Z dniem 1 grudnia 2025 r. wchodzą w życie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które stanowią kolejny etap wdrażania nowej ustawy o dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

Poniżej przedstawiamy szczegółowy przegląd najważniejszych nowych regulacji wraz z omówieniem wpływu na pracodawców i rynek pracy.

1. Rozporządzenie ws. wysokości opłat za zezwolenia i oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1622)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

Czterokrotny wzrost kosztu opłat urzędowych za wnioski!

• Oświadczenia o powierzeniu pracy – opłata zwiększona do 400 zł
• Zezwolenie na pracę dla polskiego podmiotu – opłata zwiększona do 400 zł
• Zezwolenia na pracę sezonową – opłata 100 zł
• Uwaga! Zezwolenie na pracę w przypadku delegowania do Polski – aż do 800 zł

2. Rozporządzenie ws. przypadków pracy bez zezwolenia lub oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1620)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

To rozporządzenie porządkuje katalog wyjątków i określa, kiedy cudzoziemiec może legalnie pracować bez zezwolenia lub oświadczenia:

• doprecyzowano i uporządkowano wcześniejsze wyjątki,
• dodano nowe kategorie uprawnionych, m.in.:
  • studentów stacjonarnych określonych uczelni,
  • absolwentów polskich szkół i uczelni,
  • osoby posiadające szczególny status pobytowy,
  • pracowników instytucji publicznych.

Szczególne znaczenie dla studentów:

Od 1 grudnia 2025 r. prawo do pracy bez zezwolenia przysługuje studentom studiów stacjonarnych, ale tylko w uczelniach:

• zatwierdzonych przez Ministra Spraw Wewnętrznych, lub
• niepodlegających obowiązkowi zatwierdzenia i wobec których nie wydano decyzji o zakazie przyjmowania cudzoziemców.

Okres przejściowy: od 1 grudnia 2025 r. do 30 czerwca 2026 r. przepis ten stosuje się także do studentów uczelni niepublicznych i publicznych zawodowych, które jeszcze nie spełniają wymogów zatwierdzenia.

Na co zwrócić uwagę:

• Po 30 czerwca 2026 r. zatrudnianie studentów z uczelni niespełniających wymogów będzie uznane za nielegalne.
• Pracodawcy powinni już teraz zweryfikować status uczelni, z których pochodzą ich pracownicy-studenci. Wniosek dostępny jest pod adresem: https://www.gov.pl/web/mswia/zloz-wniosek-o-zatwierdzanie-jednostki-na-potrzeby-przyjmowania-cudzoziemcow

3. Rozporządzenie ws. państw objętych procedurą oświadczeń (Dz.U. 2025 poz. 1617)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

To rozporządzenie szczególnie uderza w firmy zatrudniające obywateli Gruzji, którzy dotychczas korzystali z najprostszej ścieżki składania oświadczeń.  

Najważniejsze zmiany:

• Gruzini zostali usunięci z procedury oświadczeń – od 1.12.2025 r. nie można już składać oświadczeń o powierzeniu pracy obywatelom Gruzji,
• oświadczenia zarejestrowane wcześniej pozostają ważne do końca okresu ich obowiązywania,
• brak możliwości uzyskania wpisu wielosezonowego dla obywateli Gruzji,
• postępowania wszczęte przed 1.12.2025 r. będą rozpatrywane na starych zasadach.

Na co zwrócić uwagę:

• Pracodawcy zatrudniający Gruzinów muszą przejść na ścieżkę zezwoleń na pracę (typ A) lub zezwoleń sezonowych.
• Warto zaplanować procesy legalizacji z wyprzedzeniem, by uniknąć przerw w zatrudnieniu.

4. Rozporządzenie ws. dokumentów dołączanych do wniosku o zezwolenie na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. 2025 poz. 1629)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

Wprowadza nowy katalog załączników, które pracodawca musi dołączyć do:

• wniosku o zezwolenie na pracę  oraz zezwolenie na pracę sezonową
• oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,

Co wprowadza to rozporządzenie?

1) Obowiązkowe oświadczenia pracodawcy:

• Oświadczenie o wysokości wynagrodzenia – Pracodawca potwierdza, że wynagrodzenie podane we wniosku ➡ nie jest niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
• Oświadczenie o posiadaniu środków finansowych – Pracodawca oświadcza, że posiada środki lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wobec cudzoziemca.
• Oświadczenie o wiedzy dot. karalności cudzoziemca – Pracodawca oświadcza, czy cudzoziemiec był karany za przestępstwa z art. 270–275 Kodeksu karnego (m.in. fałsz dokumentów, poświadczenie nieprawdy, wyłudzenie poświadczenia nieprawdy).

2) Nowe wymagania dla Agencji Pracy Tymczasowej:

• dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika – potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;

5. Rozporządzenie MSWiA z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy (Dz.U. 2025 poz. 1647)

Wejście w życie: 1 grudnia 2025 r.

Rozporządzenie to uzupełnia reformę rynku pracy cudzoziemców, wprowadzając nowe wzory formularzy i załączników do wniosków o pobyt czasowy.

Najważniejsze zmiany:

• nowy formularz wniosku,
• nowy zestaw załączników,
• zmniejszona liczba zdjęć – z 4 do 2.

Na co zwrócić uwagę:

• Od 1 grudnia 2025 r. urzędy nie będą przyjmować starych formularzy i załączników.
• Nawet jeśli cudzoziemiec złoży wniosek 1 grudnia z załącznikiem podpisanym 28 listopada, zostanie on odrzucony jako niezgodny z aktualnym wzorem.
• Pracodawcy i pełnomocnicy powinni niezwłocznie zaktualizować swoje szablony dokumentów, by uniknąć odmów.

Wnioski dla pracodawców

Z czym zderzą się pracodawcy po 1 grudnia?

• Większa formalizacja i biurokracja – nowe oświadczenia, nowe dokumenty, nowe weryfikacje.
• Znaczny wzrost kosztów – czterokrotny wzrost opłat za oświadczenia.
• Koniec taniej i szybkiej ścieżki dla ob. Gruzji.
• Ryzyko nielegalnego zatrudnienia studentów, jeśli uczelnia nie spełnia warunków.
• Konieczność analizy każdego przypadku pod kątem wyłączeń od obowiązku posiadania zezwolenia.

Rekomendacje

• Dokonać aktualizacji planów budżetowych – uwzględniając wzrost kosztów administracyjnych, w szczególności nową wysokość opłat za rejestrację oświadczeń i wniosków o zezwolenie na pracę.
• Przeprowadzić audyt statusów pobytowych zatrudnionych cudzoziemców, ze szczególnym uwzględnieniem obywateli Gruzji oraz studentów uczelni wyższych, w celu zapewnienia zgodności zatrudnienia z nowymi przepisami obowiązującymi od dnia 1 grudnia 2025 r.
• Zweryfikować status uczelni wyższych, których studenci wykonują pracę w ramach zatrudnienia, ze szczególnym uwzględnieniem uczelni niepublicznych i publicznych zawodowych objętych okresem przejściowym do dnia 30 czerwca 2026 r.
• Zapewnić odpowiednią komunikację wewnętrzną pomiędzy działami HR, kadr i operacyjnymi, w celu prawidłowego wdrożenia nowych procedur oraz uniknięcia błędów formalnych w procesach legalizacji pracy cudzoziemców

Wymaga to nie tylko znajomości przepisów, ale aktywnych działań organizacyjnych – od wdrożeń systemowych, przez szkolenia zespołów HR, po audyty i przegląd statusów pobytowych.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu audytu dokumentacji cudzoziemców lub chcesz przygotować swoje działy HR do nowych obowiązków – zapraszamy do kontaktu. Pomogę przełożyć zmiany w przepisach na konkretne rozwiązania organizacyjne.

Od 1 lipca i 1 sierpnia 2025 r. pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą stosować się do nowego obowiązku: przekazywania kopii umów do urzędu właściwego ze względu na podstawę zatrudnienia.

Zmiany te są wynikiem wejścia w życie:

ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom,

Zebraliśmy najczęstsze pytania i wątpliwości, jakie pojawiają się w związku z nowymi regulacjami i przygotowaliśmy praktyczne wyjaśnienia oparte na przepisach i interpretacjach Ministerstwa oraz szczegółową instrukcję.

Podstawy prawne

Zgodnie z art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom:

„Przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, pracodawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w formie pisemnej, w języku polskim, oraz do przekazania jej skanu za pomocą systemu teleinformatycznego…”

Oraz art. 17  ust. 1 tejże ustawy:

„Kopia umowy musi być przekazana do organu, który wydał zezwolenie na pracę, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.”

Od kiedy obowiązek?

• Od 1 lipca 2025 r. – dla oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwoleń na pracę sezonową
• Od 1 sierpnia 2025 r. – dla zezwoleń na pracę (wydawanych przez wojewodę)

Obowiązek dotyczy nie tylko dokumentów zarejestrowanych/uzyskanych po wejściu w życie ustawy – czyli:

• oświadczeń, zezwolenia sezonowe od 01.07.2025 r.,
• zezwoleń od 01.08.2025 r.

Co istotne – nie chodzi wyłącznie o dokumenty uzyskane po tych datach. Obowiązek przekazania umowy dotyczy również oświadczeń/zezwoleń zarejestrowanych przed 01.07.2025 lub 01.08.2025. Kluczowe znaczenie ma data rozpoczęcia pracy, a nie sama data wydania dokumentu.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, kluczowa jest prawidłowa kolejność:

1. Podpisanie umowy z cudzoziemcem (w języku polskim oraz przedłożenie tłumaczenia umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca)
2. Przekazanie kopii umowy do urzędu, który wydał oświadczenie/zezwolenie – wyłącznie przez system praca.gov.pl,
3. Rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca – dopiero po wykonaniu powyższych kroków.

Jeśli cudzoziemiec rozpocznie pracę przed przesłaniem umowy do urzędu – uznaje się, że zatrudnienie było nielegalne, co może skutkować sankcjami administracyjnymi dla pracodawcy.

Najczęstsze pytania i odpowiedzi

1. Kiedy najwcześniej można przesłać kopię umowy do urzędu?

Zaraz po jej podpisaniu – nawet kilka dni przed rozpoczęciem pracy, pod warunkiem że umowa zawiera właściwe dane i została podpisana przez obie strony.

2. Kiedy najpóźniej trzeba to zrobić?

Najpóźniej przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca – oznacza to, że nawet 1 godzina wcześniej (np. umowa przesłana o 7:00, a praca zaczyna się o 8:00) jest zgodna z przepisami.
Nie można tego zrobić już po rozpoczęciu pracy.

3. Czy zmiany dotyczą obywateli Ukrainy zatrudnianych na podstawie powiadomień?

Nie. Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy nie podlega nowemu obowiązkowi przesyłania kopii umów.

Uwaga: jeżeli obywatel Ukrainy pracuje na oświadczeniu lub zezwoleniu, wówczas obowiązek go dotyczy.

4. Czy trzeba przekazywać każdą przedłużoną umowę?

Nie zawsze.
Zgodnie z wytycznymi MRPiPS, przesyłamy tylko pierwszą umowę zawartą na podstawie danego oświadczenia/zezwolenia – jeśli kolejne umowy są na tych samych warunkach, nie trzeba ich ponownie przesyłać.

5. Czy obowiązek dotyczy cudzoziemców zatrudnionych przed 1 lipca lub 1 sierpnia 2025 r.?

Nie – obowiązek nie działa wstecz.
Dotyczy tylko osób zatrudnianych:

• na podstawie oświadczeń/zezwoleń sezonowych od 01.07.2025,
• na podstawie zezwoleń na pracę od 01.08.2025.

6. Czy można dołączać umowę do wniosku o zezwolenie?

Nie. Przekazanie kopii umowy odbywa się osobno i wyłącznie przez praca.gov.pl, po uzyskaniu oświadczenia/zezwolenia i przed rozpoczęciem pracy.

Podsumowanie: jak nie złamać przepisów?

• Umowa powinna być zawsze podpisana przed rozpoczęciem pracy.
• Skan umowy należy przesłać przez portal praca.gov.pl przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.
• Warunki umowy powinny być zgodne z danymi zawartymi w oświadczeniu lub zezwoleniu.
• Obowiązek przekazania umowy dotyczy zarówno umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych.
• W przypadku kolejnych umów zawieranych na identycznych warunkach, przekazaniu podlega wyłącznie pierwsza z nich.

Jeśli chcesz mieć pewność, że zatrudnienie cudzoziemców w Twojej firmie odbywa się zgodnie z przepisami, lub przygotować swój zespół HR na nowe obowiązki – pomagamy we wdrażaniu procedur, przeprowadzamy audyty legalności zatrudnienia oraz prowadzimy szkolenia dla kadry HR i kadrowo-płacowej.

W razie potrzeby udostępniamy również praktyczną instrukcję przesyłania umów krok po kroku – kliknij w link, aby ją otrzymać.

Po niedawnej konferencji zorganizowanej przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie nowej ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, wielu pracodawców zadaje sobie jedno kluczowe pytanie:

Czy cudzoziemiec, który dziś posiada wizę uprawniającą do pracy, po wejściu w życie nowych przepisów wciąż będzie mógł legalnie pracować w Polsce?

Niestety, odpowiedź nie jest prosta — a czasu na przygotowania coraz mniej.

Nowa ustawa – zmiany w zatrudnianiu

Zgodnie z projektowaną ustawą, która została podpisana przez Prezydenta i czeka na publikację, zmienia się lista podstawy pobytu i jego cel, co do możliwości podjęcia pracy. Nowe przepisy jasno określają, które typy wiz i dokumentów pobytowych nie będą już uprawniać do pracy, nawet jeśli cudzoziemiec posiada oświadczenie lub zezwolenie. W praktyce może to oznaczać, że wiele osób pracujących dziś w Polsce legalnie — po wejściu ustawy w życie – automatycznie straci prawo do pracy.

Przykład z praktyki:

Weźmy pod lupę popularny przypadek: Cudzoziemiec z Białorusi, posiadający wizę oznaczoną jako cel „02” (odwiedziny) i ważne oświadczenie o powierzeniu pracy. Dziś taka osoba może legalnie pracować w Polsce. Jednak zgodnie z nową ustawą taka wiza nie będzie już uprawniać do zatrudnienia, co oznacza automatyczne uznanie zatrudnienia za nielegalne — wraz z grożącymi za to sankcjami.

Które postawy pobytowe zostaną wyłączone?

Zgodnie z nowelizacją i obowiązującym rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji ( z dnia 22.03.2022), pracodawcy powinni szczególnie zwracać uwagę na oznaczenie celu na wizie, np.:

• „01” – cel turystyczny
• „02” – odwiedziny u rodziny lub przyjaciół
• „11” – kształcenie lub szkolenie nieuprawniające do pracy
• „14” – leczenie
• „23” – gdy wiza jest wydawana w celu innym niż określony w art. 60 ust. 1 pkt 1–24b ustawy, z wyłączeniem posiadaczy Karty Polaka
• wyłączone zostają zupełnie wizy wydane przez inne państwo obszaru Schengen (typ C i D)
• drogą rozporządzenia Ministra właściwego do spraw pracy mogą być określone państwa których obywatele posiadający zezwolenie na pracę nie są uprawnieni do wykonywania pracy w czasie pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach ruchu bezwizowego.

Te podstawy pobytowe nie będą pozwalały na legalne wykonywanie pracy, nawet przy posiadaniu oświadczenia lub zezwolenia na pracę.

Co grozi pracodawcom?

Zmiana ta niesie za sobą realne ryzyko sankcji:

• Art. 84 ust. 1 przewiduje grzywnę od 3000 zł do 50 000 zł za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi.
• Dodatkowo, sam cudzoziemiec również ponosi odpowiedzialność, jeśli wykonuje pracę bez właściwej podstawy pobytowej.

Czy warto działać już teraz? Tak – audyt pomoże uniknąć ryzyka

Zmiany, które mają wejść w życie 1 maja 2025 r., nie pozostawiają miejsca na niedopatrzenia. Pracodawcy powinni już teraz:

1. Zweryfikować dokumenty wszystkich zatrudnionych cudzoziemców — nie tylko pod kątem zezwoleń, ale też celu pobytu.
2. Zaktualizować procedury rekrutacyjne, aby uwzględniały nowe wymogi.
3. Przeszkolić pracowników działów HR i legalizacji pracy, by byli gotowi na nowe przepisy.

Jak możemy pomóc?

Jeśli nie masz pewności, czy zatrudnienie cudzoziemców w Twojej firmie odbywa się zgodnie z aktualnymi i nadchodzącymi przepisami — nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę.

W Grupa Progres od lat wspieramy pracodawców w procesie legalnego zatrudniania cudzoziemców. W obliczu nadchodzących zmian oferujemy:

Audyt legalności zatrudnienia cudzoziemców – precyzyjna weryfikacja dokumentów, ryzyk i nieprawidłowości.
Szkolenia i konsultacje dla działów HR – aktualna wiedza, case studies i rekomendacje.

Masz pytania lub potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z nami — pomożemy Ci przygotować firmę na nadchodzące zmiany i zadbać o pełną zgodność z prawem.

kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl

https://advanced-solutions.pl/

#legalizacja #prawo #zatrudnianiecudzoziemców #HR #audyt #zmiany2025 #GrupaProgres

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie wyżej wymienionych usług skontaktuj się z nami.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce staje się coraz bardziej powszechne, co niesie ze sobą konieczność przestrzegania przepisów dotyczących legalności ich zatrudnienia. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas ewentualnej kontroli, warto samodzielnie przeprowadzić audyt wewnętrzny w swojej organizacji. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jak to zrobić.

Sprawdź legalność pobytu pracownika

Upewnij się, że każdy zatrudniony cudzoziemiec posiada ważny dokument uprawniający do pobytu w Polsce, taki jak wiza czy karta pobytu. Pamiętaj, że niektóre rodzaje wiz, np. turystyczne, nie uprawniają do podjęcia pracy.

Zweryfikuj zezwolenie na pracę

Sprawdź, czy Twój pracownik posiada odpowiednie zezwolenie na pracę lub jest zwolniony z tego obowiązku. Upewnij się, że warunki zatrudnienia, takie jak stanowisko czy wynagrodzenie, są zgodne z tymi określonymi w zezwoleniu.

Zadbaj o formę i treść umowy

Umowa z cudzoziemcem powinna być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Przed jej podpisaniem przedstaw pracownikowi tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały. Upewnij się, że wynagrodzenie nie jest niższe niż określone w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu.

Przechowuj niezbędne dokumenty

Przygotuj komplet dokumentów potwierdzających legalność zatrudnienia cudzoziemca, takich jak kopie zezwoleń na pracę, dokumenty potwierdzające legalność pobytu oraz zawarte umowy. W razie kontroli instytucji takich jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Straż Graniczna, będziesz mógł szybko je przedstawić.

Monitoruj terminy i obowiązki informacyjne

Pamiętaj o obowiązku informowania odpowiednich urzędów o zatrudnieniu cudzoziemca oraz o monitorowaniu terminów ważności zezwoleń i dokumentów pobytowych. Unikniesz w ten sposób nieświadomego naruszenia przepisów.

Przygotuj się na ewentualną kontrolę

Wiedza o tym, jak przebiega kontrola legalności zatrudnienia, pomoże Ci lepiej się do niej przygotować. Państwowa Inspekcja Pracy oraz Straż Graniczna są uprawnione do przeprowadzania takich kontroli. Upewnij się, że Twoja dokumentacja jest kompletna i aktualna.

Przeprowadzając regularnie taki audyt, nie tylko zapewnisz sobie spokój ducha, ale także zbudujesz wizerunek odpowiedzialnego pracodawcy. Jeśli potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu procesami związanymi z zatrudnianiem cudzoziemców, warto rozważyć skorzystanie z dedykowanych narzędzi, które ułatwią monitorowanie terminów i przechowywanie dokumentacji.

Pamiętaj, że przestrzeganie przepisów to nie tylko obowiązek, ale także inwestycja w rozwój i reputację Twojej firmy.

Profesjonalna pomoc w legalizacji zatrudnienia cudzoziemców

Jeśli masz pytania lub potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu audytu, skorzystaj z pomocy ekspertów. Jako specjaliści w zakresie legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce, od ponad 20 lat wspieramy naszych Klientów w pozyskaniu wszystkich niezbędnych dokumentów.

Zapraszamy do odwiedzenia naszej strony internetowej: Advanced Solutions oraz naszego bloga, gdzie regularnie publikujemy aktualne informacje dotyczące legalizacji cudzoziemców, HR i prawa pracy.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie wyżej wymienionych usług skontaktuj się z nami.