Presja czasu a ryzyko błędów w zatrudnianiu cudzoziemców – jak ich unikać?

​Dlaczego presja czasu to dziś największy wróg pracodawcy i jak uniknąć błędów w zatrudnianiu cudzoziemców?

Początek roku 2026 to dla wielu pracodawców okres wyjątkowo intensywny.Zmiany w przepisach dotyczących cudzoziemców, zapowiedzi nowych regulacji – w szczególności w zakresie zatrudniania obywateli Ukrainy – powodują naturalny niepokój i presję, aby działać szybko. I właśnie w tym momencie pojawia się największe ryzyko. Nielegalne powierzenie wykonywania pracy bardzo rzadko wynika ze złej woli pracodawcy.

Najczęściej jest efektem:

• pośpiechu,
• błędnej interpretacji przepisów,
• braku planowania,
• albo przekonania, że „przecież dokument jest”.

Ten artykuł ma na celu przypomnieć, na co pracodawcy muszą zwracać uwagę, a zwłaszcza wtedy, gdy zmiany w przepisach wymagają szybkich decyzji.

Nielegalne powierzenie pracy – co to naprawdę oznacza?

Za nielegalne powierzenie pracy uznaje się każdą sytuację, gdy cudzoziemiec:

• pracuje bez dokumentu legalizującego pracę,
• nastąpiła zmiana warunków w trakcie zatrudnienia niż wskazane w dokumencie (stanowisko, etat, umowa, wynagrodzenie),
• rozpoczął pracę przed uzyskaniem wymaganego dokumentu,
• kontynuuje pracę po wygaśnięciu dokumentu lub bez aktualizacji przy zmianach.

Kluczowa zasada:

Dokument legalizujący pracę musi być zgodny 1:1 z rzeczywistym wykonywaniem pracy.

Konsekwencje nielegalnego powierzenia wykonywania pracy

Dlaczego to jest jedna z najpoważniejszych sankcji dla pracodawcy?

Nielegalne powierzenie wykonywania pracy to jedno z najpoważniejszych naruszeń, z jakimi może spotkać się pracodawca i nie sprowadza się wyłącznie do „braku dokumentu”, lecz bardzo często do pracy wykonywanej na innych warunkach niż wskazane w decyzji, oświadczeniu czy powiadomieniu. Konsekwencją takiego naruszenia może być kara grzywny sięgająca nawet 50 000 zł za każdego cudzoziemca, przy czym od niedawna w ramach jednej kontroli każda osoba traktowana jest jako odrębne naruszenie. Co szczególnie istotne, dwukrotne ukaranie pracodawcy w ciągu dwóch lat skutkuje faktyczną blokadą zatrudniania nowych cudzoziemców, ponieważ firma traci możliwość uzyskiwania kolejnych oświadczeń i zezwoleń na pracę. W praktyce oznacza to nie tylko wysokie koszty finansowe, lecz także stopniową utratę pracowników i realne zagrożenie dla ciągłości działalności, dlatego do legalizacji zatrudnienia cudzoziemców należy podchodzić z wyprzedzeniem i bez presji czasu.

Jak uniknąć błędów w zatrudnianiu cudzoziemców? – podpowiadamy:

Mit „wolnego dostępu do rynku pracy” obywateli Ukrainy

Często spotykane (i błędne) przekonanie: „Obywatele Ukrainy mają wolny dostęp do rynku pracy, więc można ich zatrudniać bez formalności”. Właśnie dlatego zatrudnienie obywateli Ukrainy jest często źródłem problemów.

Jak jest naprawdę?

Do 4 marca 2026 r. zatrudnienie obywateli Ukrainy:

• odbywa się na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy,
• które pracodawca składa w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Powiadomienie:

• określa konkretne warunki pracy,
• każda zmiana warunków (stanowisko, etat, wynagrodzenie, umowa) – wymaga złożenia nowego powiadomienia w ciągu 7 dni.

Przykład:

Pracownik z Ukrainy został zatrudniony na pełen etat jako magazynier. Po miesiącu w związku ze spadkiem na produkcji zaczyna pracować na 1/2 etatu – bez nowego powiadomienia. W czasie kontroli uznano, że praca była wykonywana niezgodnie z warunkami powiadomienia.
Efekt: kara za nielegalne powierzenie pracy – mimo że dokument „był”.

Dokument, który w 2026 r. stanie się kluczowy – Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy

Oświadczenie to obecnie najbardziej newralgiczny dokument z punktu widzenia pracodawców. Dotyczy obywateli Ukrainy, Białorusi, Armenii i Mołdawii – i wszystko wskazuje na to, że od wiosny 2026 r. zakres jego stosowania wobec obywateli Ukrainy znacząco wzrośnie.

Zasady?

• musi być pozyskany przed zatrudnieniem,
• zawiera sztywne warunki pracy,
• wymaga braku zaległości w ZUS i US.
• każda zmiana oznacza konieczność uzyskania nowego oświadczenia,
• procedura trwa od 7 do 30 dni, kosztuje 400 zł  i wymaga spełnienia ważnego warunku po stronie pracodawcy – wysłania skanu umowy do urzędu pracy przed powierzeniem pracy.

Przykład:
Firma zatrudniła cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy na stanowisku operator wózka widłowego. Umowa została podpisana obustronnie, a jej skan przesłano do urzędu pracy przed rozpoczęciem pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Po dwóch miesiącach pracownik bardzo dobrze się sprawdził i zapadła decyzja o jego awansie na stanowisko brygadzisty.

Decyzja o zmianie stanowiska została podjęta 30 stycznia, a nowy zakres obowiązków miał obowiązywać od 1 lutego. Firma złożyła wniosek o nowe oświadczenie, jednak dokument został wydany dopiero od 5 lutego, a dopiero tego dnia przesłano również do urzędu skan nowej umowy. W efekcie w okresie od 1 do 4 lutego cudzoziemiec wykonywał pracę na stanowisku brygadzisty bez ważnego oświadczenia na te warunki, co podczas kontroli zostało zakwalifikowane jako nielegalne powierzenie wykonywania pracy, mimo że różnica wyniosła zaledwie kilka dni.

Kontrola uznała pracę za nielegalną. Dodatkowo firma, która wcześniej miała już jedno naruszenie, straciła możliwość zatrudniać cudzoziemców na okres 2 lat!

Dokument, który nie wybacza pośpiechu – Zezwolenie na pracę

Zezwolenie na pracę to pełna procedura administracyjna. Czas oczekiwania realnie wynosi dziś 3–5 miesięcy.

Zasady?

• musi być pozyskany przed zatrudnieniem,
• zawiera sztywne warunki pracy,
• wymaga weryfikacji sytuacji finansowej pracodawcy oraz braku zaległości w ZUS i US.
• każda zmiana oznacza konieczność uzyskania nowego zezwolenia na pracę,

Przykład:
Firma zatrudniła cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę na stanowisku „operator maszyn”. Po dwóch miesiącach, wewnętrzną decyzją, zmieniono mu zakres obowiązków i nazwę stanowiska. Zmiana nie została zgłoszona, nowe zezwolenie nie zostało uzyskane.
W czasie kontroli uznano, że praca była wykonywana na innych warunkach niż wskazane w decyzji.

„Ma kartę” nie znaczy „może pracować wszędzie” – Jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (karta pobytu)

Karty pobytu wydawane na podstawie pracy są ściśle powiązane z warunkami zatrudnienia – albo w samej decyzji, albo w Załączniku nr 1.

Cudzoziemiec posiadał ważną kartę pobytu wydaną na firmę A. Firma B uznała, że skoro karta jest ważna, można rozpocząć współpracę. W praktyce była to praca wykonywana bez tytułu uprawniającego do pobytu, tak jak pobyt jest ścisłe związany z warunkami pracy wskazanymi w decyzji pobytowe.  Zatrudnienie zostało uznane za nielegalne.

Ważne:
Przy kartach pobytu kluczowe jest sprawdzenie na jakiej podstawie prawnej oraz na jakie warunki wydana decyzja!

Co może zrobić pracodawca już dziś?

• sprawdzić, na jakiej podstawie pracują obecni cudzoziemcy,
• zweryfikować, czy warunki pracy są zgodne z dokumentami,
• zaplanować z wyprzedzeniem zatrudnienie obywateli Ukrainy bez PESEL UKR(ochrona czasowa),
• przygotować się organizacyjnie na zwiększoną liczbę oświadczeń.

Jeżeli pojawia się myśl: „A może u nas też coś jest nie tak?” — to najlepszy moment, aby to sprawdzić, zanim zrobi to kontrola.

Audyt legalności zatrudnienia lub wsparcie w zaplanowaniu procedur pozwalają uniknąć błędów, których później nie da się naprawić.