Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce po zmianach – co czeka działy HR w 2026 roku?

1 czerwca 2025 roku działy HR w Polsce dostały do ręki zupełnie nowy zestaw zasad. Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców zmieniły się na tyle, że większość firm musiała przebudować swoje procesy rekrutacyjne niemal od podstaw. Minęło już kilka miesięcy – wystarczająco, żeby zobaczyć, jak te zmiany działają w praktyce i co realnie oznaczają dla codziennej pracy działów personalnych w 2026 roku.

Koniec z testem rynku pracy

Zacznijmy od najgłośniejszej zmiany, o której mówiło się już długo przed czerwcem. Test rynku pracy został zniesiony. To oznacza, że pracodawca nie musi już czekać, aż urząd pracy sprawdzi, czy na dane stanowisko znajdzie się kandydat z Polski lub Unii Europejskiej. Wcześniej był to obowiązkowy etap przed każdym zatrudnieniem cudzoziemca spoza UE – ogłoszenie w urzędzie, oczekiwanie na zgłoszenia, dokumentowanie braku odpowiednich kandydatów. Dopiero po przejściu tego procesu można było legalnie zatrudnić pracownika z zagranicy.

Dla firm zatrudniających cudzoziemców to zmiana, która realnie przyspiesza cały proces. Zamiast tracić tygodnie na formalności, które w większości przypadków kończyły się i tak tym samym wynikiem – brakiem kandydatów – można od razu przejść do rzeczy. Sprawdzić kompetencje, przeprowadzić rozmowy, podjąć decyzję.

Na czym polegał test rynku pracy?

Wcześniej przy próbach zatrudnienia cudzoziemca pracodawca musiał wykazać, że przez 14 dni szukał pracownika na lokalnym rynku i nikt się nie zgłosił (albo zgłosili się kandydaci bez odpowiednich kwalifikacji), dopiero wtedy mógł ruszyć z rekrutacją za granicą. W teorii miało to chronić polski rynek pracy. W praktyce? Przedłużało proces o tygodnie, a czasem miesiące.

Zniesienie testu rynku pracy to przyspieszenie całego procesu i odciążenie urzędów pracy. Dla firm działających w branżach, gdzie deficyt pracowników to norma (np. budowlanka, logistyka, produkcja, gastronomia) to zmiana fundamentalna.

Cyfryzacja procesów  i uproszczenie procedur legalizacji pracy cudzoziemców

Kolejna rzecz, która sprawia, że życie działów HR staje się odrobinę prostsze: pełna cyfryzacja procesów związanych z legalizacją pracy cudzoziemców. Koniec z noszeniem papierowych wniosków między biurkami urzędników. Wszystko – od złożenia dokumentów po śledzenie statusu sprawy – odbywa się online.

Brzmi jak oczywistość? W teorii tak, ale każdy, kto miał do czynienia z urzędowymi systemami, wie, że między zapowiedzią cyfryzacji a jej realnym działaniem bywa spora różnica. Dlatego warto podkreślić, że tym razem system faktycznie działa. Wnioski składa się elektronicznie przez portal praca.gov.pl, a cały proces można monitorować w systemie – od momentu złożenia dokumentów po wydanie decyzji. Wiadomo, na jakim etapie jest sprawa, co jeszcze trzeba uzupełnić, kiedy spodziewać się decyzji.

Co faktycznie zmieni się w 2026 roku?

Nowe przepisy weszły w życie w czerwcu 2025, ale większość firm dopiero teraz – na początku 2026, czuje pełny efekt tych zmian. Dlaczego? Bo wdrożenie nowych zasad to nie tylko kwestia technicznych poprawek w systemie kadrowym. To przede wszystkim zmiana mentalności, przeszkolenie zespołów, dostosowanie procesów rekrutacyjnych i (co często lekceważone) przygotowanie całej organizacji na pracę w bardziej międzynarodowym środowisku.

Compliance – utrzymanie porządku w dokumentacji i zgodność z przepisami

Nowe regulacje nałożyły na pracodawców większą odpowiedzialność za zgodność z przepisami. Nieprawidłowości mogą skutkować wyższymi karami, a kontrole będą bardziej szczegółowe.

Dział HR musi mieć pełną kontrolę nad dokumentacją, terminami, danymi pracowników. Każdy błąd – czy to w dacie ważności zezwolenia, czy w zapisach umowy – może się skończyć mandatem, a w skrajnych przypadkach nawet zakazem zatrudniania cudzoziemców. Państwo upraszcza procedury, ale w zamian oczekuje, że firmy będą działać profesjonalnie.

W 2026 roku compliance to nie dział prawny działający gdzieś w tle tylko codzienna praktyka każdego HR-owca. Narzędzia do zarządzania dokumentacją, systemy przypominające o wygasających zezwoleniach, regularne audyty wewnętrzne – to wszystko stanie się standardem w polskich firmach zatrudniających cudzoziemców.

Szkolenia, które faktycznie mają sens

Jeśli dział HR nie przeszedł jeszcze solidnego szkolenia z nowych przepisów, to teraz jest ostatni dzwonek. Zmiany objęły nie tylko procedury administracyjne, ale też kategorie zezwoleń, wymogi wobec pracodawców i dokumentację.

Dobrze przeprowadzone szkolenie to nie PowerPoint z urzędu i „proszę się podpisać, że byliście”. To warsztat, case study, scenariusze sytuacji, które faktycznie się zdarzają. Co zrobić, gdy pracownik zgubi paszport tuż przed kontrolą? Jak rozliczyć urlop pracownika z Gruzji, który musi wrócić na miesiąc do domu? Jak przygotować umowę dla osoby z Ukrainy, która ma już inne zezwolenie z innej firmy?

Te pytania nie są teoretyczne – to codzienność działów personalnych. Zespół HR, który zna na nie odpowiedzi i ma wypracowane procedury, po prostu działa sprawniej. Mniej improwizacji, mniej stresu, szybsze reakcje. A w czasach, gdy o dobrych pracowników jest coraz trudniej, ta sprawność może być tym, co przechyli szalę na korzyść firmy.

Integracja pracowników z zagranicy – istotny element zatrudniania cudzoziemców

I tu dochodzimy do części, o której w oficjalnych komunikatach mówi się najmniej, a która jest bardzo ważna. Zatrudnianie cudzoziemców to nie tylko wypełnianie wniosków. To przede wszystkim wprowadzenie nowego człowieka do zespołu, często z innej kultury, z innym językiem, z innymi oczekiwaniami.

Dobry dział HR nie kończy pracy na podpisaniu umowy – właściwie to dopiero wtedy zaczyna się najważniejsza część. Jeszcze przed pierwszym dniem pracy warto przygotować podstawy: zadbać, by pracownik miał jasne informacje o tym, co go czeka, kto będzie jego osobą kontaktową, jak wygląda pierwszy tydzień. A potem, gdy faktycznie przyjdzie – np. pokazać, gdzie jest kuchnia, jak logować się do systemu, wyjaśnić niepisane zasady, które dla Polaków mogą być oczywiste, a dla kogoś z innego kraju kompletnie niezrozumiałe.

Jak może wyglądać onboarding przy zatrudnianiu cudzoziemców?

Warto wdrożyć system opiekuna (tzw. buddiego), który polega na tym, że wybrana osoba z zespołu pomaga nowemu pracownikowi odnaleźć się w firmie. Równie ważne są szkolenia dla polskich pracowników – nie po to, by uczyć tolerancji, ale by pokazać podstawowe różnice kulturowe i uniknąć sytuacji, które mogą być krępujące dla obu stron.

Dobrze zaprojektowany system komunikacji to też jasne wskazanie, do kogo zgłosić się z konkretnym problemem – czy z kwestiami kadrowymi, technicznymi, czy z codziennymi sprawami organizacyjnymi.

Firmy, które inwestują w przemyślany proces wdrożenia, widzą efekty: niższą rotację, lepszą współpracę w zespołach i wyższą wydajność. Te, które pomijają ten etap, często zastanawiają się, dlaczego pracownicy odchodzą po kilku miesiącach.

Jak przygotować organizację zatrudniającą cudzoziemców w 2026 roku?

1. Przeanalizujcie obecne procesy

Warto zacząć od uczciwej analizy tego, co już macie. Jak wyglądają Wasze procedury rekrutacyjne? Czy działają sprawnie, czy każda osoba z działu HR ma przypisaną konkretną odpowiedzialność? Czy dokumentacja jest kompletna i aktualna? Czy zespół zna nowe przepisy i wie, jak je stosować? Jeśli gdzieś pojawia się niepewność, to znak, że warto uporządkować te obszary.

2. Zorganizujcie szkolenia nie tylko dla działu HR

Z nowych przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców, poza działem HR, warto przeszkolić też menedżerów zespołów, bo to oni na co dzień pracują z pracownikami z zagranicy i często jako pierwsi zauważają problemy. Przydatne są również warsztaty dla całych zespołów. Ale nie w stylu „szkolenie z tolerancji”, tylko np. polegające na konkretnym omówieniu różnic kulturowych, które mogą wpływać na codzienną współpracę. Im lepiej ludzie rozumieją kontekst, tym mniej nieporozumień występuje między nimi na co dzień.

3. Znajdźcie ekspertów, z którymi będziecie współpracować

Kancelarie imigracyjne, prawnicy specjalizujący się w prawie pracy cudzoziemców, doświadczeni rekruterzy – współpraca z nimi może zaoszczędzić mnóstwo czasu i uchronić przed kosztownymi błędami. Nie musicie być ekspertami we wszystkim, ale musicie wiedzieć, kogo zapytać, gdy pojawi się nietypowa sytuacja.

Agencja zatrudnienia Grupa Progres w ramach usług Advanced Solutions kompleksowo podchodzi do kwestii legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w firmach swoich klientów.  Jej eksperci mają wieloletnie doświadczenie w zakresie legalizacji pobytu i pracy, dzięki czemu przeprowadzenie całego procesu legalizacji pracownika przebiega szybko i profesjonalnie.

4. Budujcie kulturę organizacji, która działa długofalowo

Otwartość na pracowników z różnych krajów to nie akcja na jeden kwartał. To proces, który wymaga czasu, ale jeśli zaczniecie teraz, za rok będziecie w zupełnie innym miejscu. Chodzi o to, by różnorodność w zespole była naturalnym elementem codzienności firmy, a nie wyzwaniem, z którym trzeba sobie radzić.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce po zmianach – podsumowanie

Nowe przepisy w zatrudnianiu cudzoziemców przyniosły konkretne zmiany: szybsze procedury, mniej biurokracji, większą kontrolę nad procesem. Firmy, które potraktowały je jako okazję do uporządkowania swoich działów HR, już widzą efekty. Te, które liczą, że można działać jak dotychczas, zaczną odczuwać skutki np. w postaci dłuższych rekrutacji, problemów z dokumentacją i odpływu pracowników do lepiej zorganizowanej konkurencji.

Działy personalne w 2026 roku to nie tylko księgowość kadrowa. To miejsce, gdzie buduje się przewagę firmy – przez sprawne procesy, przemyślany onboarding i umiejętność zarządzania różnorodnymi zespołami. Przepisy już są, narzędzia też. Pozostaje pytanie, kto jako pierwszy je wykorzysta.

Źródła:

https://time2work.pl/dla-pracodawcow/zmiany-w-legalizacji-pracy-2025/

https://cdp-audit.pl/prawo-pracy/zmiany-w-zatrudnianiu-cudzoziemcow/

https://warszawa.praca.gov.pl/-/od-1-czerwca-2025-r.-zmieniamy-zasady-w-zatrudnianiu-cudzoziemcow

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/005940