Kiedy warto zlecić rekrutację zewnętrzną?

Proces rekrutacji potrafi być czasochłonny i kosztowny. Jak podaje portal Infor.pl koszty zatrudnienia jednego pracownika wahają się od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Według najnowszych danych GUS, w połowie 2025 roku całkowity koszt zatrudnienia jednej osoby w sektorze przedsiębiorstw przekroczył już 10 000 zł miesięcznie, co oznacza wzrost o 100% w ciągu dziesięciu lat w porównaniu do 2015 roku, gdy wynosił 5 349 zł. Badania Grupy Progres pokazują, że aż 43% firm rezygnuje z zatrudnienia kandydata, jeśli jego oczekiwania finansowe są zbyt wysokie.^[1]

Ryzyko poniesienia wysokich kosztów nieudanej rekrutacji, konieczność powtarzania całego procesu, a w najgorszym przypadku – straty sięgające równowartości rocznej pensji poszukiwanego pracownika – to argumenty, które przemawiają za poszukiwaniem profesjonalnego wsparcia i zewnętrznej rekrutacji. Czy to dobry pomysł? Kiedy naprawdę warto? I co najważniejsze – jak rozpoznać moment, w którym własne zasoby przestają wystarczać?

Kiedy zdecydować się na zewnętrzną rekrutację?

Zacznijmy od rzeczy najważniejszej. Nie każda rekrutacja wymaga wsparcia agencji zatrudnienia. Czasem wystarczą własne zasoby, sprawdzone kanały dotarcia do odpowiednich kandydatów i odrobina cierpliwości. Problem pojawia się wtedy, gdy rekrutacja zaczyna przypominać błędne koło – dział HR publikuje ogłoszenia, przychodzą setki CV, ale żadne nie pasuje do opisu stanowiska. Albo, gdy firma szuka kogoś o tak specyficznych kompetencjach, że na ogłoszenie od miesięcy nie ma odzewu.

Problemy rekrutacyjne wewnątrz organizacji – sygnały, których lepiej nie ignorować

Pierwszy sygnał ostrzegawczy – czas

Jeśli stanowisko pozostaje nieobsadzone dłużej niż dwa miesiące, coś jest nie tak. Może profil kandydata jest zbyt wymagający, może oferowane warunki nie są konkurencyjne, a może po prostu poszukiwania odbywają się w niewłaściwych miejscach. Agencja rekrutacyjna, dzięki szerokiej bazie kontaktów i doświadczeniu, potrafi dotrzeć do kandydatów, którzy często pozostają poza zasięgiem standardowych ogłoszeń pracodawcy.

Drugi sygnał ostrzegawczy – rekrutacja kosztem codziennej pracy

Kolejny moment do przemyślenia to sytuacja, gdy rekrutacja zaczyna paraliżować bieżącą pracę. Menedżerowie spędzają godziny na przeglądaniu CV, zamiast zarządzać zespołami. HR tonie w rozmowach wstępnych, zamiast zajmować się rozwojem obecnych pracowników. Koszt czasu pracy osób zaangażowanych w rekrutację często przewyższa opłatę za usługi agencji, szczególnie gdy mowa o stanowiskach specjalistycznych lub kierowniczych.

Stanowiska wysokiego ryzyka rekrutacyjnego, czyli kogo zatrudniać za pośrednictwem agencji

IT – gdzie liczy się każdy dzień

Branża IT to doskonały przykład sektora, w którym rekrutacja zewnętrzna często się opłaca. Procesy rekrutacyjne w tej branży mogą być czasochłonne. Od momentu aplikacji do finalnego zatrudnienia często mija kilka tygodni. W tak konkurencyjnym środowisku, gdzie najlepsi kandydaci otrzymują kilka ofert jednocześnie, szybkość działania jest na wagę złota. A to as w rękawie profesjonalnej agencji zatrudnienia.

Specjaliści, których nie znajdziesz na portalach ogłoszeniowych

Podobnie sytuacja wygląda w przypadku stanowisk niszowych. Szukasz specjalisty od automatyki przemysłowej z doświadczeniem w konkretnej branży? Głównego księgowego ze znajomością specyficznych przepisów dotyczących sektora, w którym działasz? To są sytuacje, w których agencja z branżową specjalizacją może zaoszczędzić miesięcy poszukiwań.

Matematyka ryzyka – gdy liczby mówią “tak”

Nie tylko specyficzne branże czy niszowe stanowiska warunkują decyzję o współpracy z agencją zatrudnienia. Czasem wystarczy zwykła matematyka i rachunek opłacalności. Warto spojrzeć na liczby z szerszej perspektywy, szczególnie w kontekście różnic branżowych. Według danych GUS za 2023 rok, w branży informacji i komunikacji zatrudnienie jednego pracownika kosztowało aż 17 101 zł brutto miesięcznie, podczas gdy w zakwaterowaniu i gastronomii ten koszt wynosił 6 510 zł. Sektor finansowy i ubezpieczeniowy generował wydatki rzędu 14 868 zł, a górnictwo 17 114 zł miesięcznie.^[2]

Odejście pracownika to nie tylko utrata kompetencji. Badania pokazują, że pełne koszty związane z rekrutacją i wdrożeniem nowej osoby mogą sięgnąć od kilkudziesięciu procent do dwukrotności rocznego wynagrodzenia na danym stanowisku.^[3] Jeśli firma zatrudni niewłaściwą osobę i będzie musiała powtórzyć cały proces, straty mogą być gigantyczne. Zlecenie rekrutacji agencji, która ma dostęp do licznej bazy konkretnych kandydatów i może np. zaoferować usługę dedykowanego managera i rekrutera, który czuwa nad całym procesem, redukuje to ryzyko.

Masowe rekrutacje, czyli gdy skala przerasta możliwości

Otwierasz nowy oddział? Uruchamiasz linię produkcyjną? Potrzebujesz zatrudnić duży wolumen pracowników w krótkim czasie? Tu zdecydowanie najlepiej sprawdzi się zlecenie rekrutacji zewnętrznej.

Agencje specjalizujące się w rekrutacjach masowych dysponują nie tylko odpowiednimi narzędziami i bazami kandydatów, ale też wypracowanymi procesami pozwalającymi sprawnie przeprowadzić setki rozmów. Co więcej, wiedzą, jak przeprowadzać proces rekrutacji, by zapobiec wysokiej rotacji, typowej dla pierwszych miesięcy po masowym zatrudnieniu.

Gdy wewnętrzny HR jest przeciążony

Przyjrzyjmy się faktom. Rok 2024 był rokiem pracownika, a w 2025 ten trend się utrzymuje.^[4] Pracodawcy odczuwają niedobory rąk do pracy, skutkujące problemami rekrutacyjnymi. W takiej sytuacji działy HR często pracują ponad swoje możliwości. Zdarzają się sytuacje, że jeden wewnętrzny rekruter prowadzi jednocześnie kilkanaście procesów, co nieuchronnie prowadzi do obniżenia jakości rekrutacji.

Outsourcing rekrutacyjny czy RPO (Recruitment Process Outsourcing) to nie oznaka słabości wewnętrznego HR-u, ale świadome zarządzanie zasobami. Pozwala wewnętrznemu zespołowi skupić się na strategicznych projektach, np. na budowaniu kultury organizacyjnej, rozwoju talentów, programach retencyjnych, podczas gdy rutynowe procesy rekrutacyjne przejmują zewnętrzni specjaliści.

Co ciekawe, współpraca z agencją zatrudnienia może być też formą rozwoju dla działu HR. Obserwując metody pracy zewnętrznych rekruterów, zespół może nauczyć się nowych technik sourcingu, prowadzenia rozmów czy oceny kandydatów.

Rekrutacja na najwyższe stanowiska – dlaczego executive search ma sens?

Szukasz nowego dyrektora finansowego? Członka zarządu? Kierownika regionalnego? W takich rekrutacjach dyskrecja jest równie ważna jak, skuteczność. Executive search (czyli bezpośrednie poszukiwanie kadry zarządzającej najwyższego szczebla) to nie tylko znajdowanie kandydatów,  ale też pozyskiwanie pasywnych kandydatów z rynku, budowanie ich zainteresowania nowymi możliwościami, negocjowanie warunków i weryfikacja referencji.

Agencje specjalizujące się w executive search dysponują siecią kontaktów na najwyższych szczeblach zarządzania. Potrafią dotrzeć do osób, które nie szukają aktywnie pracy, ale mogłyby rozważyć ciekawą propozycję. Co więcej, zewnętrzna firma może przeprowadzić wstępne rozmowy bez ujawniania nazwy firmy klienta, co ma znaczenie, gdy ten nie chce sygnalizować na rynku zmian w zarządzie.

Rekrutacja zewnętrzna w celu realizacji ograniczonego czasowo projektu i pozyskania kompetencji przyszłości

Czasami zachodzi potrzeba znalezienia kogoś do zrealizowania konkretnego projektu, np. wdrożenia systemu ERP, przeprowadzenia transformacji cyfrowej, uruchomienia nowej linii biznesowej. To często kompetencje, których firma nie potrzebuje na stałe, ale są istotne z punktu widzenia rozwoju biznesu przez określony czas. Agencja rekrutacji, mająca w ofercie contracting może szybko dostarczyć specjalistę na czas projektu, bez konieczności przechodzenia przez cały proces rekrutacji i późniejszego rozstawania się z pracownikiem.

Warto też pomyśleć przyszłościowo. Rynek pracy zmienia się dynamicznie. Pojawiają się nowe zawody, o których jeszcze kilka lat temu nikt nie słyszał. Specjalista ds. procesów AI, analityk danych, ekspert od cyberbezpieczeństwa – to stanowiska, które wymagają specjalistycznej wiedzy. A agencja z branżową specjalizacją będzie wiedziała, gdzie i jak jej szukać.

Znaczenie partnerstwa w trakcie rekrutacji zewnętrznej

Najważniejsza rada na koniec: jeśli zdecydujesz się zlecić rekrutację zewnętrzną, traktuj agencję zatrudnienia jak partnera, nie dostawcę. Im więcej informacji przekażesz o firmie, kulturze organizacyjnej, zespole – tym lepiej rekruterzy poznają Twoje oczekiwania i będą mogli bardziej ukierunkować na nie swoje działania. W efekcie otrzymasz jeszcze lepiej dopasowanych kandydatów do danego stanowiska.

Nie zapominaj też o employer brandingu. Agencja rekrutacyjna to często pierwszy kontakt kandydata z Twoją firmą. Wybieraj więc partnerów, którzy będą dobrze reprezentować markę Twojej organizacji na rynku pracy.

Podsumowanie – kiedy naprawdę warto zdecydować się na rekrutację zewnętrzną?

Z narzędzia HR jakim jest rekrutacja zewnętrzna, warto korzystać, gdy przynosi realną wartość – oszczędza czas, redukuje ryzyko niepowodzenia procesu, dostarcza kompetencje, których firma nie ma w swoich zasobach ani w bazie potencjalnych kandydatów.

Najważniejsze sytuacje, w których warto rozważyć wsparcie zewnętrzne:

• Rekrutacja trwa dłużej niż 2 miesiące bez efektów
• Firma szuka niszowych specjalistów lub kadry zarządzającej
• Zaplanowane są rekrutacje masowe (powyżej 10-15 osób)
• Wewnętrzny dział HR jest przeciążony bieżącymi zadaniami
• Istnieje potrzeba dyskretnego procesu rekrutacyjnego (np. w przypadku rekrutacji na stanowiska wysokiego szczebla)
• Firma poszukuje specjalisty na konkretny, czasowy projekt
• Dotychczasowe metody rekrutacji zawodzą

Dobrze przeprowadzona rekrutacja zewnętrzna, z właściwym partnerem, może, co oczywiste, rozwiązać bieżące problemy kadrowe, ale też wnieść do organizacji nową jakość – świeże spojrzenie, nowe kompetencje, kontakty na rynku.

^[1] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[2] Informacja prasowa Grupa Progres, Koszty pracy biją rekordy. Pracownicy dobrem luksusowym, Gdańsk, 22 lipca 2025

^[3]Małgorzata Spychała, Tadeusz Bartecki, Michał Brzóska: Employer branding – nowoczesne rozwiązanie problemu rotacji pracowników, DOI: 10.21008/j.0239-9415.2019.079.11

^[4] https://builderpolska.pl/2024/12/10/rynek-pracownika/