case study
Szybka reakcja bez chaosu. Jak elastyczna obsada zmian stabilizuje produkcję w branży FMCG
Jak utrzymać stabilną produkcję, gdy zapotrzebowanie na pracowników potrafi zmieniać się z dnia na dzień?
Branża:
FMCG
Klient:
Producent słodyczy
Iwona Wieczyńska
Dyrektor Regionu
7,83%
Rotacja pracowników
56,5%
Spadku średniej absencji
53 minuty
Mediana czasu reakcji na zmiany w grafiku
Zmiany produkcyjne mogły pojawiać się w systemie niemal przez całą dobę (24/7)
Wprowadzenie i sytuacja wyjściowa
Projekt realizowano dla dużego zakładu produkcyjnego z branży spożywczej (produkcja słodyczy), działającego w trybie ciągłym, w systemie trzyzmianowym i czterobrygadowym, co wymagało zapewnienia stabilnej obsady przez całą dobę. Jednocześnie produkcja charakteryzuje się wysoką sezonowością i zmiennością popytu – zarówno w ujęciu rocznym, jak i operacyjnym (np. zamówienia sieci handlowych), co przekłada się na dynamiczne zapotrzebowanie na pracowników, zmieniające się nawet z dnia na dzień. Dodatkowym wyzwaniem była złożona struktura stanowisk – część z nich wymagała specyficznych kompetencji, a część dopasowania do indywidualnych predyspozycji pracowników.
W tego typu środowisku produkcyjnym jednym z kluczowych wyzwań jest utrzymanie stabilnej obsady zmian przy jednoczesnej wysokiej zmienności wynikającej z absencji oraz pracy na dynamicznych grafikach (24/7). Sytuację dodatkowo komplikuje wydłużony proces wdrożenia nowych pracowników (ok. 2 tygodnie ze względu na badania sanitarne) oraz ograniczona zastępowalność na stanowiskach specjalistycznych, co zwiększa ryzyko spadku wydajności lub zakłóceń w ciągłości produkcji.
„Przykład naszego klienta wpisuje się w szerszy kontekst rynku pracy w sektorze produkcji spożywczej. Charakteryzuje się on podwyższoną zmiennością zatrudnienia oraz wysoką rotacją pracowników liniowych. Wyzwaniem jest sezonowość oraz produkcja uzależniona od złożonych zamówień. Te dwa aspekty nie pozwalają na długoterminową prognozę zatrudnienia.”
Iwona Wieczyńska
Zmiany produkcyjne mogły pojawiać się w systemie niemal przez całą dobę (24/7) Dostępność agencji pracy dostosowana do produkcji
Analiza i wdrożenie
Dotychczasowy model zatrudnienia nie zapewniał efektywnego zarządzania zmiennym zapotrzebowaniem. Kluczowe okazało się połączenie stabilnej kadry podstawowej pracowników tymczasowych z elastyczną pulą pracowników gotowych do szybkiego reagowania na zmiany produkcyjne, przy jednoczesnym wzmocnieniu obecności operacyjnej konsultantów w zakładzie i systemie klienta.
Hybrydowy model zarządzania obsadą produkcji
Model zakładał strukturę zatrudnienia składającą się w około 70% z pracowników stanowiących stabilną bazę kadrową pracowników tymczasowych oraz w około 30% dodatkowych pracowników, uzupełniających dynamiczny grafik. Ta druga grupa obejmowała osoby poszukujące dodatkowego zatrudnienia lub elastycznych form pracy – w szczególności studentów, emerytów oraz osoby pracujące już na innym etacie. Tego typu pracownicy byli gotowi podejmować pracę w krótkim czasie i w ograniczonym wymiarze godzin, co zwiększało naszą zdolność do reagowania na nagłe wzrosty zapotrzebowania.
Elastyczne planowanie pracy
Grafiki pracy były przygotowywane z uwzględnieniem dyspozycyjności pracowników i regularnie aktualizowane. Aktualizacja dyspozycji pozwalała na bieżące monitorowanie zapotrzebowania na pracowników i efektywne zarządzanie grafikiem 24h/7.
Obecność konsultantów agencji na terenie zakładu
Wprowadzono dyżury konsultantów Grupy Progres bezpośrednio na terenie zakładu. Dodatkowo utrzymywany był dyżur w systemie klienta – zarówno w dni robocze, jak i w weekendy. Konsultanci mieli dostęp do aktualnych grafików i mogli reagować na zmiany niemal w czasie rzeczywistym.
Ciągła rekrutacja z wyprzedzeniem
Proces pozyskiwania w modelu ciągłym. Rekrutacja prowadzona była stale, z uwzględnieniem czasu potrzebnego na badania sanitarne, szkolenia BHP oraz wdrożenie jakościowe.
Kompleksowe przygotowanie pracownika przed pierwszym dniem pracy
Nowi pracownicy przechodzili pełen proces wdrożeniowy jeszcze przed rozpoczęciem pracy na linii produkcyjnej. Obejmował on szkolenia BHP, szkolenia jakościowe, oprowadzenie po zakładzie oraz przygotowanie zaplecza logistycznego, takiego jak odbiór odzieży roboczej.
Dostosowanie puli pracowników do prognoz produkcyjnych
Liczba dostępnych pracowników była na bieżąco dopasowywana do prognoz zapotrzebowania przedstawianych przez klienta. Jednocześnie wprowadzono możliwość elastycznego rozliczania czasu pracy – zarówno w formie pełnych umów miesięcznych, jak i krótszych, nieregularnych okresów zatrudnienia zgodnych z preferencjami pracowników.
Rotacja stanowisk produkcyjnych
Wprowadzono rotację stanowisk. Pozwalało to pracownikom poznawać różne obszary produkcji i wybierać działy, w których czują się najlepiej. Takie rozwiązanie ograniczało monotonię pracy oraz zwiększało zastępowalność między stanowiskami.
Program rozwojowy i szkoleniowy
Regularnie szkolenia jakościowe oraz BHP, a także szkolenia podnoszące kwalifikacje, np. umożliwiające zdobycie uprawnień UDT. System motywacyjny został wzbogacony o nagrody stażowe, które wzmocniły lojalność i zaangażowanie pracowników.
„W produkcji FMCG czas wdrożenia pracownika wydłużają obowiązkowe badania i szkolenia stanowiskowe. W tym projekcie skuteczne zarządzanie obsadą zmian wymagało systemowych działań i budowania puli pracowników gotowych do pracy.”
zmiany produkcyjne mogły pojawiać się w systemie niemal przez całą dobę (24/7)
70% pracowników tymczasowych stanowiących stabilną bazę kadrową
30% z pracowników uzupełniających dynamiczny grafik 24/7
Efekty
Utrzymanie niskiej rotacji pracowników na poziomie 7,83%.
Utrzymanie poziomu realizacji zamówień na poziomie 100% przez cały okres współpracy.
Mediana czasu reakcji na zmiany w grafiku na poziomie 53 minut i wyraźne skrócenie czasu reakcji na absencje i zapewnienie ciągłości produkcji
Poprawa zastępowalności na stanowiskach specjalistycznych dzięki ciągłej rekrutacji i szkoleniom.
Redukcja ryzyka przestojów produkcyjnych i lepsze dopasowanie puli pracowników do sezonowych potrzeb.
Spadek średniej absencji rok do roku (YoY 2025 vs 2026) o 56,5%.
Ograniczenie pracy w godzinach nadliczbowych – w 2026 stanowiły one jedynie 1,2% wszystkich przepracowanych godzin.
Zapewnienie obsady na 2 384 dodatkowe, nieprzewidziane dniówki (19 072 roboczogodziny) dzięki stałej dostępności 24/7 i szybkiej reakcji konsultantów.
Współpraca z klientem potwierdziła, że potrafimy łączyć szybkie reagowanie z utrzymaniem jakości i długofalową stabilnością zasobów.
Wnioski z projektu
Doświadczenia z realizacji projektu pokazują, które elementy są kluczowe w skutecznym zarządzaniu zespołem produkcyjnym działającym w warunkach wysokiej zmienności zapotrzebowania.
Operacyjna gotowość w trybie godzinowym
Utrzymywanie puli pracowników dostępnych na krótkie wezwanie oraz stała obecność konsultantów monitorujących grafiki umożliwiają reagowanie na braki kadrowe nawet w bardzo krótkim czasie.
Pula kandydatów kompensująca długi czas wdrożeń
Ciągła rekrutacja oraz utrzymywanie „bufora” kandydatów znajdujących się w procesie przygotowania do pracy pozwala ograniczyć wpływ wydłużonych procedur formalnych, takich jak badania sanitarne czy szkolenia wstępne.
Zachowanie jakości przy elastyczności zatrudnienia
Elastyczne formy zatrudnienia mogą funkcjonować równolegle z wysokimi standardami jakości i bezpieczeństwa pracy, pod warunkiem odpowiednio zaprojektowanego procesu wdrożeniowego. Kompleksowe szkolenia wstępne oraz cykliczne szkolenia przypominające pozwalają utrzymać odpowiedni poziom wiedzy i kompetencji wśród pracowników.
Zwiększenie zaangażowania i ograniczenie rotacji poprzez organizację pracy
Rozwiązania takie jak rotacja stanowisk czy planowanie grafików z uwzględnieniem dyspozycyjności pracowników pozytywnie wpływają na poziom zaangażowania zespołu.
Głębokie osadzenie operacyjne w strukturze klienta
Stała obecność konsultantów odpowiedzialnych za obsługę pracowników – zarówno w systemach planowania pracy, jak i bezpośrednio na terenie zakładu – umożliwia bieżące monitorowanie sytuacji kadrowej oraz szybkie reagowanie na zmiany w planach produkcyjnych.
Zarządzanie oparte na danych i transparentna komunikacja
Regularne raportowanie dotyczące dostępności pracowników oraz bieżącej sytuacji kadrowej zwiększa przejrzystość procesu planowania obsady. W połączeniu z cyklicznymi spotkaniami operacyjnymi umożliwiają podejmowanie szybkich decyzji oraz dostosowywanie poziomu zatrudnienia do aktualnych prognoz produkcyjnych.
Indywidualne podejście i dedykowane zasoby operacyjne
Dostosowanie modelu współpracy do specyfiki zakładu – w tym zapewnienie dedykowanych zespołów rekrutacyjnych, konsultantów dyżurnych czy koordynatorów – pozwala lepiej odpowiadać na potrzeby organizacji produkcyjnych o złożonej strukturze pracy i zmiennym zapotrzebowaniu kadrowym.
„Przykład naszego klienta wpisuje się w szerszy kontekst rynku pracy w sektorze produkcji spożywczej. Charakteryzuje się on podwyższoną zmiennością zatrudnienia oraz wysoką rotacją pracowników liniowych. Wyzwaniem jest sezonowość oraz produkcja uzależniona od złożonych zamówień. Te dwa aspekty nie pozwalają na długoterminową prognozę zatrudnienia.”