Jakie dokumenty muszą posiadać pracownicy na umowie B2B?

Własna działalność gospodarcza i zatrudnienie na podstawie umowy B2B – dla jednych to przepustka do zawodowej wolności, dla innych – źródło niepotrzebnego stresu. Po Twojej głowie chodzi właśnie taki karierowy zwrot akcji? Chcesz pracować na kontrakcie B2B? Zanim zaczniesz, musisz poznać jego wszystkie formalne wymogi. Bo choć wydaje się, że nie ma nic lepszego poza “byciem szefem samemu sobie”, w praktyce B2B oznacza szereg konkretnych dokumentów i zobowiązań, o których pracownicy z własną działalnością często dowiadują się… zbyt późno.

Jakie dokumenty trzeba skompletować, by podpisać umowę B2B? I co należy zrobić jeszcze zanim rozpoczną się rozmowy z przyszłym pracodawcą? W tym artykule znajdziesz odpowiedzi na pytania związane z zatrudnieniem na zasadzie kontraktu Business-to-Business.

Czym jest umowa B2B?

Jak sama nazwa wskazuje umowa Business-to-Business (B2B, z ang. dosł. biznes dla biznesu) to nic innego jak kontrakt między dwoma lub więcej podmiotami gospodarczymi (przedsiębiorstwami). Umowa B2B może określać współpracę dwóch dużych przedsiębiorstw (np. spółek) realizujących wspólne projekty lub stanowić podstawę zatrudnienia między jednoosobową działalnością gospodarczą pracownika a firmą zlecającą. To fundamentalna zmiana w porównaniu z tradycyjną umową o pracę. W świetle prawa pracownik staje się niezależnym przedsiębiorcą, który świadczy usługi innemu podmiotowi. Kluczowa różnica polega na tym, że nie podlega już Kodeksowi Pracy, a współpraca regulowana jest przez Kodeks Cywilny.

Wypłata na B2B, czyli jak rozliczać się z pracodawcą

Pracownik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, zatrudniony na podstawie kontraktu B2B co miesiąc wystawia firmie pracodawcy fakturę na uzgodnioną kwotę. Faktura sprzedaży powinna zawierać wszystkie ustalone w umowie elementy wynagrodzenia – zarówno podstawową stawkę, jak i dodatkowe składniki, tj. premie czy bonusy za zrealizowane projekty. Płatność następuje zwykle w ciągu 14 lub 30 dni od wystawienia faktury (w zależności od terminu zapłaty ustalonego między stronami), bezpośrednio na konto firmowe przedsiębiorcy lub, jeśli w dokumencie sprzedaży zaznaczono inaczej – gotówką.

Co istotne, w przeciwieństwie do zatrudnienia na etacie, w przypadku umowy B2B firma zlecająca nie odprowadza za współpracownika żadnych składek ani zaliczek na podatek – te obowiązki spoczywają wyłącznie na przedsiębiorcy pracowniku.

Niezbędne dokumenty przy współpracy B2B

1. Dokumenty rejestracyjne

Podstawa działalności B2B to prawidłowa rejestracja firmy. Wypis z CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) jest dowodem na legalne prowadzenie działalności, a numery NIP i REGON służą do jednoznacznej identyfikacji przedsiębiorstwa w kontaktach z urzędami i kontrahentami. Równie istotne jest zgłoszenie siedziby firmy – nawet jeśli działalność prowadzona jest z domu (np. na zasadzie pracy zdalnej), wymagane są odpowiednie dokumenty potwierdzające prawo do korzystania z lokalu.

2. Dokumenty ubezpieczeniowe

Każdy przedsiębiorca musi być ubezpieczony w ZUS. Wybór odpowiedniego formularza zgłoszeniowego zależy od tego, czy działalność jest jedynym źródłem dochodu (ZUS ZUA), czy dodatkowym (ZUS ZZA). W niektórych branżach konieczne może okazać się też wykupienie dodatkowego ubezpieczenia OC, które chroni przed skutkami finansowymi ewentualnych błędów.

3. Dokumenty podatkowe

Wybór formy opodatkowania to jedna z najważniejszych decyzji przy zakładaniu firmy. Dlaczego? Wpływa na wysokość podatków i sposób prowadzenia księgowości. Do wyboru jest kilka opcji, m.in. skala podatkowa, podatek liniowy czy ryczałt. Każda z nich ma swoje zalety i wady, dlatego warto skonsultować ten wybór z doradcą finansowym lub księgowym. Co istotne, decyzję o formie opodatkowania należy podjąć na początku działalności, a jej zmiana w trakcie roku podatkowego nie jest możliwa.

Jeśli przedsiębiorca planuje współpracę z większymi firmami, prawdopodobnie będzie musiał zostać płatnikiem VAT, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dokumentacyjnymi.

Fakturowanie bez VAT – kto ma takie prawo?

Jak podaje portal podatki.gov.pl, status podatnika zwolnionego z VAT może uzyskać przedsiębiorca, którego wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym 200 000 złotych lub który rozpoczyna wykonywanie czynności opodatkowanych VAT w trakcie roku, z tym że przewidywana przez niego wartość sprzedaży (bez podatku) w tym roku nie może przekroczyć 200 000 zł w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej.

To tzw. zwolnienie podmiotowe, które jest szczególnie korzystne dla początkujących przedsiębiorców i osób świadczących usługi dla klientów indywidualnych. Zwolnienie z VAT oznacza prostszą księgowość i mniej formalności, ale z drugiej strony też brak możliwości odliczania VAT od zakupów firmowych.

Czy na umowie B2B można wystawiać fakturę bez VAT?

Tak – na umowie B2B można wystawiać faktury bez VAT, pod warunkiem posiadania statusu podatnika zwolnionego z podatku od towarów i usług. Na fakturze wystawionej przez podatnika zwolnionego musi znaleźć się adnotacja “zwolnione z VAT” wraz z odpowiednią podstawą prawną tego zwolnienia. Trzeba jednak pamiętać, że duże firmy zwykle preferują współpracę z płatnikami VAT. Pozwala im to odliczać podatek naliczony.

4. Dokumenty dotyczące kwalifikacji

W wielu branżach (np. w transporcie lub usługach budowlanych) samo założenie firmy nie wystarczy. Potrzebne są również odpowiednie uprawnienia zawodowe. Mogą to być certyfikaty, licencje czy zaświadczenia o przynależności do organizacji branżowych. Warto je skompletować jeszcze przed rozpoczęciem działalności.

5. Dokumenty dodatkowe

Te pozornie mniej istotne elementy często okazują się bardzo przydatne w codziennym prowadzeniu firmy i podpisywaniu umów B2B. Dobrze przygotowany regulamin świadczenia usług czy profesjonalne wzory umów przygotowane przez prawnika mogą uchronić przed wieloma problemami w przyszłości. Dlatego warto zainwestować w ich przygotowanie już na starcie działalności.

Czy pracując na umowie B2B, przedsiębiorca naprawdę jest swoim szefem?

Prawdziwa umowa B2B oznacza realną niezależność gospodarczą – przedsiębiorca sam decyduje o czasie i miejscu wykonywania zadań, może współpracować z wieloma klientami jednocześnie, a jego relacja z firmą zlecającą ogranicza się do realizacji konkretnych projektów. To model, który sprawdza się świetnie w branżach projektowych, konsultingowych czy kreatywnych.

Możesz jednak spotkać się ze stwierdzeniem, że umowa B2B to swego rodzaju zamiennik etatu. Pracodawca w takiej sytuacji będzie wymagać od zatrudnionego na podstawie kontraktu B2B np. pracy w określonych godzinach, obecności w biurze w trakcie wykonywania pracy, a nierzadko też podpisania klauzuli o zakazie konkurencji. Ta praktyka, choć częsta i nierzadko opłacalna zarówno dla pracownika-przedsiębiorcy, jak i pracodawcy, może zostać zakwestionowana przez ZUS lub urząd skarbowy.