Przekazywanie kopii umów cudzoziemców do urzędów. Kompleksowe wyjaśnienie obowiązku dla pracodawców.

Od 1 lipca i 1 sierpnia 2025 r. pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą stosować się do nowego obowiązku: przekazywania kopii umów do urzędu właściwego ze względu na podstawę zatrudnienia.

Zmiany te są wynikiem wejścia w życie:

ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom,

Zebraliśmy najczęstsze pytania i wątpliwości, jakie pojawiają się w związku z nowymi regulacjami i przygotowaliśmy praktyczne wyjaśnienia oparte na przepisach i interpretacjach Ministerstwa oraz szczegółową instrukcję.

Podstawy prawne

Zgodnie z art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom:

„Przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi, pracodawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w formie pisemnej, w języku polskim, oraz do przekazania jej skanu za pomocą systemu teleinformatycznego…”

Oraz art. 17  ust. 1 tejże ustawy:

„Kopia umowy musi być przekazana do organu, który wydał zezwolenie na pracę, przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.”

Od kiedy obowiązek?

• Od 1 lipca 2025 r. – dla oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi i zezwoleń na pracę sezonową
• Od 1 sierpnia 2025 r. – dla zezwoleń na pracę (wydawanych przez wojewodę)

Obowiązek dotyczy nie tylko dokumentów zarejestrowanych/uzyskanych po wejściu w życie ustawy – czyli:

• oświadczeń, zezwolenia sezonowe od 01.07.2025 r.,
• zezwoleń od 01.08.2025 r.

Co istotne – nie chodzi wyłącznie o dokumenty uzyskane po tych datach. Obowiązek przekazania umowy dotyczy również oświadczeń/zezwoleń zarejestrowanych przed 01.07.2025 lub 01.08.2025. Kluczowe znaczenie ma data rozpoczęcia pracy, a nie sama data wydania dokumentu.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, kluczowa jest prawidłowa kolejność:

1. Podpisanie umowy z cudzoziemcem (w języku polskim oraz przedłożenie tłumaczenia umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca)
2. Przekazanie kopii umowy do urzędu, który wydał oświadczenie/zezwolenie – wyłącznie przez system praca.gov.pl,
3. Rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca – dopiero po wykonaniu powyższych kroków.

Jeśli cudzoziemiec rozpocznie pracę przed przesłaniem umowy do urzędu – uznaje się, że zatrudnienie było nielegalne, co może skutkować sankcjami administracyjnymi dla pracodawcy.

Najczęstsze pytania i odpowiedzi

1. Kiedy najwcześniej można przesłać kopię umowy do urzędu?

Zaraz po jej podpisaniu – nawet kilka dni przed rozpoczęciem pracy, pod warunkiem że umowa zawiera właściwe dane i została podpisana przez obie strony.

2. Kiedy najpóźniej trzeba to zrobić?

Najpóźniej przed rozpoczęciem pracy cudzoziemca – oznacza to, że nawet 1 godzina wcześniej (np. umowa przesłana o 7:00, a praca zaczyna się o 8:00) jest zgodna z przepisami.
Nie można tego zrobić już po rozpoczęciu pracy.

3. Czy zmiany dotyczą obywateli Ukrainy zatrudnianych na podstawie powiadomień?

Nie. Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy nie podlega nowemu obowiązkowi przesyłania kopii umów.

Uwaga: jeżeli obywatel Ukrainy pracuje na oświadczeniu lub zezwoleniu, wówczas obowiązek go dotyczy.

4. Czy trzeba przekazywać każdą przedłużoną umowę?

Nie zawsze.
Zgodnie z wytycznymi MRPiPS, przesyłamy tylko pierwszą umowę zawartą na podstawie danego oświadczenia/zezwolenia – jeśli kolejne umowy są na tych samych warunkach, nie trzeba ich ponownie przesyłać.

5. Czy obowiązek dotyczy cudzoziemców zatrudnionych przed 1 lipca lub 1 sierpnia 2025 r.?

Nie – obowiązek nie działa wstecz.
Dotyczy tylko osób zatrudnianych:

• na podstawie oświadczeń/zezwoleń sezonowych od 01.07.2025,
• na podstawie zezwoleń na pracę od 01.08.2025.

6. Czy można dołączać umowę do wniosku o zezwolenie?

Nie. Przekazanie kopii umowy odbywa się osobno i wyłącznie przez praca.gov.pl, po uzyskaniu oświadczenia/zezwolenia i przed rozpoczęciem pracy.

Podsumowanie: jak nie złamać przepisów?

• Umowa powinna być zawsze podpisana przed rozpoczęciem pracy.
• Skan umowy należy przesłać przez portal praca.gov.pl przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.
• Warunki umowy powinny być zgodne z danymi zawartymi w oświadczeniu lub zezwoleniu.
• Obowiązek przekazania umowy dotyczy zarówno umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych.
• W przypadku kolejnych umów zawieranych na identycznych warunkach, przekazaniu podlega wyłącznie pierwsza z nich.

Jeśli chcesz mieć pewność, że zatrudnienie cudzoziemców w Twojej firmie odbywa się zgodnie z przepisami, lub przygotować swój zespół HR na nowe obowiązki – pomagamy we wdrażaniu procedur, przeprowadzamy audyty legalności zatrudnienia oraz prowadzimy szkolenia dla kadry HR i kadrowo-płacowej.

W razie potrzeby udostępniamy również praktyczną instrukcję przesyłania umów krok po kroku – kliknij w link, aby ją otrzymać.