Nowy pracownik po 3 miesiącach: „Szkoda, że nikt mi tego nie powiedział” – onboarding bez ściemy

Jeszcze często zdarza się, że nowy pracownik po trzech miesiącach w firmie wciąż czuje się jak turysta bez mapy w obcym kraju. Wie, gdzie jest jego biurko, zna hasło do komputera, ale nadal nie rozumie, jak naprawdę działa ta organizacja i co dokładnie powinien robić.

To, co w ogłoszeniu o pracę dumnie brzmiało jak „kompleksowy proces wdrażania”, okazało się chaotyczną mieszanką formularzy, haseł i instrukcji typu „resztę poznasz w trakcie”. Pierwszego dnia dostał identyfikator, pokazano mu ekspres do kawy i… w zasadzie tyle.

Dlaczego tak się dzieje i co można zrobić, żeby onboarding przestał być farsą, a stał się tym, czym powinien być – solidnym fundamentem długoterminowej współpracy? A przede wszystkim: jakie są te rzeczy, o których nowym pracownikom „zapomina się” powiedzieć, ale które decydują o ich sukcesie lub porażce w nowej pracy?

Rzeczywistość, o której milczą w HR

Zanim przejdziemy do tego, co robić, żeby było lepiej, powiedzmy sobie wprost: większość firm traktuje onboarding jak formalność.

Według badania Gallup tylko 12% pracowników uważa, że ich firma wykonuje dobrą robotę przy wdrażaniu nowych osób, a dane firmy Talmundo z 2024 roku pokazują, że 34% pracowników w ogóle nie doświadczyło żadnego programu onboardingu w swojej organizacji.

Jak to się kończy? Według raportu Work Institute 37,9% pracowników odchodzi z organizacji w ciągu pierwszego roku, a dwie trzecie z nich podejmuje tę decyzję już w pierwszych sześciu miesiącach.

Ale tu się zaczyna prawdziwa historia – ta, o której nikt oficjalnie nie mówi.

7 rzeczy, których nowi pracownicy nie dowiadują się oficjalnie

1. Niepisane zasady komunikacji

Jeden menedżer preferuje krótkie maile rano, inny szczegółowe podsumowania po południu. Część zespołu komunikuje się głównie przez maila, inna woli spotkania twarzą w twarz. Te preferencje poznasz z czasem, ale przydałoby się znać je od razu, żeby uniknąć nieporozumień i po prostu lepiej współpracować.

2. Co naprawdę oznaczają te wszystkie skróty i procedury

„Wyślij to przez CRM do działu wdrożeń, ale najpierw skonsultuj z PO” – każda firma ma swój żargon i skróty myślowe. Problem w tym, że część procesów ewoluowała przez lata i nie zawsze są intuicyjne dla nowych osób. Zrozumienie kontekstu tych procedur pomaga pracować szybciej i unikać zbędnych kroków.

3. Jak faktycznie mierzona jest wydajność

Oprócz oficjalnych KPI i celów, istnieją nieformalne wskaźniki sukcesu, np. umiejętność współpracy z zespołem, proaktywność w rozwiązywaniu problemów, czy dbałość o atmosferę w pracy. Te miękkie kompetencje często są równie ważne, jak twarde wyniki, ale rzadko ktoś mówi o tym wprost.

4. Realne możliwości rozwoju w firmie

„Ścieżki kariery” w praktyce mogą wyglądać różnie. Czasem awans oznacza większe obowiązki bez zmiany tytułu, innym razem rozwój idzie w kierunku eksperckim, nie menedżerskim. Warto wcześnie zrozumieć, jak faktycznie wyglądają drogi rozwoju w konkretnej organizacji i kto może w tym pomóc.

5. Kultura błędów i prawda o „otwartej komunikacji”

Każda firma inaczej podchodzi do błędów. Może być tak, że w jednej organizacji mała pomyłka to okazja do nauki, ale w drugiej może wywołać długie analizy i dodatkowe procedury kontrolne. Znajomość tej kultury pomaga lepiej zarządzać ryzykiem i wiedzieć, kiedy warto zgłosić wątpliwości, a kiedy lepiej widziane będzie działanie samodzielnie.

6. Jak naprawdę wygląda work-life balance

Oficjalne godziny pracy to jedna rzecz, ale każdy zespół ma swój rytm. Niektóre projekty mają naturalne okresy intensywnej pracy, inne wymagają stałego tempa. Zrozumienie tego rytmu pomaga lepiej planować życie prywatne i zarządzać własną energią.

7. Kto może być twoim nieformalnym mentorem

Poza oficjalną strukturą organizacyjną istnieje sieć nieformalnych relacji. Osoby, które znają historię projektów, potrafią wytłumaczyć kontekst decyzji, albo po prostu chętnie dzielą się wiedzą. Znalezienie takich osób przyspiesza naukę i integrację z zespołem.

Konsekwencje słabego onboardingu

Dane Polskiego Instytutu Ekonomicznego są bezlitosne: średnio co dziesiąty pracownik w Polsce rocznie kończy współpracę z firmą. Według Barometru Rynku Pracy 2024, aż 44,9% zatrudnionych myśli o zmianie pracy – to najwyższy wynik od 2018 roku.

Zły onboarding to nie tylko strata dla pracownika. Dla firmy oznacza koszty, które bolą: zastąpienie pracownika może kosztować do 213% jego rocznej pensji^[1]. Według SHRM średni koszt wdrożenia nowego pracownika to około 4000 dolarów, a to tylko początek wydatków.

Wypalenie zawodowe  jako efekt uboczny złego onboardingu

Kiedy nowy pracownik przez trzy miesiące próbuje rozszyfrować firmowe realia sam, jego zaangażowanie systematycznie spada. Według badania Glean 81% nowych pracowników czuje się przytłoczonych informacjami podczas procesu onboardingu. To paradoks: z jednej strony nie dostają najważniejszych informacji o tym, jak naprawdę funkcjonuje firma, z drugiej są bombardowani procedurami i dokumentami.

Efekt? Tylko 29% pracowników czuje się w pełni przygotowanych do swojej nowej roli po zakończeniu onboardingu^[2]. Reszta? Udaje, że wie, co robi, i liczy na to, że nikt się nie zorientuje.

Rozwiązania: preboarding, buddy system i uczciwa karta pracy

Preboarding: pierwsza inwestycja w relację

Preboarding to nie tylko wysłanie maila z instrukcjami – to przygotowanie pracownika do tego, co go czeka.

Skuteczny preboarding zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy, już w momencie, gdy kandydat przyjmuje ofertę zatrudnienia. W ciągu kilku dni przed oficjalnym startem nowy pracownik dostaje dostęp do wewnętrznej platformy, gdzie może poznać zespół, zapoznać się z pierwszymi projektami i, co najważniejsze, zadać pytania, zanim pojawi się w biurze.

Co powinno znaleźć się w dobrym preboardingu – przykłady

• Plan pierwszych 30, 60 i 90 dni z konkretnymi celami
• Lista osób do poznania wraz z ich rolami i „specjalizacjami”
• Przewodnik po niepisanych zasadach komunikacji w firmie
• Dostęp do historii najbardziej znaczących projektów
• Kontakt z przyszłym mentorem

Buddy system: mentor z krwi i kości

Według badania Sapling HR 47% firm wykorzystuje system buddy do wdrażania nowych pracowników, ale często robią to źle. Buddy to nie koleżanka z sąsiedniego biurka, która ma wolną chwilę. To osoba, która ma konkretne zadanie: przekazać nowemu pracownikowi wiedzę nieformalną.

Dobry buddy to ktoś, kto:

• Ma co najmniej rok doświadczenia w firmie
• Nie jest bezpośrednim przełożonym (żeby pytania o problemy były łatwiejsze)
• Dostaje konkretne wytyczne, czego ma nauczyć i w jakim czasie
• Ma wyznaczony czas na regularne rozmowy z nowym pracownikiem

Badanie ClickBoarding pokazuje, że 56% nowych pracowników woli mieć mentora lub buddy, który pomoże im w pierwszych miesiącach. To potrzeba, która przekłada się na szybszą integrację i lepsze wyniki.

Uczciwa karta pracy: koniec z mitami

Najbardziej rewolucyjne rozwiązanie? Powiedzenie nowym pracownikom prawdy o tym, jak naprawdę wygląda praca w firmie. „Uczciwa karta pracy” to dokument, który opisuje nie tylko oficjalne zasady, ale też niepisane normy.

Przykład uczciwej karty pracy

• Oficjalne godziny pracy vs. faktyczne oczekiwania
• Prawdziwa ścieżka rozwoju (np. z danymi ile osób awansowało w ostatnim roku)
• Lista projektów, które faktycznie są priorytetowe
• Kultura feedbacku: jak często, w jakiej formie, od kogo
• Prawdziwe budżety na szkolenia i rozwój
• Sytuacje, w których można powiedzieć „nie” bez konsekwencji

Format onboardingu – storytelling zamiast prezentacji

Jak czytamy na blogu HiringThing 88% firm przyznaje, że nie radzi sobie dobrze z wykonywaniem solidnego doświadczenia onboardingu. Dlaczego? Bo traktują onboarding jak checklist, a nie jak opowieść o firmie.

Każda firma ma swoją historię. Ma swoje sukcesy, porażki, bohaterów i antybohaterów. Nowy pracownik nie potrzebuje suchych faktów o strategii na 2025 rok. Potrzebuje zrozumieć, dlaczego ta firma robi to, co robi, i jak jego praca wpłynie na tę historię.

Zamiast: „Nasze wartości to jakość, innowacja i partnerstwo” lepiej powiedzieć: „Trzy lata temu przegraliśmy największy kontrakt w historii firmy, bo zlekceważyliśmy jakość. Od tamtej pory każdy projekt przechodzi przez dodatkowe kontrole. Dlatego u nas jakość to nie slogan na ścianie, a sposób myślenia.”

Lista błędów na koniec, czyli co zabija onboarding

• Informacyjne tsunami pierwszego dnia. Nie zasypuj nowych pracowników ogromem informacji do przyswojenia w jeden dzień. Rozłóż to na tygodnie, nie godziny.
• Onboarding = HR + IT. Liderzy zespołów powinni być zaangażowani w proces onboardingu. Bez bezpośredniego przełożonego onboarding to tylko formalność.
• Onboarding trwa tydzień. Tymczasem nowym pracownikom potrzeba około 8-12 miesięcy, żeby zbliżyć się do wydajności, jaką mogą pochwalić się ich doświadczeni koledzy.
• Brak feedbacku. Nikt nie pyta nowego pracownika, jak przebiegł proces, co było pomocne, a co można poprawić. Tymczasem prosty feedback na temat pierwszych tygodni w firmie może poprawić relacje z przełożonymi i pokazać, że firma rzeczywiście dba o doświadczenie swoich ludzi.

Zajrzyj do naszego wpisu Jak przeprowadzić zdalny onboarding pracownika. Znajdziesz tam praktyczne wskazówki i gotowy plan działania na pierwsze 90 dni w nowej pracy.

Podsumowanie

Można mówić o innowacyjności i otwartości, ale jeśli nowy pracownik przez miesiąc nie wie, do kogo się zwrócić z konkretnym pytaniem, to te wszystkie deklaracje brzmią pusto.

Większość firm ma onboarding na poziomie „wypełnij papiery i jakoś się odnajdziesz”. Potem dziwimy się, że ludzie odchodzą lub przez lata pracują poniżej swoich możliwości. A wystarczy tak niewiele: powiedzieć prawdę o tym, jak naprawdę wygląda praca, dać buddy’ego i sprawdzić po miesiącu, czy wszystko idzie w dobrym kierunku.

Najlepszy onboarding nie polega na tym, żeby nowy pracownik pokochał firmę od pierwszego dnia. Polega na tym, żeby po trzech miesiącach wiedział, gdzie jest i dokąd zmierza. Żeby miał narzędzia do robienia dobrej roboty i ludzi, którzy pomogą mu w razie problemów.

^[1] https://thirst.io/blog/employee-onboarding-statistics-for-2025/

^[2] https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/