Elektroniczne formy komunikacji z pracownikami

Elektroniczne formy komunikacji z pracownikami

utworzone przez | lis 28, 2019 | Artykuł, Dla Pracodawcy, SG

Elektroniczne formy komunikacji z pracownikami

Nie ma wątpliwości, że najważniejszym zasobem każdej organizacji są ludzie. Tylko za sprawą  zaangażowanego zespołu specjalistów firma jest w stanie osiągać zamierzone cele. Konieczne jest więc zrozumienie jak ważną rolę w rozwoju organizacji odgrywa komunikacja między pracownikami. Prawidłowy obieg informacji pozwala uniknąć sytuacji, w której przekazywanie wiadomości zaczyna przypominać zabawę w głuchy telefon.

 

Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest ważna?

Komunikacja wewnętrzna wpływa na motywację zatrudnionych. Dobrze poinformowany pracownik czuje się ważną, integralną częścią całej firmy, nie tylko zespołu, z którym współpracuje na co dzień. Zaczyna utożsamiać się z reprezentowanymi wartościami oraz misją, a praca staje się dla niego czymś więcej niż tylko sposobem na zarabianie pieniędzy. Skuteczna komunikacja pozwala wyeliminować plotki i niedomówienia, które bardzo często stają się przyczyną konfliktów. Warto pamiętać, że spory w zespołach wpływają negatywnie na funkcjonowanie całej firmy.

Błędy w komunikacji są więc przyczyną negatywnej atmosfery, która rzutuje nie tylko na spadek efektywności pracowników, ale także na wizerunek firmy na zewnątrz. Z badań wynika, że większość kryzysowych sytuacji w zakresie PR ma miejsce z powodu kroków podejmowanych przez byłych zatrudnionych.

Dlaczego?

Pracownicy coraz częściej dzielą się swoimi opiniami nie tylko z rodziną i znajomymi, ale także w Internecie – na profilach w mediach społecznościowych albo forach. Z kolei zadowolony pracownik może pomóc stworzyć pozytywny wizerunek na zewnątrz. Skuteczna komunikacja przyczynia się również do zwiększenia lojalności wśród pracowników.

Poza tym, dzięki prawidłowemu obiegowi informacji, możliwe jest szybsze podejmowanie decyzji, lepsze planowanie działań oraz kontrolowanie postępów w realizacji wykonywanych zadań. Pracownicy posiadający rozległą wiedzę na temat funkcjonowania różnych obszarów firmy są w stanie efektywniej wykonywać swoje zadania.

 

Zasady komunikacji wewnętrznej

  1. Postaw na system dopasowany do potrzeb.

Nie ma jednego uniwersalnego systemu komunikacji. Każda firma musi wypracować swoje własne zasady, które odpowiadały będą jej potrzebom. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim wielkość firmy oraz grupę odbiorców. Zupełnie inaczej proces będzie przebiegał w kilku osobowej firmie a inaczej w międzynarodowej korporacji. Działania należy również dostosować do branży i posiadanych zasobów.

  1. Rozmawiaj

W wielu przedsiębiorstwach komunikacja przybiera formę monologu. Informacje przekazywane są w postaci emalii lub powiadomień. Ważne jest dostarczenie miejsca w którym pracownicy mogą wyrazić swoją opinię czy zadać pytanie, np. poprzez opcję komentarzy lub wiadomości prywatnych na platformie internetowej.

  1. Zadbaj o wystarczającą ilość informacji.

Zbyt duża ilość wiadomości może przytłoczyć. Często dochodzi do sytuacji, gdy pracownik zamiast wykonywać swoje zadania stara się połapać w docierających do niego komunikatach. System komunikacji ma pomóc w codziennej pracy, a nie ją utrudniać.

 

Połącz firmę siecią

Przykładem internetowej platformy usprawniającej komunikację wewnętrzną w firmie jest Intranet. Jedną z zalet serwisu jest możliwość przesyłania komunikatów do konkretnych grup odbiorców. Dzięki temu wiadomości mogą docierać do osób, które są nimi faktycznie zainteresowane. Pozwala to na personalizowanie komunikatów i jeszcze lepsze ich przyswajanie.

Dzięki wykorzystaniu mechanizmów mediów społecznościowych platforma jest miejscem, gdzie pracownicy chętnie angażują się w komentowanie, wymianę wiadomości i dzielenie się informacjami.

Poza tym Intranet daje również możliwość zamieszczenia informacji dotyczących pracowników. Każdy posiada profil, na którym zaleźć można podstawowe dane takie jak stanowisko, numer telefonu czy adres email. Dodatkowo istnieje opcja zaprezentowania struktury organizacyjnej. Pracownicy mogą lepiej zrozumieć kto jest kim i jakie panują zależności.

Dodatkowe funkcjonalności:

  • elektroniczne składanie wniosków dopasowanych do potrzeb firmy,
  • zarządzanie nieobecnościami, podgląd dostępności innych pracowników,
  • tworzenie listy wydarzeń,
  • realizowanie ankiet.

 

Ekonto – dokumenty na zawołanie

Ekonto to aplikacja, dzięki której pracownicy mogą szybko znaleźć gotowe do pobrania wzory dokumentów, wniosków urlopowych i oświadczeń ZUS oraz PIT. Umożliwia wgląd do wszystkich informacji związanych z aktualnym zatrudnieniem. Pracownicy bez problemu mogą sprawdzić poprawność danych osobowych, rachunków bankowych oraz obecnej umowy. Mogą również pobrać listy i paski wypłat oraz rozliczenia czasu pracy. Platforma zbiera wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu, a pracownicy mają do nich dostęp o każdej porze z dowolnego miejsca na świecie.

Ekonto pozwala na szybki przepływ informacji związanych z dokumentami dotyczącymi zatrudnienia, dzięki czemu procesy biurokratyzacji zostają ograniczone do minimum.

Komunikacja wewnętrzna nie może być postrzegana jako zbędny element, ponieważ prawidłowy obieg informacji w dużej mierze przekłada się na rozwój firmy. Zaangażowani pracownicy wykonują swoje zadania dużo bardziej efektywnie, nie tracą czasu na wewnętrzne konflikty i pomagają budować pozytywny wizerunek firmy na zewnątrz. To jakie narzędzia będą wykorzystywane w procesie komunikacji zależy wyłącznie od indywidualnych potrzeb firmy.

 

Klaudia Cichocka – Młodszy Specjalista ds. Marketingu Grupy Progres

Więcej wpisów

W pędzie za sukcesem zawodowym – Eksperci RS

W pędzie za sukcesem zawodowym – Eksperci RS

utworzone przez | lis 19, 2019 | Artykuł, Dla Pracownika, SG

W pędzie za sukcesem zawodowym – Eksperci RS

Czym jest sukces zawodowy?

Dla większości z nas sukces zawodowy ma wielkie znaczenie, jednakże oznacza coś innego – awans, wyższe zarobki, uznanie naszego otoczenia. I tutaj powstaje kluczowe pytanie – ile jesteśmy w stanie poświęcić aby zadowolić swoje „ego” lub co gorsze czyjeś ambicje? Dlaczego zadaję takie pytanie? Skłonił mnie do przemyśleń pewien reportaż, na który natknęłam się późnym wieczorem oglądając telewizję. Głównym bohaterem był młody mężczyzna w wieku ok. 35 lat, który niestety ale pogubił się w swoich wartościach. Praca, którą wykonywał dawała mu dużo satysfakcji, jednakże na pewnym etapie zawodowym zapragnął więcej – w jego przypadku więcej pieniędzy. Rozpoczął wyścig z czasem: więcej zamówień, więcej obowiązków, więcej pracy a doba nadal ma 24 godziny i trzeba znaleźć czas na jedzenie i sen. Rozwiązanie znalazł w internecie – nootropy czyli tzw. smart drugs. I tutaj pozwolę sobie zrobić mały wywód „naukowy”. Codziennie każdy z nas zażywa takie środki – pijąc kawę, herbatę, jedząc tabletki z żeń-szenia, czekoladę etc. Nasz organizm naturalnie wytwarza substancje chemiczne, które działają pobudzająco, jednakże co się stanie jeżeli wprowadzimy leki nootropowe wytworzone chemicznie? Jakie mają działanie? Na krótki dystans bardzo pozytywne, ponieważ poprawiają pamięć, kreatywność, szybkość zapamiętywania i koncentrację. Są używane w leczeniu lekkich zaburzeń dotyczących zachowań. A przy długotrwałym stosowaniu? To zależy od danego organizmu, ponieważ każdy reaguje inaczej na poszczególne składniki. Dla bohatera reportażu zakończyło się to bardzo źle – nie mógł spać, nie jadł, chodził zdenerwowany, nie mógł zebrać myśli, gorączkował. Cała historia miała swój finał w szpitalu, gdzie trafił z wyniszczeniem organizmu. Zalecenia? Wizyta u specjalisty, zbudowanie nowej diety, analiza kariery zawodowej, tego jak do tego doszło i zbudowanie swojego życia na nowo.

Nie zatrać się w pracy

Dlaczego o tym piszę? Rozwijajmy się, zdobywajmy góry, bądźmy spełnieni, ale nie zatracajmy się w tym. W życiu nie chodzi o to, aby zatracić się w pracy – niech ona będzie częścią naszego życia, spełnionego życia. Czasami warto wyjść z biura i pójść do parku, spotkać się z przyjaciółmi i porozmawiać o domu, pogodzie i życiu. Cieszmy się tym co mamy, bo w pewnym momencie każdy z nas zatrzyma się i zweryfikuje co mu pozostało. Wyznaczajmy sobie i innym granice. Nie musimy robić od razu dużych kroków, zacznijmy od małych postanowień: sztywne godziny pracy, spotkań, odbierania telefonów, odpisywania na maile. Na początku będzie trudno. Pojawi się stres, obawy ale gwarantuję, że po 2 – 3 tygodniach poczujesz ulgę. Skupisz się na sobie, rodzinie, swoich zainteresowaniach i zaczniesz odpoczywać po pracy, bo przecież po to z niej wychodzisz.

 

Katarzyna Czapiewska – Kierownik Projektów Rekrutacyjnych Grupy Progres

Więcej wpisów

Szara strefa z Ukrainy ma się dobrze w Polsce

Szara strefa z Ukrainy ma się dobrze w Polsce

utworzone przez | lis 15, 2019 | Artykuł, Dla Pracodawcy, Legalizacja zatrudnienia, SG

Szara strefa z Ukrainy ma się dobrze w Polsce

W pierwszych III kwartałach 2019 r. stwierdzono 10 456 przypadków nielegalnych działań związanych z wykonywaniem lub powierzeniem pracy oraz działalnością gospodarczą, której dopuścili się Ukraińcy w Polsce (8 295 w pierwszych III kwartałach 2018 r.) wynika z danych Komendy Głównej Straży Granicznej. W przypadku innych narodowości statystyki również rosną, jednak to właśnie Ukraińcy dominują w grupie narodowości działających nielegalnie w naszym kraju (92 proc.).

Nasi wschodni sąsiedzi stanowią największą grupę spośród wszystkich narodowości, które w Polsce działają w szarej strefie – w wielu przypadkach padają ofiarą nieuczciwych pośredników – często są to ich rodacy. Na kolejnych miejscach znajdują się Gruzini, Białorusini, Mołdawianie, obywatele Indii, Nepalu, Rosji czy Bangladeszu. Obywatele tych państw odpowiadali w sumie za 9 proc. wykrytych nieprawidłowości (dane Komendy Głównej Straży Granicznej).

Według Kijowskiego Międzynarodowego Instytutu Socjologii, na Ukrainie w 2018 roku 32 proc. pracowników nie miało oficjalnego zatrudnienia, a 45 proc. aktywnych zawodowo otrzymywało wypłatę w kopertach. Ukraińska szara strefa ma się dobrze również w Polsce. Coraz częściej tego procederu dopuszczają się nieuczciwi pośrednicy pracy z Ukrainy, którzy nielegalnie zatrudniają swoich rodaków w naszym kraju.

Jak działają nielegalni pośrednicy?

Obecnie rynek agencji pracy jest bardzo rozproszony, co sprzyja rosnącej liczbie nieuczciwych pośredników tworzących szarą strefę w Polsce. Na ogół są to małe podmioty z ukraińskim kapitałem zatrudniające pracowników bez umów. Innym z nielegalnych działań jest obchodzenie prawa przez nieuczciwych ukraińskich pośredników, którzy w swoich firmach zarejestrowanych na Ukrainie tworzą fikcyjne grupy udziałowców. Dzięki temu taka agencja nie tylko unika płacenia podatków, ale też jest w stanie zaproponować polskim pracodawcom konkurencyjne stawki za zapewnienie osób chętnych do pracy. Niejednokrotnie trafiają na podatny grunt – ich oferta wygrywa, bo jest tańsza, a przedsiębiorca potrzebuje kadry na już.

Ukraińscy pośrednicy działający nielegalnie pobierają od pracowników opłaty związane nie tylko ze znalezieniem im zajęcia, ale też legalizacją ich pobytu w Polsce, kolejną prowizję pobierają od pracodawcy. Zwerbowane osoby często nie są świadome, że padły ofiarą oszustów.

Konsekwencją pracy bez odpowiednich dokumentów uprawniających do jej legalnego wykonywania jest deportacja Ukraińca z Polski i zakaz wykonywania pracy w naszym kraju przez następne 2 lata. Takie przypadki w Polsce nie są jednostkowe, co potwierdzają dane Straży Granicznej. W pierwszych III kwartałach 2019 r. aż 15 606 Ukraińców wyjechało od nas na podstawie decyzji administracyjnych, obligujących ich do opuszczenia terytorium RP oraz innych umów i porozumień. Część z nich pracowała w szarej strefie lub werbowała do nielegalnej pracy w Polsce.

Jak zwalczać szarą strefę?

Ten proceder uprawiany w Polsce przez Ukraińców i innych obcokrajowców będzie się rozwijał, chyba że zostaną podjęte odpowiednie działania. Wiele zależy od kontrolujących rynek organów i instytucji państwowych, które obecnie są niewydolne – nie są w stanie sprawdzić, jak działają wszystkie agencje pracy i na ogół kierują kroki w stronę tych dużych, legalnych firm, a przecież to małe podmioty najczęściej tworzą szarą strefę. Ważne jest również odpowiednie ustawodawstwo i przepisy jasno regulujące warunki zatrudnienia.  Te narzędzia pozwolą uczciwym agencjom pracy walczyć z szarą strefą pochodzącą z Ukrainy. Obecnie m.in. poprzez prowadzone kampanie informacyjne nt. legalizacji pracy. Firmy takie jak nasza mogą informować o nielegalnych procederach ZUS czy Urząd Skarbowy, ale też i przede wszystkim klienta, jeśli uznamy, że może być przez kogoś oszukiwany, ale to nie wystarczy, żeby wyeliminować z rynku łamiących prawo pośredników pracy.

 

Piotr Zając – Prezes Zarządu Grupy Progres

Więcej wpisów

Onboarding – tak, ścieżka kariery – nie? Raport Rynek Pracy 360 stopni

Onboarding – tak, ścieżka kariery – nie? Raport Rynek Pracy 360 stopni

utworzone przez | lis 5, 2019 | Artykuł, Dla Pracodawcy, Dla Pracownika, SG

Onboarding – tak, ścieżka kariery – nie? Raport Rynek Pracy 360 stopni

Onboarding – tak, ścieżka kariery – nie? Raport Rynek Pracy 360°

66 proc. firm po przyjęciu do pracy nowej osoby przeprowadza proces onboardingu. Niestety, później większość z nich nie podejmuje wielu aktywności wobec pracownika – aż 63 proc. przedsiębiorców nie planuje jego ścieżki kariery. Jeśli zapewniają możliwości rozwoju to w wielu przypadkach oczekują podpisania „lojalki” wynika z raportu Rynek Pracy 360° Grupy Progres.

 

 

Ekspert wyjaśnia:

Karina Knyż-Grzywa, Dyrektor Biura Stowarzyszenia Agencji Zatrudnienia (Partner Raportu Grupy Progres Rynek Pracy 360°): Wysoki procent realizacji szkoleń wstępnych jest odpowiedzią na potrzebę płynnego wdrożenia się w pracę, jaką mają obie strony. Efektem  prawidłowo  przeprowadzonego  szkolenia  onboardingowego  powinno  być umożliwienie nowym członkom organizacji samodzielnego (bądź przy niewielkim wsparciu mentora), poruszania się w strukturze firmy. Długość procesu wdrożenia powinna być indywidualna,  ponieważ  w  każdym  przypadku  zależy  od  poziomu  kwalifikacji  oraz doświadczenia nowego pracownika.

Anna Augustyniak, Kierownik Projektów Rekrutacyjnych, Grupa Progres: Proces  adaptacji  jest niezwykle ważny, bowiem rzutuje na to, czy nowozatrudniony pracownik będzie chciał zostać z nami na dłużej – czy się zaaklimatyzuje i sprawnie wejdzie w nową rolę. Pomocny jest tu właśnie onboarding, składający się z szeregu działań, mających na celu ułatwienie „wejścia” do przedsiębiorstwa nowemu pracownikowi.

Niestety, wdrożenie często jest końcem jakichkolwiek działań podejmowanych przez przełożonych wobec zespołu.

 

Ścieżka kariery z zakrętami

 

Ekspert wyjaśnia:

Regina May, HR Business Partnera, Ekspert WZP Lewiatan (Partner Raportu Rynek Pracy 360°): Z moich obserwacji wynika, że dwa główne powody odejścia z pracy, a mianowicie niskie wynagrodzenia i brak możliwości rozwoju mają bezpośredni związek z brakiem polityki planowania ścieżek kariery pracowników. Taka  sytuacja  ma  miejsce  w  aż  63  proc.  firm.  Pracownicy  często  odchodzą z przedsiębiorstwa, ponieważ nie wiedzą jakie kroki podjąć, aby awansować na wyższe stanowisko tzn. Co mają zrobić? Czego się nauczyć? Jakie  doświadczenie zdobyć? Wyższe stanowisko to zazwyczaj większa pensja. Brak jasno określonych warunków awansu np. z młodszego specjalisty na specjalistę lub specjalisty na starszego specjalistę sprawia, że pracownik po prostu nie wie czy praca w obecnej firmie dalej szansę rozwoju i zmiany wynagrodzenia. Dlatego szuka ich w innej organizacji.

 

Rozwój tak, ale za lojalkę

 

Pytanie: Czy Twoja firma w zamian za możliwość rozwoju oczekuje podpisania „lojalki”?

Ekspert wyjaśnia:

Ewa Kiryczuk, Kierownik Regionu Rekrutacji Stałych w Grupie Progres: Coraz więcej organizacji stosuje tzw. „lojalki” w celu zabezpieczenia finansowego. Kadra  zarządzająca  obawia  się  sytuacji,  w  której  pracownik weźmie  udział  w  szkoleniu,  podniesie  swoje  kompetencje,  a  następnie zdecyduje się odejść. Istotne  jest  więc  przedstawienie  pracownikowi  korzyści  wynikających z odbycia szkolenia i podpisania umowy lojalnościowej, a także wskazanie przyszłych celów oraz perspektyw zawodowych w obecnej firmie. Niestety, nie zawsze jest to działanie przemyślanie, ale też odpowiednio uargumentowane, co może doprowadzić do powstania niechęci nie tylko wobec konkretnego szkolenia, ale także całej firmy.

Więcej o świecie bezrobotnych i pracowników można przeczytać w Raporcie Rynek Pracy 360°.

 

 

Raport Rynek Pracy 360 ° – to najnowszy projekt Grupy Progres, który pokazuje perspektywy zarówno pracodawców, pracowników jak i bezrobotnych. W badaniu uczestniczyło w sumie 1 000 respondentów – osób aktywnych zawodowo i tych szukających zatrudnienia z całej Polski. Celem było zgłębienie zależnych od siebie obszarów jakim są rekrutacja, rozwój, a także utrzymanie pracowników (obecnych i potencjalnych). Autorom zależało także na poznaniu doświadczeń, postaw, motywacji i planów każdej ze stron – pracodawców, osób aktywnych zawodowo oraz bezrobotnych.

Partnerami badania zostały osoby, organizacje i instytucje, którym sektor rynku pracy jest bardzo bliski – Gdański Urząd Pracy, Konfederacja Lewiatan, Pomorska Specjalna Strefa Ekonomiczna, Strateg Biznesowy Anna Stachniuk oraz Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia.

Pobierz Raport Rynek Pracy 360&deg

Więcej wpisów

Wyrażam zgodę na przetwarzanie podanych przeze mnie danych osobowych przez Grupę Progres Sp. z o.o. Administratora danych osobowych, w celach związanych z uczestnictwem w konferencjach i innych wydarzeniach oraz w celach marketingowych i statystycznych, przesłania informacji handlowych. Wyrażam zgodę na udostępnienie moich danych osobowych partnerom Grupy Progres Sp. z o.o, w celu otrzymywania od nich informacji handlowych. Więcej informacji na temat celu i sposobu przetwarzania Państwa danych osobowych przez Grupę Progres Sp. z o.o znajduje się TUTAJ.