Rewolucja na rynku agencji zatrudnienia – nowe przepisy

Branża agencji zatrudnienia stoi przed największymi zmianami od dwóch dekad. Znowelizowana ustawa o rynku pracy wprowadza szereg nowych wymogów, które mogą drastycznie zmienić krajobraz tego sektora. Czego możemy się spodziewać?

Koniec ery szarej strefy w branży agencji zatrudnienia

Rynek agencji zatrudnienia wreszcie doczekał się gruntownej reformy. Przez lata funkcjonował na podstawie Ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z 2004 roku, które pozostawiały wiele luk i niedopowiedzeń. W efekcie, poza zwiększoną migracją zarobkową za granicę, powstawały firmy-wydmuszki, które często wykorzystywały niewiedzę pracowników, szczególnie obcokrajowców.

Co ma to zmienić? Dwa projekty przygotowane w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. A dokładniej: ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, które zostały podpisane 10 kwietnia 2025 roku. Ich celem jest m.in. uporządkowanie rynku i eliminacja nieuczciwych praktyk, które od lat rzucały cień na całą branżę.

Najważniejsze zmiany dotyczące działalności agencji zatrudnienia  które odmienią rynek pracy

Uchwalone przez Sejm 3. marca 2025 roku ustawy z poprawkami wprowadzają szereg zmian, które wpłyną na działalność agencji zatrudnienia. Jakie są najważniejsze z nich?

1. Dwuletnia karencja dla agencji obsługujących cudzoziemców

Jedna z najbardziej rewolucyjnych zmian dotyczy agencji zatrudniających cudzoziemców, których praca wymaga zezwolenia lub oświadczenia. Takie firmy będą mogły rozpocząć świadczenie usług w tym zakresie dopiero po dwóch latach od uzyskania wpisu do rejestru.

Co ciekawe, przepis ten nie obejmuje obywateli Ukrainy, których zatrudnienie regulują specjalne przepisy. Dotyczy natomiast pracowników z innych krajów, co w praktyce oznacza, że większość agencji będzie musiała dostosować się do nowych wymogów.

2. Koniec wirtualnych biur – nowe wymagania lokalowe

Nowe przepisy kładą kres tzw. “wirtualnym biurom”. Agencje zatrudnienia będą musiały spełniać konkretne wymogi dotyczące posiadania rzeczywistej siedziby. To kolejny krok w kierunku profesjonalizacji branży i eliminacji firm-wydmuszek, które istniały tylko na papierze.

3. Drastyczne podwyższenie kar za nieprzestrzeganie przepisów

Ustawa znacząco zaostrza kary dla podmiotów działających bez odpowiedniego wpisu w rejestrze. Za takie naruszenie będzie grozić grzywna w wysokości nawet 100 000 zł. To pięciokrotny wzrost w porównaniu z dotychczasowymi sankcjami.

4. Rejestracja platform internetowych z ofertami pracy

Obowiązek wpisu do rejestru obejmie również platformy online, które gromadzą oferty pracy. To odpowiedź na rosnącą digitalizację rynku pracy i próba objęcia regulacjami również tego sektora.

5. Dokładna weryfikacja osób zarządzających agencjami

Nowe przepisy wprowadzają również szczegółową weryfikację nie tylko samych firm, ale również osób nimi zarządzających. Ma to na celu wyeliminowanie przypadków, gdy po zamknięciu jednej agencji z powodu naruszeń, te same osoby otwierały nową działalność pod inną nazwą.

6. Wzrost opłaty za wpis do KRAZ

Podwyższona zostanie opłata za wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia – z dotychczasowych 200 zł do 1000 zł. To pięciokrotny wzrost, który ma dodatkowo zweryfikować podmioty wchodzące na rynek.

7. Zwolnienie z obowiązku wpisu dla wyspecjalizowanych firm doradczych

Firmy zajmujące się wyłącznie doradztwem personalnym lub poradnictwem zawodowym zostaną zwolnione z obowiązku wpisu do rejestru i związanej z tym sprawozdawczości. To jeden z niewielu punktów ustawy, który upraszcza prowadzenie działalności.

Szerszy kontekst zmian – korzyści dla całego rynku pracy

Nowa ustawa to kompleksowa reforma wykraczająca poza regulacje dotyczące agencji zatrudnienia. Wprowadza konkretne usprawnienia adresowane do różnych grup społecznych, w tym:

• Reorientację priorytetów publicznych służb zatrudnienia – odejście od modelu biurokratycznego w kierunku nastawienia na klienta i potrzeby rynku pracy
• Zwiększenie efektywności urzędów pracy – nowe rozwiązania mające poprawić skuteczność działań i trwałość zatrudnienia osób wcześniej bezrobotnych
• Cyfryzacja i automatyzacja procesów – unowocześnienie i zautomatyzowanie usług urzędów pracy, co ma przyspieszyć obsługę i ograniczyć formalności
• Rozszerzenie dostępu do Krajowego Funduszu Szkoleniowego – objęcie wsparciem osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz pracujących na umowach cywilnoprawnych
• Redukcję biurokracji dla pracodawców – zmniejszenie obowiązków sprawozdawczych i uproszczenie procedur współpracy z urzędami pracy
• Aktywizacja biernych zawodowo – szczególne wsparcie dla rolników chcących się przekwalifikować
• Pomoc grupom wymagającym wsparcia – młodzi, seniorzy, osoby z niepełnosprawnościami i kobiety wracające na rynek pracy po urodzeniu dziecka
• Usprawnienie działania urzędów pracy – automatyzacja usług i poprawa efektywności, zmiany w zakresie opracowywania Indywidualnego Planu Działania (IPD)
• Wsparcie dla pracodawców – redukcja biurokracji i obowiązków sprawozdawczych
• Elastyczniejsze gospodarowanie Funduszem Pracy – lepsze wykorzystanie dostępnych środków
• Możliwość wyboru urzędu pracy przez bezrobotnego

Wszystkie te zmiany służą zwiększeniu współczynnika aktywności zawodowej Polaków i usprawnieniu całego systemu rynku pracy.

Co nowe przepisy oznaczają dla firm korzystających z usług agencji zatrudnienia?

Jeśli Twoja firma regularnie współpracuje z agencją zatrudnienia lub rozważa taką współpracę w przyszłości, nadchodzące zmiany mają dla Ciebie istotne znaczenie. Przede wszystkim wzrośnie bezpieczeństwo i wiarygodność usług – dzięki ostrzejszym wymogom na rynku pozostaną głównie sprawdzone, rzetelne podmioty.

Oznacza to mniejsze ryzyko problemów prawnych związanych z nieprawidłowym zatrudnieniem. Warto jednak przygotować się na potencjalne zawirowania w okresie przejściowym. Dla firm planujących rekrutacje zagraniczne w najbliższych miesiącach dobrym rozwiązaniem może być przyspieszenie tych procesów i nawiązanie współpracy z agencją jeszcze przed wejściem w życie nowych przepisów. Warto również dokładniej weryfikować swoich partnerów biznesowych, pytając wprost o ich przygotowanie do nadchodzących zmian prawnych.

Pozytywne skutki nowych przepisów dla rynku agencji zatrudnienia

• Uporządkowanie rynku – eliminacja nieuczciwej konkurencji może przyczynić się do poprawy wizerunku całej branży.
• Wzrost zaufania klientów – bardziej restrykcyjne przepisy mogą zwiększyć zaufanie zarówno pracowników, jak i firm korzystających z usług agencji.
• Wyższe standardy obsługi – usystematyzowanie i zaostrzenie przepisów obowiązujących w branży agencji zatrudnienia może przełożyć się na lepszą jakość świadczonych usług.

Co to oznacza dla pracowników?

Nowe przepisy mają na celu przede wszystkim ochronę pracowników, szczególnie tych z zagranicy. Większa kontrola nad agencjami zatrudnienia powinna przełożyć się na:

• Zmniejszenie ryzyka nadużyć ze strony nieuczciwych pośredników
• Bardziej transparentne warunki zatrudnienia
• Wyższe standardy obsługi pracowników tymczasowych

Nowe przepisy dla agencji zatrudnienia – Podsumowanie

Nowelizacja ustawy o rynku pracy wprowadza najpoważniejsze zmiany w funkcjonowaniu agencji zatrudnienia od blisko dwóch dekad. Dla wielu podmiotów będzie to oznaczać konieczność gruntownej reorganizacji, a dla niektórych nawet zagrożenie bytu.

Jednocześnie jest to jednak szansa na oczyszczenie branży z nieuczciwych praktyk i podniesienie standardów obsługi. W dłuższej perspektywie powinno przyczynić się to do poprawy wizerunku agencji zatrudnienia i zwiększenia zaufania do tychże usług. Co istotne, celem ustawy nie jest utrudnianie działalności uczciwym podmiotom, ale eliminacja patologii, które przez lata narastały na rynku pracy. W dłuższej perspektywie wszyscy – zarówno agencje, jak i pracownicy – powinni na tym skorzystać.