Koszt zakwaterowania pracownika a składki ZUS i zaliczka na podatek dochodowy

Zbiorowe zakwaterowanie pracowników – na czym polega?

Świadczenie realizowane jako zakwaterowanie pracowników w wynajmowanych pokojach lub mieszkaniach, w hotelach albo w innych punktach zbiorowego zakwaterowania, jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia, przekazywanym pracownikowi w formie innej niż pieniężna. To oznacza, że stanowi on podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a zasady jej ustalania reguluje § 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Zgodnie z aktualnym orzecznictwem, wydatki ponoszone przez pracodawcę na zapewnienie noclegów dla swoich pracowników, z wyłączeniem podróży służbowych, będą stanowić dla nich przychód w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym, od którego płatnik jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 tej ustawy.

Konsekwencją powyższych rozważań jest konieczność objęcia wartością świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników a tym samym stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Nieodpłatne zakwaterowanie pracowników a zwolnienie przychodu od PIT

W sytuacji, gdy pracodawca zapewnia zakwaterowanie pracownikom, to wartość otrzymanego przez nich świadczenia może być zwolniona z podatku określonego w art. 21 ust. 1 pkt 19 w związku z ust. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wg przepisów wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zwolnienie ma zastosowanie pod warunkiem, że pracownik otrzymujący to świadczenie spełnia łącznie dwa warunki:

1. jego miejsce zamieszkania jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy
2. nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

Zmniejszenie podstawy składek jest równoznaczne z ich nieuiszczeniem, a to wiąże się z:

1. koniecznością zapłaty odsetek – od tych nieopłaconych w terminie należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2020 r. poz. 1325, 1423, 2122, 2123 i 2320 oraz z 2021 r. poz. 72) z wyłączeniem art. 56a.
2. koniecznością zapłaty opłaty dodatkowej – art. 24 ust. 1 a ustawy – w razie nieopłacenia składek lub opłacenia ich w zaniżonej wysokości ZUS może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę do wysokości 100% nieopłaconych składek.
3. koniecznością zapłaty kosztów postępowania sądowego, egzekucyjnego. Koszty te z uwagi na zastępstwo procesowe mogą być dość wysokie.

Z uwagi na konieczność zapłaty podatku dochodowego, konsekwencje będą bardziej dotkliwe. Narażamy się na odpowiedzialność karną. Art. 56 k.k.s., wskazuje, że podatnik, który składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie. W tej sytuacji podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie. Tym samym pracodawca zmniejszając podstawę opodatkowania i składając deklarację podatkową za pracownika, podaje nieprawdę i naraża się na odpowiedzialność karno-skarbową. W aspekcie przestępstw karnoskarbowych należy pamiętać o nadzwyczajnym obostrzeniu kary, które może zostać zastosowane w wybranych przypadkach. Konsekwencje braku zapłaty podatku dotyczą agencji pracy tymczasowej oraz pracodawcy użytkownika.

Jacek Grzywa Radca Prawny, Kierownik Działu Prawnego Grupa Progres

Więcej wpisów