Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce stało się istotnym elementem krajowego rynku pracy, zwłaszcza w kontekście trwającego konfliktu zbrojnego w Ukrainie. Od 1 lipca 2024 roku obowiązują nowe regulacje prawne, które wprowadzają istotne zmiany dotyczące procedur zatrudniania obywateli Ukrainy.

W tym artykule omówimy, jak radzić sobie z trudnymi sytuacjami związanymi z zatrudnianiem cudzoziemców oraz jakie regulacje prawne obowiązują w 2024 roku.

Obowiązek powiadomienia o zatrudnieniu obywatela Ukrainy

Obywatele Ukrainy, którzy przebywają legalnie w Polsce, mają swobodny dostęp do polskiego rynku pracy. Jedynym warunkiem legalności zatrudnienia jest złożenie przez pracodawcę powiadomienia o zatrudnieniu cudzoziemca w ciągu 7 dni od podjęcia pracy, za pośrednictwem portalu praca.gov.pl.

Od 1 lipca 2024 roku wprowadzono dodatkowe okoliczności, które wymagają ponownego powiadomienia o zatrudnieniu, m.in.:

• Zmiana rodzaju umowy pomiędzy pracodawcą a obywatelem Ukrainy;
• Zmiana stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy;
• Zmniejszenie wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy w tygodniu/miesiącu;
• Obniżenie miesięcznej lub godzinowej stawki wynagrodzenia.

Pracodawca musi zadbać o spełnienie tych wymogów, aby uniknąć potencjalnych sankcji prawnych.

Powiadomienie o decyzji o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę

Obywatel Ukrainy, który otrzymał decyzję o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę, jest zobowiązany do poinformowania pracodawcy o tym fakcie w ciągu 7 dni od jej doręczenia. Pracodawca ma kolejne 7 dni na złożenie odpowiedniego powiadomienia do Powiatowego Urzędu Pracy. W przypadku zaniedbania tego obowiązku przez cudzoziemca, zatrudnienie na podstawie dotychczasowej umowy może zostać uznane za nielegalne.

Postępowanie w przypadku opóźnienia w przekazaniu informacji przez obywatela Ukrainy

W praktyce zdarzają się sytuacje, w których obywatele Ukrainy z opóźnieniem informują pracodawcę o otrzymaniu decyzji o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę. W takim przypadku pracodawca ma 7 dni na złożenie powiadomienia, licząc od momentu, w którym cudzoziemiec przekazał mu odpowiednią informację. Pracodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienie ze strony obywatela Ukrainy, pod warunkiem, że działał zgodnie z przepisami po otrzymaniu informacji.

Możliwości wyjścia z trudnej sytuacji

W sytuacjach, gdy pracodawca nie zdążył złożyć powiadomienia w terminie lub obywatel Ukrainy poinformował go o decyzji z opóźnieniem, warto wiedzieć, jakie kroki można podjąć:

• Jeżeli pracownik kontynuował pracę na dotychczasowych warunkach np. na podstawie zezwolenia na pracę, oświadczenia o powierzeniu pracy i taki dokument jest nadal ważny, istnieje szansa na uznanie pracy za legalną.
• Wykonywał pracę zgodnie z dokonanym wcześniej przez ten sam podmiot powiadomieniem, na dotychczasowych warunkach.
• Korzystał ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę – np. z tytułu posiadania statusu studenta studiów stacjonarnych odbywanych w Polsce.
• Dokonaj powiadomienia najszybciej jak to możliwe. Nawet jeśli termin został przekroczony, szybka reakcja może pomóc uniknąć poważniejszych konsekwencji.
• Skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy i prawie imigracyjnym, aby upewnić się, że wszystkie kroki są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Podsumowanie

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce wiąże się z przestrzeganiem specyficznych przepisów prawnych, które są stale aktualizowane w odpowiedzi na zmieniającą się sytuację. Wprowadzenie nowych regulacji od lipca 2024 roku podkreśla konieczność ścisłego przestrzegania procedur powiadamiania o zatrudnieniu.

W razie trudności warto podjąć działania zmierzające do naprawy sytuacji oraz zasięgnąć porady prawnej, aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji.

Potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z ekspertami: kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl

Więcej wpisów

W okresie letnim, kiedy wiele rodzin decyduje się na wakacyjne podróże zagraniczne, warto zwrócić uwagę na specyficzne problemy, z jakimi mogą spotkać się obywatele Ukrainy posiadający status „UKR” w Polsce.

Szczególną uwagę należy zwrócić na małoletnie dzieci, których dokumenty podróżne są zintegrowane z aplikacją mObywatel. Niestety, jak pokazuje prawdziwa historia jednej z ukraińskich rodzin, brak wiedzy na temat zmieniających się przepisów i technologicznych rozwiązań może prowadzić do poważnych problemów przy powrocie do Polski.

Historia z życia wzięta

Rodzina z Ukrainy, która osiedliła się w Polsce, postanowiła spędzić wakacje w Turcji. Nic nie wskazywało na to, że mogą napotkać problemy. Rodzice tuż przed wyjazdem odebrali karty pobytu, a ich dzieci, w wieku 6 i 10 lat, były wpisane do aplikacji mObywatel (tzw. Diia.pl). Niestety, przy powrocie do Polski, rodzina natrafiła na niespodziewane trudności. Rodzice mieli ważne dokumenty na powrót do kraju (kartę pobytu), ale dokumenty dzieci, które były widoczne w mObywatel przed wyjazdem, nagle zniknęły z aplikacji. Jak się okazało, to poważny problem, który wynika z uregulowań dotyczących statusu „UKR” i korzystania z aplikacji mObywatel.

Dlaczego tak się stało?

Zgodnie z informacjami dostępnymi na stronie Straży Granicznej, gdy rodzic otrzymuje kartę pobytu w Polsce, traci automatycznie status „UKR”. Oznacza to, że jego dane są usuwane z rejestru osób korzystających z ochrony czasowej, a w konsekwencji także z aplikacji mObywatel. To samo dotyczy dzieci poniżej 12. roku życia, które są zarejestrowane w aplikacji mObywatel poprzez konto rodzica. W momencie, gdy rodzic traci dostęp do aplikacji, również dane dzieci znikają, co skutkuje brakiem możliwości wykorzystania dokumentów podróży, niezbędnych do przekraczania granic.

Jak poradzić sobie w takiej sytuacji?

W sytuacji, gdy dokumenty dziecka zniknęły z aplikacji mObywatel, rodzice mogą stanąć przed trudnym zadaniem uzyskania nowych dokumentów podróży dla dzieci, aby powrócić do Polski. Pierwszym krokiem jest natychmiastowy kontakt z polską placówką konsularną w kraju, w którym się znajdują. Konsulat może wydać tymczasowy dokument podróży, który umożliwi przekroczenie granicy. Warto również pamiętać, że w sytuacji braku możliwości powrotu, Straż Graniczna na granicy może pomóc w wyjaśnieniu sprawy i ewentualnym rozwiązaniu problemu na miejscu.

Jak zapobiec takim problemom w przyszłości?

Aby uniknąć podobnych trudności w przyszłości, rodzice dzieci posiadających status „UKR” powinni dokładnie zapoznać się z przepisami dotyczącymi ochrony czasowej oraz zasadami korzystania z aplikacji mObywatel. W przypadku dzieci powyżej 12. roku życia, możliwe jest uzyskanie imiennego dostępu do aplikacji mObywatel, co pozwala na korzystanie z dokumentów podróży bezpośrednio przez dziecko. Dla młodszych dzieci, które są zarejestrowane w aplikacji przez konto rodzica, kluczowe jest upewnienie się, że przed wyjazdem za granicę dokumenty są aktualne i ważne.

Podsumowanie

Podróżowanie z dziećmi posiadającymi status „UKR” może wiązać się z niespodziewanymi problemami, zwłaszcza jeśli rodzice korzystają z aplikacji mObywatel jako jedynego źródła dokumentów podróży. Aby uniknąć trudności, warto być świadomym przepisów i zabezpieczyć się na wypadek zmian w statusie ochrony czasowej.

W razie wątpliwości, pomocna może okazać się konsultacja specjalistyczna która pomoże wyjaśnić sytuację i umożliwi bezpieczny powrót do Polski.

Zapraszamy do skorzystania z naszej oferty darmowych konsultacji skierowanych do cudzoziemców poszukujących wsparcia w zagadnieniu legalizacji pobytu i pracy w Polsce Rezerwacje — — Outlook (office365.com)

Więcej wpisów

Jeśli jako pracodawca znalazłeś się w sytuacji, w której obywatel Ukrainy dostarczył Ci z opóźnieniem udzieloną po zatrudnieniu decyzję o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę ( z adnotacją wykazującą art. 22), co uniemożliwiło Ci złożenie wymaganego powiadomienia w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji cudzoziemcowi – istnieje konkretny sposób postępowania, który zminimalizuje ryzyko negatywnych konsekwencji.

Poniżej krok po kroku wyjaśniamy, jak należy postąpić w takiej sytuacji:

Zrozumienie obowiązujących przepisów

1. Pierwotny obowiązek złożenia powiadomienie o zatrudnieniu ob. Ukrainy pojawia się w momencie zatrudnienia legalnie przebywającego ob. Ukrainy zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy. Pracodawcy zobowiązani są do powiadomienia właściwego powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy.
2. Kolejny obowiązek złożenia powiadomienia o zatrudnieniu ob. Ukrainy w terminie pojawia się zgodnie z w art. 22 ust. 1c ww. ustawy gdy zostaje udzielona ob. Ukrainy decyzja na pobyt czasowy i pracę, a bieg 14-dniowego terminu na dokonanie powiadomienia rozpoczyna się w dniu doręczenia obywatelowi Ukrainy decyzji o udzieleniu mu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

Powiadomienie to należy złożyć za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego na stronie praca.gov.pl

Jakie informacje należy zawrzeć w powiadomieniu?

W powiadomieniu należy podać dane pracodawcy, dane osobowe obywatela Ukrainy zatrudnionego na podstawie decyzji o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę, a także informacje dotyczące warunków zatrudnienia, takie jak: rodzaj umowy, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia oraz okres, na który zostało zawarte zatrudnienie.

Pamiętaj, że dotyczą Cię wszystkie obowiązki związane z zatrudnieniem, czyli:

• wynagrodzenie wypłacane cudzoziemcowi nie może być niższe niż płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa;
• musisz zawrzeć z obywatelem Ukrainy umowę pisemną, która uwzględnia warunki zawarte w powiadomieniu złożonym do urzędu pracy;
• zanim podpiszesz umowę z cudzoziemcem, przedstaw mu tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały;
• zgłoś pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez niego pracy.

Przypadek niezłożenia powiadomienia w wyznaczonym terminie

Zgodnie z ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy, pracodawca ma obowiązek powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w terminie 14 dni od dnia doręczenia obywatelowi Ukrainy decyzji  z adnotacją art. 22 ww. ustawy o udzieleniu mu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

Co jednak należy zrobić, gdy z różnych przyczyn ten obowiązek nie został spełniony w ustalonym czasie?

Jeśli, jak często w praktyce się zdarza, obywatel Ukrainy dostarczył pracodawcy decyzję zawierającą zezwolenie na pobyt czasowy i pracę z opóźnieniem uniemożliwiającym złożenie powiadomienia w terminie 14-dni od dnia doręczenia decyzji cudzoziemcowi, ważne jest, aby pracodawca działał niezwłocznie w celu naprawienia tej sytuacji.

Zgodnie z interpretacją Departamentu Legalności Zatrudnienia Głównego Inspektoratu Pracy, w takim przypadku pracodawca powinien dokonać zgłoszenia niezwłocznie po stwierdzeniu opóźnienia, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym obywatel Ukrainy dostarczył decyzję o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę. Działanie takie jest wyrazem dobrej woli pracodawcy i próbą naprawienia zaistniałej sytuacji.

Wyjaśnienie sytuacji i przygotowanie dokumentacji

Ważne, aby zebrać i przygotować wszelkie dokumenty potwierdzające datę, kiedy faktycznie dostarczył decyzję obywatel Ukrainy. Mogą to być na przykład: kopia decyzji z widoczną datą otrzymania, korespondencja e-mailowa, która potwierdza kiedy dostarczono dokumenty, lub inne materiały, które mogą służyć jako dowód w tej sprawie.

W przypadku jakichkolwiek kontroli lub pytań ze strony organów państwowych (np. Inspekcji Pracy), najważniejsze, aby wyjaśnić sytuację i przedstawić zgromadzoną dokumentację. Podstawą jest, aby wykazać, dlaczego powiadomienie zostało złożone po terminie, a także udowodnić, że zrobione zostało to niezwłocznie po otrzymaniu decyzji.

Możliwe konsekwencje opóźnienia

Departament Legalności Zatrudnienia Głównego Inspektoratu Pracy wskazuje, że jeśli obywatelowi Ukrainy, pracującemu u danego pracodawcy, udzielono zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, z zastrzeżeniem wymogu powiadomienia odpowiednich organów, a pracodawca nie dopełnił tego obowiązku w wyznaczonym terminie, może to nie skutkować automatycznymi sankcjami. Warunkiem uniknięcia zarzutu jest fakt, że pracownik:

• Wykonywał pracę zgodnie z warunkami określonymi w pierwotnym powiadomieniu pracodawcy,
• Nie doświadczył zmiany w wymiarze czasu pracy ani w wysokości wynagrodzenia,
• Pozostał na tym samym stanowisku pracy.

a pracodawca podejmie działania naprawcze.

Dodatkowo, pewne kategorie cudzoziemców korzystają ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Do takich przypadków należą między innymi: studenci studiów stacjonarnych w Polsce, absolwenci polskich szkół ponadgimnazjalnych lub uczelni wyższych oraz osoby posiadające Kartę Polaka.

Zapobieganie przyszłym opóźnieniom

Aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości, pracodawcy powinni wdrożyć procedury wewnętrzne zapewniające śledzenie i przestrzeganie terminów związanych z powiadamianiem o zatrudnieniu obywateli Ukrainy. Może to obejmować utworzenie harmonogramu przypomnień lub systemu monitorowania, który pomoże w terminowym składaniu wymaganych dokumentów.

Ważne jest, aby pracodawcy rozumieli potencjalne ryzyko i działali zgodnie z obowiązującym prawem, aby uniknąć możliwych sankcji w przyszłości.

Link do źródła https://www.pip.gov.pl/ua/dla-sluzb-bhp/yurydychni-porady/obywatele-ukrainy

Potrzebujesz wsparcia w zakresie legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z pomocy ekspertów kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl

Uwaga! Stan prawny obowiązywał do 30.06.2024. Obowiązujące przepisy od 01.07.2024 znajdziesz tutaj https://grupaprogres.pl/jak-radzic-sobie-z-trudnymi-sytuacjami-zwiazanymi-z-zatrudnieniem-obywateli-ukrainy-po-1-lipca-2024/ 

Więcej wpisów

W ostatnim roku, Morski Oddział Straży Granicznej (MOSG) przeprowadził szeroko zakrojone kontrole w zakresie legalności zatrudnienia cudzoziemców w Polsce. Wyniki tych kontroli są alarmujące, ale również dają jasny obraz tego, w jaki sposób pracodawcy mogą działać zgodnie z prawem, zapewniając legalne warunki pracy dla obcokrajowców.

Praktyczny wymiar problemu

W 2023 roku MOSG skontrolował 316 firm, odkrywając nieprawidłowości w aż 291 z nich. To ogromne wyzwanie, ale także szansa na poprawę standardów zatrudnienia w naszym kraju. Spośród blisko 15 tysięcy sprawdzonych obcokrajowców, 2600 pracowało nielegalnie. Większość z nich pochodziła z Ukrainy, Gruzji i Mołdawii.

Porównując te dane z rokiem 2022, widzimy znaczący wzrost nielegalnego zatrudnienia. To poważny problem, któremu należy się przyjrzeć z większą uwagą. W roku 2022, liczba nielegalnie pracujących cudzoziemców wynosiła niespełna 1800 osób, podczas gdy w 2023 roku było to już 2600. To alarmujący trend, który wymaga natychmiastowej reakcji.

Naruszenia prawa dotyczą głównie:

• braku wymaganego zezwolenia na pracę;
• pracy na innych warunkach niż określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy;
• niedopełnienia obowiązków przez pracodawców, takich jak informowanie odpowiednich organów o zmianach w zatrudnieniu cudzoziemców.

Pamiętajmy, że kwestia nielegalnego zatrudnienia nie dotyczy jedynie braku posiadania odpowiednich dokumentów przez cudzoziemców. Problem ten dotyka również aspektów przestrzegania przepisów dotyczących warunków pracy, płacy, ubezpieczeń społecznych czy bezpieczeństwa pracowników.

Najbardziej narażone na kontrole są branże takie jak:

• budownictwo,
• usługi gastronomiczne i hotelarskie,
• usługi fryzjersko-kosmetyczne
• agencje zatrudnienia.

W tych sektorach pracuje najwięcej cudzoziemców i to właśnie tam stwierdzono najwięcej nieprawidłowości.

Codzienne oblicze problemu

W praktyce, problem nielegalnego zatrudnienia i pobytu obcokrajowców manifestuje się na wiele sposobów. Często cudzoziemcy, szukający lepszego życia, padają ofiarą nieuczciwych pracodawców, którzy wykorzystują ich trudną sytuację. Niejednokrotnie obiecane „złote góry” zamieniają się w pracę bez umowy, za niskie wynagrodzenie, bez ubezpieczenia i podstawowych praw pracowniczych.

Nielegalny pobyt i praca mają też konsekwencje prawne. W Polsce, cudzoziemiec nieposiadający ważnej wizy, pozwalającej na legalny pobyt i pracę, może zostać poddany procedurze administracyjnej, która zobowiązuje go do powrotu do kraju pochodzenia – dobrowolnie lub przymusowo. Pomimo możliwości skorzystania z pomocy w organizacji powrotu, wiele osób znajduje się w trudnej sytuacji życiowej, bez środków do życia i możliwości legalnego zatrudnienia.

Apel do zmiany podejścia

Problem nielegalnego pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce jest złożony i wielowymiarowy. Niewątpliwie, wymaga on nie tylko surowych sankcji, ale i edukacji zarówno pracodawców, jak i samych pracowników. Przykłady pokazują, że niezrozumienie przepisów, bądź ich świadome ignorowanie, prowadzi do poważnych konsekwencji dla obu stron.

Ważne jest, aby komunikaty prawne i procedury były jasne, zrozumiałe i dostępne dla każdego. Odpowiednie organy powinny nie tylko egzekwować przestrzeganie prawa, ale również prowadzić działania edukacyjne, które pomogą zapobiegać nielegalnemu zatrudnieniu i pobytowi. 

Potrzebujesz wsparcia w zakresie legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z pomocy ekspertów contact@legalnodopolshi.com

Więcej wpisów