Świadectwo pracy — co powinno zawierać?

Otrzymanie świadectwa pracy to formalność, której z reguły nie poświęcamy zbyt wiele uwagi. Okres zatrudnienia dobiega końca, otrzymujesz dokument z pieczątką byłego pracodawcy, świadectwo pracy ląduje w szufladzie i po sprawie — temat współpracy zamknięty. Tak to zazwyczaj wygląda.

Tymczasem to niezwykle ważny dokument, nie tylko ze względu na przyszłe zatrudnienie, ale również z uwagi na świadczenia pracownicze i ubezpieczeniowe. Możesz pomyśleć, że to przecież pracodawca powinien dopilnować, że dostaniesz poprawnie wystawione świadectwo pracy. Oczywiście — wydanie dokumentu to obowiązek pracodawcy, ale warto, by pracownik dopilnował, czy świadectwo zawiera poprawne informacje.

Z tego artykułu dowiesz się, co powinno zawierać prawidłowo wystawione świadectwo pracy oraz jak uniknąć błędów, które mogą narazić pracownika na straty związane choćby z problemami ze znalezieniem nowego zatrudnienia.

Świadectwo pracy — co to jest?

To jeden z najważniejszych, oficjalnych dokumentów, jakie pracownik otrzymuje od pracodawcy w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Zawiera szczegółowe informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia. Świadectwo pracy jest niezbędne zarówno dla pracownika, jak i przyszłych pracodawców, a także instytucji zajmujących się ubezpieczeniami społecznymi.

Dlaczego wystawia się świadectwo pracy?

Przede wszystkim świadectwo pracy jest dokumentacją przebiegu zatrudnienia. Potwierdza jego okresy i rodzaj wykonywanej pracy, co jest istotne przy ubieganiu się o nowe stanowisko. Poza tym informacje zawarte w dokumencie są niezbędne do obliczenia przysługujących pracownikowi świadczeń, tj. emerytura czy zasiłki. Co więcej, na podstawie tego dokumentu przyszli pracodawcy mogą zweryfikować doświadczenie zawodowe kandydata oraz jego historię zatrudnienia.

Po co przyszłemu pracodawcy taki dokument?

Świadectwo pracy pełni istotną funkcję w procesie rekrutacji i zatrudnienia. Dla potencjalnego pracodawcy jest to cenne źródło informacji o kandydacie.

• Potwierdza faktyczny przebieg zatrudnienia i zajmowane stanowiska.
• Dostarcza informacji o doświadczeniu zawodowym i stażu pracy.
• Może zawierać dane o uzyskanych kwalifikacjach i umiejętnościach.
• Pozwala zweryfikować informacje podane przez kandydata w CV.

Warto pamiętać, że świadectwo pracy nie zawiera oceny pracownika ani referencji. Te pracownik może uzyskać od byłego pracodawcy, kolegów z pracy, a nawet klientów, jeśli umowa o zachowaniu poufności tego nie wyklucza, na osobistą prośbę.

Kiedy należy wydać świadectwo pracy?

Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w dniu ustania stosunku pracy. Jeśli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, dokument musi zostać przesłany pracownikowi (lub osobie do tego uprawnionej) w ciągu 7 dni od daty rozwiązania lub wygaśnięcia umowy. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nałożeniem na pracodawcę kary grzywny, która może wynosić od 1000 do 30000 zł.

Co powinno zawierać świadectwo pracy? — Obowiązkowe elementy dokumentu

Zgodnie z Kodeksem pracy oraz rozporządzeniem w sprawie świadectwa pracy, dokument musi zawierać następujące informacje:

• Okres wykonywanej pracy. Należy dokładnie określić czas trwania zatrudnienia oraz rodzaj wykonywanych obowiązków.
• Zajmowane stanowiska. W świadectwie pracy powinny być wymienione wszystkie stanowiska, na których pracownik był zatrudniony w danym okresie.
• Tryb rozwiązania lub okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy. Dokument powinien zawierać informacje o sposobie zakończenia stosunku pracy, w tym podstawę prawną ustania stosunku pracy.
• Inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego — mogą to być informacje dotyczące urlopów, zwolnień lekarskich, czy uprawnień z tytułu rodzicielstwa.

Dodatkowe informacje w świadectwie pracy na żądanie pracownika

Pracownik ma prawo zażądać, aby w dokumencie znalazły się szczegółowe informacje dotyczące wynagrodzenia (wysokość i składniki wynagrodzenia) oraz uzyskane kwalifikacje zawodowe zdobyte w trakcie zatrudnienia.

Błędy w świadectwie pracy — co robić?

O ile terminowe wydanie świadectwa pracy to obowiązek pracodawcy, o tyle o sprostowanie ewentualnych błędów w dokumencie musi wystąpić pracownik. Ma na to 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. W przypadku wykrycia błędu powinien wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie dokumentu. Jeśli pracodawca odmówi wprowadzenia korekty, a ma do tego prawo, powinien powiadomić o tym pracownika w ciągu 7 dni. W takiej sytuacji pracownik najpóźniej w 14 dniu od otrzymania odmowy, może skierować sprawę o sprostowanie dokumentu do sądu pracy. Z kolei, gdy pracodawca zaakceptuje uwagi — ma 7 dni na ich uwzględnienie i wydanie nowego świadectwa pracy.

Czy można uzyskać odszkodowanie za brak świadectwa pracy?

Jak mówi art. 99 Kodeksu pracy, pracownik może domagać się uzyskania odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy (nie dłuższy niż 6 tygodni) od byłego pracodawcy. Jednak aby odszkodowanie zostało przyznane, muszą być spełnione jednocześnie trzy warunki:

• pracodawca nie wydał w terminie świadectwa pracy lub wydał niewłaściwy dokument,
• pracownik doznał szkody (np. nie został zatrudniony z powodu braku świadectwa pracy),
• wystąpiła współzależność pomiędzy zaniechaniem lub działaniem pracodawcy a szkodą, którą poniósł pracownik.

Co istotne, to pracownik ma obowiązek udowodnić, że ze względu na brak świadectwa pracy, nie uzyskał ponownego zatrudnienia.

Najczęstsze błędy w świadectwach pracy

Mimo jasno określonych przepisów, pracodawcy często popełniają błędy przy wystawianiu świadectw pracy. Na co warto zwrócić uwagę, by w porę je dostrzec i wystąpić z wnioskiem o korektę? Czego wystrzegać się przy wypełnianiu świadectwa pracy przed dostarczeniem dokumentu do pracownika?

1. Zwróć uwagę na określenie trybu rozwiązania stosunku pracy.
2. Sprawdź (nawet kilka razy), czy okresy zatrudnienia zostały dobrze wykazane.
3. Upewnij się, że świadectwo pracy zawiera informacje o urlopach i zwolnieniach, a także o wykonywaniu pracy w warunkach szczególnych, jeśli dotyczy to stanowiska, które zajmował dany pracownik.
4. Przeanalizuj świadectwo pracy pod kątem niedozwolonych informacji. Sprawdź, czy w dokumencie nie ma np. ocen pracownika.
5. Zobacz, czy zajmowane stanowiska zostały precyzyjnie określone.

Dbałość o poprawnie wystawione świadectwo pracy tak naprawdę leży w interesie obu stron. Dla pracownika stanowi potwierdzenie jego doświadczenia i kompetencji, co jest niezbędne w przypadku przyznawania np. uprawnień emerytalnych, czy ubiegania się o nowe stanowisko. Z kolei dla pracodawcy to narzędzie do oceny kandydata — warto o tym pamiętać, kompletując dokumentację dla byłego pracownika.