Zatrudniasz obywateli Ukrainy?
Sprawdź, co zrobić, gdy nie złożyłeś powiadomienia o zatrudnieniu!

Jeśli jako pracodawca znalazłeś się w sytuacji, w której obywatel Ukrainy dostarczył Ci z opóźnieniem udzieloną po zatrudnieniu decyzję o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę ( z adnotacją wykazującą art. 22), co uniemożliwiło Ci złożenie wymaganego powiadomienia w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji cudzoziemcowi – istnieje konkretny sposób postępowania, który zminimalizuje ryzyko negatywnych konsekwencji.

Poniżej krok po kroku wyjaśniamy, jak należy postąpić w takiej sytuacji:

Zrozumienie obowiązujących przepisów

1. Pierwotny obowiązek złożenia powiadomienie o zatrudnieniu ob. Ukrainy pojawia się w momencie zatrudnienia legalnie przebywającego ob. Ukrainy zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy. Pracodawcy zobowiązani są do powiadomienia właściwego powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy.
2. Kolejny obowiązek złożenia powiadomienia o zatrudnieniu ob. Ukrainy w terminie pojawia się zgodnie z w art. 22 ust. 1c ww. ustawy gdy zostaje udzielona ob. Ukrainy decyzja na pobyt czasowy i pracę, a bieg 14-dniowego terminu na dokonanie powiadomienia rozpoczyna się w dniu doręczenia obywatelowi Ukrainy decyzji o udzieleniu mu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

Powiadomienie to należy złożyć za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dostępnego na stronie praca.gov.pl

Jakie informacje należy zawrzeć w powiadomieniu?

W powiadomieniu należy podać dane pracodawcy, dane osobowe obywatela Ukrainy zatrudnionego na podstawie decyzji o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę, a także informacje dotyczące warunków zatrudnienia, takie jak: rodzaj umowy, wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia oraz okres, na który zostało zawarte zatrudnienie.

Pamiętaj, że dotyczą Cię wszystkie obowiązki związane z zatrudnieniem, czyli:

• wynagrodzenie wypłacane cudzoziemcowi nie może być niższe niż płaca minimalna lub minimalna stawka godzinowa;
• musisz zawrzeć z obywatelem Ukrainy umowę pisemną, która uwzględnia warunki zawarte w powiadomieniu złożonym do urzędu pracy;
• zanim podpiszesz umowę z cudzoziemcem, przedstaw mu tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały;
• zgłoś pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia podjęcia przez niego pracy.

Przypadek niezłożenia powiadomienia w wyznaczonym terminie

Zgodnie z ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy, pracodawca ma obowiązek powiadomić właściwy powiatowy urząd pracy o zatrudnieniu obywatela Ukrainy w terminie 14 dni od dnia doręczenia obywatelowi Ukrainy decyzji  z adnotacją art. 22 ww. ustawy o udzieleniu mu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

Co jednak należy zrobić, gdy z różnych przyczyn ten obowiązek nie został spełniony w ustalonym czasie?

Jeśli, jak często w praktyce się zdarza, obywatel Ukrainy dostarczył pracodawcy decyzję zawierającą zezwolenie na pobyt czasowy i pracę z opóźnieniem uniemożliwiającym złożenie powiadomienia w terminie 14-dni od dnia doręczenia decyzji cudzoziemcowi, ważne jest, aby pracodawca działał niezwłocznie w celu naprawienia tej sytuacji.

Zgodnie z interpretacją Departamentu Legalności Zatrudnienia Głównego Inspektoratu Pracy, w takim przypadku pracodawca powinien dokonać zgłoszenia niezwłocznie po stwierdzeniu opóźnienia, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym obywatel Ukrainy dostarczył decyzję o zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę. Działanie takie jest wyrazem dobrej woli pracodawcy i próbą naprawienia zaistniałej sytuacji.

Wyjaśnienie sytuacji i przygotowanie dokumentacji

Ważne, aby zebrać i przygotować wszelkie dokumenty potwierdzające datę, kiedy faktycznie dostarczył decyzję obywatel Ukrainy. Mogą to być na przykład: kopia decyzji z widoczną datą otrzymania, korespondencja e-mailowa, która potwierdza kiedy dostarczono dokumenty, lub inne materiały, które mogą służyć jako dowód w tej sprawie.

W przypadku jakichkolwiek kontroli lub pytań ze strony organów państwowych (np. Inspekcji Pracy), najważniejsze, aby wyjaśnić sytuację i przedstawić zgromadzoną dokumentację. Podstawą jest, aby wykazać, dlaczego powiadomienie zostało złożone po terminie, a także udowodnić, że zrobione zostało to niezwłocznie po otrzymaniu decyzji.

Możliwe konsekwencje opóźnienia

Departament Legalności Zatrudnienia Głównego Inspektoratu Pracy wskazuje, że jeśli obywatelowi Ukrainy, pracującemu u danego pracodawcy, udzielono zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, z zastrzeżeniem wymogu powiadomienia odpowiednich organów, a pracodawca nie dopełnił tego obowiązku w wyznaczonym terminie, może to nie skutkować automatycznymi sankcjami. Warunkiem uniknięcia zarzutu jest fakt, że pracownik:

• Wykonywał pracę zgodnie z warunkami określonymi w pierwotnym powiadomieniu pracodawcy,
• Nie doświadczył zmiany w wymiarze czasu pracy ani w wysokości wynagrodzenia,
• Pozostał na tym samym stanowisku pracy.

a pracodawca podejmie działania naprawcze.

Dodatkowo, pewne kategorie cudzoziemców korzystają ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Do takich przypadków należą między innymi: studenci studiów stacjonarnych w Polsce, absolwenci polskich szkół ponadgimnazjalnych lub uczelni wyższych oraz osoby posiadające Kartę Polaka.

Zapobieganie przyszłym opóźnieniom

Aby uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości, pracodawcy powinni wdrożyć procedury wewnętrzne zapewniające śledzenie i przestrzeganie terminów związanych z powiadamianiem o zatrudnieniu obywateli Ukrainy. Może to obejmować utworzenie harmonogramu przypomnień lub systemu monitorowania, który pomoże w terminowym składaniu wymaganych dokumentów.

Ważne jest, aby pracodawcy rozumieli potencjalne ryzyko i działali zgodnie z obowiązującym prawem, aby uniknąć możliwych sankcji w przyszłości.

Link do źródła https://www.pip.gov.pl/ua/dla-sluzb-bhp/yurydychni-porady/obywatele-ukrainy

Potrzebujesz wsparcia w zakresie legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z pomocy ekspertów kontakt.legalizacja@grupaprogres.pl

Uwaga! Stan prawny obowiązywał do 30.06.2024. Obowiązujące przepisy od 01.07.2024 znajdziesz tutaj https://grupaprogres.pl/jak-radzic-sobie-z-trudnymi-sytuacjami-zwiazanymi-z-zatrudnieniem-obywateli-ukrainy-po-1-lipca-2024/ 

Więcej wpisów