Jak zaplanować budżet rekrutacyjny na 2026 rok?

Planowanie budżetu rekrutacyjnego na 2026 rok wymaga nowego podejścia. Firmy muszą zmierzyć się z rzeczywistością, w której tradycyjne metody rekrutacji przestają wystarczać, a koszty zatrudnienia rosną szybciej niż kiedykolwiek. Jednocześnie pojawiają się nowe możliwości – od wykorzystania AI do selekcji kandydatów, po outsourcing pracowniczy, który może uprościć zarządzanie różnymi formami zatrudnienia i obniżyć koszty administracyjne.

Jak mądrze rozłożyć środki, żeby nie przepalić budżetu i jednocześnie przyciągnąć najlepszych kandydatów? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule.

Realia rynku pracy, czyli z czym muszą mierzyć się pracodawcy, planując budżet rekrutacyjny

Polski rynek pracy przechodził w ostatnich latach prawdziwą rewolucję. W 2024 roku obroty firm członkowskich Polskiego Forum HR w zakresie rekrutacji na rzecz polskich pracodawców wyniosły 286,5 mln zł, co oznacza spadek o 4 proc. w porównaniu do roku poprzedniego.^[1] To sygnał, że firmy stały się bardziej ostrożne w wydatkach rekrutacyjnych.

Jednocześnie obserwujemy ciekawy paradoks. Z jednej strony, jak prognozuje Komisja Europejska, stopa bezrobocia w Polsce w 2025 roku ma wynieść 2,8 proc., co plasuje Polskę w czołówce krajów Unii Europejskiej o najniższym poziomie bezrobocia. Z drugiej – pracodawcy zgłaszają problemy ze znalezieniem pracowników o odpowiednich kompetencjach.

Wniosek dla pracodawców planujących budżet rekrutacyjny jest jasny: niskie bezrobocie nie oznacza łatwiejszej rekrutacji, wręcz przeciwnie. W takiej sytuacji rynkowej firmy muszą przygotować się na wyższą konkurencję o kandydatów, dłuższe procesy rekrutacyjne i konieczność oferowania bardziej atrakcyjnych warunków zatrudnienia.

Koszty zatrudnienia a budżet rekrutacyjny

Największym wyzwaniem dla firm planujących budżet rekrutacyjny wydają się rosnące koszty zatrudnienia. Minimalne wynagrodzenie za pracę wzrasta do 4 666 zł brutto miesięcznie, co oznacza większe zobowiązania dla firm zatrudniających pracowników na najniższych stawkach.

Co za tym idzie, całkowity koszt pracownika na pensji minimalnej dla pracodawcy wzrośnie o około 8% w stosunku do drugiej połowy 2024 roku. Dla wielu firm to sygnał do ponownego przemyślenia strategii rekrutacyjnej.

Sztuczna inteligencja zmienia zasady gry

Jeśli jeszcze nie słyszałeś o wpływie AI na procesy rekrutacyjne, najwyższy czas nadrobić zaległości. 48% menedżerów ds. rekrutacji wykorzystuje sztuczną inteligencję do wstępnej selekcji CV przed sprawdzeniem ich przez człowieka.

Co to oznacza dla budżetu na rekrutacje w 2026 roku? AI może obniżyć te koszty poprzez automatyzację czasochłonnych procesów. Firmy, które w 2026 roku nie będą korzystać z narzędzi AI, mogą znaleźć się w trudnej sytuacji konkurencyjnej. Nie oznacza to jednak, że AI w rekrutacji zastąpi specjalistów HR – raczej zmieni sposób ich pracy, pozwalając skupić się na strategicznych aspektach zamiast rutynowych zadań.

Czy warto uwzględniać w planach rekrutacyjnych na rok 2026 programy poleceń pracowniczych?

Zdecydowanie tak. To prawdziwa kopalnia oszczędności. Około 70% rekrutacji z poleceń kończy się zatrudnieniem^[2] – to statystyka, która powinna zainteresować każdego, kto planuje budżet rekrutacyjny.

Dlaczego polecenia działają? Obecni pracownicy znają kulturę firmy i potrafią ocenić, czy kandydat do niej pasuje. Pracownicy z polecenia mają tendencję do dłuższego pozostania w firmie, co wpływa na zmniejszenie rotacji. To oznacza niższe koszty w długim terminie.

Trendy rekrutacyjne, które warto wziąć pod uwagę przy planowaniu budżetu na rok 2026

Jawność wynagrodzeń, czyli koniec z ukrywaniem stawek

Jedna z największych zmian, która wpłynie na planowanie budżetów rekrutacyjnych w 2026 roku, to wejście w życie dyrektywy dotyczącej przejrzystości wynagrodzeń. Do 7 czerwca 2026 roku wszystkie kraje członkowskie UE muszą wprowadzić przepisy zobowiązujące pracodawców do ujawniania informacji o wynagrodzeniu już na etapie publikacji oferty pracy.

Dla firm oznacza to koniec z taktyką ukrywania widełek płacowych i negocjowania wynagrodzenia dopiero na końcowym etapie rekrutacji. Pracodawcy będą musieli od razu określić realistyczne i konkurencyjne stawki, co zmusza do dokładnej analizy rynku już na etapie planowania budżetu. Transparentność wynagrodzeń oznacza, że kandydaci będą mogli porównywać oferty już na starcie, a firmy z niekonkurencyjnymi stawkami po prostu nie przyciągną uwagi najlepszych talentów.

Rosnąca popularność elastycznych form zatrudnienia

W odpowiedzi na rosnące koszty zatrudnienia na umowę o pracę i zwiększoną konkurencję o talenty, firmy coraz częściej sięgają po elastyczne formy współpracy. Mowa tu o umowach B2B, zleceniach, kontraktach projektowych czy współpracy z freelancerami – rozwiązaniach, które jeszcze kilka lat temu były domeną głównie branży IT.

Jakie ma to znaczenie dla budżetu rekrutacyjnego? Zamiast sztywnych kosztów pełnoetatowych pracowników, firmy mogą elastycznie dostosowywać zespoły do aktualnych potrzeb projektowych. Z jednej strony daje to większą kontrolę nad kosztami – można skalować zespół bez długoterminowych zobowiązań finansowych. Z drugiej jednak wymaga zupełnie innego podejścia do budżetowania. Zamiast przewidywalnych miesięcznych kosztów zatrudnienia trzeba planować zmienne wydatki na zewnętrznych współpracowników, których dostępność i stawki mogą się zmieniać w zależności od koniunktury rynkowej.

W tym kontekście idealnym rozwiązaniem może być outsourcing pracowniczy. Jak agencja pracy tymczasowej zwiększa elastyczność zatrudnienia? M.in. przejmuje na siebie nie tylko proces rekrutacji, ale i formalne zatrudnienie pracowników, oferując firmom gotowe rozwiązanie bez konieczności zarządzania różnymi formami umów. To szczególnie atrakcyjne dla firm, które chcą elastycznie zarządzać zespołem, ale nie mają zasobów ani doświadczenia w obsłudze skomplikowanych kwestii prawno-kadrowych związanych z różnymi formami współpracy.

Najczęstsze błędy w planowaniu budżetu rekrutacyjnego (i jak ich uniknąć)

Błąd 1: Kopiowanie planu wydatków z poprzedniego roku

Częstą praktyką jest mechaniczne zwiększenie zeszłorocznego budżetu o kilka procent bez głębszej analizy aktualnej sytuacji rynkowej. Tymczasem ta może się zmienić diametralnie.

Rozwiązanie: Przeprowadź analizę rynku dla każdego typu stanowiska, sprawdź aktualne stawki i dostępność kandydatów.

Błąd 2: Ignorowanie trendów technologicznych

Firmy wciąż publikują ogłoszenia na tych samych portalach co dekadę temu, podczas gdy kandydaci już dawno przeszli na LinkedIn i inne media społecznościowe. Dodatkowo nie inwestują w podstawowe narzędzia jak ATS, tracąc mnóstwo czasu na ręczne zarządzanie aplikacjami i nie rozważają podjęcia współpracy z agencją rekrutacji, która dysponuje zarówno najnowszymi technologiami, jak i dostępem do szerokiej bazy kandydatów.

Rozwiązanie: Zarezerwuj minimum 15% budżetu na nowe technologie, narzędzia rekrutacyjne lub outsourcing procesów do specjalistów.

Błąd 3: Ustalanie sztywnego budżetu rekrutacyjnego

Wiele firm tworzy budżet rekrutacyjny z odgórnie przypisanymi kwotami do konkretnych działów i stanowisk, nie przewidując możliwości zmian w trakcie roku. Problem pojawia się, gdy priorytetowe potrzeby biznesowe się zmieniają, np. firma zaplanowała rekrutację 10 specjalistów ds. sprzedaży, ale rozwój nowego produktu wymaga pilnego zatrudnienia programistów, podczas gdy rozbudowa zespołu sprzedażowego może zostać przełożona na czas wdrożenia. Sztywny budżet blokuje możliwość szybkiego reagowania na takie sytuacje, co może opóźnić kluczowe projekty biznesowe.

Rozwiązanie: Zaplanuj budżet z rezerwą na nieprzewidziane potrzeby oraz możliwością realokacji środków między działami po uzgodnieniu z kierownictwem.

Błąd 4: Patrzenie tylko na koszt rekrutacji, a nie całkowity koszt zatrudnienia

Menedżerowie często skupiają się wyłącznie na bezpośrednich kosztach procesu rekrutacyjnego np. opłatach za publikację ogłoszeń, czy czasie, jaki poświęca rekruter. Pomijają przy tym szereg ukrytych kosztów, które mogą wpłynąć na rentowność zatrudnienia. Jeśli źle przeprowadzona rekrutacja doprowadzi do zatrudnienia nieodpowiedniej osoby, która odejdzie po kilku miesiącach, firma poniesie koszty ponownego procesu rekrutacyjnego, utraconej produktywności, szkoleń oraz onboardingu kolejnego pracownika. Te wydatki mogą wielokrotnie przewyższyć oszczędności z taniego, ale nieskutecznego procesu rekrutacyjnego.

Rozwiązanie: Kalkuluj całkowity koszt zatrudnienia obejmujący onboarding, szkolenia oraz działania retencyjne, które zwiększą prawdopodobieństwo długoterminowego zatrzymania pracownika.

Ustalanie budżetu rekrutacyjnego to przede wszystkim wybór priorytetów. Firmy mają do dyspozycji więcej narzędzi niż kiedykolwiek – od programów poleceń, przez AI, po outsourcing procesów. Określając plany finansowe w zakresie HR najważniejsze jest znalezienie odpowiedniego połączenia tych rozwiązań. Takiego, które pasuje do specyfiki organizacji i jej celów biznesowych. Bo dobrze zaplanowany budżet rekrutacyjny to taki, dzięki któremu firma zatrudnia odpowiednich ludzi i pomaga im się rozwijać bez przepalania środków.

^[1] https://polskieforumhr.pl/aktualnosci/rynek-pracy-w-polsce/trendy-hr-w-2024-roku/

^[2] https://www.karierawfinansach.pl/artykul/wiadomosci/co-to-jest-program-referralowy