Pracownicy znają sposób działania firmy, specyfikę zespołów oraz wymagania stawiane kandydatom, dlatego mogą docierać do wartościowych osób ze swojej sieci kontaktów, także tych, które nie szukają aktywnie nowego zatrudnienia. Dobrze przygotowany program poleceń pracowniczych uzupełnia tradycyjne metody rekrutacji, ułatwia pozyskiwanie nowych talentów i może prowadzić do skrócenia czasu rekrutacji. Trzeba jednak jasno określić jego zasady, a sposób zgłaszania kandydatur oraz przyznawania nagród opisać tak, aby uczestnicy nie mieli wątpliwości na żadnym etapie.

Jak działa program poleceń pracowniczych?

To, jak działa program poleceń pracowniczych, zależy przede wszystkim od tego, czy cała ścieżka jest czytelna i łatwa do przejścia. Obecni pracownicy otrzymują dostęp do aktualnych ofert pracy, poznają wymagania stanowiska oraz wysokość nagrody, a następnie wskazują osobę, której doświadczenie odpowiada potrzebom organizacji. Rekomendacje pracowników najlepiej kierować do jednego systemu, w którym można sprawdzić datę zgłoszenia, osobę polecającą oraz dane stanowisko.

Samo polecenie nie stawia kandydata w uprzywilejowanej pozycji. Polecony kandydat przechodzi taki sam proces rekrutacji jak pozostali, ponieważ rekomendacje pracownicze mają ułatwiać dotarcie do odpowiednich kandydatów, a nie zastępować ocenę ich kompetencji. Po zatrudnieniu kandydata osoba polecająca otrzymuje nagrodę zgodnie z zasadami opisanymi w regulaminie.

System poleceń pracowniczych może uzupełniać strategię rekrutacyjną przede wszystkim wtedy, kiedy firma szuka osób z konkretnymi umiejętnościami albo prowadzi nabór na kluczowe stanowiska, na które trudno znaleźć kandydatów na rynku pracy.

Poleć kumpla jako przykład programu poleceń

Przykładem takiego rozwiązania jest program Poleć kumpla Grupy Progres.

Dzięki tak określonym zasadom od początku wiadomo, kiedy polecenie jest skuteczne, jakie warunki trzeba spełnić oraz kiedy można oczekiwać wypłaty premii.

Które stanowiska warto objąć programem?

Na początku najlepiej wybrać role, których obsadzenie zajmuje dużo czasu oraz stanowiska wymagające doświadczenia lub rzadkich kompetencji. Każda oferta kierowana do uczestników programu powinna zawierać najważniejsze informacje o stanowisku, takie jak:

• nazwa stanowiska i dział;
• miejsce oraz model pracy;
• najważniejsze zadania;
• wymagane doświadczenie i kompetencje;
• podstawowe warunki zatrudnienia;
• wysokość nagrody za polecenie.

Kto powinien odpowiadać za program?

Za program powinna odpowiadać konkretna osoba w dziale HR, która publikuje oferty, sprawdza status zgłoszeń i przekazuje informacje potrzebne do rozliczenia nagród. Uczestnicy powinni być na bieżąco informowani o zmianach, dzięki czemu nie muszą samodzielnie ustalać, co dzieje się z polecanym kandydatem.

Menedżerowie odpowiadają za opis potrzeb zespołu i ocenę kompetencji kandydatów, natomiast koordynator programu pilnuje spójności zasad, także wtedy, kiedy proces rekrutacji prowadzi kilku rekruterów. Przed startem trzeba również określić, które osoby nie powinny otrzymać premii. Dotyczy to między innymi osób bezpośrednio decydujących o zatrudnieniu w danej rekrutacji.

Jak powinna wyglądać ścieżka polecenia?

Proces powinien być krótki i przebiegać według tej samej kolejności niezależnie od stanowiska. Rozbudowany formularz z pytaniami, na które uczestnik programu nie zna odpowiedzi, zniechęca do aktywnego udziału, a dodatkowo zwiększa ryzyko podawania przypadkowych lub niepełnych informacji.

Przejrzysta ścieżka może składać się z pięciu etapów:

1. Wybór oferty. Pracownik sprawdza aktualne stanowiska, wymagania oraz wysokość nagrody i wybiera rolę odpowiadającą doświadczeniu osoby, którą chce polecić.
2. Zgłoszenie. Kandydatura trafia do formularza lub systemu ATS wraz z informacją o osobie polecającej i wybranym stanowisku.
3. Potwierdzenie. Uczestnik programu otrzymuje wiadomość o przyjęciu zgłoszenia oraz terminie pierwszej oceny.
4. Rekrutacja. Kandydat przechodzi kolejne etapy procesu rekrutacyjnego, a osoba polecająca otrzymuje krótkie informacje o zmianach statusu.
5. Rozliczenie nagrody. Po zatrudnieniu kandydata dział HR potwierdza spełnienie warunków przyznania premii i wskazuje termin jej wypłaty.

Warto z góry określić czas reakcji, na przykład trzy dni robocze na potwierdzenie zgłoszenia i tydzień na pierwszą ocenę kandydatury.

Co powinien zawierać regulamin programu poleceń?

Regulamin programu poleceń powinien być krótki, czytelny i dostępny w tym samym miejscu co oferty pracy oraz formularz zgłoszeniowy. Dokument ma odpowiadać na najważniejsze pytania związane z udziałem w programie i sposobem rozliczania poleceń.

Regulamin powinien określać między innymi:

• kto może brać udział w programie;
• jakie stanowiska są nim objęte;
• kiedy zgłoszenie zostaje uznane za prawidłowe;
• kto otrzymuje nagrodę, kiedy tę samą osobę poleci kilku pracowników;
• w jakich sytuacjach premia nie przysługuje;
• kiedy i w jakiej wysokości wypłacane są premie finansowe;
• kto odpowiada za wyjaśnianie spornych zgłoszeń.

Jeżeli program obowiązuje bezterminowo, dokument powinien określać również sposób jego zakończenia oraz rozliczenia wcześniejszych rekomendacji. Firma może zastrzec możliwość zmiany regulaminu albo zakończenia programu bez podania przyczyny, przy czym nowe zasady nie powinny pogarszać warunków zgłoszeń przyjętych wcześniej. Można również wskazać, że dotychczasowe reguły pozostają w mocy do dnia ogłoszenia zakończenia programu.

Jak ustalić nagrody za skuteczne polecenia?

Wysokość nagrody powinna odpowiadać trudności rekrutacji oraz znaczeniu stanowiska dla organizacji. W przypadku ról specjalistycznych można stosować wyższe premie finansowe, natomiast w częstszych naborach niższe stawki albo dodatkowe benefity. Atrakcyjne nagrody zwiększają zainteresowanie programem, nie powinny jednak zachęcać do masowego przesyłania CV bez wcześniejszej oceny dopasowania kandydata.

Premię można wypłacać w dwóch transzach. Pierwsza część przysługuje wówczas po zatrudnieniu kandydata, a druga po zakończeniu okresu próbnego. Taki model wymaga precyzyjnego określenia terminów, ponieważ sam zapis o wypłacie po okresie próbnym nie wyjaśnia jeszcze, w którym wynagrodzeniu pojawi się pozostała część premii.

Program nie powinien premiować samej liczby przesłanych CV, ponieważ skuteczne polecenia oznaczają przede wszystkim zatrudnienie osób odpowiadających wymaganiom stanowiska. System opiera się wtedy na jakości rekomendacji, a nie na liczbie zgłoszeń.

Jak wdrożyć system poleceń pracowniczych?

Wdrożenie najlepiej rozpocząć od pilotażu w jednym lub dwóch działach, aby sprawdzić formularz, komunikację i sposób rozliczania nagród przed rozszerzeniem programu na całą firmę. Założenia powinny wynikać z konkretnych potrzeb rekrutacyjnych, takich jak długi czas obsadzania stanowisk, niewielka liczba wartościowych aplikacji albo trudność w docieraniu do nowych talentów.

Cały proces można podzielić na sześć etapów:

1. analiza potrzeb i wybór stanowisk;
2. przygotowanie zasad oraz regulaminu;
3. stworzenie formularza i sposobu śledzenia zgłoszeń;
4. pilotaż w wybranej części firmy;
5. uruchomienie programu i komunikacja z zespołem;
6. ocena wyników oraz ciągłe doskonalenie.

Informacje o programie można przekazywać podczas spotkań zespołowych oraz w mediach społecznościowych wykorzystywanych wewnątrz organizacji. Pracownicy mogą także otrzymać krótkie materiały do przesłania znajomym wraz z ofertami pracy. Dobrze prowadzona komunikacja zwiększa ich zaangażowanie, a jednocześnie pokazuje, że rekomendacje pracowników są traktowane przez firmę w pełni poważnie.

Jak mierzyć skuteczność programu?

Ocena programu powinna opierać się na danych, ponieważ sama liczba rekomendacji nie pokazuje jeszcze, czy firma rzeczywiście dociera do odpowiednich kandydatów. Analiza kilku wskaźników dostarcza działowi HR cennych informacji o jakości zgłoszeń, czasie rekrutacji oraz etapach, które wymagają zmiany.

Warto śledzić między innymi:

• liczbę poleceń na poszczególne stanowiska;
• odsetek kandydatów zapraszanych na rozmowę;
• udział osób, które otrzymują ofertę i zostają zatrudnione;
• czas trwania procesu rekrutacyjnego;
• koszt pozyskania nowych pracowników;
• odsetek osób pozostających w firmie po zakończeniu okresu próbnego;
• terminowość informacji zwrotnych i wypłat nagród.

Niski odsetek kandydatów spełniających wymagania może świadczyć o zbyt ogólnym opisie stanowiska albo niedostatecznie precyzyjnej komunikacji z zespołem. Mała liczba rekomendacji może natomiast wynikać z niewystarczająco atrakcyjnych nagród, słabej widoczności ofert lub zbyt długiego czasu oczekiwania na odpowiedź.

Dobrze prowadzony program poleceń pracowniczych opiera się przede wszystkim na aktualnych ofertach, sprawnej obsłudze zgłoszeń i konsekwentnym przestrzeganiu ustalonych zasad. Pracownik, który wie, kogo firma poszukuje, otrzymuje potwierdzenie polecenia i zna wynik swojej rekomendacji, ma większą motywację do udziału w kolejnych rekrutacjach. Wspomniany wcześniej program Poleć kumpla pokazuje, jak taki mechanizm można wykorzystać w praktyce. System rekomendacji może dzięki temu poprawiać dopasowanie kandydatów, skracać czas rekrutacji, zwiększać zaangażowanie pracowników oraz ułatwiać firmie docieranie do osób, które trudno pozyskać za pomocą innych kanałów.