czy cudzoziemiec, który dziś posiada wizę uprawniającą do pracy, po wejściu w życie nowych przepisów wciąż będzie mógł legalnie pracować w Polsce?

Niestety, odpowiedź nie jest prosta — a czasu na przygotowania coraz mniej.

Nowa ustawa – zmiany w zatrudnianiu

Zgodnie z projektowaną ustawą, która została podpisana przez Prezydenta i czeka na publikację, zmienia się lista podstawy pobytu i jego cel, co do możliwości podjęcia pracy. Nowe przepisy jasno określają, które typy wiz i dokumentów pobytowych nie będą już uprawniać do pracy, nawet jeśli cudzoziemiec posiada oświadczenie lub zezwolenie. W praktyce może to oznaczać, że wiele osób pracujących dziś w Polsce legalnie — po wejściu ustawy w życie – automatycznie straci prawo do pracy.

Przykład z praktyki:

Weźmy pod lupę popularny przypadek: Cudzoziemiec z Białorusi, posiadający wizę oznaczoną jako cel „02” (odwiedziny) i ważne oświadczenie o powierzeniu pracy. Dziś taka osoba może legalnie pracować w Polsce. Jednak zgodnie z nową ustawą taka wiza nie będzie już uprawniać do zatrudnienia, co oznacza automatyczne uznanie zatrudnienia za nielegalne — wraz z grożącymi za to sankcjami.

Które postawy pobytowe zostaną wyłączone?

Zgodnie z nowelizacją i obowiązującym rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji ( z dnia 22.03.2022), pracodawcy powinni szczególnie zwracać uwagę na oznaczenie celu na wizie, np.:

• „01” – cel turystyczny
• „02” – odwiedziny u rodziny lub przyjaciół
• „11” – kształcenie lub szkolenie nieuprawniające do pracy
• „14” – leczenie
• „23” – gdy wiza jest wydawana w celu innym niż określony w art. 60 ust. 1 pkt 1–24b ustawy, z wyłączeniem posiadaczy Karty Polaka
• wyłączone zostają zupełnie wizy wydane przez inne państwo obszaru Schengen (typ C i D)
• drogą rozporządzenia Ministra właściwego do spraw pracy mogą być określone państwa których obywatele posiadający zezwolenie na pracę nie są uprawnieni do wykonywania pracy w czasie pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach ruchu bezwizowego.

Te podstawy pobytowe nie będą pozwalały na legalne wykonywanie pracy, nawet przy posiadaniu oświadczenia lub zezwolenia na pracę.

Co grozi pracodawcom?

Zmiana ta niesie za sobą realne ryzyko sankcji:

• Art. 84 ust. 1 przewiduje grzywnę od 3000 zł do 50 000 zł za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi.
• Dodatkowo, sam cudzoziemiec również ponosi odpowiedzialność, jeśli wykonuje pracę bez właściwej podstawy pobytowej.

Czy warto działać już teraz? Tak – audyt pomoże uniknąć ryzyka

Zmiany, które mają wejść w życie 1 maja 2025 r., nie pozostawiają miejsca na niedopatrzenia. Pracodawcy powinni już teraz:

1. Zweryfikować dokumenty wszystkich zatrudnionych cudzoziemców — nie tylko pod kątem zezwoleń, ale też celu pobytu.
2. Zaktualizować procedury rekrutacyjne, aby uwzględniały nowe wymogi.
3. Przeszkolić pracowników działów HR i legalizacji pracy, by byli gotowi na nowe przepisy.

Jak możemy pomóc?

Jeśli nie masz pewności, czy zatrudnienie cudzoziemców w Twojej firmie odbywa się zgodnie z aktualnymi i nadchodzącymi przepisami — nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę.

W Grupa Progres od lat wspieramy pracodawców w procesie legalnego zatrudniania cudzoziemców. W obliczu nadchodzących zmian oferujemy:

Audyt legalności zatrudnienia cudzoziemców – precyzyjna weryfikacja dokumentów, ryzyk i nieprawidłowości.
Szkolenia i konsultacje dla działów HR – aktualna wiedza, case studies i rekomendacje.

Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z nami — pomożemy Ci przygotować firmę na nadchodzące zmiany i zadbać o pełną zgodność z prawem.

kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl

https://advanced-solutions.pl/

#legalizacja #prawo #zatrudnianiecudzoziemców #HR #audyt #zmiany2025 #GrupaProgres

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie wyżej wymienionych usług skontaktuj się z nami.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce staje się coraz bardziej powszechne, co niesie ze sobą konieczność przestrzegania przepisów dotyczących legalności ich zatrudnienia. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas ewentualnej kontroli, warto samodzielnie przeprowadzić audyt wewnętrzny w swojej organizacji. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak to zrobić.

Sprawdź legalność pobytu pracownika

Upewnij się, że każdy zatrudniony cudzoziemiec posiada ważny dokument uprawniający do pobytu w Polsce, taki jak wiza czy karta pobytu. Pamiętaj, że niektóre rodzaje wiz, np. turystyczne, nie uprawniają do podjęcia pracy.

Zweryfikuj zezwolenie na pracę

Sprawdź, czy Twój pracownik posiada odpowiednie zezwolenie na pracę lub jest zwolniony z tego obowiązku. Upewnij się, że warunki zatrudnienia, takie jak stanowisko czy wynagrodzenie, są zgodne z tymi określonymi w zezwoleniu.

Zadbaj o formę i treść umowy

Umowa z cudzoziemcem powinna być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Przed jej podpisaniem przedstaw pracownikowi tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały. Upewnij się, że wynagrodzenie nie jest niższe niż określone w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu.

Przechowuj niezbędne dokumenty

Przygotuj komplet dokumentów potwierdzających legalność zatrudnienia cudzoziemca, takich jak kopie zezwoleń na pracę, dokumenty potwierdzające legalność pobytu oraz zawarte umowy. W razie kontroli instytucji takich jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Straż Graniczna, będziesz mógł szybko je przedstawić.

Monitoruj terminy i obowiązki informacyjne

Pamiętaj o obowiązku informowania odpowiednich urzędów o zatrudnieniu cudzoziemca oraz o monitorowaniu terminów ważności zezwoleń i dokumentów pobytowych. Unikniesz w ten sposób nieświadomego naruszenia przepisów.

Przygotuj się na ewentualną kontrolę

Wiedza o tym, jak przebiega kontrola legalności zatrudnienia, pomoże Ci lepiej się do niej przygotować. Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna są uprawnione do przeprowadzania takich kontroli. Upewnij się, że Twoja dokumentacja jest kompletna i aktualna.

Przeprowadzając regularnie taki audyt, nie tylko zapewnisz sobie spokój ducha, ale także zbudujesz wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy. Jeśli potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu procesami związanymi z zatrudnianiem cudzoziemców, warto rozważyć skorzystanie z dedykowanych narzędzi, które ułatwią monitorowanie terminów i przechowywanie dokumentacji.

Pamiętaj, że przestrzeganie przepisów to nie tylko obowiązek, ale także inwestycja w rozwój i reputację Twojej firmy.

Profesjonalna pomoc w legalizacji zatrudnienia cudzoziemców

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu audytu, skorzystaj z pomocy ekspertów. Jako specjaliści w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce, od ponad 20 lat wspieramy naszych Klientów w pozyskaniu wszystkich niezbędnych dokumentów.

Zapraszamy do odwiedzenia naszej strony internetowej: Advanced Solutions oraz naszego bloga, gdzie regularnie publikujemy aktualne informacje dotyczące legalizacji cudzoziemców, HR i prawa pracy.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie wyżej wymienionych usług skontaktuj się z nami.