Nowe rozporządzenia od 1 grudnia 2025 r. – kolejny etap reformy rynku pracy cudzoziemców w Polsce

Z dniem 1 grudnia 2025 r. wchodzą w życie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które stanowią kolejny etap wdrażania nowej ustawy o dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.

Poniżej przedstawiamy szczegółowy przegląd najważniejszych nowych regulacji wraz z omówieniem wpływu na pracodawców i rynek pracy.

1. Rozporządzenie ws. wysokości opłat za zezwolenia i oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1622)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

Czterokrotny wzrost kosztu opłat urzędowych za wnioski!

• Oświadczenia o powierzeniu pracy – opłata zwiększona do 400 zł
• Zezwolenie na pracę dla polskiego podmiotu – opłata zwiększona do 400 zł
• Zezwolenia na pracę sezonową – opłata 100 zł
• Uwaga! Zezwolenie na pracę w przypadku delegowania do Polski – aż do 800 zł

2. Rozporządzenie ws. przypadków pracy bez zezwolenia lub oświadczenia (Dz.U. 2025 poz. 1620)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

To rozporządzenie porządkuje katalog wyjątków i określa, kiedy cudzoziemiec może legalnie pracować bez zezwolenia lub oświadczenia:

• doprecyzowano i uporządkowano wcześniejsze wyjątki,
• dodano nowe kategorie uprawnionych, m.in.:
  • studentów stacjonarnych określonych uczelni,
  • absolwentów polskich szkół i uczelni,
  • osoby posiadające szczególny status pobytowy,
  • pracowników instytucji publicznych.

Szczególne znaczenie dla studentów:

Od 1 grudnia 2025 r. prawo do pracy bez zezwolenia przysługuje studentom studiów stacjonarnych, ale tylko w uczelniach:

• zatwierdzonych przez Ministra Spraw Wewnętrznych, lub
• niepodlegających obowiązkowi zatwierdzenia i wobec których nie wydano decyzji o zakazie przyjmowania cudzoziemców.

Okres przejściowy: od 1 grudnia 2025 r. do 30 czerwca 2026 r. przepis ten stosuje się także do studentów uczelni niepublicznych i publicznych zawodowych, które jeszcze nie spełniają wymogów zatwierdzenia.

Na co zwrócić uwagę:

• Po 30 czerwca 2026 r. zatrudnianie studentów z uczelni niespełniających wymogów będzie uznane za nielegalne.
• Pracodawcy powinni już teraz zweryfikować status uczelni, z których pochodzą ich pracownicy-studenci. Wniosek dostępny jest pod adresem: https://www.gov.pl/web/mswia/zloz-wniosek-o-zatwierdzanie-jednostki-na-potrzeby-przyjmowania-cudzoziemcow

3. Rozporządzenie ws. państw objętych procedurą oświadczeń (Dz.U. 2025 poz. 1617)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

To rozporządzenie szczególnie uderza w firmy zatrudniające obywateli Gruzji, którzy dotychczas korzystali z najprostszej ścieżki składania oświadczeń.  

Najważniejsze zmiany:

• Gruzini zostali usunięci z procedury oświadczeń – od 1.12.2025 r. nie można już składać oświadczeń o powierzeniu pracy obywatelom Gruzji,
• oświadczenia zarejestrowane wcześniej pozostają ważne do końca okresu ich obowiązywania,
• brak możliwości uzyskania wpisu wielosezonowego dla obywateli Gruzji,
• postępowania wszczęte przed 1.12.2025 r. będą rozpatrywane na starych zasadach.

Na co zwrócić uwagę:

• Pracodawcy zatrudniający Gruzinów muszą przejść na ścieżkę zezwoleń na pracę (typ A) lub zezwoleń sezonowych.
• Warto zaplanować procesy legalizacji z wyprzedzeniem, by uniknąć przerw w zatrudnieniu.

4. Rozporządzenie ws. dokumentów dołączanych do wniosku o zezwolenie na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. 2025 poz. 1629)

Wchodzi w życie 1 grudnia 2025 r.

Wprowadza nowy katalog załączników, które pracodawca musi dołączyć do:

• wniosku o zezwolenie na pracę  oraz zezwolenie na pracę sezonową
• oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi,

Co wprowadza to rozporządzenie?

1) Obowiązkowe oświadczenia pracodawcy:

• Oświadczenie o wysokości wynagrodzenia – Pracodawca potwierdza, że wynagrodzenie podane we wniosku ➡ nie jest niższe od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
• Oświadczenie o posiadaniu środków finansowych – Pracodawca oświadcza, że posiada środki lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wobec cudzoziemca.
• Oświadczenie o wiedzy dot. karalności cudzoziemca – Pracodawca oświadcza, czy cudzoziemiec był karany za przestępstwa z art. 270–275 Kodeksu karnego (m.in. fałsz dokumentów, poświadczenie nieprawdy, wyłudzenie poświadczenia nieprawdy).

2) Nowe wymagania dla Agencji Pracy Tymczasowej:

• dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika – potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;

5. Rozporządzenie MSWiA z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie wniosku o udzielenie cudzoziemcowi zezwolenia na pobyt czasowy (Dz.U. 2025 poz. 1647)

Wejście w życie: 1 grudnia 2025 r.

Rozporządzenie to uzupełnia reformę rynku pracy cudzoziemców, wprowadzając nowe wzory formularzy i załączników do wniosków o pobyt czasowy.

Najważniejsze zmiany:

• nowy formularz wniosku,
• nowy zestaw załączników,
• zmniejszona liczba zdjęć – z 4 do 2.

Na co zwrócić uwagę:

• Od 1 grudnia 2025 r. urzędy nie będą przyjmować starych formularzy i załączników.
• Nawet jeśli cudzoziemiec złoży wniosek 1 grudnia z załącznikiem podpisanym 28 listopada, zostanie on odrzucony jako niezgodny z aktualnym wzorem.
• Pracodawcy i pełnomocnicy powinni niezwłocznie zaktualizować swoje szablony dokumentów, by uniknąć odmów.

Wnioski dla pracodawców

Z czym zderzą się pracodawcy po 1 grudnia?

• Większa formalizacja i biurokracja – nowe oświadczenia, nowe dokumenty, nowe weryfikacje.
• Znaczny wzrost kosztów – czterokrotny wzrost opłat za oświadczenia.
• Koniec taniej i szybkiej ścieżki dla ob. Gruzji.
• Ryzyko nielegalnego zatrudnienia studentów, jeśli uczelnia nie spełnia warunków.
• Konieczność analizy każdego przypadku pod kątem wyłączeń od obowiązku posiadania zezwolenia.

Rekomendacje

• Dokonać aktualizacji planów budżetowych – uwzględniając wzrost kosztów administracyjnych, w szczególności nową wysokość opłat za rejestrację oświadczeń i wniosków o zezwolenie na pracę.
• Przeprowadzić audyt statusów pobytowych zatrudnionych cudzoziemców, ze szczególnym uwzględnieniem obywateli Gruzji oraz studentów uczelni wyższych, w celu zapewnienia zgodności zatrudnienia z nowymi przepisami obowiązującymi od dnia 1 grudnia 2025 r.
• Zweryfikować status uczelni wyższych, których studenci wykonują pracę w ramach zatrudnienia, ze szczególnym uwzględnieniem uczelni niepublicznych i publicznych zawodowych objętych okresem przejściowym do dnia 30 czerwca 2026 r.
• Zapewnić odpowiednią komunikację wewnętrzną pomiędzy działami HR, kadr i operacyjnymi, w celu prawidłowego wdrożenia nowych procedur oraz uniknięcia błędów formalnych w procesach legalizacji pracy cudzoziemców

Wymaga to nie tylko znajomości przepisów, ale aktywnych działań organizacyjnych – od wdrożeń systemowych, przez szkolenia zespołów HR, po audyty i przegląd statusów pobytowych.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu audytu dokumentacji cudzoziemców lub chcesz przygotować swoje działy HR do nowych obowiązków – zapraszamy do kontaktu. Pomogę przełożyć zmiany w przepisach na konkretne rozwiązania organizacyjne.