Dlaczego warto rozważyć outsourcing procesów HR?

Przekazanie procesów HR w ręce zewnętrznych ekspertów to jeden z najsilniejszych trendów w zarządzaniu organizacjami. Firmy coraz częściej dostrzegają, że samodzielne prowadzenie wszystkich działań kadrowych pochłania zbyt wiele zasobów i energii. Współpraca ze specjalistyczną agencją HR pozwala skupić się na rozwoju biznesu, jednocześnie gwarantując profesjonalną obsługę pracowników i zgodność z wymogami prawnymi. Zobacz, jakie realne korzyści może wnieść outsourcing procesów HR do przedsiębiorstwa i sprawdź, kiedy naprawdę ma największy sens.

Dlaczego outsourcing HR zyskuje na popularności?

W ostatnich latach obserwujemy prawdziwą rewolucję w podejściu do zarządzania zasobami ludzkimi. Tradycyjny model, w którym firma samodzielnie prowadzi wszystkie procesy HR, powoli odchodzi w zapomnienie. Według statystyk już ponad 30% amerykańskich przedsiębiorstw korzysta z pewnej formy outsourcingu HR. Możemy spodziewać się, że w najbliższych latach również w Polsce tendencja do zlecania działań HR firmom zewnętrznym będzie rosnąca. Co stoi za tym trendem?

Realne korzyści, które przemówią do każdego przedsiębiorcy

Redukcja kosztów operacyjnych

Jeśli mowa o outsourcingu usług HR przede wszystkim, warto podkreślić znaczące oszczędności, jakie za tym stoją. Niektóre badania wskazują, że koszt świadczenia usług HR z zewnątrz może być nawet o 60% niższy niż utrzymywanie własnego zespołu HR. Jak to możliwe? Zewnętrzni partnerzy HR dysponują już gotową infrastrukturą, narzędziami i procesami, których wdrożenie wewnątrz organizacji wiązałoby się z ogromnymi nakładami.

Dostęp do specjalistycznej wiedzy w zakresie HR i prawa pracy

Co więcej, profesjonalne firmy HR są na bieżąco z najnowszymi zmianami w prawie pracy i trendami w zarządzaniu personelem. Oznacza to, że Twoja firma zawsze będzie działać zgodnie z aktualnymi przepisami, bez konieczności ciągłego szkolenia własnego zespołu HR.

Zakres wsparcia dopasowany do bieżących potrzeb

Zewnętrzni partnerzy HR dostosowują poziom wsparcia do aktualnych potrzeb firmy. W okresach wzmożonej rekrutacji, czy większego obciążenia administracyjnego, przedsiębiorca może liczyć na błyskawiczne zwiększenie zakresu wsparcia. To szczególnie cenne np. dla szybko rosnących startupów, gdzie potrzeby HR mogą się dynamicznie zmieniać z miesiąca na miesiąc.

Koncentracja na kluczowych celach biznesowych

Przekazanie procesów HR zewnętrznym ekspertom pozwala zespołowi zarządzającemu skupić się na strategicznych aspektach rozwoju firmy. Zamiast poświęcać czas na nadzorowanie rutynowych procesów kadrowych, można wykorzystać go na planowanie ekspansji, usprawnianie procesów czy budowanie przewagi konkurencyjnej. W praktyce oznacza to szybszy rozwój organizacji i lepsze wykorzystanie potencjału kadry zarządzającej.

Kiedy outsourcing HR ma największy sens?

Szczególnie interesującym przypadkiem są firmy w fazie dynamicznego rozwoju. Wyobraź sobie taką sytuację: Twoja organizacja właśnie wygrywa duży kontrakt i w ciągu 3 miesięcy musisz zatrudnić 50 nowych pracowników. Czy Twój wewnętrzny dział HR jest na to gotowy? Z pomocą zewnętrznego partnera taki proces staje się znacznie prostszy i bardziej przewidywalny.

Outsourcing HR sprawdza się również świetnie w przypadku firm sezonowych lub prowadzących projekty czasowe. Zamiast utrzymywać rozbudowany dział HR przez cały rok, można elastycznie korzystać z zewnętrznego wsparcia na co dzień, np. w zakresie działań płacowo-kadrowych oraz wtedy, gdy jest ono najbardziej potrzebne choćby przy zatrudnianiu dodatkowych pracowników sezonowych.

Wsparcie zewnętrznej komórki HR, która kompleksowo zajmuje się obsługą procesów (outsourcing usług), jest też szczególnie cenne w dużych zakładach, gdzie rotacja pracowników, obsługa kadrowa kilkuset osób i zarządzanie wielozmianowym systemem pracy stanowią codzienne wyzwanie. W takich warunkach samodzielne prowadzenie wszystkich procesów HR, od naliczania wynagrodzeń po obsługę zwolnień lekarskich czy urlopów, może przytłoczyć nawet rozbudowany dział kadrowy.

Jakie procesy HR można outsourcować?

Wbrew powszechnej opinii, outsourcing HR to nie tylko rekrutacja. Współczesne agencje oferują znacznie szerszy zakres usług, tj.:

• Obsługa kadrowo-płacowa (payroll)
• Zatrudnienie cudzoziemców (legalizacja pobytu i pracy)
• Szkolenia np. z zakresu prawidłowego zatrudniania cudzoziemców
• Opracowanie strategii zatrudnienia
• Doradztwo w zakresie prawa pracy
• Employer branding

Co ciekawe, nie musisz od razu outsourcować wszystkich procesów. Możesz zacząć od tych obszarów, które sprawiają Twojej organizacji największe trudności lub generują nieproporcjonalnie wysokie koszty.

Przyszłość outsourcingu procesów HR

Prognozy rynkowe nie pozostawiają wątpliwości – do 2025 roku ponad 65% średnich i dużych firm w Polsce zamierza outsourcować przynajmniej część procesów HR. Głównym motorem napędowym tego wzrostu jest postępująca automatyzacja i cyfryzacja procesów kadrowych. Zewnętrzni partnerzy HR, dysponujący zaawansowanymi systemami i narzędziami, mogą zaoferować poziom obsługi nieosiągalny dla wewnętrznych działów. Dodatkowo rosnąca złożoność przepisów prawa pracy i RODO wymusza na firmach coraz większe inwestycje w specjalistyczną wiedzę i tu z pomocą przychodzi właśnie outsourcing usług kadrowych i pracowniczych.

Czy taka forma współpracy z agencją zatrudnienia będzie odpowiednia dla Twojej firmy? To zależy od wielu czynników, np. od liczby zatrudnionych pracowników, budżetu przeznaczanego obecnie na dział HR, sezonowości zatrudnienia, czy planów rozwojowych firmy. Ale jedno jest pewne – warto przynajmniej rozważyć tę opcję i przeprowadzić dokładną analizę potencjalnych korzyści. W końcu sukces w biznesie często polega na podejmowaniu przemyślanych decyzji w odpowiednim momencie. Napisz do nas – chętnie Ci w tym pomożemy!