Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy wobec pracowników zdalnych?

Praca zdalna na dobre zagościła w polskiej rzeczywistości. Choć początkowo została wprowadzona jako rozwiązanie tymczasowe w czasie pandemii, dziś stanowi pełnoprawną formę świadczenia pracy, uregulowaną w Kodeksie Pracy. Co to oznacza dla pracodawców? Jakie konkretne obowiązki mają wobec pracowników zdalnych? W tym artykule znajdziesz wszystkie niezbędne informacje.

Czym właściwie jest praca zdalna według przepisów?

Zanim przejdziemy do szczegółowych obowiązków pracodawcy, warto wyjaśnić, czym dokładnie jest praca zdalna w świetle prawa. Zgodnie z nowymi przepisami regulującymi pracę zdalną, które weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku, praca zdalna to wykonywanie obowiązków służbowych całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, w miejscu uzgodnionym z pracownikiem. Najczęściej odbywa się to w domu pracownika, choć prawo przewiduje elastyczność w tej kwestii.

Najważniejsze zasady obowiązujące podczas pracy zdalnej:

• Miejsce wykonywania pracy zdalnej musi być każdorazowo uzgodnione między pracownikiem a pracodawcą. Oznacza to, że pracownik nie może samowolnie zmieniać lokalizacji – na przykład pracować jeden dzień z domu, kolejny z kawiarni, a następny z domku letniskowego, bez wcześniejszego ustalenia tego z przełożonym. Lokalizacja pracy zdalnej powinna być uprzednio ustalona z pracodawcą (tj. powinien być podany adres wykonywania czynności związanych z pracą).
• Wykorzystanie narzędzi komunikacji na odległość. Praca zdalna musi odbywać się przy użyciu sprzętu i technologii umożliwiających kontakt z przełożonym i współpracownikami.
• Określanie zasad wykonywania pracy zdalnej. Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) wprowadziła obowiązek określania zasad wykonywania pracy zdalnej. Powinno to odbyć się w porozumieniu zawartym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami zawodowymi, a w przypadku gdy do takiego porozumienia nie dojdzie oraz gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa – w regulaminie ustalonym przez pracodawcę.

Najważniejsze obowiązki pracodawcy, czyli co trzeba zapewnić pracownikowi zdalnemu?

Sprzęt i narzędzia pracy

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi niezbędnego sprzętu do pracy. W praktyce oznacza to nie tylko dostarczenie komputera, telefonu, oprogramowania potrzebnego do wykonywania pracy, czy dodatkowego monitora lub innego sprzętu specjalistycznego (np. skanera, drukarki), ale również zadbanie o ich prawidłowe funkcjonowanie.

Koszty związane z pracą zdalną

Pracodawca ma obowiązek pokryć koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej (o ile pracownik nie wykonuje pracy zdalnej na zasadzie pracy zdalnej okazjonalnej). Dotyczy to przede wszystkim:

• energii elektrycznej wykorzystywanej do zasilania sprzętu służbowego
• dostępu do Internetu i usług telekomunikacyjnych
• kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy
• innych uzasadnionych wydatków, jeśli zostały określone w regulaminie lub porozumieniu

Warto zaznaczyć, że pracodawca nie ma obowiązku pokrywania kosztów związanych z wodą, ogrzewaniem czy wykorzystaniem powierzchni mieszkalnej, chyba że takie zapisy znajdą się w wewnętrznych dokumentach firmy.

Dostęp do zakładu pracy i integracja z zespołem

Pracownik zdalny powinien mieć pełny dostęp do firmowego życia organizacji. W praktyce oznacza to, że osoba wykonująca pracę z domu nie może zostać pozbawiona możliwości swobodnego przebywania w siedzibie firmy, kontaktowania się ze współpracownikami oraz korzystania z wszystkich udogodnień dostępnych dla pozostałych członków zespołu. Dotyczy to zarówno pomieszczeń biurowych i sprzętu firmowego, jak i obiektów socjalnych.

Co więcej, pracownik zdalny ma takie samo prawo do uczestnictwa w firmowych wydarzeniach integracyjnych i korzystania z benefitów socjalnych jak pracownicy stacjonarni. Jest to istotne dla zachowania więzi zespołowych i przeciwdziałania poczuciu izolacji, które może pojawić się podczas długotrwałej pracy zdalnej.

Bezpieczeństwo i szkolenia – ważne aspekty pracy zdalnej, o których musi pamiętać pracodawca

Bezpieczeństwo podczas pracy zdalnej to nie tylko kwestia fizycznego BHP, ale również ochrona danych i cyberbezpieczeństwo. Pracodawca musi zadbać o kompleksowe przygotowanie pracownika do wykonywania obowiązków poza biurem.

Ocena ryzyka i szkolenia BHP

Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracodawca ma obowiązek:

1. Przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej
2. Przygotować informację o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy
3. Odebrać od pracownika oświadczenie o zapoznaniu się z tymi zasadami
4. Zapewnić odpowiednie szkolenie BHP

Ochrona danych i cyberbezpieczeństwo

W dobie cyfryzacji szczególnie istotne jest bezpieczeństwo informacji. W związku z tym pracodawca zatrudniający na zasadzie pracy zdalnej ma obowiązek:

• Określić jasne procedury ochrony danych osobowych
• Przeprowadzić szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa
• Zapewnić bezpieczne połączenie z firmowymi systemami
• Ustalić zasady przechowywania i przekazywania dokumentów

Obowiązek udzielenia pracy zdalnej – Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy z domu?

Istnieją sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek umożliwić pracę zdalną. Dotyczy to między innymi:

• Kobiet w ciąży
• Rodziców wychowujących dzieci do 4 roku życia
• Osób opiekujących się niepełnosprawnym członkiem rodziny
• Rodziców dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności
• Pracowników-rodziców w przypadku ciąży powikłanej

Okazjonalna praca zdalna na żądanie – 24 dni w roku dla każdego pracownika

Jedną z ważnych zmian wprowadzonych przez nowelizację Kodeksu Pracy z 7 kwietnia 2023 roku jest możliwość korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67³³ Kodeksu pracy, każdy pracownik zatrudniony w oparciu o umowę o pracę może skorzystać z pracy zdalnej na żądanie przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. To rozwiązanie daje pracownikom większą elastyczność w sytuacjach, gdy potrzebują pracować z domu (np. podczas oczekiwania na wizytę serwisanta, w przypadku potrzeby wyjazdu do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych (pod warunkiem, że pracownik będzie mógł wykonywać pracę zdalną), czy konieczności opieki nad chorym dzieckiem).

Aby skorzystać z takiej formy pracy, wystarczy złożyć wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Co ważne, te 24 dni przysługują niezależnie od innych ustaleń dotyczących pracy zdalnej w firmie. Jest to indywidualne uprawnienie każdego pracownika, które zostało zagwarantowane przez ustawodawcę. Dodatkowo, udzielając okazjonalnej pracy zdalnej, pracodawca nie jest zobowiązany do stosowania niektórych przepisów dotyczących pracy zdalnej, np. obowiązku zapewnienia narzędzi pracy.

Kontrola pracy zdalnej – zasady i ograniczenia

Pracodawca ma prawo kontrolować pracę zdalną, ale musi to robić z poszanowaniem prywatności pracownika. Jeśli decyduje się na przeprowadzenie kontroli, powinna być ona przeprowadzana:

• W godzinach pracy
• Po wcześniejszym uzgodnieniu terminu
• Z poszanowaniem prywatności pracownika i jego domowników
• W zakresie BHP i ochrony danych

Praca zdalna a obowiązki pracodawcy: podsumowanie i najważniejsze wnioski

Wprowadzenie pracy zdalnej to znacznie więcej niż tylko wysłanie pracownika do domu z laptopem. To złożony proces, który wymaga przemyślanego podejścia i odpowiedniego przygotowania ze strony pracodawcy. Od zapewnienia niezbędnej infrastruktury technicznej, przez regulacje prawne, aż po kwestie bezpieczeństwa – każdy element tej układanki jest istotny dla sprawnego funkcjonowania zespołu rozproszonego.

Warto pamiętać, że dobrze zorganizowana praca zdalna może być źródłem korzyści dla całej organizacji. Pracownicy zyskują większą elastyczność i lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, podczas gdy pracodawcy mogą liczyć na zwiększoną efektywność i lojalność zespołu. To, co w tym wszystkim wydaje się najważniejsze to systematyczne dostosowywanie rozwiązań do zmieniających się przepisów prawnych, potrzeb pracowników i firmy oraz okoliczności.

Źródła:

https://www.gov.pl/web/rodzina/praca-zdalna

https://www.prawo.pl/kadry/praca-zdalna-obowiazki-pracodawcy,519439.html

https://prawopracy.bieluk.pl/czy-pracodawca-moze-odmowic-wykonywania-pracy-zdalnej-pracownicy-w-ciazy/

https://sqda.pl/kodeks-pracy-2023-a-praca-zdalna-prawa-i-obowiazki-pracodawcy/

L4 w 2025 roku: Jakie zmiany w prawie pracy warto znać?

Nowy rok przyniesie sporo zmian w zakresie zwolnień lekarskich. Przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej projekt ustawy trafił już do konsultacji, a przepisy, które znacząco zmienią zasady korzystania z L4, mają wejść w życie w styczniu 2025 roku. Co dokładnie się zmieni i jak te zmiany wpłyną na pracowników? Przyjrzyjmy się najważniejszym modyfikacjom.

Incydentalne czynności zawodowe przestaną być problemem

Ustawa przewiduje jaśniejsze zasady dotyczące tego, co pracownik może, a czego nie powinien robić podczas L4. Nowe przepisy zakładają, że od 2025 roku możliwe będzie np. odpisanie na maila lub odebranie służbowego telefonu w trakcie zwolnienia lekarskiego bez obawy o utratę zasiłku chorobowego. Zgodnie z tymi przepisami “incydentalne czynności”, czyli pojedyncze, sporadyczne działania, których wykonanie jest szczególnie istotne i mogłoby zapobiec znaczącym szkodom lub stratom dla pracodawcy, nie będą już traktowane jako naruszenie zasad L4.

Co to oznacza w praktyce? Jeśli podczas zwolnienia wystąpi konieczność np. podpisania ważnej faktury lub odpowiedzi na służbowego maila – możesz to zrobić bez obaw o utratę zasiłku chorobowego.

Incydentalne czynności, czyli jakie?

Zgodnie z projektem ustawy, za incydentalne czynności można uznać na przykład:

• podpisanie pilnych dokumentów (np. faktur czy listów przewozowych)
• przekazanie ważnych informacji czy haseł dostępu
• udzielenie kluczowych informacji niezbędnych do kontynuowania projektów
• odebranie naprawdę ważnego telefonu służbowego

Co istotne – nie są to wszystkie czynności służbowe, a jedynie te:

• których nie da się przełożyć na później
• których niewykonanie mogłoby spowodować realne straty
• które mają charakter jednorazowy i wyjątkowy
• które nie wpływają negatywnie na proces leczenia

Warto podkreślić, że nowe przepisy nie oznaczają obowiązku wykonywania jakichkolwiek czynności służbowych podczas choroby, regularnego odbierania telefonów służbowych, stałego sprawdzania i odpowiadania na maile, czy wykonywania standardowych obowiązków zawodowych.

Czy w trakcie L4 będzie można wyjść do apteki?

Nowe przepisy doprecyzowują również, co można robić podczas zwolnienia lekarskiego. Wyjście do apteki, do sklepu po podstawowe produkty czy wizyta u lekarza nie będą już podstawą do zakwestionowania zasadności zwolnienia. To zdroworozsądkowe podejście, które pozwala choremu na załatwienie niezbędnych spraw związanych z procesem leczenia i codziennym funkcjonowaniem.

Rewolucja w zwolnieniach lekarskich dla zatrudnionych u kilku pracodawców

Jedną z najbardziej znaczących zmian jest możliwość pobierania zasiłku chorobowego z jednego miejsca pracy, przy jednoczesnym wykonywaniu obowiązków w drugim. Jak to możliwe? Wyobraź sobie nauczyciela biznesu i zarządzania w szkole ponadpodstawowej, który dodatkowo pracuje jako księgowy. Jeśli zachoruje na zapalenie krtani, może być niezdolny do prowadzenia lekcji, ale nadal może wykonywać pracę księgowego. W takiej sytuacji lekarz będzie mógł wystawić zwolnienie tylko w odniesieniu do pracy nauczycielskiej.

Wyjazd za granicę podczas L4? To możliwe!

Choć wakacje na L4 nadal pozostają niedozwolone, nowe przepisy umożliwiają wyjazd za granicę w celach leczniczych lub by skorzystać z opieki rodziny mieszkającej poza Polską. Warunek? Konieczne będzie uzyskanie odpowiedniego uzasadnienia od lekarza.

Zwolnienia lekarskie w 2025 roku a zmiany w ZUS

Nowe przepisy wzmocnią system kontroli zwolnień lekarskich. ZUS otrzyma szersze uprawnienia do weryfikacji zasadności L4, w tym dostęp do dokumentacji medycznej stanowiącej podstawę wystawienia zwolnienia. Wprowadzona zostanie również podstawa prawna do wymiany danych w ZUS-owskim rejestrze lekarzy upoważnionych do wystawiania zaświadczeń lekarskich z danymi Centralnego Rejestru Lekarzy i Lekarzy Dentystów oraz Centralnego Rejestru Felczerów.

Nowością będzie też automatyczny system powiadamiania o kontrolach prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich poprzez tzw. voiceboty – specjalne systemy automatycznych połączeń telefonicznych. Pacjent będzie mógł jednak zdecydować, czy chce otrzymywać informacje w tej formie, czy woli tradycyjny kontakt z pracownikiem ZUS. Kontrole będą dotyczyć zarówno zwykłych L4, jak i zwolnień związanych z opieką nad chorym członkiem rodziny.

Co nowe zmiany w L4 oznaczają dla pracowników?

Nowe przepisy z jednej strony uelastyczniają zasady korzystania z L4, z drugiej wprowadzają jaśniejsze reguły kontroli. Dla pracowników oznacza to:

• Większą swobodę w załatwianiu niezbędnych spraw podczas choroby
• Możliwość wykonywania pilnych, incydentalnych czynności zawodowych
• Jaśniejsze zasady dotyczące tego, co wolno, a czego nie wolno robić na zwolnieniu
• Możliwość łączenia pracy u jednego pracodawcy z L4 u drugiego (w uzasadnionych przypadkach)

Na co uważać?

Warto pamiętać, że mimo złagodzenia przepisów, L4 nadal służy powrotowi do zdrowia. Nowe regulacje nie oznaczają, że zwolnienie lekarskie można traktować jako dodatkowy urlop. Wszelkie aktywności powinny być podporządkowane procesowi leczenia i nie mogą utrudniać powrotu do zdrowia.

Zmiany w przepisach dotyczących L4 od 2025 roku wprowadzają więcej elastyczności i zdrowego rozsądku do systemu zwolnień lekarskich. Jednocześnie zachowują odpowiednie mechanizmy kontroli, by zapobiegać nadużyciom. Dla pracowników oznacza to bardziej komfortowe warunki podczas powrotu do zdrowia, ale też większą odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie zwolnienia.

Źródła:

https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-szykuja-sie-zmiany-w-l4-czy-bedzie-mozna-dorabiac-podczas-choroby

https://www.rynekzdrowia.pl/Prawo/Wazne-zmiany-w-L4-Od-2025-roku-wchodza-nowe-przepisy,264427,2.html

https://www.money.pl/gospodarka/koniec-l4-na-starych-zasadach-nadchodza-rewolucyjne-zmiany-ale-juz-sa-watpliwosci-7090049615407872a.html

Płaca minimalna w 2025 – szansa czy wyzwanie dla gospodarki?

Od 1 stycznia 2025 roku pracujący w Polsce zobaczą na swoich umowach nową kwotę minimalnego wynagrodzenia – 4666 zł brutto. Ta podwyżka odbije się echem w wielu obszarach gospodarki. Zmiany odczują nie tylko ci zarabiający płacę minimalną, ale też przedsiębiorcy, pracodawcy oraz osoby otrzymujące świadczenia powiązane z jej wysokością. Sprawdźmy, co dokładnie zmieni się wraz ze wzrostem najniższej krajowej.

Czym jest płaca minimalna?

Płaca minimalna to ustawowo określone najniższe wynagrodzenie, jakie pracodawca może wypłacić pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę. Jest to jeden z najważniejszych instrumentów polityki społeczno-gospodarczej, który ma na celu ochronę pracowników przed zbyt niskimi zarobkami i zapewnienie im minimum ekonomicznego zabezpieczenia.

Dlaczego państwo reguluje minimalną pensję?

Istota płacy minimalnej

Płaca minimalna jest jednym z podstawowych instrumentów regulacji rynku pracy. Określa ona gwarantowany poziom wynagrodzenia, zapewniający pracownikom możliwość zaspokojenia podstawowych potrzeb. Stanowi również ważny element systemu wynagrodzeń, wpływający na kształtowanie się poziomu płac w gospodarce.

Jak ustala się nową płacę minimalną w Polsce?

To proces kilkuetapowy, w którym uczestniczy wielu decydentów. Najpierw resort pracy przygotowuje wstępną propozycję, którą następnie analizuje i zatwierdza rząd. Po tej akceptacji głos zabiera Rada Dialogu Społecznego – organ skupiający przedstawicieli pracowników, pracodawców i władz. RDS ma czas do połowy lipca, by przedstawić swoją opinię i ewentualne kontrpropozycje. Jeśli tego nie zrobi, odpowiedzialność za ustalenie ostatecznej wysokości płacy minimalnej przejmuje rząd, który do 15 września musi podjąć ostateczną decyzję – nie może ona jednak być niższa niż pierwotna propozycja.

Jak oblicza się wartość podwyżki najniższej krajowej?

Pod uwagę brane są dwa główne czynniki. Pierwszy to przewidywana inflacja w nadchodzącym roku. Drugi wskaźnik jest brany pod uwagę, gdy obecna płaca minimalna nie sięga połowy średniej krajowej – wtedy do wyliczeń dodaje się też 2/3 prognozowanego wzrostu gospodarczego. Co ważne, końcowa podwyżka może być wyższa niż ta wyliczona z użyciem tych wskaźników – wszystko zależy od decyzji rządu.

Częstotliwość i zasady zmian minimalnego wynagrodzenia

Płaca minimalna jest zazwyczaj aktualizowana w styczniu, jednak w zależności od sytuacji gospodarczej możliwe są dodatkowe korekty w ciągu roku. Taka sytuacja miała miejsce w latach 2023 i 2024. Wtedy płaca minimalna w Polsce wzrastała dwukrotnie: w styczniu oraz w lipcu. Uzasadnieniem zmian były przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, które przewidują dwie podwyżki w ciągu roku, gdy prognozowany na dany rok wskaźnik cen (inflacja) przekracza 5%. W 2025 roku przewidziana jest jedna podwyżka obowiązująca od 1 stycznia.

Najniższa krajowa w 2025 roku – ile wyniesie?

Od 1 stycznia 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie z 4300 zł brutto (około 3261,53 zł netto) do 4666 zł brutto miesięcznie. W przeliczeniu na kwotę netto, po odliczeniu podatku PIT oraz składek ZUS, pracownik otrzyma około 3510,92 zł na rękę.

Kontekst ostatnich kilku lat zmian

W ciągu ostatnich lat Polska notowała regularne wzrosty płacy minimalnej. Jeszcze w 2020 roku wynosiła ona 2600 zł brutto, co oznacza, że w ciągu pięciu lat wzrost wyniósł ponad 80%. Taki dynamiczny rozwój jest odpowiedzią na inflację oraz dążenie do zbliżenia polskich zarobków do standardów unijnych.

Nie tylko podstawowa pensja – co jeszcze zmieni się w 2025?

Stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych

W 2025 roku zmieni się również minimalna stawka godzinowa dla umów cywilnoprawnych. Od nowego roku pracodawcy będą musieli płacić za każdą godzinę wykonanego zlecenia lub świadczonych usług już nie 28,10 zł brutto, ale 30,50 zł brutto. Ta zmiana będzie dotyczyć m.in. osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia.

Dodatki i pochodne zależne od płacy minimalnej

Podwyżka płacy minimalnej od 1 stycznia 2025 roku do poziomu 4666 zł brutto przyniesie istotne zmiany w wysokości:

• Świadczeń chorobowych i macierzyńskich

Zwiększenie płacy minimalnej automatycznie wpływa na wysokość gwarantowanej podstawy wymiaru świadczeń chorobowych. Pracownik zatrudniony na pełny etat od stycznia 2025 roku będzie miał zapewnioną minimalną wysokość świadczenia w kwocie 4026,29 zł netto.

• Składek na ubezpieczenia społeczne dla przedsiębiorców

Wzrost płacy minimalnej wpłynie również na wysokość minimalnej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, co oznacza dla przedsiębiorców dodatkowy koszt. Szacuje się, że składki w 2025 roku wzrosną o około 450 zł rocznie, zwiększając obciążenia finansowe małych firm.

Kto zyska na podwyżce płacy minimalnej?

Wpływ podwyżki na sytuację pracowników

Zmiana wysokości płacy minimalnej przełoży się na realne wynagrodzenia osób otrzymujących najniższą krajową, którzy od stycznia 2025 będą otrzymywać o około 250 zł netto więcej. Wyższe wynagrodzenia i dodatkowe środki w miesięcznym budżecie mogą zmienić sposób, w jaki gospodarstwa domowe zarządzają swoimi finansami i planują wydatki.

Efekt domina w wynagrodzeniach

Podwyżka płacy minimalnej zwykle prowadzi do wzrostu oczekiwań płacowych w innych grupach pracowników. Firmy, aby zachować różnice w wynagrodzeniach, mogą zdecydować się na podwyżki także dla osób zarabiających powyżej minimum.

Skutki dla rynku konsumenckiego

Większe dochody pracowników przełożą się na wzrost konsumpcji, szczególnie w sektorach takich jak handel detaliczny, usługi czy gastronomia. Wzrost wydatków konsumentów pozytywnie wpłynie na gospodarkę, ale może też przyczynić się do podwyżek cen w związku z rosnącym popytem.

Wyzwania dla pracodawców i gospodarki

Koszty dla małych i średnich przedsiębiorstw

Podwyżka płacy minimalnej może stanowić duże wyzwanie dla sektora MŚP. Wyższe koszty pracy będą wymagały większych nakładów finansowych, co może zmusić niektóre firmy do ograniczenia zatrudnienia lub podwyższenia cen swoich produktów i usług.

Presja inflacyjna

Podwyżka płac minimalnych często wiąże się z presją na wzrost cen towarów i usług, co może nasilić inflację. Jednocześnie, jeśli wzrost wynagrodzeń będzie równoważony przez wzrost wydajności pracy, efekt ten może być ograniczony.

Polska na tle Europy – gdzie jesteśmy z płacą minimalną?

Porównanie z innymi krajami UE

Płaca minimalna w Polsce w 2025 roku, wynosząca 4666 zł brutto, będzie wciąż niższa niż w krajach takich jak Holandia czy Niemcy, ale znajdzie się w czołówce państw Europy Środkowo-Wschodniej. W przeliczeniu na euro Polska z dużym prawdopodobieństwem wyprzedzi Cypr (do którego obecnie brakuje nam 2 euro) i znajdzie się na 9 miejscu w rankingu płacy minimalnej w UE.

Siła nabywcza płacy minimalnej

Realna siła nabywcza (wartość) polskiej płacy minimalnej rośnie, ale pozostaje zależna od lokalnych kosztów życia. W porównaniu do krajów o wyższych wynagrodzeniach w Polsce obowiązują niższe ceny podstawowych dóbr, co częściowo równoważy różnice w zarobkach.

Rok 2025 przyniesie ważną zmianę w obszarze wynagrodzeń na polskim rynku pracy. Nowa wysokość płacy minimalnej to element szerszych przemian gospodarczych, które będą kształtować relacje między pracodawcami a pracownikami.

Warto śledzić, jak te zmiany przełożą się na rozwój przedsiębiorstw i poziom życia Polaków. Doświadczenia pokazują bowiem, że rynek pracy ma duży potencjał adaptacyjny i potrafi przekuwać wyzwania w nowe możliwości rozwoju.

Źródła:

https://www.gov.pl/web/rodzina/placa-minimalna-krok-po-kroku

https://www.pkobp.pl/aktualnosci-archiwum/aktualnosci-eksportera/place-minimalne-w-unii-europejskiej-w-lipcu-2024/?srsltid=AfmBOoo4yjnuVsbvtAu0pSi66vpUChuMILnIPIFULvK3J2s5ckQcUE3H

https://serwisy.gazetaprawna.pl/emerytury-i-renty/artykuly/9680585,od-stycznia-wzrosnie-nie-tylko-placa-minimalna-ktore-swiadczenia-pojd.html

https://www.pit.pl/wynagrodzenie-minimalne/

Jakie obowiązki wynikają z RODO dla działu HR?

Wprowadzenie w Europie RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) zrewolucjonizowało podejście do przetwarzania danych osobowych w firmach, w tym w działach HR. Działy te, operując na wrażliwych informacjach pracowników i kandydatów, muszą dostosować swoje procedury do nowych wymogów prawnych. Jakie zatem obowiązki nakłada RODO na działy HR? Sprawdźmy to!

Kategorie danych osobowych w obszarze HR

Dane osobowe, zgodnie z RODO, to wszelkie informacje, które pozwalają na identyfikację konkretnej osoby fizycznej. W kontekście działu HR oznacza to zarówno podstawowe informacje, takie jak imię, nazwisko czy dane kontaktowe, jak i bardziej wrażliwe, np. dotyczące zdrowia w kontekście zdolności do wykonywania pracy. Wszystkie te dane muszą być przetwarzane zgodnie z zasadami ochrony wynikającymi z RODO.

Dane osobowe można podzielić na trzy główne kategorie:

1. Dane zwykłe – podstawowe informacje, które nie należą do szczególnych kategorii danych. Są to np. imię i nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL.
2. Dane wrażliwe (szczególne) – ich przetwarzanie jest co do zasady zakazane, chyba że istnieją wyraźne podstawy prawne. Do tej grupy należą m.in. dane dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego czy przekonań religijnych.
3. Dane związane z wyrokami sądowymi i czynami zabronionymi – obejmują informacje dotyczące orzeczeń sądowych lub innych przewinień.

Minimalizacja danych osobowych zbieranych przez dział HR – co wolno, a czego unikać?

Zarządzanie danymi osobowymi w HR to nie lada wyzwanie. Codziennie przez ręce działu zajmującego się całym procesem rekrutacji (w tym identyfikacją potrzeb kadrowych, sourcingiem kandydatów, prowadzeniem rozmów kwalifikacyjnych oraz rekomendacją najlepszych kandydatów do zatrudnienia) przewijają się setki dokumentów zawierających wrażliwe informacje. Od CV, przez umowy o pracę, aż po dane płacowe – każdy z tych dokumentów wymaga odpowiedniej ochrony.

Podstawowym obowiązkiem jest przestrzeganie zasady minimalizacji danych. Oznacza to zbieranie tylko tych informacji, które są niezbędne w procesie zatrudnienia. Podczas rekrutacji pracodawcy mogą żądać od kandydatów informacji takich jak:

• imię i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe,
• wykształcenie oraz
• doświadczenie zawodowe.

Z kolei informacje, tj. stan cywilny, poglądy religijne czy nawet dodatkowe dokumenty tożsamości nie mają znaczenia przy procesie rekrutacyjnym, a pracodawca nie ma prawa wymagać ich od kandydata. Wszelkie dodatkowe dane wymagają specjalnej zgody pracownika lub kandydata, która musi być rejestrowana w sposób zgodny z wymogami RODO – powinna być wyraźna, udokumentowana i możliwa do udowodnienia w razie potrzeby.

Rejestr zgód na przetwarzanie dodatkowych danych osobowych

Pracodawca lub dział HR musi przechowywać takie zgody w sposób uporządkowany i łatwy do odnalezienia w razie kontroli lub żądania kandydata. Dokumentacja może przybrać formę:

• fizyczną, np. papierowy formularz zgody przechowywany w aktach rekrutacyjnych
• elektroniczną – plik PDF lub wpis w systemie rekrutacyjnym, który rejestruje datę i treść wyrażonej zgody.

Rejestr zgód a zgodność z RODO

Aby zachować zgodność z RODO, pracodawca może prowadzić rejestr zgód, w którym zapisuje:

• imię i nazwisko osoby udzielającej zgody,
• datę udzielenia zgody,
• treść zgody (np. jako załącznik),
• sposób wyrażenia zgody (np. podpis na papierze, zaznaczenie checkboxa),
• informację o ewentualnym wycofaniu zgody (data i sposób).

Taki rejestr pomaga w utrzymaniu porządku i umożliwia szybkie wykazanie, że zgoda została prawidłowo uzyskana.

Klauzula RODO w CV pracownika – czy to wystarczy?

Klauzule w CV mają na celu zapewnienie zgodności z przepisami RODO, ponieważ przetwarzanie danych osobowych, które nie wynika bezpośrednio z przepisów prawa pracy, wymaga zgody kandydata. Klauzula w CV jest wyraźnym wyrażeniem zgody kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby rekrutacji. W typowej rekrutacji pracodawca może przetwarzać dane wymagane przez Kodeks pracy (np. imię, nazwisko, doświadczenie zawodowe), ale dodatkowe informacje, takie jak zdjęcie, zainteresowania czy dane kontaktowe inne niż konieczne, wymagają zgody.

Bez niej pracodawca, chcąc przetwarzać dane wykraczające poza absolutne minimum, naraziłby się na naruszenie przepisów. Dlatego zamieszczenie klauzuli to nie tylko wymóg formalny, ale też ochrona interesów obu stron – kandydata i pracodawcy.

Jaka powinna być klauzula RODO w CV?

Zgodnie z RODO, zgoda na przetwarzanie danych osobowych musi być:

• Dobrowolna – kandydat powinien móc swobodnie zdecydować, czy zgadza się na przetwarzanie danych
• Świadoma – osoba udzielająca zgody musi wiedzieć, kto i w jakim celu będzie przetwarzać jej dane
• Konkretna – zgoda musi odnosić się do jasno określonego celu przetwarzania
• Jednoznaczna – wyrażona w sposób niebudzący wątpliwości

Przykładowe brzmienie klauzuli RODO w CV

Formalna zgoda kandydata na przetwarzanie danych osobowych to dodana do CV klauzula, która może brzmieć np. tak:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).”

lub krócej:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez firmę X moich danych na potrzeby rekrutacji na stanowisko Y”.

Obowiązek informacyjny pracodawców – transparentność przede wszystkim

RODO nakłada na pracodawców obowiązek informowania osób, których dane są przetwarzane, o celu, zakresie i podstawie prawnej tego przetwarzania. Informacje te powinny być przekazywane w momencie zbierania danych, np. w treści ogłoszenia o pracę lub podczas pierwszego kontaktu z kandydatem. Brak spełnienia tego obowiązku może skutkować sankcjami.

Zgodnie z art. 83 ust. 4 i 5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), za naruszenie obowiązku informacyjnego mogą zostać nałożone administracyjne kary pieniężne:

• Do 10 milionów euro lub 2% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego – w przypadku mniej poważnych naruszeń, takich jak niespełnienie obowiązku informacyjnego.
• Do 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego – w przypadku poważniejszych naruszeń, np. przetwarzania danych bez podstawy prawnej.

Jak długo i w jaki sposób można przechowywać dane kandydatów?

Dane osobowe powinny być przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane. Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego dane kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, powinny być usunięte, chyba że kandydat wyraził zgodę na ich dalsze przetwarzanie w przyszłych rekrutacjach. Pracodawca musi również zapewnić odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem.

Prawa pracowników i kandydatów – jak je respektować?

Każda osoba, której dane osobowe są przetwarzane przez dział HR, ma określone prawa wynikające z RODO. To oznacza, że zarówno kandydaci, jak i pracownicy mogą korzystać z możliwości zarządzania swoimi danymi. Aby dział HR mógł skutecznie respektować te prawa, konieczne jest wdrożenie odpowiednich procedur i przygotowanie się na szybkie reagowanie na zgłoszenia.

Jakie prawa przysługują pracownikom i kandydatom?

1. Prawo dostępu do danych

Osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo wiedzieć, jakie jej dane są gromadzone, w jakim celu są używane, jak długo będą przechowywane i komu ewentualnie zostały udostępnione. Pracodawca musi udzielić takich informacji w jasny i przystępny sposób na żądanie pracownika lub kandydata.

1. Prawo do sprostowania danych

Jeśli dane są niekompletne lub nieprawidłowe, można wystosować wniosek o ich poprawienie lub uzupełnienie. Pracodawca powinien wprowadzić zmiany niezwłocznie po otrzymaniu takiego wniosku.

1. Prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym)

W określonych sytuacjach, np. po zakończeniu procesu rekrutacyjnego, kandydat ma prawo zażądać usunięcia swoich danych, o ile nie istnieją przepisy, które nakazują ich dalsze przechowywanie (np. w przypadku akt pracowniczych prawo pracy wymaga ich przechowywania przez określony czas).

1. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych

Osoba, której dane są przechowywane, może żądać, aby jej dane były przechowywane, ale nieprzetwarzane w innym celu, (np. w trakcie wyjaśniania, czy dane są prawidłowe lub czy zostały przetworzone zgodnie z prawem).

1. Prawo do przenoszenia danych

Pracownicy lub kandydaci mogą zażądać, aby ich dane zostały przekazane innemu pracodawcy lub dostarczone w formacie umożliwiającym ich łatwe przeniesienie.

Jak dział HR może spełnić te obowiązki?

Każde żądanie dotyczące praw pracownika lub kandydata powinno być obsługiwane według jasnych i przejrzystych procedur. Firma może np. ustanowić dedykowaną osobę odpowiedzialną za ochronę danych osobowych (Inspektora Ochrony Danych), która koordynuje takie wnioski.

RODO wymaga, aby na każde żądanie dotyczące danych osobowych odpowiadać bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 30 dni. W przypadku bardziej skomplikowanych spraw termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, ale osoba składająca wniosek musi być o tym poinformowana.

Każde zgłoszenie pracownika lub kandydata powinno być rejestrowane, a dział HR musi prowadzić dokumentację potwierdzającą realizację zgłoszonych żądań.

Dlaczego to takie ważne?

Niespełnienie obowiązku respektowania praw osób, których dane są przetwarzane, może prowadzić do kar finansowych oraz skarg do organu nadzorczego (PUODO – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Co więcej, brak reakcji na takie wnioski osłabia zaufanie pracowników i kandydatów do pracodawcy, a to z kolei może odbić się negatywnie na wizerunku firmy.

Budowanie kultury ochrony danych w organizacji

Poza tym, że skuteczna ochrona danych osobowych to zbiór procedur i obowiązków prawnych, jest to też element kultury organizacyjnej. A najważniejszą rolę odgrywają w nim świadomi pracownicy działu HR, którzy znają prawa wynikające RODO i procedury ich realizacji. W tym kontekście w interesie pracodawcy jego obowiązkiem jest zapewnienie regularnych szkoleń dla działu HR, które będą angażujące i praktyczne.

Wdrażanie zasad RODO w dziale HR wymaga wysiłku, ale przynosi wymierne korzyści. Od wzmocnienia zaufania pracowników i kandydatów, po uniknięcie dotkliwych kar. Przy tym warto pamiętać, że ochrona danych to proces ciągły, który ewoluuje wraz z organizacją. Należy więc podejść do niej nie jak do obowiązku, lecz jak do inwestycji w transparentność, bezpieczeństwo i etykę biznesu.

Źródła:

https://www.infor.pl/prawo/praca/rekrutacja/3572090,RODO-w-HR-o-czym-warto-pamietac.html

https://rodowfirmie.com.pl/blog/rodo-dla-dzialu-hr-w-pytaniach-i-odpowiedziach/

https://capitallegal.pl/kary-na-naruszenie-rodo-kto-je-ponosi-i-ile-wynosza/?utm_source=chatgpt.com

https://centrumverte.pl/blog/rodo-w-kadrach-i-placach-ochrona-danych-osobowych-w-procesie-rekrutacji/