Elektroniczne formy komunikacji z pracownikami
Nie ma wątpliwości, że najważniejszym zasobem każdej organizacji są ludzie. Tylko za sprawą zaangażowanego zespołu specjalistów firma jest w stanie osiągać zamierzone cele. Konieczne jest więc zrozumienie jak ważną rolę w rozwoju organizacji odgrywa komunikacja między pracownikami. Prawidłowy obieg informacji pozwala uniknąć sytuacji, w której przekazywanie wiadomości zaczyna przypominać zabawę w głuchy telefon.
Spis treści
Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest ważna?
Komunikacja wewnętrzna wpływa na motywację zatrudnionych. Dobrze poinformowany pracownik czuje się ważną, integralną częścią całej firmy, nie tylko zespołu, z którym współpracuje na co dzień. Zaczyna utożsamiać się z reprezentowanymi wartościami oraz misją, a praca staje się dla niego czymś więcej niż tylko sposobem na zarabianie pieniędzy. Skuteczna komunikacja pozwala wyeliminować plotki i niedomówienia, które bardzo często stają się przyczyną konfliktów. Warto pamiętać, że spory w zespołach wpływają negatywnie na funkcjonowanie całej firmy.
Błędy w komunikacji są więc przyczyną negatywnej atmosfery, która rzutuje nie tylko na spadek efektywności pracowników, ale także na wizerunek firmy na zewnątrz. Z badań wynika, że większość kryzysowych sytuacji w zakresie PR ma miejsce z powodu kroków podejmowanych przez byłych zatrudnionych.
Dlaczego?
Pracownicy coraz częściej dzielą się swoimi opiniami nie tylko z rodziną i znajomymi, ale także w Internecie – na profilach w mediach społecznościowych albo forach. Z kolei zadowolony pracownik może pomóc stworzyć pozytywny wizerunek na zewnątrz. Skuteczna komunikacja przyczynia się również do zwiększenia lojalności wśród pracowników.
Poza tym, dzięki prawidłowemu obiegowi informacji, możliwe jest szybsze podejmowanie decyzji, lepsze planowanie działań oraz kontrolowanie postępów w realizacji wykonywanych zadań. Pracownicy posiadający rozległą wiedzę na temat funkcjonowania różnych obszarów firmy są w stanie efektywniej wykonywać swoje zadania.
Zasady komunikacji wewnętrznej
- Postaw na system dopasowany do potrzeb.
Nie ma jednego uniwersalnego systemu komunikacji. Każda firma musi wypracować swoje własne zasady, które odpowiadały będą jej potrzebom. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim wielkość firmy oraz grupę odbiorców. Zupełnie inaczej proces będzie przebiegał w kilku osobowej firmie a inaczej w międzynarodowej korporacji. Działania należy również dostosować do branży i posiadanych zasobów.
- Rozmawiaj
W wielu przedsiębiorstwach komunikacja przybiera formę monologu. Informacje przekazywane są w postaci emalii lub powiadomień. Ważne jest dostarczenie miejsca w którym pracownicy mogą wyrazić swoją opinię czy zadać pytanie, np. poprzez opcję komentarzy lub wiadomości prywatnych na platformie internetowej.
- Zadbaj o wystarczającą ilość informacji.
Zbyt duża ilość wiadomości może przytłoczyć. Często dochodzi do sytuacji, gdy pracownik zamiast wykonywać swoje zadania stara się połapać w docierających do niego komunikatach. System komunikacji ma pomóc w codziennej pracy, a nie ją utrudniać.
Połącz firmę siecią
Przykładem internetowej platformy usprawniającej komunikację wewnętrzną w firmie jest Intranet. Jedną z zalet serwisu jest możliwość przesyłania komunikatów do konkretnych grup odbiorców. Dzięki temu wiadomości mogą docierać do osób, które są nimi faktycznie zainteresowane. Pozwala to na personalizowanie komunikatów i jeszcze lepsze ich przyswajanie.
Dzięki wykorzystaniu mechanizmów mediów społecznościowych platforma jest miejscem, gdzie pracownicy chętnie angażują się w komentowanie, wymianę wiadomości i dzielenie się informacjami.
Poza tym Intranet daje również możliwość zamieszczenia informacji dotyczących pracowników. Każdy posiada profil, na którym zaleźć można podstawowe dane takie jak stanowisko, numer telefonu czy adres email. Dodatkowo istnieje opcja zaprezentowania struktury organizacyjnej. Pracownicy mogą lepiej zrozumieć kto jest kim i jakie panują zależności.
Dodatkowe funkcjonalności:
- elektroniczne składanie wniosków dopasowanych do potrzeb firmy,
- zarządzanie nieobecnościami, podgląd dostępności innych pracowników,
- tworzenie listy wydarzeń,
- realizowanie ankiet.
Ekonto – dokumenty na zawołanie
Ekonto to aplikacja, dzięki której pracownicy mogą szybko znaleźć gotowe do pobrania wzory dokumentów, wniosków urlopowych i oświadczeń ZUS oraz PIT. Umożliwia wgląd do wszystkich informacji związanych z aktualnym zatrudnieniem. Pracownicy bez problemu mogą sprawdzić poprawność danych osobowych, rachunków bankowych oraz obecnej umowy. Mogą również pobrać listy i paski wypłat oraz rozliczenia czasu pracy. Platforma zbiera wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu, a pracownicy mają do nich dostęp o każdej porze z dowolnego miejsca na świecie.
Ekonto pozwala na szybki przepływ informacji związanych z dokumentami dotyczącymi zatrudnienia, dzięki czemu procesy biurokratyzacji zostają ograniczone do minimum.
Komunikacja wewnętrzna nie może być postrzegana jako zbędny element, ponieważ prawidłowy obieg informacji w dużej mierze przekłada się na rozwój firmy. Zaangażowani pracownicy wykonują swoje zadania dużo bardziej efektywnie, nie tracą czasu na wewnętrzne konflikty i pomagają budować pozytywny wizerunek firmy na zewnątrz. To jakie narzędzia będą wykorzystywane w procesie komunikacji zależy wyłącznie od indywidualnych potrzeb firmy.
Klaudia Cichocka – Młodszy Specjalista ds. Marketingu Grupy Progres
Więcej wpisów
Co zabrać do pracy w Holandii? Lista niezbędnych rzeczy
Wyjazd do pracy za granicą to ekscytująca przygoda, ale też spore wyzwanie logistyczne. Planowanie nowego życia w innym kraju wiąże się z wieloma kwestiami, a jedną z nich jest pakowanie. Co zabrać ze sobą, aby ułatwić sobie start w nowej rzeczywistości? Na szczęście nie musisz się o to martwić! Przygotowaliśmy dla Ciebie listę niezbędnych rzeczy, które pomogą Ci spakować się mądrze i bez stresu.
Wyjazd do pracy do Holandii. O czym pamiętać?
Planowanie wyjazdu do pracy w Holandii to spore wyzwanie, ale też świetna okazja do zdobycia nowych doświadczeń zawodowych i życiowych. Przeprowadzka do innego kraju wymaga dokładnego przygotowania, zwłaszcza jeśli chodzi o sprawy zawodowe i codzienne życie. O czym pamiętać i co zabrać ze sobą na wyjazd do pracy za granicę?
Payroll, czyli obsługa kadrowo-płacowa — outsourcing formalności związanych z zatrudnieniem
Outsourcing zarządzania kadrą i procesami płacowymi staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem wśród przedsiębiorców, którzy chcą skupić się na kluczowych aspektach działalności, jednocześnie dbając o profesjonalną obsługę kadrowo-płacową w swojej firmie. Jest to możliwe dzięki usłudze Payroll. Sprawdź, na co możesz liczyć, decydując się na outsourcing kadrowo-płacowy i kiedy warto to zrobić.