Rozliczenie podróży służbowej — jak je przeprowadzić?

Podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Jednym z warunków koniecznych do uznania, że dana podróż jest podróżą służbową jest polecenie pracodawcy. Nie ma jednego wzoru polecenia wyjazdu służbowego, co więcej – ustawodawca nie wskazał nawet konkretnej formy takiego polecenia. Polecenie może zostać wydane ustnie, choć dla celów dowodowych dobrze jest zadbać o formę pisemną.

Jakie elementy warto zawrzeć w poleceniu wyjazdu służbowego?

• miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej,
• przewidywany czas rozpoczęcia i zakończenia,
• cel podróży służbowej (określenie zadania do wykonania),
• środek transportu,
• kwestie zakwaterowania (jeśli podróż będzie wymagała noclegu),
• informacja o terminie rozliczenia się pracownika z podróży służbowej,
• informacja o wypłaconej zaliczce wraz z obowiązkiem rozliczenia się z niej.

Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują należności na pokrycie wydatków związanych z tą podróżą. Rodzaje oraz ich wysokość zależy od miejsca podróży (podróże służbowe możemy podzielić na podróże krajowe i podróże zagraniczne) oraz od czasu jej trwania.

Najczęściej występujące należności przysługujące pracownikowi to:

• dieta, czyli środki przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia (a w podróży zagranicznej również na drobne wydatki),
• zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg,
• zwrot kosztów dojazdu,
• ryczałt na dojazd środkami komunikacji miejscowej,
• inne niezbędnie wydatki, np. opłata za bagaż, przejazd autostradą czy miejsce parkingowe.

Co do zasady warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny zostać określone w treści układu zbiorowego pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

W przypadku, gdy pracodawca w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy nie uregulował tych kwestii, będą miały zastosowanie przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Pracodawca spoza państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej ma swobodę w kształtowaniu wysokości poszczególnych należności z tytułu podróży służbowej – może przyznać pracownikom kwoty wyższe niż wynikają ze wskazanego rozporządzenia. Jednakże przy rozliczaniu podróży służbowej należy pamiętać, że zwolnione z opodatkowania oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne są należności jedynie do wysokości określonej w rozporządzeniu. Nadwyżka będzie stanowiła dla pracownika przychód ze stosunku pracy, od którego należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat rozliczania podróży służbowych? Serdecznie zapraszamy do udziału w szkoleniu „Rozliczanie krajowych i zagranicznych podróży służbowych”.

W trakcie szkolenia dowiesz się między innymi:

• Jakie należności przysługują pracownikom z tytułu podróży służbowych?
• Jak prawidłowo ustalić wysokość diety oraz innych należności z tytułu podróży służbowych?
• W jakich sytuacjach należy pomniejszyć dietę pracownika lub kiedy dieta w ogóle nie przysługuje?
• Co w sytuacji, gdy pracownik będzie nocował u rodziny lub znajomych?
• Czy pracownik może przedłużyć podróż służbową w celach prywatnych?
• Co w sytuacji, gdy pracownik zachoruje w trakcie zagranicznej podróży służbowej?
• W jaki sposób ustalić czas pracy pracownika w podróży służbowej?
• Czy zleceniobiorcę również można wysłać w podróż służbową?