Wiele mówi się o relacjach z mediami, o tym, jaki wizerunek firmy budować w Internecie. W dobie portali społecznościowych zapomnieliśmy o najważniejszym kliencie, który przynosi firmie największy zysk — o pracowniku.

Zastanawiasz się, jak Twój zespół może zwiększyć sprzedaż? Kluczem do sukcesu jest dobra komunikacja wewnętrzna w firmie. Zobacz, czym jest. Poznaj sposoby na to, aby personel realnie przyczyniał się do Twojego zysku i dobrego wizerunku poza organizacją. Zagrajcie do jednej bramki — to tylko i aż tyle!

Czym jest PR wewnętrzny w firmie?

Komunikacja wewnętrzna w firmie to zbiór długofalowych działań, podejmowanych w ramach Public Relations — akcji, mających na celu kształtowanie stosunków z otoczeniem firmy. PR wewnętrzny to wyjątkowy rodzaj komunikacji przedsiębiorstwa, bo skierowany do pracowników. To oni są najważniejszymi ambasadorami i przedstawicielami marki. Komunikacja wewnętrzna wpływa nie tylko na postrzeganie firmy przez pracowników, ale i przez najbliższe im osoby. Dlatego warto zadbać o dialog i właściwe relacje między przedsiębiorstwem a załogą. To ona kształtuje jego wizerunek. Zaplanowanie i wdrożenie strategii komunikacji wewnątrz organizacji pozwoli nadać temu odpowiedni kierunek. Tylko jak to zrobić?

7 wskazówek — o czym warto pamiętać, budując komunikację wewnątrz firmy?

Przygotowaliśmy listę 7 najważniejszych wskazówek przydatnych przy planowaniu strategii komunikacji wewnętrznej. Sprawdź, czy wszystkie znasz.

1. Określ cele. Zbadaj obszary, które w twoim przedsiębiorstwie wymagają poprawy. Zastanów się, co chcesz osiągnąć. Dopiero wtedy świadomie zbudujesz komunikację wewnętrzną.
2. Dopasuj narzędzia. Weź pod uwagę profil swojej firmy. To, czy jest podzielona na dział produkcyjny i administracyjny. Narzędzia komunikacji wewnętrznej muszą być dopasowane do możliwości Twoich pracowników.
3. Odpowiadaj na potrzeby. Zrób ankietę i zbierz informacje o tym, co interesuje Twój personel. Przygotowując plan komunikacji, zadbaj o to, aby znalazło się w nim to, czego oczekują.
4. Zoptymalizuj treści. Przekazuj wszystkim te same informacje. Nie dziel pracowników. Wręcz przeciwnie — łącz ich w zgrany zespół.
5. Mów zrozumiale i dziel się prawdą.
6. Mierz skuteczność działań. Zadbaj o feedback od pracowników niższego szczebla.
7. Pamiętaj, że pracownik zawsze powinien być informowany przed prasą.

Komunikacja wewnętrzna w firmie — dlaczego warto?

Komunikacja wewnętrzna w firmie wpływa na efektywność pracy i wydajność zespołu. Powie Ci to każdy specjalista od PR-u. Ale co konkretnie daje organizacji?

• Komunikacja wewnętrzna w firmie tworzy dobrą atmosferę i zgrany zespół.
• Personel czuje się doceniony i odczuwa satysfakcję z pracy.
• Pracownicy utożsamiają się z marką, są zmotywowani i zaangażowani w swoje obowiązki.
• Skutkuje mniejszą rotacją zatrudnienia, a ta minimalizuje koszty związane ze wdrożeniem nowego pracownika.
• Usprawnia proces wymiany informacji i dialogu między pracownikami różnych szczebli. To ważne tam, gdzie podział między pracownikami produkcyjnymi a biurowymi jest szczególnie widoczny.

5 narzędzi komunikacji wewnętrznej do wykorzystania w praktyce

Sytuacja gospodarcza, rozwój technologiczny, a nawet pandemia — wszystko ma wpływ na zmiany sposobu komunikacji. Pojawiają się nowe narzędzia i formy porozumiewania się. Wybierając te odpowiednie dla swojej organizacji, pamiętaj, by wpisywały się w profil marki, branżę i strategię. Aby zapobiec wykluczeniu komunikacyjnemu któregokolwiek z pracowników w Twojej firmie, przygotowaliśmy przykłady narzędzi komunikacji wewnątrz organizacji — tradycyjnych i nowoczesnych.

Papierowy biuletyn firmowy

Decydując się na to tradycyjne narzędzie, zyskasz pewność, że każdy pracownik będzie miał dostęp do informacji, którymi chcesz się podzielić. Biuletyn firmowy to dodatkowa szansa na zaangażowanie ich w życie firmy. Wystarczy powołać redakcję, która zajmie się tworzeniem treści. Dzięki niej możliwe będzie rozwijanie kultury organizacji, budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy i ułatwienie pracownikom wzajemnego poznania się, niezależnie od zajmowanego stanowiska.

Blog wewnętrzny na stronie w Intranecie

Prowadzenie bloga firmowego dla pracowników możesz powierzyć kadrze kierowniczej lub ekspertom z danej dziedziny. Cykliczne umieszczanie wpisów na blogu w wewnętrznej Sieci pozwoli np. na doszkalanie pracowników i informowanie o najważniejszych sprawach firmy niskim kosztem.

E-mail newsletter dla pracowników zmotoryzowanych

To jedna z najpopularniejszych form komunikacji wewnętrznej, wykorzystywana w firmach, w których dostęp do maila ma każdy pracownik. Newsletter pozwala na dostarczanie informacji pracownikom, którzy rzadko fizycznie pojawiają się w biurze, w szczególności przedstawicielom handlowym.

Nowoczesne narzędzia komunikacji wewnętrznej — aplikacje i podcasty

Aplikacje mobilne i podcasty to świeże podejście do wewnętrznego PR-u. Chętnie stosują je firmy z branży IT. Dlaczego są tak lubiane przez pracowników? Wpisują się w popularne formy spędzania wolnego czasu. Lubimy słuchać wartościowych podcastów podczas gotowania czy treningu, a aplikacje… Powiedzmy sobie to szczerze. Zawładnęły naszym życiem w Internecie. Dlaczego więc nie wykorzystać tego do przekazywania informacji pracownikom lub prowadzenia szkoleń online?

Komunikacja wewnątrz organizacji w dobie pracy online — Jak rozmawiać z zespołem pracującym zdalnie?

Komunikacja w zespole pracującym zdalnie to wciąż wyzwanie dla menedżerów. Dlaczego? Za trudne relacje obwiniamy brak fizycznego kontaktu. Ciężko jest wyczuć nastawienie i zamiary rozmówcy. Pojawia się niepokój, domysły i brak informacji zwrotnych. Brakuje nam motywacji. Skupiamy się tylko na realizacji celu i zapominamy o tym, co po drodze najważniejsze — relacjach w zespole. Aby temu zapobiec, potrzeba nieszablonowych rozwiązań i otwartej głowy. Zebraliśmy najważniejsze rady specjalistów i podpowiadamy, jak rozmawiać z tymi, którzy pracują zdalnie.

• Wykorzystaj nowoczesne narzędzia, tj.: czat, E-mail newsletter, aplikację czy video rozmowy przez Skype lub MS Teams.
• Przywiązuj więcej uwagi do sposobu komunikacji. Mów prosto, odpowiadaj szybko. Wykorzystaj możliwości Internetu — nie zapominaj o emotikonach i gifach.
• Skorzystaj z potęgi small talk. Zanim zaczniesz pracę ze swoim teamem, porozmawiajcie na tematy inne niż zawodowe. Poznajcie się lepiej i dajcie sobie chwilę wytchnienia.
• Organizuj przyjęcia. Online rzecz jasna. Spotykajcie się, aby świętować sukcesy, zakończenie projektu, czy osiągnięcie kolejnych kamieni milowych.

Grupa Progres

Więcej wpisów

Zbiorowe zakwaterowanie pracowników – na czym polega?

Świadczenie realizowane jako zakwaterowanie pracowników w wynajmowanych pokojach lub mieszkaniach, w hotelach albo w innych punktach zbiorowego zakwaterowania, jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia, przekazywanym pracownikowi w formie innej niż pieniężna. To oznacza, że stanowi on podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a zasady jej ustalania reguluje § 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z aktualnym orzecznictwem, wydatki ponoszone przez pracodawcę na zapewnienie noclegów dla swoich pracowników, z wyłączeniem podróży służbowych, będą stanowić dla nich przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, od którego płatnik jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 tej ustawy.

Konsekwencją powyższych rozważań jest konieczność objęcia wartością świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników a tym samym stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Nieodpłatne zakwaterowanie pracowników a zwolnienie przychodu od PIT

W sytuacji, gdy pracodawca zapewnia zakwaterowanie pracownikom, to wartość otrzymanego przez nich świadczenia może być zwolniona z podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 w związku z ust. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wg przepisów wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zwolnienie ma zastosowanie pod warunkiem, że pracownik otrzymujący to świadczenie spełnia łącznie dwa warunki:

1. jego miejsce zamieszkania jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy
2. nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

Zmniejszenie podstawy składek jest równoznaczne z ich nieuiszczeniem, a to wiąże się z:

1. koniecznością zapłaty odsetek – od tych nieopłaconych w terminie należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325, 1423, 2122, 2123 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 72) z wyłączeniem art. 56a.
2. koniecznością zapłaty opłaty dodatkowej – art. 24 ust. 1 a ustawy – w razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości ZUS może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek.
3. koniecznością zapłaty kosztów postępowania sądowego, egzekucyjnego. Koszty te z uwagi na zastępstwo procesowe mogą być dość wysokie.

Z uwagi na konieczność zapłaty podatku dochodowego, konsekwencje będą bardziej dotkliwe. Narażamy się na odpowiedzialność karną. Art. 56 k.k.s., wskazuje, że podatnik, który składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie. W tej sytuacji podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie. Tym samym pracodawca zmniejszając podstawę opodatkowania i składając deklarację podatkową za pracownika, podaje nieprawdę i naraża się na odpowiedzialność karno-skarbową. W aspekcie przestępstw karnoskarbowych należy pamiętać o nadzwyczajnym obostrzeniu kary, które może zostać zastosowane w wybranych przypadkach. Konsekwencje braku zapłaty podatku dotyczą agencji pracy tymczasowej oraz pracodawcy użytkownika.

Jacek Grzywa Radca Prawny, Kierownik Działu Prawnego Grupa Progres

Więcej wpisów

Surowe kary grożą pracodawcom, którzy pomagają ukryć dochody alimentacyjne pracownika. 

Nowelizacja kodeksu pracy obowiązująca od 1 grudnia 2020 roku wprowadziła bolesne kary za wypłacanie osobie niepłacącej alimentów wyższego wynagrodzenia, niż wynika to z umowy. Celem zmian jest ograniczenie „wypłat pod stołem”, bez dokonania potrąceń alimentacyjnych. Działania pracodawcy są niekorzystne dla samego pracownika, który przy zatrudnieniu „na czarno” pozbawiony jest ochrony ubezpieczeniowej i ciągłości zatrudnienia, a w przypadku wypłaty części wynagrodzenia „pod stołem” ma niższe świadczenia z ubezpieczeń społecznych.

Kary dla pracodawcy

Zmiany wprowadzone w art. 281 i 282 kodeksu pracy przewidują dla pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu grzywnę od 1500 zł do 45 000 zł.

Poprzez dłużnika alimentacyjnego należy rozumieć pracownika co, do którego prowadzona jest egzekucja świadczeń alimentacyjnych oraz należności wypłacanych ze skarbu państwa, zalegającego z zapłatą alimentów dłużej niż 3 miesiące.

Wolą ustawodawcy jest zniechęcenie pracodawców do podejmowania tego typu działań. W przypadku stwierdzenia popełnienia wykroczenia przez pracodawcę inspektor pracy może ukarać go mandatem do 5000 zł, a sąd nałożyć grzywnę sięgającą nawet 45 000 zł. Państwowa Inspekcja Pracy w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika ma przed sądem uprawnienia oskarżyciela. Zatem skuteczność nakładanych kar uzależniona jest od skuteczności kontroli sprawowanych przez inspekcje pracy.

Nowelizacja kodeksu pracy- jakie zmiany?

Nowelizacja kodeksu pracy ma na celu, aby dłużnik alimentacyjny spłacał swoje zobowiązania i nie mógł ukryć swojego dochodu. Ma też zachęcić pracodawców do w pełni legalnego zatrudniania pracowników-dłużników alimentacyjnych bez ukrywania całości lub części przysługującego im wynagrodzenia.

Wprowadzenie od 1 lipca 2021 roku Krajowego Rejestru Zadłużonych będzie dużym ułatwieniem w ściganiu powyższych wykroczeń.

Jacek Grzywa Radca Prawny, Kierownik Działu Prawnego Grupa Progres

Więcej wpisów

Patologiczny proceder wypłat „pod stołem” kwitnie. Obecne przepisy konsekwentnie karzą zarówno pracownika (link do treści blogowej ), jak i pracodawcę a to buduje między nimi solidarność. Dlatego resort finansów zaproponował uszczelnienie systemu. Zmiana przepisów dotyczy przede wszystkim przerzucenia odpowiedzialności za opłacenie całości podatków na pracodawcę, po ujawnieniu wypłat, które dokonywał „pod stołem”.

Jaka odpowiedzialność podatkowa za wypłacone wynagrodzenie „pod stołem” grozi nierzetelnemu pracodawcy (płatnikowi) obecnie?

Kogo nazywamy płatnikiem? Wg art. 8 Ordynacji podatkowej płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku oraz wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Zagadnienie odpowiedzialności podatkowej płatnika uregulowane jest w art. 30 § 1 Ordynacji podatkowej, gdzie możemy przeczytać, że płatnik, który nie wykonał obowiązków określonych w art. 8, odpowiada za podatek niepobrany lub podatek pobrany a niewpłacony. Odpowiada on za należności całym swoim majątkiem.

Wyjątek od reguły ogólnej

W tym zakresie istnieje jeden wyjątek od reguły ogólnej. W myśl Art. 30 § 5 Ordynacji podatkowej przepisów dotyczących odpowiedzialności płatnika nie stosuje się, gdy odrębne przepisy stanowią inaczej albo jeżeli podatek nie został pobrany z winy podatnika. W tych przypadkach organ podatkowy wydaje decyzję o odpowiedzialności podatnika, która może mieć formę decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego. Przy czym – na mocy art. 26a § 2 Ordynacji podatkowej – w przypadku zaniżenia lub nieujawnienia przez płatnika podstawy opodatkowania z tytułu stosunku pracy podatnika tego wyjątku nie stosujemy. Powoduje to wprowadzenie bezwzględnej odpowiedzialności pracodawcy za niepobranie podatku od wynagrodzenia wypłaconego „pod stołem”.

Jacek Grzywa Radca Prawny, Kierownik Działu Prawnego Grupa Progres

Więcej wpisów

Przyjęcie pensji pod stołem a prawo

Szara strefa ma się dobrze. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Polski Instytut Ekonomiczny nawet 1,4 mln pracowników otrzymuje część pensji ”pod stołem”. Ten proceder dotyczy 12 proc. osób zatrudnionych na umowę o pracę, a aż 6 proc. wynagrodzeń polskiej gospodarce.

Pracownik najczęściej na umowie ma wpisaną kwotę wynagrodzenia, która nie ma nic wspólnego z tym, ile rzeczywiście otrzymuje „do ręki” za swoją pracę. Pracodawcy decydują się na taki krok, ponieważ kwota wpisana na umowie to podstawa opodatkowania ZUS.

Pracowniku uważaj, bo osoba, która uzyskuje nieopodatkowany dochód popełnia przestępstwo skarbowe opisane w art. 54 Kodeksu karno-skarbowego:

• 1.  Podatnik, który uchylając się od opodatkowania, nie ujawnia właściwemu organowi przedmiotu lub podstawy opodatkowania lub nie składa deklaracji, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych, albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.
• 2.  Jeżeli kwota podatku narażonego na uszczuplenie jest małej wartości, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych.
• 3.  Jeżeli kwota podatku narażonego na uszczuplenie nie przekracza ustawowego progu, sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Pracownik godząc się przyjmując część wypłaty „pod stołem”, musi liczyć się z tym, że świadomie nie mówi prawdy urzędowi skarbowemu, oszukując tym samym skarb państwa. W wyniku tych czynów musi zapłacić grzywnę, a także podlega innym sankcjom zawartym w kodeksie karnym skarbowym. Pracownik, który deklaruje, że jego wynagrodzenie wynosi np. 1500 zł (kiedy w istocie jest to 2500 zł) podlega karze grzywny, której wysokość wynosi nawet do 75% wysokości ukrytego dochodu.

Jacek Grzywa Radca Prawny, Kierownik Działu Prawnego Grupa Progres

Więcej wpisów

Polskie przepisy dotyczące legalizacji pobytu i powierzenia pracy obcokrajowcom są uznane za  jedne z najbardziej liberalnych w Europie. Tzw. procedura uproszczona (oświadczeniowa), pozwala szybko, przeważnie w ciągu 7 dni, zapewnić zatrudnienie na terenie RP obywatelom sześciu, państw, tj.: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji i Ukrainy na maksymalnie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Zezwolenie na pracę pracownika obcokrajowca- obowiązki wobec pracodawcy

W związku z ubieganiem się o zezwolenie na pracę pracownika obcokrajowca na pracodawcy ciążą określone obowiązki, których ominięcie, niedopilnowanie lub przekroczenie terminu przekazania informacji mogą wiązać się z konsekwencjami karnymi.

Przede wszystkim po wpisaniu – przez powiatowy urząd pracy – oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń pracodawca ma obowiązek pisemnie powiadomić ten urząd o:

1. a) podjęciu pracy przez cudzoziemca – najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy
2. b) niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń

Za niedopełnienie obowiązku zawiadomienia PUP o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez obcokrajowca w terminie, bądź przekazanie do tego urzędu nieprawdziwych informacji o podjęciu, niepodjęciu przez niego pracy grozi kara grzywny do 5 000 zł (art. 120 ust. 10).

Z kolei pracodawca, zatrudniając pracownika – obcokrajowca, ma obowiązek w terminie 7 dni pisemnie powiadomić wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę, o następujących okolicznościach:

1. a) cudzoziemiec rozpoczął dozwoloną pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na okres łącznie nieprzekraczający 30 dni w roku kalendarzowym
2. b) nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego cudzoziemcowi wykonywanie pracy, lub przejęcie zakładu pracy, lub jego części przez innego pracodawcę
3. c) nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę
4. d) zmieniła się osoba reprezentująca pracodawcę zagranicznego, który delegował cudzoziemca do pracy na terytorium Polski
5. e) cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę
6. f) cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 3 miesiące
7. g) cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę (art. 88i ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy)

Następstwem niedopełnienia powyższego obowiązku może być kara grzywny od 100 zł do 5.000 zł (art. 120 ust. 6 tej ustawy).

Nielegalne zatrudnienie cudzoziemca- konsekwencje

Konsekwencją nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca lub nieterminowego zgłoszenia podjęcia czy niepodjęcia przez niego pracy może być też odmowa wydania zezwoleń na pracę dla nowych cudzoziemców, o które wnioskuje dany pracodawca.

Pracodawca lub cudzoziemiec mogą (ale nie muszą) powiadomić PUP o zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia (art. 88z ust. 13 i 16 ww. ustawy).

Jacek Grzywa Radca Prawny, Kierownik Działu Prawnego Grupa Progres

Więcej wpisów