Partnerzy outsourcingowi w ramach HR: zasady wyboru

Zero-kompromisów w HR – Dlaczego w 2025 firmy wybierają partnerów outsourcingowych jak inwestorów: według 5 nowych zasad

Sytuacja na rynku pracy zmieniła się diametralnie. Kandydaci mają więcej opcji niż kiedykolwiek wcześniej, a firmy muszą walczyć o uwagę najlepszych talentów. W tej rzeczywistości współpraca z agencjami rekrutacyjnymi też musi ulec ewolucji. Nie wystarczy już wyszukiwać kandydatów. Potrzebni są partnerzy, którzy myślą o długoterminowym sukcesie organizacji. Tylko jak ich znaleźć? Przygotowaliśmy dla Ciebie 5 nowych zasad, którymi warto się kierować, szukając partnerów outsourcingowych ds. HR.

Nowa era outsourcingu – partner zamiast dostawcy usług

Tradycyjny model współpracy z agencjami rekrutacyjnymi działał według prostej zasady: zlecenie – prezentacja kandydatów – płatność. Ale współczesne wyzwania wymagają głębszego zaangażowania. Firmy potrzebują partnerów, którzy:

• Rozumieją specyfikę branży i kultury organizacyjnej
• Angażują się w długoterminowy sukces zatrudnionych osób
• Proponują rozwiązania, a nie tylko wykonują polecenia
• Działają transparentnie i dzielą się wiedzą

Nowoczesne firmy stosują te same kryteria wyboru agencji rekrutacyjnych, co przy wyborze partnerów biznesowych czy doradców strategicznych. To podejście przypomina sposób, w jaki inwestor ocenia potencjalnych partnerów: patrzy nie tylko na to, co mogą zrobić dziś, ale także na to, jak będą rozwijać współpracę w przyszłości i jakie długoterminowe korzyści może przynieść ta relacja.

Zasada nr 1: Ekonomia wspólnego ryzyka

Najlepsi partnerzy biznesowi angażują się w sukces swoich klientów, dzieląc zarówno ryzyka, jak i korzyści. Podobnie powinno być z wyborem agencji HR. Warto więc szukać takich partnerów, którzy np. proponują modele płatności uwzględniające realny sukces rekrutacji.

Niektóre agencje oferują rozwiązania, gdzie część wynagrodzenia jest uzależniona od tego, jak długo zatrudniony pracownik pozostaje w firmie. Takie podejście pokazuje, że agencja wierzy w swoje decyzje i nie traktuje rekrutacji jak jednorazowej transakcji.

Pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy:

• Czy agencja oferuje gwarancję na swoje usługi?
• Jak wygląda polityka wymiany kandydata, jeśli nie sprawdzi się w organizacji?

Zasada nr 2: Technologia nie zastąpi doświadczenia, ale może wspierać

Współczesne agencje rekrutacyjne wykorzystują zaawansowane technologie – od systemów ATS (Applicant Tracking System – oprogramowanie, które automatycznie zbiera, sortuje i zarządza aplikacjami kandydatów, umożliwiając rekruterom śledzenie procesu rekrutacji od zgłoszenia do zatrudnienia) po narzędzia AI. Ale kluczowa jest nie tyle technologia sama w sobie, ile sposób jej wykorzystania. Najlepsze agencje używają technologii, żeby uwolnić czas na to, co naprawdę ważne: budowanie relacji z kandydatami i dogłębne zrozumienie potrzeb klienta.

Dzięki automatyzacji rutynowych zadań rekruterzy mogą poświęcić więcej uwagi na:

• Szczegółowe wywiady z kandydatami
• Analizę dopasowania kulturowego
• Doradztwo w kształtowaniu strategii personalnej

Rozważając współpracę, warto sprawdzić, jakich narzędzi używa agencja i jak wpływają one na jakość usług.

Zasada nr 3: Jasne zasady współpracy jako standard

Partnerzy biznesowi oczekują regularnych raportów i pełnej przejrzystości w zarządzaniu projektami. Podobnie firmy powinny oczekiwać transparentności od swoich agencji rekrutacyjnych.

Nowoczesne agencje oferują:

• Regularne raporty z postępu rekrutacji
• Wgląd w stosowane metody selekcji
• Otwartą komunikację o wyzwaniach i przemyśleniach
• Dzielenie się wiedzą o rynku i trendach

Taka przejrzystość pomaga budować zaufanie i umożliwia obustronną naukę. Klient zyskuje wiedzę o rynku, agencja lepiej rozumie potrzeby organizacji.

Zasada nr 4: Employer branding jako wspólna misja

Najlepsze agencje nie ograniczają się do poszukiwania kandydatów – pomagają także budować atrakcyjną markę pracodawcy. Gdy talenty mają tak ogromny wybór, jak obecnie, opowieść o firmie staje się równie ważna, jak sama propozycja pracy.

Profesjonalna agencja zatrudnienia może wesprzeć w:

• Kształtowaniu komunikacji rekrutacyjnej
• Identyfikowaniu mocnych stron firmy jako pracodawcy
• Budowaniu strategii obecności na rynku talentów
• Zbieraniu informacji zwrotnej od kandydatów

To podejście przynosi długoterminowe korzyści – firmy z silną marką pracodawcy mają łatwiejszy dostęp do najlepszych kandydatów.

Zasada nr 5: Inwestowanie w rozwój zatrudnionych osób

Mądrzy partnerzy biznesowi nie kończą współpracy z chwilą realizacji projektu, ale monitorują jego długoterminowe efekty. Podobnie dobrze wybrana agencja powinna myśleć długoterminowo o zatrudnionych osobach.

Dlatego oraz więcej agencji rozszerza swoje usługi o:

• Wsparcie w procesie onboardingu
• Programy mentoringu dla nowych pracowników
• Monitoring zadowolenia i zaangażowania
• Doradztwo w zakresie ścieżek rozwoju

Takie podejście zwiększa szanse na sukces nowego pracownika i buduje pozytywne doświadczenia wszystkich stron.

Jak rozpoznać prawdziwego partnera w otsourcerze i jak uniknąć nieudanej współpracy?

Wybór agencji rekrutacyjnej przypomina szukanie współinwestora do wspólnego przedsięwzięcia. Nie wystarczy sprawdzić portfolio i cennika usług – potrzebna jest głębsza analiza. Prawdziwy partner zacznie od pytań o Twoją organizację, a nie od prezentacji własnych sukcesów. Będzie chciał zrozumieć, jak pracujecie, jakie są wasze wyzwania i dokąd zmierzacie jako firma. Podczas pierwszego spotkania powinieneś usłyszeć więcej pytań niż odpowiedzi.

Większość nieudanych współprac związanych z outsourcingiem usług wynika z nieprecyzyjnych oczekiwań na starcie. Dlatego rozmawiając z agencją zatrudnienia, nie ograniczaj się do opisu stanowiska, na jakie szukasz pracownika. Opowiedz outsourcerowi o kulturze firmy, stylu zarządzania i perspektywach rozwoju. Ustalone na początku KPI powinny wykraczać poza liczbę przedstawionych kandydatów – skoncentruj się na jakościowych miernikach sukcesu, np. szybkości adaptacji. Poza tym pamiętaj, że regularna komunikacja z wyznaczonym opiekunem i możliwość modyfikacji procesu w trakcie realizacji minimalizują ryzyko rozczarowania z obu stron.

Partnerstwo w praktyce – jak Grupa Progres wspiera swoich klientów

Teoria to jedno, ale praktyka pokazuje, jak wyglądają rzeczywiste korzyści partnerskiej współpracy. Grupa Progres, działająca na rynku od 2002 roku, zbudowała model usług oparty na przytoczonych wyżej pięciu zasadach.

W ramach Progres HR oferujemy nie tylko rekrutację pracowników tymczasowych z Polski i zagranicy, ale kompleksowe partnerstwo skupione na optymalizacji kosztów rekrutacji i redukcji rotacji. To oznacza, że zyskujesz nie tylko zespół dopasowany do potrzeb, ale także stabilną strukturę zatrudnienia, która przekłada się na długoterminową efektywność.

Progres Permanent Recruitment to pozyskiwanie wykwalifikowanej kadry kierowniczej – dyrektorów, managerów i ekspertów. Ale nie ograniczamy się do prezentacji kandydatów. Analizujemy specyfikę organizacji, jej kulturę i perspektywy rozwoju, żeby zapewnić dopasowanie nie tylko kompetencyjne, ale też osobowościowe.

Dla firm zatrudniających duże grupy pracowników, Progres Advanced Solutions oferuje kompleksowy outsourcing procesów – od legalizacji zatrudnienia po payroll i zarządzanie procesami HR. To rozwiązanie sprawdza się szczególnie w branży produkcyjnej, logistycznej i automotive, gdzie skala zatrudnienia wymaga precyzyjnego planowania i zarządzania.

Z kolei nasz Progres Consulting HR wykracza poza tradycyjną rekrutację, oferując szkolenia, coaching i doradztwo strategiczne. Wspieramy działy HR w budowaniu długofalowych strategii personalnych, które pozwalają nie tylko pozyskiwać talenty, ale też je rozwijać i zatrzymywać.

Dobry outsourcer jest jak lustro, które odbija rzeczywisty obraz firmy

Niektóre firmy traktują rekrutację jako koszt, inne widzą w niej inwestycję. Pierwsze walczą o każdego kandydata, drugie – budują systemy, które same przyciągają talenty. Właściwy partner w obszarze HR to ten, który pomaga przejść z pierwszej grupy do drugiej.

Ale prawdziwa wartość partnerstwa z outsourcerem objawia się gdzie indziej. Najlepsze agencje zatrudnienia nie tylko rozwiązują problemy rekrutacyjne, ale też ujawniają te, o których istnieniu firma nie wiedziała. Zmuszają do odpowiadania niewygodnych pytań o kulturę organizacyjną, ścieżki rozwoju, konkurencyjność oferty. To może być bolesne, ale prowadzi do lepszego funkcjonowania całej organizacji.