Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce

Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce

Legalizacja pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce oznacza posiadanie podstawy pobytu oraz dokumentu uprawniającego do wykonywania pracy na określonych warunkach. Dla wielu firm kluczowe jest to, że 5 marca 2026 wchodzi w życie ustawa wygaszająca część rozwiązań specustawy ukraińskiej, co oznacza iż czas przygotować się do powrotu do bardziej formalnych procedur legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców.

Jakie działania należy wdrożyć, aby uniknąć kar oraz ograniczeń w zatrudnianiu cudzoziemców?

Koniec części uproszczeń dla obywateli Ukrainy

Prawie 1 mln obywateli Ukrainy korzysta w Polsce z ochrony czasowej potwierdzonej numerem PESEL ze statusem UKR. Setki tysięcy osób posiadają ważne zezwolenia pobytowe, a dziesiątki tysięcy – pobyt stały lub status rezydenta długoterminowego UE. Skala zjawiska powoduje, że zmiany legislacyjne mają bezpośredni wpływ na rynek pracy i stabilność zatrudnienia w wielu branżach.

Prezydent podpisał ustawę wygaszającej część rozwiązań wynikających ze specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Dotychczas system opierał się na mechanizmach ochronnych oraz ustawowych przedłużeniach, które zapewniały ciągłość pobytu i pracy bez konieczności każdorazowego podejmowania formalnych działań. W praktyce wiele firm funkcjonowało w warunkach uproszczonych zasad.

Legalny pobyt obywateli Ukrainy w ramach ochrony czasowej został przedłużony do 4 marca 2027 r.

Od 5 marca 2026 r. firmy powinny rozpocząć realne przygotowania do powrotu na standardowe zasady, które obowiązywały przed wybuchem wojny. Ustawodawca wprost wskazuje, że obecne przedłużenie ma charakter finalny. Oznacza to, że po 4 marca 2027 r. zakończą się automatyczne przedłużenia z mocy prawa oraz szczególne ułatwienia w procesach legalizacji pobytu i pracy.

W praktyce za rok wrócimy do klasycznego modelu, w którym:

• nie będzie już automatycznego przedłużania ważności dokumentów,
• każda podstawa pobytu będzie wymagała odrębnej weryfikacji i utrzymania ciągłości,
• uproszczone mechanizmy będą stopniowo zastępowane standardowymi procedurami administracyjnymi.

Dla pracodawców oznacza to konieczność przejścia na pełne, standardowe procedury legalizacyjne. Kluczowe będzie:

• zapewnienie właściwego dokumentu legalizującego pracę, takiego jak oświadczenie o powierzeniu pracy albo zezwolenie na pracę,
• bieżące monitorowanie ważności dokumentów pobytowych,
• utrzymanie spójności pomiędzy warunkami zatrudnienia a treścią dokumentów administracyjnych,
• wdrożenie systemowej kontroli i cyklicznego audytu statusów cudzoziemców w organizacji.

5 marca 2026 r. należy potraktować jako formalny początek okresu przygotowawczego. To moment, w którym organizacje powinny rozpocząć porządkowanie procesów, planowanie wniosków pobytowych i analizę ryzyk, tak aby w marcu 2027 r. wejść w bardziej złożone i wymagające procedury legalizacji pracy cudzoziemców bez presji czasu i zagrożenia przerwą w legalności zatrudnienia.

Szczególne ryzyko: wyjazdy osób z ochroną czasową

W przypadku osób posiadających PESEL ze statusem UKR istotne jest planowanie podróży zagranicznych. Przepisy przewidują utratę uprawnień wynikających z ochrony czasowej w przypadku opuszczenia terytorium Polski na okres przekraczający 30 dni. Dotyczy to również delegacji służbowych. Każdy wyjazd dłuższy niż miesiąc powinien być zatem analizowany indywidualnie pod kątem skutków dla legalności pobytu i dalszego zatrudnienia.

Kogo dotyczy legalizacja pobytu?

Obywatele UE a obywatele państw trzecich

Obywatele UE korzystają z prawa swobodnego przemieszczania się i mają uproszczone reguły pobytu, w tym pobyt do 3 miesięcy bez dodatkowych formalności. Inaczej wygląda sytuacja osób spoza UE: obywatele państw trzecich co do zasady muszą mieć dokument uprawniający do wjazdu i pobytu, a przy pobycie dłuższym muszą przejść procedurę legalizacji pobytu w odpowiednim trybie.

Pobyt krótkoterminowy i pobyt w ramach ruchu bezwizowego

Pobyt krótkoterminowy to najczęściej pobyt do 90 dni w ciągu 180 dni na terytorium państw strefy Schengen. W praktyce bywa realizowany na podstawie wizy Schengen typu C albo w ramach ruchu bezwizowego, o ile cudzoziemiec jest do tego uprawniony.

Wiza długoterminowa i pobyt długoterminowy

Wiza długoterminowa, czyli wiza krajowa typu D, pozwala przebywać w Polsce ponad 90 dni. Po upływie ważności wizy standardem jest złożenie wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy.

Legalizacja pobytu krok po kroku

1) Ustalenie celu pobytu i właściwej ścieżki

Najpierw trzeba udokumentować celu pobytu. Inne dokumenty będą wymagane dla: celu wykonywania pracy, prowadzenia działalności gospodarczej, nauki (np. jednolitych studiów magisterskich), łączenia rodzin czy życia rodzinnego w związku małżeńskim z obywatelem polskim.

Przykłady dokumentów potwierdzających cel pobytu:

• umowa o pracę albo inny dokument potwierdzający warunki zatrudnienia w przypadku pobytu w celu wykonywania pracy,
• zaświadczenie z uczelni o przyjęciu na studia lub kontynuowaniu nauki,
• akt małżeństwa w sprawach rodzinnych,
• dokumenty dotyczące członków rodziny pozostających na utrzymaniu.

2) Przygotowanie dokumentów

W wielu postępowaniach urząd weryfikuje:

• ważny dokument podróży oraz tożsamość cudzoziemca,
• miejsce pobytu cudzoziemca oraz dokumenty potwierdzające prawo do lokalu, np. umowa najmu, oświadczenie właściciela lub zameldowanie,
• środki finansowe i pokrycie kosztów utrzymania siebie oraz osób na jego utrzymaniu, zwykle w formule regularnego dochodu wystarczającego,
• ubezpieczenie zdrowotne: potwierdzenie ubezpieczenia w NFZ (np. dokument zgłoszeniowy z ZUS) albo prywatna polisa potwierdzająca pokrycie kosztów leczenia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Dokumenty w językach obcych zazwyczaj muszą być opatrzone tłumaczeniem przysięgłym.

3) Złożenie wniosku najpóźniej w ostatnim dniu legalnego pobytu

Wniosek składa się osobiście w odpowiednim urzędzie wojewódzkim, najpóźniej w ostatnim dniu pobytu wynikającego z dotychczasowej podstawy. Złożenie wniosku w terminie co do zasady pozwala utrzymać zgodny z prawem pobyt do czasu wydania ostatecznej decyzji.

4) Opłaty i formalności

MOS, czyli Moduł Obsługi Spraw, to rządowy portal uruchomiony przez Urząd do Spraw Cudzoziemców. Służy do przygotowania wniosków i pism w kreatorze, ograniczenia błędów formalnych oraz uzyskania informacji o wymaganych dokumentach; w części spraw umożliwia także przesłanie wniosku lub pisma online.

Wniosek przygotowany w MOS powinien zostać podpisany własnoręcznie lub elektronicznie, zgodnie z wymogami danej procedury.

Najczęściej występują dwie opłaty:

• opłata skarbowa za udzielenie zezwolenia, której wysokość zależy od rodzaju sprawy,
• opłata za wydanie karty pobytu.

Po pozytywnej decyzji w sprawie udzielenia zezwolenia cudzoziemiec otrzymuje kartę pobytu. Karta pobytu potwierdza tożsamość w okresie ważności, ale do przekraczania granicy działa łącznie z ważnym dokumentem podróży.

Zezwolenia pobytowe – rodzaje

Zezwolenie na pobyt czasowy

Zezwolenie na pobyt czasowy to najczęstsza ścieżka w przypadku pobytu w celu wykonywania pracy. Jest udzielane maksymalnie na 3 lata, a dokładny okres zależy od podstawy i złożonych dokumentów.

Pobyt stały i pobyt długoterminowy

Pobyt stały daje stabilniejszy status, a pobyt rezydenta długoterminowego UE jest ścieżką dla osób związanych z Polską dłużej, często z dodatkowymi wymogami (np. znajomość języka polskiego oraz stabilność dochodowa).

Niebieska karta UE

Dla osób pracujących w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji istnieje tryb Niebieska Karta UE. Wymaga ona potwierdzenia kwalifikacji oraz spełnienia kryteriów związanych z warunkami zatrudnienia i poziomem wynagrodzenia. W 2026 roku jest to 13355,34 brutto miesięcznie

Legalizacja pracy

Legalizacja pracy to odrębny obszar od legalizacji pobytu. Oznacza posiadanie dokumentu, który uprawnia cudzoziemca do wykonywania pracy w Polsce, w określonych warunkach.

Podstawami legalizacji pracy są najczęściej:

• oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy,
• zezwolenie na pracę,
• zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, czyli jedna decyzja pobytowa powiązana z konkretnym pracodawcą i warunkami zatrudnienia.

Najważniejsza zasada dla pracodawcy: warunki pracy w dokumentach muszą być zgodne z warunkami faktycznymi. Dotyczy to w szczególności stanowiska, rodzaju umowy, wymiaru etatu oraz wynagrodzenia. Jeżeli nastąpiła zmiana tych elementów, a dokument nie został zmieniony lub uzyskany na nowo, w trakcie kontroli może zostać stwierdzone naruszenie przepisów dotyczących powierzenia pracy cudzoziemcowi.

Nowa lista zawodów deficytowych

30 stycznia 2026 r. w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowano projekt rozporządzenia w sprawie wykazu grup zawodów, w których występują niedobory kadrowe. Obejmuje on 329 zawodów i ma umożliwiać wojewodom priorytetowe traktowanie wniosków dotyczących cudzoziemców pracujących w tych profesjach.

To może być realne ułatwienie dla firm, ale tylko wtedy, gdy dokumentacja jest przygotowana poprawnie, a warunki zatrudnienia są spójne z wnioskami i zezwoleniami.

Co grozi cudzoziemcowi i firmie przy braku legalizacji pobytu?

Brak legalizacji pobytu cudzoziemca w Polsce wywołuje konsekwencje zarówno administracyjne, jak i faktyczne – dotykające bezpośrednio samego cudzoziemca, ale również pracodawcę, który go zatrudnia.

Jeden błąd, wiele naruszeń: kary i blokada zatrudniania cudzoziemców

Możliwa odmowa wjazdu na terytorium Polski

Jeżeli cudzoziemiec przebywał wcześniej w Polsce nielegalnie (np. przekroczył dopuszczalny okres pobytu bez wizy, po cofnięciu zezwolenia na pobyt lub po upływie ważności karty pobytu), informacja o tym może zostać odnotowana w systemach takich jak SIS (System Informacyjny Schengen) lub w krajowych rejestrach Straży Granicznej.

Oznacza to, że przy kolejnej próbie wjazdu – nawet jeśli formalnie posiada wizę lub dokument podróży – funkcjonariusz Straży Granicznej może odmówić wjazdu, uznając, że cudzoziemiec nie spełnia warunków określonych w Kodeksie Granicznym Schengen (m.in. brak ważnego tytułu pobytowego, wcześniejsze naruszenia przepisów migracyjnych, zagrożenie dla porządku publicznego).

Odmowa wjazdu skutkuje natychmiastowym zawróceniem do państwa, z którego nastąpił przylot lub do państwa pochodzenia, a jej konsekwencje mogą utrudnić przyszłe procedury wizowe.

Decyzja o zobowiązaniu do powrotu (deportacja)

W przypadku stwierdzenia nielegalnego pobytu wojewoda lub komendant Straży Granicznej może wydać decyzję o zobowiązaniu cudzoziemca do powrotu. Jest to formalna decyzja administracyjna, która określa:

• termin dobrowolnego wyjazdu (zazwyczaj 8–30 dni),
• państwo, do którego cudzoziemiec ma powrócić,
• ewentualny zakaz ponownego wjazdu.

Jeżeli cudzoziemiec nie opuści terytorium Polski w wyznaczonym terminie, decyzja może zostać wykonana przymusowo. W skrajnych przypadkach możliwe jest umieszczenie cudzoziemca w strzeżonym ośrodku lub areszcie dla cudzoziemców do czasu wykonania decyzji.

Warto podkreślić, że decyzja powrotowa negatywnie wpływa na przyszłe postępowania legalizacyjne – organy badają historię migracyjną, a wcześniejsze naruszenia przepisów obniżają wiarygodność cudzoziemca.

Zakaz ponownego wjazdu na terytorium kraju lub do strefy Schengen

Zakaz wjazdu może zostać orzeczony łącznie z decyzją o zobowiązaniu do powrotu. Okres zakazu zależy od okoliczności sprawy i może wynosić od kilku miesięcy do nawet 5 lat (a w szczególnych przypadkach dłużej).

Co istotne, zakaz może obejmować:

• wyłącznie terytorium Polski, albo
• cały obszar Schengen (wpis do SIS).

Wpis do Systemu Informacyjnego Schengen ma charakter transgraniczny – oznacza, że cudzoziemiec może zostać zatrzymany lub odesłany również przez służby graniczne innych państw strefy Schengen. Skutki są więc znacznie szersze niż tylko ograniczenie wjazdu do Polski.

Usunięcie zakazu wymaga odrębnej procedury administracyjnej i wykazania istotnych okoliczności przemawiających za jego skróceniem lub uchyleniem.

Utrudniony dostęp do usług publicznych, w tym opieki zdrowotnej

Nielegalny pobyt oznacza brak formalnego statusu pobytowego, co przekłada się na ograniczony dostęp do świadczeń publicznych. Może to oznaczać:

• brak prawa do świadczeń finansowanych przez NFZ,
• trudności w zawieraniu umów (np. najmu, usług telekomunikacyjnych),
• brak możliwości legalnego zatrudnienia,
• problemy z rejestracją działalności gospodarczej lub uzyskaniem numerów identyfikacyjnych.

Przebywanie bez tytułu pobytowego uniemożliwia skuteczne dochodzenie niektórych praw – cudzoziemiec obawia się kontaktu z organami państwa, co prowadzi do faktycznej marginalizacji prawnej.

Konsekwencje dla pracodawcy

Należy wyraźnie zaznaczyć, że skutki braku legalizacji pobytu nie ograniczają się do cudzoziemca. Pracodawca zatrudniający osobę przebywającą nielegalnie naraża się na:

• grzywnę,
• obowiązek pokrycia kosztów związanych z wydaleniem cudzoziemca,
• wykluczenie z postępowań o zamówienia publiczne,
• utratę reputacji oraz wzmożone kontrole PIP i Straży Granicznej,
• odpowiedzialność karną w przypadku uporczywego lub masowego naruszania przepisów.

Ryzyko nielegalnego powierzenia pracy ocenia się odrębnie w odniesieniu do każdej osoby. Sankcje dla firmy mogą wynosić od 3 000 do 50 000 zł za każdego cudzoziemca, a powtarzalność naruszeń może uruchamiać dodatkowe konsekwencje administracyjne.

Oznacza to, że nawet krótkotrwała niezgodność warunków pracy z dokumentem (np. rozszerzenie obowiązków bez aktualizacji) może skutkować kontrolą, karą finansową oraz komplikacjami w kolejnych postępowaniach pobytowych pracownika.

Z perspektywy compliance kluczowe jest:

• monitorowanie terminów ważności wiz i kart pobytu,
• składanie wniosków o przedłużenie pobytu z odpowiednim wyprzedzeniem,
• prowadzenie dokumentacji potwierdzającej legalność zatrudnienia i pobytu.

Zaniedbania w tym obszarze generują ryzyko administracyjne, finansowe i operacyjne – zarówno dla cudzoziemca, jak i dla podmiotu zatrudniającego.

Checklista dla HR – jak przygotować procesy w firmie na kontrolę i audyt?

1. Przeprowadź audyt statusów pobytowych pracowników:
   – kto posiada numer PESEL ze statusem UKR (ochrona czasowa),
   – kto ma zezwolenie na pobyt czasowy,
   – kto posiada zezwolenie na pobyt stały,
   – kto ma status rezydenta długoterminowego UE,
   – kto przebywa i pracuje na podstawie wizy.
2. Zweryfikuj spójność danych: stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, rodzaj umowy oraz miejsce wykonywania pracy. Każda zmiana tych warunków powinna uruchamiać procedurę oceny skutków dla legalności pracy i – w razie potrzeby – aktualizacji podstawy zatrudnienia lub dokumentu pobytowego/zezwolenia.
3. Wyznacz terminy graniczne i przypisz odpowiedzialności (HR/przełożony/pracownik). Wniosek złożony po terminie może oznaczać przerwę w legalności pobytu lub pracy, a tym samym ryzyko dla pracodawcy.
4. Przygotuj z wyprzedzeniem komplet wzorów i checklistę załączników, w tym m.in.: potwierdzenie ubezpieczenia oraz zaświadczenia o dochodzie. Ustal, które dokumenty wymagają tłumaczenia przysięgłego, i zorganizuj ścieżkę ich pozyskiwania oraz weryfikacji.
5. Składaj wnioski przez MOS, a jednocześnie kontroluj wymogi proceduralne – w szczególności dotyczące osobistego złożenia dokumentów oraz właściwości miejscowej urzędu wojewódzkiego. Zapewnij spójność danych między wnioskiem, załącznikami i dokumentacją kadrową.

Zalegalizuj swój pobyt w Polsce – bez chaosu, ryzyka i nerwów

Planujesz zostać w Polsce dłużej? Chcesz legalnie pracować albo zmienić pracodawcę? Kończy Ci się wiza lub karta pobytu i nie masz pewności, czy wszystko jest w porządku z dokumentami?

Nie musisz samodzielnie analizować przepisów ani stać w kolejkach do urzędów.
Pomożemy Ci przejść przez cały proces – od pierwszej konsultacji aż po decyzję o udzieleniu pozwolenia na pobyt.

Legalizacja pobytu to nie tylko złożenie formularza. To odpowiednie dopasowanie podstawy prawnej, pilnowanie terminów legalnego pobytu oraz zapewnienie, że Twoja sytuacja zawodowa i życiowa jest w pełni zgodna z przepisami obowiązującymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Jak działamy?

Najpierw dokładnie analizujemy Twoją sytuację:

• na jakiej podstawie przebywasz na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• czy możesz kontynuować pracę bez ryzyka przerwy w legalnym pobycie,
• czy potrzebny jest pobyt czasowy, zmiana decyzji czy inna forma legalizacji,
• czy dokumenty pracodawcy są zgodne z Twoim statusem.

Dopiero potem wybieramy właściwą ścieżkę. Inaczej wygląda legalizacja pobytu w celu pracy, inaczej w celu prowadzenia działalności, a jeszcze inaczej w sytuacji, gdy celem jest pobyt rezydenta długoterminowego UE.

Naszym zadaniem jest przygotowanie takiej strategii, która zapewni Ci stabilność i ciągłość statusu.

W czym możemy Ci pomóc?

Doradztwo w zakresie zasad pobytu w Polsce

Wyjaśniamy, jakie masz możliwości i jakie warunki musisz spełnić, aby uzyskać legalny pobyt. Analizujemy Twoją historię migracyjną i wskazujemy rozwiązanie, które realnie zwiększa szanse na udzielenie cudzoziemcowi pozwolenia.

Legalizacja pobytu – karta pobytu czasowego

Jeżeli Twoim celem jest pobyt czasowy, przygotowujemy kompletną dokumentację i składamy wniosek we właściwym urzędzie wojewódzkim. Dbamy o spójność warunków zatrudnienia, wynagrodzenia, miejsca zamieszkania i ubezpieczenia.

Po pozytywnej decyzji cudzoziemiec otrzymuje kartę pobytu, która potwierdza jego tożsamość i status pobytowy w okresie jej ważności.

Obywatelstwo/Pobyt rezydenta długoterminowego UE

Jeżeli przebywasz w Polsce od lat i chcesz uzyskać stabilniejszy status, sprawdzamy, czy spełniasz warunki do uzyskania pobytu rezydenta długoterminowego UE lub do rozpoczęcia procedury o obywatelstwo. Prowadzimy sprawę od analizy dokumentów po złożenie kompletnego wniosku.

Zmiana decyzji na pobyt czasowy

Zmiana pracodawcy, stanowiska czy warunków zatrudnienia może wymagać aktualizacji decyzji. Pomagamy dostosować dokumenty tak, aby Twoja sytuacja była zgodna z przepisami i nie naruszała warunków legalnego pobytu.

Dlaczego warto działać teraz?

Błędy w dokumentach, spóźniony wniosek czy niezgodność warunków pracy z decyzją mogą oznaczać:

• utratę legalnego pobytu,
• ryzyko decyzji o zobowiązaniu do powrotu,
• komplikacje przy ponownym wjeździe na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• problemy przy kolejnych postępowaniach o udzielenie cudzoziemcowi pozwolenia.

Legalizacja pobytu to proces, w którym szczegóły mają znaczenie. Analizujemy nie tylko sam wniosek, ale całą Twoją sytuację prawną, aby zapewnić Ci bezpieczeństwo i stabilność na kolejne miesiące lub lata.

Legalizacja pobytu to nie formalność – to fundament Twojej przyszłości w Polsce.
Skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez procedurę profesjonalnie, skutecznie i bez zbędnego stresu.