Praca zdalna — nowe regulacje
w Kodeksie Pracy

W ostatnich latach rynek pracy znacząco się zmienił. Głównie za sprawą pandemii coronavirusa w 2020 roku. Praca zdalna stała się powszechnym modelem pracy, a do nowych realiów musiał zostać dostosowany także Kodeks Pracy. 10 stycznia 2023 Sejm przyjął nowelizację Kodeksu Pracy, zawierającą przepisy regulujące pracę zdalną. Sprawdźmy, co zmieni się od 7 kwietnia b.r. Przyjrzyjmy się bliżej każdemu aspektowi nowych regulacji.

Czym jest praca zdalna?

Pracą zdalną określamy wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą (poprzez złożenie wniosku), innym niż siedziba firmy. W pracy zdalnej wykorzystuje się środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Do jej wykonywania niezbędne są odpowiednie narzędzia jak np. komputer z dostępem do Internetu czy telefon komórkowy. Pracownik zdalny ma prawo do takich samych przerw, odpoczynku i świadczeń socjalnych, jakie przysługują pracującym w siedzibie firmy.

Wykonywanie pracy zdalnej — gdzie szukać zasad?

Według Ustawy zasady wykonywania pracy zdalnej muszą być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub — w przypadku, gdy nie dojdzie do porozumienia z zakładową organizacją związkową, lub taka organizacja nie działa u pracodawcy — w regulaminie ustalonym przez pracodawcę. Wykonywanie pracy zdalnej będzie także dopuszczalne, gdy nie zostało zawarte porozumienie ani nie został wydany regulamin. Wtedy zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone przez pracodawcę w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, zastosowanej na wniosek pracownika.

Praca zdalna w umowie o pracę

Praca zdalna może być ustalona już na etapie tworzenia umowy między pracodawcą a pracownikiem. Co więcej, nowelizacja wprowadza możliwość wycofania się z pracy zdalnej zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Strony będą musiały ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Komu pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

• Pracownicy w ciąży.
• Pracownikowi wychowującemu dziecko do 4 roku życia.
• Sprawującemu opiekę nad osobą z najbliższej rodziny lub ze wspólnego gospodarstwa domowego, która ma orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności.
• Rodzicowi dziecka, który ma zaświadczenie o ciąży powikłanej.
• Pracującemu rodzicowi, którego dziecko ma orzeczenie o niepełnosprawności lub o umiarkowanym czy znacznym stopniu niepełnosprawności (nawet, jeśli dziecko ukończyło 18 lat),
• Pracownikowi-rodzicowi, którego dziecko wymaga wczesnego wspomagania rozwoju — posiada opinię o potrzebie opieki, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (także, jeśli dziecko ukończyło 18 rok życia).

Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej?

Są jednak przypadki, w których pracodawca może (pisemnie w odpowiedzi na wniosek pracownika) odmówić pracy zdalnej. Zalicza się do tego sytuacje, gdy wykonywanie pracy zdalnie jest niemożliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej np. przez pracowników produkcyjnych.

Praca zdalna na żądanie

Ustawa wprowadza prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego. Pracownicy będą mogli skorzystać z przepisu w uzasadnionych sytuacjach incydentalnych, może to być np. konieczność opieki nad członkiem rodziny.

Jakie obowiązki będą mieli pracodawcy?

• Zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz ich konserwację, w tym pokrycie kosztów serwisu.
• Pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych związanych z pracą zdalną, a także innych kosztów bezpośrednio z nią związanych.
• Zapewnienie szkoleń i pomocy technicznej pracownikowi.
• Ustalenie wysokości ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie z prywatnych narzędzi i materiałów pracownika podczas pracy zdalnej. Co istotne, ekwiwalent nie będzie stanowił dla pracownika przychodu.

Jak ma wyglądać kontrola pracownika podczas pracy zdalnej?

Według nowych przepisów pracodawca będzie mógł przeprowadzić kontrolę pracownika w miejscu wykonywania pracy zdalnej, czyli najczęściej w domu lub w mieszkaniu pracownika, w godzinach wykonywania pracy. Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika i innych domowników ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób, do jakiego zostały przeznaczone. Kontroli ma podlegać m.in. to, czy pracownik przestrzega wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (podczas pracy zdalnej obowiązują takie same przepisy o ochronie danych osobowych, jak w trakcie pracy w siedzibie firmy) oraz, czy są przestrzegane zasady BHP. W przypadku naruszenia zasad pracy zdalnej pracodawca może wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej, co będzie skutkowało pracą stacjonarna — w miejscu zatrudnienia.

Kontrola trzeźwości pracownika zdalnego

Zarówno pracodawca, jak i policja mają prawo do przeprowadzenia kontroli trzeźwości pracownika zdalnego w trakcie wykonywania przez niego pracy. Badanie trzeźwości pracownika może sprawdzać obecność alkoholu oraz innych środków odurzających w organizmie.

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza wiele zmian dotyczących pracy zdalnej, które mają na celu przystosowanie regulacji do obecnych realiów rynku pracy. Wprowadzone przepisy mają zapewnić pracownikom zdalnym równouprawnienie oraz ochronę ich praw, a pracodawcom ułatwić zarządzanie takim modelem pracy.